Luontois- ja henkilökuntaetujen hankkiminen kohdennetuilla maksuvälineillä

Työnantajan työntekijälle tarjoamiin luontois- ja henkilökuntaetuihin liittyy usein verotuksellisia etuja. Edullinen verokohtelu voidaan järjestää esimerkiksi niin sanotulla kohdennetulla maksuvälineellä.

Tässä ohjeessa käsitellään niitä edellytyksiä, jotka maksuvälineen on täytettävä veroetujen saamiseksi. Ohje korvaa 21.12.2017 annetun samannimisen ohjeen. Ohjetta on tiivistetty ja täsmennetty.

1 Johdanto

Työnantaja voi tarjota luontois- ja henkilökuntaetuja työntekijöiden käyttöön kohdennetulla maksuvälineellä. Kohdennetulla maksuvälineellä tarkoitetaan maksuvälinettä, jonka käyttö on rajoitettu ainoastaan ennalta määrättyihin käyttökohteisiin. Kohdennettuja maksuvälineitä voivat olla esimerkiksi paperiset ja sähköiset arvosetelit, maksukortit, internet- ja mobiilipalvelut sekä -sovellukset.

Tässä ohjeessa kerrotaan, mitä edellytyksiä maksuvälineen on täytettävä, jotta työnantajan maksuvälineellä tarjoamiin luontois- ja henkilökuntaetuihin voidaan soveltaa niitä koskevia laskentaperusteita ja verovapaussäännöksiä. Luontois- ja henkilökuntaeduista on kerrottu tarkemmin Verohallinnon ohjeissa Luontoisedut verotuksessa ja Henkilökuntaedut verotuksessa.

Jos maksuväline ei täytä tässä ohjeessa selostettuja edellytyksiä, työntekijälle maksuvälinettä käyttäen annettu etu on työntekijän veronalaista palkkatuloa koko käyvästä arvostaan. Esimerkiksi työntekijälle annettu arvoseteli arvostetaan nimellisarvoonsa samoin kuin maksukorttille ladattu saldo. Työnantajalla on palkasta normaalit työnantajavelvoitteet.

2 Yleistä maksuvälineen käyttöedellytyksistä

Työnantaja voi tarjota kokonaan tai osittain verovapaita luontois- ja henkilökuntaetuja työntekijöidensä käyttöön kohdennetulla maksuvälineellä. Veroetujen saaminen edellyttää tiettyjen maksuvälineen käyttöön liittyvien edellytysten täyttymistä. Maksuvälineen tarjoajan on huolehdittava kaikkien seuraavien edellytysten täyttymisestä:

1. Maksuväline on henkilökohtainen ja sen käyttäjä on voitava tunnistaa (ks. luku 3).
2. Maksuvälinettä voi käyttää vain laissa säädettyihin käyttökohteisiin (ks. luku 4).
3. Palveluntarjoajaa koskevien edellytysten varmistaminen (ks. luku 5).
4. Maksuvälinettä ei saa vaihtaa rahaksi eikä sillä maksettaessa saa antaa rahaa takaisin

3 Henkilökohtaisuus ja käyttäjän tunnistaminen

Työnantajalta saatuja luontois- ja henkilökuntaetuja koskevia säännöksiä sovelletaan ainoas-taan ennakkoperintälaissa (1118/1996, EPL) tarkoitetussa työ- tai virkasuhteessa oleville henkilöille annettuihin etuihin. Säännöksiä voidaan lisäksi tietyin edellytyksin soveltaa edun antaneessa yrityksessä työskentelevälle omistajalle ja EPL 13 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetun henkilökohtaisen palkkion saajalle annettuun etuun. Eräitä henkilökuntaetuja on lisäksi mahdollista antaa työnantajan palveluksesta eläkkeellä jääneille henkilöille.

Kohdennetuilla maksuvälineillä maksettavat henkilökunta- ja luontoisedut on tarkoitettu ainoastaan työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön. Tämän vuoksi kohdennetun maksuvälineen on oltava henkilökohtainen ja työntekijä on voitava tunnistaa maksuvälinettä käytettäessä.

Maksuvälineen henkilökohtaisuus voidaan toteuttaa useilla eri tavoilla. Työnantaja, työntekijä tai maksuvälineen tarjoaja voi esimerkiksi merkitä paperisiin arvoseteleihin työntekijän nimen tai setelit voidaan yksilöidä numerosarjan perusteella. Maksukorttia käytettäessä työntekijän tunnistamisessa voidaan käyttää henkilökohtaista tunnuslukua, jonka työntekijä syöttää maksupäätteeseen maksutapahtuman yhteydessä. Riittävänä voidaan pitää myös palveluntarjoajalle jäävään tositteeseen otettavaa allekirjoitusta tai sille tulostuvaa nimeä sekä sormenjälki- tai kasvojentunnistusta. Myös muunlaiset ratkaisut ovat mahdollisia.

Työntekijälle annetun edun arvo on koko määrältään työntekijän veronalaista palkkatuloa, jos etua voi käyttää muu henkilö kuin työntekijä itse, esimerkiksi työntekijän perheenjäsen. Samoin etu katsotaan työntekijän veronalaiseksi palkkatuloksi, jos työnantaja luovuttaa työntekijälle nimeämättömiä maksuvälineitä, joista työntekijää ei voida tunnistaa.

Kohdennettu maksuväline saatetaan vaihtaa ennen käyttöä palveluntarjoajan antamaksi sarjalipuksi. Jos kohdennetulla maksuvälineellä ostetaan sarjalippu, siinä on oltava työntekijän nimi. Vastaavasti sarjakortissa on oltava työntekijän nimi tai tunnusluku, jolla työntekijä voidaan tunnistaa.

4 Maksuvälineen käyttökohteet ja -rajoitukset

4.1 Käytön rajoittaminen määrättyihin kohteisiin

Tuloverolaissa (1535/1992, TVL) on säädetty luontois- ja henkilökuntaeduista. Työnantaja voi järjestää seuraavia etuja kohdennetulla maksuvälineellä:

• työnantajan järjestämä virkistys- tai harrastustoiminta (TVL 69 §:n 1 momentin 4 kohta)
• työnantajan tarjoama työntekijän omaehtoinen liikunta- tai kulttuuritoiminta (TVL 69 §:n 5 momentti)
• työnantajan järjestämä terveydenhuolto, jos se muutoin täyttää laissa säädetyt edellytykset (TVL 69 §:n 1 momentin 1 kohta, ks. tarkemmin Verohallinnon ohje Henkilökuntaedut verotuksessa)
• ravintoetu (TVL 64 §:n 1 momentti)
• työsuhdematkalippuetu ( TVL 64 §:n 3 momentti).

Kohdennettu maksuväline on toteutettava niin, että sitä voidaan käyttää ja sillä voidaan ostaa ainoastaan edellä mainittuja etuja.  Tämä voidaan varmistaa esimerkiksi teknisten järjestelyjen (ks. luku 4.2) tai ostotapahtuman yhteydessä suoritettavan tarkistuksen avulla (ks. luku 4.3).

4.2 Tekniset käyttörajoitukset

Maksuvälineen käytön rajoittaminen vain veroedun piiriin kuuluviin palveluihin toteutuu esimerkiksi silloin, kun korttimaksu suoritetaan käyttämällä erillistä maksupäätettä, jolla maksettaessa ei voida ostaa muuta kuin veroetuun oikeuttavia palveluita.

Maksuvälineen käytön tekninen rajoittaminen voi tapahtua myös niin, että maksamisessa käytetään samaa maksupäätettä kuin muissakin maksuissa, mutta maksupääte tai kassajärjestelmä rajoittaa automaattisesti kortilla maksamisen sallittuun käyttökohteeseen. On olennaista huomata, että teknisen rajoituksen tulee perustua tuotekohtaiseen rajoitukseen. Pelkkä toimialakohtainen rajoitus ei riitä, koska sama palveluntarjoaja saattaa myydä sekä veroetuihin oikeuttavaa että muuta palvelua.

Internet-palveluissa tai matkapuhelimen kautta toimivissa maksuvälineissä käytön rajoittaminen voi tapahtua esimerkiksi niin, että työnantajan kustantamaa työntekijäkohtaista saldoa voidaan käyttää ainoastaan määrättyihin kohteisiin.

4.3 Maksutapahtuman yhteydessä tapahtuva tarkistus

Maksutapahtuman yhteydessä riittää, että kassajärjestelmä antaa kassahenkilölle ilmoituksen siitä, että maksu suoritetaan pelkästään tietyn palvelun hankintaan tarkoitetulla kohdennetulla maksuvälineellä. Ilmoituksen sisällöllä ei ole yksiselitteistä muotoa, vaan olennaista on se, että palveluntarjoajan palveluksessa oleva kassahenkilö tulee tietoiseksi kohdennetun maksuvälineen käytöstä.

Pelkästään asiakkaan kuitille tulostuva ilmoitus kohdennetulla maksuvälineellä maksamisesta ei riitä, sillä olennaista on nimenomaan se, että kassahenkilö tulee maksutapahtuman yhteydessä tietoiseksi kohdennetun maksuvälineen käytöstä.

Maksuvälineen käytön rajoittaminen voidaan toteuttaa myös niin, että työntekijän on maksutapahtuman yhteydessä aina luovutettava maksuväline kassahenkilölle. Tällä tavoin palveluntarjoajan palveluksessa oleva henkilö tulee tietoiseksi, että maksu suoritetaan kohdennetulla maksuvälineellä. Maksuvälineestä on tällöin käytävä selkeästi ilmi, että kyse on ainoastaan tiettyyn tarkoitukseen kohdennetusta maksuvälineestä, eikä esimerkiksi yleisestä maksuvälineestä kuten pankki- tai luottokortista.

Pelkästään työntekijälle annettu ohjeistus ja sopimusvelvoite kertoa kassahenkilölle, että hän maksaa kohdennetulla maksuvälineellä, ei täytä kohdennettavuuden edellytyksiä. Myöskään kassahenkilölle asetettu velvoite kysyä mitä maksuvälinettä käytetään, ei ole riittävää.

5 Palveluntarjoajaa koskevien edellytysten varmistaminen

Veroetujen saaminen edellyttää, että kohdennettua maksuvälinettä voidaan käyttää ainoastaan laissa säädettyihin käyttökohteisiin. Maksuvälineen tarjoajan on tästä syystä huolehdittava siitä, että seuraavat edellytykset täyttyvät ennen kuin maksuvälinettä voidaan käyttää yksittäisen palveluntarjoajan tarjoaman palvelun ostoon:

1. Maksuvälineen tarjoajan on etukäteen varmistuttava siitä, että palveluntarjoajan tarjoamat palvelut täyttävät laissa säädetyt edellytykset. Jos kyse on esimerkiksi työntekijän omaehtoisesta liikunta- ja kulttuuritoiminnasta, maksuvälineen tarjoajan on varmistuttava siitä, että palveluntarjoaja tarjoaa verovapaaksi eduksi katsottavaa liikunta- tai kulttuuripalvelua.
2. Maksuvälineen tarjoajan on etukäteen ohjeistettava yksittäistä palveluntarjoajaa siitä, mitä palveluita maksuvälineellä voidaan maksaa ja mitä ei. Samoin maksuvälineen tarjoajan on ohjeistettava palveluntarjoajaa siinä, miten käyttäjän henkilöllisyys varmistetaan.
3. Maksuvälineen tarjoajan on varmistuttava siitä, että yksittäinen palveluntarjoaja sitoutuu noudattamaan maksuvälineen tarjoajan antamia ohjeita. Tästä voidaan esimerkiksi ottaa maininta maksuvälineen tarjoajan ja palveluntarjoajan väliseen sopimukseen.

Toimenpiteiden suorittaminen edellyttää käytännössä sitä, että maksuvälineen tarjoaja on tehnyt palveluntarjoajan kanssa sopimuksen ennen kuin työntekijä maksaa kohdennetulla maksuvälineellä palveluntarjoajalle.

6 Esimerkkejä kohdennetuista maksuvälineistä

6.1 Arvoseteli

Arvosetelillä tarkoitetaan työnantajan maksuvälineen tarjoajalta ostamaa maksuvälinettä, jonka työnantaja luovuttaa työntekijän käyttöön. Työntekijä puolestaan luovuttaa palvelun oston yhteydessä arvostelin palveluntarjoajalle, joka luovuttaa sen edelleen maksuvälineen tarjoajalle vastiketta vastaan.

Arvosetelit ovat tyypillisesti kertakäyttöisiä paperisia tai sähköisessä muodossa olevia maksuvälineitä.

6.2 Maksukortti

Työnantaja voi hankkia työntekijän käyttöön maksukortin, jolla työntekijä maksaa hankkimansa henkilökunta- tai luontoisedun. Tyypillisesti kyse on kortista, jolle ladattua saldoa työntekijä voi käyttää ainoastaan tiettyjen palvelujen hankintaan.

Maksukorttia käytettäessä on olennaista, että kortin käyttö on rajoitettu ainoastaan ennalta määrättyihin kohteisiin. Siten esimerkiksi työntekijälle luovutettua luottokorttia tai muuta vastaavaa yleisesti maksuvälineenä kelpaavaa korttia ei voida koskaan pitää kohdennettuna maksuvälineenä.

6.3 Internet-palvelu

Maksuvälineen tarjoajan sopimuskumppaniksi hyväksymä palveluntarjoaja voi myydä omia palveluitaan maksuvälineen tarjoajan internet-sivuston kautta. Työnantaja voi ostaa maksuvälineen tarjoajalta työntekijäkohtaista saldoa, jolla työntekijä voi itse hankkia määrätyn luontois- tai henkilökuntaedun internet-sivustolla palvelua myyvältä palveluntarjoajalta.

6.4 Mobiilipalvelut ja -sovellukset

Kohdennettu maksuväline voidaan toteuttaa myös mobiilisovelluksella. Työnantaja ostaa maksuvälineen tarjoajalta työntekijäkohtaista saldoa, jolla työntekijä voi hankkia määrätyn luontois- tai henkilökuntaedun.

Maksutapahtuman yhteydessä työntekijä käyttää puhelimeensa lataamaa palveluntarjoajan mobiilisovellusta tai lähettää esimerkiksi tekstiviestin palveluntarjoajan numeroon, jolloin työntekijä saa matkapuhelimeensa nimellään varustetun lipun- tai muun maksutositteen. Maksuvälineen tarjoaja veloittaa vastaavasti hänen työntekijäkohtaista saldoaan.

7 Rahana maksettu suoritus

Kohdennetulla maksuvälineellä hankittavat palvelut ovat tyypillisesti sellaisia, että niistä maksettu vastike olisi työntekijän itse suorittamana TVL 31 §:n 4 momentissa tarkoitettua vähennyskelvotonta elantomenoa. Työnantajan tällaisesta menoista suorittama korvaus ei ole verovapaata kustannusten korvausta, vaan veronalaista palkkatuloa.

Kohdennetusta maksuvälineestä ei edellä mainitun vuoksi ole kyse silloin, kun työnantaja maksaa työntekijälle kuitteja vastaan korvausta hänen ostamistaan palveluista. Työnantajan maksama korvaus on tällaisessa tilanteessa kokonaisuudessaan työntekijän veronalaista palkkatuloa.

Kustannusten korvaus on työntekijän veronalaista palkkatuloa, vaikka korvauksen maksaisi työntekijälle jokin muu taho kuin työnantaja, esimerkiksi maksuvälineen tarjoaja. Minkäänlaiset järjestelyt, joissa työntekijälle maksetaan rahasuorituksia, eivät siten ole kohdennettuja maksuvälineitä. Työntekijälle rahana maksettu määrä on palkkaa, josta työnantajan on toimitettava ennakonpidätys, maksettava työnantajan sairasvakuutusmaksu ja joka on ilmoitettava tulorekisteriin.

johtava veroasiantuntija Tero Määttä

ylitarkastaja Minna Palomäki