Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissaolotiedot

Ohje on tarkoitettu suorituksen maksajille. Ohjeessa kuvataan

• palkallisten ja palkattomien poissaolojen ilmoittaminen tulorekisteriin
• Kelan korvaushakemustietojen ilmoittaminen tulorekisteriin
• poissaolotietojen korjaaminen.

Tämä ohje korvaa aikaisemman Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissaolotiedot -nimisen ohjeen. Ohjetta on päivitetty:

• Lukuun 1 on lisätty ohjeistusta mahdollisuudesta ilmoittaa poissaolotiedot omalla ilmoituksellaan erillään maksetuista suorituksista.
• Luvun 1 ohjeistusta osa-aikaisten sairauspoissaolojen ilmoittamisesta on päivitetty.
• Luvun 2 ohjeistusta yhtäjaksoisen poissaolon ilmoittamisesta on päivitetty. Lukuun on lisätty uusi esimerkki 5.
• Lukujen 2.1 ja 2.2 ohjeistusta on päivitetty Kelan korvaushakemukseen liittyen.
• Luvuista 3.2 ja 3.3 on poistettu syykoodin yhteydestä maininnat ennen 1.8.2022 alkaneista perhevapaista.
• Luvusta 3.7 on poistettu palkattoman vuorotteluvapaan esimerkki. Syykodin ohjeistusta on lisäksi päivitetty huomioimalla sen voimassaolon päättyminen 1.4.2025.
• Luvun 4 taulukkoon on lisätty uutena syykoodina 23 vuosilomakustannuskorvaus. Samalla on tehty pieniä teknisiä lisäyksiä luvussa mainittuihin koodeihin.
• Lukuun 4.1 on lisätty uusi esimerkki 13 sekä ohjeistusta tiedon ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” ilmoittamisesta.
• Lisätty uusi luku 4.3 Palkallinen osa-aikainen sairauspoissaolo (Kela: työnantajan osasairauspäivärahan hakemus). Samalla muiden palkallisten poissaolojen lukujen numerointi on muuttunut.
• Luvusta 4.4 on poistettu esimerkkien yhteydestä maininnat ennen 1.8.2022 alkaneista perhevapaista. Luvun ohjeistusta täydennyspalkan vaikutuksesta perhevapaakorvausten hakemiseen on täydennetty.
• Luvun 4.6 ohjeistusta kuntoutusrahan hakemisesta on päivitetty.
• Lisätty uusi luku 4.15 Palkallinen poissaolo: vuosilomakustannuskorvaus. Luvussa käsitellään vuosilomakustannuskorvauksen ilmoittamista. Lisätty uusi esimerkki 23.
• Päivitetty luvun 5 sisältöä ja lisätty taulukko Kelalta haettavista päivärahoista ja korvauksista.
• Päivitetty lukua 5.1 ja lisätty sille alaluvut 5.1.1, 5.1.2 ja 5.1.3 eri maksutiedon tyypeistä. Luvuissa käsitellään tarkemmin korvaushakemuksen kannalta pakollisia tietoja.
• Poistettu vanhat luvut 5.2 Kelan päätös työnantajalle, jolla on Y-tunnus ja 5.3 Kelan päätös työnantajana toimivalle henkilölle. Lukujen ohjeistus on siirretty osin osaksi lukua 5. Muutosten myötä myös muiden lukujen numerointi on muuttunut.
• Lisätty uusi luku 5.5 Korvaushakemuksen peruminen. Luvussa käsitellään Kelan korvaushakemuksen perumista mitätöimällä.
• Lisätty lukuun 6.1 uusi esimerkki 25 poissaolojen ilmoitusjakson ilmoittamisesta.
• Päivitetty luvun 6.2.1 ohjeistusta aiheettoman poissaolojakson korjaamisesta. Jos poissaolojaksoon liittyi Kelan korvaushakemus, tulee ilmoitus korjata mitätöimällä.
• Lisätty uusi luku 6.2.2 poissaolotietojen korjaamisesta, kun poissaolojakso on jäänyt ilmoittamatta.
• Päivitetty lukua 6.6 Kela-hakemuksen korjaaminen ja lisätty uusi esimerkki 30. Lukuun on lisätty ohjeistusta korjaamisesta eri tilanteissa.

Lisäksi ohjeeseen on tehty teknisluonteisia täsmennyksiä. Muutoin ohjeen linjaukset vastaavat sisällöltään aikaisempaa ohjetta.

1 Poissaolot

Poissaolotietojen ilmoittaminen tulorekisteriin on vapaaehtoista. Jos poissaolotiedot ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella kattavasti, tiedon käyttäjät ja tulonsaajat eivät pyydä suorituksen maksajalta erillisiä todistuksia sellaisista poissaoloista, jotka on ilmoitettu oikein tulorekisteriin. Tiedon käyttäjät voivat hyödyntää poissaolotietoja, jos ne ilmoitetaan säännöllisesti.

Maksetut suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin joko yhteissummana (ilmoitustapa 1) tai pakollista ilmoitustapaa eritellymmin käyttämällä siihen tarkoitettuja erillisiä täydentäviä tulolajeja (ilmoitustapa 2). Poissaolotietojen ilmoittaminen ei liity rahapalkkojen ilmoitustapaan. Maksaja voi siis ilmoittaa vapaaehtoiset, täydentävät poissaolotiedot, vaikka ilmoittaisi rahapalkat ilmoitustavalla 1. Vastaavasti maksaja voi jättää poissaolotiedot ilmoittamatta, vaikka ilmoittaisi rahapalkat eritellysti ilmoitustavalla 2.

Maksaja voi ilmoittaa poissaolotiedot joko samalla palkkatietoilmoituksella maksettujen suoritusten kanssa tai omalla pelkästään poissaolotietoja sisältävällä palkkatietoilmoituksellaan. Jos tiedot ilmoitetaan omalla ilmoituksellaan, tulee samalla ilmoittaa tarvittavat palvelussuhdetiedot, ammattiluokka sekä työeläkevakuutuksen ja työtapaturmavakuutuksen tiedot. Poissaolotietojen ilmoittaminen omalla ilmoituksellaan mahdollistaa tulotietojen korjaamisen ja mitätöimisen ilman, että sillä olisi vaikutusta poissaolotietojen käsittelyyn tiedon käyttäjien prosesseissa.

Poissaolot ilmoitetaan vain palvelussuhteessa olevista tulonsaajista. Jos tulonsaaja ei ole palvelussuhteessa tai toimeksiantosuhteessa, poissaoloja ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Jos ilmoitetuissa tiedoissa on epäselvyyttä, tulorekisterin tiedon käyttäjät pyytävät lisätietoja ensisijaisesti aineiston sisällöstä vastaavalta yhteyshenkilöltä joko puhelimitse tai suojatulla sähköpostilla. Tästä syystä aineistossa on hyvä ilmoittaa sisällöllisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Osoite voi olla esimerkiksi ryhmäsähköpostiosoite, jota luetaan päivittäin ja josta kysymykset ohjataan kyseisen ilmoituksen asiantuntijalle.

Tulonsaajan poissaolotiedot ilmoitetaan viimeistään seuraavan palkanmaksukauden ilmoituksella. Esimerkiksi palkanmaksukauden 01/20xx poissaolot ilmoitetaan siis viimeistään 02/20xx palkanmaksukauden ilmoituksella. Näin tietojen käyttäjät, kuten etuuksien käsittelijät, saavat poissaolotiedot riittävän nopeasti käyttöönsä.

Pääsääntöisesti poissaolotiedot ilmoitetaan vain kokopäivän poissaolosta. Osa-aikainen sairauspoissaolo ilmoitetaan, jos

• vähintään yhden koko päivän jatkunut sairauspoissaolo on alkanut kesken edeltävän työpäivän
• kokoaikatyössä oleva tulonsaaja työskentelee sairauden aiheuttaman työkyvyttömyyden vuoksi 40–60 % normaalista työajastaan.

Lue lisää osa-aikaisen sairauspoissaolon ilmoittamisesta luvusta 4.3.

Osa-aikatyön toteuttamiseen liittyviä koko päivän kestäviä poissaoloja ei ilmoiteta. Esimerkiksi 50 %:n työajan osa-aikatyöstä voidaan sopia siten, että työskentelyä on kokoaikaisesti joka toinen viikko. Tällöin tulorekisteriin ei ilmoiteta poissaoloiksi niitä viikkoja, joina työtä ei osa-aikatyön perusteella tehdä. Jos tulonsaaja on esimerkiksi osa-aikaeläkkeellä, poissaoloiksi ei ilmoiteta niin sanottuja eläkeviikkoja eli niitä viikkoja, joina tulonsaaja ei ole töissä. Jos muusta kuin eläkkeestä johtuva poissaolo ulottuu viikolle, jona työtä ei eläkkeen vuoksi tehdä, poissaolo ilmoitetaan kuitenkin normaalisti. Esimerkiksi sairauspoissaolo voi alkaa työviikolta ja jatkua eläkeviikolle. 

Jos tulonsaaja on esimerkiksi kuntoutuksen vuoksi poissa työstä, poissaolotiedoissa ilmoitetaan vain kokopäiväiset poissaolot.

1.1 Poissaolojen ilmoitusjakso

Poissaolojen ilmoitusjakso on se ajanjakso, jolta mahdolliset tulonsaajan poissaolot ovat ilmoitushetkellä ilmoittajan tiedossa. Maksaja voi ilmoittaa alkupäiväksi sen päivän, mihin asti poissaolojaksot on aikaisemmin ilmoitettu (merkitään aikaisemmin ilmoitettua aikajaksoa seuraava päivä). Maksaja voi ilmoittaa alkupäiväksi myös päivän, joka sisältyy aiemmin ilmoitettuun ilmoitusjaksoon (katso esimerkit 16 a, 16 b ja 18). Loppupäiväksi ilmoitetaan se päivä, mihin asti poissaolot ovat ilmoittajalla tai työnantajan järjestelmässä tiedossa. Poissaolojen ilmoitusjakso ilmoitetaan myös silloin, kun tulonsaaja ei ole ollut poissa työstään ilmoitusjakson aikana. Siten tiedon käyttäjät saavat tiedon siitä, että poissaoloja ei ole sinä aikana ollut.

Tulevalle ajalle sovittu poissaolo, esimerkiksi vanhempainvapaan tai kuntoutuksen aika, ilmoitetaan siinä vaiheessa, kun kaikki sitä edeltävät poissaolot ovat myös tiedossa. 

Poissaolojen ilmoitusjakson alkupäivän pitää olla sama tai aikaisempi kuin saman ilmoituksen aikaisimman poissaolojakson alkupäivä. Poissaolojen ilmoitusjakson loppupäivän pitää olla sama tai myöhäisempi kuin myöhäisin poissaolojakson loppupäivä. Esimerkiksi kun ilmoitetaan usean kuukauden mittainen vanhempainvapaa, poissaolojen ilmoitusjakson loppupäivän pitää olla sama tai myöhäisempi kuin vanhempainvapaan loppupäivä. 

Poissaolojen ilmoitusjakso ilmoitetaan jokaisessa palkkatietoilmoituksessa. Jos tiedoissa ei tapahdu muutoksia, samat tiedot ilmoitetaan uudelleen.

Tietojen käyttäjät voivat kysyä sisällölliseltä vastuuhenkilöltä tarkennusta, jos tiedot ovat ristiriitaisia tai poissaolojen ilmoitusjakso ei jatku yhtäjaksoisesti ilmoituksesta seuraavaan.

Poissaolojen ilmoitusjakso voi olla eri ilmoituksilla eripituinen. Aikaväli voi olla eri ilmoituksilla päällekkäinen, esimerkiksi jos poissaolojakso on tiedossa pidemmälle ajalle tulevaisuuteen, ja tälle ajalle annetaan myöhemmin uusia ilmoituksia (katso esimerkit 18 ja 19 äitiys- ja vanhempainvapaan ilmoittamisesta). Poissaolojen ilmoitusjakso voi olla päällekkäinen aikaisemmin ilmoitetun aikavälin kanssa myös silloin, jos aikaisemmin ilmoitettu poissaolo jatkuu yhtäjaksoisesti. Aikaväli voi alkaa ennen 1.1.2019, jos ilmoitettava yhtäjaksoinen poissaolo on alkanut ennen tätä aikaa.

Maksaja voi aloittaa poissaolojen ilmoittamisen tulorekisteriin myös kesken kalenterivuoden. Jos poissaolojen ilmoitusjaksoja on ilmoitettu ja niissä myöhemmin huomataan virheitä, maksajan pitää korjata virheelliset tiedot. Kaikki muuttuneet tiedot on korjattava, tähän ei vaikuta se, onko alkuperäisessä ilmoitusjaksossa ilmoitettu poissaoloja vai ei. Jos tiedon käyttäjät tarvitsevat poissaoloja sellaiselta ajalta, jolta maksaja ei ole ilmoittanut tulorekisteriin poissaolojen ilmoitusjaksoa, käyttäjät selvittävät ne muuta kautta. Jos maksaja on ilmoittanut poissaolojen ilmoitusjakson, tiedon käyttäjät luottavat tulorekisterissä olevaan tietoon.

Poissaolojen ilmoitusjaksoa tarvitaan etuuksien käsittelyssä. Aikavälin perusteella tiedon käyttäjät saavat tiedon, miltä ajalta poissaolotiedot on ilmoitettu ja onko kyseisellä aikajaksolla ollut poissaoloja.

Jos myöhemmin käy ilmi, että ilmoitettu poissaolojen ilmoitusjakso on virheellinen, maksaja antaa tulorekisteriin korvaavan ilmoituksen. Tietojen korjaaminen kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen korjaaminen tulorekisterissä. Poissaolojen ilmoitusjakson korjaamista kuvataan myös tämän ohjeen luvussa 6.1.

2 Poissaolojaksot

Poissaolojakso voi olla palkaton tai palkallinen. Tulonsaaja voi olla poissa työstä useista eri syistä saman palkanmaksukauden aikana. Kullekin poissaolojaksolle ilmoitetaan vain yksi poissaolon syy. Jos poissaolo jatkuu saman syyn vuoksi, myöhemmällä ilmoituksella voi antaa saman alkupäivän ja muuttaa poissaolon loppupäivää. Jos palkalliseen poissaolojaksoon liitetään Kelan korvaushakemus, poissaolojakso annetaan vain siltä ajalta, jolta hakemusta ei ole aiemmin tehty.

Tulorekisteri ei tarkista, onko poissaolojakso ilmoitettu osittain tai kokonaan jo aikaisemmin tai sisältyykö sama aika myös johonkin toiseen palkalliseen tai palkattomaan poissaolojaksoon.

Jokainen yhtäjaksoinen poissaolojakso ilmoitetaan erikseen. Yhtäjaksoiseen poissaoloon voi sisältyä viikkovapaa, mutta palkallinen ja palkaton jakso on ilmoitettava eri jaksoina. Jos yhtäjaksoisesta palkallisesta poissaolosta tehdään Kelan korvaushakemus, jaksoa ei saa jakaa ilmoituksessa lyhyempiin poissaolojaksoihin, ellei myös palkan määrä muutu niiden mukaisesti. Tällainen tilanne voi muodostua esimerkiksi silloin, kun sairausajalta maksettava palkka muuttuu osapalkaksi työehtosopimuksen määräysten perusteella. Jos tulonsaaja on esimerkiksi poissa kaksi viikkoa, joista jälkimmäiseltä maksetaan osapalkkaa, poissaolojaksot ilmoitetaan viikon jaksoissa.

Poissaolojaksoja hyödynnetään lähes kaikkien etuuksien ratkaisuissa. Poissaolon syiden kohdalla on selostettu, mihin etuuksiin kunkin poissaolon ilmoittaminen vaikuttaa ja mitä erityistä poissaolon ilmoittamisessa on otettava huomioon.

Virheellisesti ilmoitetut tiedot pitää korjata korvaavalla ilmoituksella.

Viikkovapaan vaikutus poissaolojakson ilmoittamiseen

Poissaolojakso ilmoitetaan tulorekisteriin siten kuin tulonsaaja on sopinut esimiehensä kanssa poissaolosta, joko yhtenä jaksona myös viikkovapaan ajalta tai erikseen ennen ja jälkeen viikkovapaan. Ilmoitustavalla voi olla vaikutusta etuuden käsittelyyn, jos tulonsaaja hakee etuutta myös viikkovapaan ajalta, esimerkiksi lauantailta eikä etuuden käsittelyssä tiedetä viikkovapaasta.

2.1 Alkupäivä

Alkupäiväksi ilmoitetaan kunkin yhtäjaksoisen poissaolojakson alkupäivä. Jos poissaolon syy muuttuu yhtäjaksoisen poissaolon aikana, poissaolo on ilmoitettava omana aikajaksonaan.

Poissaolojakso voidaan ilmoittaa alkamaan aikaisemmin kuin palkanmaksukausi on alkanut tai päättymään myöhemmin kuin palkanmaksukausi päättyy.

Jos aikaisemmin ilmoitettu poissaolo jatkuu yhtäjaksoisesti, alkupäiväksi ilmoitetaan yhtäjaksoisen poissaolon alkupäivä tai aikaisemmin ilmoitetun loppupäivän jälkeinen kalenteripäivä. Jos kyseessä on palkallinen poissaolo ja jaksosta tehdään Kelan korvaushakemus, alkupäiväksi ilmoitetaan aina aikaisemmin ilmoitetun loppupäivän jälkeinen kalenteripäivä.

2.2 Loppupäivä

Loppupäiväksi ilmoitetaan kunkin yhtäjaksoisen poissaolojakson loppupäivä.

Jos poissaolo jatkuu toistaiseksi, loppupäiväksi ilmoitetaan työsuhteen päättymispäivä tai esimerkiksi kalenterivuoden viimeinen päivä tai muu päivä, josta alkaen poissaolosta annetaan uusi tarkennettu ilmoitus. Jos kyseessä on palkallinen poissaolo ja jaksosta tehdään Kelan korvaushakemus, loppupäiväksi ilmoitetaan se päivä, johon työnantajan palkanmaksuvelvollisuus poissaoloajalta päättyy. Hakemuksen jälkeiseltä ajalta annetaan uusi ilmoitus.

2.3 Poissaolojaksoon sisältyvien työpäivien lukumäärä

Poissaolopäivien lukumääränä ilmoitetaan poissaolojaksoon sisältyvien työpäivien lukumäärä. Lukumäärään lasketaan seuraavat työpäivät:

• tulonsaaja on ollut koko työpäivän poissa ja saanut palkkaa
• tulonsaaja on ollut osan päivästä poissa osittaisen hoitovapaan tai kuntoutuksen vuoksi.

Poissaolopäivien lukumäärä on vapaaehtoisesti ilmoitettava, täydentävä lisätieto. Ajallisten poissaolojaksojen ilmoittaminen (alku- ja loppupäivämäärät) riittää suurimmalle osalle poissaolotietoja hyödyntävistä tiedon käyttäjistä.

3 Palkattomat poissaolot

Maksaja valitsee palkattoman poissaolon syyn arvolistalta.

Palkattomien poissaolojen syykoodit

Koodi	Selite
1	Sairaus
2	Osa-aikainen sairauspoissaolo
3	Vanhempainvapaa
4	Erityisraskausvapaa
5	Kuntoutus
6	Lapsen sairaus tai pakottava perhesyy
7	Osittainen hoitovapaa
8	Koulutus
9	Vuorotteluvapaa (käytettävissä ennen 1.4.2025 olleille poissaoloille)
10	Opintovapaa
11	Lakko tai työsulku
12	Työtarjonnan keskeytyminen
13	Virkavapaa
14	Kertausharjoitus
15	Varusmiespalvelus tai siviilipalvelus
16	Lomautus
17	Hoitovapaa
99	Muu syy

Arkaluonteisia poissaolon syytietoja ei ilmoiteta tulorekisteriin.

3.1 Palkaton sairauspoissaolo

Syy valitaan, jos tulonsaaja on sairauden tai tapaturman vuoksi poissa työstä eikä poissaolon ajalta makseta palkkaa. Työtapaturmasta aiheutunut poissaolo voidaan ilmoittaa vain palkallisena poissaolona. Jos työtapaturman aiheuttaman poissaolon ajalta ei makseta palkkaa (esimerkiksi työnantajalla ei ole velvollisuutta maksaa sairausajan palkkaa työtapaturman vuoksi, koska työehtosopimuksen mukainen palkanmaksuvelvollisuus on päättynyt), poissaolo ilmoitetaan sairauspoissaolona.

Poissaolon ajalta työnantajalle on joko esitetty lääkärintodistus tai työntekijä on poissa työstä omalla ilmoituksella. Tällä ei ole vaikutusta poissaolon ilmoittamiseen.

Poissaolon tulee jatkua vähintään yhden täyden työpäivän ajan, muuten sitä ei ilmoiteta tulorekisteriin. 

Maksaja ilmoittaa poissaolon alkupäiväksi sen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen sairauspoissaolo on alkanut. Alkupäiväksi voidaan ilmoittaa päivä, jolloin tulonsaaja on poistunut työpaikalta sairauden vuoksi, eli ollut ennen sairastumistaan osan aikaa työssä. Jos kesken jääneeltä työpäivältä maksetaan säännöllisen työajan palkka, kesken jäänyt työpäivä ilmoitetaan palkallisena poissaolona. Edellytyksenä on, että ilmoitettava poissaolo jatkuu vähintään seuraavan kalenteripäivän ajan palkallisena tai palkattomana. Yksittäisiä vajaan työpäivän kestäviä sairauspoissaoloja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Jos tulonsaaja sairastuu vasta, kun työpäivä on päättynyt, maksaja ei ilmoita kyseistä työpäivää poissaolopäiväksi.

Tuntipalkka-aloilla poissaolon ensimmäinen päivä voi olla palkaton karenssipäivä, jonka määräytymiseen vaikuttaa sairauspoissaolon kesto. Näissä tilanteissa poissaolo ilmoitetaan sen jälkeen, kun on selvillä, onko karenssipäivä palkallinen vai ei.

3.2 Palkaton vanhempainvapaa

Syy valitaan, jos tulonsaaja on raskausvapaan tai vanhempainvapaan vuoksi kokonaan poissa työstään vähintään yhden täyden työpäivän ajan eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta.

Jos raskausvapaan tai vanhempainvapaan ajalta maksetaan alalla sovellettavan työehtosopimuksen mukaisesti täydennyspalkkaa (tulolaji 204, Etuusajalta maksettu täydennyspalkka), poissaolo ilmoitetaan ensin palkattomana poissaolona, jotta poissaolojen ilmoittaminen ei viivästy.

Maksaja ilmoittaa täydennyspalkan määrän palkkatietoilmoituksella ilmoitustavalla 1 tai 2 sen jälkeen, kun tulonsaaja on toimittanut maksajalle etuuspäätöksen. Tässä yhteydessä korjataan tarvittaessa palkattoman poissaolon aikajaksoa siltä osin, kuin täydennyspäivärahaa maksetaan poissaolon ajalta.

Maksaja ilmoittaa poissaolon alkupäiväksi sen kokonaisen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen palkaton poissaolo on alkanut.

3.3 Palkaton erityisraskausvapaa

Syy valitaan, jos raskaana oleva tulonsaaja on kokonaan poissa työstään työtehtäviin tai työoloihin liittyvän vaaratekijän vuoksi vähintään yhden täyden työpäivän ajan eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. Näissä tilanteissa työnantajan on aina annettava Kelaan erillinen ilmoitus, jossa selvitetään tulonsaajan työtehtäviä ja työoloja. Ilmoitus tehdään Kelan asiointipalvelussa tai lomakkeella SV96.

Kela käyttää tietoa palkattomasta erityisraskausvapaasta erityisraskausrahahakemuksen käsittelyssä. Palkattoman erityisraskausvapaan ajalta maksettava erityisraskausraha maksetaan tulonsaajalle.

Maksaja ilmoittaa poissaoloajan alkupäiväksi sen kokonaisen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen palkaton poissaolo on alkanut.

3.4 Palkaton poissaolo kuntoutuksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja on kokopäiväisesti estynyt tekemästä työtään ammatilliseen tai lääkinnälliseen kuntoutukseen osallistumisen vuoksi eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. Kuntoutus voi olla myös läheisen, kuten oman lapsen, kuntoutusta. Osa-aikaista palkatonta kuntoutuspoissaoloa ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Maksaja ilmoittaa poissaoloajan alkupäiväksi sen kokonaisen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen palkaton poissaolo on alkanut.

Kela käyttää tietoa palkattomasta kuntoutuksesta kuntoutusrahan käsittelyssä. Palkattoman kuntoutuksen ajalta maksettava kuntoutusraha maksetaan tulonsaajalle.

Kuntoutus voi toteutua useassa jaksossa ja jaksot tiedetään etukäteen. Kukin kuntoutusjakso ilmoitetaan kuitenkin vasta silloin, kun muutkin poissaolot ovat tiedossa kuntoutusjakson alkamiseen asti. 

3.5 Palkaton poissaolo lapsen sairauden tai pakottavan perhesyyn vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja on kokopäiväisesti estynyt tekemästä työtään eikä hänelle makseta palkkaa poissaolon ajalta. Työn tekemisen estää jokin seuraavista:

• Tulonsaajan alle 10-vuotias lapsi tai muu hänen taloudessaan vakituisesti asuva alle 10-vuotias lapsi on äkillisesti sairastunut.
• Poissaolo on tarpeen tulonsaajan perheenjäsenen tai muun hänelle läheisen henkilön erityistä hoitoa varten.
• Tulonsaajan välitön läsnäolo on välttämätöntä hänen perhettään kohdanneen, sairaudesta tai onnettomuudesta johtuvan, ennalta arvaamattoman ja pakottavan syyn vuoksi. 

Maksaja ilmoittaa poissaoloajan alkupäiväksi sen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen palkaton poissaolo on alkanut. Kokopäiväisenä poissaolona pidetään tilannetta, jossa tulonsaaja on ollut poissa työstään vähintään 6 tuntia.

3.6 Palkaton poissaolo koulutuksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaajan palkattoman kokopäiväisen poissaolon syynä on koulutus työnantajan määräyksestä, työmarkkinajärjestöjen yhteistyösopimusten edellyttämä koulutus, ammattiyhdistyskoulutus tai oppisopimuskoulutukseen kuuluva tietopuolinen opetus eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta.

3.7 Palkaton poissaolo vuorotteluvapaan vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja ja työnantaja ovat tehneet määräaikaisen sopimuksen tulonsaajan vuorotteluvapaasta. Vuorotteluvapaajärjestelmä lakkautettiin 1.8.2024, eli tällä syyllä ilmoitetaan ennen 1.8.2024 aloitetut vuorotteluvapaat.

3.8 Palkaton poissaolo opintovapaan vuoksi

Syy valitaan, jos työnantaja on vapauttanut tulonsaajan palvelussuhteeseensa kuuluvien tehtävien suorittamisesta opintovapaalain ehdot täyttävien opintojen suorittamista varten eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. 

Syy valitaan myös, jos tulonsaajalle on myönnetty harkinnanvarainen opintovapaa.

3.9 Palkaton poissaolo lakon tai työsulun vuoksi

Syy valitaan seuraavissa tilanteissa:

• Tulonsaaja keskeyttää kokopäiväisesti palvelussuhteeseen kuuluvien tehtävien hoitamisen työtaistelutoimenpiteen vuoksi eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta.
• Työnantaja estää tulonsaajaa hoitamasta palvelussuhteeseen kuuluvia tehtäviä kokopäiväisesti työtaistelutoimenpiteen vuoksi, eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. 

3.10 Palkaton poissaolo työtarjonnan keskeytymisen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaajan työn tekeminen on kokopäiväisesti mahdotonta tulonsaajasta riippumattomista syistä eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. 

3.11 Palkaton virkavapaa

Syy valitaan, jos tulonsaaja on palkattomalla virkavapaalla ja virkavapaan syy ei ole valintalistalla tai virkavapaan syy ole tiedossa, esimerkiksi tulonsaaja on virkavapaalla toisen työnantajan palveluksessa.

3.12 Palkaton poissaolo kertausharjoituksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja osallistuu kertausharjoituksiin eikä työnantaja maksa harjoituksen ajalta lainkaan palkkaa.

3.13 Palkaton poissaolo varusmiespalveluksen tai siviilipalveluksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja suorittaa varusmies- tai siviilipalvelusta.

3.14 Palkaton lomautus

Syy valitaan, jos tulonsaaja lomautetaan kokopäiväisesti.

3.15 Palkaton hoitovapaa

Syy valitaan, jos tulonsaaja on kokopäiväisesti hoitovapaalla. Osittaista hoitovapaata ei ilmoiteta tulorekisteriin, jos kyse on osapäivän poissaolosta. Osittaisen hoitovapaan kokopäiväiset palkattomat poissaolot ilmoitetaan hoitovapaan syykoodilla. Tiedon käyttäjät pyytävät tarvittaessa erikseen selvitykset osittaisen hoitovapaan kestosta, toteutustavasta tai palkan kohdentumisesta.

3.16 Palkaton poissaolo muun syyn vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaajan poissaolon syy ei ole valintalistalla. Muuna syynä ilmoitetaan esimerkiksi luvaton poissaolo töistä.

4 Palkalliset poissaolot

Maksaja valitsee palkallisen poissaolon syyn arvolistalta. 

Palkallisten poissaolojen syykoodit

Koodi	Selite
1	Sairaus
2	Osa-aikainen sairauspoissaolo
3	Vanhempainvapaa
4	Erityisraskausvapaa
5	Kuntoutus
6	Lapsen sairaus tai pakottava perhesyy
7	Osittainen hoitovapaa
8	Koulutus
13	Virkavapaa
14	Kertausharjoitus
18	Arkipyhä
19	Pekkasvapaa
20	Työtapaturma
21	Vuosiloma
22	Osittainen poissaolo kuntoutuksen vuoksi
23	Vuosilomakustannuskorvaus
99	Muu syy

Poissaoloajan palkan määrän ilmoittaminen on aina pakollista. Palkan määränä ilmoitettavaan summaan lasketaan rahapalkan lisäksi myös luontoisedut.

Kelan korvaushakemuksen lähettäminen on mahdollista vain, jos poissaolon syykoodi on 1, 2, 3, 4, 5 tai 23.

Vaikka palkallisen poissaolon syykoodi olisi ilmoituksella 1, 2, 3, 4, 5 tai 23, sen perusteella ei automaattisesti muodostu etuushakemusta. Kela käsittelee ilmoituksen hakemuksena vain, jos poissaoloajan palkan ja oikean syykoodin ilmoittamisen lisäksi ilmoituksella annetaan Maksutiedon tyyppi (ks. luku 5.1).

Arkaluonteisia poissaolon syytietoja ei ilmoiteta tulorekisteriin.

4.1 ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivän ilmoittaminen

Maksaja voi ilmoittaa palkallisesta poissaolojaksosta tulevaisuuteen sijoittuvan ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivän. Päivämäärän ilmoittaminen tarkoittaa, että maksaja tietää, että poissaolo tulee jatkumaan palkallisena. Tietona ilmoitetaan viimeinen päivä, jolta maksetaan palkkaa kyseisen poissaolon aikana. Poissaolo voi tämän jälkeen jatkua palkattomana. Päivä ilmoitetaan, kun molemmat seuraavista ehdoista täyttyvät:

• palkallinen poissaolo jatkuu yhtäjaksoisena kyseiseen päivään asti
• palkkoja ilmoitetaan poissaoloajalta myöhemmin lisää.

”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivää ei ilmoiteta, jos poissaolon ajalta maksettava palkka saadaan ilmoitettua kokonaan.

Jos palkallisen poissaolon ajalta tehdään Kelan korvaushakemus (Maksutiedon tyyppi: Kela, päivärahahakemus), Kela käyttää tietoa maksunsaajan selvittämisessä. 

• Kela maksaa päivärahan työnantajalle ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -tietona ilmoitettuun päivään asti.
• Kela maksaa päivärahan tulonsaajalle ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -tietona ilmoitetun päivän jälkeiseltä ajalta, jos oikeus etuuteen jatkuu.

Päiväraha maksetaan aina jälkikäteen.

Jos maksajalla ei ole tiedossa, miten pitkään tulonsaajan yhtäjaksoinen poissaolo jatkuu, mutta sen jatkuminen on todennäköistä, ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päiväksi voi ilmoittaa sen päivän, johon asti työnantajalla on palkanmaksuvelvoite. ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivän korjaaminen kuvataan kohdassa 6.4.

4.2 Palkallinen sairauspoissaolo (Kela: työnantajan sairauspäivärahahakemus)

Syy valitaan, jos tulonsaaja on sairauden tai muun kuin työtapaturmana sattuneen tapaturman aiheuttaman työkyvyttömyyden vuoksi kokonaan poissa työstään vähintään yhden kokonaisen työpäivän ajan ja tulonsaajalle maksetaan poissaolon ajalta palkkaa. Tämä syy valitaan myös silloin, jos tulonsaaja on ollut osallisena liikennetapaturmassa, pahoinpitelyn tai rikoksen uhrina tai hänelle on sattunut vapaa-ajan tapaturma ja poissaolon ajalta maksetaan palkkaa. Työtapaturman aiheuttamien poissaolojen syyksi valitaan työtapaturma.

Poissaolon ajalta työnantajalle on esitetty lääkärintodistus tai terveydenhoitajan todistus tai tulonsaaja on poissa työstä omalla ilmoituksella. Tällä ei ole vaikutusta poissaolon ilmoittamiseen.

Poissaolon tulee jatkua vähintään yhden kokonaisen työpäivän ajan, muuten sitä ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Kelan korvaushakemusta varten annettava maksutiedon tyyppi ilmoitetaan vain, jos poissaolon ajalta haetaan sairauspäivärahaa työnantajalle. Sairauspäivärahan hakemiselle on tietyt edellytykset, eikä sen hakeminen kaikista palkallisista poissaoloista ole perusteltua. Jos päivärahaa haetaan esimerkiksi sellaisista poissaolojaksoista, joiden pituus on alle omavastuuajan, hakemuksista aiheutuu ylimääräistä työtä eri osapuolille.

Maksaja ilmoittaa poissaolon alkupäiväksi sen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen sairauspoissaolo on alkanut. Alkupäiväksi voidaan ilmoittaa päivä, jolloin tulonsaaja on poistunut työpaikalta sairauden vuoksi, eli ollut ennen sairastumistaan osan aikaa työssä. Jos kesken jääneeltä työpäivältä maksetaan säännöllisen työajan palkka, kesken jäänyt työpäivä ilmoitetaan palkallisena poissaolona. Edellytyksenä on, että ilmoitettava poissaolo jatkuu vähintään seuraavan kalenteripäivän ajan palkallisena tai palkattomana. Yksittäisiä vajaan työpäivän kestäviä sairauspoissaoloja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Jos tulonsaaja sairastuu vasta, kun työpäivä on päättynyt, maksaja ei ilmoita kyseistä työpäivää poissaolopäiväksi.

Jos sairausajalta maksetaan alennettua sairausajan palkkaa työ- tai virkaehtosopimuksen mukaisesti, myös tämä palkka pitää ilmoittaa tulorekisteriin. Maksaja ilmoittaa palkan joko tulolajilla Sairausajan osapalkka (ilmoitustapa 2) tai Palkka yhteissumma (ilmoitustapa 1).

Jos maksaja ilmoittaa palkkatietoilmoituksella Kelan hakemustiedot (maksutiedon tyyppi: Kela, päivärahahakemus), poissaolon ajalta maksettava sairausajan osapalkka on ilmoitettava omana aikajaksonaan (esimerkissä 26.4.–30.4.), jotta päivärahan määrä jaetaan oikein työnantajan ja tulonsaajan kesken. Jos maksaja ilmoittaa sairausajan osapalkan ilmoitustapa 2:lla, Kela ei työnantajan hakemusta käsitellessään hyödynnä tietoa sairausajan osapalkasta osana hakemustietoa.

4.3 Palkallinen osa-aikainen sairauspoissaolo (Kela: työnantajan osasairauspäivärahan hakemus)

Syy valitaan, jos kokoaikatyössä oleva tulonsaaja työskentelee sairauden aiheuttaman työkyvyttömyyden vuoksi 40–60 % normaalista työajastaan. Työajan vähentäminen voi olla päivittäistä tai viikoittaista. Poissaoloajaksi ilmoitetaan se ajanjakso, jolle osa-aikatyön tekemisestä on sovittu.

Jos osa-aikaisen sairauspoissaoloajan palkka vastaa kokoaikatyön mukaista täyttää palkkaa, maksaja voi antaa palkkatietoilmoituksessa Kelan hakemustiedot (Maksutiedon tyyppi: Kela, päivärahahakemus). Jos osa-aikaisen sairauspoissaolon osalta maksetaan vain osapalkkaa, tulonsaaja tekee osasairauspäivärahan hakemuksen Kelaan itse eikä maksaja anna poissaololle maksutiedon tyyppiä.

Osa-aikaisen sairauspoissaolon ajalta tehdyn osa-aikatyön sopimuksen tiedot toimitetaan Kelaan Työnantajan asiointipalvelussa viimeistään kahden viikon kuluessa hakemuksen lähettämisestä.

Lue lisää osasairauspäivärahasta Kelan verkkosivulta.

4.4 Palkallinen vanhempainvapaa (Kela: työnantajan raskausrahaa tai vanhempainrahaa koskeva hakemus ja työnantajan perhevapaakorvauksen hakemus)

Syy valitaan, jos tulonsaaja on raskausvapaan tai vanhempainvapaan vuoksi kokonaan poissa työstään vähintään yhden täyden työpäivän ajan ja tulonsaajalle maksetaan poissaolon ajalta palkkaa.

Jos raskausvapaan ajalta maksetaan alalla sovellettavan työehtosopimuksen mukaisesti täydennyspalkkaa (tulolaji 204, Etuusajalta maksettu täydennyspalkka), poissaolo ilmoitetaan ensin palkattomana poissaolona, jotta poissaolojen ilmoittaminen ei viivästy.

Maksaja ilmoittaa täydennyspalkan määrän palkkatietoilmoituksella ilmoitustavalla 1 tai 2 sen jälkeen, kun tulonsaaja on toimittanut maksajalle etuuspäätöksen. Tässä yhteydessä korjataan tarvittaessa palkattoman poissaolon aikajaksoa siltä osin kuin täydennyspalkkaa maksetaan.

Maksaja ei anna maksutiedon tyyppiä Kela, päivärahahakemus, kun vanhempainvapaan ajalta maksetaan alalla sovellettavan työehtosopimuksen mukaisesti täydennyspalkkaa (tulolaji 204, Etuusajalta maksettu täydennyspalkka). Perhevapaakorvauksen hakeminen on mahdollista, jos täydennyspalkkaa on jäänyt maksuun raskausvapaan ajalta tai adoptioäidin vanhempainvapaan ajalta vähintään 30 päivältä tai yhdeltä kuukaudelta (esim. 15.9.–14.10. tai esim. 1.–28.2.).

4.5 Palkallinen erityisraskausvapaa (Kela: työnantajan erityisraskausrahaa koskeva hakemus)

Syy valitaan, jos tulonsaaja työtehtäviinsä tai työoloihinsa liittyvän vaaratekijän vuoksi on estynyt tekemästä työtään vähintään yhden täyden työpäivän ajan ja tulonsaajalle maksetaan poissaolon ajalta palkkaa. Näissä tilanteissa työnantajan on aina annettava Kelaan erillinen ilmoitus, jossa selvitetään tulonsaajan työtehtäviä ja työoloja. Ilmoitus tehdään Kelan asiointipalvelussa tai lomakkeella SV96. Jos jo ilmoitusta tehtäessä tiedetään alkava äitiysvapaa, se ilmoitetaan omana poissaolonaan.

Hakemuksen käsittelyyn tarvitaan myös työnantajan täyttämä ilmoitus työolosuhteista ja työstä poissaolosta, jonka työnantaja voi tehdä Kelan asiointipalvelussa tai lomakkeella SV96.

4.6 Palkallinen poissaolo kuntoutuksen vuoksi (Kela: työnantajan kuntoutusrahaa koskeva hakemus)

Syy valitaan, jos tulonsaaja on kokopäiväisesti estynyt tekemästä työtään kuntoutuksen vuoksi ja työnantaja maksaa poissaolon tai työpaikalla tapahtuvan kuntoutuksen ajalta palkkaa. Kuntoutuksen päivittäisen keston tulee olla vähintään 4 tuntia.

Maksaja voi antaa kuntoutuksen ajalle Kelan hakemustiedot (Maksutiedon tyyppi: Kela, päivärahahakemus), jos kuntoutus perustuu Kelan, hyvinvointialueen tai työterveyshuollon tekemään kuntoutuspäätökseen. Kuntoutuspäätös voi koskea tulonsaajaa itseään tai hänen läheistään. Hakemustiedot annetaan myös tilanteissa, joissa tulonsaaja osallistuu läheisensä, esimerkiksi oman lapsensa kuntoutukseen.

Kuntoutusrahan maksamiseksi tarvitaan osallistumistodistus, jonka tulonsaaja toimittaa Kelaan. Tutustu Kelan ohjeeseen työnantajan kuntoutusrahan hakemisesta.

4.7 Palkallinen poissaolo lapsen sairauden tai pakottavan perhesyyn vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja on kokopäiväisesti estynyt tekemästä työtään ja hänelle maksetaan palkkaa poissaolon ajalta. Työn tekemisen estää jokin seuraavista:

• Tulonsaajan alle 10-vuotias lapsi tai muu hänen taloudessaan vakituisesti asuva alle 10-vuotias lapsi on äkillisesti sairastunut.
• Tulonsaajan poissaolo on tarpeen hänen perheenjäsenensä tai muun hänelle läheisen henkilön erityistä hoitoa varten.
• Tulonsaajan välitön läsnäolo on välttämätöntä hänen perhettään kohdanneen, sairaudesta tai onnettomuudesta johtuvan, ennalta arvaamattoman ja pakottavan syyn vuoksi.

Syy valitaan myös silloin, jos poissaolon perusteena on työsopimuslain 7 b §:n mukainen omaishoitovapaa.

4.8 Palkallinen poissaolo koulutuksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaajan kokopäiväisen poissaolon syynä on työnantajan määräyksestä tapahtuva koulutus, työmarkkinajärjestöjen yhteistyösopimusten edellyttämä koulutus, ammattiyhdistyskoulutus tai oppisopimuskoulutukseen kuuluva tietopuolinen opetus ja tulonsaajalle maksetaan poissaolon ajalta palkkaa.

4.9 Palkallinen virkavapaa

Syy valitaan, jos tulonsaaja on palkallisella virkavapaalla eikä virkavapaan syy ole tiedossa.

4.10 Palkallinen poissaolo kertausharjoituksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja osallistuu kertausharjoituksiin ja tältä ajalta maksetaan poissaoloajan palkkaa, esimerkiksi reserviläispalkan ja normaalipalkan erotuksen verran. 

4.11 Palkallinen poissaolo arkipyhän vuoksi

Syy valitaan, jos poissaolojen ilmoitusjaksoon sisältyy arkipyhä, jonka ajalta maksetaan poissaoloajan palkkaa. Arkipyhinä ilmoitetaan esimerkiksi pitkäperjantai ja toinen pääsiäispäivä, jos nämä ovat palkallisia vapaapäiviä.

4.12 Palkallinen pekkasvapaa

Syy valitaan, jos poissaolojen ilmoitusjaksoon sisältyy palkallinen pekkasvapaa. Pekkasvapaa on palkallinen poissaolo, jos tulonsaajalle maksetaan pekkaskorvausta.

4.13 Palkallinen poissaolo työtapaturman vuoksi

Syy valitaan, jos ilmoitushetkellä on tiedossa, että tulonsaajan poissaolo johtuu työtapaturmasta tai ammattitaudista ja tältä ajalta maksetaan poissaoloajan palkkaa. Samaa ajanjaksoa ei ilmoiteta sairauspoissaolona.

4.14 Palkallinen vuosiloma

Syy valitaan, jos poissaolojen ilmoitusjaksoon sisältyy vuosilomapäiviä tai vuosiloman jakso, jonka ajalta maksetaan vuosilomapalkkaa. Jos tulonsaaja sairastuu vuosiloman aikana, vuosiloman ajaksi ilmoitetaan se aika, jolta vuosilomapäivät kuluvat. Tällöin osa vuosiloman ajasta voi olla vuosilomalain mukaista tai työehtosopimuksessa sovittua niin sanottua vuosiloman omavastuuaikaa, jonka ajalta vuosilomaa ei siirretä. Myös vuosilomaa täydentävät lisävapaapäivät ilmoitetaan poissaolon syykoodilla Vuosiloma.

4.15 Palkallinen poissaolo: vuosilomakustannuskorvaus

Vuosilomakustannuskorvaus ei ole varsinainen poissaolo, eivätkä poissaolotietoja hyödyntävät toimialat käsittele ilmoitettua vuosilomakustannuskorvausta poissaolona. Kun tulorekisteri-ilmoituksen poissaolojen ilmoitusjakso sisältää vuosilomakustannuskorvauksen, jää poissaolotietona voimaan aiemmin samalle ajalle annetun poissaolojen ilmoitusjakson tiedot.

Syy valitaan vain silloin, kun työnantaja hakee tulorekisterin palkkatietoilmoituksella Kelasta vuosilomakustannuskorvausta työntekijästä, jonka vuosiloma määräytyy työntekijän vuosilomalain tai merimiesten vuosilomalain mukaan. Vuosilomakustannuskorvausta haetaan aina omalla ilmoituksellaan, eikä ilmoitus saa sisältää muita poissaolotietoja.

Poissaolon ajanjaksoksi ilmoitetaan se raskaus- ja vanhempainvapaan aika, joka on kerryttänyt lain mukaan vuosilomaa. Raskaus- ja vanhempainvapaan aika on voinut olla myös palkatonta. Myös siinä tapauksessa, että vapaa on ollut kokonaan tai osittain palkatonta, vapaa ilmoitetaan vuosilomakustannuskorvausta haettaessa palkallisena. Näin Kela saa tiedon, miltä ajalta vuosilomakustannuskorvausta haetaan.

Ajanjakso ilmoitetaan kokonaisina kalenterikuukausina. Lue lisää vuosilomakustannuskorvauksesta Kelan verkkosivulta.

Palkan määränä ilmoitetaan se osa vuosiloma-ajan palkasta tai lomakorvauksesta, joka on kertynyt ilmoitetun raskaus- ja vanhempainvapaan ajalta.

Jos poissaolo vapaan vuoksi ei ole ollut yhtäjaksoinen, ilmoitetaan tarvittaessa useampi poissaolojakso. Tällöin korvausta voi hakea yksittäisen vanhempainvapaajakson jälkeen.

4.16 Palkallinen poissaolo muun syyn vuoksi

Syy valitaan, jos palkallisen poissaolon syytä ei ole valintalistalla. Poissaolo voi olla esimerkiksi ylitöistä kertynyt vapaa, palkallinen opintovapaa, lomarahavapaa tai niin sanottu saldovapaa.

5 Kelan korvaushakemukset

Työnantaja voi hakea päivärahoja ja korvauksia Kelasta tulorekisterin palkkatietoilmoituksella.

Päivärahat ja korvaukset

Päivärahat	Korvaukset
Sairauspäiväraha Osasairauspäiväraha Kuntoutusraha Vanhempainpäivärahat erityisraskausraha raskausraha vanhempainraha	Perhevapaakorvaus Vuosilomakustannuskorvaus

Päiväraha- ja korvaushakemuksia voi toimittaa tulorekisterin kautta, kun työnantaja on ensin ilmoittanut Kelan Työnantajan sähköisessä asiointipalvelussa

1. suostumuksen sähköisten päätösten vastaanottamiseen
2. tilinumeron.

Asiointi Kelan Työnantajan asiointipalvelussa on mahdollista henkilölle, jolla on tarvittavat Suomi.fi-valtuudet tai jolla on oikeus asioida työnantajan nimissä julkiseen rekisteriin merkityn asemansa perusteella (esim. toimitusjohtaja, elinkeinonharjoittaja). Lue lisää palvelusta Kelan sivuilta.

Hakemuksen voi tehdä tulorekisterissä, kun palkkatietoilmoituksella annetaan seuraavia tietoja:

• Maksajan tiedot
  
  • Y-tunnus
  • Maksajan sisällöllinen yhteyshenkilö ja yhteystietona sähköpostiosoite
• Tulonsaajan suomalainen henkilötunnus
• Lisäksi tarvitaan seuraavia tietoja riippuen siitä, mitä etuutta työnantaja hakee:
  • palvelussuhdetiedot
  • ammattiluokka
  • poissaolotiedot
  • korvaushakemuksen tiedot.

Myös työeläke- ja tapaturmavakuutuksen tietojen ilmoittaminen on suositeltavaa. JuEL:n alaisten maksajien kohdalla työeläkevakuutuksen tietojen ilmoittaminen on pakollista.

Korvaushakemuksen voi tehdä joko samalla palkkatietoilmoituksella maksettujen suoritusten kanssa tai omalla pelkästään korvaushakemuksen sisältävällä palkkatietoilmoituksellaan, jos se sisältää kaikki tarvittavat tiedot. Päivärahojen ja korvausten hakemusten pakollisista tiedoista on kerrottu tarkemmin luvussa 5.1 ja sen alaluvuissa.

Kun hakemus on tehty muodollisesti oikein, se tallennetaan tulorekisteriin. Hakemus välittyy Kelaan seuraavan päivän aikana, ja siitä muodostetaan pdf-asiakirja. Hakemus käsitellään Kelassa asiakirjan tietojen mukaisesti. Työnantaja ja tulonsaaja voivat tarkastella hakemusasiakirjaa Kelan asiointipalvelussa.

Hakemusasiakirjaa ei muodosteta Kelassa, jos

• ilmoitus ei ole muodollisesti oikein
• korvaavalla ilmoituksella annetaan alkuperäisen ilmoituksen tiedot täsmälleen samanlaisina
• virheellinen ilmoitus mitätöidään saman päivän aikana, jona se on lähetetty tulorekisteriin.

5.1 Maksutiedon tyyppi

Hakemusasiakirja muodostuu Kelaan, kun palkallisen poissaolojakson sisältävällä ilmoituksella annetaan korvaushakemuksen maksutiedon tyyppi sekä muut hakemukseen tarvittavat tiedot. Maksutiedon tyypit ovat

• Kela, päivärahahakemus (koodiarvo 1)
• Kela, perhevapaakorvaus (koodiarvo 2)
• Kela, vuosilomakustannuskorvaus (koodiarvo 3).

Päivärahahakemus

Maksutiedon tyypiksi voi valita Kela, päivärahahakemus, jos työnantajalla on oikeus saada sairauspäiväraha, osasairauspäiväraha, kuntoutusraha, erityisraskausraha, raskausraha tai vanhempainraha työ- tai virkaehtosopimuksen tai muun sopimuksen perusteella. Työnantajalla ei ole oikeutta päivärahaan vuosiloman tai ylityö- tai säästövapaan ajalta.

Päivärahahakemus muodostuu, jos ilmoitus sisältää seuraavat tiedot:

• Palvelussuhdetiedot
  
  • Palvelussuhteen voimassaolon alkupäivä
  • Palvelussuhteen voimassaolon loppupäivä, jos se on tiedossa
  • Palkkauksen muoto (kuukausipalkka, tuntipalkka vai urakkapalkka)
• Ammattiluokka
  
  • Ammattiluokan tyyppi = Tilastokeskuksen ammattiluokitus (TK10) sekä ammattiluokan tunniste
  • Jos ilmoittajan käytössä on vain Kevan nimikkeistö, on ilmoitettava myös ammattinimike.
• Poissaolotiedot
  
  • Poissaolojen ilmoitusjakson alku- ja loppupäivä
  • Palkallisen poissaolon alku- ja loppupäivä
    
    • Ajanjakson on sisällyttävä palvelussuhteen aikaan.
    • Jakso ei saa olla päällekkäin toisen poissaolojakson kanssa.
  • Poissaolo jatkuu, mihin asti -tieto eli poissaolon arvioitu päättymispäivä
    
    • Viimeinen päivä, jolta maksetaan palkkaa kyseisen poissaolon aikana.
    • Tietoa ei ilmoiteta, jos palkallinen poissaolo ei jatku ja palkat on ilmoitettu kokonaisuudessaan kyseisen poissaolon ajalta.
    • Tieto on vapaaehtoinen.
  • Palkallisen poissaolon syy
    
    • Sairaus (1) = sairauspäivärahan hakemus
    • Osa-aikainen sairauspoissaolo (2) = osasairauspäivärahan hakemus
    • Vanhempainvapaa (3) = vanhempainpäivärahan hakemus (raskausraha ja vanhempainraha)
    • Erityisraskausvapaa (4) = erityisraskausrahan hakemus
    • Kuntoutus (5) = kuntoutusrahan hakemus
  • Poissaolon ajalta maksetun palkan määrä
    
    • Määräksi ilmoitetaan se poissaoloajan palkka, jonka osalta työnantajalla on oikeus työ- tai virkasuhteen ehtojen perusteella Kelan päivärahaan.
    • Määräksi ei ilmoiteta 0,00 euroa.
  • Korvaushakemustiedot
    
    • Maksutiedon tyyppi: 1 Kela, päivärahahakemus
    • Maksun viitenumero (enintään 20 merkkiä, saa sisältää vain numeroita) tai maksun tarkenne (enintään 29 merkkiä)
      
      • Vapaaehtoiset tiedot
    • Mahdolliset korvaushakemuksen lisätiedot (enintään 850 merkkiä)
      
      • Palkkatietoilmoituksen tiedot välittyvät tarvittavilta osin Kelalle, kun hakemus on muodollisesti oikein, joten niiden kirjoittaminen lisätietoihin uudelleen on tarpeetonta.

Hakemuksen lisäksi Kela tarvitsee yleensä lisäselvityksiä, jotta etuusoikeus voidaan ratkaista. Yleisimmät työnantajilta tarvittavat lisäselvitykset ovat

• lääkärintodistus
  
  • sairauspäiväraha
  • osasairauspäiväraha
• tiedot osa-aikaisesta työskentelystä
  
  • osasairauspäiväraha
• tiedot työolosuhteista
  
  • erityisraskausraha.

Etuusasiaan tarvittavat lisäselvitykset tulee yleensä toimittaa Kelaan 2 viikon kuluessa hakemuksen lähettämisestä. Työnantaja voi tehdä tarvittavat ilmoitukset ja lähettää päivärahahakemuksen liitteet Kelan Työnantajan asiointipalvelussa. Jos lääkärintodistuksessa lukee, että se on jo välitetty Kelaan, työnantajan ei tule toimittaa sitä uudelleen Kelaan.

Poissaolojaksosta voi antaa korvaushakemustiedot (maksutiedon tyypin) vain kerran. Jos sama poissaolojakso ilmoitetaan myös myöhemmillä ilmoituksilla, ei korvaushakemustietoja anneta enää uudestaan. Jos poissaolojaksoa tai sen korvaushakemustietoja täytyy korjata, annetaan oikeat tiedot korvaavalla ilmoituksella. Maksaja korjaa sitä palkkatietoilmoitusta, jossa korvaushakemustiedot on alun perin ilmoitettu. Lue lisää luvusta 6.6 Kela-hakemuksen korjaaminen.

Työnantaja ei voi hakea päivärahaa, jos

• poissaolon ajalta maksetaan täydennyspalkkaa
• sairaus-, kuntoutus- tai perhevapaan ajan palkkaa maksetaan palkkaturvana.

Perhevapaakorvaus

Maksutiedon tyypiksi voi valita Kela, perhevapaakorvaus, kun työnantajalle aiheutuu kustannuksia naispuolisen työntekijän vanhemmuudesta. Ilmoituksella annetaan seuraavat tiedot:

• Palvelussuhdetiedot
  
  • Tieto palvelussuhteen kokoaikaisuudesta tai osa-aikaisuudesta. Vaihtoehtoisesti voidaan ilmoittaa osa-aikaisuuden prosenttiosuus.
  • Palvelussuhteen voimassaolon alkupäivä
  • Palvelussuhteen voimassaolon loppupäivä, jos se on tiedossa
• Poissaolotiedot
  
  • Poissaolojen ilmoitusjakson alku- ja loppupäivä
  • Palkallisen poissaolon syy: Vanhempainvapaa
  • Palkallisen poissaolon alku- ja loppupäivä
• Korvaushakemustiedot Kelaa varten
  
  • Maksutiedon tyyppi: 2 Kela, perhevapaakorvaus
  • Maksun viitenumero (enintään 20 merkkiä, saa sisältää vain numeroita) tai maksun tarkenne (enintään 29 merkkiä)
• Vapaaehtoiset tiedot
  
  • Mahdolliset korvaushakemuksen lisätiedot (enintään 850 merkkiä)
    • Palkkatietoilmoituksen tiedot välittyvät tarvittavilta osin Kelalle, kun hakemus on muodollisesti oikein. Hakemuksen tietojen ilmoittaminen lisätiedoissa uudelleen on tarpeetonta.

Perhevapaakorvaus on kertakorvaus, ja sen voi saada vain silloin, kun työnantaja on maksanut työntekijälleen työ- tai virkaehtosopimukseen taikka työsopimukseen perustuen palkkaa raskauden tai adoption perusteella raskausrahakauden tai adoptiovanhemman vanhempainrahakauden aikana vähintään kuukauden ajalta. Maksettu palkka voi olla myös täydennyspalkkaa. Katso tarkemmin esimerkki 20.

Perhevapaakorvausta haetaan vain kerran esimerkiksi siinä vaiheessa, kun palkkaa on maksettu vähintään yhdeltä kuukaudelta (esim. 1.2.–28.2.) tai vähintään 30 päivältä (esim. 15.8.–14.9.) tai siinä vaiheessa, kun maksetaan palkallisen raskausvapaan tai palkallisen adoptiovanhemman vanhempainvapaan viimeinen erä. Katso tarkemmin esimerkki 19.

Vuosilomakustannuskorvaus

Maksutiedon tyypiksi voi valita Kela, vuosilomakustannuskorvaus, jos työnantaja on velvollinen maksamaan työntekijälle lomapalkkaa tai lomakorvausta raskaus- tai vanhempainvapaan perusteella lakisääteisesti kertyneestä vuosilomasta.

Myös erityisraskausvapaan perusteella kertyneestä vuosilomasta voi hakea Kelasta vuosilomakustannuskorvausta.

Ilmoituksen pitää sisältää seuraavat tiedot:

• Poissaolotiedot
  
  • Poissaolojen ilmoitusjakson alku- ja loppupäivä
  • Poissaolon ajalta maksetun palkan määrä
    
    • Määränä ilmoitetaan raskaus- ja vanhempainvapaan ajalta lakisääteisesti kertynyt osa vuosiloma-ajan palkasta tai lomakorvauksesta.
    • Määräksi ei ilmoiteta 0,00 euroa.
  • Palkallisen poissaolon alku- ja loppupäivä
    
    • Ajanjakson on sisällyttävä palvelussuhteen aikaan.
    • Ajanjakso ilmoitetaan kalenterikuukausilta.
      
      • Ilmoitettavan kuukauden aikana vanhempainpäivärahaa on täytynyt maksaa vähintään 14 päivältä.
      • Alkupäivän on oltava kuukauden 1. päivä.
      • Loppupäivän on oltava kuukauden viimeinen päivä.
  • Palkallisen poissaolon syy
    
    • Vuosilomakustannuskorvaus (23)

Vuosilomakustannuskorvausta voi hakea yhtäjaksoisen poissaolojakson päätyttyä. Korvausta on haettava 2 vuoden kuluessa sen kalenterikuukauden alkamisesta, jolta korvausta halutaan saada.

5.2 Maksun viitenumero -tiedon ja Maksun tarkenne -tiedon käsittely

Kelan korvaushakemukseen liittyvä viitenumero voi olla enintään 20 merkkiä ja saa sisältää vain numeroita.

Kelan korvaushakemukseen liittyvä tarkenne voi olla enintään 29 merkkiä. Tarkenne saa sisältää numeroita, kirjaimia ja yleisimpiä erikoismerkkejä (esimerkiksi - _ & + /).

Kelan korvaushakemukseen liittyvä tarkenne on vaihtoehtoinen tieto viitenumerolle.

Jos samassa etuusratkaisussa käytetään usealta tulorekisterin palkkatietoilmoitukselta muodostettuja hakemuksia ja näissä on ilmoitettu eri Maksun tarkenne- tai Maksun viitenumero-tietoja, Kela käyttää niistä vain myöhäisimmältä aikajaksolta annetun tiedon (Maksun tarkenne tai Maksun viitenumero).

5.3 Etuuden maksaminen työnantajalle

Kela käsittelee muodollisesti oikein olevat hakemukset (ks. kohta 5.1).

Kela maksaa etuuden työnantajan pankkitilille. Työnantaja voi ilmoittaa tilinumeron Kelan asiointipalvelussa.

5.4 Korvaushakemuksen lisätiedot

Korvaushakemuksen lisätietoihin voi kirjoittaa vapaamuotoisen tekstin, jonka haluaa sisällyttää Kelan korvaushakemukseen. Teksti voi olla enintään 850 merkin pituinen. Lisätietoihin ei pidä kirjoittaa muualla hakemuksessa ilmoitettuja tietoja uudelleen.

5.5 Korvaushakemuksen peruminen

Korvaushakemuksen voi perua tulorekisterin kautta vain mitätöimällä ilmoituksen. Tällainen tilanne voi tulla kysymykseen esimerkiksi silloin, kun hakemus on tehty väärälle henkilölle. Lue lisää ilmoituksen mitätöimisestä ohjeen Tietojen korjaaminen tulorekisterissä luvusta 6.

Jos hakemus perutaan, on suositeltavaa, että maksaja antaa tilanteesta lisätietoa Kelalle esimerkiksi lähettämällä viestin Työnantajan asiointipalvelussa tai soittamalla Kelan Työnantajalinjalle. Jos peruttavasta hakemuksesta on ehditty antaa Kelassa päätös, hakemuksen mitätöinti voi aiheuttaa esimerkiksi perusteetta maksetun etuuden takaisinperinnän.

Korvaushakemusta ei voi perua korvaavalla ilmoituksella.

6 Poissaolotietojen korjaaminen

6.1 Poissaolojen ilmoitusjakson korjaaminen

Jos maksaja on ilmoittanut virheellisen poissaolojen ilmoitusjakson, tiedon voi korjata eri tavoin riippuen siitä, onko poissaolojaksolle ilmoitettu maksutiedon tyyppi.

A) Poissaolojaksolle on ilmoitettu maksutiedon tyyppi:

• Maksaja antaa korvaavan ilmoituksen, jossa poissaolojen ilmoitusjakso korjataan oikeaksi ja annetaan uudelleen poissaolojaksot sekä muut aiemmin oikein olleet tiedot.

B) Poissaolojaksolle ei ole ilmoitettu maksutiedon tyyppiä, joten tiedon voi korjata kahdella vaihtoehtoisella tavalla:

• Maksaja antaa korvaavan ilmoituksen, jossa poissaolojen ilmoitusjakso korjataan oikeaksi ja annetaan uudelleen poissaolojaksot sekä muut aiemmin oikein olleet tiedot.
• Maksaja ei anna korvaavaa ilmoitusta, vaan ilmoittaa seuraavalla uudella ilmoituksella poissaolojen ilmoitusjakson siten, että se sisältää ne päivät, joilta poissaolotiedot oli aikaisemmalla ilmoituksella annettu väärin. Uuden ilmoituksen poissaolojen ilmoitusjakso voi olla eripituinen kuin edellisen ilmoituksen (katso esimerkki 24). Jos sama aika on ilmoitettu poissaolojen ilmoitusjaksona usealla palkkatietoilmoituksella, tiedon käyttäjät hyödyntäjät vain uusinta ilmoitusta (pois lukien poissaolojen ilmoitusjakso, jolla on ilmoitettu palkallisen poissaolon syyksi vuosilomakustannuskorvaus).

Tietojen korjaaminen kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen korjaaminen tulorekisterissä.

6.2 Poissaolojakson korjaaminen

Jos poissaolotietoon on liitetty Kelan korvaushakemus, katso ohjeet luvusta 6.6 Kela-hakemuksen korjaaminen.

6.2.1 Poissaolojakso on aiheeton

Jos poissaolojakso on ilmoitettu kokonaan virheellisenä, maksaja korjaa tiedot korvaavalla ilmoituksella. Korvaavassa ilmoituksessa annetaan muutoin samat tiedot, mutta poissaolojakso ja poissaolon syy jätetään kokonaan antamatta. Jos poissaolojaksoon sisältyi Kelan korvaushakemus, tulee ilmoitus mitätöidä luvun 5.5 mukaisesti.

6.2.2 Poissaolojakso on jäänyt ilmoittamatta

Jos poissaolojakso on jäänyt ilmoittamatta aikaisemmin ilmoitetulle poissaolojen ilmoitusjaksolle, maksaja korjaa tiedot korvaavalla ilmoituksella. Korvaavassa ilmoituksessa annetaan muutoin samat tiedot, mutta ilmoitukseen lisätään puuttunut poissaolojakso, poissaolon syy ja mahdolliset Kelan korvaushakemustiedot.

6.2.3 Poissaolojakson alkupäivä on virheellinen

Jos poissaolojakson alkupäivä on ilmoitettu virheellisenä, maksaja korjaa tiedot korvaavalla ilmoituksella, jossa ilmoitetaan muutoin samat tiedot, mutta alkupäivä korjataan oikeaksi.

6.2.4 Poissaolojakson loppupäivä on liian myöhäinen

Jos poissaolojakson loppupäivä on ilmoitettu virheellisenä siten, että oikea loppupäivä on aikaisempi kuin ilmoituksella on annettu, maksaja korjaa tiedot korvaavalla ilmoituksella. Korvaavassa ilmoituksessa annetaan muutoin samat tiedot, mutta loppupäivä korjataan oikeaksi.

6.2.5 Poissaolojakson loppupäivä on liian aikainen

Jos poissaolojakson loppupäivä on ilmoitettu virheellisenä siten, että oikea loppupäivä on myöhempi kuin ilmoituksella on annettu, maksaja korjaa tiedot korvaavalla ilmoituksella. Korvaavassa ilmoituksessa annetaan muutoin samat tiedot, mutta loppupäivä korjataan oikeaksi. Jos aikaisemmin ilmoitettu poissaolo on jatkunut ilmoitusjakson jälkeen, poissaolon voi ilmoittaa seuraavalla ilmoituksella (uusi ilmoitus).

6.3 Poissaolon syyn korjaaminen

Poissaolon syy pitää korjata, jos poissaolon peruste on ilmoitettu väärin. Yhdellä poissaololla voi olla vain yksi syy, ja saman poissaoloajan voi ilmoittaa vain yhdellä poissaolon syyllä. Jos tulonsaaja on poissa työstä useasta syystä tai poissaolon aikana ilmenee uusia syitä poissaololle, tulorekisteriin ilmoitetaan se syy, jonka perusteella palkkaa ensisijaisesti maksetaan.

Tieto on korjattava esimerkiksi silloin, jos sairauspoissaolona ilmoitettu poissaolo onkin aiheutunut työtapaturmasta tai tulonsaajan vuosiloman aikaa muutetaan sairastumisen, tapaturman tai synnytyksen vuoksi ja tieto tulee ilmi vasta ilmoituksen lähettämisen jälkeen.

6.4 ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivän korjaaminen

Maksajan on korjattava virheellisesti ilmoitettu ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -tieto heti, kun virhe huomataan, jotta Kela ei maksa päivärahaa perusteettomasti tulonsaajalle siltä ajalta, kun työnantaja maksaa palkkaa. ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivän ilmoittaminen kuvataan luvussa 4.1.

6.4.1 Liian myöhäiseksi ilmoitettu päivä korjataan korvaavalla ilmoituksella

Jos ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivämäärä on ilmoitettu liian myöhäiseksi, tiedot korjataan korvaavalla ilmoituksella. Muiden poissaolotietojen korjaaminen kuvataan tämän ohjeen luvuissa 6.1–6.3 ja ohjeessa Tietojen korjaaminen tulorekisterissä.

6.4.2 Liian aikaiseksi ilmoitettu päivä ja puuttuvat palkkatiedot korjataan antamalla uusi ilmoitus

Jos ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivä on ilmoitettu liian aikaiseksi, tiedot korjataan antamalla uusi ilmoitus. Samalla ilmoitetaan aina myös kyseiseltä ajalta puuttuvat palkkatiedot eli maksetut suoritukset.

Jos poissaolon ajalta maksettava palkka saadaan ilmoitettua kokonaan tällä uudella ilmoituksella, ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivämäärää ei ilmoiteta siinä lainkaan, katso luku 4.1.

6.5 Palkan määrä palkalliselta poissaoloajalta -tiedon korjaaminen

Jos maksaja on ilmoittanut poissaolon ajalta maksetun palkan virheellisesti ja tehnyt samalla korvaushakemuksen Kelaan (maksutiedon tyyppi 1, 2 tai 3), tieto palkan määrästä pitää korjata korvaavalla ilmoituksella. Korvaavalla ilmoituksella annetaan palkallisen poissaolojakson palkan kokonaismäärä, vaikka kysymys olisi myöhemmin maksetusta lisäsuorituksesta.

Jos palkan määrä on ilmoituksella ollut virheellinen, maksajan on korjattava antamansa ilmoitus palkan virhetilanteisiin annettujen ohjeiden mukaisesti, katso ohje Tietojen korjaaminen tulorekisterissä, luvut 2 ja 3.

6.6 Kela-hakemuksen korjaaminen

Jos hakemuksen lähettämisen jälkeen käy ilmi, että siitä puuttuu tietoja tai jokin tieto on virheellinen, työnantajan on korjattava tiedot korvaavalla ilmoituksella.

Tietojen korjaamisessa käytetään ilmoitusviitteitä, joilla korjaus kohdennetaan oikeaan hakemukseen. Kelassa korvaava ilmoitus muodostaa hakemus-pdf:n uudella versionumerolla.

Uutta ilmoitusta ei pidä käyttää aiemman hakemuksen tietojen korjaamiseen.

Maksetun määrän korjaaminen Kela-hakemukseen

Korvaavaa menettelyä ei pidä käyttää säännönmukaisesti tilanteissa, joissa poissaolon ajalta maksettavan palkan määrä muuttuu myöhemmin maksettavien suoritusten vuoksi. Korvaava ilmoitus, jossa poissaolotiedoissa ilmoitettu poissaoloajan palkan määrä on aiemmin ilmoitettua suurempi, aiheuttaa Kelassa aiemman päätöksen tarkistamisen tai oikaisun sekä tietyissä tilanteissa myös aiemmin maksetun päivärahan tai korvauksen takaisinperintää.

Jos poikkeuksellisesti hakemuksen toimittamisen jälkeen poissaoloajalle kohdistuu lisäsuoritus ja lisäsuorituksen takia halutaan korjata aiemmin tehtyä korvaushakemusta, hakemus korjataan esimerkin 30 mukaisesti.

Hakemuksen mitätöinti

Virheellinen hakemus mitätöidään vain poikkeustilanteissa, kuten esimerkiksi silloin, kun ilmoitus on tehty väärälle henkilölle. Tällöin on kysymys hakemuksen perumisesta (lue lisää kohdasta 5.5).

Tarkempi ohjeistus mitätöintiin löytyy ohjeen Tietojen korjaaminen tulorekisterissä luvusta 6.

Virhe havaitaan Kelassa

Kela selvittää mahdolliset virheet tai ristiriitaiset tiedot maksajalta ottamalla yhteyttä ilmoituksessa annettuun yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen.