Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: luontoisedut ja kustannusten korvaukset
- Antopäivä
- 13.3.2019
- Diaarinumero
- VH/696/00.01.00/2019
- Voimassaolo
- 13.3.2019 - 1.1.2020
Ohje on tarkoitettu suorituksen maksajille. Ohjeessa kuvataan esimerkkien avulla eri luontoisetujen ja kustannusten korvausten ilmoittamista tulorekisteriin.
Maksetut suoritukset on aina ilmoitettava tulorekisteriin vähintään yhteissummana (ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso, niin sanottu ilmoitustapa 1). Halutessaan maksaja voi ilmoittaa maksamansa suoritukset pakollista ilmoitustapaa eritellymmin käyttämällä siihen tarkoitettuja erillisiä täydentäviä tulolajeja (ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso, niin sanottu ilmoitustapa 2). Rahapalkkojen ilmoitustavasta riippumatta luontoisedut ja verovapaat kustannusten korvaukset on aina ilmoitettava erikseen omina tulolajeinaan.
Ohjeen esimerkeissä kuvataan tietojen ilmoittamista sekä yhteissummana että eritellysti. Esimerkeissä ei esitetä kaikkia pakollisesti annettavia tietoja, vaan ainoastaan luontoisetujen ja kustannusten korvausten ilmoittamisessa tarpeellisia tietoja. Esimerkiksi ennakonpidätyksen ilmoittamista ei ohjeisteta erikseen. Esimerkeissä käytetyt rahasummat ovat esimerkinomaisia ja sosiaalivakuutusmaksujen suuruus, ennakonpidätysprosentti sekä verovapaat kustannusten korvaukset on tarkistettava vuosittain. Ennakonpidätys määräytyy saajakohtaisen ennakonpidätysprosentin perusteella.
Ohjeessa kuvataan ilmoittamista kotimaisissa tilanteissa. Tulorekisteriin ilmoittamista kansainvälisissä tilanteissa kuvataan ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: kansainväliset tilanteet. Sijaismaksajaan tai palkkaturvaan liittyviä kysymyksiä käsitellään ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: sijaismaksajan maksamat suoritukset.
Tämä ohje korvaa aikaisemman Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: luontoisedut ja kustannusten korvaukset -nimisen ohjeen. Ohjetta on päivitetty:
- tarkennettu luontoisetujen ilmoittamisen määräaikoja
- tarkennettu ohjausta siinä tapauksessa, kun luontoisetu jaetaan kahdelle palkanmaksukaudelle
- tarkennettu ohjausta perittyjen korvausten ja perittyyn korvaukseen liittyvän vakuuttamistiedon ilmoittamisesta
- tarkennettu verovapaan työsuhdematkalippuedun ilmoittamisajankohtaa
- lisätty ohjaus matkaennakkojen käsittelystä
- lisätty ohjaus Päivärahan tyyppi -tiedon uudesta arvosta (Ulkomaan työskentelyyn liittyvät verovapaat korvaukset)
- muutettu ohjausta käytettävästä tulolajista; jos työnantaja maksaa matkakustannusten korvauksia työehtosopimuksen perusteella Verohallinnon päätöstä lievemmin perustein, veronalainen määrä ilmoitetaan tulolajilla Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu.
- lisätty ohjaus avoimen yhtiön tai kommandiittiyhtiön osakkaan yksityissijoitukseksi kirjatun palkkakirjanpidossa käsitellyn kustannusten korvauksen ilmoittamisesta
- muutettu ravintoedun ilmoittamisen ohjeistusta siinä tapauksessa, kun ravintoedusta peritty korvaus vastaa sen verotusarvoa.
1 Luontoisedut
Luontoisetu on työstä saatava vastike, jonka työntekijä saa työnantajalta muuna kuin rahana. Luontoisetu on veronalaista palkkatuloa, josta edun antaneen työnantajan on toimitettava ennakonpidätys ja maksettava sosiaalivakuutusmaksut.
Jos työnantaja ei maksa työntekijälle lainkaan rahapalkkaa, luontoisedusta ei voi toimittaa ennakonpidätystä. Jos työntekijälle ei ole maksettu rahapalkkaa, joka riittäisi työntekijän työeläkevakuutusmaksun ja työttömyysvakuutusmaksun pidättämiseen, työnantaja voi pidättää nämä työntekijän vakuutusmaksut myöhempien palkanmaksujen yhteydessä laissa säädetyissä aikarajoissa. Työnantaja ilmoittaa nämä maksut tulorekisteriin kohdissa Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu ja Työntekijän työeläkevakuutusmaksu sen maksupäivän ilmoituksella, jolloin ne on työntekijältä pidätetty. Ennakonpidätys luontoiseduista ilmoitetaan tulorekisteriin vain, jos se on toimitettu.
Jos työntekijälle annetaan pelkkä luontoisetu ilman, että hänelle maksetaan rahapalkkaa, tieto edun määrästä on ilmoitettava kuukausittain tulorekisteriin ja maksupäiväksi palkkatietoilmoitukselle on merkittävä sen kuukauden päivä, esimerkiksi kuun viimeinen päivä, jolloin etu on nautintaperiaatteen mukaan ollut tulonsaajan käytettävissä.
Jos työntekijälle maksetaan palkkaa kahden viikon jaksoissa, osa työnantajista saattaa jakaa edun puoliksi kummallekin jaksolle. Halutessaan suorituksen maksaja voi ilmoittaa edun kahdesti kuussa jakamalla verotusarvon saman kuukauden kahdelle eri palkanmaksukaudelle. Tämä kuitenkin edellyttää, että kummankin palkanmaksukauden palkka maksetaan saman kuukauden aikana. Suosituksena kuitenkin on, että luontoisetu ilmoitetaan vain kerran kuukaudessa.
Luontoisedut ilmoitetaan tulorekisteriin siinäkin tapauksessa, että työntekijä on maksanut luontoisedusta työnantajalle luontoisedun raha-arvoa vastaavan tai sitä suuremman korvauksen, eikä palkkaan lisättävää määrää jää lainkaan. Luontoisedusta peritty korvaus on ilmoitettava samalla palkkatietoilmoituksella kuin luontoisetu. Jos työnantaja on perinyt luontoisedusta korvausta enemmän kuin luontoisedun verotusarvo, palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan luontoisedusta perittynä korvauksena korkeintaan verotusarvoa vastaava määrä. Peritty korvaus alentaa verotettavaa tuloa ja sosiaalivakuutusmaksujen perusteena olevaa työansiota.
Verohallinto vahvistaa päätöksellään vuosittain luontoisetujen raha-arvot. Päätös on osoitteessa vero.fi > Syventävät vero-ohjeet > Päätökset. Jos edun verotusarvoa ei ole erikseen vahvistettu Verohallinnon antamalla päätöksellä, luontoisedun arvo on sen käypä arvo. Käyvällä arvolla tarkoitetaan edun hankinnasta aiheutuneita todellisia kustannuksia.
1.1 Luontoisedut, jotka ilmoitetaan aina omina tulolajeinaan
Luontoiseduista autoetu, työsuhdematkalippuetu ja asuntolainan korkoetu ilmoitetaan aina omina tulolajeinaan.
1.1.1 Autoetu
Työntekijälle muodostuu autoetu, kun työnantaja antaa työntekijän tai tämän perheen käyttöön omistamansa tai hallitsemansa auton, jonka yksityiskäyttö on sallittu.
Työnantaja ilmoittaa tulorekisteriin autoedunmäärän tulolajilla Autoetu (304). Sillä ei ole merkitystä, ilmoittaako työnantaja rahapalkat yhteissummana (ilmoitustapa 1) vai eritellysti (ilmoitustapa 2). Autoedun lisäksi työnantajan pitää ilmoittaa Autoedun tyyppi -tietona se, onko kyseessä käyttöetu vai vapaa autoetu. Käyttöetu on kyseessä silloin, kun työntekijä maksaa itse ainakin auton käyttövoimakulut. Vapaasta autoedusta on kyse silloin, kun työnantaja maksaa kaikki autosta aiheutuneet kustannukset.
Työnantajan pitää ilmoittaa tulorekisteriin tieto Auton ikäryhmästä. Arvolistalta valitaan A, B, C tai U. Luontoisetuautot on jaettu kolmeen ikäryhmään (A, B ja C) auton rekisteriotteeseen merkityn käyttöönottovuoden perusteella. Käyttöönottovuotena pidetään vuotta, jolloin auton ensirekisteröinti on tehty. Autot kuuluvat kolmen ensimmäisen käyttövuoden aikana ikäryhmään A, kolmen seuraavan vuoden aikana ikäryhmään B ja tämän jälkeen ikäryhmään C. Arvo U tarkoittaa ulkomailla käytössä olevaa ja sieltä saatua autoetua. Käyttöönottovuodella ei tällöin ole merkitystä.
Jos työntekijän autoedun käyttökustannukset lasketaan kilometrikohtaisena arvona kuukausikohtaisen arvon sijaan, työnantajan pitää ilmoittaa tulorekisteriin Auton kilometrimäärä -tieto. Kohtaan merkitään työsuhdeautolla yksityiskäytössä ajettujen kilometrien määrä. Verohallinnon päätöksen mukaan työnantaja voi ilmoittaa kilometrimäärän palkkakausittain tai vaihtoehtoisesti viimeistään vuoden viimeisellä ilmoituksella. Jos työnantaja saa autoedun kilometrimäärän tietoonsa vasta edun saamiskuukauden jälkeen, annettua ilmoitusta on korjattava.
Esimerkki 1: Työntekijä on saanut tammikuussa käyttöönsä vapaan autoedun, joka on laskettu Verohallinnon antaman luontoisetupäätöksen mukaisesti ja jonka kuukausiarvo on 750 euroa. Autoedun määrä ilmoitetaan tammikuulta:
| Ilmoitettavat tiedot | Euroa |
|---|---|
| 304 Autoetu | 750.00 |
| Autoedun tyyppi: Vapaa autoetu | |
| Auton ikäryhmä: A |
Työnantaja voi periä autoedun omavastuuosuuden työntekijän nettopalkasta. Tällöin työntekijä käytännössä maksaa omavastuun, ja tämä autoedun omavastuuosuus alentaa verotettavaa etua tai poistaa sen kokonaan. Jos autoedun omavastuuosuus on autoedun verotusarvoa alempi, autoedun arvon ja autoedusta perityn korvauksen erotus käsitellään työntekijän veronalaisena luontoisetuna. Jos omavastuuosuus vastaa autoedun verotusarvoa, verotettavaa etua ei synny. Työnantaja ilmoittaa tulorekisteriin luontoisedun verotusarvon tulolajilla Autoetu (304) ja työntekijältä perityn omavastuuosuuden määrän tulolajilla Autoedusta peritty korvaus (401).
Autoetu on ilmoitettava siinäkin tapauksessa, että työnantaja on perinyt työntekijältä luontoisedusta luontoisedun raha-arvoa vastaavan tai sitä suuremman korvauksen, eikä palkkaan lisättävää määrää jää lainkaan.
Työntekijältä peritty omavastuuosuus ilmoitetaan erikseen tulolajilla Autoedusta peritty korvaus (401). Edun verotettava arvo ilmoitetaan tällöinkin täysimääräisenä tulolajilla Autoetu (304), eikä siitä vähennetä perityn korvauksen määrää.
Esimerkki 2: Työntekijä on tammikuussa saanut käyttöönsä käyttöetuauton, jonka kuukausikohtainen arvo on 350 euroa. Suorituksen maksaja perii työntekijän nettopalkasta 100 euron omavastuuosuuden. Autoedun määrän ja omavastuuosuuden erotus on työntekijän veronalaisen autoedun määrä.
| Ilmoitettavat tiedot | Euroa |
|---|---|
| (304) Autoetu | 350.00 |
| Autoedun tyyppi: Käyttöetu | |
| Auton ikäryhmä: A | |
| (401) Autoedusta peritty korvaus | 100.00 |
1.1.2 Työsuhdematkalippuetu
Työsuhdematkalippu on työnantajan työntekijälle antama joukkoliikenteen henkilökohtainen matkalippu asunnon ja työpaikan välistä matkaa varten. Osa työsuhdematkalipun arvosta on verovapaata ja osa veronalaista. Veronalainen osuus on luontoisetua, ja se katsotaan palkaksi. Työsuhdematkalippu on verovapaata tuloa 300 euroon asti. Lisäksi matkalippu on verovapaata tuloa 750 euron ylittävältä osalta 3 400 euroon asti. Työnantajan on aina ilmoitettava työsuhdematkalippuetu tulorekisteriin siinäkin tapauksessa, että verotettavaa etua ei ole.
Jos työntekijä ostaa matkalipun itse ja työnantaja maksaa työntekijälle matkalipun hinnan tai osan siitä, työnantajan maksama korvaus katsotaan kokonaisuudessaan työntekijän palkaksi.
Työnantaja ilmoittaa työntekijälleen kustantamansa julkisen liikenteen henkilökohtaisen lipun verovapaan osan tulolajilla Työsuhdematkalipun verovapaa osuus (341). Palkaksi katsottavan osuuden työnantaja ilmoittaa tulolajilla Työsuhdematkalipun palkaksi katsottu osuus (342). Tiedot on eriteltävä, koska ne vaikuttavat määrään, jonka työntekijä voi vähentää verotuksessa kodin ja työpaikan välisten matkojen perusteella. Ilmoitus työsuhdematkalippuedusta annetaan tulorekisteriin aina edellä mainittuina tulolajeina. Sillä ei ole merkitystä, ilmoittaako työnantaja rahapalkat tulorekisteriin yhteissummana (ilmoitustapa 1) vai eritellysti (ilmoitustapa 2).
Työsuhdematkalipun ilmoittaminen poikkeaa muista luontoiseduista, koska maksajan on vähennettävä palkaksi katsottavasta osuudesta työntekijältä perimänsä korvaus. Palkaksi katsottavana osuutena ilmoitetaan se osuus edun arvosta, josta työnantaja on jo vähentänyt mahdollisesti tulonsaajalta perimänsä korvauksen.
Palkaksi katsottu osuus on ennakonpidätyksen ja sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Verovapaasta osuudesta ei toimiteta ennakonpidätystä eikä makseta sosiaalivakuutusmaksuja.
Työsuhdematkalippuetu ilmoitetaan sen palkanmaksukauden tulona, jona etu on käsitelty työntekijän palkanlaskennassa. Jos verovapaata työsuhdematkalippuetua ei käsitellä palkanlaskentajärjestelmässä lainkaan, voi verovapaan työsuhdematkalippuedun ilmoittaa vain kerran vuodessa. Suosituksena kuitenkin on, että etu ilmoitetaan sen kuukauden ilmoituksella, jonka aikana se annetaan. Esimerkiksi jos tulonsaajalle annetaan työsuhdematkalippuetua 300 euroa helmikuussa, ilmoitetaan tieto helmikuun palkkatietoilmoituksella.
Esimerkki 3: Työnantaja on antanut työntekijälle 300 euron työsuhdematkalipun. Luontoisetua ei synny. Suorituksen maksaja ilmoittaa tulorekisteriin 300 euroa tulolajilla Työsuhdematkalipun verovapaa osuus (341).
| Ilmoitettavat tiedot | Euroa |
|---|---|
| 341 Työsuhdematkalipun verovapaa osuus | 300.00 |
Esimerkki 4: Työnantaja on antanut tammikuussa työntekijälle 800 euron arvoisen työsuhdematkalipun. Työnantaja ei peri työntekijältä korvausta lipun hinnasta. Työsuhdematkalippu on veronalaista tuloa siltä osin kuin edun arvon ylittää 300 euroa ja alittaa 750 euroa, joten veronalaista luontoisetua syntyy 450 euroa (palkaksi katsottu osuus). Työntekijä saa verovapaata etua 350 euroa.
| Ilmoitettavat tiedot | Euroa |
|---|---|
| 341 Työsuhdematkalipun verovapaa osuus | 350.00 |
| 342 Työsuhdematkalipun palkaksi katsottu osuus | 450.00 |
Esimerkki 5: Työnantaja on antanut työntekijälle 5 000 euron arvoisen työsuhdematkalipun. Työnantaja ei peri työntekijältä korvausta lipun hinnasta. Työnantaja ilmoittaa tulorekisteriin tulolajilla Työsuhdematkalipun palkaksi katsottu osuus (342) 2 050 euroa (5 000 – 3 400 + 750 – 300). Tulolajilla Työsuhdematkalipun verovapaa osuus (341) työnantaja ilmoittaa 2 950 euroa (300 + 3 400 – 750).
| Ilmoitettavat tiedot | Euroa |
|---|---|
| 341 Työsuhdematkalipun verovapaa osuus | 2950.00 |
| 342 Työsuhdematkalipun palkaksi katsottu osuus | 2050.00 |
Työnantaja voi periä omavastuuosuuden työntekijän nettopalkasta. Omavastuuosuus ilmoitetaan tulolajilla Työsuhdematkalipusta peritty korvaus (415). Peritty korvaus ilmoitetaan täysimääräisenä, vaikka se olisikin suurempi kuin palkaksi katsottu osuus.
Esimerkki 6: Työnantaja on antanut työntekijälle 1 000 euron arvoisen työsuhdematkalipun. Työnantaja perii työntekijän nettopalkasta 200 euroa. Veronalaista luontoisetua ja palkkaa on 250 euroa (750 – 300 – 200). Työntekijä saa verovapaata etua 550 euroa (300 + 1 000 – 750). Työnantaja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin:
| Ilmoitettavat tiedot | Euroa |
|---|---|
| 341 Työsuhdematkalipun verovapaa osuus | 550.00 |
| 342 Työsuhdematkalipun palkaksi katsottu osuus | 250.00 |
| 415 Työsuhdematkalipun peritty korvaus | 200.00 |
Esimerkki 7: Työnantaja on antanut työntekijälle 1 000 euron arvoisen työsuhdematkalipun. Työnantaja perii työntekijän nettopalkasta 500 euroa. Veronalaisen luontoisedun määrä olisi ilman työntekijältä perittyä korvausta 450 euroa. Koska peritty korvaus on suurempi kuin edun verotusarvo, verotettavaa luontoisetua ei synny. Työntekijä saa verovapaata etua 500 euroa.
| Ilmoitettavat tiedot | Euroa |
|---|---|
| 341 Työsuhdematkalipun verovapaa osuus | 500.00 |
| 415 Työsuhdematkalipusta peritty korvaus | 500.00 |
Työsuhdematkalipussa veronalaisen ja verovapaan edun määrä arvioidaan koko vuoden ajalta, toisin kuin muissa luontoiseduissa, joiden määrä arvioidaan kuukauden ajalta. Jos työsuhdematkalippu annetaan kerran vuodessa, esimerkiksi vuoden alussa ja korvausta peritään säännöllisesti koko vuosi, käytännössä vuoden alussa henkilölle muodostuisi veronalainen etu, koska maksaja ei ole vielä ehtinyt periä kuin ensimmäisen kuukauden korvauksen edusta. Jotta maksajan ei tarvitsisi korjata annettuja ilmoituksia edellä kuvatussa tilanteessa, maksaja voi jo etukäteen ennakoida tilanteen, jakaa verovapaan osuuden koko vuodelle ja ilmoittaa sen kuukausittain tulorekisteriin samassa yhteydessä perimänsä korvauksen kanssa.
Esimerkki 8: Työnantaja antaa 1 800 euron arvoisen työsuhdematkalipun vuoden alussa. Työnantaja perii lipusta 100 euroa kuukaudessa. Perityn korvauksen määrä on siten 1 200 euroa vuodessa. Käytännössä vuoden lopussa ei muodostuisi palkaksi katsottavaa osuutta. Sen sijaan vuoden alussa palkkaa muodostuisi, koska korvausta ei ole ehditty periä työntekijältä.
Henkilön saaman verovapaan edun määrä on 600 euroa koko vuoden aikana. Maksaja ilmoittaa tiedot seuraavasti:
| Ilmoitettavat tiedot | Euroa |
|---|---|
| 341 Työsuhdematkalipun verovapaa osuus | 50.00 |
| 415 Työsuhdematkalipusta peritty korvaus | 100.00 |
Jos työsuhdematkalippuetu on annettu vuoden alussa koko vuodeksi ja työsuhde päättyy kesken vuotta, maksajan on korjattava antamansa ilmoitukset. Tällöin työsuhdematkalippuetua on vain se osuus, joka kohdistuu työssäoloaikaan. Loppuosa työsuhdematkalipun arvosta on palkkaa, ellei työnantaja peri siitä korvausta. Lippu on korjattava palkaksi viimeistään viimeiselle palkanmaksukuukaudelle.
1.2 Luontoisedut, jotka voi ilmoittaa kahdella tavalla
Tulorekisteriin voidaan ilmoittaa tietoja suppeammalla tai laajemmalla ilmoitustavalla. Luontoiseduista autoetu, työsuhdematkalippuetu ja asuntolainan korkoetu ilmoitetaan aina eritellysti omina tulolajeinaan. Sen sijaan asuntoetu, puhelinetu ja ravintoetu voidaan ilmoittaa kahdella tavalla: joko yhteissummana Muu luontoisetu -tulolajilla tai vaihtoehtoisesti omina tulolajeinaan.
Jos työnantaja ilmoittaa asuntoedun, puhelinedun ja ravintoedun yhteissummana tulolajilla Muu luontoisetu (317), työnantajan pitää lisäksi eritellä, mitä luontoisetuja ilmoitettu yhteissumma sisältää. Tämä tehdään Edun tyyppi -tiedon avulla.
Jos työnantaja ilmoittaa Asuntoedun (301), Puhelinedun (330) ja Ravintoedun (334) omina erillisinä tulolajeinaan, kyseisiä etuja ei ilmoiteta Muu luontoisetu (317) -tulolajilla.
Vaikka maksaja ilmoittaisi edellä mainitut kolme luontoisetua (asuntoetu, puhelinetu ja ravintoetu) omina tulolajeinaan, rahapalkat voi silti ilmoittaa samalla palkkatietoilmoituksella kummalla tahansa tavalla, yhteissummana tai eritellysti.
Esimerkki 9: Työntekijän palkka on palkanmaksukaudelta 3 650 euroa. Palkka muodostuu 2 700 euron aikapalkasta, 300 euron ylityökorvauksista, 20 euron puhelinedusta sekä 630 euron asuntoedusta.
Työnantaja voi ilmoittaa rahapalkat (3 000 euroa) kahdella eri tavalla joko ilmoittamalla rahapalkat yhteissummana tai vaihtoehtoisesti antamalla rahapalkat eritellymmin täydentävillä tulolajeilla:
| Pakollinen vähimmäistaso | Vaihtoehtoinen tapa | ||
|---|---|---|---|
| Ilmoitustapa 1 | euroa | Ilmoitustapa 2 | euroa |
| 101 Palkka yhteissumma | 3000.00 | 201 Aikapalkka | 2700.00 |
| 235 Ylityökorvaus | 300.00 | ||
Luontoisedut on eriteltävä antamalla niitä koskevat tiedot erillään rahapalkoista. Työnantaja ilmoittaa maksetut luontoisedut joko tulolajilla Muu luontoisetu, jolloin ilmoitetaan myös Edun tyyppi -tieto, tai ilmoittamalla Asuntoetu ja Puhelinetu omina tulolajeinaan.
| Erikseen ilmoitettavat tulolajit | |||
|---|---|---|---|
| Ilmoittamisen vähimmäistapa | euroa | Täydentävä ilmoitustapa | euroa |
| 317 Muu luontoisetu | 650.00 | 330 Puhelinetu | 20.00 |
| Edun tyyppi: Puhelinetu | 301 Asuntoetu | 630.00 | |
| Edun tyyppi: Asuntoetu | |||
1.2.1 Asuntoetu
Työntekijä saa asuntoedun, kun työnantaja antaa työntekijän käyttöön omistamansa tai hallitsemansa asunnon palvelussuhteeseen liittyvän vuokrasuhteen perusteella tai palkkaan sisältyvänä etuna. Jos asuntoedun arvoa on alennettu Verohallinnon päätöksen mukaisesti, ilmoitetaan tulorekisteriin alennettu arvo.
Työnantaja voi ilmoittaa asuntoedun erikseen omana tulolajinaan tai yhteissummana Muu luontoisetu -tulolajilla (317). Jos työnantaja ilmoittaa jälkimmäisellä tavalla, sen on lisäksi ilmoitettava Muu luontoisetu -tulolajiin liittyvän Edun tyyppi -tiedon avulla, että Muu luontoisetu -tulolajilla ilmoitettu tulo sisältää asuntoedun. Jos etu ilmoitetaan erikseen tulolajilla Asuntoetu (301), sitä ei enää ilmoiteta Muu luontoisetu -tulolajilla.
1.2.2 Puhelinetu
Työntekijä saa puhelinedun, kun työnantaja maksaa kustantamansa puhelinliittymän kulut myös työntekijän vapaa-ajan yksityiskäytöstä.
Työnantaja voi ilmoittaa puhelinedun erikseen omana tulolajinaan tai yhteissummana Muu luontoisetu -tulolajilla (317). Jos työnantaja ilmoittaa jälkimmäisellä tavalla, sen on lisäksi ilmoitettava Muu luontoisetu -tulolajiin liittyvän Edun tyyppi -tiedon avulla, että Muu luontoisetu -tulolajilla ilmoitettu tulo sisältää puhelinedun. Jos etu ilmoitetaan erikseen tulolajilla Puhelinetu (330), sitä ei enää ilmoiteta Muu luontoisetu -tulolajilla.
Jos työntekijä on saanut puhelinedun heti työsuhteen alkaessa, mutta rahapalkka ensimmäisen vajaan kuukauden työskentelystä maksetaan vasta seuraavan kuukauden palkanmaksun yhteydessä, voi ensimmäisen kuukauden puhelinedun ilmoittaa samalla ilmoituksella kyseiseltä kuukaudelta maksettavan rahapalkan kanssa. Tällöin tulorekisteriin ilmoitetaan maksetun palkan lisäksi sekä edellisen kuukauden että kuluvan kuukauden puhelinetu.
Jos tulonsaajalla on vain puhelinetu, eikä hänelle makseta muuta tuloa, voi puhelinedun ilmoittaa etukäteen tammikuun ilmoituksella koko vuodelta kerralla sen mukaisesti kuin etu on käsitelty palkanlaskennassa. Edun voi ilmoittaa kerralla vain silloin, kun tulonsaajan puhelinetu ei ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksujen alaista, kuten YEL-vakuutetuilla osakkailla. Edellytyksenä on myös, ettei henkilölle makseta mitään muuta tuloa eikä anneta muuta etua.
1.2.3 Ravintoetu
Työntekijä saa ravintoedun, kun työnantaja tarjoaa työntekijälleen aterian käypää arvoa alempaan hintaan tai täysin vastikkeetta. Työnantaja voi tukea ruokailukustannuksia ruokailulipukkeella tai muulla kohdennetulla maksuvälineellä taikka järjestämällä työpaikkaruokailun.
Työnantaja voi ilmoittaa ravintoedun erikseen omana tulolajinaan tai yhteissummana Muu luontoisetu -tulolajilla (317). Jos työantaja ilmoittaa jälkimmäisellä tavalla, sen on lisäksi ilmoitettava Muu luontoisetu -tulolajiin liittyvän Edun tyyppi -tiedon avulla, että Muu luontoisetu -tulolajilla ilmoitettu tulo sisältää ravintoedun. Jos etu ilmoitetaan erikseen tulolajilla Ravintoetu (334), sitä ei enää ilmoiteta Muu luontoisetu -tulolajilla.
Jos työnantaja perii työntekijältä ravintoedusta sen verotusarvoa vastaavan korvauksen, tulorekisteriin ilmoitetaan tieto Ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa: Kyllä. Ravintoedun verotusarvoksi ilmoitetaan tällöin 0 euroa tulolajilla Ravintoetu (334). Halutessaan maksaja voi ilmoittaa tällä samalla tulolajilla 0:n euron sijasta ravintoedun verotusarvon. Jos työntekijältä peritään ravintoedusta sen verotusarvoa vastaava korvaus, Muu luontoisetu -tulolajia ei saa käyttää. Ravintoedusta perittyä määrää ei ilmoiteta erikseen Muista luontoiseduista peritty korvaus -tiedolla.
Työharjoittelijalle tarjotun aterian ilmoittaminen tulorekisteriin vaihtelee sen mukaan, saako harjoittelija koulupäivinään oppilaitoksessaan ilmaisen ruoan. Työharjoittelulla tarkoitetaan opintoihin kuuluvaa työharjoittelua, työssäoppimisjaksoa tai koululaisten ja maahanmuuttajien työelämään tutustumisjaksoa (TET). Jos harjoittelija saa koulupäivinä ilmaisen ruoan oppilaitokselta, ei harjoitteluaikana saaduista aterioista synny verotettavaa etua, eikä saatua ateriaa ilmoiteta etuna tulorekisteriin. Jos oppilaitoksessa ei ole järjestetty ilmaista ruokailua, harjoittelupaikassa saadusta ateriasta muodostuu harjoittelijalle ansiotulona verotettava etu, joka ilmoitetaan tulorekisteriin tulolajilla Muu veronalainen ansiotulo (316). Saadun edun euromääränä ilmoitetaan aterian käypä arvo, ei ravintoedun verotusarvoa. Jos maksaja perii korvausta ateriasta, tulorekisteriin ilmoitetaan vain veronalainen osuus.
1.3 Muut verotettavat luontoisedut
Tulolajilla Muu luontoisetu (317) ilmoitetaan työnantajan muuna kuin rahana antamien etujen, kuten asunto-, puhelin- ja ravintoedun yhteismäärä, ellei näitä ole ilmoitettu tulorekisteriin omina tulolajeinaan.
Muita tulolajilla ilmoitettavia luontoisetuja ovat esimerkiksi autotalli-, moottoripyörä- ja vene-etu, palkaksi katsotut henki- ja eläkevakuutusmaksut, yksilöimättömästä lahjakortista syntyvä etu ja merimiespalveluksessa olevan henkilön merimiehenä saama luontoisetu.
Työnantajan on ilmoitettava Muu luontoisetu (317) -tulolajin yhteydessä, mitä luontoisetuja maksettu summa sisältää. Tämä tehdään antamalla Edun tyyppi -tieto: Asuntoetu, Puhelinetu, Ravintoetu, Muut edut. Arvoja voi valita useita samalle summalle.
Jos luontoisetu ei poikkeuksellisesti olisikaan edellä mainittujen sosiaalivakuutusmaksujen alainen, suorituksen maksaja ilmoittaa tämän käyttämällä Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoryhmää. Vakuuttaminen kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: vakuuttamiseen liittyvät tiedot.
Esimerkki 10: Työnantaja on maksanut työntekijän puolesta tämän eläke- tai työttömyysvakuutusmaksut, kun niiden periminen työntekijän palkasta ei ole enää mahdollista. Työnantajan maksamaa määrää ei pidetä eläkkeen, työttömyysvakuutusmaksun eikä työtapaturmavakuutus- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevana työansiona. Tulorekisteriin työnantajan maksama määrä ilmoitetaan Muu luontoisetu -tulolajilla (317) ja siihen liitetään Vakuuttamistiedon tyyppi -tieto Työeläkevakuutusmaksun alainen: Ei, Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen: Ei ja Työttömyysvakuutusmaksun alainen: Ei. Tulo on ainoastaan sairausvakuutusmaksun alainen.
Jos työnantaja maksaa työntekijän puolesta eläke- tai vakuutusmaksut silloin, kun niiden periminen palkasta olisi vielä mahdollista, on tämä pääsääntöisesti työntekijän eläkkeen perusteena olevaa työansiota, josta maksetaan työeläkevakuutusmaksu. Tällöin tieto ilmoitetaan tulorekisteriin käyttäen Muu luontoisetu -tulolajia (317). Tulo on kaikkien vakuutusmaksujen alainen, joten Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoa ei tarvitse antaa.
1.4 Muista luontoiseduista peritty korvaus
Työnantaja voi periä työntekijän nettopalkasta omavastuuosuuden myös muista luontoiseduista kuin autoedusta ja työsuhdematkalipusta. Omavastuuosuus ilmoitetaan tulorekisteriin tulolajilla Muista luontoiseduista peritty korvaus (407).
Tulolajilla Muista luontoiseduista peritty korvaus (407) ilmoitetaan se osuus luontoisedun arvosta, joka peritään työntekijältä. Tulolajilla ilmoitetaan summa, joka työntekijältä on peritty muista luontoiseduista kuin autoedusta tai työsuhdematkalippuedusta. Luontoisedun arvo ilmoitetaan lisäksi täysimääräisenä omalla tulolajillaan. Muista luontoiseduista peritty korvaus -tulolajilla ilmoitetaan työntekijältä perityn omavastuuosuuden määrä.
Luontoisedusta peritty korvaus on ilmoitettava samalla palkkatietoilmoituksella kuin luontoisetu, vaikka korvaus perittäisiin etukäteen tai myöhemmin.
Jos perittyä korvausta ei ilmoiteta samalla palkkatietoilmoituksella kuin luontoisetua, ilmoitukset jäävät sosiaalivakuuttajien näkökulmasta virheellisiksi, koska vakuutusmaksut perustuvat väärään summaan. Tämän vuoksi vakuuttajat tulevat myöhemmin pyytämään maksajaa korjaamaan ilmoituksen.
Jos työnantaja on perinyt luontoisedusta korvausta enemmän kuin luontoisedun verotusarvo, palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan luontoisedusta perittynä korvauksena korkeintaan verotusarvoa vastaava määrä. Työsuhdematkalipusta peritty korvaus on kuitenkin ilmoitettava täysimääräisenä. Peritty korvaus alentaa verotettavaa tuloa ja sosiaalivakuutusmaksujen perusteena olevaa työansiota. Luontoisetu ilmoitetaan tällöinkin täydestä verotusarvostaan, eikä siitä vähennetä perittyä korvausta.
Esimerkki 11: Työntekijä on saanut työnantajalta sähköpolkupyöräedun. Työnantaja on laskenut polkupyörän kuukausiedun määräksi 125 euroa. Työntekijän omavastuuosuus on 50 euroa kuukaudessa.
| Ilmoitettavat tiedot | Euroa |
|---|---|
| 317 Muu luontoisetu | 125.00 |
| Edun tyyppi: Muut edut | |
| 407 Muista luontoiseduista peritty korvaus | 50.00 |
Esimerkki 12: Työntekijä on saanut työnantajalta asuntoedun, jonka arvo on 650 euroa. Työntekijä maksaa asuntoedusta 200 euroa. Lisäksi työntekijä saa puhelinedun 20 euroa. Työnantaja voi ilmoittaa asuntoedun ja puhelinedun joko suppeammalla tai laajemmalla ilmoitustavalla.
| Ilmoittamisen vähimmäistapa | euroa | Täydentävä ilmoitustapa | euroa |
|---|---|---|---|
| 317 Muu luontoisetu | 670.00 | 301 Asuntoetu | 650.00 |
| Edun tyyppi: Asuntoetu | 330 Puhelinetu | 20.00 | |
| Edun tyyppi: Puhelinetu | |||
| 407 Muista luontoiseduista peritty korvaus | 200.00 | 407 Muista luontoiseduista peritty korvaus | 200.00 |
Jos työnantaja perii työntekijältä ravintoedusta sen verotusarvoa vastaavan suuruisen korvauksen, tulorekisteriin ilmoitetaan tieto Ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa: Kyllä. Ravintoedun verotusarvoksi ilmoitetaan tällöin 0 euroa tulolajilla Ravintoetu (334). Halutessaan maksaja voi ilmoittaa tällä samalla tulolajilla 0:n euron sijasta ravintoedun verotusarvon. Jos työntekijältä peritään ravintoedusta sen verotusarvoa vastaava korvaus, ravintoedun määrää ei saa ilmoittaa käyttämällä tulolajia Muu luontoisetu (317) ja antamalla Edun tyyppi -tietoa: Ravintoetu, koska kyseistä tulolajia käyttäen samalla ilmoituksella voidaan antaa myös muita luontoisetuja koskevia tietoja. Ravintoedun euromääräistä tietoa ei voi eritellä yhteismäärästä.
Esimerkki 13: Työntekijä on saanut työnantajalta asuntoedun, jonka arvo on 650 euroa sekä puhelinedun 20 euroa. Lisäksi työntekijä on saanut ravintoedun 200 euroa, jonka verotusarvoa vastaavan summan työnantaja on perinyt työntekijän nettopalkasta. Työnantaja voi ilmoittaa asuntoedun ja puhelinedun joko suppeammalla tai laajemmalla ilmoitustavalla.
| Ilmoittamisen vähimmäistapa | euroa | Täydentävä ilmoitustapa | euroa |
|---|---|---|---|
| 317 Muu luontoisetu | 670.00 | 301 Asuntoetu | 650.00 |
| Edun tyyppi: Asuntoetu | 330 Puhelinetu | 20.00 | |
| Edun tyyppi: Puhelinetu | 334 Ravintoetu | 0.00* | |
| 334 Ravintoetu | 0.00* | ||
| Ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa: Kyllä | Ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa: Kyllä |
* Vaihtoehtoisesti maksaja voi ilmoittaa kohdassa myös ravintoedun verotusarvon 200 euroa.
Jos työnantaja perii työntekijältä vain osan ravintoedun verotusarvosta, ravintoedun määrä ilmoitetaan tulorekisteriin joko tulolajilla Ravintoetu (334) tai tulolajilla Muu luontoisetu (317) ja antamalla Edun tyyppi: Ravintoetu. Työntekijältä peritty korvaus pienentää verotettavan ravintoedun määrää. Ravintoedusta peritty euromäärä ilmoitetaan tulolajilla Muista luontoiseduista peritty korvaus (407).
Esimerkki 14: Työntekijä on saanut työnantajalta maksukortille ladattavan ravintoedun. Työnantaja lataa maksukortille 21 päivältä nimellisarvoltaan 10,40 euron suuruisen ravintoedun, yhteensä 218,40 euroa. Luontoisedun verotusarvo on 75 % nimellisarvosta eli 163,80 euroa (7,80 euroa / ateria). Työnantaja on perinyt työntekijän palkasta puolet antamastaan ravintoedusta eli 81,90 euroa.
| Ilmoittamisen vähimmäistapa | euroa | Täydentävä ilmoitustapa | euroa |
|---|---|---|---|
| 317 Muu luontoisetu | 163.80 | 334 Ravintoetu | 163.80 |
| Edun tyyppi: Ravintoetu | |||
| 407 Muista luontoiseduista peritty korvaus | 81.90 | 407 Muista luontoiseduista peritty korvaus | 81.90 |
Jos tulolajilla Muu luontoisetu (317) ilmoitettu luontoisetu ei ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen ja suorituksen maksaja on ilmoittanut tämän käyttämällä Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoryhmää, vastaava Vakuuttamistiedon tyyppi -tieto on lisättävä myös Muista luontoiseduista peritty korvaus -tulolajiin (407) siltä osin, kun peritty korvaus kohdistuu siihen osaan etua, joka ei ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen.
Vaikka tulolajin oletuksena on, ettei se ole sosiaalivakuutusmaksujen perusteena, pitää maksajan vahvistaa ilmoituksella tiedot edellä kuvatulla tavalla. Näin tulorekisterin tiedon käyttäjät saavat oikeat tiedot.
Esimerkki 15: Työntekijän saama asuntoetu on 750 euroa, josta maksaja on perinyt korvausta 150 euroa. Asuntoedusta maksetaan sosiaalivakuutusmaksut. Lisäksi työnantaja antaa 180 eurolla etua, joka ei ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen. Maksaja on perinyt tästä edusta korvausta 30 euroa.
| Ilmoittamisen vähimmäistapa | euroa | Täydentävä ilmoitustapa | euroa |
|---|---|---|---|
| 317 Muu luontoisetu | 750.00 | 301 Asuntoetu | 750.00 |
| 317 Muu luontoisetu | 180.00 | 317 Muu luontoisetu | 180.00 |
| Vakuuttamistiedon tyyppi: Työeläkevakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
Vakuuttamistiedon tyyppi: Työeläkevakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
||
| Vakuuttamistiedon tyyppi: Työttömyysvakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
Vakuuttamistiedon tyyppi: Työttömyysvakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
||
| Vakuuttamistiedon tyyppi Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
Vakuuttamistiedon tyyppi Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
||
| 407 Muista luontoiseduista peritty korvaus | 150.00 | 407 Muista luontoiseduista peritty korvaus | 150.00 |
| 407 Muista luontoiseduista peritty korvaus | 30.00 | 407 Muista luontoiseduista peritty korvaus | 30.00 |
| Vakuuttamistiedon tyyppi: Työeläkevakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
Vakuuttamistiedon tyyppi: Työeläkevakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
||
| Vakuuttamistiedon tyyppi: Työttömyysvakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
Vakuuttamistiedon tyyppi: Työttömyysvakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
||
| Vakuuttamistiedon tyyppi Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
Vakuuttamistiedon tyyppi Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
1.5 Luontoisedut ja nautintaperiaate
Luontoisedut ilmoitetaan tulorekisteriin nautintaperiaatteen mukaan. Etu on sen ajankohdan tuloa, jolloin se on ollut työntekijän käytettävissä. Palkkatietoilmoitus annetaan luontoisedun käyttöajankohdan perusteella. Jos työntekijälle annetaan pelkkä luontoisetu ilman, että hänelle maksetaan rahapalkkaa, tieto edun määrästä on ilmoitettava kuukausittain tulorekisteriin ja maksupäiväksi palkkatietoilmoitukselle on merkittävä sen kuukauden päivä, esimerkiksi kuun viimeinen päivä, jolloin etu on nautintaperiaatteen mukaan ollut tulonsaajan käytettävissä.
Esimerkki 16: Työntekijällä on jatkuvina luontoisetuina auto- ja puhelinetu. Työntekijän palkkatietoilmoitus toukokuulta on annettu tulorekisteriin 20.5.2019 käyttäen laajempaa, täydentävää ilmoitustapaa eli erillisiä Autoetu- ja Puhelinetu-tulolajeja:
| Ilmoitettavat tiedot | euroa |
|---|---|
| 201 Aikapalkka | 3280.00 |
| 304 Autoetu | 450.00 |
| Autoedun tyyppi: Käyttöetu | |
| Auton ikäryhmä: A | |
| Edun tyyppi: Muut edut | |
| 330 Puhelinetu | 20.00 |
| 402 Ennakonpidätys | 630.00 |
| 413 Työntekijän työeläkevakuutusmaksu | 167.89 |
| 414 Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu | 43.68 |
Palkanlaskentaan tulee tieto 10.6.2019, että työntekijän luontoisetuauto on vaihtunut 1.5.2019 ja uuden luontoisetuauton arvo on 520 euroa. Toukokuulta annettua palkkatietoilmoitusta on korjattava samoin kuin toukokuun työnantajan erillisilmoitusta. Ennakonpidätys, työntekijän työeläkevakuutusmaksu ja työttömyysvakuutusmaksu ilmoitetaan sen suuruisina kuin ne on työntekijältä toukokuun palkanmaksussa peritty.
| Korvaava ilmoitus | |
|---|---|
| Ilmoitettavat tiedot | euroa |
| 201 Aikapalkka | 3280.00 |
| 304 Autoetu | 520.00 |
| Autoedun tyyppi: Käyttöetu | |
| Auton ikäryhmä: A | |
| Edun tyyppi: Muut edut | |
| 330 Puhelinetu | 20.00 |
| 402 Ennakonpidätys | 630.00 |
| 413 Työntekijän työeläkevakuutusmaksu | 167.89 |
| 414 Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu | 43.68 |
Toukokuulta perimättä jääneet työntekijän työeläkevakuutusmaksu ja työttömyysvakuutusmaksu peritään ja työnantajamaksut maksetaan seuraavan palkanmaksun yhteydessä kesäkuussa. Seuraavassa palkanmaksussa korjataan myös ennakonpidätyksen määrä oikeaksi (ennakonpidätys toimitetaan summasta: aikapalkka 3280 + autoetu 520 + toukokuun autoedun korjaus 70). Korjaaminen kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen korjaaminen tulorekisterissä.
Jos työntekijän palkanmaksupäivä on esimerkiksi kuukauden puolivälissä, tieto ravintoedun määrästä annetaan tulorekisteriin ennen kuin on varmuutta ravintoedun kokonaismäärästä kyseisenä kuukautena (esimerkiksi mahdolliset poissaolot eivät ole työnantajan tiedossa). Tämän vuoksi on katsottu riittäväksi, että ravintoetu täsmäytetään oikean suuruiseksi viimeistään seuraavalla palkkatietoilmoituksella. Joulukuun ravintoedun määrä on korjattava antamalla joulukuulle korvaava ilmoitus, jotta ravintoedun määrä korjaantuu oikealle verovuodelle. Jos ravintoetu toteutetaan saldoon perustuvaa maksuvälinettä käyttäen (esimerkiksi maksukortti), täsmäytys on tehtävä vähintään vuoden viimeisellä palkkatietoilmoituksella. Katso tarkemmin Verohallinnon ohje Luontoisedut verotuksessa.
2 Kustannusten korvaukset
2.1 Työntekijälle maksetut verovapaat matkakustannusten korvaukset
Veronalaista tuloa ei ole työnantajalta työmatkasta saatu matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha, ateriakorvaus, majoittumiskorvaus, yömatkaraha eikä rajanylitysraha. Matkustamiskustannusten korvauksia ovat esimerkiksi työmatkalla kulkuneuvon käyttämisestä aiheutuneet kilometrikorvaukset korotuksineen. Tulorekisteriin ilmoitetaan verovapaat kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset.
Työntekijälle maksetut matkakustannusten korvaukset ovat verovapaata tuloa vain niiltä osin, kun ne on maksettu Verohallinnon päätöksen verovapaista matkakustannusten korvauksista mukaisesti. Jos matkakustannusten korvaukset on maksettu vastoin Verohallinnon päätöksen mukaisia aika- ja kilometrirajoja, ne ovat kokonaan veronalaisia ja ne ilmoitetaan palkkana tulorekisteriin. Jos työnantaja maksaa työntekijälle matkakustannusten korvauksia Verohallinnon päätöksen mukaisia määriä enemmän, työnantajan maksamasta korvauksesta on verovapaata tuloa vain se määrä, joka vastaa Verohallinnon päätöksen mukaista määrää. Tämän määrän ylittävä osuus korvauksesta on työntekijälle veronalaista palkkaa.
Verovapaista matkakustannusten korvauksista ei toimiteta ennakonpidätystä eikä makseta sosiaalivakuutusmaksuja.
Veronalaiset matkakustannusten korvaukset tai kulukorvaukset on aina ilmoitettava tulorekisteriin. Verovapaat kustannusten korvaukset ilmoitetaan, jos kyse on päivärahasta, ateriakorvauksesta, kilometrikorvauksesta tai muusta vastaavasta tilanteesta, jota tarkoitetaan Verohallinnon päätöksessä yleisestä tiedonantovelvollisuudesta. Velvollisuus ilmoittaa nämä suoritukset tulorekisteriin vastaa verotuksen aiempaa ilmoittamisvelvollisuutta.
Työmatkojen matkustamiskustannusten korvaukset ovat verovapaita, jos ne maksetaan työntekijälle liikenteenharjoittajan antaman tositteen (esimerkiksi junalipun) perusteella. Tällaisia korvauksia ei ilmoiteta tulorekisteriin. Myöskään majoittumiskorvausta, yömatkarahaa tai rajanylitysrahaa ei ilmoiteta tulorekisteriin, jos ne maksetaan Verohallinnon päätöksen enimmäismäärien mukaisesti.
Matkaennakko on työnantajan maksama summa jolla katetaan esimerkiksi matkasta aiheutuvia kuluja kuten tulkkauskuluja. Matkaennakkoa ei tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin. Jos kuitenkin matkaennakkoa jää käyttämättä ja sen määrästä kuitataan tulonsaajalle maksettavia verovapaita kustannusten korvauksia, pitää työnantajan ilmoittaa päivärahana, kilometrikorvauksena tai kustannusten korvauksena se osuus, joka on katsottu tulonsaajalle maksetuksi kuluksi. Velvollisuus ilmoittaa tietoja syntyy, kun matkalasku on tehty ja ylisuuresta ennakosta on kuitattu tulonsaajalle maksettavia kustannusten korvauksia.
2.1.1 Kilometrikorvaus (verovapaa)
Verovapaata kilometrikorvausta voidaan maksaa sekä palvelussuhteessa oleville että sellaisille henkilöille, jotka eivät ole palvelussuhteessa, mutta joille maksetaan ennakkoperintälaissa tarkoitettuja henkilökohtaisia palkkioita kuten kokous- tai luentopalkkiota.
Verovapaan kilometrikorvauksen määrä ilmoitetaan tulolajilla Kilometrikorvaus (verovapaa) (311). Lisäksi ilmoitetaan Kilometrien määrä -tieto. Kyseisessä kohdassa ilmoitetaan maksetun verovapaan kilometrikorvauksen perusteena oleva kilometrimäärä. Tieto kilometrimääristä voidaan antaa palkkakausittain. Tieto kyseessä olevan vuoden aikana maksettujen verovapaiden kilometrikorvausten perusteena olevista kilometreistä on annettava kuitenkin viimeistään vuoden viimeisellä ilmoituksella.
Oman auton käytöstä maksettavaa kilometrikorvausta voidaan tietyissä tapauksissa korottaa (esimerkiksi muiden henkilöiden kuljettaminen). Korotuksen perusteet on mainittu Verohallinnon päätöksen 9 §:n 1 momentissa. Tulolajilla Kilometrikorvaus (verovapaa) (311) ilmoitetaan maksettujen korvausten yhteismäärä korotuksineen.
2.1.2 Rakennusalalla maksettavat asunnon ja erityisen työntekemispaikan väliset matkakustannusten korvaukset
Rakennusalan työehtosopimuksen mukaan päivittäisistä asunnon ja erityisen työntekemispaikan välisistä matkoista maksetaan matkakustannusten korvausta (”tossurahaa”) erityisen taulukon mukaan. Jos työehtosopimuksen mukainen korvaus on enintään Verohallinnon päätöksen mukaisen kilometrikorvauksen suuruinen, korvaus on verovapaa. Tätä suuremmat korvaukset ovat veronalaisia päätöksen mukaisen enimmäismäärän ylittävältä osalta. Veronalaisten korvausten ilmoittaminen kuvataan luvussa 2.2 Työntekijälle maksetut veronalaiset korvaukset matkakustannusten korvaukset.
Tulolajilla Kilometrikorvaus (verovapaa) (311) ilmoitetaan rakennusalan työehtosopimuksen mukaisesti maksettujen matkakustannusten korvausten yhteismäärä. Kilometrimäärää ei ilmoiteta kohdassa Kilometrien määrä.
2.1.3 Päiväraha
Päiväraha on verovapaa kustannusten korvaus kohtuullisesta ruokailu- ja muiden elantokustannusten lisäyksestä, joka korvauksen saajalle aiheutuu työmatkasta. Verohallinto vahvistaa vuosittain verovapaat enimmäismäärät antamallaan päätöksellä verovapaista matkakustannusten korvauksista.
Tulolajilla Päiväraha (331) ilmoitetaan verovapaiden päivärahojen ja ateriakorvausten yhteismäärä. Lisäksi ilmoitetaan Päivärahan tyyppi -tieto. Arvoja voi valita useita samalle summalle. Päiväraha voi olla
- ateriakorvaus
- kotimaan kokopäiväraha
- kotimaan osapäiväraha
- ulkomaan päiväraha
- ulkomaan työskentelyyn liittyvät verovapaat korvaukset.
Jos päiväraha puolitetaan työnantajan tarjoaman aterian vuoksi, myös puolitettu päiväraha ilmoitetaan Päivärahan tyyppi -tiedolla kotimaan kokopäivärahana tai ulkomaan päivärahana. Vastaavasti myös puolitettu kotimaan osapäiväraha ilmoitetaan Päivärahan tyyppi -tiedolla kotimaan osapäivärahana.
Ateriakorvaukset ilmoitetaan tulolajilla Päiväraha vain, jos niitä ei ole ilmoitettu erillisenä Ateriakorvaus-tulolajina (303), katso kohta 2.1.4 Ateriakorvaus.
Tulolajilla Päiväraha (331) ilmoitetaan myös seuraavat ulkomaantyöskentelyyn liittyvät verovapaat korvaukset:
- verovelvollisen ja hänen perheenjäsenensä muutto- ja matkakustannukset työntekovaltioon ja takaisin
- työnantajan ulkomailla kustantama tavanomainen yksityinen palveluhenkilöstö
- työnantajan kustantama lasten perus- ja lukiotason koulutus.
Päivärahan tyyppi -tietona ilmoitetaan tällöin Ulkomaan työskentelyyn liittyvät verovapaat korvaukset.
2.1.4 Ateriakorvaus
Työmatkasta aiheutuvista ateriointikuluista voidaan maksaa verovapaata ateriakorvausta, jos työntekijällä ei ole mahdollisuutta aterioida ruokailutauon aikana tavanomaisella ruokailupaikallaan, eikä ruokailua ole järjestetty esimerkiksi kurssipakettiin kuuluvana työnantajan kustantamana ruokailuna. Verovapaata ateriakorvausta ei voi myöskään maksaa samasta työmatkasta yhtä aikaa verovapaan päivärahan kanssa.
Tulolajilla Ateriakorvaus (303) ilmoitetaan vain verovapaiden ateriakorvausten määrät. Jos maksettu korvaus ylittää Verohallinnon päätöksen mukaisen enimmäismäärän tai sitä maksetaan vastoin päätöksessä säädettyjä perusteita, suoritus ilmoitetaan sosiaalivakuutusmaksujen alaisena palkkana käyttämällä palkan tulolajeja, esimerkiksi aikapalkkaa.
Ateriakorvaus voidaan ilmoittaa erikseen, mutta se on ilmoitettava vähintään yhteissummana tulolajilla Päiväraha (331). Tällöin on lisäksi ilmoitettava tulolajiin liittyvän Korvauksen tyyppi -tiedon avulla, että Päiväraha-tulolajilla ilmoitettu korvaus sisältää ateriakorvauksen.
Jos ateriakorvaus ilmoitetaan erikseen, sitä ei ilmoiteta Päiväraha-tulolajilla.
Esimerkki 17: Työntekijän bruttopalkka on 3 488 euroa, joka muodostuu 3 100 euron provisiopalkasta, 110 euron olosuhdelisästä ja 150 euron työajantasauskorvauksesta. Rahapalkan lisäksi tulonsaaja on saanut 20 päivältä ravintoedun, jonka arvo on 128 euroa. Työntekijälle maksetaan lisäksi työmatkasta aiheutuvina kuluina kolmelta päivältä kokopäivärahaa 123 euroa ja yhdeltä päivältä ateriakorvausta 10,25 euroa sekä omalla autolla ajetusta 150 kilometrin työmatkasta kilometrikorvauksia 61,50 euroa.
Työnantaja voi ilmoittaa tiedot suppeammin käyttämällä Palkka yhteissumma -tulolajia (101) tai vaihtoehtoisesti ilmoittaa tiedot eritellymmin täydentävillä tulolajeilla.
| Pakollinen vähimmäistaso | Vaihtoehtoinen tapa | ||
|---|---|---|---|
| Ilmoitustapa 1 | euroa | Ilmoitustapa 2 | euroa |
| 101 Palkka yhteissumma | 3360.00 | 220 Provisiopalkka | 3100.00 |
| 218 Olosuhdelisä | 110.00 | ||
| 225 Työajantasauskorvaus | 150.00 | ||
| 317 Muu luontoisetu | 128.00 | 334 Ravintoetu | 128.00 |
| Edun tyyppi: Ravintoetu | |||
| 331 Päiväraha | 133.25 | 331 Päiväraha | 123.00 |
| Päivärahan tyyppi: Ateriakorvaus | Päivärahan tyyppi: Kokopäiväraha | ||
| Päivärahan tyyppi: Kokopäiväraha | 303 Ateriakorvaus | 10.25 | |
| 311 Kilometrikorvaus (verovapaa) | 61.50 | 311 Kilometrikorvaus (verovapaa) | 61.50 |
| Kilometrien määrä: 150* | Kilometrien määrä: 150* | ||
* Tiedon kilometrimääristä voi antaa palkkakausittain, mutta se on annettava viimeistään vuoden viimeisellä ilmoituksella.
2.2 Työntekijälle maksetut veronalaiset matkakustannusten korvaukset
Jos matkakustannusten korvaukset on maksettu vastoin Verohallinnon päätöksen mukaisia aika- ja kilometrirajoja, ne ovat kokonaan veronalaisia. Korvaukset rinnastetaan palkkaan.
Jos kilometrikorvaukset maksetaan vastoin Verohallinnon päätöstä, ne ilmoitetaan tulorekisteriin joko tulolajilla Palkka yhteissumma (101) (suppeampi ilmoitustapa 1) tai tulolajilla Kilometrikorvaus (veronalainen) (209) (laajempi ilmoitustapa 2).
Jos kilometrikorvaukset maksetaan Verohallinnon päätöksen mukaan, mutta suurempina kuin päätöksessä on määrätty verovapaaksi, osa korvauksista on palkkaa ja osa verovapaata. Palkkaa on se osa, joka ylittää Verohallinnon päätöksessä mainitut rajat. Tämä osa ilmoitetaan joko tulolajilla Palkka yhteissumma (101) tai Kilometrikorvaus (veronalainen) (209). Tulolajilla Kilometrikorvaus (verovapaa) (311) ilmoitetaan vain verovapaat korvaukset. Verovapaiden kilometrien määrä ilmoitetaan kohdassa Kilometrien määrä.
Oletuksena tulolajilla Kilometrikorvaus (veronalainen) (209) on, että se on sosiaalivakuutusmaksujen alainen.
Esimerkki 18: Työntekijälle on maksettu kilometrikorvausta yhteensä 300 euroa. Verohallinnon päätöksen mukainen verovapaa määrä olisi ollut 200 euroa. Työntekijän palkkana ilmoitetaan 100 euroa.
| Pakollinen vähimmäistaso | Vaihtoehtoinen tapa | ||
|---|---|---|---|
| Ilmoitustapa 1 | euroa | Ilmoitustapa 2 | euroa |
| 101 Palkka yhteissumma | 100.00 | 209 Kilometrikorvaus (veronalainen) | 100.00 |
| 311 Kilometrikorvaus (verovapaa) | 200.00 | 311 Kilometrikorvaus (verovapaa) | 200.00 |
| Kilometrien määrä: 485 | Kilometrien määrä: 485 | ||
Jos päivärahat tai muut tulolajilla Päiväraha (331) ilmoitetut korvaukset maksetaan Verohallinnon päätöstä lievemmin perustein (esimerkiksi kokopäiväraha 5 tuntia kestäneeltä työmatkalta), korvaukset ilmoitetaan tulolajilla Palkka yhteissumma (101) tai Muu maksettu lisä (216), jolloin ne ovat myös sosiaalivakuutusmaksujen alaisia.
Jos lievemmin perustein maksetuista matkakustannusten korvauksista on sovittu työehtosopimuksella, korvaukset eivät ole työeläke-, työttömyysvakuutus- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alaisia. Näissä tilanteissa työnantaja ilmoittaa tulon ja samalla sen, mikä osuus suorituksesta on eläkevakuutusmaksun, työttömyysvakuutusmaksun sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alaista. Korvaukset ovat työnantajan sairausvakuutusmaksun alaisia.
Esimerkki 19: Työntekijälle on maksettu rahapalkkaa 2 000 euroa. Lisäksi työntekijälle on maksettu työehtosopimuksen mukaisesti päivärahaa ja ateriakorvausta yhteensä 400 euroa. Verohallinnon päätöksen mukainen verovapaa määrä olisi ollut 240 euroa. Työntekijän palkkana pitää ilmoittaa myös päivärahoista ja ateriakorvauksista niiden veronalainen osuus 160 euroa.
Jos työnantaja käyttää ilmoitustapaa 2, on huomattava, että Muu maksettu lisä -tulolajiin ei voi yhdistää Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoa. Tämän vuoksi työnantajan on ilmoitettava Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu -tulolajilla se osa suorituksesta, johon liittyy erillisiä vakuuttamistiedon poikkeuksia. Koska Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu -tulolajin oletuksena on, ettei suoritus ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen, on tässä tilanteessa ilmoitettava erikseen tieto, minkä vakuutusmaksun alainen tulo on. Esimerkkitilanteessa tulo on työnantajan sairausvakuutusmaksun alainen, mutta ei muiden sosiaalivakuutusmaksujen alainen.
| Pakollinen vähimmäistaso | Vaihtoehtoinen tapa | ||
|---|---|---|---|
| Ilmoitustapa 1 | euroa | Ilmoitustapa 2 | euroa |
| 101 Palkka yhteissumma | 2160.00 | 201 Aikapalkka | 2000.00 |
| 315 Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu | 160.00 | ||
| Vakuuttamistiedon tyyppi: Työeläkevakuutusmaksun alainen: Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
Vakuuttamistiedon tyyppi: Sairausvakuutusmaksun alainen: Vakuutusmaksun perusteena: Kyllä |
||
| Vakuuttamistiedon tyyppi: Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen: Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
|||
| Vakuuttamistiedon tyyppi: Työttömyysvakuutusmaksun alainen: Vakuutusmaksun perusteena: Ei |
|||
| 102 Palkkasumma, joka on työeläkevakuutusmaksun alainen | 2000.00 | ||
| 106 Palkkasumma, joka on työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen | 2000.00 | ||
| 105 Palkkasumma, joka on työttömyysvakuutusmaksun alainen | 2000.00 | ||
| 331 Päiväraha | 240.00 | 331 Päiväraha | 240.00 |
| Päivärahan tyyppi: Kotimaan kokopäiväraha | Päivärahan tyyppi: Kotimaan kokopäiväraha | ||
| Päivärahan tyyppi: Ateriakorvaus | Päivärahan tyyppi: Ateriakorvaus | ||
2.3 Julkisyhteisöjen maksamat matkakustannusten korvaukset
Myös valtion tai sen laitoksen, kunnan tai kuntayhtymän, kirkon, seurakunnan tai seurakuntayhtymän ja yliopiston on ilmoitettava kaikki verovapaat matkakustannusten korvaukset, jotka on maksettu Verohallinnon päätöksen mukaisin perustein. Myös veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. Tiedot ilmoitetaan kuten luvuissa 2.1 Työntekijälle maksetut verovapaat matkakustannusten korvaukset ja 2.2 Työntekijälle maksetut veronalaiset matkakustannusten korvaukset on esitetty. Julkisyhteisö käyttää ilmoittaessaan Maksajan tyyppi -tietoa Julkisyhteisö tai Valtio.
Julkisyhteisön korvauksettomaan vapaaehtoistyöhön osallistuville henkilöille maksettujen kustannusten korvausten ilmoittamista kuvataan ohjeessa Työntekijän palkitseminen, yrittäjälle maksetut suoritukset ja muut erityistilanteet.
2.4 Veronalaiset kustannusten korvaukset
Veronalainen kustannusten korvaus maksetaan työntekijälle korvauksena kustannuksista, jotka ovat välittömästi aiheutuneet työtehtävien hoitamisesta. Tulolajilla Veronalainen kustannusten korvaus (353) ilmoitetaan kaikkien sellaisten veronalaisten kustannusten korvausten yhteissumma, jota ei ilmoiteta muilla tulolajeilla.
Tulolajilla Veronalainen kustannusten korvaus (353) ilmoitetaan sellaiset muista kuin työmatkasta maksetut veronalaiset kustannusten korvaukset, joista työnantaja ei toimita ennakonpidätystä. Nämä kustannusten korvaukset maksetaan palkan lisäksi. Tällaisia ovat muun muassa kustannukset, jotka ovat aiheutuneet työvälineiden ja materiaalin hankkimisesta. Näiden kustannusten korvauksia ei pidetä ennakonpidätystä toimitettaessa palkkana, eikä työnantaja lisää niitä tulorekisteriin ilmoitettavaan palkkaan, esimerkiksi tulolajiin Palkka yhteissumma (101) tai Aikapalkka (201).
Jos työntekijä on hankkinut työnantajan puolesta työvälineitä ja työmateriaaleja, niiden kustannuksia ei ilmoiteta, jos työnantaja on korvannut ne työntekijälle tositetta vastaan.
Työnantaja ei toimita veronalaisista kustannusten korvauksista ennakonpidätystä eikä maksa sosiaalivakuutusmaksuja. Korvaukset ovat kuitenkin työntekijän veronalaista tuloa. Työntekijän tulee vaatia todelliset kustannukset vähennettäviksi veroilmoituksellaan.
Esimerkki 20: Työnantaja maksaa työntekijälleen moottorisahan käytöstä aiheutuneet kustannukset. Palkanmaksukauden palkka on 2 000 euroa. Palkka sisältää sahatyöstä maksettua palkkaa 1 400 euroa ja muusta työstä maksettua palkkaa 600 euroa. Työnantaja maksaa palkan lisäksi moottorisahan käytöstä korvausta 450 euroa. Ennakonpidätys toimitetaan 2 000 eurosta.
Sahatyöstä maksettua palkan määrää ei erikseen ilmoiteta tulorekisteriin, vaan työntekijä ilmoittaa tämän tiedon itse omassa verotuksessaan, jotta moottorisahavähennys saadaan laskettua oikeanmääräisenä.
Tulolajilla Palkka yhteissumma (101) tai Aikapalkka (201) ilmoitetaan 2 000 euroa ja tulolajilla Veronalainen kustannusten korvaus (353) ilmoitetaan 450 euroa.
| Ilmoitettavat tiedot | euroa |
|---|---|
| 101 Palkka yhteissumma tai 201 Aikapalkka | 2000.00 |
| 353 Veronalainen kustannusten korvaus | 450.00 |
| 402 Ennakonpidätys 2 000 eurosta | 310.00 |
Esimerkki 21: Rakennusalalla maksetaan työehtosopimukseen perustuvaa työvälinekorvausta. Tällaisesta korvauksesta ei toimiteta ennakonpidätystä eikä makseta sairausvakuutusmaksua. Korvauksen rahamäärä ilmoitetaan tulolajilla Veronalainen kustannusten korvaus (353).
2.5 Vähennys ennen ennakonpidätystä
Tulolajilla Vähennys ennen ennakonpidätystä (419) ilmoitetaan työntekijän itsensä maksamat työn tekemisestä aiheutuneet välittömät kustannukset, jotka työnantaja vähentää bruttopalkasta ennen ennakonpidätyksen toimittamista. Tällaisia kustannuksia ovat muun muassa työntekijän itsensä maksamat kustannukset moottorisahan käytöstä ja muut työvälineistä aiheutuneet kustannukset. Samoin tällaisia kustannuksia ovat myös menot työmatkoista, jos työnantaja ei maksa niistä verovapaita matkakustannusten korvauksia palkan lisäksi.
Maksaja voi lisäksi tietyissä laissa säädetyissä tilanteissa vähentää urheilijan palkkiosta ennen ennakonpidätyksen toimittamista sellaisia kustannuksia, jotka urheilija on itse maksanut ja jotka ovat välittömästi aiheutuneet urheilusta.
Tulolajilla ilmoitetaan vähennys, joka on tehty ennen ennakonpidätyksen toimittamista. Kohdassa ilmoitetun vähennyksen määrän tulee sisältyä myös tulorekisteriin ilmoitettuun palkkaan. Vähennyksen määränä voidaan ilmoittaa enintään suorituksen määrän suuruinen summa.
Esimerkki 22: Työntekijä on maksanut itse moottorisahan käytöstä aiheutuneet 500 euron kustannukset. Työntekijälle on maksettu palkkakaudelta palkkaa 1 800 euroa. Palkka koostuu 1 600 euron sahatyöstä sekä 200 euron muusta työstä. Ennakonpidätys toimitetaan ennakkoperintälain mukaisesti 1 300 eurosta (1 800 – 500).
Palkan tulolajilla ilmoitetaan 1 800 euroa ja tulolajilla Vähennys ennen ennakonpidätystä (419) ilmoitetaan 500 euroa.
| Ilmoitettavat tiedot | euroa |
|---|---|
| 101 Palkka yhteissumma tai 201 Aikapalkka | 1800.00 |
| 402 Ennakonpidätys (1 300 eurosta) | 260.00 |
| 419 Vähennys ennen ennakonpidätystä | 500.00 |
Työntekijä voi vaatia omassa verotuksessaan moottorisahavähennystä ja selvittää sahatyöstä maksetun palkan määrän. Työntekijän verotusta toimitettaessa vähennys lasketaan sahatyöstä maksetun palkan (1 600 euroa) osuudesta.
Jos työnantaja on maksanut moottorisahan käytöstä aiheutuneet kustannukset, ilmoittaminen kuvataan kohdassa 2.4 Veronalaiset kustannusten korvaukset.
Esimerkki 23: Pelimannille luvataan soittokeikasta kokonaispalkkana 200 euroa. Matkustaminen ja matkustamisen kustannukset eivät vaikuta maksettavaan bruttomäärään. Matkakustannuksia ei siis korvata erikseen palkan lisäksi, vaan ne sisältyvät kokonaispalkkaan, joten ne ovat veronalaisia.
Työnantaja voi laskea ennakonpidätyksen alaisen suorituksen määrän siten, että se vähentää kokonaispalkkiosta työntekijän antaman selvityksen perusteella matkustamiskustannuksia saman määrän, jonka voisi korvata verovapaasti. Työnantaja voisi korvata verovapaasti matkustamiskustannuksia 51 kilometriltä 43 senttiä/kilometri eli 21,93 euroa ja osapäivärahaa 19 euroa. Ennakonpidätyksen alaiseksi määräksi jää 159,07 euroa, josta työnantaja toimittaa 25 %:n ennakonpidätyksen. Samasta määrästä työnantaja maksaa myös työnantajan sairausvakuutusmaksun.
Palkan tulolajilla ilmoitetaan 200 euroa. Vähennys ennen ennakonpidätystä -tulolajilla (419) ilmoitetaan 40,93 euroa. Verovapaiden matkakustannusten korvausten tulolajeilla ei ilmoiteta mitään. Työntekijä voi vaatia matkakustannuksia vähennyksenä omassa verotuksessaan.
| Ilmoitettavat tiedot | euroa |
|---|---|
| 101 Palkka yhteissumma tai 201 Aikapalkka | 200.00 |
| 402 Ennakonpidätys (160,09 eurosta) | 39.76 |
| 419 Vähennys ennen ennakonpidätystä | 40.93 |
Jos samalla maksukerralla maksetaan sosiaalivakuutusmaksun alaista palkkaa ja sellaista ennakkoperintälain (1118/1996) 13 §:n mukaista palkkaa, joka ei ole sosiaalivakuutusmaksujen perusteena ja jompaankumpaan tuloon kohdistuu kuluja, jotka vähennetään ennen ennakonpidätyksen toimittamista, maksajan on annettava tiedot palkoista kahdella eri ilmoituksella ja eriteltävä, kumpaan tuloon vähennys kohdistuu.
2.6 Muut kustannusten korvaukset
Avoimen yhtiön tai kommandiittiyhtiön osakkaan palkkakirjanpidossa käsitelty kustannusten korvaus, joka on sijoitettu yhtiöön yksityissijoitukseksi, ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella ja kyseiseen korvaukseen sopivalla tulolajilla, esimerkiksi Päiväraha (331) tai Kilometrikorvaus (verovapaa) (311). Ilmoitusvelvollisuus alkaa silloin, kun kustannusten korvaus merkitään kirjanpitoon yksityissijoitukseksi. Tästä hetkestä alkaa kulua viiden kalenteripäivän määräaika ilmoittamiselle. Maksaja ilmoittaa maksupäiväksi kirjanpitoon kirjauspäivän.
Työ- ja käyttökorvauksiin liittyviä kustannusten korvauksia sekä yleishyödyllisen yhteisön maksamia matkakustannusten korvauksia kuvataan ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työntekijän palkitseminen, yrittäjälle maksettavat suoritukset ja muut erityistilanteet: luku 3 Yrityksille ja yrittäjille maksetut suoritukset, luku 4 Käyttökorvaus, luku 5.1.2 Urheilijan palkkio sekä luku 5.11 Yleishyödyllisen yhteisön maksama korvaus.