Reformen av momsdeklarationen – kostnader och nyttor

Skatteförvaltningen har planerat reformen av momsdeklarationen i samarbete med kunder och intressentgrupper. Avsikten var att den nya momsdeklarationen skulle tas i bruk 2022 men på grund av den rådande coronavirussituationen och det ekonomiska läget har vi beslutat om att senarelägga införandet. Det finns ännu inte ett beslut om den nya tidsplanen.

Varför behöver momsdeklarationen förnyas?

Vi har redan länge varit medvetna om behovet att förnya momsdeklarationen. Deklarationen har praktiskt taget haft sin nuvarande form från och med att mervärdesskattelagen trädde i kraft för över 25 år sedan. Jämfört med många andra länder är momsdeklarationen i Finland ganska begränsad till sitt datainnehåll och dessutom obalanserad: många uppgifter rapporteras enligt det totala beloppet, medan vissa uppgifter å andra sidan ska rapporteras mycket noggrant.

En betydande del av momsriskerna anknyter till sådana special- och undantagssituationer som den nuvarande deklarationen inte ger uppgifter om. Dessutom har ett av problemen med den nuvarande deklarationen varit att alla nödvändigtvis inte alltid kan deklarera uppgifterna rätt. I och med den nya deklarationen kan Skatteförvaltningen således, utöver att rikta övervakningen noggrannare, också rikta handledning till dem som behöver det.

Vi har planerat reformen av momsdeklarationen i samarbete med kunder och intressentgrupper. Nyttor och kostnader med förnyelsen har vi utrett under 2017–2020 i samarbete med programvaruleverantörer inom ekonomiförvaltning och med bokföringsbyråer och kundföretag. Uppskattningarna om ändringens kostnader och nyttor för kunderna grundar sig på uppgifter som vi har fått in genom detta samarbete.

För att i utredningsarbete uppskatta hurdan påverkan ändringen har indelade vi kunderna i tre grupper enligt hurdan förväntad verkan på att deklarera ändringen för med sig. De olika gruppernas storleksklass är vad man ska fästa uppmärksamhet vid när man bedömer hur ändringen påverkar.

Ändringens kostnader

De kostnader som ändringarna i momsdeklarationen orsakar företag kan indelas i de kostnader av engångskaraktär som anknyter till införandet av ändringarna och de kontinuerliga årskostnader som anknyter till processerna när man deklarerar momsen. Systemkostnaderna av engångskaraktär beror väsentligt på hurdan systemarkitektur företaget har och i hurdana system de uppgifter som påverkar momsbeskattningen behandlas. De kontinuerliga kostnaderna berör endast de kunder som har specialfunktioner i momsbeskattningen, till exempel skattefri försäljning.

De kostnader av engångskaraktär som anknyter till införandet

Enligt utredningen behövs programändringar mest i de system som används av stora företag och i vilka arkitekturen i första hand byggts upp för andra än externa beräknings- och rapporteringsbehov och i vilka programvarorna har skräddarsytts företagsspecifikt. De systemkostnader som ändringen av momskoderna orsakar kommer att vara cirka 10 000 euro per större företag. Om företaget dessutom har skattefria försäljningar, blir kostnaderna för dem lika stora.

För små och medelstora företag, det vill säga för de flesta företag och bokföringsbyråer, kommer kostnaderna däremot inte att bli lika betydande. Dessa uppgiftslämnare använder ofta färdigprogram. Ändringarna i dessa program nyttjar härmed alla kunder på en gång och kostnaderna fördelas mellan flera användare. På basis av de uppskattningar som vi har fått kommer de systemkostnader som orsakas av ändringen endast att bli några euro per slutkund.

Utöver systemkostnaderna medför bland annat personalutbildningen kostnader i införandeskedet för små, medelstora och stora företag. För att minimera kostnaderna kommer Skatteförvaltningen att erbjuda kunderna heltäckande och högklassiga instruktioner om den nya momsdeklarationen.

De årliga kostnader som ändringen medför

Den nya momsdeklarationen medför årliga kostnader för en liten del av kunderna efter införandet. Kostnaderna anknyter till vissa undantagssituationer, speciellt till hur skattefria försäljningar deklareras. Dessa situationer gäller uppskattningsvis 2 procent av kunderna. Man har konstaterat att deklareringen av skattefria försäljningar är den systemändring som orsakar mest kostnader när man flyttar över till den nya momsdeklarationen.

Det är också möjligt att påverka behandlingen av skattefria försäljningar och gränsfall i momsdeklarationen med hjälp av Skatteförvaltningens exakta och tillräckliga anvisningar. Därtill är det värt att observera att försäljningen för respektive kund i regel består av sinsemellan likartade försäljningar. Således räcker det med att man en gång har gjort ett avgörande som gäller momsbeskattningen eftersom samma avgörande kan utnyttjas för att behandla motsvarande bokföringsposter även i fortsättningen. Med beaktande av dessa omständigheter har det uppskattats att momsdeklareringens inverkan på den årliga arbetsmängden skulle vara 15 % av kostnaderna under införandeskedet, vilket är cirka 200–500 euro per år beroende på företagets storlek.

Sammandrag av kostnaderna per kundgrupp

I följande tabell finns ett sammandrag av de uppskattade kostnaderna skilt för varje kundgrupp. Beräkningarna baserar sig på uppgifter från kundsamarbetet med företag, bokföringsbyråer och programvaruleverantörer 2017–2020.

* Den årliga kostnadspåverkan bildas av vissa undantagssituationer, t.ex. vid behandlingen av skattefria försäljningar för momsdeklarationen. Dessa situationer gäller uppskattningsvis 2 procent av kunderna.

Kostnader för Skatteförvaltningen

För Skatteförvaltningens del kan kostnaderna för att förnya momsdeklarationen jämföras med andra blankettändringar som vi genomför flera av varje år, exempelvis beroende på antalet lagstiftningsförändringar och den verkan de har på deklarationer och anmälningar. Reformen av deklarationen förutsätter ändringar bland annat i inkommande dataflöden, beräkningsregler och MinSkatt. Vi måste även förbereda oss på att kundernas behov av rådgivning tillfälligt ökar på grund av ändringen. Systemkostnaderna av engångskaraktär och övriga kostnader som anknyter till införandet är 0,4–0,8 miljoner euro för Skatteförvaltningen.

Nyttan av reformen

Den nya momsdeklarationen är mer handledande och logisk än den nuvarande vilket exempelvis möjliggör en bättre riktad kundhandledning i MinSkatt och i andra kanaler. För de flesta kunder underlättar det förnyade innehållet i deklarationen kundens verksamhet.

Den nya momsdeklarationen motsvarar även i övrigt de uppgifter som ska specificeras i bokföringen och därmed är det lättare att avstämma momsdeklarationen mot bokföringen i fortsättningen.

Logiken i deklarationen och den förenklade avstämbarheten uppskattas medföra en årlig nytta på 4,9 miljoner euro för små och medelstora företag samt dessas bokföringsbyråer. Enligt Ekonomiadministrationsförbundet är ändringen av momsdeklarationen relativt smidigt genomförbar i bokföringssystemen för små och medelstora finländska företag.

När momsrapporteringen i fortsättningen är noggrannare ger den Skatteförvaltningen en bättre bild av kundens verksamhet. På grund av den nuvarande begränsade deklarationen är det i momsövervakningen svårt att identifiera de deklarationer till vilka det anknyter en risk att agera fel. Vi måste tyvärr ofta fråga kunderna om ytterligare uppgifter med en utredningsbegäran också i sådana fall som sedan slutligen inte kräver åtgärder.

I och med den nya deklarationen kan Skatteförvaltningen rikta handledningen bättre till de kunder som på grund av okunskap har fel i deklarationen och övervakningen till de kunder som det anknyter beskattningsmässiga risker till.

När Skatteförvaltningen får uppgifter på en exaktare nivå i och med den nya deklarationen minskar utredningsbegärandena för de kunders del vars uppgifter framgår med tillräcklig noggrannhet i den nya deklarationen. I och med den nya momsdeklarationen blir det möjligt att behandla en betydande del av momsdeklarationerna automatiskt och utan kundkontakter. Detta har uppskattats föra med sig en årlig besparing på cirka 367 000 euro.

Dessutom blir utredningsbegärandena lättare i de fall där mer uppgifter behövs och eftersom momsdeklarationen innehåller noggrannare uppgifter uppskattas behovet att fråga allmänna frågor om verksamhetens natur minska med cirka 20 %.

Utredningsbegärandena har ökat den administrativa bördan för kunderna i synnerhet om momsåterbäringarna har blivit fördröjda på grund av utredningen och i värsta fall rentav äventyrat företagets likviditet. Därför är det också till fördel för företagen att övervakningen blir bättre riktad och förfarandet vid utredningsbegäranden lättad. Skatteförvaltningen kommer i anknytning till ändringen att noggrant följa upp antalet utredningsbegäranden och hur de riktas.

Att Skatteförvaltningens verksamhet sker allt mer i realtid, är föregripande och effektiv kan anses vara en fördel för hela samhället och även för skattebetalarföretagen. När Skatteförvaltningen kan ingripa i de upptäckta risksituationerna mer i realtid än nu har kunderna möjlighet att ordna sin verksamhet så att de kan klara av sina lagstadgade skatteförpliktelser. Om verksamheten inte sker i realtid upptäcks riskerna ofta i efterhand i övervakningen. I dessa fall har den upptäckta risken eventuellt blivit så stor att företaget inte har en möjlighet att klara av den skatt som ska betalas och fortsätta med sin verksamhet, även om det skulle vara fråga om okunskap och inte om ett avsiktligt fel.

Om Skatteförvaltningens verksamhet sker mer i realtid och övervakningen har tillgång till exaktare uppgifter kan vi också bättre garantera en rättvist verkställd beskattning. Det är en fördel för de företag som agerar rätt att de företag som agerar fel avsiktligt eller på grund av okunskap inte får en bättre ekonomisk ställning på en konkurrerad marknad på grund av sina fel i beskattningen. Skatteförvaltningens förutsättningar för en effektiv verksamhet i realtid är således en fördel för hela samhället och varje skattebetalare – inte bara för att säkra intaget av skatteintäkter utan också för att säkra en konkurrensneutral marknad.

Ändringen av momsdeklarationen påverkar inte resursbehovet på Skatteförvaltningen. Den nya mer ingående momsdeklarationen har uppskattats effektivisera Skatteförvaltningens förfaranden och övervakning så att momsfelet skulle minska med över 60 miljoner euro på årsnivå. Momsintaget i andra länder har också noterats öka beroende på att kunderna i och med en ny mer logisk och handledande deklaration bättre kan deklarera uppgifterna rätt.

Den nya momsdeklarationen gör det möjligt att i fortsättningen övergå till faktura- och kvittospecifik rapportering. Det är fråga om ändringar som kompletterar varandra.