Luontois- ja henkilökuntaetujen hankkiminen kohdennetuilla maksuvälineillä

Ohje liittyy kokonaisuuteen: Palkkatulojen verotus

Työnantaja voi tarjota kokonaan tai osittain verovapaita luontois- ja henkilökuntaetuja työntekijöidensä käyttöön kohdennetulla maksuvälineellä. Tässä ohjeessa kerrotaan, mitä edellytyksiä maksuvälineen on täytettävä, jotta luontois- ja henkilökuntaetuihin voidaan soveltaa niitä koskevia laskentaperusteita ja verovapaussäännöksiä.

Ohjeen tekstejä on muokattu ja selvennetty, mutta varsinaisia asiamuutoksia ohjeeseen ei ole tehty.

1 Johdanto 

Työnantaja voi tarjota kokonaan tai osittain verovapaita luontois- ja henkilökuntaetuja työntekijöidensä käyttöön kohdennetulla maksuvälineellä. Kohdennetulla maksuvälineellä tarkoitetaan maksuvälineitä, jonka käyttö on rajoitettu vain ennalta määrättyihin käyttökohteisiin. Kohdennettuja maksuvälineitä voivat olla esimerkiksi paperiset ja sähköiset arvosetelit, maksukortit ja mobiilisovellukset.

Markkinoilla toimii kohdennettuja maksuvälineitä tarjoavia yrityksiä, jotka tarjoavat teknisesti eri tavoin toimivia maksuvälineitä. Tässä ohjeessa kerrotaan, mitä yleisiä edellytyksiä maksuvälineen on täytettävä, jotta työnantajan kohdennetulla maksuvälineellä tarjoamat luontois- ja henkilökuntaedut voivat olla kokonaan tai osittain verovapaita. Ohjeessa ei oteta kantaa erilaisiin teknisiin toteutuksiin, vaan kaikkien kohdennettujen maksuvälineiden on toteutustavasta riippumatta täytettävä luvuissa 2–5 kuvatut edellytykset.

Lisäksi kohdennetulla maksuvälineellä järjestettyjen luontois- ja henkilökuntaetujen on täytettävä tuloverolain, Verohallinnon luontoisetujen laskentaperusteista antaman päätöksen ja sekä Verohallinnon ohjeiden Luontoisedut verotuksessa ja Henkilökuntaedut verotuksessa edellytykset, jotta niitä voidaan pitää verovapaina.

Jos maksuväline ei täytä tässä ohjeessa kuvattuja edellytyksiä, tai sillä maksetaan muita kuin luvussa 4.1 määriteltyjä luontois- ja henkilökuntaetuja, työntekijälle annettu etu on työntekijän veronalaista palkkatuloa koko käyvästä arvostaan. Esimerkiksi työntekijälle annettu arvoseteli arvostetaan nimellisarvoonsa samoin kuin maksukortille ladattu saldo. Työnantajalla on palkasta normaalit työnantajavelvoitteet.

2 Yleistä maksuvälineen käyttöedellytyksistä

Työnantajan työntekijöiden käyttöön antaman kohdennetun maksuvälineen on täytettävä tietyt maksuvälineen käyttöön liittyvät edellytykset. Maksuvälineen tarjoajan on huolehdittava kaikkien seuraavien edellytysten täyttymisestä:

1. Luontois- tai henkilökuntaetu on vain työntekijän käytettävissä ja maksuväline on henkilökohtainen (ks. luku 3)
2. Maksuvälineellä voi maksaa vain erikseen määriteltyjä palveluja ja tuotteita (ks. luku 4.1)
   1. Maksamisen rajoittaminen teknisesti (ks. luku 4.2)
   2. Maksun yhteydessä tapahtuva tarkistus (ks. luku 4.3)
3. Palveluntarjoajaa koskevien edellytysten varmistaminen (ks. luku 5)
4. Maksuvälinettä ei saa vaihtaa rahaksi eikä sillä maksettaessa saa antaa rahaa takaisin.

3 Etu on vain työntekijän käytettävissä 

Kohdennetuilla maksuvälineillä maksettavat henkilökunta- ja luontoisedut on tarkoitettu ainoastaan työntekijän käyttöön. Tämän vuoksi kohdennetun maksuvälineen on oltava henkilökohtainen ja sen on oltava vain sen työntekijän käytettävissä, jolle työnantaja on antanut edun. Jälkikäteen on myös pystyttävä todentamaan, kenen maksuvälineellä palvelu tai tuote on maksettu.

Maksuvälineen henkilökohtaisuus voidaan toteuttaa useilla eri tavoilla, esimerkiksi tunnusluvulla, sormenjälki- tai kasvojentunnistuksella, paperiseen arvoseteliin merkityllä työntekijän nimellä tai yksilöidyllä numerosarjalla taikka palveluntarjoajalle jäävään tositteeseen tulevalla allekirjoituksella.

Jos työntekijä ostaa kohdennetulla maksuvälineellä palveluntarjoajan sarjalipun tai -kortin, siinä on oltava työntekijän nimi tai tunnusluku, jolla työntekijä voidaan tunnistaa. Lisäksi sarjalipulla ja -kortilla voi maksaa vain työntekijän oman lipun eli vain yhden lipun per tapahtuma.

Työntekijälle annetun edun arvo on koko määrältään työntekijän veronalaista palkkatuloa, jos etua ja kohdennettua maksuvälinettä voi käyttää muu henkilö kuin työntekijä itse, esimerkiksi työntekijän perheenjäsen. Samoin etu katsotaan koko määrältään työntekijän veronalaiseksi palkkatuloksi, jos työnantaja luovuttaa työntekijälle nimeämättömiä tai muutoin yksilöimättömiä maksuvälineitä.

4 Maksuvälineen käyttökohteet ja -rajoitukset

4.1 Käytön rajoittaminen määrättyihin kohteisiin 

Tuloverolaissa (1535/1992, TVL) on säädetty luontois- ja henkilökuntaeduista. Työnantaja voi järjestää seuraavia etuja kohdennetulla maksuvälineellä:

• työnantajan virkistys- tai harrastustoimintana tarjoama hieronta (TVL 69 §:n 1 momentin 4 kohta)
• työntekijän omaehtoinen liikunta- tai kulttuuritoiminta (TVL 69 §:n 5 momentti)
• vapaaehtoinen terveydenhuolto, jos se muutoin täyttää laissa säädetyt edellytykset (TVL 69 §:n 1 momentin 1 kohta, ks. tarkemmin Verohallinnon ohje Henkilökuntaedut verotuksessa)
• ravintoetu (TVL 64 §:n 1 momentti)
• työsuhdematkalippuetu (TVL 64 §:n 3 momentti).

Maksuvälineen tarjoajalla on vastuu siitä, että sen tarjoamalla maksuvälineellä voidaan ostaa vain sallittuja palveluja ja tuotteita. Kohdennettu maksuväline on toteutettava niin, että sillä ei voi maksaa muita palveluja ja tuotteita kuin niitä, jotka sisältyvät työnantajan tarjoamiin luontois- ja henkilökuntaetuihin. Tämä voidaan varmistaa joko siten, että muiden palvelujen ja tuotteiden maksamista rajoitetaan teknisesti (ks. luku 4.2) tai maksun vastaanottaja tarkastaa maksuhetkellä, että maksuvälineellä maksetaan vain sallittuja palveluja ja tuotteita (ks. luku 4.3). 

4.2 Tekniset käyttörajoitukset

Maksuvälineen käyttäminen vain veroedun piiriin kuuluviin palveluihin tai tuotteisiin toteutuu esimerkiksi silloin, kun palvelu tai tuote maksetaan erillisellä maksupäätteellä, jolla ei voi maksaa muita kuin veroetuun oikeuttavia palveluja tai tuotteita.

Maksuvälineen käytön tekninen rajoittaminen voi tapahtua myös niin, että maksamisessa käytetään samaa maksupäätettä kuin muissakin maksuissa, mutta maksupäätteessä tai kassajärjestelmässä   rajoitetaan teknisesti maksuvälineellä maksaminen vain sallittuihin käyttökohteisiin. Teknisen rajoituksen tulee tällöin perustua tuotekohtaiseen rajoitukseen. Pelkkä toimialakohtainen rajoitus ei riitä, koska sama palveluntarjoaja saattaa myydä sekä veroetuihin oikeuttavaa että muuta palvelua.

Maksuvälineen tarjoajan on varmistettava, että tekniset käyttörajoitukset toteutuvat. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ennen kuin kohdennetun maksuvälineen tarjoaja tekee sopimuksen palveluntarjoajan kanssa, sen on varmistettava, että palveluntarjoajan maksupääte tai kassajärjestelmä on toteutettu niin, että kohdennetulla maksuvälineellä maksaminen rajoittuu vain sallittuihin käyttökohteisiin.

Kohdennetulla maksuvälineellä voi maksaa myös itsepalvelukassoilla, jos maksamista on rajoitettu edellä kuvatulla tavalla teknisin järjestelyin (ks. myös luku 4.3).

4.3 Maksun yhteydessä tapahtuva tarkistus 

Teknisten käyttörajoitusten sijaan kohdennetun maksuvälineen käyttämistä sallittuihin käyttökohteisiin voidaan varmistaa myös siten, että maksun vastaanottaja tarkastaa aina maksun yhteydessä, millä maksuvälineellä palvelua tai tuotetta ollaan maksamassa ja voi näin varmistaa, että maksuvälineellä maksetaan vain sallittuja palveluja ja tuotteita. Tämä edellytys koskee myös lähimaksamista.

Maksuvälineen käytön rajoittaminen ja valvonta maksun yhteydessä voi tapahtua esimerkiksi siten, että 

• Kassajärjestelmä antaa maksun vastaanottajalle ilmoituksen, että maksu tapahtuu tietyn palvelun hankintaan tarkoitetulla kohdennetulla maksuvälineellä.
• Työntekijä ilmoittaa maksun vastaanottajalle ennen maksua, että hän maksaa palvelun tai tuotteen tietyn palvelun hankintaan tarkoitetulla kohdennetulla maksuvälineellä ja palveluntarjoaja valitsee maksujärjestelmästä maksutavaksi kyseisen maksuvälineen.
• Työntekijä luovuttaa maksaessaan maksuvälineen (esim. lounasseteli) maksun vastaanottajalle tai näyttää hänelle maksukuittia mobiilisovelluksesta. Maksuvälineestä on tällöin käytävä selkeästi ilmi, että kyse on ainoastaan kyseisen palvelun tai tuotteen ostamiseen tarkoitetusta kohdennetusta maksuvälineestä, eikä esimerkiksi yleisestä maksuvälineestä kuten pankki- tai luottokortista.
• Kassajärjestelmä tulostaa kuitin, jonka työntekijä allekirjoittaa ja antaa maksun saajalle, kun maksu tapahtuu tietyn palvelun hankintaan tarkoitetulla kohdennetulla maksukortilla.

Esimerkiksi seuraavat toimenpiteet eivät ole riittäviä:

• Työntekijälle annettu ohjeistus ja velvoite kertoa maksun vastaanottajalle, että hän maksaa kohdennetulla maksuvälineellä.
• Maksun vastaanottajalle asetettu velvoite kysyä, mitä maksuvälinettä asiakas käyttää.
• Pelkästään asiakkaalle kuitille tuleva ilmoitus kohdennetulla maksuvälineellä maksamisesta.

Jos kohdennetulla maksuvälineellä pyritään ostamaan jotain muuta kuin verotuettua palvelua tai tuotetta, maksun vastaanottajan tulee puuttua asiaan ja estää tällaisen palvelun tai tuotteen maksaminen kohdennetulla maksuvälineellä.

Kohdennetulla maksuvälineellä ei voi maksaa itsepalvelukassalla, ellei kassajärjestelmä hälytä paikalle henkilöä tarkastamaan, että kyseessä on kohdennettu maksuväline ja että sillä maksetaan vain sallittuja palveluja tai tuotteita. Maksuväline ei täytä maksuvälineen käytölle tässä ohjeessa asetettuja edellytyksiä, jos sen käyttäminen itsepalvelukassoilla on mahdollista ilman maksun vastaanottajan kontrollia tai teknistä rajoitusta (ks. teknisistä rajoituksista tarkemmin luku 4.2).

5 Palveluntarjoajaa koskevien edellytysten varmistaminen

Veroetujen saaminen edellyttää, että kohdennetulla maksuvälineellä voi maksaa vain laissa säädettyjä käyttökohteita. Maksuvälineen tarjoajan on tästä syystä huolehdittava siitä, että seuraavat edellytykset täyttyvät, ennen kuin maksuvälinettä voidaan käyttää yksittäisen palveluntarjoajan tarjoaman palvelun ostoon:

1. Maksuvälineen tarjoajan on etukäteen varmistuttava siitä, että palveluntarjoajan tarjoamat palvelut täyttävät laissa säädetyt edellytykset. Jos kyse on esimerkiksi työntekijän omaehtoisesta liikunta- ja kulttuuritoiminnasta, maksuvälineen tarjoajan on varmistuttava siitä, että sen maksuvälineen hyväksyvä palveluntarjoaja tarjoaa verovapaaksi eduksi katsottavaa liikunta- tai kulttuuripalvelua.
2. Maksuvälineen tarjoajan on etukäteen ohjeistettava maksuvälineen hyväksyvää palveluntarjoajaa siitä, mitä palveluita maksuvälineellä voi maksaa ja mitä ei. Jos kohdennetun maksuvälineen käyttöä on rajoitettu teknisesti siten, että sillä voi maksaa vain sallittuja tuotteita ja palveluja, maksuvälineen tarjoajan on varmistettava, että maksujen vastaanottaja käyttää vain sellaista maksupäätettä tai kassajärjestelmää, joka pystyy tunnistamaan kohdennetun maksuvälineen ja huomioimaan tekniset rajoitukset.
3. Maksuvälineen tarjoajan on varmistuttava siitä, että yksittäinen palveluntarjoaja sitoutuu noudattamaan maksuvälineen tarjoajan antamia ohjeita. Tämä voidaan todeta esimerkiksi maksuvälineen tarjoajan ja palveluntarjoajan välisessä sopimuksessa.

6 Rahana maksettu suoritus 

Koska kohdennetulla maksuvälineellä voi maksaa vain erikseen määriteltyjä palveluja ja tuotteita, työnantajan maksuvälineelle lataamaa rahaa ei saa vaihtaa rahaksi, eikä maksuvälineellä maksettaessa saa antaa rahaa takaisin. Jos työntekijä saa kohdennetulla maksuvälineellä maksaessaan rahaa takaisin tai hän voi vaihtaa työnantajan lataaman saldon rahaksi, työnantajan maksuvälineelle lataama määrä on kokonaisuudessaan työntekijän saamaa palkkaa.

johtava veroasiantuntija Tero Määttä

ylitarkastaja Minna Palomäki