Samarbetet mellan Skatteförvaltningen och städernas organisationer i bekämpningen av grå ekonomi

Skatteförvaltningen samarbetar med städerna i bekämpningen av grå ekonomi. Samarbetet med städerna är en ny förebyggande verksamhet i bekämpningen av grå ekonomi. Målet är att hjälpa städerna utveckla sin egen beredskap att identifiera och bekämpa grå ekonomi inom stadens olika funktioner.

Ett av Skatteförvaltningens mål är att lyfta bekämpningen av grå ekonomi till samma nivå som övervakningen av de övriga lagstadgade skyldigheterna och till en del av städernas verksamhetsstrategi.

Om du som representant för en organisation inom staden eller kommunen blev intresserad av samarbetet ska du kontakta:

• Tommi Lehtinen, överinspektör, tfn 029 513 0162
• e-post:fornamn.efternamn(a)vero.fi

Vad ingår i samarbetet?

Samarbetet stöder utvärderingen av stadens egen verksamhet från den gråa ekonomins synvinkel och överser riskerna som gäller verksamheten. De iakttagna problemen behandlas genom att överväga hur de kan hanteras i fortsättningen.

Samarbetet går ut på att bland annat utreda sätten att förfara och anvisa då det gäller städernas upphandling:

• Är bekämpningen av grå ekonomi en del av strategin?
• Hur har det getts anvisningar om bekämpning av grå ekonomi?
• Hur staden själv övervakar att anvisningarna följs?
• Hur övervakas eventuella oegentligheter och bindningar?

Indikatorer och observationer i samband med att känna igen korruption samt övervakning och förebyggande av interna oegentligheter utgör en del av samarbetet. Konkurrens- och konsumentverket har också deltagit i samarbetet genom att i sin verksamhet i huvudsak förebygga kartellverksamhet vid upphandlingen.

I samarbetet ingår det också att utbilda stadens personal att identifiera den gråa ekonomins olika uttrycksformer. Utbildningen ger bättre beredskap att identifiera både aktörer inom grå ekonomi speciellt i samband med upphandling och indikatorer som pekar på korruption. Efter utbildningen har personalen även en klar uppfattning om de faktorer som kan peka på en kartell, hur kartellernas verksamhet kan förebyggas med hjälp av upphandlingsförfaranden och hur de ska förfara vid kartellobservationer.

Mer information om karteller på Konkurrens- och konsumentverkets webbplats.

Medel som används för att bekämpa grå ekonomi

Städerna har satsat på bekämpningen av grå ekonomi och övervakningen av oegentligheter på olika sätt. En välfungerande modell har:

• tydligt utsedda och angivna aktörer på vars ansvar det är att ta hand om bekämpningen av grå ekonomi i organisationen och vilka har som uppgift att samordna helheter med olika enheter i anknytning till detta
•  garanterade och tillräckliga resurser för att utveckla den interna övervakningen som kan få i uppgift att övervaka att anvisningarna är lagenliga och riktiga samt ta hand om att anvisningarna följs i praktiken (eller att oegentligheterna övervakas)
• en ledning som har förbundit sig att utveckla organisationens verksamhet och som med positiv attityd främjar bekämpningen av grå ekonomi: utan stöd av ledningen är det svårt att påverka saker även om intentionen för att utveckla finns.

Alla organisationer i städerna har inte separata anvisningar för att bekämpa grå ekonomi, utan anvisningarna är i huvudsak gjorda enligt kraven i upphandlings- och beställaransvarslagen.

Upphandlings- och beställaransvarslagen fastställer vissa skyldigheter för den beställande organisationen. Till tillämpningen av dessa skyldigheter är det möjligt att förena kutymer för att bekämpa grå ekonomi exempelvis i form av organisering, arbetsmetoder och olika krav.

Fungerade kutymer

De kutymer som bäst fungerar i bekämpningen av grå ekonomi kan finnas i en separat anvisning eller som en del av upphandlingsanvisningen. Kutymer som fungerar väl i praktiken:

Uppföljning av avtalsparten under avtalsperioden

• Om staden har långtidsavtal (som t.o.m. pågår under flera år) är det en bra kutym att regelbundet kräva nya utredningar av att skyldigheterna fullgörs. Exempelvis beställaransvarslagen kräver att utredningarna är högst 12 månader gamla.
• Beställaransvarslagen förutsätter att utredningarna ska lämnas innan avtalet ingås. I bekämpningen av grå ekonomi kan det dock hända att störningarna kommer fram först efter att avtalet har ingåtts. I de fall då det sker en förändring i avtalspartens verksamhet och parten försöker fortsätta sin verksamhet i ett nytt företag eller försöker överföra den till ett annat företag borde nya utredningar enligt beställaransvarslagen krävas och vid behov en ny konkurrensutsättning anordnas. Olika avtalsmodeller kan även ha klausuler störningarna kommer fram först efter att avtalet har ingåtts. I de fall då det sker en förändring i avtalspartens verksamhet och parten försöker fortsätta sin verksamhet i ett nytt företag eller försöker överföra den till ett annat företag borde nya utredningar enligt beställaransvarslagen krävas och vid behov en ny konkurrensutsättning anordnas. Olika avtalsmodeller kan även ha klausuler om grunderna för uppsägning i de fall då det uppstår störningar under avtalets giltighetstid.

Avvikande penningtransaktioner

• Verksamhet inom grå ekonomin kan även komma fram som avvikande penningtransaktioner. Effektiverad övervakning exempelvis i anslutning till att fakturor betalas är viktig i situationer då kontonummer byts. Faktureringens överföring till ett annat företag ska exempelvis inte godkännas utan en pålitlig utredning.

Begränsning av sammanlänkning

• I synnerhet på byggbranschen används den så kallade begränsningen av sammanlänkning genom avtal, dvs. vidare begränsning av sammanlänkning (godkännandeförfarande) eller sammanlänkningsförbud. Övervakningen och att lyfta fram dolda sammanlänkningar utgör en utmaning. Observationer kan göras via enskilda fall. Speciellt i samband med kontroller på byggarbetsplatser kan information om dolda sammanlänkningar även förmedlas till byggherren.

Uppföljning av mindre upphandlingar

• Det har upplevts som en fungerande kutym att i upphandlingssystemet även anteckna grunderna för de upphandlingar som understiger upphandlingsgränserna, dvs. anteckningar om hur offerten har jämförts och hur leverantören i fråga har valts.

Flera än en person fattar upphandlingsbesluten

• Tillvägagångssättet är bra när minst två personer är med och fattar besluten om godkända upphandlingsavtal. Samma person får inte beställa och godkänna eller bereda och fatta beslutet om upphandlingen. Det rekommenderas att samma person i en viss ställning inte skulle fatta besluten om upphandlingarna i åratal (personalrotation).

Intern tipskanal

• Det är ett beklagligt faktum att personer som gör sig skyldiga till oegentligheter kan finnas i varje organisation, inklusive den offentliga förvaltningen. Det borde finnas en intern tipskanal för att rapportera oegentligheter, en kanal där det var möjligt att lämna uppgifter om sina observationer anonymt. Det är viktigt att det för behandlingen av observationerna finns på förhand överenskomna tillvägagångssätt som dokumenteras och vars genomförande övervakas.

En del av förfaringssätten kräver dessutom att den beställande stadsorganisationen övervakar att de separat förutsatta kraven följs.

Att observera vid upphandling

Upphandlande enheter kan utnyttja fullgöranderapporter som Enheten för utredning av grå ekonomi utarbetat för att kontrollera huruvida de av prövning beroende grunderna för uteslutning föreligger. Med hjälp av en fullgöranderapport kan en helhetsbild skapas över avtalspartens verksamhet, ekonomi, fullgörande av skyldigheter och kopplingar. Rapporten kan exempelvis användas för att kontrollera om företaget har försummat sina skyldigheter att betala skatter eller socialskyddsavgifter i Finland eller i sitt etableringsland. Fullgöranderapporten kan endast tillämpas innan avtalet har ingåtts, dvs. det är inte möjligt att använda den till övervakning under avtalstid.

Städerna kan till stöd för sina upphandlingsbeslut beställa en kundklassificering om sina avtalsparter från Enheten för utredning av grå ekonomi. Kundklassificeringarna är anonyma och i regel offentliga. Från kundklassificeringarna får de upphandlande organisationerna statistiska uppgifter om sina avtalsparter, bland annat uppgifter om registrering och fullgörande av skyldigheter, exempelvis totalbeloppet på skatteskulderna.

Det ska avtalas separat om en kundklassificering, att sända materialet samt tidtabellen genom att kontakta Enheten för utredning av grå ekonomi per e-post: asiakasluokittelu(a)vero.fi.

Iakttagelser och impulser för kännedom till Skatteförvaltningen

Skatteförvaltningen använder en tipsblankett som vem som helst kan använda för att anonymt ge tips om företag och personer som missköter sina skatteärenden samt om fenomen inom grå ekonomi.

Typiska observationer om en avtalspart kan vara exempelvis:

• en oklar eller ovanlig part
• nya (nygrundade) företag och företag med kort livscykel
• om samma personer agerar som kontakt- eller ansvarspersoner för olika företag och företagen ofta byts ut.

Indikatorer i samband med avtal och fakturering kan vara:

• bristfällig dokumentation
• de förverkligade åtgärderna motsvarar inte innehållet i avtalet
• en strävan efter att få in punkter i avtalet som avviker från det normala
• avvikande betalningsarrangemang exempelvis så att betalningarna hamnar i en stat med hög risk (en stat med hög banksekretess), en förmedlare används eller att betalningarna hamnar i ett annat land än var parterna finns.

Exempel: Företaget som är avtalspart har utfört olika underhållsåtgärder i fastigheter som staden äger. I samband med faktureringen ber företaget att en del av fakturans utbetalning riktas till ett utländskt konto. Att betalningarna riktas till ett annat konto kan anknyta till grå ekonomi och kan vara ett sätt att dölja storleken av de verkliga inkomsterna genom att rikta tillgångar förbi bokföringen till ett annat konto. Även denna typ av iakttagelser kan lämnas för kännedom till Skatteförvaltningen på en tipsblankett.