Återbäring av moms till finländsk näringsidkare från andra EU-länder

Det här är en gammal version

Anvisningens giltighetstid har upphört 31.10.2019 eftersom webbtjänsten ALVEU stängts. Du kan ansöka om återbäring av moms till utländska näringsidkare i MinSkatt.

Visa den nyaste versionen: Så här gör du en ansökan om momsåterbäring till ett annat EU-land

En finländsk näringsidkare kan ansöka om återbäring av den moms som ingår i priset på varor och tjänster som denne köpt från andra EU-länder för sin affärsverksamhet. Näringsidkaren lämnar sin ansökan om återbäring av moms till ett annat EU-land via den elektroniska webbtjänsten som administreras av Skatteförvaltningen i Finland: ALVEU-tjänsten.

Syftet med anvisningen är att förklara vem som kan använda ALVEU-tjänsten och för vilka anskaffningar man kan ansöka om återbäring. Anvisningen ger också detaljerade upplysningar om hur ansökan görs i webbtjänsten.

Denna anvisning har uppdaterats så att den motsvarar vedertagen återbäringspraxis och de bestämmelser som gäller 2013. Innehållet har också omstrukturerats.

1 Utlandsåterbäring av moms

1.1 Allmänt

Ett finländskt företag kan ansöka om återbäring av den moms som ingår i priset på varor och tjänster som företaget köpt i andra EU-länder för sin affärsverksamhet. Företaget lämnar sin ansökan om återbäring av moms till ett annat EU-land via en webbtjänst som administreras av Skatteförvaltningen i Finland: ALVEU-tjänsten. Ansökan fylls i och skickas genom tjänsten.

Ansökan ska göras inom 9 månader från utgången av det kalenderår som ansökningsperioden gäller. Pappersblanketter används inte.

Det elektroniska förfarandet för återbäring grundar sig på rådets direktiv 2008/9/EG om fastställande av närmare regler för återbetalning enligt direktiv 2006/112/EG av mervärdesskatt till beskattningsbara personer som inte är etablerade i den återbetalande medlemsstaten men i en annan medlemsstat. Direktivet har i hög grad harmoniserat förfarandet. Bestämmelser om förfarandet för återbäring finns i 156 m § i mervärdesskattelagen.

Var fårs ytterligare information om hur ansökan görs?

ALVEU-tjänsten finns på adressen skatt.fi/alveu. Där kan du skicka frågor och begäran om stöd på elektronisk väg.

Kontakta ALVEU-tjänstens kundstöd (skatt.fi/alveu).

Ytterligare information om ALVEU-tjänsten och ansökningsförfarandet ges också av Nylands företagsskattebyrå:

Postadress: PB 30, 00052 SKATT
Telefon: +358 (0)29 497 008, Fax: +358 (0)29 512 6117

De nationella skatteförvaltningarnas webbplatser i EU-länderna har närmare information om förfarandet och kraven i respektive land. Ta del av länkarna till EU-ländernas skatteförvaltningar (ec.europa.eu).

Dessutom har Europeiska kommissionens webbplats information om de olika EU-ländernas återbäringsförfarande. Ta del av EU-kommissionens handbok (ec.europa.eu) “Vademecum for the electronic refund procedure to taxable persons not established in the Member State of refund but established in another Member State”. I den finns information om återbäringsförfarandet.

På Europeiska kommissionens webbplats finns också en databank med samlad information om faktureringsregler, skattesatser och villkor för elektroniskt återbäringsförfarande i olika EU-länder. Ta del av databanken (ec.europa.eu).

Ländernas återbäringsförfaranden varierar

Trots att förfarandet i huvudsak är likadant i alla EU-länder kan detaljerna skilja sig. Exempel på skillnader:

• kommunikationsspråk och valuta
• koder för anmälan av varornas och tjänsternas art
• eventuella begränsningar av antalet ansökningar per år
• ombudens befogenheter
• praxis för bilagor till ansökan, t.ex. om skannade fakturor bifogas ansökan.

Det är bäst att kontrollera dessa saker i kommissionens handbok eller på de nationella skattemyndigheternas webbplatser.

1.2 Vem kan använda ALVEU-tjänsten?

ALVEU-tjänsten kan användas av en i Finland momsregistrerad näringsidkare som köpt varor och tjänster från ett annat EU-land för sin affärsverksamhet. Genom tjänsten kan näringsidkaren ansöka om återbäring av den anskaffningslandets moms som ingår i priset på varor och tjänster. Man kan också få tillbaka moms som betalats i samband med varuimport.

Finländska näringsidkare har rätt till återbäring av moms för varor och tjänster som köpts i ett annat EU-land och varor som importerats till ett annat EU-land, om alla villkor nedan uppfylls:

• näringsidkaren har inte registrerat sig och är inte heller skyldig att registrera sig som momsskyldig i landet där varan eller tjänsten anskaffades
• näringsidkaren har inte ett fast driftställe eller hemort för sin ekonomiska verksamhet i anskaffningslandet
• näringsidkaren har inte bedrivit försäljning av varor eller tillhandahållande av tjänster i anskaffningslandet utöver
  
  1. transporttjänster och stödtjänster till dessa som är momsbefriade enligt direktiv 2006/112/EG
  
  2. tjänster på vilka omvänd momsskyldighet tillämpas (= köparen av tjänsten är momsskyldig).

Åländska företag

Om företagets hemort är på Åland kan ALVEU-tjänsten inte användas. Europeiska unionens skatteområde definieras i mervärdesskattedirektivet. I artikel 6 anges att vissa territorier, bl.a. Åland, inte ingår i EU:s skatteområde. Ett s.k. tredje territorium har samma status i förhållande till EU:s skatteområde som länder utanför EU, dvs. tredjeländer. Därför kan ett åländskt företag, liksom företag från länder utanför EU, inte lämna en elektronisk återbäringsansökan till ett annat EU-land.

Det åländska företaget kan i stället ansöka om återbäring av moms från andra EU-länder genom ett förfarande som föreskrivs i det s.k. trettonde direktivet (86/560/EG). Ansökan görs på återbäringslandets blankett och till den bifogas ett intyg om verksamhetens art i original samt fakturor i original. Intyget kan begäras från Ålands skattebyrå.

1.3 För vad kan man få återbäring av moms?

Rätten till återbäring motsvarar till sin omfattning avdragsrätten hos företag som är momsskyldiga i EU-landet där anskaffningarna gjorts. Man kan få återbäring av den moms, som ingår i anskaffningarna, om

• anskaffningen hänför sig till den affärsverksamhet företaget bedriver i Finland och verksamheten skulle ha medfört momsskyldighet eller berättigat till återbäring, om den hade bedrivits i det ifrågavarande EU-landet
• anskaffningen hänför sig till försäljning av vissa momsfria transporttjänster och stödtjänster till dessa som företaget bedriver i det ifrågavarande EU-landet
• anskaffningen hänför sig till försäljning av varor och tjänster som företaget bedriver i det ifrågavarande EU-landet och på vilken omvänd momsskyldighet tillämpas.

Om företaget idkar både momspliktig och momsfri försäljning av varor och tjänster i Finland kan företaget endast få tillbaka den andel av momsen som hänför sig till momspliktig försäljning av varor eller tjänster.

På grund av marginalbeskattningen som tillämpas på resebyråtjänster får en finländsk researrangör eller resebyrå inte återbäring för tjänster och varor som den i sitt eget namn har köpt av näringsidkare i andra EU-länder för att direkt utnyttjas av en resenär.

2 Hur används ALVEU-tjänsten?

2.1 Allmänt om ansökningsförfarandet

Ansökan om återbäring ska göras inom 9 månader från utgången av det kalenderår som ansökningsperioden gäller.

I samband med att sökanden lämnar in sin ansökan kontrollerar Skatteförvaltningen att företagets registrering som momsskyldig varit giltig under ansökningsperioden och förmedlar uppgiften tillsammans med ansökan till det andra EU-landet. Intyg över verksamhetens art bifogas inte längre med ansökan.

Ansökningsperiod

Ansökan ska gälla en period som omfattar minst tre månader i följd inom ett och samma kalenderår. Det är bäst att reda ut eventuella övriga detaljer kring ansökningsperioden med skatteförvaltningen i återbäringslandet.

Återbäringens minimibelopp

Det minsta återbäringsbeloppet är 50 euro, om ansökan gäller hela kalenderåret. När ansökan om återbäring gäller ett kvartal är det minsta återbäringsbeloppet 400 euro. Om ansökan gäller återbäring från ett EU-land med annan valuta än euro omräknas minimibeloppen till nationell valuta.

Sökanden kan befullmäktiga ett ombud

Företaget kan befullmäktiga ett ombud att göra ansökan. Då ska en fullmakt som noggrant specificerar ombudets befogenheter bifogas ansökan. Återbäringsländerna har olika villkor för att ombudet ska kunna göra ansökningar och ta emot återbäringar. Sådana villkor och närmare detaljer behöver redas ut med skattemyndigheten i återbäringslandet.

Bilagor till ansökan

Skattemyndigheten i återbäringslandet kan kräva att fakturor eller importhandlingar med en skattegrund (= pris exkl. moms) på minst 1 000 euro eller ett motsvarande belopp i nationell valuta ska bifogas ansökan. Om fakturan gäller bränsle är gränsen 250 euro eller ett motsvarande belopp i nationell valuta.

Alla länder kräver inte att fakturor eller importdokument bifogas. De bifogas t.ex. inte vid ansökningar till Sverige och Österrike.

Företaget ska lämna alla uppgifter som begärts

Ansökan anses inte ha blivit gjord förrän alla uppgifter som återbäringslandet kräver har lämnats i enlighet med artikel 8, 9 och 11 i direktivet 2008/9/EG. I artikel 8 stadgas vilka uppgifter som ska ges om sökanden och fakturorna. I artikel 9 stadgas hur anskaffningarna ska specificeras med koder. I artikel 11 stadgas hur man ska beskriva den verksamhet för vilken anskaffningarna har gjorts.

2.2 Autentisering i ALVEU-tjänsten

Företaget lämnar in sin ansökan via Skatteförvaltningens ALVEU-tjänsten. Inloggningen i tjänsten sker med en Katso-kod, som också används i andra e-tjänster för autentisering av företag. Enskilda näringsidkare kan även logga in i ALVEU via www.tunnistus.fi-tjänsten med nätbankskoder eller ett chipförsett personkort.

För att företaget ska kunna använda ALVEU-tjänsten måste ärenderollen VERO-utlandsåterbäringssökande kopplas till Katso-koden.

Katso-autentisering är en avgiftsfri tjänst. Om företaget ännu inte har en Katso-kod kan den skapas i Katso-tjänsten. Där kan man också hantera koduppgifter och fullmakter. Läs mer om Katso-koder.

Skapa en Katso-kod eller hantera koduppgifter (yritys.tunnistus.fi).

Om återbäringslandet godkänner att man använder ombud, kan företaget befullmäktiga ombudet att på företagets vägnar göra återbäringsansökningar i ALVEU-tjänsten. Befullmäktigandet av ombudet sker i Katso-tjänsten. ALVEU är dock avsett och planerat specifikt för sökandena. Även när ombudet gör en ansökan på företagets vägnar ska kunduppgifterna (fas 1) innehålla företagets kontaktuppgifter, dvs. e-postadress, gatuadress, postnummer och ort. Ombudsuppgifter får inte anges i kunduppgifterna.

2.3 Ansökan

ALVEU-tjänsten finns på adressen skatt.fi/alveu. Att fylla i en ansökan omfattar fyra faser:

Fas 1: Kunduppgifter
Fas 2: Ansökans grunduppgifter

• Skapa ny ansökan
• Ändra tidigare ansökan

Fas 3: Specifikation av fakturor och importdokument
Fas 4: Sändning av ansökningsuppgifter (lämna in ansökan)

2.3.1 Fas 1: Kunduppgifter

När företaget loggat in i tjänsten visas företagets FO-nummer, namn och hemland automatiskt i ansökan.

När företaget gör sin första ansökan i ALVEU-tjänsten ska följande uppgifter anges:

• e-postadress
• gatuadress, postnummer och ort
• telefonnummer
• verksamhetens art (NACE-kod)

Företaget meddelar med hjälp av NACE-koder för vilket ändamål har varor och tjänster, som ansökan avser, anskaffats. NACE-koden bildas av företagets branschkod, som bl.a. framgår av Patent- och registerstyrelsens och Skatteförvaltningens företags- och organisationsdatasystem (FODS) på adressen ytj.fi. NACE-koden bildas genom att man utelämnar det sista numret i den femsiffriga branschkoden i YTJ.

När företaget gör en ansökan följande gång är dessa uppgifter förhandsifyllda. De kan ändras efter behov.

2.3.2 Fas 2: Ansökans grunduppgifter – Skapa ny ansökan

I slutet av fas 1 kan sökanden välja att ändra en tidigare ansökan eller skapa en ny. Om sökanden väljer Skapa ny ansökan ska följande uppgifter ges:

a) Ansökans grunduppgifter

• ansökningsperiod
• återbäringsland
• välj språket för de fritt formulerade texter. De språk som det valda återbäringslandet har godkänt är tillgängliga i tjänsten.

b) Beskrivning av affärsverksamheten för vilken anskaffningarna har gjorts

Här kan företaget precisera verksamhetens art, som angetts tidigare i fas 1, genom en noggrannare specifikation av ändamålet med anskaffningarna.

Markera det lämpligaste av de tre alternativen i “Vi meddelar att vi under ovannämnda tidsperiod i det EU-land från vilket återbäring söks ...”.

• Om företaget under ansökningsperioden inte har levererat varor eller tillhandahållit tjänster i återbäringslandet markeras det första alternativet. Ansökan inkluderar ofta hotell-, taxi- och hyrbilsräkningar, t.ex. för en anställd som har varit på seminarieresa.
• Om företaget endast har levererat varor eller tillhandahållit sådana tjänster för vilka köparen är momsskyldig, ska mittalternativet markeras. Då har köparen på grund av omvänd momsskyldighet varit skyldig att betala moms i stället för säljaren, dvs. företaget som ansöker om återbäring.
• Om företaget i det land från vilket återbäring söks endast har utfört vissa momsfria transporttjänster eller stödtjänster till dessa, markera det sista alternativet. Anskaffningarna består då vanligen av tankat bränsle till en fordonskombination.

c) Ombudsuppgifter

Dessa uppgifter ges endast då företaget använder ett ombud. Sökanden ska försäkra sig om att återbäringslandet godkänner användningen av ombud. Följande ombudsuppgifter ges:

• ID
• ID-typ (momsnummer, skatteregistreringsnummer eller något annat ID)
• namn
• hemland
• telefonnummer
• e-postadress
• gatuadress, postnummer och ort

Momsnummer ska väljas som ID-typ ifall ombudet har ett FO-nummer och är momsskyldig i Finland. Momsnummer väljs också när ombudet är ett utländskt företag som har ett momsregisteringsnummer i sitt hemland. Skatteregistreringsnummer ska väljas om ett utländskt ombud inte har ett momsregisteringsnummer i sitt hemland. Annat ID väljs när ombudet har ett FO-nummer men inte är momsskyldig i Finland eller när ombudet är en privatperson.

d) Bankförbindelse i ett EU-land

Här anges bankkontot dit man vill få utlandsåterbäringen av moms:

• kontoinnehavarens namn
• kontoinnehavarens roll (eget eller ombudets konto, om återbäringslandet godkänner återbetalning till ombudets konto)
• IBAN-kontonummer
• bankens BIC-kod
• kontots valuta.

2.3.3 Fas 3: Specifikation av fakturor och importdokument

Ansökan ska inkludera specifikationer av de fakturor och importdokument som ansökan gäller. Specifikationen kan öppnas via länken Lägg till ny faktura eller Lägg till nytt importdokument. Fönstret öppnas och sökanden kan ange fakturans eller importdokumentets uppgifter. Systemet tilldelar automatiskt ett ordningsnummer till varje faktura och importdokument.

Följande uppgifter om fakturan eller importdokumentet ska ges:

• fakturans eller importdokumentets nummer
• fakturans eller importdokumentets datum
• uppgift om huruvida fakturan innehåller förenklade fakturauppgifter
• säljarens namn, momsnummer eller skatteregistreringsnummer, land, gatuadress, postnummer och ort
• de köpta varornas eller tjänsternas art (kod och underkod: endast koder som används i återbäringslandet kan väljas i ALVEU-tjänsten)
• pris exkl. moms
• momsbeloppet
• avdragsgill andel i %
• momsbelopp som ansöks i återbäring
• fakturans valuta.

Med fakturanummer avses det nummer som den utländska säljaren har gett fakturan eller verifikationen. Ifall importdokumentet saknar nummer ska dokumentet beskrivas på det valda språket.

Om fakturan är så kallade förenklad faktura ska Ja-alternativet väljas. Information om de olika länders krav i fråga om förenklad faktura finns på de nationella skattemyndigheternas webbplatser eller i EU-kommissionens handbok (se 1.1 ovan).

Vid "Avdragsgill andel i %" uppges den andel av anskaffningen som företaget har använt för verksamhet som berättigar till avdrag. Om endast en del av anskaffningen har använts för verksamhet som berättigar till avdrag, kan återbäring bara fås för denna andel. Talet kan vara mellan 0,01 och 99,99. Om hela anskaffningen gått till verksamhet som berättigar till avdrag kan fältet lämnas tomt. Tjänsten tolkar detta som 100 %.

Specifikationer kan importeras från egna filer

Företaget kan ladda upp specifikationer av fakturor eller importdokument från egna filer. Specifikationerna ska finnas i en bestämd ordning i filen. Se detaljerade anvisningar och en exempelfil med den korrekta ordningen (Tilläggsuppgifter om tjänsten – ALVEU).

De importerade filerna ska vara i csv-format (*.csv), en av filtyperna i kalkylprogrammet Excel. En importerad fil får innehålla högst 100 specifikationer av fakturor eller importdokument. Flera filer kan bifogas ansökan, men filerna måste importeras en i taget. Tjänsten kontrollerar datainnehållet i varje fil och om det finns fel uppgifterna, visar också korrigeringsförslagen.

Bifoga fakturor och importdokument

Företaget bifogar en fil med fakturor och importdokument som återbäringslandet kräver som bilagor. Om företaget använder ett ombud för ansökan ska även fullmakten bifogas. Tillåtna filtyper är tiff, jpeg och pdf, varav pdf rekommenderas.

De bifogade filernas sammanlagda storlek får inte överskrida 5 MB (megabyte). Om gränsen överskrids måste sökanden kontrollera vilket förfarande skattemyndigheten i återbäringslandet vill tillämpa. Detta kan göras i återbäringslandets anvisningar eller i Europeiska kommissionens handbok.

När alla fakturor och importdokument specificerats och nödvändiga bilagor bifogats är det dags att gå vidare till sändningsfasen via knappen Till skicka ansökan.

2.3.4 Fas 4: Sändning av ansökningsuppgifter (Lämna in ansökan)

Tjänsten skapar ett sammandrag av lämnade ansökningsuppgifter. Om det finns något att korrigera kan man fortfarande gå tillbaka och ändra uppgifterna. Det är bäst att fylla i ansökan noggrant: ansökan anses ha gjorts endast när den innehåller alla uppgifter om sökanden och fakturorna som återbäringslandet kräver.

Företaget kan skicka uppgifterna till Skatteförvaltningen med Skicka uppgifterna-knappen. Man kan även spara uppgifterna som halvfärdig. Då skickas uppgifterna inte till Skatteförvaltningen och ansökan kan göras färdig senare.

När ansökan har skickats till Skatteförvaltningen får avsändaren omedelbart ett meddelande om att ansökan har kommit fram till Skatteförvaltningen. Därefter förmedlar Skatteförvaltningen ansökan till återbäringslandet.

Skatteförvaltningen förmedlar inte ansökan till det andra EU-landet, om företaget inte har varit momsskyldigt under ansökningsperioden. Företaget får ett beslut om detta både per post och på elektronisk väg via ALVEU-tjänsten. Beslutet kan överklagas.

2.3.5 Ändra tidigare ansökan (fas 2: Ansökans grunduppgifter)

Om sökanden vill fortsätta att fylla i den halvfärdig ansökan eller ändra uppgifter i en skickad ansökan ska knappen "Ändra tidigare ansökan" väljas i slutet av fas 1 (Kunduppgifter). Tidigare ansökningar visas i en förteckning under ID-uppgifterna. Där kan man välja en skickad eller halvfärdig ansökan vars uppgifter man vill ändra.

Ansökan om återbäring består av de specificerade fakturorna. Därför kan man inte lägga till fakturor eller ändra fakturanummer eller fakturadatum i en skickad ansökan. Om fakturor glömts bort i en skickad ansökan måste en ny ansökan göras. Då ska man beakta återbäringens minimibelopp (50 euro/400 euro) och om återbäringslandet tillåter flera ansökningar för samma period.

Vissa uppgifter i fakturaspecifikationen kan ändras även om ansökan har skickats. Sökanden kan t.ex. korrigera en felaktig anskaffningskod eller det sökta återbäringsbeloppet för en viss faktura. En enstaka faktura kan tas bort från en skickad ansökan.

Den nya versionen av ansökan skickas till återbäringslandet knapparna "Till skicka ansökan" och "Skicka uppgifterna". Skattemyndigheten i återbäringslandet behandlar den första ansökan och den nya versionen enligt sitt förfarande.

Skickade eller halvfärdiga ansökningar kan sökas i ALVEU-tjänsten med följande uppgifter:

• ansökningsperiod
• återbäringsland
• status (skickad/halvfärdig)
• ansökans nummer.

Man kan söka en ansökan genom att ange ansökningsperiodens start- och slutdatum. Sökningen kan avgränsas genom val av land i listrutan. Sökträffarna består av alla ansökningar till detta EU-land. Alternativt kan man söka ansökningar med deras status (skickad/halvfärdig) eller ansökningsnummer.

Ansökan ska göras inom 9 månader från utgången av det kalenderår som ansökningsperioden gäller. Om sökanden efter tidsfristen upptäcker att uppgifter saknas i ansökan eller att uppgifterna behöver korrigeras, tillåter ALVEU-tjänsten komplettering och korrigering av vissa punkter i ansökan. Återbäringslandet prövar om landet ska beakta den nya versionen av ansökan.

2.4 Övrigt i ALVEU-tjänsten?

Det är bäst att kontrollera inkommande meddelanden

Fas 1: på sidan Kunduppgifter finns en länk till avsnittet Meddelanden, där man kan läsa de mottagningsbevis som återbäringsländerna har skickat samt deras beslut, om landet delger dem på detta sätt. Många länder delger mottagningsbeviset och beslutet endast så att de placeras i webbtjänsten för sökandens etableringsstat. Därför är det bäst att då och då kontrollera, om det kommit meddelanden. Då undviker man att i onödan förlora tid för eventuellt sökande av ändring.

Ansökan kan sparas som halvfärdig

I faserna 2 och 3 finns knappen "Avbryt och spara" nertill på sidan. Man kan avbryta och spara ansökan som halvfärdig och fylla i den senare. Då man återvänder till ALVEU-tjänsten för att fortsätta med ansökan kan den hittas så här:

• klicka på knappen "Ändra tidigare ansökan" nertill på sidan i fas 1
• du kommer till fas 2 Ansökans grunduppgifter. Listan visar alla gjorda och sparade ansökningar. På den här sidan kan man t.ex. söka på EU-landet som den halvfärdiga ansökan gäller. Sökträffarna består av alla ansökningar som gjorts till detta EU-land.

Skickade ansökningar kan läsas

I tjänsten kan man bläddra och titta på skickade ansökningar. Var uppmärksam så att du inte av misstag skickar ansökan på nytt eller sparar den som halvfärdig. Du kan titta på skickade ansökningar genom att klicka på knappen "Ändra tidigare ansökan" nertill på sidan i fas 1 (Kunduppgifter). Då öppnas en sida som visar ansökningar du gjort fram till dess. Du kan granska uppgifterna i ansökan med Redigera-funktionen. Du kan titta på sparade fakturor genom att klicka på knappen "Fortsätt till specifikation av fakturor och förtullningsbeslut" nertill på sidan. Fakturorna listas upp.

På de flesta sidorna finns knappen Utskriftsversion med vilken du kan skriva ut sidans uppgifter på papper.

3 Återbäringslandets behandling av ansökan

Återbäringslandet tar emot ansökan och skickar ett meddelande om att ansökan har tagits emot. Skattemyndigheterna i de olika länderna använder varierande sätt för att meddela att ansökan har tagits emot. Skattemyndigheten kan skicka ett meddelande om mottagandet

• per e-post till den e-postadress som angetts i ansökan
• på elektronisk väg via Skatteförvaltningen i Finland (meddelandet visas under Meddelanden i ALVEU-tjänsten)
• per brev.

Det är också möjligt att skattemyndigheten skickar både e-post och ett elektroniskt meddelande. Då skickas två meddelanden om mottagandet. Om meddelandet dröjer, kontakta återbäringslandets skattemyndighet.

Behandlingstiden är 4–8 månader från det att ansökan kommit till återbäringslandet. Ankomstdagen för ansökan är dagen då återbäringslandet tar emot ansökan.

• Om skattemyndigheten i återbäringslandet inte behöver begära ytterligare information, ska beslutet fattas inom fyra månader från ankomstdagen.
• Om skattemyndigheten i återbäringslandet däremot begär ytterligare information, ska beslutet fattas inom 6 månader från ankomstdagen.
• Om behandlingen av ansökan kräver att ytterligare information begärs vid flera tillfällen, ska ansökan behandlas inom 8 månader från ankomstdagen.

Om skattemyndigheten inte följer tidsfristerna, ska ränta betalas på återbäringen

Om sökanden vill söka ändring av återbäringsbeslutet ska besvären anföras skriftligt (på papper). Besvärsskriften kan inte skickas via ALVEU-tjänsten. Förfrågningar om närmare anvisningar för sökande av ändring ska riktas till skattemyndigheten i återbäringslandet. Praxis och besvärstider varierar mellan EU-länderna.

4 Vanliga frågor om ALVEU-tjänsten

Inloggning

F: Kan det uppstå problem, om flera personer loggar in i ALVEU-tjänsten med samma KATSO-koder? Har antalet inloggningar med samma koder begränsats?

S: Antalet inloggningar är inte begränsade. När personer är inloggade samtidigt kan de ändra uppgifter utan att veta om varandras ändringar. Det är den senaste ändringen av kund- eller ansökningsuppgifterna som blir giltig.

Fullmakt

F: Kan jag auktorisera flera ombud samtidigt för att göra ansökningar på företagets vägnar i ALVEU?

S: Ja, det kan du.

F: Kan fullmaktsgivaren titta på ansökningar som ombudet har gjort? Kan fullmaktsgivaren ändra uppgifter i en ansökan som ombudet har gjort?

S: Ja, detta kan fullmaktsgivaren göra. Uppgifterna är kundspecifika, inte ombudsspecifika. Fullmaktsgivaren ser alltså alla ansökningar som ombudet har gjort på fullmaktsgivarens vägnar.

F: Kan jag själv göra ansökningar i ALVEU-tjänsten samtidigt som ett ombud har en giltig fullmakt?

S: Ja, det kan du.

F: Vad händer om företaget återkallar ombudets fullmakt? Försvinner de halvfärdiga ansökningar som sparats i tjänsten? Om företaget ger en fullmakt till ett nytt ombud, överförs en sparad ansökan till det nya ombudet?

S: Sparade, halvfärdiga ansökningar försvinner inte, om fullmakten återkallas. Det nya ombudet ser alla ansökningar som det tidigare ombudet har gjort eftersom ansökningsuppgifterna är kundspecifika, inte ombudsspecifika.

F: Vad händer om företaget återkallar ombudets fullmakt när ansökan är under behandling? Kan det eventuella nya ombudet ändra uppgifterna i en ansökan som redan skickats? Skickas beslutet ändå till det gamla ombudet som gjorde ansökan?

S: Om fullmakten återkallas när ansökan är under behandling, skickas beslutet till den adress som uppgetts i ansökan. Det nya ombudet kan ändra sådana uppgifter som är möjliga att ändra i en skickad ansökan.

Momsskyldighet

F: Systemet kontrollerar att sökanden har ett gällande momsnummer när ansökan skickas och därför behöver man inte bifoga ett intyg om verksamhetens art. Vad händer om sökanden har haft ett momsnummer under ansökningsperioden, men inte har det då ansökan skickas, t.ex. på grund av en fusion eller nedläggning av verksamheten? Är det då inte möjligt att göra en ansökan?

S: ALVEU-tjänsten kontrollerar att sökanden har varit momsskyldig under ansökningsperioden. Således kan en sökande i exemplet göra ansökan.

F: Hur kan jag ansöka om återbäring från ett annat EU-land, om den anskaffning som återbäringen gäller gjordes innan jag inledde min företagsverksamhet och registrerades som momsskyldig? I företagets bokföring behandlas anskaffningen som en anskaffning som berättigar till avdrag för ingående lager.

S: Utgångspunkten i återbäringsförfarandet är att sökanden är momsskyldig under ansökningsperioden. Om sökandens momsskyldighet är lagstadgad, dvs. denne har anmält sig som momsskyldig, kan sökanden be skattebyrån att tidigarelägga momsskyldighetens början. Då ska även periodskattedeklarationer lämnas in för den tidigarelagda tiden. Om sökanden däremot har frivilligt ansökt om registrering som momsskyldig, kan momsskyldighetens början inte tidigareläggas (173 § 2 mom. i mervärdesskattelagen). Då kan man inte ansöka om återbäring.

Ansökningsperiod

F: I slutet av 2012 köpte mitt företag en maskin i Österrike. Maskinen såldes vidare inom Österrike. Är det möjligt att få återbäring av momsen retroaktivt?

S: Ansökan om utlandsåterbäring ska göras senast den 30 september följande kalenderår. Sista inlämningsdag för ansökningar som gäller köp under 2012 var således den 30 september 2013. Därmed är det inte längre möjligt att få återbäring.

F: Kan ansökan göras genast när fakturan har kommit?

S: Återbäring ska sökas i perioder av minst tre månader.

Ansökningsförfarande

F: Kan man alltid använda engelska?

S: När du har valt återbäringsland i fas 2 “Ansökans grunduppgifter”,  visas en lista på de språk som landet godkänner.

F: Jag ansöker om återbäring från Tyskland. Måste jag bifoga kvitton som en filbilaga? Finns det någon eurogräns för kvitton?

S: Skattemyndigheten i återbäringslandet kan kräva att bränslefakturor på minst 250 euro (skattegrunden) och övriga fakturor på minst 1 000 euro (skattegrunden) skannas och bifogas ansökan. Om landet inte använder euro, avser gränsen fakturor på motsvarande belopp i nationell valuta. Alla fakturor behöver således inte bifogas ansökan. Eftersom förfarandena och lagstiftningen varierar i de olika EU-länderna är det bäst att ta del av respektive lands egna anvisningar. Dessa finns på webbplatsen för landets skattemyndighet. Om det inte går att hitta en anvisning, kan skattemyndigheten i återbäringslandet kontaktas. Europeiska kommissionen har publicerat en handbok som behandlar detaljerna i de olika ländernas ansökningsförfaranden: “Vademecum for the electronic refund procedure to taxable persons not established in the member state of refund but established in another member state”.

Ta del av länklistan, som även inkluderar EU-ländernas skatteförvaltningar (ec.europa.eu).

Ta del av EU-kommissionens handbok (ec.europa.eu) (Vademecum for the electronic refund procedure to taxable persons not established in the Member State of refund but established in another Member State)

F: Vad kan jag göra om den bifogade filen är för stor?

S: Kontrollera först att du inte har bifogat onödiga fakturor som gör att filen blir för stor. Ta bort dem för att minska storleken. Om det inte hjälper, kontakta skattemyndigheten i återbäringslandet och fråga hur du ska göra.

F: Vårt företag har betalat broavgifter för Öresundsbron mellan Sverige och Danmark. Momsbeloppet på fakturorna är i både svensk (SEK) och dansk (DKK) valuta. Från vilket av länderna ska jag söka återbäring?

S: Ansökningar om återbäring av den moms som ingår i broavgifter för Öresundsbron ska riktas till Sverige, oavsett om fakturautställaren är svensk eller dansk.

F: Vi har inte fått något mottagningsbevis från återbäringslandet. Vad ska vi göra?

S: Det är bäst att kontakta skattemyndigheten i återbäringslandet. Alternativt kan man göra en förfrågan till ALVEU-tjänstens kundstöd, nummer 029 497 063 (vardagar kl. 9–16.15).

F: I Skatteförvaltningens anvisningar sägs det att man inte kan lägga till fakturor i en ansökan som redan har skickats, men däremot ta bort fakturor. Hur gör man det? Om man tar bort verifikationer, behöver ansökan skickas på nytt till myndigheterna i återbäringslandet?

S: Om du vill ta bort fakturor från en skickad ansökan, logga in i ALVEU-tjänsten och gör så här:

• Klicka på knappen "Ändra tidigare ansökan" nere till vänster på sidan i fas 1 (Kunduppgifter).
• Välj därefter den ansökan från vilken du vill ta bort fakturor.
• Gå vidare till fas 3: på sidan Specifikation av fakturor och importdokument finns det en förteckning över bifogade fakturor i ansökan.
• Välj den faktura som du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort. Tjänsten ber dig bekräfta borttagningen. Därefter visas fakturan inte längre i förteckningen.
• När du har tagit bort alla fakturor som du vill ta bort går du vidare till sändning av ansökan. Du får ett sammandrag av ansökningsuppgifterna.  Det är bäst att i sammandraget kontrollera att antalet fakturor och återbetalningsbeloppet är korrekt efter borttagningen. Klicka sedan på knappen Skicka. Du får en bekräftelse på att Skatteförvaltningen har tagit emot uppgifterna. Skatteförvaltningen förmedlar ansökan till skattemyndigheten i återbäringslandet.

F: Om det kommer en bekräftelse på finska under “Meddelanden” i ALVEU-tjänsten, kan vi lita på att ansökan har kommit fram till återbäringslandet?

S: Ja, ni kan lita på bekräftelsen.

F: Efter vissa ansökningar får jag endast ett meddelande till ALVEU-tjänsten, efter vissa endast en e-post och ibland bådadera. Varför är det så?

S: Återbäringsländerna kan själva välja hur de levererar mottagningsbeviset till sökanden. Skattemyndigheten i återbäringslandet kan sända ett meddelande om mottagningen

• per e-post till den e-postadress som angetts i ansökan
• på elektronisk väg via Skatteförvaltningen i Finland, varvid meddelandet visas under Meddelanden i ALVEU-tjänsten
• per brev.

Det är också möjligt för skattemyndigheten att skicka både e-post och ett elektroniskt meddelande. Då kommer det två meddelanden om mottagningen.

Specifikation av fakturor och importdokument

F: I fas 3 talas det om koder och underkoder för köpta varor och tjänster. Var hittar jag koderna och är de landsspecifika?

S: I fas 3 visar systemet endast de koder och underkoder som används i det berörda landet.

F: Jag matar in fakturauppgifter i fas 3/4. Uppgifterna går att mata in, men när jag försöker spara uppgifterna med OK-knappen försvinner varornas eller tjänsternas art. Då kan jag inte spara uppgifterna, utan får ett felmeddelande i stället.

S: Har du kanske glömt att klicka på knappen Lägg till, som finns bredvid listrutan? Du måste klicka på knappen för att spara varornas och tjänsternas art på fakturaspecifikationen.

F: När jag sparar flera fakturor från ett och samma säljarföretag efter varandra skulle den gamla uppgiften inte kunna finnas kvar som underlag, så att man inte behöver spara varenda faktura från början?

S: Ett sätt att snabba upp inmatningen av fakturorna i ALVEU-tjänsten är att först spara återkommande uppgifter i ett ordbehandlingsprogram (t.ex. Word) och sedan använda funktionen Kopiera - Klistra för att infoga uppgifterna när fakturorna specificeras i ALVEU-tjänsten. Alternativt kan du spara fakturaspecifikationerna i en egen Excel-fil i csv-format och foga filen till ansökan (se närmare anvisningar i 2.3.3).

F: Kan man lägga kreditnotor till ansökan?

S: Ja, det är möjligt att lägga kreditnotor till ansökan. De ska specificeras med ett minustecken i fas 3.

F: Vad gör jag om det inte finns lämpliga koder för varans/tjänstens art i “produktlistan”?

S: Alla koder som respektive återbäringsland har godkänt är tillgängliga. Skatteförvaltningen kan tyvärr inte påverka listan. Om återbäringslandet godkänner koden 10 (Övriga), kan du använda den och ge en beskrivning av fakturan på det språk som du har valt.

F: Hur gör jag om olika typer av varor och tjänster har fakturerats på samma faktura? När jag angett fakturadatum och fakturanummer och behöver t.ex. fem koder för olika typer av anskaffningar.

S: Olika varor och tjänster på en enskild faktura specificeras i fas 3.

• Börja med att mata in fakturaspecifikationen.
• Öppna listrutan i “De köpta varornas och tjänsternas art” och välj kod för respektive fakturarad. När du klickar på knappen “Lägg till” visas koderna i listan nedanför.

Varje fakturanummer får bara förekomma en gång i fakturaspecifikationen. Om sökanden inte gör på det ovan beskrivna sättet utan specificerar varje fakturarad som en faktura tar återbäringslandet inte emot ansökan. I sådana fall skickas ett felmeddelande till sökanden. Där anges orsaken som ”Duplicate invoice reference number”.

F: Hur specificerar jag kvitton som t.ex. saknar säljarens adress i en ansökan till Sverige? Detta gäller ofta bl.a. parkeringskvitton.

S: I fråga om vissa fakturor tillämpas förenklade fakturauppgifter, där t.ex. säljarens adress saknas. Vid ansökan till Sverige kan du skriva “okänd/unknown” när du ska fylla i Adress.

F: När jag matar in fakturor till vissa länder får jag ett meddelande om att landet vill ha koden i formatet x.y.z. Det finns dock bara en kod. Detta hände t.ex. när jag gjorde en ansökan till Sverige och ville använda koden “6 Logi". Det finns inga underkoder trots programmets meddelande om att de behövs.

S: Meddelandet förhindrar inte att ansökan görs. Det är bara fråga om en anmärkning eftersom den berörda Medlemsstaten använder underkoder för vissa av sina koder. Om varan eller tjänsten har en underkod, rekommenderar vi att du använder den.

F: Vi importerade varor från Kanada till Tyskland. Jag försöker specificera importdokumentet i "Lägg till nytt importdokument". Jag hittar inte Tyskland i landmenyn.

S: Vid specifikation av importdokument ska säljaruppgifterna innehålla specificerade uppgifter om en säljare som är etablerad utanför EU (och t.ex. inte de tyska tulluppgifterna). Här ska alltså Kanada väljas som säljarens land.

F: När jag matar in fakturor visas kodtexterna inte i sin helhet, även om jag ändrar fontstorleken.

S: Tyvärr kan listrutan inte visa fler tecken. Texten visas i sin helhet nedanför listrutan om du väljer den med knappen “Lägg till”.

ALVEU-tjänsten

F: Var kan jag titta på skickade ansökningar utan avsikt att göra ändringar i dem?

S: Tjänsten är endast avsedd för sändning av ansökningar. Man kan dock bläddra och titta på skickade ansökningar. Var dock försiktig med att du inte av misstag skickar ansökan på nytt eller sparar den som halvfärdig. Du kan bläddra skickade ansökningar så här:

• Klicka på knappen "Ändra tidigare ansökan" nertill på sidan i fas 1 (Kunduppgifter).
• Knappen öppnar en sida som visar vilka ansökningar du har gjort fram till dess. Du kan titta på uppgifterna i ansökan med Redigera-funktionen.
• Om du vill se fakturorna som sparats i ansökan, klicka på knappen "Fortsätt till specifikation av fakturor och importdokument" nertill på sidan. Då öppnas en sida som visar en förteckning över de fakturor som bifogats ansökan.

ledande skattesakkunnig Päivi Taipalus

byråchef Annukka Poikkeus