Verotustietojen luovuttaminen

Sisältö

1 Verotustietojen salassapitovelvollisuus
1.1 Verovelvollisen verotustiedot ovat lähtökohtaisesti salassa pidettäviä
1.2 Verotuksen julkiset tiedot on määritelty erikseen
2 Salassa pidettävien tietojen luovuttaminen
2.1 Peruste saada salassa pidettäviä tietoja
2.2 Tietopyynnön laajuuden ja käyttötarkoituksen erittely
2.3 Saatujen tietojen salassapito
3 Tietojen pyytäjä
3.1 Asianosainen
3.1.1 Verotusasian asianosainen
3.1.2 Toisen tiedot asianosaisperusteella
3.1.3 Asianosaisen tiedonsaannin rajoitukset
3.2 Ositusta ja perinnönjakoa varten tarvittavat tiedot
3.3 Tietojen luovuttaminen perukirjasta edun, oikeuden tai velvollisuuden hoitamiseen
3.4 Muun lainsäädännön antama valtuutus tietojen saamiseen
3.5 Viranomaisten tietopyynnöt
3.5.1 Turvakiellon alaisten tietojen luovuttaminen
4 Tarvittavat valtuutukset
4.1 Tietojen pyytäminen valtakirjalla
4.2 Eri tahojen valtuutukset
4.2.1 Kuolinpesän valtuutus
4.2.2 Asianajajan valtuutus
4.2.3 Edunvalvojan valtuutus
4.2.4 Yhtiön edustajan valtuutus
5 Henkilötunnus ja henkilön yhteystiedot osana verotustietoja
5.1 Henkilötunnuksen ja yhteystietojen luovuttaminen
5.2 Turvakielto
6 Päätös olla luovuttamatta pyydettyä tietoa
7 Tietopyynnön käsittelyaika ja tietojen luovutustapa
8 Tietojen maksullisuus

1 Verotustietojen salassapitovelvollisuus

1.1 Verovelvollisen verotustiedot ovat lähtökohtaisesti salassa pidettäviä

Verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999, verotietolaki) 4 §:n mukaisesti salassa pidettäviä asiakirjoja ovat verotusasiakirjat, jotka koskevat verovelvollisen taloudellista asemaa, sekä muut sellaiset verotusasiakirjat, joista ilmenee tunnistettavissa olevaa verovelvollista koskevia tietoja. Verohallinto voi luovuttaa salassa pidettäviä tietoja vain silloin, kun siitä säädetään laissa.Verotietolaissa on erikseen säädetty tiedonsaantioikeudesta eräissä tilanteissa. Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettäviä tietoja omassa asiassaan säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999, julkisuuslaki). Myös muussa lainsäädännössä voidaan erikseen säätää oikeuksista saada verotustietoja salassapidon estämättä.

1.2 Verotuksen julkiset tiedot on määritelty erikseen

Verotietolain 2 luvussa on erikseen säädetty eräät verotustiedot julkisiksi. Julkisia tietoja ovat ainoastaan laissa nimenomaisesti mainitut tiedot, kuten tuloverotuksen ja kiinteistöverotuksen julkiset tiedot. Näiden tietojen saaminen ei vaadi erityistä perustetta, ja niiden luovutuksesta on olemassa erilliset ohjeet "Verotuksen julkiset tiedot".

Verotuksen julkiset tiedot on laissa säädetty tyhjentävästi. Tiedot ovat julkisia sen sisältöisinä kuin ne olivat julkisiksi tullessaan. Vaikka asiakkaan verotus muuttuisi, ei julkisiin tietoihin tule muutoksia. Julkisten tietojen osalta Verohallinto ei voi antaa yksittäisestä verovelvollisesta tarkempia tai täydentäviä tietoja. Verohallinto ei myöskään voi tulkita tai arvioida yksittäisen verovelvollisen julkisia verotietoja. Esimerkiksi henkilön verotettavien ansio- tai pääomatulojen koostumuksesta tai lähteestä ei voida antaa tietoa.

2 Salassa pidettävien tietojen luovuttaminen

2.1 Peruste saada salassa pidettäviä tietoja

Verohallinto voi luovuttaa salassa pidettäviä verotustietoja vain, jos tietojen pyytäjä on esittänyt pyynnölleen lakiin perustuvan oikeuden ja Verohallinto on varmistunut, että hänellä on tämä oikeus. Käytännössä tietojen pyytäjän on eriteltävä tietopyynnössä täsmällisesti, mitä verotustietoja pyytää. Pyytäjän on ilmoitettava

• mitä tiettyjä asiakirjoja tai verotustietoja pyyntö koskee
• mitä ajanjaksoa tai verovuosia pyyntö koskee
• millä perusteella tietoja pyydetään
• mihin lain säännökseen tiedon saaminen perustuu.

Ennen kuin Verohallinto voi luovuttaa toisen verovelvollisen salassa pidettäviä tietoja, sen täytyy aina varmistua pyytäjän oikeudesta tietoihin. Verohallinto voi luovuttaa vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia tai välttämättömiä tietopyynnön perusteena olevaa ja laissa säädettyä tehtävää tai tarkoitusta varten.

Jos tietopyyntö on niin yleisluonteinen, ettei siitä ilmene tietojen luovutuksen ratkaisemiseen tarvittavia asioita, Verohallinto pyytää tarkentamaan tietopyyntöä. Jos tietopyyntöä ei tarkenneta, Verohallinto ei voi luovuttaa pyydettyjä tietoja.

2.2 Tietopyynnön laajuuden ja käyttötarkoituksen erittely

Yleensä tietojen luovutuksen kohteena ovat toisen henkilön salassa pidettävät verotustiedot. Toisen henkilön verotustietoja voidaan antaa vain siinä laajuudessa kuin laissa on säädetty. Siksi Verohallinnon täytyy ennen tietojen luovuttamista varmistua siitä, että tietojen pyytäjällä on oikeus kaikkiin niihin tietoihin, joita tietopyyntö koskee. Esimerkiksi salassa pidettävistä verotusasiakirjoista voidaan luovuttaa vain tietty rajattu osa, joka sisältää vain sen tiedon, johon tietojen pyytäjällä on oikeus. Jos pyytäjällä on esimerkiksi oikeus yksittäiseen tietoon, joka ilmenee yhdestä asiakirjan sivusta tai sen osasta, Verohallinto luovuttaa vain tämän asiakirjan osan, ei koko asiakirjaa. Tietojen pyytäjän oikeus toisen verovelvollisen salassa pidettävään verotustietoon voi siis olla rajattu tiettyihin yksittäisiin tietoihin tai asiakirjoihin. Silloin Verohallinto ei voi taustoittaa eikä muutoinkaan antaa enempää asiaan liittyvää tietoa, vaikka muu tieto mahdollisesti olisi tietojen pyytäjälle tarpeen tai hyödyllistä.

Esimerkiksi jos leski pyytää verotietolain 13 §:n 2 momentin nojalla verotustietoja, jotka ovat tarpeen pesän selvittämiseksi, tietopyynnössä täytyy eritellä, mitä tietoja pyyntö koskee ja miksi kyseiset tiedot tarvitaan pesän selvittämisessä. Jos tarvittavan tiedon laajuus ja käyttötarkoitus eivät ilmene pyynnöstä, Verohallinto pyytää tarkentamaan tarvittavat tiedot ja niiden käyttötarkoituksen. Tietoluovutuspyynnöissä on syytä välttää yleisluonteisia pyyntöjä. Jos tietojen pyytäjä esimerkiksi tarvitsee tietyn asiakirjan (esimerkiksi perukirjan) kokonaisuudessaan, hänen täytyy täsmentää tietopyynnössä, että pyyntö koskee koko asiakirjaa, ja selvittää, miksi pyytäjällä on oikeus ja tarve saada koko asiakirja salassapidon estämättä. Verohallinto voi luovuttaa vain ne tiedot, joiden tarve selvitetään luotettavasti.

Tietoluovutuspyyntö voi kohdistua vain olemassa oleviin verotustietoihin. Verohallinto ei voi luovuttaa sellaisia asiakirjoja tai tietoja, joita sillä ei ole. Verohallinto ei myöskään voi tehdä asiakirjoja tai laatia uutta verotustietoa vain tietojenluovutustarkoituksiin. Siltä osin kuin kyse on olemassa olevasta verotustiedosta, joka on koottuna esimerkiksi tietojärjestelmiin, Verohallinto kuitenkin voi luovuttaa nämä jo olemassa olevat tiedot tarkoituksenmukaisella ja turvallisella tavalla.

Verohallinnosta voi tarvittaessa pyytää neuvoa luovutuspyynnöissä tarvittavasta selvityksestä. Neuvonnan tarkoituksena on auttaa tietojen pyytäjää kohdentamaan tietopyyntönsä oikein. Tiedonsaantioikeuksia on kuitenkin laajasti erilaisessa lainsäädännössä. Verohallinnon asiakasneuvonnassa työskentelevät virkailijat eivät välttämättä tunne kaikkea tiedonsaantiin oikeuttavaa lainsäädäntöä. Siksi Verohallinto ei anna yleisneuvontaa kaikesta mahdollisesti tietoluovutuksiin oikeuttavasta lainsäädännöstä. Erityisesti pyydettäessä tietoa luovutettavaksi muun lainsäädännön kuin verotietolain ja julkisuuslain perusteella on päinvastoin tarpeen selvittää Verohallinnolle tietoluovutukseen oikeuttavan lainsäädännön sisältö. Verohallinnolla on velvollisuus avustaa tietojen pyytäjää kohdistamaan tietopyyntö sellaisiin tietoihin, joita Verohallinnossa käsitellään.

2.3 Saatujen tietojen salassapito

Verohallinnon luovuttamaa salassa pidettävää tietoa saa käyttää vain siinä tarkoituksessa, johon se on luovutettu. Tieto siis luovutetaan käytettäväksi ainoastaan siihen tarkoitukseen, joka on tietopyynnössä selvitetty tiedonsaantioikeuden perusteeksi. Saatua tietoa ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen. Salassa pidettävän verotustiedon saaja on myös velvollinen pitämään saamansa tiedon salassa. Toisen henkilön salassa pidettävää verotusasiakirjaa ei esimerkiksi saa jakaa internetiin tai muutoin antaa muiden henkilöiden käyttöön.

3 Tietojen pyytäjä

3.1 Asianosainen

Asianosaisella tarkoitetaan julkisuuslain 11 §:n 1 momentin mukaan hakijaa, valittajaa sekä muuta tahoa, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia suoraan koskee. Asianosaisella on oikeus saada tiedot muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, jos asiakirja voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

3.1.1 Verotusasian asianosainen

Verotusta varten käsiteltävät asiakirjat ovat verotusasiakirjoja, ja niiden sisältämät tiedot ovat verotustietoja. Veroasiassa asianosainen on se, jonka veroasiaan asiakirjat vaikuttavat. Esimerkiksi luonnollisen henkilön omat verotustiedot ja -asiakirjat ovat tietoa, joihin hänellä on oikeus asianosaisena. Kun asianosainen pyytää omia verotustietojaan, hänen ei tarvitse erikseen perustella tietojen tarvetta tai käyttöä. Veroasiaan liittyvät asiakirjat ja -tiedot voivat sisältää myös toisen verovelvollisen verotustietoja. Verovelvollisella on asianosaisena oikeus saada tällaiset tiedot, vaikka ne ovat toista henkilöä koskevia tietoja. Esimerkiksi perukirjan tai ositussopimuksen ja niihin liittyvien verotusasiakirjojen asianosaisia ovat kaikki ne, joiden verotukseen nämä asiakirjat ja niillä olevat tiedot vaikuttavat. Vastaavasti esimerkiksi omaisuuden luovutuksen toisen osapuolen Verohallintoon antama selvitys voi vaikuttaa luovutuksen toisen osapuolen verotukseen. Silloin hänellä on oikeus tällaisiin selvityksiin.

Asianosaisuus verotustietoihin ei synny sillä perusteella, että henkilöllä on vireillä asia muun viranomaisen käsittelyssä tai esimerkiksi tuomioistuimessa. Asianosaisuus riita-asiassa ei muodosta asianosaisen asemaa verotuksessa, vaikka toisen henkilön verotustiedot olisivat hyödyksi tuomioistuimessa. Esimerkiksi henkilö, jolla on siviilioikeudellinen riita kuolinpesän kanssa, ei ole kuitenkaan asianosainen kuolinpesän verotuksessa.

3.1.2 Toisen tiedot asianosaisperusteella

Asianosaisen tiedonsaantioikeus voi koskea myös toisen verovelvollisen tietoja silloin, kun tiedot ovat vaikuttaneet tai ovat voineet vaikuttaa tietojen pyytäjän oman veroasian käsittelyyn. Tällainen toisen verovelvollisen salassa pidettävä verotustieto luovutetaan vain siltä osin kuin toisen henkilön verotustiedoilla on tai on ollut vaikutusta tietojen pyytäjän verotukseen. Muuta tietoa ei luovuteta. Jos esimerkiksi saman oikeustoimen osapuolista toinen on antanut selvitystä oikeustoimesta omaan verotukseensa, tämä selvitys voi vaikuttaa myös toisen osapuolen verotukseen. Siksi tällä toisella osapuolella on asianosaisena oikeus saada selvityksen sisältämät verotustiedot. Tällainen selvitys saattaa kuitenkin sisältyä asiakirjaan, jossa on myös sellaista tietoa, joka ei mitenkään liity toisen henkilön verotukseen. Koska nämä tiedot eivät vaikuta verotukseen, niitä ei voida luovuttaa. Tästä syystä luovutus voi koskea vain tiettyä asiakirjan osaa. Vastaavasti esimerkiksi työntekijällä on oikeus saada tietoja työnantajaa koskevasta verotarkastuskertomuksesta siltä osin kuin siinä on käsitelty hänelle maksettuja palkkoja ja muita suorituksia.

3.1.3 Asianosaisen tiedonsaannin rajoitukset

Julkisuuslain 11 §:n 2 momentissa säädetään poikkeustapauksista, joiden perusteella asianosaisen oikeutta tietojen saamiseen voidaan rajoittaa. Poikkeustapauksia voivat olla tilanteet, joissa tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua, lapsen etua tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua. Rajoittamisen perusteena voi olla esimerkiksi verovalvonnan toimivuuden turvaaminen. Tällaisessa tilanteessa asianosaisella ei ole oikeutta saada tietoja verovalvonnasta siltä osin kuin tällaiset tiedot voivat vaarantaa valvonnan toteutumisen. Esimerkiksi euromääräisen tiedon antaminen valikoinnin tai tutkinnan rajasta on erittäin tärkeän yleisen edun vastaista. Kuitenkaan pelkkä yleinen tieto siitä, että Verohallinto valikoi tutkittavat asiat, ei ole yleisen edun vastaista.

3.2 Ositusta ja perinnönjakoa varten tarvittavat tiedot

Verotietolain 13 §:n 2 momentin mukaan Verohallinto antaa leskelle, puolisolle, käräjäoikeuden määräämälle pesänselvittäjälle, pesänjakajalle ja pesän osakkaille verotustietoja, jotka ovat tarpeen pesän selvittämiseksi ja osituksen tai perinnönjaon toimittamiseksi.

Verohallinto voi luovuttaa salassa pidettävää tietoa vain siltä osin kuin se on tarpeen osituksen tai perinnönjaon toimittamiseksi. Tietojen pyytäjän on eriteltävä pyynnössään, mitkä tiedot hän tarvitsee ja miksi. Verohallinto voi tarvittaessa pyytää lisäselvitystä tietotarpeen perusteista ja laajuudesta. Verohallinto luovuttaa vain ne tiedot, joiden tarve selvitetään luotettavasti.

Vaikka verotietolain 13.2 §:n sanamuodossa säädetään tietojen luovuttamisesta puolisolle, voidaan avioeron tultua lainvoimaiseksi myös entiselle puolisolle luovuttaa toisen puolison verotustietoja tämän lainkohdan perusteella, jos ositus heidän välillään on toimittamatta ja selvityksen perusteella tiedot tarvitaan osituksen toimittamiseksi. Oikeus saada tietoja koskee vain avioliiton aikaisen verotuksen tietoja. Tiedot voidaan lisäksi luovuttaa myös pesänjakajalle tai pesänselvittäjälle.

3.3 Tietojen luovuttaminen perukirjasta edun, oikeuden tai velvollisuuden hoitamiseen

Verohallinnolla oleva perukirja on verotustietoa ja siksi salassa pidettävä. Verohallinto voi antaa perukirjasta tietoja vain silloin, kun tietojen pyytäjällä on laissa säädetty tiedonsaantioikeus. Verohallinto voi salassapitovelvollisuuden estämättä antaa säilyttämästään perukirjasta tietoja yksityiselle taholle, joka tarvitsee niitä etujensa, oikeuksiensa tai velvollisuuksiensa hoitamiseksi (verotietolaki 13 § 1 momentti). Tämä tarkoittaa sellaista tilannetta, jossa esimerkiksi etu tai oikeus jäisi toteutumatta ilman perukirjaa. Perukirjasta luovutetaan vain ne tiedot, jotka tarvitaan tietojen pyytäjän selvittämään käyttötarkoitukseen. Perukirjasta peitetään muut tiedot, jotka eivät ole tarpeellisia pyynnössä esitetyn edun, oikeuden tai velvollisuuden toteutumiseksi.

Kun perukirjatietoja pyydetään edun, oikeuden tai velvollisuuden hoitamiseen, tietopyynnössä täytyy eritellä tarvittavat tiedot ja selvittää, miksi nämä tiedot tarvitaan. Jos tietopyynnössä esimerkiksi tilataan perukirja kokonaisuudessaan, tietojen pyytäjän tulee selvittää, miksi koko perukirja on tarpeellinen pyydettyyn käyttötarkoitukseen. Selvityksen pitää olla niin täsmennetty, että sen perusteella voidaan todeta koko perukirjan olevan tarpeen. Käytännössä esimerkiksi tilanteessa, jossa ainoastaan halutaan varmistua kuolinpesän osakkaista, ei välttämättä tarvita koko perukirjaa. Toisaalta esimerkiksi jossain toisessa viranomaisen käsittelyssä voidaan vaatia koko perukirjan toimittamista esimerkiksi hakemuksen liitteeksi. Olennaista on, että tietojen pyytäjä erittelee tarvitsemansa tiedon riittävän tarkasti ja perustelee sen, miksi kyseisiä tietoja tarvitaan.

3.4 Muun lainsäädännön antama valtuutus tietojen saamiseen

Verotustietojen luovuttamista koskevia lainkohtia voi olla Verohallintoa koskevien lakien lisäksi myös muualla lainsäädännössä. Useimmissa tilanteissa kyse on toisen viranomaisen oikeudesta saada verotustietoja toimintaansa varten. Näissä tilanteissa tietoja pyytävän tahon on ilmoitettava laki, johon tietopyyntö perustuu, ja lisäksi tiedot tai tietotyypit, joita tämän säännöksen nojalla pyydetään.

Jossain lainsäädännössä voidaan antaa oikeus pelkästään tiettyihin laissa mainittuihin verotustietoihin. Silloin Verohallinto luovuttaa pelkästään nämä tiedot, vaikka tietojen pyytäjällä mahdollisesti olisi tarve muullekin verotustiedolle. Salassa pidettävää tietoa voidaan luovuttaa vasta sen jälkeen, kun oikeudesta tietojen saamiseen on varmistuttu. Tämän vuoksi tietoluovutuksiin liittyvissä lisäselvityspyynnöissä voidaan pyytää lisätietoa myös siitä, mitkä tiedot ovat tarpeen ja miksi.

3.5 Viranomaisten tietopyynnöt

Viranomaisella ei ole viranomaisasemaan perustuvaa yleistä oikeutta saada salassa pidettäviä verotustietoja. Verohallinto ei voi luovuttaa tietoja ainoastaan sillä perusteella, että viranomainen kertoo verotustietojen olevan tarpeen viranomaistehtävien hoidossa. Viranomainen voi saada tiedon salassa pidettävästä verotusasiakirjasta vain, jos tiedonsaannista on säädetty laissa. Tietoja pyytävän viranomaisen on esitettävä säännös, johon tiedonsaanti perustuu. Esimerkiksi kiinteistönmuodostamislain (554/1995) 287.3 §:ssä on erikseen säädetty Maanmittauslaitoksen tiedonsaantioikeudesta salassapitosäännöistä huolimatta kiinteistötoimitukseen liittyvien tehtävien hoitamista varten. Siksi jos Maanmittauslaitoksella on kiinteistönmuodostamislain 287.3 §:n mukainen tehtävä hoidettavanaan, se voi saada asianosaisten tunniste- ja yhteystiedot kyseisessä lainkohdassa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Pyytävällä viranomaisella on aina oltava tällainen laissa säädetty nimenomainen oikeus saada salassa pidettäviä verotustietoja.

Verotietolain 13 §:n 1 momentin tiedonsaantioikeutta perukirjasta edun, oikeuden tai velvollisuuden hoitamista varten sovelletaan vain yksityistä tarkoitusta varten pyydettäviin tietoluovutuksiin, eli kysymys ei ole viranomaisen edusta, oikeudesta tai velvollisuudesta. Verotietolain 13.1 §:n nojalla voidaan poikkeustilanteissa antaa tietoja myös viranomaiselle silloin, kun viranomainen valvoo yksityisen etua. Esimerkiksi lunastusasiassa viranomaisella ei ole nimenomaista tiedonsaantioikeutta, mutta perukirja on tarpeen sen varmistamiseksi, ettei yksityinen menetä etua tai oikeutta.

Viranomaisten on aina annettava tietopyynnöissään asianmukainen lainkohta ja sen mahdollisesti edellyttämät selvitykset käyttötarkoituksesta, jotka oikeuttavat pyydettyjen tietojen saamiseen. Myös viranomaisilta voidaan tarvittaessa pyytää lisäselvitystä tiedonsaantioikeudesta.

Jos viranomaiselle on ilmennyt uusi mahdollisesti usein toistuva tietotarve, johon viranomaiselle on laissa säädetty tiedonsaantioikeus, viranomainen voi olla yhteydessä Verohallinnon tietopalveluun. Yhteydenoton pohjalta käyttöön voidaan ottaa säännönmukainen tietoluovutuslomake tai muu vastaava menettely, jossa eritellään tietopyynnön sisältö ja tietojen luovutustapa siten, että tiedonluovutusmenettely voidaan järjestää molempien viranomaisten kannalta mahdollisimman tehokkaalla ja vähän kustannuksia aiheuttavalla tavalla.

Kansainvälisten veroasioiden tietojenvaihdosta viranomaisten välillä kerrotaan erikseen Verohallinnon ohjeessa Kansainvälinen tietojenvaihto henkilöverotuksessa.

3.5.1 Turvakiellon alaisten tietojen luovuttaminen

Turvakiellon alaisia tietoja voidaan antaa vain viranomaisille. Turvakiellon alaisten tietojen luovuttaminen viranomaisillekin on poikkeuksellista ja edellyttää sitä, että tietoja pyytävä viranomainen esittää hyväksyttävän perusteen turvakieltoasiakkaan yhteystietojen saamiseksi. Lisäksi viranomaisen täytyy esittää selvitys tietojen suojaamisesta ja käytöstä (väestötietolaki 44 § ja julkisuuslaki 29.2 ja 13 §). Viranomaiset, jotka pyytävät paljon verotusasiakirjoja, voivat antaa kirjallisen selvityksen turvakieltojen alaisten tietojen käytöstä ja suojaamisesta Verohallinnon Esikunta- ja oikeusyksikölle. Jos luovutuksen kohteena on myös turvakiellon alaisia tietoja, tietopyynnössä täytyy esittää hyväksyttävä peruste saada turvakiellon alaiset tiedot sekä antaa selvitys tietojen käytöstä ja suojaamisesta. Tarvittaessa Verohallinto voi pyytää lisäselvitystä myös turvakiellon alaisten tietojen luovuttamista varten.

4 Tarvittavat valtuutukset

4.1 Tietojen pyytäminen valtakirjalla

Asiakkaalla on oikeus käyttää asiamiestä hallintolain (434/2003) 12 §:n mukaisesti. Valtuutetun asiamiehen pitää esittää valtakirja tai muutoin osoittaa oikeutensa toimia asiakkaan puolesta. Asianajajan tai oikeusavustajan pitää pyydettäessä esittää valtakirja. Valtuutetulle asiamiehelle voidaan antaa sellaiset asiakirjat, jotka päämiehellä on oikeus saada, ellei asiamiehen oikeutta ole rajattu.

Valtakirja täytyy liittää tietopyyntöön. Verohallinto pyytää valtuutettua esittämään valtakirjan, jos toimivallasta tai toimivallan laajuudesta on epäselvyyttä. Erityisen tärkeää on aina selvästi täsmentää, kenen valtuuttamana esimerkiksi kuolinpesään liittyvissä asioissa toimitaan, koska valtuuttajan omasta tiedonsaantioikeudesta riippuu, kuinka laajasti tietoa voidaan antaa valtuutetulle. Valtuutus voidaan antaa myös toistaiseksi voimassa olevaksi oikeudeksi hoitaa tiettyjä tai kaikkia verotusasioita tai muutoin pidempää aikajaksoa varten. Silloin jokaiseen tietoluovutukseen ei erikseen tarvitse liittää valtakirjaa, vaan pyynnöissä voidaan viitata jo aiemmin toimitettuun valtuutukseen. Pidempää ajanjaksoa koskeva valtuutus voidaan antaa käyttämällä Verohallinnon valmista valtakirjalomaketta. Verohallinnon sivustolta saat kattavasti tietoa valtuuttamisesta.

4.2 Eri tahojen valtuutukset

4.2.1 Kuolinpesän valtuutus

Kuolinpesän osakkaat ovat voineet valtuuttaa haluamansa henkilön hoitamaan jakamattoman kuolinpesän veroasioita (lomakkeella 3630). Tällainen valtuutus antaa valtuutetulle oikeuden toimia kuolinpesän edustajana suhteessa Verohallintoon, ja hänelle voidaan luovuttaa kuolinpesän verotustietoja.

Kuolinpesän osakkailla on kuitenkin asianosaisina oikeus saada myös itse sellaisia tietoja, jotka vaikuttavat heidän verotukseensa. Tästä syystä kuolinpesän yksittäiselle osakkaalle voidaan luovuttaa tietoja, vaikka hän ei olisikaan kaikkien kuolinpesän osakkaiden yhdessä valtuuttama.

4.2.2 Asianajajan valtuutus

Asianajajan on useimmiten esitettävä valtakirja tai muu toimeksianto, joka osoittaa oikeuden saada verotustietoja, tai esimerkiksi käräjäoikeuden päätös pesänselvittäjäksi määräämisestä (julkisuuslaki 11 §, verotietolaki 13.1 § ja 13.2, 1 §). Valtakirjaa ei ole tarpeen liittää tietopyyntöön, jos asianajajan oikeus edustaa asiakasta on muutoin selvä eikä valtuutuksen olemassaoloa ole syytä epäillä.

Lisäksi asianajajan tietopyynnöstä on aina ilmettävä, kenen asianajajana tai missä roolissa (esimerkiksi pesänselvittäjänä tai -jakajana) hän tietoa pyytää, koska tietojen luovutusoikeus arvioidaan päämiehen tiedonsaantioikeuden pohjalta.

4.2.3 Edunvalvojan valtuutus

Edunvalvojalla on oikeus saada ne tiedot, joihin päämiehellä itsellään on oikeus. Edunvalvojan on esitettävä edunvalvontapäätös tai valtakirja tilauksen liitteenä. Verohallinto tarkistaa edunvalvontapäätöksen voimassaolon ja sen, mitä asioita hoitamaan edunvalvoja on määrätty. Näiden tietojen pohjalta arvioidaan, ulottuuko edunvalvontamääräys tietojen saamiseen. Jos edunvalvontapäätös oikeuttaa pidempiaikaiseen veroasioiden hoitoon, valtuutus voidaan tallentaa Verohallintoon edunvalvojatiedoksi. Silloin erillisiä valtakirjoja ei tarvita siltä osin kuin tietopyynnöt tehdään edunvalvonnan keston ja valtuuksien rajoissa.

4.2.4 Yhtiön edustajan valtuutus

Osake- ja henkilöyhtiöiden verotustietoja annetaan yhtiön edustajille tai heidän valtuuttamilleen tahoille. Yhtiön edustajana voidaan osakeyhtiössä pitää yhtiön hallitusta ja henkilöyhtiöissä vastuunalaisia yhtiömiehiä. Myös yhtiön toimitusjohtajalla on asemansa perusteella oikeus toimia yhtiön edustajana. Yhtiö voi myös valtuuttaa tilitoimiston tai jonkun nimetyn henkilön toimimaan edustajanaan. Pelkästään osakeyhtiön osakkeiden omistaminen tai henkilöyhtiön äänetön yhtiömiesosuus ei tuo oikeutta saada yhtiön verotusasiakirjoja. Yhtiön lakisääteinen edustaja näkyy kaupparekisterissä. Tarvittaessa tietopyynnön yhteydessä täytyy esittää selvitys oikeudesta edustaa yhtiötä.

5 Henkilötunnus ja henkilön yhteystiedot osana verotustietoja

5.1 Henkilötunnuksen ja yhteystietojen luovuttaminen

Henkilötunnus ja yhteystiedot ovat salassa pidettäviä verotustietoja. Henkilötunnus on henkilön yksilöivä tunnus ja sen käsittelystä on säädetty nimenomaisesti tietosuojalain (1050/2018) 29 §:ssä. Oikeus henkilötunnuksen käsittelyyn tulee arvioitavaksi perukirjojen luovuttamisen yhteydessä. Pyydetyistä asiakirjoista peitetään henkilötunnukset silloin, kun pyytäjällä ei ole tietosuojalain 29 §:n mukaista oikeutta käsitellä henkilötunnusta. Tilaajan on esitettävä peruste henkilötunnusten saamiseen. Esitettävän selvityksen perusteella perukirjalle jätetään ne henkilötunnukset, jotka ovat tarpeen siinä tarkoituksessa, johon perukirja annetaan. Silloin, kun pyytäjällä on oikeus saada perukirja sellaisenaan, annetaan myös perukirjalla olevat henkilötunnukset.

Verotusasiakirjalla oleva osoitetieto voidaan antaa samalla perusteella kuin muutkin verotustiedot. Esimerkiksi perukirja voidaan antaa osakkaiden osoitetietoja peittämättä, jos tietopyynnöstä selviää, että perukirja tarvitaan verotietolain 13 §:n mukaisten etujen, oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen osoitetietoineen. Kun tietoluovutuspyyntö koskee myös osoitetietoja, on pyynnössä syytä selvittää myös näiden tietojen tarpeellisuus.

Verohallinto ei kuitenkaan ole yleinen osoitetietoviranomainen. Pelkkä osoitteisiin kohdistuva tietopyyntö voidaan siirtää julkisuuslain 15 §:n nojalla osoiteviranomaisina toimiville väestötietoviranomaisille eli Digi- ja väestötietovirastolle tai ohjata asiakas pyytämään itse tiedot Digi- ja väestötietovirastosta.

5.2 Turvakielto

Väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 36 §:ssä säädetään turvakiellon antamisesta. Jos henkilöllä on perusteltu syy epäillä oman tai perheensä turvallisuuden olevan uhattuna, maistraatti voi hänen pyynnöstään määrätä, ettei hänen kotikunta- tai osoitetietojaan saa antaa väestötietojärjestelmästä muille kuin viranomaisille.

Turvakiellon alaisia yhteystietoja ei saa väestötietolain eikä julkisuuslain nojalla luovuttaa yksityisille henkilöille eikä muille yksityisille tahoille, ei edes asianosaiselle. Turvakiellon alaiset tiedot voi antaa turvakiellon alaiselle henkilölle itselleen. Siten Verohallinto ei luovuta turvakiellon alaisia tietoja millekään yksityiselle taholle millään perusteella. Turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä on annettu erillinen ohje.

6 Päätös olla luovuttamatta pyydettyä tietoa

Verohallinnon on ratkaistava tietopyyntöä koskeva asia. Ratkaisuvaihtoehtoja on kolme:

• Verohallinto antaa pyydetyt tiedot.
• Verohallinto antaa pyydetyt tiedot osittain (eli kieltäytyy osittain).
• Verohallinto kieltäytyy kokonaan antamasta tietoja.

Ratkaisu tietojen luovuttamisesta perustuu siihen selvitykseen, jonka Verohallinto on saanut. Jos annetussa selvityksessä on osoitettu perusteet saada vain osa pyydetyistä tiedoista, Verohallinto luovuttaa vain nämä tiedot. Kun tietoluovutuspyyntö tai tiedonsaantioikeus on epäselvä, Verohallinto lähtökohtaisesti pyytää täydentämään tietoluovutuspyyntöä. Lisäselvityksen pyytämistä voidaan kuitenkin pitää tarpeettomana esimerkiksi silloin, kun tietopyynnössä pyydetään salassa pidettäviä tietoja osoittamatta mitään lainkohtaa tai perustetta tietojen luovutukselle tai jos muutoin on selvää, ettei pyydettyjä tietoja voida luovuttaa pyydettyyn käyttötarkoitukseen.

Silloin kun Verohallinto ei anna tietoja lainkaan tai antaa tiedot vain osittain, tietojen pyytäjälle lähetetään kielteinen tiedoksianto. Siinä ilmoitetaan kieltävästä ratkaisusta sekä kerrotaan, että pyytäjä voi antaa asiaan lisäselvitystä tai pyytää Verohallinnolta valituskelpoisen päätöksen ratkaisusta. Valituskelpoisesta päätöksestä voi valittaa hallinto-oikeuteen. Myös osittain kieltävästä ratkaisusta voi pyytää valituskelpoisen päätöksen.

7 Tietopyynnön käsittelyaika ja tietojen luovutustapa

Julkisuuslain 14 §:ssä säädetään tietopyyntöjen käsittelyajasta. Tietopyyntö on käsiteltävä viivytyksettä ja pyydetty asiakirja on annettava mahdollisimman pian. Joskus pyydettyjä asiakirjoja on paljon, niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai tietopyyntö muutoin aiheuttaa tavanomaista suuremman työmäärän tai vaatii erityisiä toimia. Silloin tietopyyntö on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jos tietopyyntö edellyttää asiakkaalta saatavaa lisäselvitystä, asia täytyy käsitellä viivytyksettä sen jälkeen, kun tarvittava selvitys on saatu.

Asiakirjat pitää antaa lähtökohtaisesti sillä tavoin kuin asiakas on niitä pyytänyt. Tiedot annetaan kuitenkin siten, että asiakirjoista on peitetty sellaiset tiedot, joita asiakkaalla ei ole oikeus saada. Tämä toteutetaan antamalla jäljennös asiakirjasta tai sen osasta tai muutoin luovuttamalla yksittäinen tieto esimerkiksi erillisellä asiakirjalla siten, että salassa pidettävät tiedot on peitetty. Asiakkaalla ei ole oikeutta vapaasti tutustua sellaisiin verotusasiakirjoihin, joissa oleviin tietoihin hänellä ei ole kaikilta osin oikeutta.

8 Tietojen maksullisuus

Verohallinnosta pyydettävät asiakirjajäljennykset ovat maksullisia, jos tietojen pyytäjä ei anna perustetta saada tiedot maksutta. Jos pyytäjällä on oikeus saada pyytämänsä tiedot maksutta, hänen täytyy esittää luovutuspyynnössä peruste maksuttomuudelle.
Maksuttomuuden peruste voi olla esimerkiksi se, että asiakirjoja tarvitaan muun veroasian hoitamiseen. Maksuttomia ovat lisäksi sellaiset asiakirjat, jotka pyytäjän tulee toimittaa selvityksenä taloudellisesta asemastaan toisessa viranomaisessa tai yksityisellä taholla vireillä olevassa asiassa.

Verohallinnon maksullisista palveluista ja suoritteista kerrotaan tarkemmin erillisessä ohjeessa.