Tulokulma-podcast

Hanne: Tiedätkö sä milloin ihmisen kyky ketteryyteen heikkenee?

Jussi: No mä pelaan ikämies jalkapalloa ja itse asiassa koko ikäni on pelannut ja siinä kyllä on kiusallisen hyvin havainnut, että jossain vaiheessa ainakin se ketteryys heikkenee, mutta niin mä en tiedä onko se sitten joku yksi hetki jolloin se tapahtuu vai onko se tämmöinen lineaarinen muutos?

Hanne: Ihan mielenkiintoista, mutta hei tuttuun tapaan tätä asiaa me pohditaan myös meidän tämän päivän vieraamme kanssa. Tämä on Tulokulma -podcast, jossa avaamme keskustellen ovea Verohallinnon uudenlaiseen työkulttuuriin ja sen taustalla olevaan johtamiseen ja positiiviseen työntekijä- ja asiakaskokemuksen rakentamiseen. Meidän vieraanamme on tänään ylijohtaja Ari Mäkkelä ja mun nimi on Hanne Lotsari, veron viestijä ja kanssani mikrofonia jakaa Jussi Miettinen virkamies verolta hänkin ja vapaalla vantaalainen farmari. Ari, hienoa että me saatiin järjestettyä tänään tämä yhteinen hetki juttelulle ja nythän on vuoden 2022 alku. Teitkö sinä uudenvuodenlupauksia?

Ari: Kiitos ensinnäkin kutsusta ja kiva olla tässä ja mä en tehnyt mitään uudenvuoden lupauksia, koska ne on kuitenkin tehty rikottaviksi, niin ei ole ollut tapana tehdä uudenvuodenlupauksia.

Hanne: Näinhän se menee vähän.

Jussi: Jos me siirrytään tänne työmaalle niin Ari sun vastuulle kuuluu yksi neljästä Verohallinnon yksikön vetämisestä. Mutta ennen kuin me sukelletaan syvemmälle tuohon sun vastuukenttään, niin voisitko sä kertoa hieman sun taustaa? Miten sinustakin tuli verolainen?

Ari: No kuule tuota. Elettiin 80-luvun loppua ja mä opiskelin oikeudessa Helsingissä ja jotenkin sitten siinä alkoi hurahtamaan, että tämä verotus on aika mielenkiintoinen juttu. Ja tuota sitten lähdin myöskin tekemään syventäviä verotuksesta ja oikeastaan mulla ajatuksena oli, että verokonsultiksi mä sitten isona kasvan. Tulin tänne Verohallintoon katsomaan aidan tältä puolelta tätä maailmaa ja jostain kumman syystä tää olikin tälläkin puolella kovin mielenkiintoista ja sitten kun siinä asiat eteni silleen mukavasti, niin sitä pääsikin semmoiseen tehtäviin pikkuhiljaa. Aina uusia haasteita ja nyt ollaan tässä.

Jussi: Mikä sun ensimmäinen tehtävä oli Verohallinnossa?

Ari: Mä tulin tekemään henkilöverotusta ihan niin kuin sieltä paperi maailmassa. Mappeja eteen ja sieltä ilman mitään päätteitä taikka tietokoneita vaan ihan siitä paperilla ja henkilöasiakkaiden tuloverotus pieniin nyansseihin.

Hanne: Onko enää muuten mappeja yhtään missään?

Ari: Kai niitä jossain on, mutta ei verotuksessa.

Hanne: Aivan aivan, mutta hei, sullahan on pitkä kokemus johtamisesta ja sinä olet, voisi sanoa ihan oikeasti niinku johtamisen ammattilainen. Kuinka monta vuotta on tullut näitä johtamistehtäviä sulle?

Ari: Jos ei nyt ihan ala laskea, mutta lonkalta niin vähän reilu 20 vuotta mä oon tehnyt johtamistehtävissä.

Hanne: Joo aikamoinen rupeama. Sä vedät nimeltään Asiakkuusyksikköä ja sen tehtävänä on ohjata ja johtaa asiakaslähtöistä toimintaa koko Verohallinnon tasolla. Omalta osalta tämä teidän porukka mahdollistaa, että Verohallinto tulee olemaan asiakaslähtöinen julkinen organisaatio niin kansallisesti kuin kansainvälisestikin. Lupaushan on ihan älyttömän kova. Mitä te olette oikein tehnyt viimeisen vuoden aikana?

Ari: Viimeisen vuoden aikana perustaa on laitettu kuntoon, mistä tonne sitten aika haasteellisiin tulevaisuuden kuviin, mutta sitä me ollaan tehty tosiaan perusta kuntoon. On tavoitetiloja, tiekarttoja. Sitten on tehty ensimmäistä ohjaus- ja valvontasuunnitelmaa. Mikä on ollut iso ponnistus ja todella iso asia siinä meidän tekemisessä ja ylipäätään niin kuin luotu toimintamalleja moneenkin asiaan. Sellaista ja siitä sitten aletaan rakentamaan niitä kaikkia eteenpäin.

Jussi: Veron pääjohtaja Markku Heikura kirjoitti tuossa joulukuun lopussa LinkedIn-blogissaan, että Verohallinnon toimintamuutos ei ehkä vaikuta ensi kuulemalta niin kauhean järisyttävä, mutta tosiasiassa se on sitä, hmm, miten sä kuvailisit, mikä sun mielestä on merkittävin muutos ja miten se näkyy meidän asiakkaille?

Ari: Joo tota, mä sanoisin, että me käännetään meidän toimintatapaa entistä asiakaslähtöisemmäksi. Ja tuota se miten se näkyy sitten asiakkaille niin noin kuin yleisellä tasolla voisi sanoa, että se näkyy asiakaskokemuksessa meillä strategisena tavoitteena. Mutta sitten mitä se tarkoittaa vähän konkreettisemmin ajateltuna niin se, että me kytketään verotusta henkilöiden elämän tapahtumiin. Me kytketään verotusta yritysten omiin prosesseihin ja sitä kautta helpotetaan entisestään. Ei etteikö me nytkin olla helpotettu asiakkaitten elämään, mutta helpotetaan entisestään noita veroasioiden hoitamista ja oikeastaan myöskin sitä ettei oikeastaan tarvitsee edes hoitaa niitä veroasioita vaan ne hoituu. Mutta että, jos ajatellaan vielä konkreettisemmin asiakkaille sellaisen missä asiakkaiden on tarpeen toimia niin myöskin me lyhennetään läpimenoaikoja ja niin edelleen. Että siinä oikeastaan niinku varmaan keskeisimpiä ajatuksia tuohon tuohon kysymykseen.

Hanne: Mä oon vielä jotenkin niin tässä vuodenvaihteessa ja erilaisissa uudenvuoden lupauksissa. Lehdet pursuaa näitä erilaisia elämäntapaan ja ylipäätänsä elämään liittyviin muutoksiin; on liikunnan lisäämistä ja laihdutusta ja riittävää nukkumista. Mutta miten sinä näet tämän teidän yksikön toiminnan, jos ajatellaan vaikka viiden vuoden säteellä? Minkälaisia muskeleita ja laihdutuskuureja erilaisia muita mindfulness-juttuja te tässä olette tehneet ja milloin sinä toteat, että hei, nyt ollaan onnistuttu?

Ari: Ensinnäkin varmaan on hyvä niin kuin todeta, että me tehdään hyvin pitkäjänteistä työtä ja sillä tavalla sellaisia niin kuin Low hanging fruitsia ei ihan helppo ole ottaa, koska Verohallinto on kuitenkin aika pitkälle niinku kehittynyt. Mutta tota jos mä ajattelen oman yksikön osalta sitä, että miten se voisi näkyä, niin mä sanoisin jotain sen tyyppisiä, että yhteistyö, siis meidän yhteistyö asiakkaiden kanssa ja sidosryhmien kanssa on niin kuin vielä merkittävästi arkipäiväistä enempää kuin se on nyt. Sitten noi mitä mä mainitsin noista tiekartoista, niin ne on tehty entistä vahvemmin asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa.

Ja myöskin ehkä sellainen, mitä tänä päivänä tehdään aika vähän, niin yhteistyö muiden viranomaisten kanssa on jo niinku selvästi pidemmällä, että asioita katsotaan yli virastorajojen sieltä asiakkaan näkökulmasta, että tämän tyyppisiä asioita. Mutta sitten jos ajatellaan tätä niin kun isompana kokonaisuutena, mitä varten me ollaan olemassa, niin tietysti se asiakkaiden tyytyväisyyshän on ja positiivinen asiakaskokemus, mitä varten me ollaan olemassa ja tuota sen osalta asiakaslähtöisyyden tavoitteet ja mitä saatu aikaan asiakkaille niin nehän ratkaisee. Niitä on tässä vaiheessa vielä tarkemmin mahdotonta kuvata, mitä jo tossa vähän aikaisemmin sanoinkin ja viiden vuoden päästä niin varmaan osittain näkyy. Tarkoittaen ihan sitä, että monet meidän näistä kehittämisasioista vaatii niin pitkän aikaa, että viisi vuotta jopa on lyhyt aika siihen, että erityisesti kun katsotaan tuolta noita mitä on yrityspuolella menossa. Sanotaan että viiden vuoden päästä näkyy jotain, mutta ei ehkä vielä sitä mihinkä me ihan kaiken kaikkiaan ollaan menossa. Voisi kai sanoa, että yleensä sanotaan, että tämä ei ole pikamatka vaan on maratoni. Mutta mun mielestä sekin on vähän heikko tähän, koska maratonikin kestää vain muutamia tunteja.

Jussi: Sanotaan, että meille viisi vuottakin on kohtalaisen lyhyt aika, niin maratonkin loppuu joskus ja tämä meidän duuni varmaan kyllä jatkuu.

Hanne: Mutta miten sä näet esimerkiksi sen, että kun asiakaskokemus on kuitenkin semmoinen draiveri, mikä on tosi tärkeä jokaiselle yritykselle ja organisaatiolle, mutta myös se, että ihmisten niin kun hmm mielipiteet vaihtuu aika nopeaan tahtiin. Näin ainakin tuntuu nykymaailmassa niin tuota minkälaista kyvykkyyttä se vaatii esimerkiksi tällaiselta hallinnolta kuin Verohallinto?

Ari: Siis tarkoitat, tarkennatko hiukan?

Hanne: Eli se että tuntuu että tuulen suunta vaihtuu aika nopeasti ja ihmisten mielipiteet, ja se että ollaanko tyytyväisiä johonkin asiaan tai sitten ei, niin tuota sehän on aikamoista temppuilua nyt tässä esimerkiksi some-ajassa. Niin miten nopeasti ja notkeasti tai minkälaisia työkaluja siihen on, että pystytään niinku vastaamaan tähän.

Ari: Tässä kun lähdettiin liikkeelle niin kun aloitit ketteryydestä, niin ehkä näissä tämmöisissä isoissa muutoksissa, mitä me ollaan tekemässä, niin niitä tehdään ketterällä tavalla. Mutta se että, minkälaisessa aikaikkunassa tämä tämmöiset niin kuin verotuksen kokonaisen kokonaisuudessaan menettelyt liikkuu, niin ne on aika pitkäaikaisia muutoksia. Ja ei me ei ihan voida mennä tuuliviirin tavoin sillä tavalla, että mistä tuulee missäkin kohtaa, että sillä tavalla nää järjestelmät ei muutu.

Jussi: Me voitaisiin varmaan sanoa, että niin sinä ja asiantuntijat istutte melko massiivisen tietopankin päällä. Ja tähän liittyen ehkä tämmöisenä hieman ontuva aasinsiltana voitaisiin päästä tämmöisen Tiedon äärellä Tieto politiikasta tekoihin -podcastiin, jossa syyskuussa apulaisjohtaja Olli Ahonen Valtiokonttorista vastaa muun muassa kysymykseen, että kuinka paljon julkishallinnossa tehdään tällä hetkellä modernia älykästä tiedolla johtamista? Kuunnellaan meidän oman Olli Miettisen lukemana tämä kohta.

Olli: Valtionkonttorissa tehtiin tutkimus julkishallinnon tiedolla johtamisen tilasta. Valtaosa julkishallinnon organisaatioista on melko alkuvaiheessa tiedolla johtamisessa, ja esimerkiksi tekoälypotentiaalin tutkimisessa ja vision muodostuksessa. Enemmistö vastaajista eli lähes 70 prosenttia raportoi organisaationsa tutkivan parhaillaan tekoälymahdollisuuksia ja niiden soveltuvuutta omaan toimintaansa. Toisaalta neljännes vastaajista oli sitä mieltä, että tekoäly kuulostaa ylimainostukselta ja näissä organisaatioissa ei ole lainkaan siihen suuntaan liittyvää strategista suunnittelua. 

Tiedolla johdettujen organisaatioiden keskeiset kyvykkyydet eivät rajoitu pelkästään dataan ja teknologiaan. Nämä toimivat enemmänkin muutoksen mahdollistajina.

Onnistunut tiedolla johtaminen vaatii strategiaa, sopivia toimintamalleja, oikeita tekijöitä ja systemaattinen johtajuus korostuu. Selkeä tiedolla johtamisen visio auttaa yhtenäistämään toimintaa kohti strategisia tavoitteita ja siten voidaan kohdentaa investointeja oikeanlaiseen osaamiseen, mitä organisaatiossa tarvitaan. Korostaisin organisaation ja erityisesti ylimmän johdon sitoutumisen merkitystä tiedolla johtamisessa, sanoo Ahonen podcastissa ja jatkaa:

Verohallinto on mielestäni onnistuttu loistavasti sekä kulttuuri- ja ajattelutavan muutoksessa että tiedon merkityksen ymmärtämisessä, ja hyödyntämisessä ihan meille kansalaisille asti. Tietojohtaminen ei näyttäydy Verohallinnon organisaatiossa minään it-yksikön jatkeena, vaan koko organisaatiota läpileikkaavana toimintatapana, ja tämä pitäisi olla meillä kaikilla tavoitteena.

Hanne: No mutta siinähän tuli ihan oikeasti niinku kehujakin meille tai Verohallinnolle. Mutta tuossa mainitussa tutkimuksessa toimintakulttuurin muutos tunnistettiin ensisijaiseksi haasteeksi tiedolla johtamisessa. Sun yksikössähän työskentelee joukko analyytikoita, joiden osaamisessa data ja tiedolla johtaminen varmaan näyttelee suurta osaa, mutta avaa hieman taustaa veron tiedolla johtamiseen ja millaista muutosta toimintakulttuurissa on tapahtunut?

Ari: Hyvä. Hyvä kysymys tuota. Hmm ensinnäkin. Mä haluaisin tuohon sanoa, että vaikka tuossa Ollin lukemassa jutussa kehuja Verohallinnolle tulikin, niin kyllähän mekin aika alkuvaiheessa ollaan. Ja aika lailla pitkälti se alkuvaiheessa oleminen johtuu siitä, että se on aika paljon kesken tämä tiedon saanti eli tiedon puute, jolla johtaa. Toki meillä on siis jo jonkun verran, elikkä meillä on johdon tilannehuone, jossa meillä on operatiivinen tekeminen ja se tietopohja on ihan hyvällä mallilla. Meillä on myöskin verotusyksikössä tiimien tilannehuoneita ja on käytössä ja näin, mutta sitten kun katsotaan tätä asiakaslähtöisyyden näkökulmasta niin me parhaillaan hiki hatussa tehdään sitä tietopohjaa eli mitkä on niitä mittareita, millä mitata sitä myöskin sitä asiakaslähtöisyyttä. Mutta samanaikaisesti kun totean näin, niin voi todeta myöskin, että mun mielestä ratkaisevin muutos on tapahtunut Verohallinnossa ja se ratkaisevin muutos on tietyllä tavalla myöskin, mikä oli tossa insertissä niin henkinen taso. Mä voisin sanoa, että me ollaan sisäistetty se, että tuota tiedolla johtaminen on avain selvästi niin kuin parempaan. Ja on myöskin sisäistetty sitä, että jokainen hyödyntää sitä tietoa sen oman toimintansa johtamisessa ja kehittämisessä. Ja jos sitten katsoo tätä meidän johdon toimintaa, niin tosiaan niin kuin tahtotila on olemassa meillä on johdon tilannehuone käytössä. Me käytetään sitä, mutta voi sanoa, että se on vielä tässä vaiheessa, harjoittelua. Harjoitellaan, että mitä se johdon tilannehuone työ on ja sitten, että millä tavalla sitä hyödynnetään? No sitten jos mä muutaman sanan sanon tuosta oman yksikön osalta, niin meillä on analytiikan tavoitetila. Mitä mä pidän keskeisenä mahdollistajana niin oman yksikön kuin koko Verohallinnon toiminnan osalta, että analytiikka kytkeytyy hyvin moneen paikkaan meidän tekemisessä. Tietyllä tavalla on liima tässä eri toimintojen liittämisessä ja se mahdollistaa ja sillä tavalla, että mä näen kyllä siinä valtavia potentiaalia. Että vielä se ei toki näy kun ei ole sitä tietoa jolla johtaa. Mutta kyllä näköpiirissä on, että siitä me saadaan merkittävästi iloa tulevaisuudessa.

Jussi: Toi henkisen muutoksen tärkeys minkä tuosta toit esiin niin on munkin mielestä erittäin oleellinen juttu ja varsinkin päivittäisessä tekemisessä. Se että ollaan vaikka muututtu perinteisestä linjaorganisaatiosta tämmöiseen itseohjautuvaan tapaan työskennellä, niin se ajattelutavan pitää kääntyä se satakahdeksankymmentä astetta tai ehkä jopa kolmesataakuusikymmentä astetta. Mutta kun tämä uudenlaiseen ketteryyden pohjaava toimintamalli on meillä varsinkin asiantuntijatyössä käytössä niin millaisia tuloksia siinä on saatu nyt aikaan esimerkiksi vuodessa?

Ari: Niin kuin tiedät, vuosi on lyhyt aika, kun puhutaan toimintakulttuurin muutoksesta. Täytyy olla aika nöyrä ja kärsivällinen kun ollaan toimintakulttuuria muuttamassa. Juuri näitä ketterän toimintatapoja me ollaan monessakin tiimissä otettu käyttöön tämän vuoden aikana. Jaettua johtajuutta ollaan harjoiteltu monessakin tiimissä ja parhaillaan harjoitellaan sitä. Että kaikkia tämän tyyppisiä asioita mitä liittyy siihen ihan itseohjautuvuuteen. Mutta, että mahdotonta sanoa, että mitä nyt vuodessa on saatu aikaiseksi. Sen sijaan, että mä vastaan sulle tuohon kysymykseen Kanada, niin mä vastaan sulle kaksikymmentäkolme prosenttia ollakseni tarkka. (naurua)

Jussi: Hyvä. Selkeästi on parametrit kohdillaan. Oikein hauskaa.

Hanne: Mut hei, mennään tuohon ketteryyteen kysymykseen, minkä tuossa alussa heitin eli ihmisen fyysisestä ketteryydestä, ja niin onhan siitä nyt tehty tutkimuksia jos jonkinlaisia. Ja eikö se näin ole, että siinä viidenkympin hujakoilla luontainen ketteryys kyllä heikkenee itse kullakin ja sitten taas toisaalta niinku tässä alkutalvesta ollaan jo myös varmaan joka ikinen saatu kokea, että tiet on liukkaita ja ketteryydestä on kyllä hyötyä, eli se on niinku kallisarvoinen ominaisuus josta pitää pitää huolta. Se suojaa meitä muun muassa niiltä kaatumisilta.

Jussi: Ja ketteryyttähän voi ylläpitää erilaisin toiminnon, vaikka peuhaamalla tai päämäärättömästi juoksemalla tai hyppimistä harrastamalla tai sitten niinku meikäläinen potkupalloa pelaamalla, että mitenkäs tämä veron ketteryys? Voisitko sä avata Ari hieman vielä lisää, että onko kyseessä päämäärätöntä juoksentelua tai pelaamista vai mitä?

Ari: Toivottavasti ei ole päämäärätöntä juoksentelua. Ehkä mä sitä lyhyesti sanoisin niin, että se ei ole läpeensä suunnittelua, että me suunnitellaan maailma valmiiksi ja tehdään yksityiskohtia pitkälle. Me tehdään pitkän tähtäimen suunnitelmia ja sitten lähdetään sitä toteuttamaan. Tietenkin tärkeätä on se iso kuva, mihin me ollaan menossa, että se täytyy olla kirkkaana, että mitä ollaan tavoittelemassa, mutta sitten se ketteryys on enemmän just sitä, että mennään kokeilemalla eteenpäin ja samalla muodostetaan siinä kokeilemisen ja tekemisen yhteydessä sitä, että minkälaiseksi sitten muodostuu, kun me mennään  kohti sitä tavoitetilaa. Ja sitten toisaalta sitä, että retrot taikka reflektoidaan sitä mennyttä tekemistä ja sieltä sitten taas katsotaan, että miten meni. Miten me parannetaan sitä juoksua taikka mitä miten sen nyt kuvaisi. Sitä kautta tulee oikeastaan sitä ketteryyttä siihen tekemiseen.

Hanne: Mutta me tiedetään, hei Ari, että sä olet intohimoinen laskettelija, että sulla kyllä varmaan sitä ketteryyttä sen puitteissa ainakin löytyy erittäin hyvin. Mutta mitä sä sanot, voiko vielä vähän vanhemmalla iällä oppia laskettelemaan ja mistä löytyy ne parhaat rinteet?

Ari: Joo vois sanoa, että mä en tiedä voiko oppia vanhempana laskettelemaan, kun mä opettelin junnuna. Niin mutta, joo siis leikki leikkinä. Siis mä uskon että pystyy. Että siihen pitää tietysti olla malttia ja oikeastaan niin kuin aakkosetkin niin sekin myöskin alkaa A:lla. Hmm ihan niin kuin lapsena tai nuorena myöskin vanhempana se alkaa A sanalla elikkä aura. Niin aurasta lähdetään liikkeelle ja sitten sen auran kanssa niinku hillitään vauhtia ja opetellaan tasapainoa ja niin edelleen. Siitä se lähtee. Elikkä siis uskon, että kyllä millä iällä tahansa oppii kyllä laskettelemaan ja se sitten, että missä on parhaat rinteet. Minulle parhaat on Itävallassa. Mä suosin Itävaltaa. Ja jos ajatellaan juuri tuota, että perheessä on vaikka kokeneita laskijoita ja sitten on sellaisia, jotka haluaa aloittaa alusta, niin sieltä löytyy samasta laskettelukeskuksesta oikein hyvin sellaisia, että on sekä aloittelijoiden mäkiä että on sitten sellaisille, jotka on rinnetykkejä.

Hanne: Eli ei kaikki mustaan rinteeseen niinku?

Ari: Ei kaikki heti mustaan rinteeseen. Joo ei, yksi kaveri vietiin semmoiseen paikkaan joskus mennä vuosina ja sanottiin "tule perässä". Se laskettelu loppuu aika nopeasti siihen, jos on ensimmäistä kertaa rinteessä ja joutuu liian vaikeisiin paikkoihin.

Hanne: Ja olisiko tää vähän samaa muuten tässä heimomaisessa ketterässä

työskentelyssäkin, ettei heti voi niinku ottaa koko palettia käyttöön vaan askel kerrallaan?

Ari: Juuri näin kokeilemalla pikkuhiljaa ja justiin jatkuvasti parantamalla niin sieltä se hyvä tulee. Näinpä juuri.

Jussi: Oliko tämä Hanne, tämä laskettelukysymys sittenkin tämmöinen analogia?

Hanne: Ei tietenkään ollut. Ihan kaverin puolesta kyselen.

Jussi: Niin no joo, ehkä me nyt ollaan lasketeltu ihan riittävästi tässä ketteryyden ja tiedolla johtamisen mustassa rinteessä ja vois olla ehkä aika päästä Ari oikeisiin töihin. Paljon kiitos Ari.

Ari: Kiitos kovasti.

Hanne: Oli tosi kiinnostavaa kyllä kuulla taas tältä kantilta Verohallinnon työskentelyä vai mitä Jussi?

Jussi: Samaa mieltä, vaikka täällä on jo jonkin aikaa pyörinyt, niin aina oppii ja kuulee jotain lisää ja uutta.

Hanne: Kyllä, kyllä eli seuraavaan kertaan, moikka.