Utlämnande av uppgifter från befolkningsdatasystemet och skydd av personuppgifter

1. Skatteförvaltningens uppgifter i anknytning till befolkningsdatasystemet

Parallellt med magistraten har Skatteförvaltningen tilldelats en begränsad behörighet att registrera uppgifter om utländska medborgare i befolkningsdatasystemet samt att sköta vissa andra uppgifter som hör till registerföringen av befolkningsdatasystemet. Skatteförvaltningen ska i befolkningsdatasystemet registrera de uppgifter som behövs för att ge en personbeteckning till en utländsk medborgare som vistas i Finland. Enligt lagstiftningen ansvarar Skatteförvaltningen även för de uppgifter som den har registrerat i befolkningsdatasystemet.  Skatteförvaltningen har till uppgift att ge registrerade personer utdrag över deras uppgifter i befolkningsdatasystemet. Dessutom ska Skatteförvaltningen arkivera registreringshandlingar och ge kopior över de registerhandlingar som den har arkiverat.

2. Lagstiftning som gäller befolkningsdatasystemet

Bestämmelserna om offentlighet för och utlämnande av uppgifter från befolkningsdatasystemet avviker från bestämmelserna om offentlighet för och utlämnande av beskattningsuppgifter. Den viktigaste bestämmelsen om befolkningsdatasystemet är lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009, nedan lagen om befolkningsdatasystemet). Därtill tillämpas bl.a. lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, nedan offentlighetslagen) på offentligheten och sekretessen vad gäller uppgifter i befolkningsdatasystemet. Personuppgiftslagen (523/1999) tillämpas i kompletterande syfte på handläggningen av personuppgifter.

Med befolkningsdatasystemet avses i befolkningsdatalagen ett riksomfattande datasystem som drivs med hjälp av automatisk databehandling samt det regionalt organiserade material i handlingar och annat liknande datamaterial som inte har förts in i datasystemet i digitalt format (3 § i lagen om befolkningsdatasystemet). Bestämmelserna i lagen om befolkningsdatasystemet tillämpas följaktligen såväl på utdrag som Skatteförvaltningen ger ur befolkningsdatasystemet som på registreringshandlingar som arkiveras av Skatteförvaltningen.

3. Registreringsuppgifter och -handlingar

Enligt 22 § 2 mom. i lagen om befolkningsdatasystemet kan Skatteförvaltningen besluta om registrering av uppgifter om utländska medborgare i befolkningsdatasystemet i de fall som avses i 9 § 1 mom. 1–3 punkten i lagen. Enligt 22 § 4 mom. i lagen får Skatteförvaltningen i befolkningsdatasystemet registrera de uppgifter om utländska medborgare vilka behövs för att dessa ska kunna tilldelas en personbeteckning samt övriga i 13 och 17 § avsedda nödvändiga uppgifter om utländska medborgare. 20 § 3 mom. i statsrådets förordning om befolkningsdatasystemet (257/2012) innehåller närmare bestämmelser om de uppgifter som ska registreras. Dessa omfattar den utländska medborgarens efternamn, förnamn, kön, personbeteckning, modersmål, medborgarskap, yrke, adress utomlands, adress i Finland samt det datum då den tillfälliga vistelsen börjar och upphör. Ett utdrag ur befolkningsdatasystemet innehåller motsvarande uppgifter.

Med registreringshandlingar avses en registreringsanmälan (VEROH 6150) av en utlänning som vistas i Finland samt bilagor till denna, såsom eventuella kopior över pass, personbevis, visum, arbetsavtal eller utredningar av arbetsgivaren.

4. Utlämnande av uppgifter från befolkningsdatasystemet

4.1. Skatteförvaltningens behörighet att lämna ut uppgifter från befolkningsdatasystemet

Magistraterna och Befolkningsregistercentralen ansvarar för att lämna ut uppgifter från befolkningsdatasystemet. Skatteförvaltningen lämnar ut uppgifter från befolkningsdatasystemet endast då:

1. Befolkningsregistercentralen och Skatteförvaltningen, med stöd av 49 § i lagen om befolkningsdatasystemet, har avtalat att Skatteförvaltningen, i samband med registreringen, kan ge registrerade personer utdrag över uppgifter om en utländsk medborgare vilka den har sparat i befolkningsdatasystemet.
   
   
2. Skatteförvaltningen, med stöd av 22 § 3 mom. i lagen om befolkningsdatasystemet, i stället för magistraten ger utländska medborgare kopior över registreringshandlingar enligt 47 § 2 mom. i lagen. Kopior över registreringshandlingar ska ges endast i situationer där Skatteförvaltningen har registrerat uppgifter om en utländsk medborgare i befolkningsdatasystemet.

4.2. Allmänna förutsättningar för att lämna ut uppgifter

Även om bestämmelserna i 2 § i lagen om befolkningsdatasystemet tillämpas offentlighetslagen på offentligheten av uppgifter i befolkningsdatasystemet, är utlämnandet av uppgifter anknutet till användningssyftet för uppgifterna.  Lagens 28 § innehåller bestämmelser om de allmänna förutsättningarna för att lämna ut uppgifter. Enligt bestämmelsen kan uppgifter lämnas ut endast om de förutsättningar för utlämnande som anges i lagen om befolkningsdatasystemet uppfylls och om inte annat följer av en persons rätt att förbjuda att uppgifter om honom eller henne lämnas ut. Enligt bestämmelsen ska den uppgift som lämnas ut vara nödvändig för det ändamål för vilken den lämnas ut. Uppgifter får inte lämnas ut, om detta av grundad anledning kan misstänkas kränka skyddet för en persons privatliv eller skyddet för hans eller hennes personuppgifter, kränka hans eller hennes intressen eller rättigheter eller äventyra statens säkerhet.  

4.3. En parts rätt att ta del av en handling

Offentlighetslagens 11 § innehåller bestämmelser om en parts rätt att ta del av en handling. Med stöd av denna paragraf har en part, dvs. sökanden, en ändringssökande eller någon annan vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller rätt att hos den myndighet som behandlar eller som har behandlat ärendet ta del av en myndighetshandling som kan eller har kunnat påverka behandlingen, även om handlingen inte är offentlig.

Med stöd av 11 § i offentlighetslagen samt ett avtal enligt 49 § i lagen om befolkningsdatasystemet har en utländsk medborgare, vars uppgifter Skatteförvaltningen har registrerat i befolkningsdatasystemet, rätt att av Skatteförvaltningen få utdrag över de uppgifter som har registrerats i befolkningsdatasystemet i samband med registreringen. En part har även rätt att få kopior över de registreringshandlingar som innehas av Skatteförvaltningen. En part har rätt till detta även efter att uppgifterna har registrerats.

Om en utländsk medborgare senare begär ett utdrag över uppgifter som gäller honom eller henne och som har sparats i befolkningsdatasystemet, ska begäran om uppgifter överföras till magistraten (15 § i offentlighetslagen) eller så ska kunden styras att begära ett utdrag av magistraten.

4.4. Utlämnande av uppgifter för att sköta myndighetsuppgifter

Enligt 29 § 1 mom. i lagen om befolkningsdatasystemet lämnas uppgifter ut för domstols- och förvaltningsförfarande, för myndigheternas planerings- och utredningsuppdrag och för andra motsvarande myndighetsuppgifter, om uppgifterna:

1. föreskrivs i lag eller i en förordning som har utfärdats med stöd av lag
2. behövs för utförande av en arbetsuppgift, en åtgärd eller ett uppdrag som föreskrivs i eller med stöd av lag.

4.4.1. Utlämnande av uppgifter till Befolkningsregistercentralen och magistraterna

Med stöd av 29 § 1 och 2 punkten i lagen om befolkningsdatasystemet kan Skatteförvaltningen ge uppgifter till Befolkningsregistercentralen och magistraterna. Magistraterna behöver uppgifter från registreringshandlingar t.ex. för att undvika och rättä dubbel registrering eller för att rätta bristfälliga eller felaktiga uppgifter i befolkningsdatasystemet. Uppgifter som behövs för att identifiera en kund kan omfatta uppgifter om en utländsk persons personbeteckning, det resedokument som kunden har uppvisat eller om en EU-medborgares ID-kort.

4.4.2. Utlämnande av uppgifter till andra myndigheter

I vissa situationer kan myndigheterna begära att Skatteförvaltningen lämnar ut uppgifter som finns i registreringshandlingarna om utlänningar som vistas i Finland. De myndigheter som avses i 29 § 2 punkten i lagen om befolkningsdatasystemet kan omfatta bl.a. polismyndigheter eller Migrationsverket.

Utlämnandet av uppgifter i och kopior över registreringshandlingar till andra myndigheter än Befolkningsregistercentralen och magistraterna ska prövas i samråd med Skatteförvaltningens rättsenhet och de rådgivande magistraterna. I dessa situationer omfattas utlämnandet av uppgifter av speciallagstiftningen för den berörda myndigheten och därtill bl.a. av bestämmelserna i 4 kap. i lagen om befolkningsdatasystemet och 2–4 kap. i personuppgiftslagen.

Skatteförvaltningen kan inte ge myndigheterna utdrag ur befolkningsdatasystemet som administreras med automatisk databehandling. Den myndighet som begär ett utdrag ska styras till magistraten eller så ska den begäran om uppgifter som har mottagits av Skatteförvaltningen överföras till magistraten.

4.5. Utlämnande av uppgifter till andra instanser

Om en annan än en part begär uppgifter från registreringshandlingar som innehas av Skatteförvaltningen, t.ex. en arbetsgivare till en registrerad utländsk medborgare, en företrädare för medierna eller en privatperson, ska rätten att få uppgifter prövas i samråd med Skatteförvaltningens rättsenhet och de rådgivande magistraterna.

4.6. Förfarande vid utlämnande av uppgifter

4.6.1. Begäran om uppgifter

Enligt lag ska utlämnande av uppgifter från befolkningsdatasystemet begäras skriftligen. En begäran om uppgifter kan också framföras på ett annat tryggt och tillförlitligt sätt, om det handlar om t.ex. ett utdrag över en enskild person eller en kopia. Med annat tryggt och tillförlitligt sätt avses t.ex. en muntlig begäran i samband med ett kundbesök hos magistraten eller per telefon, då man vid behov ska fastställa identiteten på den som framför begäran, t.ex. med ett identitetsbevis eller kontrollfrågor per telefon (se 50 § 1 mom. i lagen om befolkningsdatasystemet och rp 89/2008, s.121–122).

I samband med en begäran om uppgifter från befolkningsdatasystemet ska det uppges för vilket syfte uppgifterna kommer att användas, liksom andra omständigheter som behövs för att klarlägga förutsättningarna för ett utlämnande. Ett skriftligt beslut ska även ges i fråga om en ansökan om utlämnande av uppgifter. Om begäran gäller ett utdrag över en enskild person eller en kopia över uppgifterna i befolkningsdatasystemet, är det i regel inte nödvändigt att fatta ett skriftligt beslut om utlämnandet. Enligt lag ska dock ett skriftligt beslut fattas om detta är nödvändigt. Ett skriftligt beslut kan vara nödvändigt med anledning av omständigheter som har att göra med handläggningen av ett ärende, skyddet för privatliv och personuppgifter eller sökandens rättsskydd (se 50 § 2 och 3 mom. i lagen om befolkningsdatasystemet och rp 89/2008, s.122).

Enligt 50 § 3 mom. i lagen om befolkningsdatasystemet ska utlämnande av uppgifter dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt även on det inte fattas ett skriftligt beslut. De uppgifter som ska registreras omfattar föremålet och användningsändamålet för de utlämnade uppgifterna, tidpunkten för utlämnandet samt uppgifter om den som har beställt eller ska använda de utlämnade uppgifterna. Uppgifterna antecknas inte i ett separat diarium vid Skatteförvaltningen, utan en skriftlig begäran om uppgifter arkiveras och tidpunkten för utlämnandet av uppgifter antecknas på denna. En muntlig begäran om uppgifter ska antecknas på blanketten Begäran om utlämnande av uppgifter ur registreringshandlingar i befolkningsdatasystemet, Begäran om utlämnande av uppgifter ur registreringshandlingar i befolkningsdatasystemet (pdf).

Befolkningsregistercentralen, magistraterna och en part, dvs. en utländsk medborgare som har registrerats av Skatteförvaltningen, kan begära uppgifter som gäller registreringshandlingar per telefon eller skriftligen. När Befolkningsregistercentralen, magistraterna eller en part begär uppgifter behövs inget skriftligt beslut, men utlämnandet av uppgifter ska antecknas på blanketten Begäran om utlämnande av uppgifter ur registreringshandlingar i befolkningsdatasystemet, Begäran om utlämnande av uppgifter ur registreringshandlingar i befolkningsdatasystemet (pdf).

Andra myndigheter och enskilda instanser ska begära uppgifter från befolkningsdatasystemet skriftligen och ett skriftligt beslut ska fattas om utlämnandet om detta är nödvändigt. Skatteförvaltningens rättsenhet och de rådgivande magistraterna ger vid behov handledning för att fatta beslut.

Uppgifterna från befolkningsdatasytemet måste lämnnas ut på ett säkert sätt.

4.7. Centralisering av informationstjänsten och arkiveringen till Huvudstadsregionens skattebyrå

Huvudstadsregionens skattebyrå har till uppgift att svara på en begäran om uppgifter vad gäller registreringshandlingar. Huvudstadsregionens skattebyrå arkiverar även centraliserat de originalhandlingar som hör till befolkningsdatasystemet. En begäran om uppgifter som gäller registreringshandlingar i befolkningsdatasystemet ska styras och vid behov överföras till Huvudstadsregionens skattebyrå.

Registreringshandlingar i pappersform ska omvandlas till elektroniskt format genom att den skattebyrå som har gjort registreringen skannar handlingarna. Bilder i PDF-format ska sparas i användningsarkivet för kundregistrering (Registreringsansökan/Annan ansökan/BDS), varifrån Huvudstadsregionens skattebyrå har direkt tillgång till handlingarna.

De ursprungliga registreringshandlingarna ska överföras till Huvudstadsregionens skattebyrå för arkivering. Handlingar överförs för arkivering varannan vecka eller oftare om antalet ansökningar är högt.

5. Vissa omständigheter som hänför sig till tillämpningen av personuppgiftslagen

Vad gäller handläggningen av de personuppgifter som finns i befolkningsdatasystemet tillämpas i första hand bestämmelserna i lagen om befolkningsdatasystemet och i kompletterande syfte personuppgiftslagen som allmän lag (2 § i lagen om befolkningsdatasystemet).

5.1. Registerföring

Befolkningsregistercentralen och magistraterna bär det huvudsakliga ansvaret för registerföringen (4 § i lagen om befolkningsdatasystemet). I lagen har Skatteförvaltningen, parallellt med magistraten, tilldelats en begränsad behörighet att besluta om registrering av uppgifter om utlänningar som vistas i Finland i befolkningsdatasystemet samt att sköta vissa andra uppgifter som hör till registerföringen av befolkningsdatasystemet. Skatteförvaltningen ska bl.a. ge utdrag och kopior över registreringshandlingar till registrerade personer. Skatteförvaltningen ansvarar även för arkiveringen av registreringshandlingarna. De arkiverade registreringshandlingarna utgör en del av befolkningsdatasystemet (se 3 och 22 § i lagen om befolkningsdatasystemet).

5.2. Korrekta uppgifter och rättelse av uppgifterna

Enligt 22 § i lagen om befolkningsdatasystemet ansvarar Skatteförvaltningen för de uppgifter som den har registrerat i befolkningsdatasystemet. Magistraten ansvarar för att i befolkningsdatasystemet registrera rättelser av uppgifter som Skatteförvaltningen har registrerat i befolkningsdatasystemet (44 § 1 mom. 3 punkten i förordningen om befolkningsdatasystemet). Skatteförvaltningens arbetsmetodanvisning från 1.3.2013 innehåller instruktioner om förfarandet för att korrigera uppgifter.

5.3. Rätten att granska egna uppgifter

En person som är registrerad i befolkningsdatasystemet har rätt att granska egna personuppgifter i befolkningsdatasystemet (se Befolkningsregistercentralen, www.vrk.fi). Med stöd av 26 § i personuppgiftslagen har en registrerad rätt att granska egna uppgifter även i registreringshandlingar som innehas av Skatteförvaltningen.

5.4. Information

Personer som lämnar en registreringsanmälan ska i enlighet med 24 § i personuppgiftslagen informeras om registerföraren och dennes företrädare, syftet med handläggningen av personuppgifter samt om vart uppgifter i regel utlämnas. Denna information framgår av registerbeskrivningen (vrk.fi) för befolkningsdatasystemet.

Dessa personer ska också informeras om de registrerades rättigheter, såsom rätten att granska uppgifter, förbudsrätten samt rätten att kräva att felaktiga uppgifter rättas. Anvisningar om förbudsrätten finns på Befolkningsregistercentralen, www.vrk.fi.

6. De beskattningsuppgifter som ska ges i registreringsanmälan

På sida 2 på blanketten för registreringsanmälan ges uppgifter för att verkställa beskattningen. Dessa uppgifter gäller arbetstagarnas arbete, längden på vistelsen och arbetsgivaren. Dessa uppgifter är sekretessbelagda med stöd av 1 och 4 § i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999, nedan skatteuppgiftslagen). På dessa beskattningsuppgifter tillämpas bestämmelserna i skatteuppgiftslagen och Skatteförvaltningens anvisningar om handläggning och utlämnande av sekretessbelagda beskattningsuppgifter.

I egenskap av registerförare för befolkningsdatasystemet har magistraterna rätt att få tillgång till de registreringsanmälningar jämte bilagor som har getts till Skatteförvaltningen. Däremot kan inte sekretessbelagda beskattningsuppgifter utlämnas till magistraterna, om inte lagen innehåller uttryckliga separata bestämmelser om en sådan rätt till dessa uppgifter.

Beskattningsuppgifterna i registreringsanmälningar hör till beskattningsdatasystemet och Skatteförvaltningens bestämmelser och anvisningar om personregister tillämpas på dem.

Generaldirektör Pekka Ruuhonen

Ledande sakkunnig Helena Hynynen

Ytterligare information

Rådgivning i frågor som gäller utlämnandet av uppgifter från befolkningsdatasystemet ger

• Saktteförvaltiningens  rättsenhet
• magistraten i Östra Nyland och i Sydöstra Finland