Suomi.fi-valtuudella työntekijäsi voivat asioida yrityksesi puolesta tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Tarkenteella voit rajata tämän valtuuden koskemaan vain esimerkiksi matkalaskuihin liittyviä ilmoituksia tai tiettyä asiakasyritystä.
Rajattu valtuus koostuu kahdesta osasta: valtuudesta ja sen tarkenteesta.
Tulorekisterissä on käytössä kaksi valtuuksien tarkennetta: aliorganisaation tunniste ja asiakastunnus.
Tarkennetta voit käyttää valtuuksissa:
Palkkatietojen katselu
Palkkatietojen ilmoittaminen
Etuustietojen katselu
Etuustietojen ilmoittaminen
Aliorganisaation tunniste
Maksajan aliorganisaation tunnisteella voit esimerkiksi erottaa matkalaskujen hallinnan muusta palkanlaskennasta erilliseksi aliorganisaatioksi.
Kun liität matkalaskuille varatun aliorganisaation tarkenteen tiettyjen työntekijöiden valtuuksiin ja käytät samaa tarkennetta matkalaskujen ilmoituksissa, nämä työntekijät näkevät tulorekisteristä vain matkalaskujen tiedot. Koska varsinaisen palkanlaskijan valtuudessa ei ole samaa tarkennetta, hän näkee kaikki organisaatiosi antamat ilmoitukset.
Määrittele aliorganisaation tunniste, jota haluat käyttää. Voit päättää tunnisteen itse, kunhan se noudattaa tulorekisterin skeemavaatimuksia:
Tunniste voi olla 1–20 merkkiä. Valtuuden nimen (esimerkiksi ”Palkkatietojen ilmoittaminen”) ei tarvitse mahtua 20 merkkiin.
Voit käyttää tunnisteessa kirjaimia, numeroita ja välilyöntejä. Älä käytä erikoismerkkejä: &, <, >, ’, ", -- (tuplaviiva), /*, &#.
Lisää määrittelemäsi tunniste valtuuden tarkenteeksi Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa samalla kun myönnät uuden valtuuden yrityksesi tai organisaatiosi työntekijälle.
Aliorganisaation tunniste näkyy työntekijälle annetussa Suomi.fi-valtuudessa. Valtuuden mukana tarkenne välittyy tulorekisteriin, kun työntekijä tunnistautuu sähköiseen asiointipalveluun.
Valtuuden saanut työntekijä näkee sähköisessä asiointipalvelussa vain ne tiedot, jotka on ilmoitettu aliorganisaation tunnistetta käyttäen.
Käytä tunnistetta, kun ilmoitat tulorekisteriin niitä tietoja, jotka haluat näiden työntekijöiden näkevän. Työntekijät eivät näe ilmoituksia, joissa tunnistetta ei ole.
Jos valtuuttamasi työntekijä täyttää ilmoituksen sähköisessä asiointipalvelussa ja olet liittänyt hänen valtuuteensa aliorganisaation tunnisteen, se esitäytetään ilmoitukseen automaattisesti tunnistautumisen perusteella. Kaikki työntekijän täyttämät ilmoitukset sisältävät aliorganisaation tunnisteen ja näkyvät työntekijöille, joiden valtuuteen tämä tarkenne on liitetty.
Jos työntekijä tilaa raportin sähköisessä asiointipalvelussa, raporttiin poimitaan vain kyseisen aliorganisaation ilmoitukset.
Jos ilmoitat tietoja teknisen rajapinnan kautta tai latauspalvelussa, aliorganisaation tunniste pitää ilmoittaa erikseen. Tunniste koskee aina koko aineistoa. Lähetä siksi eri aliorganisaatioiden tiedot erillisinä aineistoina.
Valitse aineistossa maksajan aliorganisaation tunnisteen tyypiksi ”Maksajan oma koodisto” (2). Ilmoita tunnisteeksi sama aliorganisaation tunniste, jonka liitit Suomi.fi-valtuuteen.
Ilmoita ainoastaan aliorganisaation tunniste -osa. Älä merkitse tunnisteeseen valtuuden nimeä (esimerkiksi ”Palkkatietojen ilmoittaminen”).
Jos käytät lisäksi Kevan ilmoittajakoodiston mukaista aliorganisaation tunnistetta tai virastotunnistetta, sen voi ilmoittaa samassa aineistossa maksajan oman koodiston mukaisen tunnisteen kanssa.
Käytä työnantajan erillisilmoituksissa omaa aliorganisaation tunnistetta, jos haluat, että tietyt työntekijät näkevät sähköisessä asiointipalvelussa vain niiden tiedot.
Huomaa, että maksajan tiedoista voi antaa vain yhden työnantajan erillisilmoituksen kuukaudessa. Vaikka ilmoittaisit maksajan aliorganisaation näkyvyyden rajaamisen vuoksi, ilmoitus koskee silti aina koko organisaatiota. Sitä ei voi antaa erikseen eri aliorganisaatioista. Anna siis kuukaudelta vain yksi ilmoitus, jossa on koko yrityksen tiedot.
Aliorganisaation tunniste rajaa tietojen näkyvyyttä ainoastaan sähköisessä asiointipalvelussa. Tulorekisteristä tilattavilla raporteilla erillisilmoituksen tiedot näkyvät aina riippumatta siitä, oletko antanut aliorganisaation tunnisteen vai et.
Varmista, että organisaatiosi työntekijöillä on oikeat valtuudet.
Jos työntekijän valtuudessa on tarkenteena aliorganisaation tunniste, hän näkee vain ilmoitukset, joissa on käytetty samaa tunnistetta.
Jos työntekijän valtuudessa ei ole tarkennetta tai hän asioi toimielinroolilla, hän näkee aina kaikki ilmoitukset.
Tarkennetta ei voi lisätä jo myönnettyihin valtuuksiin jälkikäteen.
Jos haluat ottaa aliorganisaation tunnisteen käyttöön ja aikaisempia valtuuksia on voimassa, ne täytyy ensin poistaa.
Määrittele aliorganisaation tunniste ja anna valtuudet sen jälkeen uudelleen Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa. Huomioithan, että valtuuden saaja näkee tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa tämän jälkeen vain ne tiedot, joissa on käytetty aliorganisaation tunnistetta.
Jos organisaatio on jaettu aliorganisaatioihin, voit ilmoittaa maksajana toimivan aliorganisaation tiedot käyttämällä maksajan aliorganisaation tunnistetta.
Jos haluat, että tieto esitäytetään työntekijöidesi puolesta sähköisessä asiointipalvelussa, rajaa työntekijöidesi valtuuksia käyttämällä aliorganisaation tunnistetta valtuuden tarkenteena.
Ilmoita maksajan aliorganisaation tunniste, esimerkiksi tilityspistetunnus.
Voit antaa palkkatietoilmoituksessa ja työnantajan erillisilmoituksessa useamman maksajan aliorganisaation tunnisteen, etuustietoilmoituksessa vain yhden
Palkoissa on käytössä kolme maksajan aliorganisaation tunnisteen tyyppiä. Voit antaa kustakin tyypistä vain yhden arvon.
Kevan koodistoa käyttävät Kela sekä kunta-alan, valtion ja kirkon työnantajat. Ilmoita Kevan ilmoittajakoodiston mukainen tunniste vain silloin, kun olet maksanut työeläkevakuutettavaa tuloa. Kevan ilmoittajakoodiston tunniste ei rajaa tietojen näkyvyyttä.
Ilmoita Maksajan koodisto -tyypillä maksajan itsensä määrittelemä aliorganisaation tunniste. Tätä tunnistetta käytetään myös tietojen näkyvyyden rajaamiseen eli valtuuden tarkenteena.
Virastotunnistetta käyttävät valtion eri virastot ja muut valtionhallinnon toimijat. Virastotunniste ei rajaa tietojen näkyvyyttä.
Huomaa, että työnantajan erillisilmoitus koskee aina koko yritystä, vaikka antaisit ilmoituksessa yhden tai useamman maksajan aliorganisaation tunnisteen.
Etuuksissa on käytössä vain yksi maksajan aliorganisaation tunnisteen tyyppi.
Ilmoita Maksajan oma koodisto -tyypillä maksajan itsensä määrittelemä aliorganisaation tunniste. Tätä tunnistetta käytetään myös tietojen näkyvyyden rajaamiseen eli valtuuden tarkenteena.
Asiakastunnus
Asiakastunnuksella esimerkiksi tilitoimisto voi rajata, mitä asiakkaita kukin työntekijä näkee tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.
Kun liität työntekijän edustamisvaltuuteen tietyt asiakastunnukset, tämä työntekijä voi hoitaa vain näiden asiakkaiden asioita. Muuten kaikki edustamisvaltuuden saaneet työntekijät näkevät kaikkien tilitoimiston asiakkaiden tiedot.
Asiakas antaa tilitoimistolle tarvittavat asiointivaltuudet, esimerkiksi valtuuden Palkkatietojen ilmoittaminen.
Tilitoimisto myöntää edustamisvaltuuden työntekijälleen Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa. Samalla se lisää edustamisvaltuuden tarkenteeksi asiakastunnuksen.
Edustamisvaltuus antaa työntekijälle oikeuden edustaa tilitoimistoa. Silloin työntekijä voi toimia tilitoimiston puolesta asiakasyrityksiltä saaduilla asiointivaltuuksilla, esimerkiksi ilmoittaa asiakkaan palkkatiedot tulorekisteriin.
Jos edustamisvaltuutta ei rajata, työntekijä näkee kaikkien nykyisten ja myös tulevien asiakkaiden tiedot ja voi toimia kaikkien näiden puolesta.
Kun edustamisvaltuutta rajataan asiakastunnuksella, työntekijä voi hoitaa vain kyseisen asiakkaan asioita. Asiakastunnuksia voi liittää edustamisvaltuuteen samalla kertaa myös useita.
Asiakastunnus on yrityksillä Y-tunnus ja henkilöasiakkailla henkilötunnus.
Tarkenne näkyy työntekijälle annetussa Suomi.fi-valtuudessa. Edustamisvaltuuden mukana tarkenne välittyy tulorekisteriin, kun työntekijä tunnistautuu sähköiseen asiointipalveluun.
Kun tilitoimisto on antanut työntekijälle edustamisvaltuuden ja tarvittavat asiakastunnukset tarkenteena, työntekijä voi asioida asiakkaan antamilla valtuuksilla tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.
Edustamisvaltuuteen voi myöhemmin lisätä uusia asiakastunnuksia tai poistaa tarpeettomia Suomi.fi:n Valtuudet-palvelussa. Voit käyttää aikaisempaa edustamisvaltuutta uuden pohjana.
