Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät

Tässä ohjeessa kuvataan

• palkkakäsite
• kaksi tapaa ilmoittaa rahapalkat tulorekisteriin
• palkan ja työansion erotteleminen tulorekisterissä
• rahapalkkojen ilmoittamisen määräajat
• palkasta vähennettävien erien ilmoittaminen.

1 Rahapalkkojen ilmoittaminen

1.1 Palkkakäsite

Palkka on palvelussuhteessa (työ- tai virkasuhteessa) tai johtajasopimuksen perusteella tehdystä työstä maksettava tai maksettavaksi sovittu vastike. Julkisten alojen eläkelain mukaan vakuutettavat toimeksiannot, luottamustoimet ja -tehtävät, sekä omais- ja perhehoitajan tehtävät katsotaan palvelussuhteiksi tietyin edellytyksin. Työtapaturma- ja ammattitautivakuuttamisen lainsäädännössä on myös tapaturmien ja ammattitautien varalle tiettyjä ryhmiä koskevia vakuuttamissäännöksiä, joiden mukaan kyseiset ryhmät saatetaan vakuuttaa kuten palvelussuhteiset, mutta tämä ei tee näihin ryhmiin kuuluvista henkilöistä palvelussuhteisia.

Tulorekisterin tiedon käyttäjien soveltamassa lainsäädännössä tulokäsitteet poikkeavat usein toisistaan, minkä vuoksi palkan käsite ei ole jokaisella tiedon käyttäjällä samanlainen. Osa tiedon käyttäjistä käyttää palkasta termiä työansio. Osalla tiedon käyttäjistä tulokäsite on toisen tiedonkäyttäjän tulokäsitettä laajempi.

Verolainsäädännön näkökulmasta palkka on laajempi käsite kuin esimerkiksi työeläke- tai työttömyysvakuuttamisen perusteena oleva työansio. Verotuksessa palkaksi voidaan katsoa muukin kuin palvelussuhteessa tehdystä työstä maksettu vastike.Ero voi muodostua myös siitä, että osa tiedon käyttäjistä arvioi tuloa maksuhetken ja osa ansaintahetken mukaan.

Nimityksiä palkka ja työansio ei voi edellä mainituista syistä kaikissa käyttöyhteyksissä käyttää toistensa synonyymeina. Tarkempia ohjeita palkkakäsitteen tulkintaan saa Verohallinnon, vakuutusyhtiöiden ja Työttömyysvakuutusrahaston internet-sivuilta tai ottamalla yhteyttä kyseisiin tahoihin.

1.2 Kaksi tapaa ilmoittaa maksetut rahapalkat

Tulorekisteriin annettava palkkatietoilmoitus korvaa tiedon käyttäjille nykyisin annettavat useat eri ilmoitukset. Koska tulokäsitteet ovat tiedon käyttäjillä erilaisia, on suositeltavaa, että suorituksen maksaja ilmoittaa rahapalkat eritellysti (ilmoitustapa 2). Rahapalkat on ilmoitettava kuitenkin vähintään yhteissummana (ilmoitustapa 1).

Rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti (ns. ilmoitustapa 2)

• Maksaja käyttää erillisiä, täydentäviä tulolajeja. Näin ilmoitettuna palkka muodostuu ilmoitetuista tuloista eikä maksajan tarvitse laskea tuloja yhteen.
• Kun tiedot ilmoitetaan täydentävillä tulolajeilla (36 kappaletta), kaikki tulorekisterin tietoja käyttävät tahot voivat hyödyntää tietoja toiminnassaan.
• Ilmoitustavan 2 tiedot on annettava samassa määräajassa kuin pakolliset tiedot.

Rahapalkkojen ilmoittaminen yhteissummana (ns. ilmoitustapa 1)

• Maksaja ilmoittaa rahapalkat yhteissummana. Tieto vastaa Verohallinnon vuosi-ilmoituksen suorituslajeja päätoimen palkat ja sivutoimen palkat.
• Jos palkat ilmoitetaan yhteissummana, osa tiedon käyttäjistä saattaa joutua kysymään tarkempia tietoja, sillä suppeammin ilmoitettuna tiedot eivät ole riittävän tarkkoja kaikille käyttäjille. Esimerkiksi Kela tarvitsee tarkemmat tiedot rahapalkoista myöntäessään sairauspäivärahaa tai vanhempainpäivärahaa.

Ilmoitustapaa 1 ja ilmoitustapaa 2 ei voi käyttää yhtä aikaa samalla ilmoituksella. Ilmoitustapoja voi kuitenkin vaihdella eri ilmoituksilla.

Alla on kuvattu esimerkkejä tietojen ilmoittamisesta. Esimerkeissä ei ole esitetty kaikkia pakollisesti annettavia tietoja, vaan ainoastaan asian käsittelemisessä tarpeelliset tiedot.

Esimerkki 1: Tulonsaajalle maksetaan palkkaa yhteensä 2 785 euroa. Palkka muodostuu normaalin kuukausipalkan (2 100 euroa) lisäksi bonuksesta (500 euroa) ja iltavuorolisästä (185 euroa).

Maksaja voi ilmoittaa rahapalkat kahdella eri tavalla, joko ilmoittamalla rahapalkat yhteissummana tai ilmoittamalla rahapalkat eritellymmin täydentävillä tulolajeilla: 

Ilmoitustapaa 2 käytettäessä tulonsaajan palkka muodostuu ilmoitettujen tulolajien yhteissummasta. Maksajan ei tarvitse antaa ilmoitettujen tulolajien yhteissummaa.

1.3 Työansion ja palkan erotteleminen ilmoituksella

Edellä on kuvattu, kuinka osalla tiedon käyttäjistä tulokäsite on laajempi kuin toisilla. Myös tuloista käytettävät termit eroavat: osa käyttää terminä työansiota ja osa palkkaa. Tulorekisterin palkkatietoilmoituksella maksaja voi ilmoittaa yhdellä kertaa maksujen perusteena olevat tulot eri sosiaalivakuuttajille, vaikka tulot olisivat erisuuruiset.

Rahapalkkojen ilmoitustapa 1 (tulolaji Palkka yhteissumma) sisältää työnantajan ja työntekijän eri sosiaalivakuutusmaksujen (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksujen) alaiset palkat ja työansiot yhteensä.

• Jos jokin osa maksetusta suorituksesta ei ole työstä maksettua vastiketta eikä siten ole perusteena jollekin edellä mainitulle sosiaalivakuutusmaksulle, Palkka yhteissumma -tulolajiin merkitään Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoryhmää käyttäen, ettei tulo ole ko. vakuutusmaksun alainen.
• Lisäksi maksaja ilmoittaa erikseen sen osan tulosta, joka on ko. sosiaalivakuutusmaksun perusteena käyttämällä ilmoitustapa 1:een liittyviä alatulolajeja:
  • Palkkasumma, joka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen
  • Palkkasumma, joka on työeläkevakuutusmaksujen alainen
  • Palkkasumma, joka on sairausvakuutusmaksujen alainen
  • Palkkasumma, joka on työttömyysvakuutusmaksujen alainen
  • Palkkasumma, joka on työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksujen alainen.

Jos ilmoitettu tulo ei ole miltään osin sosiaalivakuutusmaksujen alainen, maksaja ilmoittaa Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoa käyttäen, ettei summa ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Maksajan ei tällöin tarvitse vahvistaa tietoa kaikista eri sosiaalivakuutusmaksuista käyttämällä alatulolajeja.

Esimerkki 2: Tulonsaajalle maksetaan 1 000 euron aloitepalkkio. Ilmoitustapa 2:n mukaisessa Aloitepalkkio-tulolajissa on oletuksena, että suoritus on sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Aloite, josta palkkio tulonsaajalle maksetaan, ei kuitenkaan liity työntekijän työsopimuksessa sovittuun työhön, minkä vuoksi tässä tilanteessa tulo ei ole sosiaalivakuutusmaksujen perusteena.

Maksaja ilmoittaa tulon joko Palkka yhteissumma -tulolajilla (ilmoitustapa 1) tai täydentävällä Aloitepalkkio-tulolajilla (ilmoitustapa 2). Kummallakin tavalla ilmoitettuna maksajan on eriteltävä Vakuuttamistiedon tyyppi -tiedon avulla, ettei tulo ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen.

Esimerkki 3: Tulonsaajalle maksetaan luottamustoimipalkkiota 600 euroa. Luottamustoimipalkkio on sairausvakuutusmaksun alaista tuloa, mutta se ei ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alaista tuloa. Luottamustoimi on muidenkin kuin sairausvakuutuksen alaista tuloa vain, jos tulonsaaja on työsuhteessa palkkion maksajaan. Tässä esimerkissä tulonsaaja ei ole työsuhteessa palkkion maksajaan. Palkkion maksaja on kuitenkin ottanut luottamustoimen hoitajalle vapaaehtoisen työeläkevakuutuksen, joten tulo on eläkkeen perusteena olevaa tuloa.

Maksaja ilmoittaa:

Ilmoitustapa 2:n mukaisessa Luottamustoimipalkkio-tulolajissa on oletuksena, ettei se ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen. Sitä vastoin tulolaji on sairausvakuutusmaksun alainen.

Tiedon perusteella suorituksesta maksetaan sairausvakuutusmaksu ja työeläkevakuutusmaksu, mutta ei työttömyysvakuutusmaksua eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksua. Kun maksaja käyttää Luottamustoimipalkkio-tulolajia, oletuksena olevia maksuja ei tarvitse vahvistaa.

Ilmoitustapa 1:tä käytettäessä oletuksena on, että tulo on sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Tällöin suorituksen maksajan on luottamustoimipalkkiota ilmoittaessaan vahvistettava Vakuuttamistiedon tyyppi -tiedon avulla, ettei tulo ole työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksujen alainen.

Jos maksettu suoritus on osittain tulolajin oletusarvon vastainen, tulolajista annetaan erilliset tiedot niiden suoritusten osalta, jotka ovat oletusarvoisia ja niiden osalta, jotka poikkeavat oletusarvosta.

Esimerkki 4: Henkilölle maksetaan sairausajan osapalkkaa 1 700 euroa. Sairausajan osapalkka -tulolajissa on oletuksena, että tulo on sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Maksettu summa sisältää kuitenkin 200 euroa sellaista suoritusta, joka ei ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen.

Maksaja voi ilmoittaa tulot joko ilmoitustapa 1:llä tai ilmoitustapa 2:lla:

Annetun tiedon perusteella sosiaalivakuutusmaksut maksetaan 1 500 eurosta, mutta ei erikseen ilmoitetusta 200 eurosta, johon on liitetty erillinen "Vakuuttamistiedon tyyppi – Ei" -tieto. Tulonsaajan veronalainen tulo on 1 700 euroa.

Palkkojen ilmoitustapa 2:n täydentävissä tulolajeissa on oletuksena tieto siitä, onko tulolaji sosiaalivakuutusmaksujen alainen vai ei. Joidenkin tulolajien kohdalla oletusarvoa voi tarvittaessa vaihtaa. Tietoa tulolajeista ja niiden oletusarvoista on dokumentissa Tulolajien ja tuloista vähennettävien erien selitteet Dokumentaatio-sivulla.

Esimerkki 5: Työntekijän rahapalkka on 5 000 euroa. Summa koostuu aikapalkasta 4 700 euroa sekä odotusajan korvauksesta 300 euroa. Aikapalkka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen, mutta odotusajan korvaus ei ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen.

Suorituksen maksaja ilmoittaa tulotiedon ilmoitustapa 1:n mukaisena käyttämällä Palkka yhteissumma -tulolajia (5 000 euroa). Koska odotusajan korvaus ei ole minkään sosiaalivakuutusmaksun alainen, maksaja ilmoittaa vielä erikseen 4 700 euroa ilmoitustapa 1:een liittyvällä alatulolajilla "Palkkasumma, joka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen". Lisäksi maksaja merkitsee Palkka yhteissumma -tulolajiin (5 000 euroa) Vakuuttamistiedon tyyppi -tiedon ja valitsee "Sosiaalivakuutusmaksujen alainen – Vakuutusmaksun perusteena – Ei".

Maksaja ilmoittaa tiedot ilmoitustapa 1:n mukaisena tai vaihtoehtoisesti ilmoitustapa 2:n täydentäviä tulolajeilla, jolloin suorituksesta ei tarvitse eritellä erikseen sosiaalivakuutusmaksujen alaisia suorituksia:

Näin myös ilmoitustapa 1:n tietojen perusteella tiedot välitetään oikean suuruisena tietoa käyttäville tahoille: tulonsaajalla verotetaan palkkana 5 000 euroa, mutta sosiaalivakuutusmaksu määrätään 4 700 eurosta. Vaikka Palkka yhteissumma -tulolajissa on oletuksena, että se on sosiaalivakuutusmaksujen alainen, 5 000 eurosta ei mene sosiaalivakuutusmaksuja, koska maksaja ilmoittaa tulolajiin liittyvän Vakuuttamistiedon tyyppi -tiedon (Sosiaalivakuutusmaksujen alainen – Vakuutusmaksun perusteena – Ei).

Huomioitavaa on myös, että esimerkiksi julkisten alojen työeläkelaki eroaa työeläkevakuuttamisessa yksityisen alan työntekijän eläkelaista mm. kokouspalkkioissa, luentopalkkioissa, luottamustoimissa ja luottamustehtävissä.

Sosiaalivakuutusmaksujen perusteet voivat saman maksajan maksamana tilanteesta riippuen vaihdella seuraavissa tulolajeissa:

• aloitepalkkio
• hallintoelimen jäsenyydestä maksettu palkkio
• henkilöstölle annettu rahalahja
• kilometrikorvaus (veronalainen)
• kokouspalkkio
• luentopalkkio
• luottamustoimipalkkio
• muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu
• muu luontoisetu
• palkka yhteissumma
• palkkio työsuhdekeksinnöstä
• osakepalkkio
• sairausajan osapalkka
• synteettinen optio
• työsuhdeoptio
• työsuhteeseen perustuva osakeanti ja
• voittopalkkio

Edellä mainittuihin tulolajeihin liittyviä Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoja kuvataan lisäksi ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: vakuuttamiseen liittyvät tiedot.

1.4 Tietojen ilmoittamisen määräajat

Suorituksen maksupäivä ja ilmoittamisen määräajat

1. Rahana maksetut suoritukset:

• Tiedot pitää ilmoittaa tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.
• Suorituksen maksupäivä on päivä, jona suoritus on tulonsaajan käytettävissä eli niin kutsuttu palkkapäivä.
• Maksupäivän jälkeiseen viiden kalenteripäivän laskemiseen otetaan mukaan lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, mutta jos ilmoituksen määräpäivä on lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä (laki säädettyjen määräaikain laskemisesta 5 §).
• Yksityishenkilön ja kuolinpesän pitää ilmoittaa tiedot kuukausittain viimeistään maksupäivää seuraavan kuukauden viidentenä päivänä. Jos henkilö tai kuolinpesä on merkitty ennakkoperintälain 31 §:ssä tarkoitettuun työnantajarekisteriin, tiedot pitää kuitenkin ilmoittaa viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

2. Muuna kuin rahana annetut edut ja suoritukset, jos suorituksen saajalle ei samassa yhteydessä makseta rahasuoritusta:

• Tiedot pitää ilmoittaa kuukausittain viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.
• Esimerkki: Tulonsaajalle maksetaan pelkkiä luontoisetuja.

3. Muuna kuin rahana annetut edut ja suoritukset, jos suorituksen saajalle samalla maksetaan myös rahasuoritusta:

• Kaikki tulonsaajaa koskevat tiedot pitää ilmoittaa viimeistään viidentenä päivänä maksupäivän jälkeen.

Määräajat koskevat pakollisia tietoja, kuten palkkatuloja ja palkkioita (laki tulotietojärjestelmästä 6 § ja 8 §).

Tietojen ilmoittamisen määräajat silloin, kuin ilmoitus koskee vakuutuspalkkaa tai sijaismaksajan maksamaa palkkaa, kuvataan sivulla Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin.

Tietojen ilmoittaminen etukäteen

Tiedot voi toimittaa tulorekisteriin myös ennen suorituksen maksupäivää, esimerkiksi suoraan palkka-ajosta. Tiedot voi ilmoittaa aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.

Myös tiedon palvelussuhteen päättymisestä voi ilmoittaa ennakkoon. Ilmoittaminen kuvataan erillisissä ohjeissa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palvelussuhteen tiedot ja Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissaolotiedot.

Sähköisesti ja paperilomakkeella annetut tiedot

Rahana maksettujen suoritusten viiden päivän määräaika koskee sähköisesti annettuja tietoja. Paperilomakkeella tietojen antamisen määräaika on 5 kalenteripäivän sijaan 8 kalenteripäivää. Tiedot voi ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityinen syy voi olla esimerkiksi silloin, jos sähköinen ilmoittaminen on yksityishenkilölle, kuolinpesälle, satunnaiselle työnantajalle tai ulkomaalaiselle teknisen esteen vuoksi mahdotonta.

2 Palkasta vähennettävien erien ilmoittaminen

Samalla ilmoituksella voi ilmoittaa useita tulolajeja samalle tulonsaajalle. Vaikka tulolajeja annettaisiin useita, palkasta vähennettävät erät voidaan ilmoittaa kaikista tulolajeista yhteissummana.

Rahapalkkojen lisäksi tietyt suoritukset on ilmoitettava erikseen, omilla tulolajeillaan, jos kyseisiä suorituksia maksetaan. Erikseen ilmoitettavia tulolajeja ovat esimerkiksi luontoisedut ja verovapaat kustannusten korvaukset. Tulonsaajalle maksetun suorituksen yhteissumma muodostuu ilmoitustapa 1:n tai ilmoitustapa 2:n palkoista ja tämän lisäksi erikseen ilmoitettavista tuloeristä sekä tuloista vähennettävistä eristä.

Erikseen ilmoitettavien tulolajien, kuten luontoisetujen ja kustannusten korvausten ilmoittaminen kuvataan tarkemmin ohjeissa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: luontoisedut ja kustannusten korvaukset sekä Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työntekijän palkitseminen, yrittäjälle maksettavat suoritukset ja muut erityistilanteet.

Palkasta vähennettävien erien tiedot voidaan antaa samalla ilmoituksella kuin ilmoitustapa 1:n (palkka yhteissumma) tai ilmoitustapa 2:n (täydentävät tulolajit) rahapalkat sekä erikseen ilmoitettavat tulolajit (1 ja 2).

Palkasta vähennettäviä eriä ovat

• autoedusta peritty korvaus
• ennakonpidätys
• luottamushenkilömaksu
• lähdevero
• lähdeverovähennys
• muista luontoiseduista peritty korvaus
• nettopalkasta vähennettävä muu erä
• työnantajan maksaman kollektiivisen lisäeläkevakuutuksen työntekijältä peritty osuus
• työntekijän sairausvakuutusmaksu
• työntekijän työeläkevakuutusmaksu
• työntekijän työttömyysvakuutusmaksu
• työsuhdematkalipusta peritty korvaus
• ulkomaille maksettu vero
• ulosmittaus
• vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksu
• vähennys ennen ennakonpidätystä.

Esimerkki 6: Tulonsaajan palkan määrä on 3 650 euroa. Palkka muodostuu 2 700 euron aikapalkasta, 650 euron asuntoedusta sekä 300 euron ylityökorvauksista.

Maksaja voi ilmoittaa rahapalkat (3 000 euroa) kahdella eri tavalla, joko ilmoittamalla rahapalkat yhteissummana tai antamalla rahapalkat eritellysti täydentävillä tulolajeilla:

Luontoisedut on eriteltävä antamalla niitä koskevat tiedot erillisillä tulolajeilla. Luontoisedut ilmoitetaan joko tulolajilla "Muu luontoisetu" tai ilmoittamalla asuntoetu omana tulolajinaan.

Palkasta vähennettävinä erinä ilmoitetaan ennakonpidätys, työntekijän eläkevakuutusmaksu ja työntekijän työttömyysvakuutusmaksu. Lisäksi vapaaehtoisesti voidaan ilmoittaa myös tulonsaajan nettopalkan ja maksettavan palkan määrä.

Jos tulonsaaja on vakuutettu julkisten alojen eläkelain mukaan, yhdellä palkkatietoilmoituksella voi ilmoittaa vain samalla rekisteröinnin perusteella ilmoitettuja tulolajeja. Lisätietoja palvelussuhteen rekisteröinnistä on ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palvelussuhteen tiedot.