Resekostnadsersättningar betalda av faktureringsföretag i förskottsuppbörden och inkomstbeskattningen

Beskrivning av ärendet

Detta ställningstagande handlar om hur faktureringsföretag i olika situationer kan behandla resekostnadsersättningar i förskottsuppbörden. Ställningstagandet redogör också för hur resekostnadsersättningar behandlas i arbetsutförarens inkomstbeskattning.

Ställningstagandet har uppdaterats eftersom det har skett ändringar i anmälandet av prestationer. Prestationer som betalas år 2019 ska anmälas till inkomstregistret i stället för att lämna in en årsanmälan till Skatteförvaltningen. Det finns anvisningar om anmälandet av löneinkomster på inkomstregistret.fi. Prestationer som har betalats år 2018 ska anmälas enligt det tidigare ställningstagandet (dnro A201/200/2017).

Bakgrund

Allmänt om faktureringsföretagens verksamhet

Faktureringsföretag erbjuder arbetsutförare en möjlighet att fakturera sina kunder utan ett eget företag. Faktureringsföretag sköter även för arbetsutförarens räkning olika skyldigheter relaterade till beskattning och försäkringar och debiterar ett arvode för dessa. I arbets- och socialförsäkringslagstiftningen anses personer som använder sig av faktureringsföretag i regel som företagare. I beskattningen kan emellertid faktureringsföretaget och arbetsutföraren avtala om arbetsförhållande dem emellan, varvid faktureringsföretaget är formellt arbetsutförarens arbetsgivare.

Arbetsutföraren och kunden kommer överens om arbetsersättningen. När arbetsutföraren fakturerar kunden genom ett faktureringsföretag, betalar kunden ersättningen för arbetet till faktureringsföretaget, inte till arbetsutföraren. Den ersättning som faktureringsföretaget betalar vidare till arbetsutföraren utgör lön, om faktureringsföretaget och arbetsutföraren har avtalat om ett arbetsförhållande dem emellan. Om man inte har avtalat om arbetsförhållande, är den ersättning som faktureringsföretaget betalar till arbetsutföraren arbetsersättning.

Utöver arbetsersättningar kan faktureringsföretag betala olika resekostnadsersättningar till arbetsutföraren, t.ex. kilometerersättningar och dagtraktamenten. Skattebehandlingen av resekostnadsersättningar varierar från fall till fall och ersättningarna kan vara:

a) skattefria
b) skattepliktiga, men de kan betalas ut utan att förskottsinnehållning verkställs
c) ersättning för faktiska kostnader och antingen skattefria eller skattepliktiga beroende på situationen
d) lön.

A. Skattefria resekostnadsersättningar

Skattefria resekostnadsersättningar kan utbetalas endast av en arbetsgivare. Skattefria resekostnadsersättningar är endast de ersättningar som avses i 71 § i inkomstskattelagen och som betalas utöver den överenskomna lönen i enlighet med Skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar (nedan kallat Skatteförvaltningens kostnadsbeslut).

B. Resekostnadsersättningar utan förskottsinnehållning

En arbetsgivare som inte betalar resekostnadsersättningar utöver den överenskomna lönen kan emellertid i regel betala ersättningar utan att förskottsinnehållning verkställs. Dessa ersättningar utgör skattepliktig inkomst för arbetstagaren. Arbetstagaren kan yrka på att kostnaderna föranledda av arbetet ska dras av i beskattningen som kostnader för inkomstens förvärvande.

Resekostnadsersättningar utan att förskottsinnehållning verkställs kan betalas även till mottagaren av arbetsreseersättning, om ersättningen betalas till en fysisk person enligt Skatteförvaltningens beslut om grunderna för och beloppen av resekostnadsersättningar. Ersättningarna utgör skattepliktig inkomst för mottagaren av arbetsersättning. I dessa situationer kan mottagaren av arbetsersättning yrka på att kostnaderna föranledda av arbetet ska dras av i beskattningen som kostnader för inkomstens förvärvande.

C. Ersättning för de faktiska resekostnaderna

Arbetsgivaren kan även ersätta arbetsutföraren för de faktiska resekostnaderna mot uppvisande av verifikationer (t.ex. resebiljetter). Ersättningar för sådana kostnader som betalas av arbetsgivaren kan vara skattefria, om de utbetalda ersättningarna inte överskrider det verifierade kostnadsbeloppet.

En mottagare av arbetsersättning kan inte få skattefria ersättningar för sina faktiska resekostnader. Betalaren kan emellertid betala ett belopp mot uppvisande av trafikidkarens verifikation eller annan tillförlitlig utredning till en fysisk person utan att förskottsinnehållning verkställs, då ersättningsmottagaren kan bevisa att han eller hon har betalat för resorna. Ersättningsmottagaren kan yrka på att de kostnader som uppkommit för honom/henne ska dras av i beskattningen.

D. Ersättningen utgör lön

Resekostnadsersättningar betalda av arbetsgivaren utgör lön för arbetstagaren då de betalas för resor som inte ger arbetstagaren rätt till ersättningar. Ersättningarna utgör lön t.ex. då de betalas för resor mellan bostaden och den egentliga arbetsplatsen. Ersättningarna utgör lön även i de fall då de betalats i strid mot tids- och kilometergränserna i Skatteförvaltningens kostnadsbeslut.

Om resekostnadsersättningar betalats ut enligt Skatteförvaltningens kostnadsbeslut, men till ett belopp som överstiger skattefriheten enligt beslutet, utgör den överskjutande delen lön för arbetstagaren.

Reseräkning och betalarens utredningsskyldighet

Arbetsutföraren ska framställa en reseräkning till ersättningsbetalaren. Av reseräkningen ska framgå resans ändamål, destination, vid behov resrutten, resesättet samt tidpunkten då resan börjat och avslutats.

Betalaren ska även utreda om arbetsutföraren arbetar på sin egentliga arbetsplats eller ett särskilt arbetsställe och om arbetsutföraren över huvud taget är berättigad till skattefria resekostnadsersättningar.

Avdrag för direkta kostnader som åsamkas löntagaren på grund av arbetet

Arbetsgivaren kan dra av direkta kostnader som åsamkas löntagaren på grund av arbetet innan förskottsinnehållningen verkställs (15 § i lagen om förskottsuppbörd). Sådana kostnader utgörs av utgifter för arbetsredskap, material och förnödenheter, rese- och representationsutgifter samt andra direkta utgifter som uppkommit för löntagaren då arbetet utförts.

Ställningstagande

A. Skattefria resekostnadsersättningar som betalas utöver lönen

Ett faktureringsföretag kan betala ut skattefria resekostnadsersättningar endast om det finns ett arbetsförhållande mellan företaget och arbetsutföraren och ersättningen betalas utöver den avtalade lönen. I praktiken betyder detta att arbetsutföraren och kunden har kommit överens om att resekostnaderna ersätts utöver arvodet och kostnaderna har specificerats på fakturan.

Om det inte finns ett arbetsförhållande mellan faktureringsföretaget och arbetsutföraren, utgör det arvode som faktureringsföretaget betalar ut arbetsersättning och faktureringsföretaget kan inte betala ut skattefria resekostnadsersättningar till arbetsutföraren. Faktureringsföretaget ska anmäla resekostnadsersättningarna tillsammans med övriga arvoden till inkomstregistret. Mottagaren av arbetsersättning kan yrka på att de kostnader som uppkommit för honom eller henne ska dras av i inkomstbeskattningen.

B. Skattepliktiga resekostnadsersättningar utan förskottsinnehållning

Ett faktureringsföretag som inte betalar resekostnadsersättningar utöver den överenskomna lönen kan i regel emellertid betala ersättningar utan att förskottsinnehållning verkställs. I dessa fall utgör ersättningarna skattepliktig inkomst för arbetsutföraren, men han eller hon kan yrka på att kostnaderna föranledda av arbetet ska dras av i beskattningen som kostnader för inkomstens förvärvande.

Faktureringsföretaget kan betala ut resekostnadsersättningar utan förskottsinnehållning även till mottagaren av arbetsersättning (en fysisk person), om grunderna för och beloppen av resekostnadsersättningarna är förenliga med Skatteförvaltningens kostnadsbeslut. Ersättningarna utgör skattepliktig inkomst för mottagaren, och faktureringsföretaget ska anmäla dem tillsammans med övriga arvoden till inkomstregistret. Mottagaren av arbetsersättning kan yrka på att kostnaderna dras av i inkomstbeskattningen.

C. Ersättning för de faktiska resekostnaderna

Faktureringsföretaget kan ersätta arbetsutföraren skattefritt för de faktiska resekostnaderna mot uppvisande av verifikationer (t.ex. resebiljetter), om det finns ett arbetsförhållande mellan företaget och arbetsutföraren och ersättningarna inte överskrider kostnadernas verifierade belopp.

Om faktureringsföretaget betalar arvodet som en arbetsersättning, kan det inte betala arbetsutföraren de faktiska resekostnaderna skattefritt. Faktureringsföretaget kan emellertid betala faktiska resekostnader utan förskottsinnehållning, om den betalda ersättningen inte överskrider kostnadernas verifierade belopp. I dessa fall kan arbetsutföraren yrka på att de kostnader som uppkommer för honom/henne dras av i inkomstbeskattningen.

D. Resekostnadsersättning som skattepliktig lön

Om faktureringsföretaget har betalat resekostnadsersättningar i strid med förutsättningarna i Skatteförvaltningens beslut (t.ex. tids- och kilometergränserna), är ersättningarna inte skattefria till någon del. Ersättningarna jämställs i dessa fall med lön och anmäls som lön till inkomstregistret.

*) För enkelhetens skull har man inte i exemplet beaktat eventuell mervärdesskatt som arbetsutföraren kan ha fakturerat eller arbetsgivarprestationer med anknytning till lön.

ledande skattesakkunnig Tero Määttä

överinspektör Minna Palomäki