Löner: anmälan av information till inkomstregistret

1 Principer för anmälning av uppgifter

I denna anvisning behandlas allmänna principer och förfaranden för anmälning av löneuppgifter till inkomstregistret. Anvisningen är avsedd att vara en övergripande allmän anvisning till stöd för de detaljerade anvisningar som inkomstregistret ger ut.

I denna anvisning beskrivs bland annat de utsatta tiderna för att lämna in uppgifter och logiken i användningen av uppgifter i inkomstregistret. Anvisningen innehåller länkar till andra detaljerade anvisningar som getts ut av inkomstregistret.

1.1 En prestationsbetalare har en skyldighet att anmäla uppgifter

Till inkomstregistret anmäls utbetalda löner och andra motsvarande prestationer. Arbetsgivare eller andra prestationsbetalare anmäler uppgifterna efter varje betalningstransaktion.

Alla aktörer som betalar prestationer anmäler prestationerna till inkomstregistret. Följaktligen är också till exempel hushåll, bostadsaktiebolag och föreningar skyldiga att anmäla prestationer som de betalat, såsom löner, kostnadsersättningar och arbetsersättningar.

Lagar, förordningar eller Skatteförvaltningens beslut kan innehålla undantag från skyldigheten att verkställa förskottsinnehållning eller debiteringen av källskatt i vissa situationer. Också i situationer där förskottsinnehållning inte behöver verkställas eller källskatt debiteras, ska inkomsten anmälas till inkomstregistret.

1.2 En anmälan om löneuppgifter lämnas in separat för varje inkomsttagare

Uppgifterna anmäls till inkomstregistret med en anmälan om löneuppgifter separat för varje inkomsttagare. Anmälningen påverkas inte av om betalaren eller inkomsttagaren har ett finländskt kundnummer eller ej.

Vad gäller inkomsttagare anmäls i första hand det finländska kundnummer som införts i befolkningsdatasystemet. Om inkomsttagaren saknar finländskt kundnummer, anges en utländsk identifierare. I så fall ska närmare specifikationsuppgifter ges om inkomsttagaren, såsom förnamn, efternamn, adress och födelsetid och kön, om inkomsttagaren är en fysisk person. Om betalaren har både en finsk och utländsk identifierare, rekommenderas det att bägge anges.

Vad gäller begränsat skattskyldiga inkomsttagare ska därtill hemviststatens skattenummer (TIN) anges, om numret används i den begränsat skattskyldiges hemviststat. En person ses som begränsat skattskyldig, om personens bostad eller hem finns utomlands, och personen inte oavbrutet vistas i över sex månader i Finland. Ett bolag ses som begränsat skattskyldigt, om dess registrerade hemort finns annanstans än i Finland. Om en begränsat skattskyldig har också ett finländskt kundnummer, ska bägge identifierare uppges på anmälan. Om ett finländskt kundnummer tilldelas senare till en begränsat skattskyldig, är det inte nödvändigt att korrigera de anmälningar som getts tidigare. Efter att ett nummer fåtts, anmäls uppgifter med såväl den finländska som den utländska identifieraren. Ärendet beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Om en konstgjord beteckning getts till en inkomsttagare, och en sådan konstgjord beteckning anmäls till inkomstregistret, antecknas Annan beteckning som typ. Om en inkomsttagare inte har en finländsk personbeteckning som införts i befolkningsdatasystemet och Skatteförvaltningen har gett inkomsttagaren en konstgjord beteckning för beskattningen, anmäler betalaren utöver den utländska identifieraren också den konstgjorda beteckning som getts av Skatteförvaltningen. På så sätt kan en anmälan allokeras till rätt person. Varje gång uppgifter lämnas in med annan än en finländsk personbeteckning som införts i befolkningsdatasystemet, ska följande uppgifter anges: namn, födelsetid, kön och adress. Om betalaren känner till en utländsk identifierare, ska den också anges.

En anmälan om löneuppgifter bildas av uppgifter från en betalningsdag för en inkomsttagare. Detta innebär att om prestationer betalats flera olika gånger till en inkomsttagare under en månad, ska betalaren separat ge en anmälan för prestationerna för varje betalningsdag. Följaktligen kan en betalare inte samla alla prestationer som betalats under en månad till en anmälan och anmäla dessa på en gång till inkomstregistret. Undantaget till detta utgörs av skattefria resekostnadsersättningar, som kan anmälas månatligen senast på den femte i den kalendermånad som följer efter betalningsmånaden och löneförskott, som kan anmälas på samma gång som egentlig lön som betalas ut senare, om lönerna betalas ut under samma kalendermånad.

Det är möjligt att det finns flera anmälningar för inkomsttagaren för samma betalningsdag, om till exempel löner och resekostnader betalas ut och anmäls ur olika system (se närmare i punkten 1.4). Uppgifter från samma lönebetalningstransaktion ska dock anmälas på samma anmälan.

En prestationsbetalare behöver inte anmäla totalbeloppet på löner, förskottsinnehållningar och källskatt till informationsanvändarna. Informationsanvändare som övervakar socialförsäkringsavgifter och Skatteförvaltningen räknar de förvärv som utgör grunden för avgifterna utifrån anmälda inkomsttagarspecifika anmälningar om löneuppgifter. Enbart det totala beloppet på arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift ska räknas och anmälas månatligen separat till inkomstregistret med arbetsgivarens separata anmälan. Detta därför att sjukförsäkringsavgiften för arbetsgivare är en skatt som ska betalas på eget initiativ. Däremot meddelas inte förskottsinnehållningar och källskatt som ett totalt belopp, utan Skatteförvaltningen räknar beloppen utifrån anmälningarna av löneuppgifter (se avsnitt 9, Arbetsgivarens separata anmälan).

Arbetsgivaren redovisar förskottsinnehållningen och socialförsäkringsavgifterna till de instanser som ansvarar för uppbörden enligt separata tidtabeller. Inkomstregistret påverkar inte penningflödena i betalningen eller de utsatta tiderna för betalning.

1.3 Löneuppgifter och andra prestationer anmäls till inkomstregistret

1.3.1 Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret

Lagen om inkomstdatasystem (53/2018) innehåller föreskrifter om vilka uppgifter som anmäls till inkomstregistret.

Till inkomstregistret anmäls bland annat följande uppgifter:

• specifikationsuppgifter om betalaren och inkomsttagaren
• löner, arvoden, naturaförmåner och övriga förvärvsinkomster, såsom arbetsersättningar
• resekostnadsersättningarna (ska anmälas, även om ingen penninglön betalas).
• uppgifter som hänför sig till försäkring
• uppgifter relaterade till internationellt arbete
• uppgifter om anställningsförhållande
• frånvarouppgifter

1.3.2 Tre olika anmälningar lämnas in till inkomstregistret

Uppgifter lämnas in till inkomstregistret med tre olika anmälningar.

Med anmälan om löneuppgifter anmäls uppgifter om löner och andra prestationer separat för varje inkomsttagare. Med en anmälan om löneuppgifter avses uppgifter från en betalningsdag för en inkomsttagare. En anmälan om löneuppgifter ges i regel senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen (se avsnitt 2, De utsatta tiderna för anmälning av uppgifter).

En regelbunden arbetsgivare som införts i Skatteförvaltningens arbetsgivarregister anmäler månatligen det totala beloppet på den sjukförsäkringsavgift som den betalat utifrån lönerna och de avdrag som ska göras från sjukförsäkringsavgiften med arbetsgivarens separata anmälan.  Om löneutbetalning inte förekommit under månaden, anmäler en regelbunden arbetsgivare uppgiften Ingen lönebetalning på arbetsgivarens separata anmälan. Inlämnande av arbetsgivarens separata anmälan, se avsnitt 9 och Anmälan av uppgifter till inkomstregistret: arbetsgivarens separata anmälan.

Pensions- och förmånsuppgifter anmäls med en anmälan om förmånsuppgifter. Enbart vissa förmånsbetalare som fastställts i lagen, såsom FPA och försäkringsbolagen, anmäler förmånsuppgifter till inkomstregistret. Med en anmälan om förmånsuppgifter ges uppgifter om till exempel ålderspension, arbetslöshetsdagpenning eller vårdbidrag. Däremot anmäls till exempel pension som betalats ut av en arbetsgivare till inkomstregistret normalt med en anmälan om löneuppgifter. Pensions- och förmånsuppgifter anmäls till inkomstregistret från och med början av år 2021. Anmälning av förmånsuppgifter beskrivs närmare i Förmåner: anmälan av information till inkomstregistret.

1.3.3 Uppgifter som lämnar utanför inkomstregistret

Bland annat följande uppgifter lämnar utanför anmälningen till inkomstregistret:

• Medlemsavgifter till arbetsmarknadsorganisationer och avgifter till arbetslöshetskassor
• Stipendier och bidrag
• Avgifter på förtroendevaldas arvoden som inkomsttagaren själv betalat direkt till partiet
• Information om företagets bransch och företagets ägarförhållanden
• Känsliga uppgifter om frånvaroorsaker och känsliga inkomster
• Största delen av kapitalinkomsterna, såsom räntor, dividender och överlåtelsevinster
  • Arbetsinsatsdividender anmäls till inkomstregistret.
  • Kapitalinkomster som betalats av arbetsgivaren, såsom ränta på lönefordran och garantiprovisioner anmäls till inkomstregistret.
• Delägarlån som beviljats av ett aktiebolag och som utgör kapitalinkomst för en fysisk person och återbetalning av sådana
• Rese- och logiersättningar som arbetsgivaren betalat ut enligt verifikat, till exempel resebiljetter eller hotellräkningar.
• Kostnadsposter som hör till arbetsgivaren, vilka arbetstagaren betalat och arbetsgivaren sedan ersatt till hen utifrån ett verifikat
• Arbetsinkomst för företagare, om företagaren är försäkrad enligt pensionslagen för företagare eller för lantbruksföretagare.
  • Med arbetsinkomst för en företagare avses den årliga årsinkomst som fastställts av pensionsanstalten för företagarens pensionsförsäkring.

Ovan nämnda uppgifter anmäls också i fortsättningen direkt till de informationsanvändare som behöver dessa, till exempel med årsanmälan eller utifrån en begäran till en aktör som behöver uppgiften i fråga.

1.4 Löneuppgifter anmäls för en viss betalningsdag och löneutbildningsperiod

Löneuppgifter rörande en inkomsttagare anmäls till inkomstregistret med en anmälan om löneuppgifter senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. En anmälan innehåller uppgifter från en betalningsdag för en inkomsttagare. Med betalningsdag avses i inkomstregistret den dag då en prestation varit tillgänglig för en inkomsttagare, till exempel då den registrerats på inkomsttagarens bankkonto (s.k. lönedag för löntagare).  Det är inte av betydelse när prestationen intjänats (läs om intjäningsperioder i punkten 3.2 Inkomsternas intjäningsperioder). I den utsatta tiden på fem kalenderdagar inräknas också lördag, söndag eller en annan helgdag. Om den utsatta dagen för anmälan infaller på en lördag, söndag eller annan helgdag, kan uppgifterna dock anmälas på den därpå följande vardagen. Se närmare om utsatta tider i avsnittet 2 Utsatta tider för anmälning av uppgifter.

Om prestationer i euro inte betalas till en inkomsttagare, anmäls som betalningsdag den dag under vilken uppgifterna överlämnades till inkomstregistret. En sådan annan anmälningsdag ges till exempel då man anmäler enbart uppgifter rörande frånvaro, anställningsförhållandet, arbetsperioder eller vistelseperioder.

Om flera prestationer betalas på samma dag till en inkomsttagare, kan betalaren anmäla dessa med samma anmälan. Betalaren kan välja att anmäla prestationer som betalats på samma dag också separat, om till exempel löner och kostnadsersättningar som betalats på samma dag betalas via olika system.

Betalningsdagen kan också finnas utanför löneutbetalningsperioden.

Löneutbetalningsperiod (s.k. löneperiod) är en tidsperiod för vilken lön eller annan inkomst betalas. Ett företag kan ha tillgång till flera olika löneutbetalningsperioder, till exempel separat för anställda med månadslön och anställda med timlön. Löneutbetalningsperioden för en enskild inkomsttagare kan också avvika från företagets normala löneutbetalningsperiod. Till exempel om ett anställningsförhållande börjar eller upphör mitt under löneutbetalningsperioden, börjar eller upphör också löneutbetalningsperioden på samma dag. En löneutbetalningsperiod kan i vissa situationer  vara av olika längd för olika inkomsttagare. I så fall kan betalningsdagen också finnas utanför löneutbetalningsperioden. Inkomsten ses som inkomst för den månad under vilken den betalas.

Om löneutbetalningsperioder inte normalt används i det system från vilket anmälningar sänds, såsom för arbetsersättningar, är det möjligt att som löneutbetalningsperiod använda den första och sista betalningsdagen för den arbetsprestation som ligger till grund för ersättningen som löneutbetalningsperiod. En löneutbetalningsperiod kan också vara en dag lång, om arbetsprestationen varat i en dag. I en sådan situation är det möjligt att som löneutbetalningsperiod anteckna företagets normala löneutbetalningsperiod. Om detta inte är möjligt, är det möjligt att anteckna innevarande kalendermånad. På motsvarande sätt är det möjligt att i anmälningen av kostnadsersättningar använda företagets normala löneutbetalningsperiod eller innevarande kalendermånad. En betalare kan välja att som löneutbetalningsperiod välja den tidsperiod under vilken resekostnadsersättningarna betalas.

Material som lämnas in via inkomstregistrets tekniska gränssnitt eller laddningstjänst kan innehålla uppgifter om enbart en löneutbetalningsperiod, trots att betalningsdagen för prestationerna är den samma. Om prestationer betalats på samma dag till exempel till anställda med månadslön, vars löneperiod utgörs av kalendermånaden, och till timanställda, vars lönebetalningsperiod är två veckor, ska uppgifterna lämnas in i olika material. På motsvarande sätt, om inkomsttagaren haft en avvikande löneutbetalningsperiod på grund av att ett anställningsförhållande börjat eller upphört, ska uppgifterna lämnas in till inkomstregistret i olika material. Anställningsförhållandet är i sig inte av betydelse: om betalningsdagen och löneutbetalningsperioden är de samma, kan betalaren i samma material anmäla de prestationer som betalats till såväl arbetstagare med anställningsförhållande som personer utan anställningsförhållande.

1.5 Uppgifterna anmäls som kodvärden

I inkomstregistret används olika koduppsättningar; inkomstregistrets egna koduppsättningar och informationsanvändarnas koduppsättningar. En del av dessa anknyter till det tekniska genomförandet av anmälningstrafiken och en del till innehållet i en anmälan. Koduppsättningarna i inkomstregistret har publicerats på webbplatsen inkomstregistret.fi. Till exempel inkomstslagen för löner utgör en koduppsättning och felkoder en annan. Användningen av koder beskrivs i anvisningar och i de mer tekniska beskrivningarna som är avsedda för programvaruutvecklare. Koduppsättningarna för informationsanvändare har getts ut i huvudsak på informationsanvändarnas webbplatser. En stor del av de externa koduppsättningarna anknyter till yrkeskategorierna och pensionsskyddet.

Många av uppgifterna på en anmälan om löneuppgifter anmäls som kodvärden. De uppgifter som ska anmälas inom ramen för koduppsättningarna omfattar flera uppgifter om anställningsförhållandet, uppgifter om frånvarouppgifter, inkomstslagen, övriga uppgifter om betalaren, tilläggsuppgifter om en inkomsttagare och yrkesklassen för en inkomsttagare.

En del av löneprogrammen har införlivat de koduppsättningar som används i inkomstregistret till en del av löneprogrammet, då betalaren väljer den uppgift som denne använder från löneprogrammet och då programmet bildar det kodvärde som behövs i bakgrunden. Om de koduppsättningar och de kodvärden som betalaren behöver inte fås direkt från löneprogrammet, har en del av de koduppsättningar som används av inkomstregistret beskrivits i Koduppsättning-dokumenten på webbplatsen inkomstregistret.fi. Betalaren kan välja det kodvärde som ska användas med hjälp av dokumenten. Hjälp för valet av rätt inkomstslag fås från sidan Inkomstslag för löner, och yrkesklassificeringen finns i koduppsättningen Statistikcentralens yrkesklassificering. Kodvärdena ska utredas själv i synnerhet då uppgifterna anmäls på en pappersblankett. Inkomstregistrets e-tjänst ger handledning i valet av kodvärden.

1.6 Uppgifterna anmäls elektroniskt

Uppgifterna anmäls till inkomstregistret enligt huvudregeln inom fem kalenderdagar från löneutbetalningen. Elektronisk anmälning är en grundläggande förutsättning för verksamheten och den möjliggör effektiv användning av registret i realtid. 

Det är möjligt att lämna in uppgifter till inkomstregistret på fyra olika sätt:

• via det tekniska gränssnittet
• via laddningstjänsten i e-tjänsten
• med webblanketten i e-tjänsten
• på pappersblankett.

Med tekniskt gränssnitt avses att löneförvaltningens programvara integrerats med inkomstregistrets tekniska gränssnitt. Den programvara som används av betalaren identifieras med ett tekniskt certifikat utan att någon annan identifiering behövs. Med hjälp av ett tekniskt gränssnitt kan löneuppgifter lämnas in direkt från lönesystemet till inkomstregistret, utan att användaren behöver övergå till en separat inkomstregistertjänst.

Om det inte är möjligt att använda det tekniska gränssnittet, kan uppgifterna anmälas i inkomstregistrets e-tjänst, till vilken man loggar in från webbplatsen inkomstregistret.fi. I e-tjänsten kan uppgifter sändas till inkomstregistret på två sätt: genom att ladda upp filer eller mata in uppgifterna i en enskild anmälan med en webblankett.

I laddningstjänsten i e-tjänsten kan en betalare ladda upp en fil som först bildats i det egna lönesystemet till inkomstregistret. Identifieringen till e-tjänsten sker med Suomi.fi-identifiering. Också en användare av laddningstjänsten ska identifiera sig.

En betalare kan anmäla uppgifterna också på webblanketten i e-tjänsten. I så fall ska betalaren mata in uppgifterna en anmälan åt gången manuellt på webblanketten. Identifieringen till e-tjänsten sker med Suomi.fi-identifiering.

Utifrån särskilda orsaker kan en betalare anmäla uppgifter på en pappersblankett. Situationer där det rimligen inte kan förutsättas att uppgifter lämnas in elektroniskt, till exempel när en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utlänning inte har möjlighet att lämna uppgifter elektroniskt, kan ses som ett särskilt skäl.

Läs mer om kanalerna för anmälning av uppgifter

1.7 Det finns obligatoriska och kompletterande uppgifter på en anmälan om löneuppgifter

Till inkomstregistret anmäls såväl obligatoriska som kompletterande, det vill säga frivilliga, uppgifter. En del av de obligatoriska uppgifterna ska lämnas in i varje anmälan. En del ges enbart, om inkomsten i fråga betalats eller ett visst förhållande råder.

Utöver obligatoriska uppgifter kan betalaren anmäla också frivilliga, kompletterande uppgifter.

1.7.1 Obligatoriska uppgifter

De obligatoriska uppgifterna omfattar till exempel specifikations- och identifieringsuppgifter, såsom uppgifter om prestationsbetalaren och inkomsttagaren, löneutbetalningsperioden och betalningsdagen.

En del av inkomstslagen i en anmälan om löneuppgifter är obligatoriska uppgifter då dessa inkomster utbetalas. Obligatoriska uppgifter omfattar till exempel löner, naturaförmåner, arvoden, priser och andra skattepliktiga förmåner (6 § i lagen om inkomstdatasystemet

Penninglöner ska anmälas till inkomstregistret åtminstone som ett totalbelopp. Detta innebär att betalaren räknar samman löneslagen för penninglöner i lönesystemet och anmäler penninglönerna som ett totalbelopp med en anmälan om löneuppgifter. Om penninglöner anmäls som ett totalbelopp, kan en del av informationsanvändarna bli tvungna att begära närmare uppgifter av prestationsbetalaren, eftersom uppgifterna inte är tillräckligt noggranna för alla användare, om de anmäls i begränsad form. Anmälning av penninglöner behandlas mer ingående i anvisningen Anmälan av uppgifter till inkomstregistret: penninglöner och poster som dras av från lönen.

Det är obligatoriskt att anmäla vissa uppgifter om anställningsförhållandet, då det handlar om ett anställningsförhållande som försäkrats enligt pensionslagen för den offentliga sektorn eller ett anställningshållande hos Finlands Bank Anmälning av uppgifter om anställningsförhållandet beskrivs i avsnitt 7.

1.7.2 Kompletterande uppgifter

Frivilliga kompletterande uppgifter omfattar till exempel

• anmälning av penninglöner på specificerat sätt med kompletterande inkomstslag (mindre precision i anmälningen av penninglöner, s.k. anmälningssätt 2), till exempel entreprenadlön, semesterpenning eller övertidsersättning
• andra tilläggsuppgifter, till exempel vissa uppgifter gällande anställningsförhållandet, frånvarouppgifter och intjäningsperioderna för inkomstslagen. 

Uppgifter om ett anställningsförhållande ska helst anmälas till inkomstregistret i så omfattande grad som möjligt, så att alla informationsanvändare som får uppgifter ur registret kan använda dem med önskad precision. De kompletterande tilläggsuppgifterna är nödvändiga till exempel för informationsanvändare till grund för beviljande och betalning av förmåner.

När en arbetsgivare ger nödvändiga kompletterande uppgifter i samband med anmälning av löner som den betalat ut, minskar de utredningar som ska göras i efterskott. Om uppgifterna inte anmäls, blir en del informationsanvändare tvungna att senare begära uppgifter separat av prestationsbetalaren.

Anmälning av obligatoriska uppgifter som ska ges regelbundet och kompletterande tilläggsuppgifter som ska ges frivilligt beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: obligatoriska och kompletterande uppgifter i anmälan om löneuppgifter.

1.8 Förvaring och korrigering av uppgifter

Uppgifterna i inkomstregistret sparas i 10 år från och med början av det år som följer på det år då de registrerats. Detta motsvarar den tid som arbetsgivare inom den privata sektorn är skyldiga att spara sin lönebokföring och övriga bokföring. Förvaringstiden för arbetsgivare som omfattas av pensionslagen för den offentliga sektorn är längre än 10 år.

Prestationer som betalats ut 1.1.2019 och därefter och korrigeringar av dessa har anmälts till inkomstregistret. Om uppgifter om prestationer som betalats före år 2019 korrigeras, anmäls inte dessa korrigeringar till inkomstregistret. Korrigering av uppgifter omfattas av följande principer:

• Prestationer som betalats 31.12.2018 och tidigare och korrigeringar som gäller dessa anmäls enligt praxis som gällde före år 2019, bland annat direkt till pensionsanstalterna och andra socialförsäkrare samt till Skatteförvaltningen.
• Om prestationer som betalats före år 2019 återkrävs år 2019 eller senare, anmäls återkravsuppgifterna till inkomstregistret

Prestationsbetalaren ansvarar för att de uppgifter som denne anmält till inkomstregistret är riktiga. Betalaren är skyldig att korrigera en felaktig uppgift som denne anmält, om den felaktiga uppgiften i inkomstregistret grundar sig på en anmälan av prestationsbetalaren.

Uppgifterna korrigeras i regel med ett ersättande förfarande. Detta innebär att man korrigerar den ursprungliga anmälan så att alla uppgifter i anmälan anges på nytt, varvid anmälan utöver nya och ändrade uppgifter dessutom innehåller de korrekta uppgifterna i den ursprungliga anmälan. I vissa situationer ska prestationer rättas genom att makulera den anmälan som getts tidigare och därefter ge en ny anmälan. Korrigering av uppgifter beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

1.9 Administrativa påföljder för försummelse av inlämnande av uppgifter

En förseningsavgift påförs enbart utifrån de uppgifter som är obligatoriska att ge och som en arbetsgivare eller en annan betalare anmäler till inkomstregistret för sent. Beloppet på förseningsavgiften påförs av Skatteförvaltningen utifrån de uppgifter som fåtts ur inkomstregistret.

Påföljdsavgifter som orsakas av försummelse av skyldigheten att anmäla de beskattningsuppgifter som ska anmälas till inkomstregistret utgörs av skatteförhöjning enligt lagen om beskattningsförfarandet beträffande skatter som betalas på eget initiativ och försummelseavgift för utomstående uppgiftslämnare enligt lagen om beskattningsförfarande. Inkomstregistrets informationsanvändare kan påföra andra påföljder.

Förseningsavgifter och andra påföljder beskrivs i anvisningen Anmälan av löneuppgifter: påföljdsavgifter.

1.10 Anmälning i ett nötskal

En prestationsbetalare anmäler uppgifterna till inkomstregistret separat för varje inkomsttagare, enligt gemensamt överenskommen praxis. Följande allmänna principer gäller för anmälning till inkomstregistret:

1. Utbetalda förmåner och andra prestationer anmäls till inkomstregistret separat för varje inkomsttagare.
   • Det totala beloppet på löner, förskottsinnehållning och källskatt anmäls inte.
   • Enbart det totala beloppet på en sjukförsäkringsavgift anmäls separat månatligen med arbetsgivarens separata anmälan.
2. Skyldighet att anmäla uppgifter uppstår när en prestation betalas.
3. Det finns i regel inte någon undre gräns i euro för de uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret.
   • Ett tävlingspris anmäls enbart om värdet på priset överstiger 100 euro.
4. På en anmälan om löneuppgifter ges uppgifterna om en betalningsdag för en inkomsttagare.
5. Flera inkomstslag för samma inkomsttagare kan anmälas med samma anmälan om löneuppgifter.
6. Trots att flera inkomstslag anges på en anmälan, kan poster som ska dras av från lönen anmälas som ett totalt belopp för alla inkomstslag.
   • Poster som ska dras av omfattar till exempel förskottsinnehållning, källskatt och arbetstagarens arbetspensions- och arbetslöshetsförsäkringsavgifter.
   • En anmälan kan inte innehålla enbart poster som ska dras av (inkomstslag av 400-serien), utan en anmälan ska utöver de poster som ska dras av därtill innehålla den prestation från vilken posten dras av.
7. Med en anmälan om löneuppgifter anmäls många uppgifter till inkomstregistret i form av kodvärden som väljs från en koduppsättning.
   • Till exempel utbetalda prestationer och inkomsttagarens yrke anmäls som ett kodvärde. Anmälning av inkomstslag beskrivs i avsnitt 3.
8. I samma material är det möjligt att lämna in alla anmälningar om lönebetalningar som gäller en betalare, en betalningsdag och en lönebetalningsperiod till olika inkomsttagare.
   • Det spelar inte någon roll om en del av inkomsttagarna står i anställningsförhållande och en del inte.

Exempel på hur anmälningen av löner framskrider:

2 Utsatta tider för att anmäla uppgifter

De utsatta tiderna för anmälning av uppgifter som ska lämnas in till inkomstregistret gäller för obligatoriska uppgifter, såsom penninglöner och arvoden (lag om inkomstdatasystemet 6 § och 8 §). Det finns inte motsvarande utsatta tider för anmälning av kompletterande uppgifter som ska ges frivilligt.  Det rekommenderas dock att kompletterande uppgifter ges på samma gång som obligatoriska uppgifter anmäls.

2.1 Utsatta tider för anmälning av penninglöner och andra prestationer

Utbetalningar som gjorts i penningform

• Uppgifterna ska anmälas till inkomstregistret senast på den 5:e kalenderdagen efter betalningsdagen.
• Betalningsdagen utgörs av den dag då den utbetalda prestationen varit tillgänglig för inkomsttagaren, dvs. den så kallade lönedagen.
• I den 5:e kalenderdagen efter betalningsdagen inräknas lördag, söndag eller annan helgdag med, men om den utsatta dagen för anmälan är en lördag, söndag eller annan helgdag, kan uppgifterna anmälas följande vardag (lagen om beräknande av laga tid 5 §).
• Enskilda personer och dödsbon ska anmäla uppgifter månatligen senast på den 5:e i den månad som följer efter utbetalningsdagen. Om en person eller ett dödsbo införts i ett arbetsgivarregister enligt 31 § i lagen om förskottsuppbörd, ska uppgifterna dock anmälas senast på den 5:e kalenderdagen efter betalningsdagen.
• Skattefria kostnadsersättningar (dagtraktamenten, måltids- och kilometerersättningar) kan anmälas varje månad senast på den 5:e i den månad som följer efter betalningsdagen.
• Utbetalda löneförskott (arbetsavtalslagen 55/2001) kan anmälas inom samma tidsfrist som den lön som senare betalas ut för samma löneutbetalningsperiod, förutsatt att lönerna betalas ut under samma kalendermånad. Bestämmelsen gäller även löner som under samma kalendermånad betalas ut till en delägare i ett aktiebolag, en bolagsman i ett kommanditbolag eller ett öppet bolag eller en person i ledande ställning, vilken inte på basis av sin ställning anses stå i ett anställningsförhållande till betalaren, som till exempel en verkställande direktör i ett aktiebolag eller ett andelslag.
  • När lön tas ut från ett företag, antecknas som betalningsdag den egentliga betalningsdagen i månaden och om en sådan inte finns, den sista dagen då lön tagits ut under månaden. Anmälan ska lämnas in inom fem kalenderdagar från det sista uttaget under månaden.
• Engångsprestationer på högst 200 euro som en registrerad förening betalar ut kan anmälas varje månad senast på den 5:e i den månad som följer efter betalningsdagen.

Naturaförmåner

• Om en inkomsttagare får enbart en naturaförmån, ska den anmälas månatligen senast på den 5:e i följande kalendermånad.
• Om en inkomsttagare samtidigt får penningprestationer, kan naturaförmånen ändå anmälas senast på den 5:e i följande kalendermånad. Alternativt kan naturaförmånen anmälas tillsammans med penninglönen för samma månad senast på den 5:e kalenderdagen efter betalningsdagen.
• Om penninglön för den månad då naturaförmånen inflöt betalas ut ännu under den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen inflöt, kan naturaförmånen även anmälas som inkomst för den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen inflöt. Då ska anmälan lämnas in senast på den 5:e i kalendermånaden efter den månad för vilken naturaförmånen anmälts som inkomst.

Förmåner i annan än penningform, andra förmåner än naturaförmåner

• Om en inkomsttagare endast får en förmån, ska den anmälas varje månad senast på den 5:e i följande kalendermånad.
• Om inkomsttagaren samtidigt får penningprestationer, ska alla förmåner och prestationer anmälas senast på den 5:e dagen efter betalningsdagen.
• Med förmån som getts i annan än penningform avses till exempel en anställningsoption, en aktiepremie eller aktieemission som grundar sig på anställningsförhållandet.

Beloppet på försäkringslön

• Uppgifterna ska anmälas månatligen senast på den 5:e i den kalendermånad som följer efter arbetsperioden.

 Totalbeloppet på arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift

• Uppgifterna ska lämnas in månatligen, senast på den 5:e i den kalendermånad som följer efter löneutbetalningsmånaden. Betalaren räknar beloppet under månaden utifrån de utbetalda lönerna och anmäler den med arbetsgivarens separata anmälan.
• Om betalaren är en regelbunden arbetsgivare som införts i Skatteförvaltningens arbetsgivarregister, ska antingen totalbeloppet på sjukförsäkringsavgiften eller uppgiften Ingen lönebetalning anmälas månatligen.
• En tillfällig arbetsgivare är inte införd i Skatteförvaltningens arbetsgivarregister. En tillfällig arbetsgivare ska anmäla totalbeloppet på sjukförsäkringsavgiften med arbetsgivarens separata anmälan enbart för de månader under vilka den betalar ut lön eller kostnadsersättningar. I så fall är förfallodagen samma som för regelbundna arbetsgivare, det vill säga den 5:e i följande kalendermånad.

2.2 Utsatta tider för anmälning av övriga uppgifter

Uppgiften Ingen lönebetalning

• Uppgiften ska lämnas in månatligen, senast på den 5:e i den kalendermånad som följer efter löneutbetalningsmånaden.
• Uppgiften Ingen löneutbetalning anges separat för varje månad under vilken arbetsgivaren inte har betalat ut löner eller kostnadsersättningar. Uppgiften kan anmälas för sex kalendermånader i förväg, om man inte har för avsikt att betala ut löner under det närmaste halvåret.
• Om betalaren är en tillfällig arbetsgivare som inte betalar ut löner under månaden, behöver betalaren inte lämna in arbetsgivarens separata anmälan och därmed inte heller anmäla uppgiften Ingen löneutbetalning för månaden i fråga.

Antalet kilometer för en naturaförmånsbil

• Uppgifter om antalet kilometer för en naturaförmånsbil anges när driftskostnaderna för inkomsttagarens bilförmån beräknas som ett kilometerspecifikt värde i stället för ett månatligt värde.
• Uppgiften ska lämnas senast i årets sista anmälan. Skatteförvaltningen kan ge preciserande föreskrifter om inlämnande av uppgifterna i fråga.

 Antalet kilometer för skattefri kilometerersättning

• Uppgiften om det antal kilometer som utgör grund för de betalda skattefria kilometerersättningarna under året ska anmälas senast i den sista anmälan för året. Skatteförvaltningen kan ge preciserande föreskrifter om inlämnande av uppgifterna i fråga.

 Uppgifter om utlandsarbete

• Uppgifterna ska meddelas senast på den 5:e kalenderdagen efter betalningsdagen för den första lönen för utlandsarbete.
• Uppgifter om vistelsetider i Finland ska dock meddelas senast i slutet av januari i det år som följer efter betalningsåret.

Situationer med ställföreträdande betalare

• En egentlig arbetsgivare ska vad beträffar prestationer som betalas ut av en ställföreträdande betalare varje löneutbetalningsmånad lämna in en anmälan om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret senast på den 5:e i den kalendermånad som följer efter betalningsmånaden. Förutom de prestationer som betalas av en ställföreträdande betalare, ska den egentliga arbetsgivaren anmäla de prestationer som den själv betalat till inkomsttagaren. I detta fall ska det dock observeras att det utsatta datumet för anmälan av de betalningar som gjorts av den egentliga arbetsgivaren i regel är den 5:e kalenderdagen efter betalningsdagen.
• En ställföreträdande betalare ska anmäla kontant utbetalda prestationer i regel senast på den 5:e kalenderdagen efter betalningsdagen.

2.3 Utsatta tider för korrigering av uppgifter

Korrigering av fel

• En prestationsbetalare ska utan obefogat dröjsmål korrigera en felaktig anmälan. Detta innebär att en felaktig anmälan ska korrigeras genast när ett fel upptäcks.

 Ogrundad förmån

• Information om en ogrundad förmån ska anmälas utan obefogat dröjsmål och senast inom en månad från den tidpunkt då den ogrundade förmånen upptäcktes.

Anmälning av en återkrävd prestation

• Uppgifter om återbetalda belopp ska lämnas in senast på den 5:e kalenderdagen efter den dag då man tagit del av information om utbetalningen av det återkrävda beloppet, dess utbetalare och den ogrundade förmån till vilken utbetalningen anknyter.

2.4 Anmälning av uppgifter i förväg

Uppgifter kan också meddelas till inkomstregistret före betalningsdagen för prestationen, till exempel direkt från lönekörningen. Uppgifter kan anmälas tidigast 45 dagar före betalningsdagen.

Vissa uppgifter kan anmälas i förväg utan tidsbegränsningar, exempelvis uppgifter om arbets- och vistelseperioder samt frånvarouppgifter. Om det till exempel i förväg är känt att en visstidsanställning för en inkomsttagare varar i ett år, är det möjligt att meddela sluttiden för anställningsförhållandet i förväg. Däremot kan ett anställningsförhållande som börjar i framtiden anmälas till inkomstregistret tidigast 45 dagar innan tjänsteförhållandet inleds. Anmälning av uppgifter om frånvaro och anställningsförhållanden beskrivs närmare i de separata anvisningarna Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter om ett anställningsförhållande och Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter.

Uppgiften Ingen lönebetalning kan anmälas för sex kalendermånader i förväg på arbetsgivarens separata anmälan, om det är känt att löner inte avses betalas ut under nästa sexmånadersperiod. Totalbeloppet på arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift och beloppet på avdragen från arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift kan anmälas tidigast en månad före ingången av redovisningsperioden.

2.5 Den utsatta tiden för uppgifter som ges på en pappersblankett

Den utsatta tiden på fem dagar för prestationer som betalats i penningform gäller för uppgifter som getts elektroniskt. Den utsatta tiden för att lämna in uppgifter på pappersblankett är 8 kalenderdagar i stället för 5 kalenderdagar. Uppgifterna kan anmälas på pappersblankett endast av särskilda skäl. Ett särskilt skäl kan till exempel vara att en elektronisk anmälan på grund av tekniska skäl är omöjlig för en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utlänning

3 Inkomstslag

3.1 Inkomstslag som används i inkomstregistret

De inkomstslag som används i inkomstregistret finns i inkomstregistret med den precision som behövs av informationsanvändarna eller en del av dem. Den betalda inkomsten anmäls till inkomstregistret utifrån betalningsgrunden för inkomsten, till exempel som tidlön eller entreprenadlön. Utöver inkomsten är det möjligt att anmäla till exempel uppgifter om frånvaro, såsom en frånvaroperiod, ett eventuellt lönebelopp för denna tid och en frånvaroorsak, såsom sjukdom, utbildning eller repetitionsövning. De frånvaroorsaker som ska lagras i inkomstregistret beskrivs i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter.

De inkomstslag som uppges i anmälan om löneuppgifter motsvarar i stor utsträckning de vanligaste inkomstslagen. Varje inkomstslag som används i inkomstregistret har ett individuellt kodvärde med tre siffror, med vilket inkomsten anmäls. I förklaringen för varje inkomstslag har det beskrivits i vilka situationer inkomstslaget är avsett att användas. Med anmälan om löneuppgifter kan man anmäla flera olika inkomstslag för samma inkomsttagare. Inkomstslagen, deras förklaringar och kodvärden beskrivs på inkomstregistret.fi-sidan Inkomstslag för löner.

Inkomstregistrets inkomstslag har definierats på så sätt att de lämpar sig för olika betalningssituationer. Betalaren ska säkerställa att det inkomstslag som denne använder motsvarar den situation i vilken prestationen betalats till inkomsttagaren. Med andra ord ska det inkomstslag som använts i anmälningen lämpa sig uttryckligen för betalningssituationen i fråga.

Betalaren väljer det inkomstslag som ska användas och anmäler förutom inkomstslagets kodvärde även prestationsbeloppet. Det betalda beloppet anges i euro, även om betalningen gjorts i annan valuta. Om betalningen har gjorts i annan valuta, ska den konverteras till euro med Europeiska centralbankens (ECB) gällande referenskurs på betalningsdagen. Om betalningen anges till inkomstregistret redan före betalningsdagen, till exempel i samband med lönekörningen, anmäls inkomstbeloppet konverterat enligt referenskursen på anmälningsdagen i fråga.

3.1.1 Gruppering av inkomstslag

Följande grupper av inkomstslag är tillgängliga för en anmälan om löneuppgifter:

• inkomstslag av 100-serien: anmälan av penninglöner som ett totalbelopp (anmälningssätt 1, obligatorisk miniminivå)
• inkomstslag av 200-serien: specificerad anmälning av penninglöner (anmälningssätt 2, kompletterande närmare inkomstslag)
• inkomstslag av 300-serien: inkomstslag som ska anmälas separat, till exempel naturaförmåner och kostnadsersättningar
• inkomstslag av 400-serien: poster som ska dras av från inkomsterna, till exempel förskottsinnehållning och arbetstagaravgifter.

Med anmälan om löneuppgifter kan man anmäla flera olika inkomstslag för samma inkomsttagare. Av inkomstslagen är det dock inte möjligt att anmäla inkomstslag av 100-serien och 200-serien med samma anmälan om löneuppgifter. Nya inkomstslag har lagts till i inkomstregistret också efter att det tagits i drift, varför varje inkomstslag har en egen giltighetstid. Inkomstslaget måste vara giltigt på betalningsdagen. 

3.1.2 Inkomst som betalats till för högt belopp

Om en inkomsttagare inte har rätt till en prestation som betalats till hen och anmälts till inkomstregistret, ska betalaren anmäla att inkomsten blivit en ogrundad förmån utan oskäligt dröjsmål och senast inom en månad från det att den ogrundade förmånen upptäckts.

En anmälan om en ogrundad förmån ska alltid ges, då det upptäcks att en prestation betalats utan grunder till en inkomsttagare. Om en betalning gjorts till för högt belopp till en inkomsttagare, kan den anmälan som lämnats in inte korrigeras genom att använda negativa tecken, det vill säga minustecken.  Inkomst som betalats till för högt belopp korrigeras genom att ge en ersättande anmälan, med vilken inkomstens förändrade art anmäls, till exempel att den inkomst som betalats ändrats till en ogrundad förmån. Beloppet på den tidigare anmälda inkomsten rättas till rätt belopp och andelen för betalningen till för högt belopp antecknas som en ogrundad förmån.

Prestationen till för högt belopp och återkravet av inkomsten anmäls med andra ord som positiva tal till inkomstregistret. I inkomstregistret finns det dock några undantagssituationer, där vissa poster som dragits av och debiterats från lönen kan vara negativa tal. De poster som dras av från löner har nedan nämnda inkomstslag, som exceptionellt kan vara negativa:

• 402 Förskottsinnehållning
• 404 Källskatt
• 412 Arbetstagarens sjukförsäkringsavgift
• 413 Arbetstagarens arbetspensionsförsäkringsavgift
• 414 Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringsavgift

Anmälning av en ogrundad förmån och negativa uppgifter beskrivs mer utförligt i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret, avsnitt 2.4 och 3.

3.1.3 Återkrävd inkomst

När en inkomsttagare betalar tillbaka en prestation till för högt belopp till prestationsbetalaren, ska uppgiften om återbetalningen anmälas till inkomstregistret. Det återkrävda beloppet korrigeras inte i den ursprungliga anmälan, utan det återkrävda beloppet anmäls i anmälan för den löneperiod då den återkrävs.

Inkomst kan återkrävas brutto eller netto. Inkomst kan återkrävas netto av en inkomsttagare fram till den tidpunkt som Skatteförvaltningen fastställt i sitt beslut.

Förfarandet beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret (avsnitt 4).

3.1.4 Engångsersättning

I samband med anmälning av inkomstslaget kan betalaren ge en tilläggsuppgift om att inkomsten är av engångskaraktär.

En engångsersättning är en sporadisk inkomst som betalas endast en gång, inte upprepade gånger. Det är möjligt att inkomsten flutit in tidigare eller så kan den betalas i förväg. Till exempel prestationer som betalas månatligen är regelbundet återkommande, och därför anmäls de inte som engångsersättningar, trots att deras belopp varierar månatligen. Skatteförvaltningen behöver information om engångsersättningar i bedömningen av om en förskottsinnehållning är korrekt. Skatteförvaltningen bedömer om betalningen av en prestation fortsätter i samma form till exempel under hela året. Om en prestation anmälts som en engångsersättning, vet Skatteförvaltningen att det handlar om en enskild inkomst som betalats ut sporadiskt och som inte upprepas. En engångsersättning är en kompletterande tilläggsuppgift, som det är frivilligt att anmäla för betalaren.

Det rekommenderas att Engångsersättning-uppgiften används enbart till exempel då bonus som flutit in för en viss tid eller ett engångsbelopp i samband med att anställningsförhållandet upphör betalas till en inkomsttagare. Dessa situationer är genuint av engångskaraktär och det bedöms inte att de upprepas. Vad gäller vissa inkomsttagare kan hela årets förvärv till största del utgöras av enskilda prestationer (till exempel för frilansare) eller så kan beloppet på den utbetalda inkomsten variera. I dessa situationer anmäls inte Engångsersättning-uppgiften. Inte heller till exempel ett hushåll behöver meddela uppgiften då det betalar en enskild prestation till en inkomsttagare, trots att fler betalningar inte är planerade. Denna uppgift används inte heller då beloppet på den inkomst som betalas varierar månatligen, men betalningen är återkommande.

Om endast en del av inkomsten har betalats som engångsersättning, anges dessa uppgifter som egna inkomstslag: regelbunden respektive engångsersättning separat.  

3.1.5 En inkomst har betalats i annan än penningform

Vederlaget för arbetet kan betalas i penningform, men också till exempel i form av aktier, optioner eller utbytesarbete. Om en prestation betalats i annan än penningform, anmäl tilläggsuppgiften ”Betalats i annan form än pengar” om inkomstslaget och meddela gängse värde på vederlaget som belopp för inkomstslaget. Med gängse värde avses till exempel kostnader för att skaffa förmånen. Det är dock inte nödvändigt att anmäla uppgiften ”Betalats i annan form än pengar” för naturaförmåner.

Om endast en del av inkomsten betalats i annan än penningform, anges uppgifterna i fråga som egna inkomstslag: den del som betalats kontant separat och den del som betalats i annan än penningform separat. 

3.2 Inkomsternas intjäningsperioder

En intjäningsperiod kan antecknas för varje enskilt inkomstslag. Med intjäningsperiod avses den tidsperiod under vilken inkomsten flutit in. Intjäningsperioden för lön och annan inkomst kan vara längre än löneutbetalningsperioden, till exempel ett år lång, och på motsvarande sätt kan intjäningsperioden vara kortare än löneutbetalningsperioden, till exempel en dag lång. Intjäningsperioden anges separat för varje inkomstslag och det är möjligt att ange intjäningsperioder av olika längd för olika inkomstslag på samma anmälan.

Intjäningsperioden är en frivillig kompletterande uppgift, som dock behövs av flera informationsanvändare, såsom socialförsäkrare, arbetslöshetskassor och FPA. Trots att intjäningsperioden är frivillig, rekommenderas det att meddela den. Det är synnerligen viktigt att anmäla uppgifter om de inkomster som ligger till grund för socialförsäkringsavgifter och skattepliktiga inkomster.

Det är till nytta att anmäla intjäningsperioden särskilt då inkomstslagets intjäningsperiod börjar före löneutbetalningsperioden, till exempel vid retroaktiva betalningar av lönetillägg, resultatpremier, semesterpenningar eller semesterersättningar. När intjäningsperioden infaller under löneutbetalningsperioden, är det särskilt nyttigt att anmäla intjäningsperioden då det är fråga om deltidsarbete eller sporadiskt arbete.

För skattefria prestationer, såsom dagtraktamenten eller kilometerersättningar, är det inte nödvändigt att anmäla intjäningsperioder. Betalaren kan välja att anmäla intjäningsperioder också för skattefri inkomst. I så fall anmäls den tidsperiod för vilken ersättningen tjänats och kumulerats. 

Med anmälan om löneuppgifter kan man anmäla flera olika inkomstslag för samma inkomsttagare. Därtill är det möjligt att för en inkomsttagare anmäla samma inkomstslag med samma anmälan, om till exempel intjäningsperioderna för inkomsterna avviker från varandra. Det enda undantaget är inkomstslaget Lön totalt (kodvärde 101), som kan förekomma enbart en gång på en anmälan, förutom om en del av inkomsten anmäls som en ogrundad förmån eller som återkrävd inkomst. Om inkomstslaget Lön totalt innehåller flera separat inkomster, anmäls som intjäningsperiod den tidsperiod under vilken största delen av inkomsterna flutit in. Eftersom en del av informationsanvändarna i dessa situationer måste ställa närmare frågor om kumuleringsuppgifterna av betalaren, rekommenderas det att uppgifterna anmäls med inkomstslag enligt anmälningssätt 2.

Intjäningsperioderna för inkomsterna ska avskiljas från de löneutbetalningsperioder som används i företaget. Löneutbetalningsperioder beskrivs närmare i avsnitt 1.4.

3.3 Socialförsäkringsavgifter för inkomstslagen

För varje inkomstslag på en anmälan om löneuppgifter har det i förväg fastställts vilka socialförsäkringsavgifter de är underställda. Det finns följaktligen ett förvalt värde för varje inkomstslag, enligt vilket socialförsäkringsavgifterna betalas. Om inkomsten betalas enligt det förvalda värdet, behöver arbetsgivaren inte ta ställning till socialförsäkringsavgifterna på sin anmälan. Informationsanvändarna fastställer socialförsäkringsavgifterna enligt det inkomstslag som betalaren anmält.

Grunderna för socialförsäkringsavgifterna kan variera enligt situationen i vissa inkomstslag, även om betalaren skulle vara den samma. Betalningen av en socialförsäkringsavgift kan variera till exempel beroende på om prestationen fåtts inom ramen för ett anställningsförhållande (tjänste- eller arbetsförhållande) eller inte. I dessa situationer kan betalaren ändra det förvalda värdet för inkomstslagets socialförsäkringsavgift genom att anmäla en avvikande Typ av försäkringsavgift-uppgift.

Inkomstregistret.fi-sidan Inkomstslag för löner redogör för de förvalda alternativen för socialförsäkringsavgifter för de olika inkomstslagen, och i beskrivningen av varje inkomstslag skildras också situationer där socialförsäkringsavgifterna för dessa inkomstslag kan variera. I anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter i anslutning till försäkrande beskrivs det hur betalaren kan byta de förvalda värdena för socialförsäkringsavgifter. 

3.4 Löneenhet

En betalare har möjlighet att anmäla löneenheten för inkomstslaget. Löneenhet är en extra uppgift som ges frivilligt och kompletterar inkomstslaget i fråga.  Betalaren anmäler enheten beroende på hur lönen betalats. Om lön som grundar sig på tid betalas till en person, väljs timme, dag, vecka eller period som löneenhet. Som uppgift anges antalet faktiska enheter, till exempel utförda timmar.

På en anmälan om löneuppgifter används enbart tidsbaserade enheter. Till exempel omfattar inte koduppsättningen entreprenadbaserade enheter (till exempel stycke eller kvadratmeter). Följaktligen är det inte möjligt att för entreprenadlön anmäla antalet enheter, förutom om entreprenaden grundar sig på tid. Information om att lön betalats utifrån en entreprenad är dock en nödvändig information för informationsanvändare. Vad gäller entreprenadlön är det viktigt att anmäla intjäningsperioden.

4 Betalartyp och tilläggsuppgifter om inkomsttagaren

Med anmälan om löneuppgifter anmäls tilläggsuppgifter om betalaren och inkomsttagaren. Utifrån uppgifterna får till exempel Skatteförvaltningen information om huruvida betalaren är skyldig att verkställa förskottsinnehållning eller om inkomst för en inkomsttagare ska beskattas på ett sätt som avviker från det normala. Arbetspensionsanstalterna får information om huruvida betalaren ingått ett avtal om arbetspensionsförsäkring. Därtill ålägger internationella avtal Finland att samla in och förmedla information om löner separat till inkomsttagarens boendestat. 

4.1 Typ av betalare

Betalartypen kan utgöras av följande uppgifter:

• Offentligt samfund
• Internationell specialorganisation
• Hushåll i arbetsgivarring
• Hushåll
• Tillfällig arbetsgivare
• Utländskt koncernbolag
• Utländsk arbetsgivare
• Staten
• Ett statligt affärsverk eller en statlig inrättning med separat förvaltning

Nedan beskrivs i vilka situationer respektive information används. Med samma anmälan är det möjligt att anmäla flera tilläggsuppgifter om betalaren, till exempel hushåll eller tillfällig arbetsgivare.

Uppgiften anmäls inte alls, om betalaren inte är någon av ovan nämnda aktörer. Följaktligen, om betalaren är till exempel ett aktiebolag eller ett annat företag som regelbundet betalar ut lön och ingen av tilläggsuppgifterna är tillämplig på betalaren, anmäls inte någon betalartyp.

Offentligt samfund

Uppgiften anmäls om inkomsttagaren är begränsat skattskyldig och betalaren är någon av de följande: staten, en kommun, en samkommun, Ålands landskapsregering, evangelisk-lutherska eller ortodoxa kyrkan eller deras församlingar eller en kyrklig samfällighet. Uppgiften behövs i internationellt informationsutbyte. Om prestationen betalas till en allmänt skattskyldig behöver uppgiften inte anges, även om betalaren är ett offentligt samfund.

Internationell specialorganisation

Uppgiften anmäls då betalaren är en internationell specialorganisation, på vars lön inkomstskatt inte betalas till Finland utifrån det avtal som gäller den internationella specialorganisationen. Lönen kan dock vara underställd vissa försäkringsavgifter. Exempel på sådana specialorganisationer är Kemikalieverket ECHA, Helsingforskommissionen HELCOM, Wider-institutet och Internationella Organisationen för Migration IOM.

Övriga samfund behöver inte anmäla denna information. Allmännyttiga samfund som grundats i Finland, till exempel idrottsföreningar, är inte internationella specialorganisationer. Ärendet beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Hushåll i arbetsgivarring

Uppgiften anmäls, då betalaren ger en anmälan i egenskap av företrädare för en arbetsgivarring av hushåll. Det är fråga om en arbetsgivarring då flera hushåll tillsammans anställt en städare, barnskötare eller en annan arbetstagare och en person med sin personbeteckning sköter utbetalningen av lön och anmälningen av uppgifterna till inkomstregistret för hela ringens räkning.

Då medlemmarna i en arbetsgivarring anställer en arbetstagare med ett gemensamt anställningsavtal, blir de solidariskt arbetstagarens arbetsgivare. I dessa fall är medlemmarna av arbetsgivarringen solidariskt skyldiga att fullgöra de arbetsgivarskyldigheter som hänför sig till anställningsförhållandet. Hushållen ska sinsemellan komma överens om vem som verkställer och betalar förskottsinnehållningen och arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift samt sköter de övriga arbetsgivarskyldigheterna, dvs. arbetspensionsförsäkringen, arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringen samt betalar arbetslöshetsförsäkringspremierna.

Ansvarspersonen är arbetsgivarringens representant utåt och använder sin egen personbeteckning vid anmälningar och betalningar. Anmälning av prestationer som betalats av hushåll som utgör en arbetsgivarring beskrivs närmare i inkomstregistrets anvisning Anmälan av information till inkomstregistret: hushåll som arbetsgivare.  

Hushåll

Uppgiften anmäls då betalaren är ett hushåll som bildas av ett privat hushåll eller en enskild person. Hushåll har en annorlunda förskottsinnehållningsskyldighet än företag och samfund. Ärendet beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: hushåll som arbetsgivare. 

 Tillfällig arbetsgivare

 Uppgiften anmäls, då betalaren är en tillfällig arbetsgivare. En tillfällig arbetsgivare är en benämning som används inom arbetspensionsbranschen för en arbetsgivare som inte har ett giltigt försäkringsavtal med ett arbetspensionsbolag. En betalare kan fungera som en tillfällig arbetsgivare, om den inte har en enda fast anställd arbetstagare och de löner som betalats ut till tillfälliga arbetstagare under en sexmånadersperiod år inte överstiger ett visst belopp i euro.

 Trots att en tillfällig arbetsgivare inte ingått ett försäkringsavtal om anordnande av pensionsskydd för arbetstagarna, ska betalaren anmäla uppgifter om pensionsförsäkringen, om den betalar arbetsförvärv som ligger till grund för arbetspension till sina arbetstagare. En betalare ska anmäla bolagskoden för den arbetspensionsanstalt, hos vilken den försäkrar sina arbetstagare, och det pensionsarrangemangsnummer som är gemensamt för alla tillfälliga arbetsgivare hos samma pensionsbolag. Ärendet beskrivs närmare på sidan Tillfällig arbetsgivare och i anvisningarna Anmälan av information till inkomstregistret: hushåll som arbetsgivare och Anmälan av information till inkomstregistret:uppgifter i anslutning till försäkrande.

Utländskt koncernbolag

Uppgiften anmäls, då betalaren är ett bolag som hör till en koncern som grundats någon annanstans än i Finland.

Uppgiften meddelas då ett utländskt koncernbolag betalar lön till en arbetstagare som arbetar utomlands. Ett finländskt företag ska anmäla en lön, om arbetstagaren är försäkrad i Finland och arbetar för ett utländskt koncernbolag i utlandet. I så fall anmäler det utsändande finländska företaget Utländskt koncernbolag som betalartyp och Person som arbetar utomlands som typ av tilläggsuppgift om inkomsttagaren.

Lön som betalats för arbete som utförts utomlands kan vara skattefri i Finland, om sexmånadersregeln är tillämplig på lönen eller om inkomsttagaren är begränsat skattskyldig.

Ett finländskt företag ska lämna in en anmälan om lönen och betala socialförsäkringsavgifter, om arbetstagaren är försäkrad i Finland som en finländsk arbetsgivares utsända arbetstagare. Det finländska företaget är anmälningsskyldigt så länge som arbetstagaren är försäkrad i Finland. Ärendet beskrivs mer utförligt i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Utländsk arbetsgivare

Uppgiften meddelas då betalaren är ett företag som inte grundats enligt den finländska lagstiftningen eller vars registrerade hemvist finns annanstans än i Finland. Uppgiften anmäls också då betalaren är en person som inte har sin hemvist i Finland, till exempel en begränsat skattskyldig. 

Om en utländsk arbetsgivare har ett fast driftställe i Finland, meddelas inte uppgiften. Trots att anmälaren registrerats som en arbetsgivare som betalar ut lön regelbundet i Skatteförvaltningens arbetsgivarregister, ska Utländsk arbetsgivare-uppgiften anmälas, om ett fast driftställe inte finns. Ärendet beskrivs mer utförligt i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Staten

Uppgiften anges, då prestationsbetalaren utgörs av finska staten.

Ett statligt affärsverk eller en statlig inrättning med separat förvaltning

Uppgiften anges då betalaren är ett statligt affärsverk eller en statlig inrättning med separat förvaltning.

4.2 Tilläggsuppgifter om inkomsttagaren

Betalaren ska på en anmälan om löneuppgifter meddela om inkomsttagaren är någon av de följande eller om villkoret i fråga gäller för inkomsttagaren:

• Person som arbetar på Ålands landskapsfärja
• Nyckelperson
• Person som får lön från en diplomatisk beskickning
• Uppträdande artist
• I delägarställning visavi betalaren
• Delägare
• Person som arbetar i en gränskommun
• Hyrd arbetstagare som bor utomlands
• Person som arbetar utomlands
• Idrottare
• Inkomsttagaren har vistats i högst 183 dagar i Finland under den tidsperiod som avses i skatteavtalet
• Arbetsgivaren betalar skatt för arbetstagarens räkning (avtal om nettolön)
• Sysselsatt med statens sysselsättningsanslag
• Samfund
• Företagare, ingen FöPL- eller LFöPL-försäkringsskyldighet

Därtill ska betalaren ange om inkomsttagaren är en begränsat skattskyldig person.

Nedan beskrivs i vilka situationer respektive information används. För en inkomsttagare är det möjligt att på samma anmälan anmäla flera tilläggsuppgifter, till exempel en person som arbetar utomlands och betalare i delägarställning.

Person som arbetar på Ålands landskapsfärja

Uppgiften anmäls då en inkomst förvärvats på en landsvägsfärja som lyder under Ålands landskapsregering. Om också annan inkomst än inkomst som förvärvats på en landsvägsfärja betalas till en inkomsttagare, ska en separat anmälan om löneuppgifter ges om denna inkomst utan denna typ av tilläggsuppgift om inkomsttagaren.

Nyckelperson

Uppgiften anmäls, då inkomsten är inkomst enligt lagen om nyckelpersoner (1551/1995) eller då den betalas enligt lagen om nordiska investeringsbanken (NIB).

En nyckelperson är en utländsk specialsakkunnig, till vilken källskattepliktig lön för nyckelpersoner betalas. Lönen kan anmälas med vilket som helst av de inkomstslag för lön som används i inkomstregistret. Därtill antecknas det att inkomsttagaren är en nyckelperson.

Lön till utländska specialsakkunniga behandlas som inkomst enligt den s.k. nyckelpersonslagen när arbetstagaren kommer till Finland för över sex månader och på detta sätt blir allmänt skattskyldig redan när arbetat inleds. Lön till en finländsk medborgare kan inte behandlas som inkomst enligt nyckelpersonslagen. Nyckelperson anmäls som tilläggsuppgift endast då arbetstagaren ansökt om skattekort och en anteckning om tillämpning av nyckelpersonslagen gjorts på skattekortet. Särskild källskatt som tagits ut på lönen anmäls som källskatt. Källskatten täcker också arbetstagarens sjukförsäkringsavgift. Ärendet beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Person som får lön från en diplomatisk beskickning

Uppgiften ska anges då prestationen betalas till en person som tjänstgör vid en diplomatisk beskickning och inte är finsk medborgare. Uppgiften används inte då personen är finsk medborgare. Ärendet beskrivs i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Uppträdande artist

Uppgiften meddelas då en prestation betalats till en artist för att denne uppträtt personligen. Prestationen kan ha betalats som lön eller som arbetsersättning. Artister är till exempel teater- och filmskådespelare, radio- och tv-artister och musiker. Ärendet beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: belöning av arbetstagare, prestationer som ska betalas till företagare och andra specialsituationer

I delägarställning visavi betalaren

Uppgiften meddelas, om inkomsttagaren står i delägarställning visavi betalaren, dvs. är en delägare i företaget eller deltar i dess verksamhet med investerat kapital. Uppgiften behöver inte anges om inkomsttagaren är delägare i ett börsbolag.

Delägare

Uppgiften anmäls, då inkomsttagaren är delägare enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002) Företagets delägare betalar en lägre arbetslöshetsförsäkringsavgift än arbetstagare. Huruvida en person är företagets delägare eller arbetstagare beror på

• personens och familjemedlemmarnas ägarandel
• röstetal och övrigt bestämmande inflytande samt
• personens ställning i företaget.

Läs mer på Sysselsättningsfondens webbplats.

Ärendet beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: belöning av arbetstagare, prestationer som ska betalas till företagare och andra specialsituationer

Person som arbetar i en gränskommun

Uppgiften anmäls då det handlar om arbete i en gränskommun enligt det nordiska skatteavtalet. Det är fråga om arbete i gränskommun om inkomsttagaren är varaktigt bosatt i Sverige eller Norge i en kommun som gränsar till Finlands landsgräns. En ytterligare förutsättning är att inkomsttagaren arbetar i en kommun på den finska sidan, vilken gränsar till samma landsgräns.

Utifrån uppgiften tas inte inkomstskatt ut på lön som betalats ut till en person som arbetar i en gränskommun, men den finländska arbetsgivaren ska betala socialförsäkringsavgifter och ta ut socialförsäkringsavgiften för arbetstagare från lönen.

Om arbetstagaren utför en del av arbetet på något annat ställe i Finland än i en gränskommun, beskattas den del av lönen som hänför sig till detta arbete i Finland. En separat anmälan om löneuppgifter ska ges om dessa inkomster utan denna typ av tilläggsuppgift om inkomsttagaren. 

Läs mer i Skatteförvaltningens anvisning Beskattning av gränsgångare. Ärendet beskrivs därtill i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Inkomsttagaren har vistats i högst 183 dagar i Finland under den tidsperiod som avses i skatteavtalet

Uppgiften ska anges, om en utländsk arbetsgivare betalar lön till en arbetstagare som är allmänt skattskyldig i Finland och som vistats i Finland i högst 183 dagar under den tidsperiod som avses i skatteavtalet. Uppgiften anmäls endast när den utländska arbetsgivaren inte har ett fast driftställe i Finland. Uppgiften kan endast anmälas av utländska arbetsgivare.

Utöver uppgiften ska även landskoden till den stat som har rätt att beskatta inkomsten meddelas. Ärendet beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Arbetsgivaren betalar skatt för arbetstagarens räkning (avtal om nettolön)

Uppgiften meddelas, om en utländsk arbetsgivare betalar lön till en inkomsttagare på basis av ett avtal om nettolön. Avtal om nettolön är ett avtal enligt vilket arbetsgivaren lovar att betala skatter och arbetstagarens socialförsäkringsavgifter från lönen för arbetstagarens räkning Uppgiften anmäls endast när den utländska arbetsgivaren inte har ett fast driftställe i Finland. Uppgiften kan endast anmälas av utländska arbetsgivare.

Se Skatteförvaltningens anvisning Skattepliktig löneinkomst då ett utländskt företag betalar nettolön för arbete som utförts i Finland. Ärendet beskrivs därtill i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Hyrd arbetstagare som bor utomlands

Uppgiften anmäls, då en prestation betalas av en utländsk arbetsgivare till en hyrd arbetstagare med hemvist utomlands. Uppgiften anmäls oberoende av hur långt arbetet är och om arbetstagaren är allmänt eller begränsat skattskyldig i Finland.

Uppgiften används av arbetsgivare utan fast driftställe i Finland. Om arbetsgivaren har ett fast driftställe i Finland anmäls inkomsten som normal löneinkomst, och Utländsk hyrd arbetstagare-uppgiften ges inte. 

Uppgiften ges enbart för hyrda arbetstagare som omfattas av ett skatteavtal mellan hemviststaten och Finland vilket tillåter beskattning av hyrda arbetstagare.

Uppgiften ska också anmälas för hyrda arbetstagare från länder med vilka Finland inte har ett skatteavtal. Läs mer  om beskattning av utländska hyrda arbetstagare i Finland.

Ärendet beskrivs därtill i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Person som arbetar utomlands

Uppgiften meddelas, då en inkomsttagare jobbar utomlands. Uppgiften ska ges då en inkomsttagare jobbar utomlands som en arbetstagare som är utsänd av en finländsk arbetsgivare och den finländska arbetsgivaren ska försäkra utlandsarbetet i Finland. I så fall är den finländska arbetsgivaren anmälningsskyldig. Uppgiften ska meddelas också då inkomsttagaren arbetar för en utländsk arbetsgivare utomlands och den utländska arbetsgivaren ska försäkra utlandsarbetet i Finland. I detta fall har den utländska arbetsgivaren anmälningsskyldighet. Uppgiften används inte till exempel vid kortvariga arbetsresor till utlandet. Uppgiften anmäls inte heller då en person är försäkrad i Finland trots att hen arbetar utomlands.

Uppgiften ska anmälas även då ett utländskt koncernbolag betalar arbetstagarens lön, men det finländska företaget som skickat arbetstagaren till utlandet ansvarar för socialförsäkringsavgifterna. Ett finländskt företag ska i så fall lämna in en anmälan om lönen och betala socialförsäkringsavgifter, om arbetstagaren är försäkrad i Finland som en arbetstagare som är utsänd av en finländsk arbetsgivare. Ett finländskt företag är anmälningsskyldigt så länge som arbetstagaren är försäkrad i Finland. Ärendet beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

Idrottare

Uppgiften anmäls, om en prestation fåtts utifrån idrott, till exempel ett idrottaravtal. Prestationen kan ha betalats till exempel som lön eller som arbetsersättning. Uppgiften används endast för prestationer som fåtts utifrån idrott. Uppgiften används inte, om till exempel löneinkomst som fåtts av en idrottare för annan verksamhet än idrott anmäls.

En typisk lön för idrottare är lön som betalas till en lagidrottare på basis av spelaravtal. I lönebeloppet ingår inte lön som överförts till en idrottarfond.

Arvode för idrottsman betalas i typfallet för individuell idrott. Arvoden som betalas för idrott på basis av ett annat än ett anställningsförhållande behandlas i beskattningen som prestationer som beter sig på samma sätt som arbetsersättningar och de anmäls som en arbetsersättning.

På löner och arvoden till en idrottsman betalas lagstadgad försäkringspremie för idrottare i enlighet med lagen om olycksfalls- och pensionsskydd för idrottsutövare (276/2009). I lagen finns det bestämmelser om minimiinkomstgränsen för idrottare. När gränsen nåtts, är idrottsarbetsgivaren skyldig att försäkra idrottaren för olycksfall och ålderdomstrygghet. Individuella idrottare som uppnår minimiinkomstgränsen har möjlighet att försäkra sig själva. Ärendet beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: belöning av arbetstagare, prestationer som ska betalas till företagare och andra specialsituationer

Sysselsatt med statens sysselsättningsanslag

Uppgiften anmäls då arbetsgivaren beviljats statligt sysselsättningsstöd för att sysselsätta inkomsttagaren (lönesubvention eller anslag för statens ämbetsverk/inrättningar för att sysselsätta arbetslösa arbetssökande). Stödet beviljas arbetsgivaren för anställningskostnader.

Samfund

Informationen anmäls då inkomsttagaren är ett samfund. Med samfund avses i inkomstregistret följande instanser:

• ett öppet bolag, ett kommanditbolag, ett aktiebolag, ett andelslag, en förening, en stiftelse och en annan privaträttslig juridisk person.

Den definition som används i inkomstregistret avviker till exempel från definitionen av ett samfund i inkomstskattelagen.

Företagare, ingen FöPL- eller LFöPL-försäkringsskyldighet

Uppgiften meddelas, då en inkomsttagare uppfyller kraven enligt i 3 § i lagen om pension för företagare, men inte har någon försäkringsskyldighet enligt 4 i § i lagen om pension för företagare. Uppgiften lämnas också in om en inkomsttagare som uppfyller kraven i 3 § i lagen om pension för lantbruksföretagare, men inte har någon försäkringsskyldighet utifrån den nämnda lagen.

En sådan situation kan exempelvis föreligga då företagsverksamheten är så småskalig att företagaren inte är skyldig att teckna en FöPL- eller LFöPL-försäkring eller om företagaren är äldre eller yngre än de åldersgränser som anges i lag. I dessa situationer har betalaren inte någon skyldighet att betala arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift för lönen till inkomsttagaren. Betalaren anmäler som typ av tilläggsuppgift om inkomsttagaren Företagare, ingen FöPL- eller LFöPL-försäkringsskyldighet och dessutom att det inte föreligger någon skyldighet till sjukförsäkring av inkomsttagaren. Utifrån dessa uppgifter påför Skatteförvaltningen sjukförsäkringsavgifter på rätt sätt.

Ärendet beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: belöning av arbetstagare, prestationer som ska betalas till företagare och andra specialsituationer

5 Internationella situationer

Med en anmälan om löneuppgifter anmäls uppgifter om internationellt arbete, såsom arbetsinkomster utomlands och uppgifter om vistelse- och arbetsperioder utomlands vilka är relaterade till utlandsarbete. Därtill anmäls prestationer som betalats till personer som kommer från utlandet till Finland med en anmälan om löneuppgifter. Prestationer som betalats till en begränsat skattskyldig inkomsttagare anmäls med samma anmälan om löneuppgifter som också prestationer som betalats till allmänt skattskyldiga.

Anmälning av internationella uppgifter beskrivs i detalj i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer.

6 Försäkringsuppgifter

Med en anmälan om löneuppgifter anmäls olika försäkringsuppgifter som socialförsäkrare behöver.

Anmälning av försäkringsuppgifter beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret:uppgifter i anslutning till försäkrande.

7 Uppgifter om anställningsförhållandet

Med en anmälan om löneuppgifter meddelas de uppgifter om anställningsförhållandet som informationsanvändarna behöver. Sådana uppgifter är till exempel anställningsförhållandets giltighet, typ (deltid eller heltid), längd (gäller tills vidare eller för viss tid), avlöningsform, det kollektivavtal som tillämpas på inkomsttagarens arbete och uppgifter om inkomsttagarens verksamhetsställe.

En del av uppgifterna om anställningsförhållandet är kompletterande uppgifter som kan ges frivilligt och en del är uppgifter som är obligatoriska att ge. Detta beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: obligatoriska och kompletterande uppgifter i anmälan om löneuppgifter.

Största delen av inkomstregistrets informationsanvändare behöver uppgifter om anställningsförhållandet. Det rekommenderas att uppgifter om ett anställningsförhållande anmäls i så omfattande grad som möjligt, så att alla informationsanvändare som får uppgifter ur inkomstregistret kan använda dem med den precision som de behöver. Därmed tillgodoses principen om en anmälan, och det är inte nödvändigt att i efterskott begära att prestationsbetalaren eller inkomsttagaren ger de uppgifter som finns i registret.

Anmälning av uppgifter om ett anställningsförhållande beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter om ett anställningsförhållande.

8 Frånvarouppgifter

Med en anmälan om löneuppgifter ges de uppgifter om avlönade och oavlönade frånvaron vilka informationsanvändarna behöver.

Frånvarouppgifter är kompletterande uppgifter som kan anmälas frivilligt, vilka dock en del av inkomstregistret informationsanvändare behöver. Det rekommenderas att frånvarouppgifter anmäls på ett så omfattande sätt som möjligt. Då behöver en informationsanvändare inte be om uppgifter av prestationsbetalaren eller inkomsttagaren i efterskott.

Anmälning av frånvarouppgifter beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter.

9 Arbetsgivarens separata anmälan

Nästan alla uppgifter om arbetsinkomster och löner som en prestationsbetalare anmäler anmäls till inkomstregistret med anmälan om löneinkomster. Betalaren omfattas dock av sådana uppgifter som inte gäller enskilda inkomsttagare och som därför inte kan anmälas med anmälan om löneuppgifter. Sådana uppgifter anmäls med arbetsgivarens separata anmälan.

En regelbunden arbetsgivare som införts i Skatteförvaltningens arbetsgivarregister anmäler månatligen det totala beloppet på den sjukförsäkringsavgift som den betalat utifrån lönerna och de avdrag som ska göras från sjukförsäkringsavgiften med arbetsgivarens separata anmälan. Om löneutbetalning inte förekommit under månaden, anmäler en regelbunden arbetsgivare uppgiften Ingen lönebetalning på arbetsgivarens separata anmälan. En tillfällig arbetsgivare som inte införts i Skatteförvaltningens arbetsgivarregister, anmäler med arbetsgivarens separata anmälan det totala beloppet och de avdrag som ska göras från sjukförsäkringsavgifter enbart för de månader, under vilka den betalat lön eller kostnadsersättningar.

Arbetsgivarens separata anmälan beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av uppgifter till inkomstregistret: arbetsgivarens separata anmälan.

10 Användning av uppgifter i inkomstregistret

Alla organisationer som använder uppgifter i inkomstregistret har självständigt fastställt hur de använder uppgifter som lämnats ut till dem i sina processer. Betalda prestationer och andra uppgifter ska anmälas enligt inkomstregistrets anvisningar, så att varje informationsanvändare får de uppgifter som användaren behöver i rätt form. I beskrivningen på webbplatsen inkomstregistret.fi redogörs det till vilka informationsanvändare en enskild uppgift kan lämnas ut och därtill uppräknas de bestämmelser som utlämnandet av uppgifter grundar sig på.

Om uppgifter anmäls bristfälligt eller i strid med inkomstregistrets anvisningar, är det möjligt att inkomsttagaren beviljas en förmån utifrån felaktiga grunder eller så kan beskattningen av inkomsttagaren bli felaktig. Om till exempel en betalare låter bli att anmäla uppgiften om att en inkomsttagare är en nyckelperson eller begränsat skattskyldig, beskattas inkomst som betalats till hen på felaktigt sätt. Om betalaren inte använder uppgiften Ingen försäkringsskyldighet-uppgiften på anmälan då den borde användas, anses den anmälda inkomsten omfattas av socialförsäkringsavgifterna. Om betalaren felaktigt använder uppgiften Ingen försäkringsskyldighet-uppgiften på anmälan, lämnar den anmälda inkomsten utanför socialförsäkringsavgifterna. I så fall motsvarar den påförda socialförsäkringsavgiften inte den faktiska situationen eller risken med det utförda arbetet. En felaktig anmälan påverkar också beloppet på en förmån som ska betalas till en inkomsttagare.

I situationer med en ställföreträdande betalare förutsätts det att uppgifterna anmäls av den ställföreträdande betalare som betalat prestationen. Därtill är den egentliga arbetsgivaren skyldig att i en anmälan om löneuppgifter och för varje inkomsttagare separat anmäla de löner som utbetalats av den ställföreträdande betalaren. Vid anmälning används särskilda inkomstslag som är avsedda för situationer med ställföreträdande betalare. Om uppgifter inte anmäls på rätt sätt, får de aktörer som påför socialförsäkringsavgifter och betalar förmåner inte uppgifter på korrekt sätt ur inkomstregistret. Anmälning i situationer med en ställföreträdande betalare behandlas närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: prestationer som betalas av en ställföreträdande betalare.

När lön av misstag betalats till för högt belopp, beaktar en del av informationsanvändarna den anmälan på vilken betalningen till för högt belopp anmäls som en ogrundad förmån, och beaktar inte alls anmälan om återkrav av samma inkomst. För andra informationsanvändare är anmälan om återkrav å sin tur betydelsefull. För att alla informationsanvändare ska få de uppgifter som de behöver ur inkomstregistret, ska uppgifterna om prestation till för högt belopp anmälas korrekt genom att först korrigera betalningen till för högt belopp till en ogrundad förmån och separat ge uppgifter om återbetalningen av betalningen till för högt belopp. Detta beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.