Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: yritysjärjestelyt

Tämä ohje korvaa aikaisemman Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: yritysjärjestelyt -nimisen ohjeen. Ohjeeseen on tehty seuraavat lisäykset ja täsmennykset:

• Ohjeen esimerkkeihin on tehty teknisiä täsmennyksiä.

Muutoin ohjeen linjaukset vastaavat sisällöltään aikaisempaa ohjetta.

1 Yritysjärjestelyn toteuttamistavat

Yritysjärjestely voidaan toteuttaa eri tavoilla, joita ovat esimerkiksi sulautuminen, jakautuminen ja liiketoimintasiirto.

Sulautumisessa (ns. fuusiossa) yksi tai useampi yhtiö sulautuu vastaanottavaan yhtiöön tai vähintään kaksi yhtiötä perustaa yhdessä uuden yhtiön.

Jakautumisessa yhtiön varat ja velat (joko kokonaan tai osittain) siirtyvät kahdelle tai useammalle vastaanottavalle yhtiölle. Kokonaisjakautumisessa jakautuva yhtiö purkautuu ja kaksi tai useampi uusi yhtiö voidaan perustaa jakautumisen yhteydessä.

Liiketoimintasiirrossa yhtiö luovuttaa liiketoimintakokonaisuuteensa kohdistuvat varat ja siirtyviin varoihin kohdistuvat velat sovituin osin siirtyvää toimintaa jatkavalle osakeyhtiölle. Siirto voi tapahtua joko liiketoimintasiirtoa varten perustettavaan tai jo olemassa olevaan yhtiöön.

Yritysjärjestely tulee voimaan, kun se on merkitty kaupparekisteriin. Yritysjärjestelyn jälkeen työnantajana toimii se yritys, joka jatkaa toimintaa yritysjärjestelyn jälkeen.

Yritysjärjestelyn toteuttamistapa ei yksistään ratkaise sitä, miten ilmoitusten antaminen tulorekisteriin muuttuu tai muuttuuko se mitenkään. Riippuu aina yritysjärjestelyn yksityiskohdista, vaikuttavatko ne ilmoittamisvelvollisuuteen.

Tietojen ilmoittamisvelvollisuuteen vaikuttaa myös se, jos yritys asetetaan konkurssiin. Konkurssipesä voi sijaismaksajana maksaa työntekijöiden palkat varsinaisen työnantajan puolesta. Tällöin konkurssipesä ilmoittaa sijaismaksajana maksamansa palkat ja konkurssivelallinen varsinaisena työnantajana ilmoittaa ne sijaismaksajan maksamat palkat, joista maksaa sosiaalivakuutusmaksut. Kaikista sijaismaksajan antamista ilmoituksista on myös tehtävä niitä vastaavat varsinaisen työnantajan ilmoitukset. Riippuen tilanteesta varsinaisen työnantajan ilmoituksen antaa joko konkurssiin mennyt työnantaja itse tai konkurssia hoitava taho. Konkurssitilanteista voi lukea lisää ohjeesta Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: sijaismaksajan maksamat suoritukset.

2 Kun maksaja tai maksajan Y-tunnus vaihtuu yritysjärjestelyn seurauksena

Y-tunnus voi vaihtua yritysjärjestelyn seurauksena tai esimerkiksi yritysmuodon vaihtuessa.

Yritysjärjestelyssä lakanneen yrityksen palveluksessa olleet työntekijät voivat yritysjärjestelyn seurauksena siirtyä toimintaa jatkavan yrityksen nimiin. Siirtyvien työntekijöiden palkat ilmoitetaan tulorekisteriin yritysjärjestelyn voimaantulohetkestä lähtien vastaanottavan yhtiön Y-tunnuksella.

Yritysjärjestely voidaan toteuttaa myös siten, että toimintaa jatkaa kokonaan uusi yhtiö uudella Y-tunnuksella (esimerkiksi jos sulautumisen yhteydessä perustetaan kokonaan uusi yhtiö). Tässä tilanteessa lakanneiden yhtiöiden palveluksessa olleiden työntekijöiden palkat ilmoitetaan uuden yhtiön nimissä yritysjärjestelyn voimaantulosta lähtien.

Kun toimintaa jatketaan vastaanottavan yrityksen Y-tunnuksella, yritysjärjestely ei vaikuta niiden tulonsaajien palkkatietojen ilmoittamiseen tai korjaamiseen, jotka olivat toimintaa jatkavan (vastaanottavan) yrityksen palveluksessa ennen yritysjärjestelyä.

Myös liiketoimintasiirrossa ja jakautumisessa olennaista on se, muuttuuko suorituksen maksajan Y-tunnus yritysjärjestelyn seurauksena.

Yritysjärjestelyn jälkeen maksetut palkat ilmoitetaan tulorekisteriin normaaliin tapaan maksuperiaatteen mukaisesti. Toimintaa jatkava yritys ilmoittaa maksamansa suoritukset tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Y-tunnuksen vaihtuminen pitää huomioida myös oma-aloitteisia veroja maksettaessa. Ne oma-aloitteiset verot, jotka on ilmoitettu uudella Y-tunnuksella, pitää myös maksaa saman Y-tunnuksen viitenumerolla. Maksajan on aina varmistettava, että oma-aloitteisia veroja maksettaessa käytetään oikean Y-tunnuksen oma-aloitteisten verojen viitenumeroa.

2.1 Eläkejärjestelynumeron ilmoittaminen

Kun yrityksen toiminta päättyy yritysjärjestelyn seurauksena, päättyy samalla eläkevakuutussopimus. Kun maksetaan palkkaa yritysjärjestelyn jälkeen, myös vastaanottavan yhtiön palvelukseen siirtyneiden työntekijöiden palkat on ilmoitettava vastaanottavan yrityksen eläkejärjestelynumerolla. Jos toimintaa jatketaan kokonaan uuden yhtiön nimissä (eli esimerkiksi fuusiossa perustetaan kokonaan uusi yhtiö), pitää tälle yhtiölle tehdä oma eläkevakuutussopimus.

2.2 Työtapaturma- ja ammattitautivakuutustietojen ilmoittaminen

Työtapaturmavakuutusyhtiön yhtiötunnus ja työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusnumero ovat pakollisia tietoja vain, jos työnantaja on vakuuttanut työntekijöitään useammalla kuin yhdellä lakisääteisellä työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksella.

Yritysjärjestelyn seurauksena työtapaturma- ja ammattitautivakuutus päätetään ja vastaanottavan yrityksen vakuutus kattaa myös siirtyvän yrityksen toiminnot yritysjärjestelyn voimaantulosta lähtien. Jos toimintaa jatketaan kokonaan uuden yhtiön nimissä (eli esimerkiksi fuusiossa perustetaan kokonaan uusi yhtiö), pitää tämän yhtiön ottaa oma työtapaturma- ja ammattitautivakuutus.

Vakuutus on otettava ennen palvelussuhteen alkamista, eli sen on oltava voimassa ennen kuin työntekijä aloittaa työt.

2.3 Palvelussuhdetietojen ilmoittaminen

Palvelussuhdetta ei ilmoiteta yhtäjaksoisena, jos toiminta on yritysjärjestelyn jälkeen jatkunut uuden yhtiön Y-tunnuksella. Palvelussuhteen alkupäiväksi ilmoitetaan se päivä, jolloin yritysjärjestely on tullut voimaan.

3 Palkkatietojen korjaaminen yritysjärjestelyn jälkeen

Työnantajan tai muun suorituksen maksajan pitää korjata ilmoittamansa virheellinen tieto viivytyksettä, kun virhe on huomattu.

Myös yritysjärjestelytilanteissa saattaa olla tarve korjata aiemmin annettuja ilmoituksia. Korjaus tehdään yleensä antamalla korvaava ilmoitus alkuperäiselle maksupäivälle.

Jos maksajan asiakastunniste on muuttunut, aiemmin annettu ilmoitus korjataan maksajan vanhalla tunnisteella antamalla korvaava ilmoitus alkuperäiselle maksupäivälle. Tietojen korjaaminen vanhalla tunnisteella edellyttää, että tunniste on ollut voimassa suorituksen alkuperäisenä maksupäivänä. Työeläkevakuuttamisen tietoina ilmoitetaan alkuperäisenä maksupäivänä voimassa ollut eläkejärjestelynumero. Jos maksajalla on ollut useampi työtapaturmavakuutus, ilmoitetaan maksupäivänä voimassa ollut vakuutusnumero.

Korvaava ilmoitus voidaan antaa teknisen rajapinnan kautta, jos teknisen rajapinnan käyttötarkoitukseksi tulorekisteriin on merkitty myös toisen puolesta ilmoittaminen. Korjauksen tekeminen tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella on mahdollista, jos lakanneen yhtiön valtuudet ovat edelleen voimassa. Ennen yrityksen lakkaamista annetut Suomi.fi-valtuudet säilyvät voimassa 12 kuukautta Y-tunnuksen lakkaamisesta. Jos ilmoituksen antaminen sähköisesti ei ole mahdollista, voidaan korjaus tehdä paperilomakkeella.

Yritysjärjestelyn voimaantulon jälkeen on tavanomaista maksaa palkkaa tai kustannusten korvauksia, jotka kohdistuvat yritysjärjestelyä edeltäneeseen aikaan. Jos suoritusten maksupäivä ajoittuu yritysjärjestelyn jälkeiseen aikaan, suoritukset ilmoitetaan normaaliin tapaan maksajan asiakastunnisteella ja maksupäivänä voimassa olevalla eläkejärjestelynumerolla ja mahdollisella työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusnumerolla. Aiemmin annettuja ilmoituksia ei korjata.

Palkkatiedoissa oleva virhe voi liittyä joko ilmoittamiseen tai maksamiseen. Ilmoittamisen virhe tarkoittaa, että tulo on maksettu oikein, mutta ilmoitettu tulorekisteriin väärin. Maksamisen virheessä taas ilmoitus on annettu maksettuun tuloon nähden oikein, mutta tulo on maksettu väärän suuruisena. Lue lisää tulorekisteriin annettujen ilmoitusten korjaamisesta ja mitätöimisestä.

3.1 Ilmoittamisen virheet

Ilmoittamisvaiheessa tapahtunut virhe korjataan antamalla korvaava ilmoitus alkuperäiselle maksupäivälle kyseisenä päivänä voimassa olleella asiakastunnisteella. Työeläkelaitoksen eläkejärjestelynumeroksi merkitään edelleen alkuperäisenä maksupäivänä voimassa ollut eläkejärjestelynumero, samoin tarvittaessa tapaturmavakuutusyhtiön vakuutusnumero.

Tietyissä tilanteissa ilmoitus on korjattava mitätöimällä alkuperäinen ilmoitus ja antamalla uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla alkuperäiselle maksupäivälle. Tällaisia tilanteita ovat mm. eläkejärjestelynumeron tai tiettyjen vakuutustietojen korjaaminen. Jos korjaus tehdään mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus, pitää uudessa ilmoituksessa käyttää alkuperäisenä maksupäivänä voimassa ollutta eläkejärjestelynumeroa.

3.2 Maksamisen virheet

3.2.1 Maksettu liian vähän – yritysjärjestelyn jälkeen maksetaan lisää

Jos tulonsaajalle on maksettu palkkaa liian vähän, alkuperäistä ilmoitusta ei korjata. Sen sijaan suorituksen maksaja antaa unohtuneesta suorituksesta uuden ilmoituksen viimeistään 5. kalenteripäivänä uuden suorituksen maksupäivän jälkeen.

Esimerkissä 2 tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin maksajan eli S:n tunnisteella ja tuolloin voimassa olevalla eläkejärjestelynumerolla ja mahdollisella työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusnumerolla. Tiedot ilmoitetaan maksuperiaatteen mukaisesti: Merkitystä ei ole sillä, miltä ajalta maksamattomia ylityökorvauksia on kertynyt. Ratkaisevaa on se, milloin suoritukset maksetaan tulonsaajalle. Tilanteessa ei synny tarvetta korjata aiemmin annettuja ilmoituksia.

Jos tulo olisi maksettu ennen 1.5.2024 tapahtunutta fuusiota mutta se olisi virheellisesti jäänyt ilmoittamatta tulorekisteriin, annettaisiin ilmoitus K:n Y-tunnuksella ja alkuperäisenä maksupäivänä voimassa olleella eläkejärjestelynumerolla ja mahdollisella vakuutusnumerolla.

3.2.2 Maksettu liian paljon – liikasuorituksen ilmoittaminen yritysjärjestelyn jälkeen

Liikaa maksettu tulo suositellaan aina ilmoitettavaksi perusteettomana etuna. Kuittaamista eli ennakkopalkkamenettelyä ei suositella käytettäväksi. Perusteeton etu ilmoitetaan antamalla korvaava ilmoitus alkuperäiselle maksupäivälle. Liikasuoritus merkitään liittämällä alkuperäiseen tulolajiin Perusteeton etu -tieto.

Suorituksen käsittely ennakkopalkkana on sallittua tulorekisteriin annettavalla palkkatietoilmoituksella vain, jos liikasuoritus pystytään perimään kokonaan takaisin virheen havaitsemista seuraavan palkanmaksun yhteydessä.

Lue lisää perusteettomasta edusta: Tietojen korjaaminen tulorekisterissä.

3.2.3 Työnantajan erillisilmoitus korjataan samalla

Kun palkkatietoilmoitusta korjataan ja korjaus vaikuttaa työnantajan sairausvakuutusmaksun määrään, pitää korjata myös työnantajan erillisilmoitus.

Jos osa suorituksesta on muuttunut perusteettomaksi eduksi, on työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä laskettava siitä summasta, joka ei sisällä perusteetonta etua. Korjaus tehdään alkuperäiselle maksukuukaudelle käyttämällä tuolloin voimassa ollutta Y-tunnusta.

3.2.4 Maksettu liian paljon – takaisinperintä yritysjärjestelyn jälkeen

Kun yrityksen toiminta vanhalla Y-tunnuksella on lakannut ja jatkuu eri Y-tunnuksella, annetaan ilmoitus perusteettomasta edusta ja ilmoitus takaisinperinnästä eri yritysten Y-tunnuksilla. Vastaavasti ilmoituksiin merkitään kunkin yrityksen kunakin maksupäivänä voimassa ollut työeläkelaitoksen eläkejärjestelynumero ja mahdollinen työtapaturmayhtiön vakuutusnumero.

Kun tulonsaaja on maksanut liikaa saamansa suorituksen takaisin, ilmoitetaan takaisinperintä sen palkanmaksukauden ilmoituksella, jonka aikana liikasuoritus on maksettu takaisin.

Jos yritysjärjestely on toteutettu liiketoimintasiirtona, suosituksena on, että takaisinperinnät tulonsaajilta pyritään tekemään ennen kuin vastuut siirtyvät liiketoimintasiirrossa toiselle yhtiölle. Tällöin ilmoitus perusteettomasta edusta ja takaisinperinnästä annettaisiin saman yrityksen Y-tunnuksella.

Takaisinperintä ilmoitetaan sen yrityksen asiakastunnisteella, jolle tulonsaaja maksaa suorituksen takaisin. Ilmoitukseen merkitään takaisinperintäpäivänä voimassa oleva eläkejärjestelynumero ja mahdollinen työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusnumero.

Yritysjärjestelyn jälkeen on syytä huomata, että vanhan yhtiön maksaman liikasuorituksen takaisinperintä uuden yhtiön nimissä on tehtävä bruttoperintänä. Nettoperintää ei saa käyttää. Näin on toimittava, jos liikasuorituksen takaisin perivällä yhtiöllä ei ole ollut voimassa olevaa verokautta vielä silloin, kun liikasuoritus on maksettu tulonsaajalle. Jos yhtiöllä ei ole verokautta, johon takaisinperintä voidaan kohdistaa, eivät tiedot summaudu oikein Verohallinnon tietojärjestelmässä. Oma-aloitteisten verojen summa ei saa olla negatiivinen.

Lue lisää takaisinperinnästä: Tietojen korjaaminen tulorekisterissä.

4 Poissaolotietojen korjaaminen yritysjärjestelyn jälkeen

Jos poissaolotietoja ilmoitetaan yritysjärjestelyä edeltäneeltä ajalta, ne ilmoitetaan sen yrityksen Y-tunnuksella, joka toimi työnantajana ennen yritysjärjestelyä.