Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: sijaismaksajan maksamat suoritukset

Ohje on tarkoitettu sijaismaksajana toimiville tahoille ja varsinaisille työnantajille.

Ohjeessa kuvataan

• sijaismaksajan ja varsinaisen työnantajan velvollisuudet ilmoittaa tietoja tulorekisteriin
• sijaismaksajan tulorekisteriin antamat ilmoitukset 
• varsinaisen työnantajan tulorekisteriin antamat ilmoitukset sijaismaksajatilanteissa. 

Ohjeessa esitellään perustilanne ja siihen liittyvät ilmoitusvelvoitteet. Tämän lisäksi on erikseen kuvattu esimerkkien avulla yleisimpien sijaismaksajatilanteiden ilmoittaminen: Kelan, konkurssipesän, ja palkkaturvan maksamien suoritusten ilmoittaminen.

Ohjeen esimerkeissä ei esitetä kaikkia pakollisesti annettavia tietoja, vaan ainoastaan sijaismaksajatilanteiden ilmoittamisessa tarpeelliset tiedot. Esimerkeissä käytetyt rahasummat ovat esimerkinomaisia. Ennakonpidätys määräytyy saajakohtaisen ennakonpidätysprosentin perusteella.

Kotitalouden ilmoittamisvelvoitteita kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: kotitalous työn teettäjänä.

Tämä ohje korvaa aikaisemman Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: sijaismaksajan maksamat suoritukset -nimisen ohjeen.

Ohjeeseen on tehty seuraavat lisäykset ja täsmennykset:

• Luvussa 2.1 on täydennetty tekstiä tulonsaajan lisätietojen ilmoittamisesta sijaismaksajan ja varsinaisen työnantajan ilmoituksilla.
• Luvussa 2.2 on tarkennettu esimerkissä annettavia tietoja.
• Lukuun 2.3 on lisätty linkki luontoisetujen ilmoittamisen ohjeeseen.
• Luvussa 2.4 on täydennetty ohjeita Suomi.fi-valtuuksien hakemisesta ja ilmoituskanavien käytöstä.
• Lukuun 2.4.4 on lisätty uusi esimerkki jako-osuuksien ilmoittamisesta ja täydennetty olemassa olevaa esimerkkiä.

Ohjeen esimerkkien työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksujen sekä työnantajan sairausvakuutusmaksun määrät ovat vuoden 2023 tasolla. Kunakin vuonna voimassa olevat määrät ovat vakuuttamistietojen sivulla. Työntekijän työeläkevakuutusmaksun määränä esimerkeissä on käytetty alle 53-vuotiailla ja yli 62-vuotiailla käytössä olevaa määrää.

1 Yleistä sijaismaksajatilanteista

Sijaismaksajalla tarkoitetaan maksajaa, joka maksaa palkan tai muun suorituksen omilla varoillaan sen tahon puolesta, jolla on varsinainen maksuvelvollisuus (varsinainen työnantaja). Lisäksi sijaismaksaja hoitaa joko lain perusteella tai sopimuksesta tietojen ilmoittamisen viranomaisille varsinaisen työnantajan puolesta (esimerkiksi ilmoitukset tulorekisteriin). Pääsääntöisesti sijaismaksaja maksaa palkat ja toimittaa ennakonpidätyksen, mutta varsinainen työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut. 

Sijaismaksajina toimivat yleensä ulosottovirastot, hyvinvointialueet, Kela, Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset (ELY-keskukset) ja konkurssipesät. Sijaismaksajina voivat toimia myös muut maksajat, esimerkiksi taloudellisiin vaikeuksiin joutuneen työnantajan velkoja, takaaja tai muu maksaja sekä tietyissä poikkeustilanteissa myös asunto-osakeyhtiöt. Myös konserniyhtiöt ja ulkomaiset työnantajat voivat käyttää sijaismaksajia.

Sijaismaksajan käsite on pidettävä erillään asiamiehenä toimimisesta. Asiamies toimii varsinaisen maksajan (esimerkiksi työnantajan) lukuun ja hänen nimellään. Toimiminen perustuu yleensä valtuutukseen. Asiamies myös käyttää maksamisessa päämiehensä varoja. Asiamies ja varsinainen työnantaja voivat sopia, että asiamies hoitaa varsinaisen työnantajan puolesta myös kaikki tämän työnantajavelvollisuudet. Asiamiehenä toimimista ei käsitellä tarkemmin tässä ohjeessa.

Hyvinvointialueet ovat 1.1.2023 alkaen sijaismaksajina merkittävä toimija tilanteissa, joissa hyvinvointialue hoitaa henkilökohtaisen avustajan palkanmaksun ja tietojen ilmoittamisvelvoitteet avustettavan puolesta.

Sijaismaksaja voi ilmoittaa samassa aineistossa yhden varsinaisen työnantajan kaikkien työntekijöiden tiedot. Samassa aineistossa ei voi ilmoittaa sijaismaksajana maksettuja suorituksia ja saman tahon omille työntekijöilleen maksamia suorituksia. Lisätietoa ilmoittamisesta on muissa tulorekisterin yksityiskohtaisissa ohjeissa.

1.1 Sijaismaksajan velvollisuudet

Sijaismaksaja maksaa työntekijälle tai muulle tulonsaajalle suorituksen varsinaisen työnantajan puolesta omilla varoillaan. Sijaismaksajalla on ennakkoperintälain (1118/1996) mukaan velvollisuus toimittaa ennakonpidätys, vaikka työ, josta suoritus on maksettu, on tehty varsinaisen työnantajan lukuun. Jos suorituksen maksajan sijasta tämän takaaja, velkoja tai muu maksaja (sijaismaksaja) suorittaa palkkasaatavan tulonsaajalle, suorituksen maksanut on velvollinen toimittamaan maksettavasta määrästä ennakonpidätyksen, jos sitä ei ole aiemmin toimitettu. Vastaavalla tavalla ulosottoviranomainen on ennakonpidätysvelvollinen ulosotoissa kertyneistä varoista ja konkurssipesä suorituksesta, joka maksetaan pesään kuuluvasta omaisuudesta.

Sijaismaksajan on annettava tulorekisteriin ilmoitus maksamistaan palkoista ja toimittamistaan ennakonpidätyksistä. Sijaismaksajan on lisäksi ilmoitettava tulorekisteriin työntekijältä perityt työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut, jos sijaismaksaja on perinyt ja vähentänyt työntekijälle maksamastaan palkasta työntekijän sosiaalivakuutusmaksut. Tulo verotetaan tulonsaajan verotuksessa sijaismaksajan ilmoituksen perusteella. Vastaavalla tavalla takaaja, velkoja tai muu maksaja on velvollinen antamaan sijaismaksajana maksamistaan suorituksista ilmoituksen tulorekisteriin. Jos varsinainen työnantaja laiminlyö ilmoittamisvelvollisuutensa, työnantajan sosiaalivakuutusmaksut voidaan määrätä varsinaiselle työnantajalle jo sijaismaksajan ilmoitusten perusteella.

Sijaismaksajan velvollisuudet voivat vaihdella sen mukaisesti, mitä niistä on sovittu sijaismaksajan ja varsinaisen työnantajan välillä. Pääsääntöisesti sijaismaksaja ei ole velvollinen maksamaan työnantajan sosiaalivakuutusmaksuja, vaan niistä vastaa varsinainen työnantaja.

1.2 Työnantajan velvollisuudet

Vaikka palkan maksaa työnantajan puolesta sijaismaksaja, myös varsinainen työnantaja on velvollinen ilmoittamaan sijaismaksajan maksamat palkat palkkatietoilmoituksella jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Ilmoittamisessa käytetään erityisiä, sijaismaksajatilanteisiin tarkoitettuja tulolajeja.

Jos sijaismaksaja on maksanut vain sellaista tuloa, joka ei ole sosiaalivakuutusmaksujen perusteena, varsinaisen työnantajan ei tarvitse antaa palkkatietoilmoitusta tulorekisteriin.

Varsinainen työnantaja on velvollinen maksamaan työnantajan sosiaalivakuutusmaksut sijaismaksajan maksamien palkkojen perusteella. Tämä tarkoittaa sitä, että varsinaisen työnantajan on huolehdittava siitä, että hän järjestää työeläkevakuuttamisen jossain työeläkelaitoksessa (ottaa vakuutuksen jostain työeläkeyhtiöstä tai järjestää vakuuttamisen eläkesäätiön tai -kassan kautta) ja hänellä on siten käytössään eläkevakuuttamista varten tarvittava eläkejärjestelynumero.

Työnantajan velvoitteena on ottaa työtapaturma- ja ammattitautivakuutus tekemällä vakuutussopimus tapaturmavakuutusyhtiön kanssa. Vakuutus on otettava ennen työn aloittamista. Työnantaja on vakuutuksenottajana velvollinen maksamaan vakuutusmaksun. Tulorekisterin palkkatietoilmoituksella pitää ilmoittaa työtapaturmavakuutusyhtiön yhtiötunnus ja vakuutusnumero, jos työnantajalla on samanaikaisesti voimassa useampi kuin yksi työtapaturmavakuutus.

Työnantaja on myös velvollinen maksamaan työttömyysvakuutusmaksut ja tekemään palkkatietoilmoitukset tulorekisteriin. Vastaavasti työnantaja on velvollinen maksamaan ja ilmoittamaan työnantajan sairausvakuutusmaksun tulorekisteriin työnantajan erillisilmoituksella.

Kotitalouden ilmoittamisvelvoitteet kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: kotitalous työn teettäjänä.

1.3 Ilmoittamisen määräaika

Sijaismaksajan on annettava ilmoitukset rahana maksamistaan suorituksista pääsääntöisesti viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Suorituksen maksupäivällä tarkoitetaan sitä päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä, esimerkiksi nostettavissa tulonsaajan tililtä.

Varsinaisen työnantajan pitää antaa tulorekisteriin palkkatietoilmoitus sekä työnantajan erillisilmoitus palkanmaksukuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä (laki tulotietojärjestelmästä, 12 § 9 mom). Jos varsinainen työnantaja on lisäksi maksanut itse tulonsaajalle suorituksia, myös ne pitää ilmoittaa sijaismaksajan maksamien suoritusten lisäksi. Tällöin on kuitenkin huomioitava, että varsinaisen työnantajan maksamien suoritusten ilmoittamisen määräaika on pääsääntöisesti viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Ilmoittamisen määräajat ja niiden noudattamatta jättämisestä seuraavat sanktiot kuvataan tarkemmin ohjeissa Tulotietojen ilmoittaminen: seuraamusmaksut  sekä ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin.

1.4 Termistöä

Termit ja selitteet

Termi	Selite
Sijaismaksaja	Maksaja, joka maksaa palkan tai muun suorituksen omilla varoillaan sen tahon puolesta, jolla on varsinainen maksuvelvollisuus (varsinainen työnantaja).
Varsinainen työnantaja	Taho, jolla on juridinen velvollisuus maksaa palkka ja vakuuttaa työntekijä. Varsinainen työnantaja on taho, joka on palkannut työntekijän ja kenen lukuun työntekijä tekee työn.
Asiamies	Taho, joka toimii varsinaisen työnantajan lukuun ja hänen nimissään. Toimiminen perustuu yleensä valtuutukseen. Asiamies myös käyttää maksamisessa päämiehensä varoja.
Sopimustyönantaja	Työeläkealan käyttämä nimitys työnantajasta, jolla on voimassa oleva TyEL-vakuutus (eläkejärjestelynumero NN-xxxxxxxx) eli vakuutussopimus työeläkeyhtiön kanssa. Työnantajan on tehtävä vakuutussopimus, jos sillä on vähintään yksi vakituinen työntekijä tai jos se maksaa määräaikaisille työntekijöilleen palkkoja kuuden kuukauden aikana yhteensä vähintään 9 822 euroa (vuonna 2024).
Tilapäinen työnantaja	Työeläkealan käyttämä nimitys työnantajasta, jolla ei ole voimassa olevaa TyEL-vakuutusta eli vakuutussopimusta työeläkeyhtiön kanssa. Työnantajan ei tarvitse tehdä vakuutussopimusta eli se voi toimia tilapäisenä työnantajana, jos sillä ei ole yhtään vakituista työntekijää ja jos se maksaa määräaikaisille työntekijöilleen palkkoja kuuden kuukauden aikana yhteensä vähemmän kuin 9 822 euroa (vuonna 2024).
Henkilökohtainen avustaja	Henkilökohtaisella avustajalla tarkoitetaan työntekijää, joka on palkattu esimerkiksi vaikeavammaisen henkilön avustajaksi.
Avustettava	Tarkoitetaan avustettavana olevaa henkilöä eli varsinaista työnantajaa. Avustettava voi olla esimerkiksi alaikäinen tai vajaavaltainen henkilö.
Sijaismaksajan ilmoitus	Sijaismaksajan ilmoituksella tarkoitetaan sijaismaksajan antamaa palkkatietoilmoitusta, jonka hän on velvollinen antamaan maksamisensa suoritusten perusteella tulorekisteriin jokaisesta tulonsaajasta.
Varsinaisen työnantajan ilmoitus	Varsinaisen työnantajan ilmoituksella tarkoitetaan tulonsaajan palkkatietoilmoitusta, jonka varsinainen työnantaja antaa tulorekisteriin niistä palkoista, jotka sijaismaksaja on maksanut. Lisäksi varsinaisen työnantajan on ilmoitettava mahdolliset muut itse tulonsaajalle maksamansa suoritukset. Lisäksi varsinaisen työnantajan ilmoituksella tarkoitetaan varsinaisen työnantajan antamaa työnantajan erillisilmoitusta sairausvakuutusmaksun yhteismäärästä.

2 Sijaismaksajan maksamien suoritusten ilmoittaminen tulorekisteriin eri tilanteissa

2.1 Perustilanne

Sijaismaksaja ilmoittaa rahana maksamansa suoritukset ja mahdolliset muut rahanarvoiset edut tulorekisteriin pääsääntöisesti viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen palkkatietoilmoituksella. Sijaismaksajalla on käytössään kaikki tulorekisterissä käytössä olevat tulolajit. Sijaismaksaja ilmoittaa esimerkiksi maksetut rahapalkat tulorekisteriin joko suppealla ilmoitustavalla (ilmoitustapa 1) tai laajalla ilmoitustavalla (ilmoitustapa 2). Palkkojen ilmoittaminen kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät. Sijaismaksaja ilmoittaa Sijaismaksaja-tietoryhmässä olevansa sijaismaksaja ja ilmoittaa varsinaisen työnantajan asiakastunnisteen.

Tulo ja siitä toimitettu ennakonpidätys otetaan huomioon tulonsaajan verotuksessa sijaismaksajan antaman ilmoituksen perusteella. Sijaismaksajan ilmoituksella on siten annettava sellaiset tulonsaajan lisätiedot, jotka vaikuttavat verotukseen. Tällaisia lisätietoja ovat:

• Ulkomailla asuva vuokratyöntekijä
• Rajakunnassa työskentelevä henkilö
• Ulkomailla työskentelevä henkilö
• Urheilija
• Esiintyvä taiteilija
• Tulonsaaja on oleskellut Suomessa enintään 183 päivää verosopimuksessa tarkoitettuna ajanjaksona
• Ahvenanmaan maantielautalla työskentelevä henkilö
• Yrittäjä, ei YEL- tai MYEL-vakuuttamisvelvollisuutta
• Laskutuspalvelua käyttävä henkilö, jolla ei ole Y-tunnusta
• Diplomaattisen edustuston maksamaa palkkaa saava henkilö
• EPPO-lain mukaista vakuutuspalkkaa saava henkilö
• Työnantaja maksaa työntekijän puolesta verot (nettopalkkasopimus).

Sen sijaan työnantajan sosiaalivakuutusmaksut määräytyvät varsinaisen työnantajan antaman palkkatietoilmoituksen ja työnantajan erillisilmoituksen perusteella. Koska sosiaalivakuutusmaksujen perusteena käytetään varsinaisen työnantajan antamaa ilmoitusta, on varsinaisen työnantajan ilmoituksella annettava sellaiset tulonsaajan lisätiedot, joita sosiaalivakuuttajat tarvitsevat. Tällaisia lisätietoja ovat:

• osaomistaja
• osakasasemassa maksajaan

Tulonsaajan lisätietoja käytetään silloin, kun tulonsaajan lisätiedon selitteessä kuvattu tilanne tai ehto pätee tulonsaajaan. Lue lisää ohjeesta Palkat: Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin luvusta 4.2 Tulonsaajan lisätiedot.

Varsinaisen työnantajan on annettava tulorekisteriin palkkatietoilmoitus sijaismaksajan maksamista palkoista. Lisäksi on yleensä annettava myös työnantajan erillisilmoitus. Jos varsinainen työnantaja maksaa itse suorituksia tulonsaajalle, nekin on ilmoitettava. Varsinaisen työnantajan ilmoituksen voi antaa myös muu taho, esimerkiksi sijaismaksaja, jos sijaismaksaja ja varsinainen työnantaja ovat erikseen sopineet tästä. Vastuu tietojen ilmoittamisesta on tällöinkin varsinaisella työnantajalla.

Jos sijaismaksaja on maksanut vain sellaista tuloa, joka ei ole sosiaalivakuutusmaksujen perusteena, varsinaisen työnantajan ei tarvitse antaa palkkatietoilmoitusta tulorekisteriin. 

Varsinaisen työnantajan on annettava palkkatietoilmoitus tulorekisteriin erityisesti sijaismaksajatilanteita varten tarkoitetulla tulolajeilla (ks. luettelo alla). Jos tulonsaajalle maksettu palkka on kaikkien sosiaalivakuutusmaksujen alainen, varsinainen työnantaja ilmoittaa palkan tulolajilla ”Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksu)”. Jos palkka on ainoastaan jonkin työnantajamaksun alainen, tulo ilmoitetaan kyseistä vakuutusmaksua koskevalla tulolajilla. Jos tulo olisi esimerkiksi pelkästään työnantajan sairausvakuutusmaksun alainen, se ilmoitettaisiin tulolajilla ”Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksun”. Sijaismaksajatilanteita varten tarkoitettuja tulolajeja voi antaa useita samasta suorituksesta (katso luvun 2.1. esimerkki 3, taulukko 2 ja luvun 2.5 esimerkki 9, taulukko 2).

Varsinainen työnantaja voi käyttää ilmoituksessaan seuraavia tulolajeja:

Koodiarvot ja tulolajien nimet

Koodi*	Tulolajin nimi
321	Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)
322	Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan työeläkevakuutusmaksun
323	Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan työttömyysvakuutusmaksun
324	Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun
325	Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksun

 * Tulolajin nimen edessä oleva koodi on palkkatietoilmoituksessa käytettävä tulolajin koodiarvo. 

Maksettu suoritus ilmoitetaan sen mukaisesti, mitä eri työnantajavelvollisuuksia työnantajalla kyseisestä tulosta on.

Varsinaisen työnantajan on ilmoitettava kaikki tietoja hyödyntävien käyttäjien tarvitsemat tiedot työnantajasta ja tulonsaajasta. Näin ollen jos varsinainen työnantaja on esimerkiksi tilapäinen työnantaja, työnantajan on ilmoitettava työeläkelaitoksen tarvitsemat tarkemmat yhteystiedot. Vastaavasti tulonsaajasta on ilmoitettava käyttäjien tarvitsemat tiedot, esimerkiksi jos tulonsaaja on rajoitetusti verovelvollinen. Lisäksi suositellaan, että varsinainen työnantaja ilmoittaisi tarvittavat palvelussuhdetiedot tulonsaajasta ja myös mahdolliset poissaolotiedot. Tulojen ansaintakausien ilmoittamista suositellaan, koska tietoa tarvitsee moni tiedon käyttäjistä.

Jos sijaismaksaja on maksanut palkkaa kaksi kertaa kuukauden aikana, varsinaisen työnantajan palkkatietoilmoituksella voidaan antaa kumpi tahansa maksupäivä. Tärkeintä on se, että ilmoitus kohdistuu oikealle maksukuukaudelle. Vaihtoehtoisesti varsinainen työnantaja voi halutessaan antaa kummastakin sijaismaksajan maksamasta suorituksesta erilliset palkkatietoilmoitukset.

Varsinaisen työnantajan on sijaismaksajan maksamien suoritusten lisäksi ilmoitettava itse tulonsaajalle maksamansa suoritukset. Tällöin on kuitenkin huomioitava, että varsinaisen työnantajan maksamien suoritusten ilmoittamisen määräaika on pääsääntöisesti viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Jos suorituksen maksajana on luonnollinen henkilö tai kuolinpesä, jota ei ole merkitty Verohallinnon ylläpitämään työnantajarekisteriin, tiedot työnantajan itsensä maksamista suorituksista voidaan antaa samassa määräajassa kuin sijaismaksajan maksamista palkoista, eli seuraavan kalenterikuukauden viidenteen päivään mennessä.

Varsinaisen työnantajan ja sijaismaksajan palkanmaksukaudet voivat poiketa toisistaan.

Varsinaisen työnantajan pitää antaa tulorekisteriin myös työnantajan erillisilmoitus, jossa työnantaja ilmoittaa laskemansa työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärän ja työnantajan sairausvakuutusmaksusta mahdollisesti vähennettävien erien perusteella laskemansa vähennettävän määrän. Kotitalouden on annettava työnantajan erillisilmoitus, jos yhdelle tulonsaajalle maksettu palkka ylittää 1 500 euroa vuodessa. Kotitalouden ilmoittamisvelvoitteet kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: kotitalous työn teettäjänä.

Työnantajan erillisilmoituksen antamiseen vaikuttaa se, maksaako varsinainen työnantaja palkkoja säännöllisesti vai satunnaisesti sekä se, onko maksettu suoritus ollut sairausvakuutusmaksun perusteena olevaa tuloa vai muuta tuloa.

• Sijaismaksaja maksaa kuukauden aikana suorituksia, jotka ovat sairausvakuutusmaksun alaisia ja varsinainen työnantaja on säännöllinen työnantaja:
  • Varsinainen työnantaja ilmoittaa työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärän joka kuukausi.
• Sijaismaksaja maksaa kuukauden aikana suorituksia, jotka ovat sairausvakuutusmaksun alaisia ja varsinainen työnantaja on satunnainen työnantaja:
  • Varsinainen työnantaja ilmoittaa työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärän niiltä kuukausilta, kun palkkoja on maksettu.
• Sijaismaksaja maksaa kuukauden aikana pelkästään sellaisia suorituksia, jotka eivät ole sairausvakuutusmaksun alaisia ja varsinainen työnantaja on säännöllinen työnantaja:
  • Jos suoritus on ollut esimerkiksi työkorvausta, ulkopuoliselle maksettua kokouspalkkiota tai kustannusten korvauksia, varsinainen työnantaja ilmoittaa työnantajan sairausvakuutusmaksun määränä 0 euroa.
• Sijaismaksaja maksaa kuukauden aikana pelkästään sellaisia suorituksia, jotka eivät ole sairausvakuutusmaksun alaisia ja varsinainen työnantaja on satunnainen työnantaja:
  • Jos suoritus on ollut esimerkiksi ulkopuoliselle maksettua kokouspalkkiota tai kustannusten korvauksia, varsinainen työnantaja ilmoittaa työnantajan sairausvakuutusmaksun määränä 0 euroa.
  • Jos suoritus on ollut esimerkiksi työkorvausta, ei työnantajan erillisilmoitusta tarvitse antaa.

Palkkaturvana maksettavien suoritusten ilmoittaminen ja konkurssipesän maksamien suoritusten ilmoittaminen kuvataan erikseen kohdassa 2.4.

Ilmoittaminen kootusti perustilanteessa

Taulukko: Ilmoittaminen kootusti perustilanteessa

1. Palkkatietoilmoitus (sijaismaksaja)
Maksajan Y-tunnus	Käytettävissä olevat tulolajit	Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*	Muita huomioita
Sen tahon Y-tunnus, joka maksaa tulon varsinaisen työnantajan puolesta	Kaikki tulorekisterin tulolajit (100–400-sarjat) sen mukaisesti, mitä on maksettu ja peritty	Ei anneta	Ilmoitus annetaan jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Ilmoituksella annetaan myös ”Toimii sijaismaksajana” -tieto sen tahon Y-tunnus, jonka puolesta sijaismaksaja maksaa suorituksen (varsinaisen työnantajan asiakastunniste).
2. Palkkatietoilmoitus (varsinainen työnantaja)
Maksajan Y-tunnus	Käytettävissä olevat tulolajit	Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*	Muita huomioita
Varsinaisen työnantajan Y-tunnus	321 Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) tai vaihtoehtoisesti tulolajit 322–325 sen mukaisesti, minkä sosiaalivakuutusmaksujen alainen sijaismaksajan maksama tulo on ollut	Varsinaisen työnantajan eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero	Ilmoitus annetaan jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Jos sijaismaksajan maksama tulo ei ole sosiaalivakuutettavaa tuloa, varsinaisen työnantajan palkkatietoilmoitusta ei anneta. Ilmoituksella suositellaan annettavaksi myös palvelussuhdetiedot poissaolotiedot tulojen ansaintakaudet.
2. Työnantajan erillisilmoitus (varsinainen työnantaja)
Maksajan Y-tunnus	Käytettävissä olevat tulolajit	Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*	Muita huomioita
Varsinaisen työnantajan Y-tunnus	101 Ei palkanmaksua 102 Työnantajan sairausvakuutusmaksu (yhteismäärä) 103 Työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset	Varsinaisen työnantajan eläkejärjestelynumero annetaan, jos ilmoitetaan Ei palkanmaksua -tieto (101)	Työnantajan erillisilmoituksen antamiseen vaikuttaa maksaako varsinainen työnantaja palkkoja säännöllisesti vai satunnaisesti onko maksettu suoritus ollut sairausvakuutusmaksun perusteena olevaa tuloa vai muuta tuloa. Ks. tarkempi ohjaus kohdasta 2.1.

* Työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero on annettava ilmoituksella vain, jos työntekijät on vakuutettu useammalla kuin yhdellä työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksella.

Jos varsinainen työnantaja maksaa itse suorituksia tulonsaajalle sijaismaksajan maksamien suoritusten lisäksi, varsinaisen työnantajan on ilmoitettava myös itse tulonsaajalle maksamansa suoritukset sekä tulosta toimitettu ennakonpidätys ja siitä perityt työntekijän sosiaalivakuutusmaksut.

2.2 Hyvinvointialue sijaismaksajana (henkilökohtainen avustaja ja avustettava)

Henkilökohtaisen avustajan palkkaamiseen liittyy työnantajavelvoitteita. Monet hyvinvointialueet tai hyvinvointiyhtymät ovat tehneet avustettavan kanssa sopimuksia henkilökohtaisen avustajan palkanmaksuun liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitamisesta.

Hyvinvointialue toimii sijaismaksajana, kun se maksaa henkilökohtaisen avustajan palkat omista varoistaan. Hyvinvointialue antaa ilmoituksen sijaismaksajana kohdan 2.1 mukaisesti. Usein hyvinvointialue  hoitaa avustettavan puolesta myös muut työnantajavelvollisuudet, kuten antaa varsinaisen työnantajan puolesta palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoitukset tulorekisteriin sekä maksaa sosiaalivakuutusmaksut sosiaalivakuuttajille. Hyvinvointialue toimii tältä osin varsinaisen työnantajan puolesta sopimukseen perustuen asiamiehenä hoitaen vakuuttamisen, vakuutusmaksujen maksamisen ja ilmoittamisen.

Kun on kyse sijaismaksajatilanteesta ja avustettava on alaikäinen, tulorekisteriin ilmoitetaan varsinaisen työnantajan tietona aina avustettavan henkilön tiedot. Näin tehdään, vaikka mahdollisia sopimuksia olisi solmittu huoltajan kanssa.

Sijaismaksajana voi toimia hyvinvointialueen lisäksi myös hyvinvointiyhtymä.

2.3 Yksityisen hoidon tuki (palkkaa)

Kela ilmoittaa tiedot sijaismaksajana niistä palkoista, jotka se on maksanut perheeseen työsuhteessa olevalle hoitajalle. Kela toimii yksityisen hoidon tuessa sijaismaksajana, eikä maksa yksityisen hoidon tuesta sosiaalivakuutusmaksuja. Kela ei myöskään peri maksamastaan suorituksesta työntekijän sosiaalivakuutusmaksuja.

Perheenjäsen (perhe) vastaa työsopimussuhteisen hoitajan työnantajavelvoitteista ja sosiaalivakuutusmaksuista myös yksityisen hoidon tuen osalta. Perheenjäsenellä tarkoitetaan sitä henkilöä, joka on tehnyt Kelalle hakemuksen yksityisen hoidon tuesta.

Perheenjäsen on velvollinen ottamaan työsuhteessa olevalle hoitajalle työeläkevakuutuksen ja maksamaan työttömyysvakuutusmaksut.  Perheenjäsenen on myös otettava tapaturmayhtiöstä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus ennen kuin lastenhoitaja aloittaa työnsä. Edellä kuvatussa tilanteessa Kela ilmoittaa sijaismaksajan ilmoituksella varsinaisen työnantajan tietona sen perheenjäsenen tiedot, joka vastaa työnantajavelvoitteista. Perheenjäsen hoitaa työnantajavelvoitteet ja ilmoittaa maksetut palkat ja muut palkkatietoilmoituksen tiedot varsinaisen työnantajan ilmoituksella. Perheenjäsen käyttää varsinaisen työnantajan käyttöön varattuja tulolajeja. Tärkeää on, että sama perheenjäsen, joka on tehnyt Kelalle hakemuksen yksityisen hoidon tuesta, tekee myös sopimukset eläke- ja työtapaturmavakuutuksista. Lisäksi on tärkeää merkitä saman perheenjäsenen henkilötunnus varsinaisen työnantajan ilmoitukseen maksajaksi.

Työeläkevakuutusmaksu jakautuu työnantajan ja työntekijän maksuosuuteen, jotka molemmat määräytyvät prosenttiosuutena palkoista. Työntekijän osuus lasketaan perheenjäsenen maksaman bruttopalkan ja Kelan maksaman yksityisen hoidon tuen yhteismäärän perusteella, mutta perheenjäsen pidättää koko työntekijän osuuden hoitajalle maksamastaan palkasta. Työeläkeyhtiö veloittaa työnantajalta koko työeläkevakuutusmaksun, joka sisältää työnantajan ja työntekijän osuudet. Vastaava menettely on myös työttömyysvakuutusmaksussa. Jos työntekijälle maksetun palkan määrä ei riitä työntekijän maksuosuuden pidättämiseen, perheenjäsen maksaa työntekijän maksuosuuden työeläkeyhtiölle ja ilmoittaa työntekijän puolesta maksamansa työntekijän maksuosuudet luontoisetuna tulolajilla Muu luontoisetu (317) ja perittyinä työntekijämaksuina tulolajeilla Työntekijän työeläkevakuutusmaksu (413) ja Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu (414). Ilmoittaminen kyseisessä tilanteessa kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: Luontoisedut ja kustannusten korvaukset luvussa 1.3 Muut verotettavat luontoisedut.

Perheenjäsenen on ilmoitettava työsuhteisen lastenhoitajan saama palkaksi katsottu yksityisen hoidon tuki tulolajilla Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työantajan sosiaalivakuutusmaksut (321). Merkitystä ei ole sillä, maksaako perhe muuta tuloa lastenhoitajalle. Ilmoitus on annettava, vaikka perhe ei maksaisi muuta tuloa. Jos perhe maksaa lastenhoitajalle muuta tuloa saman kuukauden aikana, voidaan samalla ilmoituksella ilmoittaa sekä sijaismaksajan maksamat palkat että perheen maksamat muut suoritukset.

Kela ei peri maksamastaan suorituksesta työntekijän sosiaalivakuutusmaksuja. Perhe perii työntekijämaksut itse maksamansa palkan osuudesta ja lisäksi Kelan maksaman palkan osuudesta. Perheen on ilmoitettava omalla ilmoituksellaan työntekijän sosiaalivakuutusmaksut sekä itse maksamastaan tulosta että Kelan maksamasta tulosta.

Tärkeää on, että se perheenjäsen, joka on tehnyt Kelalle hakemuksen yksityisen hoidon tuesta, tekee eläkevakuutussopimuksen ja ilmoittaa henkilötunnuksellaan tiedot tulorekisteriin. Tiedot voi ilmoittaa tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa tai esimerkiksi Palkka.fi-palvelussa tai muussa vastaavassa palvelussa, joka muodostaa tarvittavat ilmoitukset tulorekisteriin.

Jos perhe maksaa lastenhoitajalle lisäksi muuta tuloa, myös se pitää ilmoittaa tulorekisteriin. Perheen maksamat muut suoritukset tulonsaajalle voidaan ilmoittaa samalla ilmoituksella, jolla ilmoitetaan sijaismaksajan maksamat palkat, jos suoritukset maksetaan samana maksupäivänä.

2.4 Palkkaturva ja konkurssitilanteet

Palkkaturvaa haetaan Uudenmaan Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta (ELY-keskukselta). Palkkaturvajärjestelmä turvaa työntekijän työsuhteesta johtuvien saatavien maksamisen työnantajan maksukyvyttömyyden varalta. Palkkaturva ei kuitenkaan välttämättä tarkoita sitä, että yritys olisi konkurssissa, vaan sillä voi olla vain tilapäisiä maksuvaikeuksia. Palkkaturvana maksetaan työntekijän työsuhteesta johtuvia saatavia, joiden peruste ja määrä on saatu selvitettyä. Palkkaturvan hakijana voi olla työntekijä tai työntekijäjärjestö, jolle työntekijä on siirtänyt saatavansa perittäväksi. Jos työnantaja on konkurssissa, tietyissä tilanteissa palkkaturvaa voi hakea työntekijöiden puolesta myös konkurssipesä. ELY-keskus perii maksetun palkkaturvan takaisin työnantajalta, tämän konkurssipesältä ja muilta mahdollisilta maksuvelvollisilta.

Konkurssitilanteissa sijaismaksajana on tilanteesta riippuen joko ELY-keskus (luku 2.4.1) tai konkurssipesä (luku 2.4.2).

Ilmoittamisessa on erityisen tärkeää huomioida, että tiedot ilmoitetaan oikealla maksajan tunnisteella:

• Jos kyse on valvottavista palkkasaatavista, ilmoita maksajan Y-tunnuksena varsinaisen työnantajan ilmoituksessa konkurssivelallisen Y-tunnus.
• Jos kyse on pesän massavelkaisesta vastuusta, ilmoita maksajan Y-tunnuksena varsinaisen työnantajan ilmoituksessa konkurssipesän Y-tunnus.

Sosiaalivakuuttajat saavat tunnisteen perusteella tiedon siitä, millaisista palkoista on kyse, ja määräävät maksut oikein.

Valvottavia palkkasaatavia ovat ennen konkurssia syntyneet saatavat konkurssin asettamispäivään asti kyseinen päivä mukaan lukien. Valvottaviin saataviin kuuluvat käytännössä kaikki normaalisti niin sanotussa lopputilissä maksettavat saatavat, kuten lomakorvaukset. Massavelkaisia palkkoja taas ovat konkurssin alkamisen jälkeisenä aikana syntyneet saatavat, eli käytännössä yleensä vain kahden viikon irtisanomisajan palkat mahdollisine liitännäisineen. Lomakorvaus on massavelkainen saatava vain, jos se on työsuhteen aikana määräytynyt prosenttiperusteisesti.

Jos sijaismaksaja ilmoittaa konkurssitilanteiden palkkatietoja sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella tai latauspalvelussa, ilmoittajalla pitää olla Suomi.fi-valtuus hoitaa tulorekisteriasioita maksajan, varsinaisen työnantajan tai molempien puolesta. Konkurssitilanteissa ilmoituksia tehdään usein monen eri tahon puolesta. Jos esimerkiksi pesänhoitaja ilmoittaa tietoja sekä konkurssipesän että konkurssivelallisen puolesta, se tarvitsee erilliset valtuudet asioida näiden molempien puolesta.

• Konkurssipesän asioiden hoitoon käytetään konkurssipesän Y-tunnusta ja tälle Y-tunnukselle myönnettyä valtuutta. Y-tunnus pitää hakea konkurssipesälle erikseen Verohallinnolta, sitä ei saa automaattisesti. Konkurssivelallisen asioita hoidetaan sen omalla Y-tunnuksella.
• Asianhoitajana toimiva asianajotoimisto tai muu taho antaa asiointivaltuuden niille henkilöille, jotka toimivat pesänhoitajan ja selvittäjän tehtävissä. Pesänhoitajan pitää hakea Suomi.fi-valtuudet valtuushakemuksella. Valtuudet pitää hakea erikseen sekä konkurssipesän että konkurssivelallisen asioiden hoitoon. Valtuushakemuksia pitää siis tehdä kaksi: konkurssipesän Y-tunnuksella ja konkurssivelallisen Y-tunnuksella. Valtuushakemuksen liitteeksi lisätään tuomioistuimen todistus siitä, että henkilö on määrätty pesänhoitajaksi. Katso tarkemmat ohjeet valtuuttamiseen.

Sijaismaksaja voi ilmoittaa tiedot tulorekisteriin myös suoraan teknistä rajapintaa hyödyntävästä ohjelmasta, kuten palkanlaskentajärjestelmästä. Tällöin ilmoittaja tunnistetaan tulorekisterin myöntämällä varmenteella eikä Suomi.fi-valtuuksia tarvita. Lue lisää sähköisestä asioinnista tulorekisterissä. Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin paperilomakkeella vain erityisistä syistä. Lue lisää paperilomakkeiden käyttämisestä.

2.4.1 ELY-keskus maksaa palkan palkkaturvana

Kun Uudenmaan ELY-keskus maksaa työntekijöiden palkkaa palkkaturvana, ELY-keskus toimii sijaismaksajana. Se toimittaa palkasta ennakonpidätyksen ja vähentää siitä työntekijän työeläkevakuutusmaksun ja työttömyysvakuutusmaksun.

ELY-keskus antaa palkkatietoilmoitukset tulorekisteriin jokaisesta tulonsaajasta erikseen viimeistään viidentenä päivänä maksupäivästä. Varsinainen työnantaja antaa tulorekisteriin tulonsaajan palkkatietoilmoitukset ELY-keskuksen palkkaturvana maksamista palkoista käyttämällä kappaleessa 2.1 kuvattuja erityisiä, sijaismaksajatilanteita varten tarkoitettuja varsinaisen työnantajan tulolajeja. Lisäksi varsinainen työnantaja antaa työnantajan erillisilmoituksen. Varsinaisen työnantajan ilmoitukset (palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoitukset) annetaan palkanmaksukuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Varsinaisen työnantajan ilmoitukset annetaan joko varsinaisen työnantajan eli konkurssivelallisen tunnisteella tai konkurssipesän tunnisteella riippuen siitä, onko kyse valvottavasta vai massavelkaisesta palkkasaatavasta.

2.4.1.1 ELY-keskus maksaa valvottavia palkkasaatavia

Valvottavia palkkasaatavia ovat ne palkat ja korvaukset, jotka ovat syntyneet ennen yrityksen asettamista konkurssiin.

2.4.1.2 ELY-keskus maksaa massavelkaisia palkkoja

ELY-keskus voi maksaa palkkaturvana myös massavelkaisia palkkoja konkurssipesän puolesta. Massavelkaisia palkkoja ovat ne saatavat, jotka syntyvät konkurssiin asettamisen jälkeen.

2.4.2 Konkurssipesä maksaa palkan (nopeutettu palkkaturva)

Konkurssipesä voi hakea palkkaturvaa työntekijöiden puolesta tekemällä yhteisen hakemuksen Uudenmaan ELY-keskukselle. Nopeutettuna palkkaturvana voidaan hakea sekä valvottavia palkkasaatavia että massavelkaisia palkkoja.

Konkurssipesä hakee palkkaturvana palkkasaatavien bruttosummaa, josta on vähennetty työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut. Palkkaturva maksetaan konkurssipesän tilille. Pesä maksaa palkat työntekijöille, toimittaa palkoista ennakonpidätykset ja tekee mahdolliset muut tilitykset. Työnantajamaksut sekä työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut ovat joko työnantajan valvottavaa velkaa tai konkurssipesän velkaa saatavista riippuen.

Konkurssipesä antaa varsinaisen työnantajan ilmoitukset varsinaisen työnantajan eli konkurssivelallisen tunnisteella silloin, kun kyse on valvottavasta palkkasaatavasta, ja konkurssipesän tunnisteella silloin, kun kyse on massavelkaisesta palkkasaatavasta. Jos konkurssipesä jatkaa konkurssivelallisen liike- tai elinkeinotoimintaa ja maksaa konkurssin asettamisen jälkeen tehdystä työstä palkkoja, konkurssipesä toimii varsinaisena työnantajana. Tällöin konkurssipesä antaa omalla tunnisteellaan sekä palkkatietoilmoitukset että työnantajan erillisilmoitukset (poikkeuksena jäljempänä kuvattu valvottavien palkkasaatavien ilmoittaminen).

Jos konkurssipesä ei teetä irtisanomisaikana lainkaan töitä irtisanotulla työntekijällä, pitää konkurssipesän antaa tulorekisteriin kaksi palkkatietoilmoitusta, jotta tiedot välittyvät oikein eri vakuuttajille. Tästä poikkeustilanteesta tarkemmin luvussa 2.4.2.3.

2.4.2.1 Konkurssipesä maksaa valvottavia palkkasaatavia

Kun konkurssipesä hakee tulonsaajille kuuluvia valvottavia palkkasaatavia Uudenmaan ELY-keskukselta nopeutettuna menettelynä, ELY-keskus maksaa saatavien yhteissumman konkurssipesän tilille. Konkurssipesä maksaa palkat tulonsaajille, toimittaa ennakonpidätyksen, ja tekee ilmoitukset tulorekisteriin. Tällöin palkkaturvan myöntänyt Uudenmaan ELY-keskus ei anna mitään ilmoituksia. Tässä tapauksessa konkurssipesä toimii sijaismaksajana varsinaisen työnantajan eli konkurssivelallisen puolesta. ELY-keskus vähentää konkurssipesälle maksettavasta palkkaturvasta työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksun, joten konkurssipesä ei pidätä niitä palkasta. Ne pitää kuitenkin ilmoittaa konkurssipesän antamalla sijaismaksajan palkkatietoilmoituksella.

Konkurssipesä antaa ilmoitukset tulorekisteriin sijaismaksajana omalla Y-tunnuksellaan (katso esimerkki 11, taulukko 1). Konkurssipesä antaa myös varsinaisen työnantajan ilmoitukset. Varsinaisen työnantajan ilmoituksella maksajana ilmoitetaan konkurssiin menneen varsinaisen työnantajan tunniste (katso esimerkki 11, taulukko 2).

Kun konkurssipesä maksaa palkkoja nopeutetun palkkaturvan tilanteessa, samalla ilmoituksella ei voi ilmoittaa valvottavia ja massavelkaisia palkkoja, koska annettavat maksajan tiedot ovat erilaiset. Nopeutetussa palkkaturvassa annetaan tilanteesta riippuen joitakin seuraavista ilmoituksista:

1. Sijaismaksajan palkkatietoilmoitus (valvottavat palkat)
2. Varsinaisen työnantajan palkkatietoilmoitus konkurssivelallisen tunnisteella (valvottavat palkat)
3. Varsinaisen työnantajan palkkatietoilmoitus konkurssipesän tunnisteella (massavelkaiset palkat, ks. luku 2.4.2.3)
4. Työnantajan erillisilmoitus konkurssivelallisen tunnisteella
5. Työnantajan erillisilmoitus konkurssipesän tunnisteella

Alla kuvataan, missä tilanteissa eri ilmoitukset annetaan ja millä tunnisteella.

2.4.2.2 Konkurssipesä maksaa massavelkaisia palkkoja

Massavelkaisia palkkoja ovat konkurssin alkamisen jälkeisenä aikana syntyneet saatavat eli käytännössä yleensä vain kahden viikon irtisanomisajan palkat mahdollisine liitännäisineen. Lomakorvaus on massavelkainen saatava vain, jos se on työsuhteen aikana määräytynyt prosenttiperusteisesti.

Massavelkaisten palkkojen kohdalla kyseessä ei ole varsinainen sijaismaksajatilanne. Konkurssipesä maksaa palkat pesän varoista ja on myös velvollinen ottamaan työeläke- ja työtapaturmavakuutukset. Konkurssipesä antaa palkkatietoilmoituksen tulorekisteriin omalla Y-tunnuksellaan. Ilmoituksella ilmoitetaan niiden vakuutusten tiedot (eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero), jotka konkurssipesä on ottanut massavelkaisia palkkoja varten (ks. kuitenkin kohta 2.4.2.3, jos töitä ei teetetä irtisanomisaikana). Työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero on annettava ilmoituksella vain, jos työntekijät on vakuutettu useammalla kuin yhdellä työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksella. Tiedot ilmoitetaan tavallisella palkkatietoilmoituksella esimerkin 12 (taulukko 1) mukaisesti.

2.4.2.3 Poikkeustilanne: konkurssipesä ei teetä töitä irtisanotulla työntekijällä

Jos konkurssipesä ei teetä irtisanomisaikana lainkaan töitä irtisanotulla työntekijällä, pitää konkurssipesän antaa tulorekisteriin massavelkaisista palkoista kaksi palkkatietoilmoitusta, jotta tiedot välittyvät oikein eri tiedon käyttäjille. Konkurssipesä antaa omalla asiakastunnisteellaan palkkatietoilmoituksen, jossa suljetaan pois työtapaturmavakuutusvelvollisuus (katso esimerkki 13, taulukko 1). Tältä ilmoitukselta tieto välittyy esimerkiksi Verohallinnolle, Työllisyysrahastolle ja työeläkelaitokselle. Lisäksi konkurssipesä antaa konkurssivelallisen asiakastunnisteella toisen palkkatietoilmoituksen, jossa ilmoitetaan sama palkka tulolajilla Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun (324) (katso esimerkki 13, taulukko 2). Tältä ilmoitukselta tieto välittyy työtapaturmavakuutusyhtiölle.

2.4.2.4 Työnantajan erillisilmoitus konkurssitilanteissa

Kun maksetaan valvottavia palkkasaatavia, työnantajan erillisilmoitus annetaan konkurssivelallisen Y-tunnuksella. Kun maksetaan massavelkaisia palkkoja eli esimerkiksi irtisanomisajan palkkaa, se annetaan konkurssipesän Y-tunnuksella.

Jos yritys asetetaan konkurssiin kesken kuukauden, on konkurssiin asettamiskuukaudelta annettava kaksi työnantajan erillisilmoitusta. Konkurssivelallisen Y-tunnuksella ilmoitetaan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä konkurssiin asettamiseen asti ja konkurssipesän Y-tunnuksella sairausvakuutusmaksun määrä konkurssin jälkeiseltä ajalta.

2.4.3 Konkurssitilanteiden ilmoitukset taulukossa

Taulukossa kuvataan ilmoitukset, joita erilaisissa palkkaturvan maksamisen ja konkurssien tilanteissa pitää antaa.

Taulukko palkkatietoilmoitusten antamisesta erilaisissa palkkaturvan maksamisen ja konkurssien tilanteissa

Maksettavaksi tulevat palkat maksaa palkkaturva työntekijöiden omien hakemusten perusteella
1. Sijaismaksajan ilmoitus (Uudenmaan ELY-keskus maksaa palkan palkkaturvana ja antaa ilmoituksen)
Maksajan Y-tunnus: Uudenmaan ELY-keskuksen Y-tunnus Tulolaji: 100- ja 200-sarjan tulolajit Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Ei anneta.
2. Varsinaisen työnantajan ilmoitus (aika ennen konkurssia, valvottavat saatavat)
Maksajan Y-tunnus: Konkurssiin menneen työnantajan Y-tunnus Tulolaji: 321 Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Konkurssiin menneen työnantajan eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero
3. Varsinaisen työnantajan ilmoitus (konkurssin jälkeinen aika, massavelkaiset saatavat)
Maksajan Y-tunnus: Konkurssipesän Y-tunnus Tulolaji: 321 Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Konkurssipesän ottaman vakuutuksen eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero
Nopeutettu palkkaturva, maksettavaksi tulevat palkat ovat palkkaturvaa, jonka konkurssipesä jakaa työntekijöille: Valvottavat saatavat
1. Sijaismaksajan ilmoitus (konkurssipesä antaa ilmoituksen)
Maksajan Y-tunnus: Konkurssipesän Y-tunnus Tulolaji: 100- ja 200-sarjan tulolajit Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Ei anneta.
2. Varsinaisen työnantajan ilmoitus (konkurssipesä antaa ilmoituksen konkurssivelallisen puolesta)
Maksajan Y-tunnus: Konkurssiin menneen työnantajan Y-tunnus Tulolaji: 321 Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Konkurssiin menneen työnantajan eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero
Nopeutettu palkkaturva, maksettavaksi tulevat palkat on palkkaturvaa, jonka konkurssipesä jakaa työntekijöille: Massavelkaiset saatavat
1. Konkurssipesän palkkatietoilmoitus
Maksajan Y-tunnus: Konkurssipesän Y-tunnus Tulolaji: 100- ja 200-sarjan tulolajit Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Konkurssipesän ottaman vakuutuksen eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero
Poikkeustapaus: konkurssipesä ei teetä töitä irtisanotulle työntekijälle irtisanomisaikana, mutta maksaa irtisanomisajan palkan massavelkaisena palkkasaatavana
1. Konkurssipesän palkkatietoilmoitus
Maksajan Y-tunnus: Konkurssipesän Y-tunnus Tulolaji: 100- ja 200-sarjan tulolajit Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Konkurssipesän ottaman vakuutuksen eläkejärjestelynumero Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: Ei vakuuttamisvelvollisuutta: (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)
2. Konkurssivelallisen palkkatietoilmoitus
Maksajan Y-tunnus: Konkurssiin menneen työnantajan Y-tunnus Tulolaji: 324 Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Konkurssiin menneen työnantajan työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero
Maksettavaksi tulevat palkat ei palkkaturvaa (konkurssipesä maksaa palkat omilla varoillaan)
1. Sijaismaksajan ilmoitus (aika ennen konkurssia, valvottavat saatavat)
Maksajan Y-tunnus: Konkurssipesän Y-tunnus Tulolaji: 100- ja 200-sarjan tulolajit Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Ei anneta.
2. Varsinaisen työnantajan ilmoitus (aika ennen konkurssia, valvottavat saatavat)
Maksajan Y-tunnus: Konkurssiin menneen työnantajan Y-tunnus Tulolaji: 321 Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Konkurssiin menneen työnantajan eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero
3. Varsinaisen työnantajan ilmoitus (konkurssin jälkeinen aika, huom. tämä ei ole varsinainen sijaismaksajatilanne)
Maksajan Y-tunnus: Konkurssipesän Y-tunnus Tulolaji: 100- ja 200 -sarjan tulolajit, jos ei ole kyse sijaismaksajatilanteesta Eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero*: Konkurssipesän ottaman vakuutuksen eläkejärjestelynumero ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero

* Työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero on annettava ilmoituksella vain, jos työntekijät on vakuutettu useammalla kuin yhdellä työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksella.

2.4.4 Jako-osuuksien maksaminen

Kun konkurssipesä on selvitetty, maksettavista jako-osuuksista annetaan tulorekisteriin pääsääntöisesti seuraavat ilmoitukset:

• sijaismaksajan palkkatietoilmoitus konkurssipesän Y-tunnuksella, siten että Sijaismaksaja-tietoryhmässä ilmoitetaan varsinaisen työnantajan tunnisteena konkurssivelallisen Y-tunnus
• varsinaisen työnantajan palkkatietoilmoitus konkurssivelallisen Y-tunnuksella, siten että maksettu suoritus ilmoitetaan sijaismaksajatilanteiden tulolajeilla 321–325 sen mukaisesti, minkä vakuutusmaksujen alainen maksettu tulo on ollut
• työnantajan erillisilmoitus konkurssivelallisen Y-tunnuksella.

Jako-osuuksista ei yleensä tarvitse periä sosiaalivakuutusmaksuja, tästä kuitenkin työnantajan sairausvakuutusmaksu on poikkeus. Lue lisää Verohallinnon ohjeesta konkurssipesän pesänhoitajalle. Lisäksi vakuutusmaksut pitää  periä vain silloin, jos palkkasaatavalle poikkeuksellisesti kertyy täysi jako-osuus.

Jos jako-osuudesta ei tarvitse periä jotakin sosiaalivakuutusmaksua ainoastaan sen vuoksi, että täyttä jako-osuutta ei kerry, ilmoituksessa ei käytetä Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietoja. Maksujen perimättä jättäminen tässä tilanteessa ei tarkoita, ettei suoritus olisi sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietoja käytetään vain tilanteissa, joissa maksajalla ei ole velvollisuutta vakuuttaa tulonsaajaa esimerkiksi sen takia, että tulonsaaja on tietyn ikäinen. Jako-osuuksia maksettaessa kyse ei yleensä ole tällaisesta vakuuttamisvelvollisuuden poikkeuksesta. Jos saatavalle ei kerry täyttä jako-osuutta ja tämän lisäksi jokin muu syy kuten ikä aiheuttaa sen, ettei maksajalla ole velvollisuutta vakuuttaa tulonsaajaa, vakuuttamisen poikkeustilanteen tyypit ilmoitetaan normaalisti tulorekisterin ohjeistuksen mukaan. Lue lisää konkurssiasiain neuvottelukunnan suosituksesta 04: Työsuhteisiin liittyvät kysymykset konkurssissa.

Jos konkurssipesä jättää jonkin sosiaalivakuutusmaksun perimättä siksi, että saatavalle ei kerry täyttä jako-osuutta, kyseisen sosiaalivakuutusmaksun tulolajia ei ilmoiteta palkkatietoilmoituksella lainkaan.

2.5 Tietojen korjaaminen sijaismaksajatilanteissa

Suorituksen maksaja on vastuussa tulorekisteriin talletettaviksi antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta. Sijaismaksajatilanteissa korjaaminen voi edellyttää toimenpiteitä sekä sijaismaksajalta että varsinaiselta työnantajalta. Usein sijaismaksajan on korjattava annettua sijaismaksajan palkkatietoilmoitusta, ja varsinaisen työnantajan on vastaavasti korjattava annettua varsinaisen työnantajan palkkatietoilmoitusta sekä työnantajan erillisilmoitusta. Se, mitä ilmoituksia ja kenen pitää korjata, riippuu kustakin yksittäisestä tilanteesta.

Tiedot korjataan tulorekisteriin pääsääntöisesti antamalla korvaava ilmoitus samalle maksupäivälle kuin alkuperäinen ilmoitus. Korvaavalla ilmoituksella annetaan kaikki alkuperäisellä ilmoituksella oikein olleet tiedot sekä mahdolliset uudet ja muuttuneet tiedot. Korjaus kohdistetaan alkuperäiseen ilmoitukseen ilmoitusviitteellä. Tuloja ei voi korjata käyttämällä negatiivisia eli miinusmerkkisiä lukuja.

Tietyissä tilanteissa aiemmin annettu ilmoitus on mitätöitävä ja annettava kokonaan uusi ilmoitus. Alkuperäinen ilmoitus on mitätöitävä esimerkiksi silloin, kun korjataan maksupäivää, palkanmaksukautta tai Sijaismaksaja-tietoryhmässä annettua varsinaisen työnantajan asiakastunnistetta.

Lue lisää tietojen korjaamisesta ohjeesta Tietojen korjaaminen tulorekisterissä, esimerkiksi tietojen korjaamista mitätöimällä on käsitelty tarkemmin ohjeen luvussa 6. Tässä ohjeessa kuvataan seuraavaksi tarkemmin nimenomaan sijaismaksajatilanteisiin liittyviä perusteettoman edun ja takaisinperinnän tilanteita.

2.5.1 Sijaismaksaja on maksanut liikaa tuloa (perusteeton etu ja takaisinperintä)

Sijaismaksajan maksama suoritus voi muuttua kokonaan tai osittain perusteettomaksi eduksi, jos tuloa on esimerkiksi maksettu liikaa. Perusteeton etu peritään yleensä takaisin tulonsaajalta. Perintä voidaan tehdä brutto- tai nettoperintänä. Kun tulonsaaja maksaa liikasuorituksen takaisin, tieto takaisinmaksusta on ilmoitettava tulorekisteriin uudella ilmoituksella.

Lue lisää brutto- ja nettoperinnän eroista ja takaisinperinnän ilmoittamisesta ohjeesta Tietojen korjaaminen tulorekisterissä.

Sijaismaksajatilanteissa perusteeton etu ja takaisinperintä ilmoitetaan tulorekisteriin hieman eri tavalla kuin muissa tilanteissa.

Kun liikasuoritus huomataan eli sijaismaksajan aiemmin maksama tulo muuttuu perusteettomaksi eduksi:

• varsinaisen työnantajan antamaa palkkatietoilmoitusta on korjattava
• varsinaisen työnantajan antamaa työnantajan erillisilmoitusta on korjattava
• sijaismaksajan antamaa alkuperäistä ilmoitusta ei ole pakollista korjata.

Kun tulonsaaja on maksanut liikasuorituksen takaisin:

• sijaismaksajan pitää antaa uusi ilmoitus takaisinperitystä määrästä
• varsinainen työnantaja ei ilmoita mitään.

Tiedot korjataan tällä tavoin siksi, että perusteettomaksi eduksi muuttunut suoritus ei ole sosiaalivakuutusmaksujen alaista tuloa. Sijaismaksajatilanteissa sosiaalivakuutusmaksut määräytyvät varsinaisen työnantajan antaman ilmoituksen perusteella, joten sitä on korjattava. Myös työnantajan erillisilmoitusta on korjattava, jos työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä muuttuu. Muissa kuin sijaismaksajatilanteissa pitää aina korjata kaikki alkuperäiset ilmoitukset tulorekisterin yleisten ohjeiden mukaan.

Sijaismaksajatilanteisiin liittyvien korjauksien tekeminen saattaa edellyttää yhteydenpitoa sijaismaksajan ja varsinaisen työnantajan välillä.

2.5.1.1 Varsinainen työnantaja korjaa alkuperäiset ilmoitukset

Kun liikasuoritus huomataan, varsinaisen työnantajan on korjattava tulorekisteriin antamansa palkkatietoilmoitus, jotta sosiaalivakuutusmaksut määräytyvät oikein. Ilmoituksessa korjataan sijaismaksajatilanteissa käytettäviä tulolajeja 321–325. Sosiaalivakuutusmaksujen alaisen tulon määrä korjataan oikean suuruiseksi. Korjauksessa ei saa käyttää tulolajiin liitettävää Perusteeton etu -tietoa. Jos koko suoritus muuttuu perusteettomaksi eduksi, tulolajin määräksi muutetaan 0 euroa. Varsinaisen työnantajan on korjattava myös työnantajan erillisilmoitus, jos maksettavan työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä muuttuu.

2.5.1.2 Sijaismaksaja antaa uuden ilmoituksen takaisinperinnästä

Kun tulonsaaja on maksanut liikasuorituksen takaisin, sijaismaksaja antaa tulorekisteriin uuden ilmoituksen takaisinperitystä määrästä. Määrää ei siis korjata alkuperäiseen ilmoitukseen.

Takaisinperitystä tulosta annetaan seuraavat tiedot:

• Tulolaji
• Takaisinperintä – Kyllä
• Takaisinperitty summa
• Takaisinperintäpäivä
• Takaisinperittyyn määrään kohdistuva ennakonpidätys (jos nettoperintä) tai takaisinperittyyn määrään kohdistuva lähdevero (jos nettoperintä)
•  Alkuperäinen palkanmaksukausi.

Lisäksi takaisinperitystä tulosta voidaan antaa täydentävinä tietoina seuraavat tiedot:

• Takaisinperityn tulon ansaintakausi
• Alkuperäinen maksupäivä.

Lue lisää takaisinperinnän ilmoittamisesta ohjeesta Tietojen korjaaminen tulorekisterissä.

2.5.2 Takaisinperinnän ilmoittaminen: hyvinvointialue, ELY-keskus tai konkurssipesä sijaismaksajana

Jos liikamaksun on maksanut hyvinvointialue, ELY-keskus (palkkaturvatilanteissa) tai konkurssipesä, tulo peritään takaisin siltä tulonsaajalta, jolle suoritus on alun perin maksettu.

Kun hyvinvointialue toimii sijaismaksajana ja perii takaisin henkilökohtaiselle avustajalle maksettua palkkaa, hyvinvointialue antaa takaisinperinnästä uuden sijaismaksajan ilmoituksen. Lisäksi hyvinvointialue korjaa asiamiehenä antamastaan varsinaisen työnantajan ilmoituksesta sijaismaksajatilanteiden tulolajit.  Hyvinvointialue korjaa myös työnantajan erillisilmoituksen avustettavan puolesta. Lue lisää siitä, miten hyvinvointialue ilmoittaa takaisinperinnän.

Kun ELY-keskus toimii sijaismaksajana ja perii tulonsaajalta takaisin palkkaturvana maksetun suorituksen tai osan siitä, ELY-keskus antaa takaisinperinnästä uuden sijaismaksajan ilmoituksen. Lisäksi varsinainen työnantaja korjaa palkkatietoilmoituksessa ilmoittamansa sijaismaksajatilanteiden tulolajit ja tarvittaessa myös antamansa työnantajan erillisilmoituksen.

Kun konkurssipesä toimii sijaismaksajana konkurssivelallisen puolesta ja perii tulonsaajalta takaisin maksetun suorituksen tai osan siitä, konkurssipesä antaa takaisinperinnästä uuden sijaismaksajan ilmoituksen. Lisäksi konkurssivelallisen eli varsinaisen työnantajan tunnisteella annetun ilmoituksen sijaismaksajatilanteiden tulolajit on korjattava. Tarvittaessa myös työnantajan erillisilmoitus on korjattava.

2.5.3 Takaisinperinnän ilmoittaminen: Kela sijaismaksajana

Kun Kela perii takaisin yksityisen hoidon tukea, tulo peritään takaisin perheeltä, vaikka suoritus on aiemmin maksettu perheeseen työsuhteessa olevalle hoitajalle. Hoitaja maksaa suorituksen perheelle, ja hoitaja tai perheenjäsen ilmoittaa takaisinmaksusta Kelaan. Tämän jälkeen Kela ilmoittaa yksityisen hoidon tuen takaisinperinnän tulorekisteriin. Hoitajan pitää palauttaa yksityisen hoidon tuki bruttona, vaikka hän on saanut sen nettona. Hoitaja tai perheenjäsen ottaa yhteyttä Kelaan ja toimittaa maksukuitin ja selvityksen takaisinperinnästä. Tarvittavat selvitykset lähetetään sähköpostin liitteenä osoitteeseen vekki@kela.fi.

Kela antaa tulorekisteriin uuden sijaismaksajan ilmoituksen, jossa Kela ilmoittaa tulon takaisinperinnästä. Perheenjäsen korjaa varsinaisen työnantajan palkkatietoilmoituksesta tulolajin Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (321) määrää. Jos koko sijaismaksajan maksama yksityisen hoidon tuki on perusteetonta etua, tulolajin määräksi ilmoitetaan 0 euroa. Jos vain osa yksityisen hoidon tuesta on perusteetonta etua, tulolajilla ilmoitettavasta määrästä vähennetään perusteettoman edun osuus.

Perheenjäsenen pitää korjata myös työnantajan erillisilmoitusta, jos perhe on antanut yksityisen hoidon tuesta erillisilmoituksen tulorekisteriin. Työnantajana toimivan perheenjäsenen on ilmoitettava työnantajan erillisilmoituksella Kelan maksamien palkkojen perusteella maksamansa työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteissumma, jos kyseinen perheenjäsen maksaa samalle saajalle yli 1 500 euroa palkkaa kalenterivuodessa. Jos tulo muuttuu perusteettomaksi eduksi, sitä ei lasketa mukaan summaan.