Behandling av spärrmarkerade uppgifter inom Skatteförvaltningen

Anvisningen (A21/00 99 00/2011) har ändrats på grund av 36 § i lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009) samt förändringar i behandlingen av spärrmarkerade uppgifter inom Skatteförvaltningen som ska träda i kraft i februari 2014.

1 Allmänt

En personkund kan anhålla om spärrmarkering hos Myndigheten för digitalisering och befolkningdata eller att hans eller hennes kontaktuppgifter ska hållas hemligt för övriga myndigheter. Dessa åtgärder som syftar till att skydda kontaktuppgifterna kallas nedan spärrmarkering. Spärrmarkering kan endast innehas av en fysisk person.

Spärrmarkeringen hänför sig ofta till en besvärlig livssituation där personen har grundad anledning att få sina egna och familjens kontaktuppgifter hemlighållna. Skatteförvaltningen ska se till att spärrmarkeringen inte gör det svårare för personen att uträtta sina skatteärenden.

Adress- och övriga kontaktuppgifter som behandlas av Skatteförvaltningen är sekretessbelagda beskattningsuppgifter (om behandlingen av beskattningsuppgifter, se anvisningen ”Skyldighet att iaktta sekretess och integritetsskydd i Skatteförvaltningen (1935/6/2006). Spärrmarkeringen ger personen extra skydd utöver hemlighållande av beskattningsuppgifterna. Spärrmarkerade uppgifter klassificeras inom Skatteförvaltningen till skyddsnivå III.

2 Spärrmarkering och dess början

Spärrmarkeringen kan vara registrerad i befolkningsdatasystemet¹ eller den kan gälla en enskild myndighet². I praktiken är nästan alla spärrmarkeringar som behandlas av Skatteförvaltningen angivna i befolkningsdatasystemet.

En kund som anhåller om spärrmarkering anvisas i första hand att ansöka om befolkningsdatasystemets spärrmarkering hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Finland har inte ett allmänt "spärrmarkeringsregister” som i allmänhet förpliktar myndigheterna. En spärrmarkering i befolkningsdatasystemet ger emellertid sökanden omfattande skydd, eftersom alla myndigheter som använder befolkningsdata får veta om spärrmarkeringen.

_______________________

¹ 36 § i L om befolkningsdatasystemet och och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningdata 661/2009, nedan befolkningsdatalagen.
² 24 § 1 mom. 31 punkten i L om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999, nedan offentlighetslagen

_______________________

2.1 Spärrmarkering i befolkningsdatasystemet

Enligt 36 § i befolkningsdatalagen kan en sådan person ansöka om spärrmarkering i befolkningsdatasystemet som har grundad och uppenbar anledning att misstänka att hans eller hennes eller familjens hälsa eller säkerhet är hotad. Spärrmarkeringen är i kraft i fem år första gången den aktiveras. Den kan förlängas med två år i taget. Av särskilda skäl kan spärrmarkeringen även anges som gällande tills vidare. Spärrmarkeringen tas inte bort när personen dör.  

En spärrmarkering i befolkningsdatalagen gäller uppgifter om hemkommun och bostad samt adress och andra kontaktuppgifter som gäller personen. Den gäller uppgifter som specificerar och lokaliserar sådana fastigheter, byggnader, lägenheter eller lokaler som ovan nämnda personer äger eller innehar, om uppgifterna inte kan behandlas separat från de uppgifter som omfattas av spärrmarkeringen när uppgifterna lämnas ut från befolkningsdatasystemet.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har i sina praktiska regler tolkat att också sådana uppgifter ska spärrmarkeras som kan avslöja de i lagen nämnda kontaktuppgifterna. Sådana uppgifter är t.ex. hemortskod, kommundel och kommunuppgift vid årsskiftet samt föregående hemkommun och församlingsuppgift³.

Den som ansöker om spärrmarkering har möjlighet att anmäla en så kallad trygg adress (kontaktadress) till befolkningsdatasystemet. Kontaktadressen registreras endast i befolkningsdatasystemet för att kunna få tag i personen. Den trygga adressen omfattas inte av spärrmarkeringen, utan den behandlas på samma sätt som övriga kontaktuppgifter hos Skatteförvaltningen.⁴  

_______________________

³  Praxisregler för spärrmarkering som registrerats i befolkningsdatasystemet (Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata 28.2.2013 Dnr 715/420/13).

⁴  Skatteförvaltningen har lagstadgad rättighet att behandla adressuppgifter som har spärrmarkering och Skatteförvaltningen får inte automatiskt uppgifter om den så kallade trygga adressen. Den finns emellertid tillgänglig på exempelvis VTJkysely-tjänsten.

_______________________

2.2 Spärrmarkering som beviljats av Skatteförvaltningen

Enligt 24 § 1 mom. 31 punkten kan en person begära att hans kontaktuppgifter ska hållas hemliga om hen har grundad anledning att misstänka att hens egen eller familjens hälsa eller säkerhet kan komma att hotas. Enligt motiveringen för lagen (RP 30/1998) ska den myndighet som mottagit en begäran utreda om det finns grundad anledning enligt lagrummet att hemlighålla uppgiften.

Hemlighållandet av kontaktinformationen kan nekas endast om personen i fråga inte anför lagstadgade skäl för sin begäran. Om personen redan har beviljats spärrmarkering i befolkningsdatasystemet och den har registrerats i Skatteförvaltningens datasystem, har han i regel inte behov att få sin kontaktinformation skyddad genom att Skatteförvaltningen meddelar ett särskilt beslut om detta.

Spärrmarkerad kontaktinformation som avses i offentlighetslagen är uppgiften om hemkommun och bostad i kommunen, uppgiften om tillfällig bostad, hemligt telefonnummer och annat telefonnummer samt annan kontaktuppgift. Med annan kontaktinformation avses t.ex. telefax eller e-postadress.

Offentlighetslagen anger inte någon tidsfrist för begränsningar att lämna ut kontaktinformation. Personen kan anhålla om hemlighållande av sina kontaktuppgifter och begränsa utlämnandet av dem för en viss tid. Om han inte själv begär att begränsningen ska gälla en viss tid, är begränsningen i kraft tills vidare. En spärrmarkering som gäller tills vidare utgår på basis av en skriftlig anmälan från personen.

Man ansöker om spärrmarkering enligt offentlighetslagen genom att framställa en begäran om det till Skatteförvaltningen. Ansökan går vidare till den spärrmarkeringsansvarige för behandling och denna ansökan registreras inte i registratorskontoret. Ansökan kan innehålla sekretessbelagda uppgifter⁵. Den spärrmarkeringsansvarige behandlar och avgör ansökan. Den spärrmarkerade får söka ändring i avgörandet enligt bestämmelserna om ändringssökande i ett förvaltningsärende.

_______________________

⁵  T.ex. uppgifter om ett brottsoffer som avses i 24 § 1 mom. 26 punkten i offentlighetslagen eller om en adress som ska hållas hemlig enligt 31 punkten.

_______________________

2.3 Spärrmarkeringens början och utgång

Skatteförvaltningen får information om spärrmarkeringen i befolkningsdatasystemet och informationen om hemadressen till den spärrmarkerade personen direkt från befolkningsdatasystemet.

En spärrmarkering som Skatteförvaltningen beviljat införs i Skatteförvaltningens kundregister. Skatteförvaltningen får även i dessa situationer information om personens hemadress från befolkningsdatasystemet.

Skatteförvaltningen skickar inte något särskilt brev till kunden om att spärrmarkeringen inletts. På Skatteförvaltningens webbplats finns det en artikel om behandling av spärrmarkerade uppgifter inom Skatteförvaltningen. I artikeln redogörs det exempelvis för situationer då spärrmarkeringen särskilt ska beaktas. Dessa situationer är bland annat om den spärrmarkerade personen ska fungera som ombud, anmälan om bankkontouppgifter samt registrering av adress till sammanslutning eller företag.

3 Spärrmarkerade uppgifter och deras behandling inom Skatteförvaltningen

Andra uppgifter om personen är inte spärrmarkerade. Spärrmarkeringen gäller således inte beskattningsuppgifter om inkomst, förmögenhet, avdrag e.d. av vilka spärrmarkerade uppgifter inte framgår. Uppgiften om kyrkosamfund – dvs. uppgiften om personen i fråga hör till den evangelisk-lutherska kyrkan eller något annat kyrkosamfund – är inte spärrmarkerad.

Spärrmarkeringen gäller också uppgifter som specificerar och lokaliserar sådana fastigheter, byggnader, lägenheter eller lokaler som personen äger eller innehar, om uppgifterna inte kan behandlas separat från de spärrmarkerade uppgifterna. Ur Skatteförvaltningens synvinkel är spärrmarkeringskundens uppgifter om ägande eller innehav av fastigheter, byggnader och lägenheter sekretessbelagda beskattningsuppgifter. Uppgifterna kommer i praktiken från Lantmäteriverket och de behandlas endast i syfte att verkställa beskattningen. Behandlingen av dessa uppgifter har inte begränsats på samma sätt som den spärrmarkerade personens egentliga kontaktuppgifter.

3.1 Spärrmarkeringsansvariga och ansvaret för behandling

Behandlingen av spärrmarkerade uppgifter styrs av Skatteförvaltningens stabs- och rättsenhet och Huvudstadsregionens skattebyrå. Uppgifterna som gäller de spärrmarkerade personernas kundregistrering har centraliserats till de s.k. spärrmarkeringsansvariga⁶ på Huvudstadsregionens skattebyrå. Den spärrmarkeringsansvarige ska vara pålitlig och i ordinarie tjänsteförhållande till Skatteförvaltningen. Enhetschefen utser de spärrmarkeringsansvariga. Innan en tjänsteinnehavare utses som spärrmarkeringsansvarig kan man låta göra en säkerhetsutredning om hen.

De spärrmarkeringsansvariga har i uppgift att sköta kundregistreringen av spärrmarkerade personer. Beskattningen av spärrmarkerade personer verkställs i sig utan några specialarrangemang. Detta betyder att den som verkställer beskattningen för en spärrmarkerad person eventuellt måste behandla även spärrmarkerad kontaktinformation då det är nödvändigt för beskattningen (t.ex. utredningar i samband med resekostnads- eller hushållsavdrag).

_______________________

⁶  Enligt befolkningsdatalagen får spärrmarkerade uppgifter behandlas endast av personer till vars arbetsuppgifter behandlingen av sådana uppgifter direkt hör

_______________________

3.2 Säkerhet och uppföljning

Spärrmarkerade uppgifter får behandlas endast av sådana tjänstemän till vars arbetsuppgifter behandlingen av sådana uppgifter hör (spärrmarkeringsansvariga). Detta förverkligas t.ex. genom handledning och begränsade användarbehörigheter. Spärrmarkerade kontaktuppgifter får inte visas till andra t.ex. via användargränssnitt.

All behandling av spärrmarkerade uppgifter uppföljs med logguppgifter. I loggen kan information sparas om all behandling av den spärrmarkerade personens uppgifter, oberoende av om handläggaren är berättigad att se uppgifterna eller inte. Motiveringen till uppföljningen är att personens kontaktuppgifter kan framgå av hens övriga beskattningsuppgifter, även om även om de egentliga kontaktuppgifterna är skyddade med användarrättigheter. Spärrmarkeringsloggens uppgifter sparas i minst fem år. Loggfilerna uppföljs vid behov.

Utöver Skatteförvaltningens datasystem finns spärrmarkerade uppgifter också i olika handlingar. Manuellt förvarade handlingar skyddas på samma sätt som övriga handlingar som innehåller sekretessbelagda beskattningsuppgifter.

Samma skyddsprinciper tillämpas också i elektroniska servicetjänster. Tjänsterna har byggts upp så att de spärrmarkerade kontaktuppgifterna endast visas till personen själv som identifierats tillförlitligt.

3.3 Spärrmarkering vid beskattningens verkställande

Den spärrmarkerade personens adressuppgifter visas inte i skatteprogrammen.  Den faktiska hemadressen har betydelse exempelvis för hushållsavdrag, utredningar av resor mellan bostaden och arbetsplatsen, överlåtelsebeskattning eller befrielse från överlåtelseskatt vid köp av första bostad.

Uppgiften om en spärrmarkeringskunds boende bör utredas med den spärrmarkerade personen eller en spärrmarkeringsansvarige ska bes kontrollera uppgiften i Skatteförvaltningens kunduppgiftsystem eller i befolkningsdatasystemet. Man får inte söka upp kontaktuppgifterna till en person med spärrmarkering i datasystem utanför Skatteförvaltningen, såsom exempelvis postens adressuppgiftssystem.  

Den spärrmarkeringsansvarige kan vid utskick av skattepost till spärrmarkeringskunden använda samma förfaranden som för andra kunder. Som spärrmarkeringskundens adressuppgifter får man i datasystemet endast spara kontaktuppgifter som finns sparade i befolkningsdatasystemet eller som spärrmarkeringskunden själv uppgett.

Uppgifter som har spärrmarkering får inte listas i databasurval. Om uppgifter med spärrmarkering inte kan skyddas vid urval, till exempel genom att avlägsna adressuppgifterna, måste spärrmarkeringskunderna helt tas bort från listningen. Om uppgifter med spärrmarkering är nödvändiga, exempelvis för att genomföra en kontroll, ska man diskutera informationsinnehållet i databasurvalet närmare med stabs- och rättsenheten.

3.4 Den spärrmarkerade personen som ombud eller delägare i en sammanslutning

En spärrmarkeringskund får inte registreras som befullmäktigat ombud. Ett ombud sköter beskattningsärenden för sin huvudman, och om man skyddar ombudets kontaktinformation, blir det väsentligt svårare att sköta ombudsuppgiften. Ombudets kontaktinformation får inte likadant skydd som den spärrmarkerade personens övriga kontaktuppgifter.

En sammanslutnings kontaktuppgift kan vara exempelvis adressen till en fastighet. Fastighetsadressen kan vara en spärrmarkerad uppgift om en delägare i sammanslutningen har beviljats spärrmarkering. En sammanslutning kan inte spärrmarkeras och en inkommen uppgift om en sammanslutningsdelägares spärrmarkering gör inte automatiskt att sammanslutningens kontaktuppgift spärrmarkeras.

Den spärrmarkerade personen bes iaktta dessa situationer och kontakta Skatteförvaltningen. Vid behov kan kunden ange en trygg adress som sin postadress. Om den spärrmarkerade personen är ombud, bör hen också fundera om det är tryggt för hen att vara ombud. I sammanslutningar kan man använda en annan delägares kontaktuppgifter.

3.5 Spärrmarkerade kontaktuppgifter i Företags- och organisationsdatasystemets informationstjänst

I Företags- och organisationsdatasystemets (FODS) offentliga informationstjänst (ytj.fi) visas om spärrmarkeringskunderna endast den uppgift från Patent- och registerstyrelsens register som finns där, om den ort där kunden bedriver företagsverksamhet (kommunuppgift) samt de offentliga adress- och övriga kontaktuppgifter som kunden uttryckligen anmält till FODS. Om kunden anmält sin hemadress i FODS som företagsadress, är det problematiskt ur spärrmarkeringens synvinkel. En sådan kontaktuppgift avregistreras inte automatiskt när spärrmarkeringen träder i kraft.

Den spärrmarkerade personen bes iaktta detta och kontakta Skatteförvaltningen. Om personen vill skydda en kontaktuppgift som hen anmält som offentlig, ska hen för företaget välja någon annan adress än den skyddsmarkerade adressen.

3.6 Utlämnande av spärrmarkerade uppgifter

I befolkningsdatalagen anges att sådana uppgifter i befolkningsdatasystemet som omfattas av spärrmarkering inte får överlåtas vidare, om inte något annat bestäms i lag. Skatteförvaltningen överlåter inte vidare uppgifter som spärrmarkerats i befolkningsdatasystemet. Ett undantag är bouppteckningsinstrument som får överlåtas utan att täcka uppgifter, om mottagarmyndigheten som mottagit uppgifterna har gett en säkerhetsutredning. Närmare information om utlämnande av uppgifter i bouppteckningsinstrument behandlas i anvisningen nr 786/09/2005.

Uppgifter som omfattas av en spärrmarkering som meddelats av Skatteförvaltningen kan lämnas ut till en annan myndighet enligt 29 § 2 mom. i offentlighetslagen. Myndigheten som begär uppgifterna ska utreda hur uppgifterna kommer att skyddas.

Myndighetsutredningen får formuleras fritt. Av utredningen ska emellertid framgå:

• Motiverad lagstadgad rätt och behov att behandla spärrmarkerade uppgifter
  Utredning av att uppgiften behövs för lagstadgade uppgifter (personernas aktuella adressuppgifter finns att få i befolkningsdatasystemet).
• Beskrivning av hur uppgifterna används
  Utredning som beskriver på allmän nivå att de spärrmarkerade uppgifterna används begränsat.
• Beskrivning av hur de spärrmarkerade uppgifterna skyddas
  Utredning om hur behandlingen av uppgifterna har begränsats och skyddats.

Spärrmarkerade uppgifter får inte lämnas till företag eller andra privata håll. Spärrmarkerade uppgifter får således inte lämnas ut även om personen har rätt att som part ta del av sekretessbelagda beskattningsuppgifter. En part har enligt 11 § 2 mom. 1 punkten i offentlighetslagen inte rätt att få del av en sådan handling om utlämnande av uppgifterna i handlingen strider mot ett synnerligen viktigt allmänt intresse. I svåra tillämpningsfall ska man ta kontakt med stabs- och rättsenheten.

Uppgiften om att kunden har spärrmarkering är inte juridiskt sett en spärrmarkeringsuppgift. Uppgiften är i alla fall sekretessbelagd som beskattningsuppgift. Skatteförvaltningen kan lämna ut uppgiften av särskilda skäl endast till andra myndigheter som har rätt att få sekretessbelagda beskattningsuppgifter.

3.7 Internationellt informationsutbyte

Skatteförvaltningen får via det internationella informationsutbytet kontaktuppgifter till skattskyldiga personer, som bland annat används för att individualisera skattskyldiga personer. De kontaktuppgifter för spärrmarkeringskunden som erhållits via informationsutbytet får endast användas för identifiering av kunden. De kontaktuppgifter för spärrmarkeringskunder som erhållits via informationsutbytet får inte sparas i Skatteförvaltningens datasystem som kundens kontaktuppgifter.

Skatteförvaltningen har med stöd av bestämmelserna om informationsutbyte och skatteavtal samt informationsutbyte skyldighet att även lämna ut den skattskyldiges kontaktuppgifter. Skatteförvaltningen lämnar i sådana situationer emellertid inte ut kontaktuppgifter som spärrmarkerats. Uppgifter som spärrmarkerats får enligt lag endast lämnas ut till en annan myndighet i Finland.

4 Andra begränsningar av utlämnandet av kontaktuppgifter hos myndigheter

Utöver spärrmarkering är det inte möjligt för kunden att få begränsningar i utlämnandet av kontaktuppgifterna från Skatteförvaltningens register⁷. Några begränsningar behövs inte heller, eftersom kontaktuppgifterna är beskattningsuppgifter och således sekretessbelagda och de får lämnas ut endast såsom anges i lag. Skatteförvaltningen kan således inte lämna ut kontaktuppgifter exempelvis för direktmarknadsföring eller släktforskning.

Skatteförvaltningen har ingått ett särskilt avtal med Trafiksäkerhetsverket (TraFi) om hur spärrmarkerade uppgifter i fordonstrafikregistret ska behandlas inom Skatteförvaltningen.

_______________________

⁷ Exempelvis begränsningar enligt personuppgiftslagen (ytterligare information dvv.fi) och spärrmarkering i fordonstrafikregistret (ytterligare information trafi.fi). Dessa begränsningar påverkar inte Skatteförvaltningens verksamhet.

_______________________

generaldirektör Pekka Ruuhonen

överinspektör Taito von Konow