På verifikat baserade resekostnadsersättningar i beskattningen

Beskrivning av ärendet

I detta ställningstagande redogörs för hur på verifikat baserade resekostnadsersättningar behandlas i beskattningen om en person utöver dem inte betalas andra ersättningar och resekostnadsersättningarna betalas av någon annan än personens arbetsgivare, en skattefri samfund eller en allmännyttig samfund. I sådana situationer hör ersättningen av de faktiska resekostnaderna samman med betalarens egen verksamhet eller ett evenemang som ordnats av betalaren. En sådan betalare benämns i detta ställningstagande annan betalare.

I detta ställningstagande behandlas inte beskattningen av resekostnadsersättningar som betalas av delvis skattefria samfund som avses i ISkL 21 § eller av allmännyttiga samfund som avses i ISkL 22 §. Sådana behandlas i Skatteförvaltningens anvisningar Ersättningar för kostnader för arbetsresor i beskattningen och Frågor kring förskottsuppbörd som gäller allmännyttiga och offentliga samfund. 

Detta ställningstagande gäller inte resekostnadsersättningar som betalas åt frivilligarbetare. Bestämmelser gällande frivilligarbete finns i anvisningen Förskottsuppbördsfrågor gällande frivilligverksamhet i allmännyttiga samfund och offentliga samfund. 

Bakgrund

Resekostnadsersättningar kan indelas i så kallade schematiska ersättningar och ersättningar som grundar sig på faktiska kostnader enligt verifikat. Schematiska ersättningar är till exempel dagtraktament, måltidsersättning och kilometerersättning. Om sådana bestäms i Skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar (kostnadsbeslutet ). Ersättningar som grundar sig på verifikat är till exempel ersättning för resebiljetetter och inkvartering mot kvitto. I beskattningspraxisen jämställs på verifikat baserade ersättningar med kilometerersättningar för användning av egen bil, om beloppet inte överskrider beloppet i Skatteförvaltningens beslut om storleken av resekostnadsavdrag (0,25 €/km år 2020).

Skattepliktig inkomst är enligt ISkL 29 § den skattskyldiges inkomster i pengar eller pengars värde. Resekostnadsersättningar kan betalas skattefritt endast av arbetsgivaren (med stöd av ISkL 71 § 1 mom.) samt av ett delvis skattefritt samfund och ett allmännyttigt samfund (med stöd av ISkL 71 § 3 mom.). I princip är alla resekostnadsersättningar som betalas av andra än dessa skattepliktiga. På skattepliktiga ersättningar behöver emellertid ingen förskottsinnehållning verkställas om ersättningarna betalas till en fysisk person i enlighet med Skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar. 

Fram till år 2021 har ISkL 29 § 1 mom. i beskattningspraxisen tolkats så, att på verifikat baserade resekostnadsersättningar som betalas av någon annan är skattepliktig inkomst för mottagaren, även om det skulle handla om ersättning för kostnader som hör till betalaren. Till följd av denna tolkning har en annan betalare behövt anmäla på verifikat baserade resekostnadsersättningar till inkomstregistret som mottagarens skattepliktiga förvärvsinkomster (arbetsersättningar) senast den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. Å andra sidan har mottagaren av ersättningen med stöd av ISkL 29 § varit tvungen att i sin egen beskattning yrka på ett avdrag av motsvarande storlek för att det inte ska uppkomma beskattningsbar inkomst. I praktiken har detta medfört onödigt administrativt arbete med anmälningar både för betalaren och för mottagaren. Eftersom det för mottagaren av prestationen i situationer som denna inte uppkommer beskattningsbar inkomst, ändrar Skatteförvaltningen sin tidigare tolkning och anvisning. 

Ställningstagande

Om en annan betalare (se definitionen i punkten Beskrivning av ärendet) ersätter en person enbart för de faktiska resekostnaderna mot verifikat (t.ex. kostnader för resebiljetter, inkvartering, taxiresor och parkering), uppkommer för personen inte sådan skattepliktig inkomst som avses i ISkL 29 §, eftersom det handlar om ersättning av kostnader som hör till betalaren. På verifikat baserade ersättningar jämställs med schematisk ersättning för användning av egen bil, om beloppet inte överskrider beloppet i Skatteförvaltningens beslut om storleken av resekostnadsavdrag (0,25 € år 2020).

Det har ingen betydelse för skattefriheten huruvida kostnaderna betalas till personen själv eller till exempel direkt till flygbolaget eller hotellet. Det handlar om en ersättning som hör till en annan betalare och mottagaren av ersättningen kan inte få avdrag i sin egen beskattning med anledning av kostnaderna.

Eftersom de i detta ställningstagande avsedda faktiska resekostnadsersättningarna är skattefria ska de inte anmälas till inkomstregistret. Till inkomstregistret ska emellertid anmälas skattefria ersättningar för användning av egen bil i enlighet med beslutet om resekostnadsavdrag alltid anmälas (0,25 €/km år 2020).

Schematiska ersättningar i enlighet med Skatteförvaltningens kostnadsbeslut, såsom dagtraktamente och kilometerersättning (0,44 €/km år 2021), är skattepliktiga resekostnadsersättningar när de betalas av en annan betalare. Om en ersättning till en mottagare är skattepliktig, kan mottagaren dra av kostnaderna i sin egen beskattning i enlighet med Skatteförvaltningens harmoniseringsanvisning. En kilometerersättning är skattepliktig förvärvsinkomst (arbetsersättning) dock bara till den del ersättningen överskrider beloppet enligt Skatteförvaltningens beslut om avdrag för resekostnader (0,25 €/km år 2020). Både den skattefria och den skattepliktiga delen av ersättningen ska anmälas till inkomstregistret. Mottagaren av ersättningen kan inte dra av sådana kostnader enligt beslutet om avdrag för resekostnader som jämställs med verifikat (0,25 €/km), eftersom denna andel redan har ersatts mottagaren.

Om en person betalas arbetsersättning utöver resekostnadsersättningarna är även resekostnadsersättningarna (både de schematiska kostnaderna och de faktiska kostnaderna som grundar sig på verifikat) skattepliktiga. Då handlar det inte om kostnader som hör till betalaren utan om kostnader som knyter an till personens egen verksamhet. Betalaren anmäler de skattepliktiga ersättningarna till inkomstregistret som arbetsersättningar, om mottagaren inte hör till förskottsuppbördsregistret.

Detta ställningstagande är i kraft från och med 1.1.2021.

ledande skattesakkunnig Tero Määttä

överinspektör Minna Palomäki