Ilmoita palkkatiedot kattavasti – vältät erilliset selvitykset

Kattava palkkatietojen ilmoittaminen tulorekisteriin heti palkanmaksun yhteydessä vähentää selvitystarvetta ja sujuvoittaa sekä työnantajan että tietojen käyttäjien työtä.

Täydentävät tiedot täsmentävät palkkatietoja

Tulorekisteriin ilmoitettavat palkkatiedot jakautuvat pakollisiin ja täydentäviin tietoihin.Täydentävät tiedot ovat palkkailmoituksen lisätietoja, jotka liittyvät lähes aina pakollisesti ilmoitettavaan tietoon, ja ne saadaan pääosin yritysten tietojärjestelmistä.

Täydentävien tietojen ilmoittaminen on vapaaehtoista, mutta suositeltavaa, sillä ne mahdollistavat tulorekisterin tietojen sujuvan käytön.

Miksi täydentäviä tietoja tarvitaan?

Useat tulorekisterin tietoja käyttävät organisaatiot tarvitsevat täydentäviä tietoja oman päätöksenteon tueksi. Jos tietoja ei ole ilmoitettu palkkatietoilmoituksella, asian käsittely voi viivästyä ja aiheuttaa lisäselvityspyyntöjä työnantajalle.

Täydentävät tiedot ovat välttämättömiä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Tulonsaajan lakisääteisten etuuksien, kuten työttömyys- tai sairausetuuksien, toimeenpanossa
• Asiakasmaksujen määrittämisessä
• Vakuutuslaitosten tehtävien hoitamisessa

Esimerkkejä täydentävistä tiedoista

Palvelussuhdetta koskevia täydentäviä tietoja ovat esimerkiksi työsuhteen tyyppi ja kesto, työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot, palkkauksen muoto, osa-aikaisuusprosentti, viikkotyöaika sekä ammattinimike.

Palvelussuhdetta koskeville tiedoille on tarvetta laajasti. Esimerkiksi, jos työntekijän työsuhde päättyy koeajalla, ilmoitettu tieto päättymisen syystä nopeuttaa työttömyysetuuden käsittelyä. Vastaavasti eläkkeelle jäämisen yhteydessä eläkevakuuttaja saa tarvitsemansa työsuhteen päättymispäivän suoraan palkkatietoilmoitukselta ja voi myöntää vanhuuseläkkeen viiveettä.

Maksettuun tuloon liittyviä täydentäviä tietoja ovat esimerkiksi ansaintakausitiedot, jotka ovat olennaisia ansiopäivärahan tai muiden etuuksien määrän laskemisessa.

Poissaolotietoja ovat esimerkiksi poissaolojakso ja poissaolon syy. Jos esimerkiksi sairauspoissaolo alkaa kesken palkkakauden, on tärkeää, että tieto ilmoitetaan viimeistään seuraavan palkanmaksun yhteydessä, jotta sairauspäivärahan maksaja saa tarvittavat tiedot ajoissa.

Tutustu täydentäviin tietoihin ja niiden ilmoittamiseen tarkemmin: Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palkkatietoilmoituksen pakolliset ja täydentävät tiedot

Milloin täydentävät tiedot ilmoitetaan?

Täydentävien tietojen ilmoittamiselle ei ole säädetty määräaikaa, mutta suosituksena on ilmoittaa ne samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa. Näin kaikki tiedon käyttäjät voivat hyödyntää tietoja ilman viivästyksiä.

Jos täydentävät tiedot, kuten poissaolotiedot, eivät ole vielä tiedossa palkkakauden päättyessä, ne voidaan ilmoittaa seuraavan palkkakauden yhteydessä.

Täydentävät tiedot osaksi vakiintunutta ilmoituskäytäntöä

Kun täydentävien tietojen ilmoittaminen on osa vakiintunutta ilmoituskäytäntöä, tiedot kulkevat kattavasti ja ajallaan palkanmaksun yhteydessä. Jotta tietojen ilmoittaminen sujuisi teknisesti mutkattomasti, varmista, että käytössäsi olevat järjestelmät tukevat täydentävien tietojen automaattista ilmoittamista.