Hyvinvointialueet ilmoittavat maksamansa palkat ja etuudet tulorekisteriin
Hyvinvointialue ilmoittaa tulorekisteriin
- työntekijöille maksamansa palkat, luontoisedut ja muut suoritukset
- maksamansa etuudet ja eläkkeet.
Hyvinvointialueet voivat myös muodostaa yhdessä hyvinvointiyhtymän. Yhtymä ilmoittaa tiedot tulorekisteriin samalla tavalla kuin hyvinvointialue.
Hyvinvointialueet voivat hyödyntää tulorekisteristä saatavia tulotietoja omassa päätöksenteossaan. Tietojen käyttämisen aloittamisesta sovitaan tulorekisterin kanssa erikseen.
Lue lisää tiedon käyttäjien tietoluvista
Toimi näin, kun ilmoitat tietoja hyvinvointialueen puolesta
Tarkista seuraavista ohjeista, miten tietoja ilmoitetaan tulorekisteriin:
Jos ilmoitat hyvinvointialueen tietoja tulorekisteriin siirtämällä ne maksujärjestelmästäsi rajapinnan kautta, tarvitset rajapinnan käyttöoikeuden ja varmenteen. Varmenteet myönnetään käyttötarkoituksen mukaan: jos ilmoitat sekä palkkoja että etuuksia, tilaa kaksi eri varmennetta.
Miten teen rajapintahakemuksen ja tilaan varmenteen?
Ilmoita hyvinvointialueen työntekijöille maksamat palkat, luontoisedut ja muut suoritukset tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella. Ilmoita tiedot jokaisesta henkilöstä ja maksusta erikseen.
Ilmoita hyvinvointialueen maksamat etuudet etuustietoilmoituksella. Etuustietoilmoituksella ilmoitetaan esimerkiksi eläkkeet, siviilipalvelusvelvolliselle maksettu päiväraha tai erilaiset hyvinvointialueen maksamat avustukset.
Ennen kuin voit tehdä etuustietoilmoituksen hyvinvointialueen puolesta, pitää hyvinvointialueen edustajan vahvistaa hyvinvointialue etuustietojen ilmoittajaksi tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Tämä tehdään vain kerran.
Miten vahvistan organisaationi etuustietojen ilmoittajaksi?
Lue lisää tulorekisteriin ilmoitettavista etuuksista
Jos hyvinvointialue ilmoittaa tietoja tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, ilmoitukset antaville henkilöille pitää myöntää tarvittavat valtuudet.
Koska kyse on hyvinvointialueesta, henkilöt valtuutetaan hakemuksella. Kun valtuudet ovat kunnossa, palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.
Miten hyvinvointialue tai muu julkinen organisaatio valtuuttaa puolesta asiointiin?
Käytä ilmoittamisessa hyvinvointialueen Y-tunnusta
Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelujen järjestämisvastuu siirtyi kunnilta uusille hyvinvointialueille vuoden 2023 alussa. Samassa yhteydessä siirtyi henkilöstöä kunnista ja kuntayhtymistä hyvinvointialueiden työntekijöiksi.
Kun työntekijä on siirtynyt hyvinvointialueen palvelukseen, käytä palkkojen ilmoittamisessa hyvinvointialueen Y-tunnusta ja eläkejärjestelynumeroa. Ilmoita myös työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero, jos vakuutuksia on useampia. Aikaisempaa kunnan eläkejärjestelynumeroa ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumeroa ei voi käyttää.
Kunta korjaa aiemmin ilmoittamansa tiedot
Jos huomaat ennen vuotta 2023 ilmoitetuissa tiedoissa virheitä tai puutteita, korjaa aiemmat ilmoitukset, jotka on annettu kunnan tai kuntayhtymän Y-tunnuksella. Käytä alkuperäisen ilmoituksen maksupäivänä voimassa olleita kunnan eläkejärjestelynumeroa ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumeroa. Hyvinvointialue ei voi korjata kunnan ilmoittamia tietoja.
Hyvinvointialue maksaa ennen vuotta 2023 kertyneitä tuloja
Hyvinvointialue voi maksaa työntekijälle ylityökorvauksia tai muita lisiä, jotka ovat kertyneet ajalta, jolloin työntekijä työskenteli vielä kunnan tai kuntayhtymän palveluksessa. Tällöin maksajana on hyvinvointialue, eikä alkuperäistä ilmoitusta korjata. Hyvinvointialue antaa maksamastaan suorituksesta maksupäivän mukaisesti ilmoituksen ja ilmoittaa tulon ansaintakaudeksi sen ajanjakson, jolta tulo on kertynyt. Ansaintakausi voi siis olla myös ajalta, jona työntekijä oli vielä kunnan palveluksessa.
Kun maksajana on hyvinvointialue, anna ilmoituksessa hyvinvointialueen eläkejärjestelynumero. Käytä hyvinvointialueen eläkejärjestelynumeroa, vaikka työntekijä ei olisi siirtynyt hyvinvointialueen palvelukseen. Ilmoita palvelussuhteen voimassaoloajaksi näissä tapauksissa kunnan tai kuntayhtymän aikainen palvelussuhteen voimassaoloaika.
Hyvinvointialue ilmoittaa myös palkkaharmonisoinnin vuoksi maksamansa palkkasaatavat tulorekisteriin maksupäivän mukaisesti. Jos palkkasaatavan ansaintakaudelle kohdistuu poissaolojakso, josta kunta tai kuntayhtymä on jo hakenut aiemmin päivärahaa, poissaolojaksolle ei anneta Kelan korvaushakemustietoja.
Kunta ilmoittaa maksamansa liikasuorituksen perusteettomaksi eduksi
Jos kunta tai kuntayhtymä on maksanut työntekijälle liikaa, sen on korjattava alkuperäisen maksupäivän ilmoitus ja merkittävä liikasuorituksen osuus perusteettomaksi eduksi. Käytä korvaavassa ilmoituksessa alkuperäisen ilmoituksen maksupäivänä voimassa olleita kunnan eläkejärjestelynumeroa ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumeroa.
Takaisinperintä ilmoitetaan, kun liikasuoritus maksetaan takaisin
Kun työntekijä on palauttanut liikasuorituksen, ilmoitetaan takaisinperintä sen palkanmaksukauden ilmoituksella, jonka aikana liikasuoritus on maksettu takaisin. Jos hyvinvointialue perii takaisin suorituksen, jonka kunta on aikaisemmin maksanut, ilmoita takaisinperintä hyvinvointialueen Y-tunnuksella. Merkitse ilmoitukseen takaisinperintäpäivänä voimassa oleva eläkejärjestelynumero ja mahdollinen työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusnumero.
Pyri kuitenkin tekemään kunnan maksamien suoritusten takaisinperinnät ennen kuin järjestämisvastuu siirtyy hyvinvointialueille. Tällöin sekä perusteeton etu että takaisinmaksu ilmoitetaan kunnan Y-tunnuksella.
Jos hyvinvointialue perii takaisin kunnan tai kuntayhtymän maksaman liikasuorituksen, pitää se aina tehdä bruttoperintänä. Nettoperintää ei saa käyttää.
Lue lisää tietojen korjaamisesta ja liikamaksujen käsittelystä.
Työnantajan vaihtuminen katkaisee palvelussuhteen tulorekisteri-ilmoittamisessa
Kun henkilökunta siirtyy kunnista tai kuntayhtymistä hyvinvointialueen työntekijöiksi, palvelussuhdetta ei ilmoiteta tulorekisteriin yhdenjaksoisena.
Hyvinvointialue ilmoittaa palvelussuhteen alkupäiväksi sen päivän, jona työntekijät ovat siirtyneet hyvinvointialueen palvelukseen, eli 1.1.2023. Anna ilmoituksessa hyvinvointialueen eläkejärjestelynumero ja Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaation tunniste. Molempien pitää olla voimassa ilmoitettuna palvelussuhteen alkupäivänä sekä palkanmaksupäivänä.
Vastaavasti kunta tai kuntayhtymä ilmoittaa palvelussuhteen päättyneeksi 31.12.2022 ja antaa ilmoituksessa kunnan tai kuntayhtymän eläkejärjestelynumeron.
Jos työntekijä on palkattomalla vapaalla siirtyessään hyvinvointialueen palvelukseen, hyvinvointialueen pitää ilmoittaa palvelussuhdetiedot tulorekisteriin 1.1.2023 alkaen antamalla palkkatietoilmoitus ilman ansioita.
Suositus on myös ilmoittaa palkkatietoilmoituksessa tiedot uusien hyvinvointialueiden työntekijöiden toimipaikoista.
Lue lisää palvelussuhdetietojen ilmoittamisesta
Kunta ilmoittaa ja korjaa aiemmat poissaolotiedot
Jos ilmoitat työntekijöiden poissaolotietoja ajalta ennen hyvinvointialueen palvelukseen siirtymistä, käytä kunnan tai kuntayhtymän Y-tunnusta. Jos tämän ajan palvelussuhde- tai poissaolotietoja on tarve korjata, ne korjataan kunnan tai kuntayhtymän Y-tunnuksella.
Huomaa, että aiempia poissaolotietoja ja poissaolon ajalta maksetun palkan määrää ei korjata, kun hyvinvointialue maksaa lisäsuorituksia palkkaharmonisoinnin vuoksi.
Lue lisää poissaolotietojen ilmoittamisesta
Hyvinvointialue sijaismaksajana: henkilökohtaisen avustajan palkat
Hyvinvointialueet vastaavat jatkossa myös vammaispalveluista, esimerkiksi henkilökohtaisen avun järjestämisestä. Jos hyvinvointialue maksaa henkilökohtaisen avustajan palkan omista varoistaan avustettavan henkilön puolesta, se toimii sijaismaksajana. Hyvinvointialueen on ilmoitettava tulorekisteriin tiedot sijaismaksajana maksamistaan palkoista.
Usein sijaismaksaja hoitaa avustettavan henkilön puolesta myös muut työnantajavelvollisuudet, kuten varsinaisen työnantajan ilmoitukset, työnantajan erillisilmoitukset ja sosiaalivakuutusmaksut.
Jotta hyvinvointialue voi hoitaa nämä asiat, sen pitää saada avustettavalta henkilöltä valtuutus. Valtuutuksesta huolimatta sairausvakuutusmaksuvelvoite jää silti edelleen avustettavalle henkilölle. Voidakseen hoitaa myös sairausvakuutusmaksut hyvinvointialue tarvitsee avustettavan henkilön oma-aloitteisten verojen maksuviitteen.
Lue lisää sijaismaksajan ja varsinaisen työnantajan ilmoituksista
Hyvinvointialue maksaa erilaisia palkkioita
Hyvinvointialueiden on ilmoitettava tulorekisteriin maksamansa palkkiot, kuten työkorvaukset, kokouspalkkiot ja kustannusten korvaukset. Kun työkorvauksen maksaja kuuluu julkisten alojen eläkelain piiriin (JuEL), sen pitää maksaa työnantajan työeläkevakuutusmaksu yksityishenkilön toimeksiantosopimuksen perusteella, jos tulonsaajalla ei ole yrittäjän eläkelain mukaista vakuutusta. Tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin, eikä merkitystä ole sillä, vaikka tulonsaaja olisikin ennakkoperintärekisterissä.
Myös perhe- ja omaishoitotoiminta siirtyy hyvinvointialueille. Julkisten alojen eläkelain (JuEL) piiriin kuuluvat ne perhehoitajat, jotka ovat tehneet hyvinvointialueen kanssa toimeksiantosopimuksen.
Lue lisää erilaisten palkkioiden ilmoittamisesta ja kustannusten korvausten ilmoittamisesta.
Tulorekisteriä koskevissa Kevan ohjeissa on lisätietoa perhe- ja omaishoidon palkkioista, JuEL:n mukaan vakuutettujen työkorvauksista sekä luottamustoimien eri palkkioiden vakuuttamisesta.