Väestötietojärjestelmän tietojen luovuttaminen ja henkilötietojen suoja

1. Väestötietojärjestelmään liittyvät Verohallinnon tehtävät

Verohallinnolle on säädetty rajoitettu ja maistraatin kanssa rinnakkainen toimivalta päättää ulkomaan kansalaista koskevien tietojen tallettamisesta väestötietojärjestelmään sekä hoitaa eräitä muita väestötietojärjestelmän rekisterinpitoon kuuluvia tehtäviä. Verohallinto tallettaa väestötietojärjestelmään henkilötunnuksen antamiseksi tarvittavia tietoja Suomessa oleskelevasta ulkomaan kansalaisesta. Verohallinto myös vastaa lain mukaan väestötietojärjestelmään tallettamistaan tiedoista. Verohallinnon tehtävänä on antaa rekisteröidylle henkilölle itselleen ote väestötietojärjestelmän tiedoista. Lisäksi Verohallinnon tehtävänä on rekisteröintiasiakirjojen arkistointi ja jäljennösten antaminen arkistoimistaan rekisteröintiasiakirjoista.

2. Väestötietojärjestelmää koskeva lainsäädäntö

Väestötietojärjestelmän tietojen julkisuutta ja tietojen luovuttamista koskevat säännökset poikkeavat verotustietojen julkisuutta ja tietojen luovuttamista koskevista säännöksistä. Väestötietojärjestelmää koskeva keskeinen säädös on laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009, jäljempänä laki väestötietojärjestelmästä tai VTVPL). Sen ohella väestötietojärjestelmän tietojen julkisuuteen ja salassapitoon sovelletaan muun muassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki). Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan täydentävästi henkilötietolakia (523/1999).

Väestötietojärjestelmällä tarkoitetaan väestötietojärjestelmää koskevassa laissa sekä atk:n avulla pidettyä valtakunnallista tietojärjestelmää että alueellisesti järjestettyjä asiakirja- ja muita tietoaineistoja, jotka eivät ole digitaalisessa muodossa (VTVPL 3 §). Lain säännöksiä sovelletaan siten sekä otteisiin, joita Verohallinto antaa väestötietojärjestelmästä että Verohallinnossa arkistoitaviin rekisteröintiasiakirjoihin.

3. Rekisteröintiin liittyvät tiedot ja asiakirjat

Verohallinto voi väestötietojärjestelmää koskevan lain 22 §:n 2 momentin mukaan tallettaa ulkomaan kansalaista koskevia tietoja väestötietojärjestelmään lain 9 §:n 1 momentin 1-3 kohdissa tarkoitetuissa tapauksissa. Lain 22 §:n 4 momentin mukaan Verohallinto saa tallettaa väestötietojärjestelmään ulkomaan kansalaisesta henkilötunnuksen antamiseksi tarvittavat tiedot sekä muut lain 13 ja 17 §:ssä tarkoitetut, ulkomaan kansalaisesta tarvittavat välttämättömät tiedot. Väestötietojärjestelmästä annetun valtioneuvoston asetuksen 20 §:n 3 momentissa (257/2012) säädetään tarkemmin talletettavista tiedoista. Näitä ovat ulkomaan kansalaisen sukunimi, etunimet, sukupuoli, henkilötunnus, äidinkieli, kansalaisuus, ammatti, osoite ulkomailla, osoite Suomessa sekä tilapäisen oleskelun alkamis- ja päättymispäivä. Väestötietojärjestelmästä annettava ote sisältää vastaavat tiedot.

Rekisteröintiasiakirjoja ovat Suomessa oleskelevan ulkomaalaisen rekisteröinti-ilmoitus (VEROH 6150) sekä rekisteri-ilmoituksen liitteet kuten mahdolliset kopiot passista, henkilötodistuksesta, viisumista, oleskeluluvasta, työsopimuksesta tai työnantajan antamasta selvityksestä.

4. Väestötietojärjestelmän tietojen luovuttaminen

4.1. Verohallinnon toimivalta luovuttaa väestötietojärjestelmän tietoja

Maistraatit ja Väestörekisterikeskus vastaavat väestötietojärjestelmän tietojen luovuttamisesta. Verohallinto antaa tietoja väestötietojärjestelmästä vain seuraavissa tilanteissa:

1. VTVPL 49 §:n nojalla Väestörekisterikeskus ja Verohallinto ovat sopineet, että Verohallinto voi antaa otteita väestötietojärjestelmään tallettamistaan ulkomaan kansalaista koskevista tiedoista rekisteröidylle henkilölle itselleen rekisteröintitapahtumaan yhteydessä.
   
   
2. VTVPL 22 §:n 3 momentin nojalla Verohallinto huolehtii maistraatin sijasta lain 47 §:n 2 momentissa tarkoitetun jäljennöksen antamisesta ulkomaan kansalaisen rekisteröintiin liittyvistä asiakirjoista. Jäljennösten antaminen rekisteröintiasiakirjoista tulee kysymykseen vain tilanteissa, joissa Verohallinto on tallettanut tiedot ulkomaan kansalaisesta väestötietojärjestelmään.

4.2. Tietojen luovuttamisen yleiset edellytykset

Vaikka väestötietojärjestelmän tietojen julkisuuteen sovelletaan VTVPL 2 §:n mukaan julkisuuslain säännöksiä, on tietojen luovuttaminen sidottu laajasti tietojen käyttötarkoitukseen. Lain 28 §:ssä säädetään tietojen luovuttamisen yleisistä edellytyksistä. Säännöksen mukaan tietoja voidaan luovuttaa vain, jos väestötietolaissa säädetyt edellytykset tietojen luovuttamiselle ovat olemassa eikä henkilön oikeudesta kieltää tietojensa luovuttaminen muuta johdu. Säännöksen mukaan luovutettavan tiedon tulee olla tarpeellinen siihen käyttötarkoitukseen, johon se luovutetaan. Tietoja ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan perustellusta syystä epäillä loukkaavan henkilön yksityiselämän ja henkilötietojen suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka vaarantavan valtion turvallisuutta.

4.3. Asianosaisen tiedonsaantioikeus

Asianosaisen tiedonsaantioikeus määräytyy julkisuuslain 11 §:n mukaan. Sen nojalla asianosaisella eli hakijalla, valittajalla tai muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee, on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
Ulkomaan kansalaisella, jonka tiedot Verohallinto on rekisteröinyt väestötietojärjestelmään, on julkisuuslain 11 §:n sekä VTVPL 49 §:n mukaisen sopimuksen nojalla oikeus saada Verohallinnolta ote väestötietojärjestelmään talletetuista tiedoista rekisteröintitapahtuman yhteydessä. Asianosaisella on myös oikeus saada jäljennökset Verohallinnon hallussa olevista rekisteröintiasiakirjoista. Tämä oikeus asianosaisella on myös tietojen rekisteröintivaiheen jälkeen.

Jos ulkomaan kansalainen pyytää myöhemmin otetta väestötietojärjestelmään talletetuista tiedoistaan, tulee tietopyyntö siirtää maistraatille (julkisuuslain 15 §) tai ohjata asiakas pyytämään otetta maistraatista.

4.4. Tietojen antaminen viranomaistehtäviä varten

Väestötietojärjestelmää koskevan lain 29 §:n 1 momentin mukaan väestötietojärjestelmästä luovutetaan tietoja tuomioistuin- ja hallintomenettelyyn, viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävään sekä muuhun vastaavaan viranomaistehtävään:

1. laissa tai sen nojalla annetussa asetuksessa säädetyt tiedot ja
2. laissa tai sen nojalla säädetyn tai määrätyn tehtävän, toimenpiteen tai toimeksiannon hoitamisessa tarpeelliset tiedot.

4.4.1. Tietojen antaminen Väestörekisterikeskukselle ja maistraateille

Väestötietojärjestelmää koskevan lain 29 §:n 1 ja 2 kohdan nojalla Verohallinto voi antaa tietoja Väestörekisterikeskukselle ja maistraateille. Maistraatit tarvitsevat tietoja rekisteröintiasiakirjoista esimerkiksi kaksoisrekisteröintien välttämiseksi, korjaamiseksi sekä puutteellisten tai virheellisten tietojen korjaamiseksi väestötietojärjestelmään. Asiakkaan tunnistamiseksi tarvittavia tietoja voivat olla tiedot henkilön ulkomaisesta henkilötunnuksesta, asiakkaan esittämästä matkustusasiakirjasta tai EU-kansalaisen henkilökortista.

4.4.2. Tietojen antaminen muille viranomaisille

Viranomaiset voivat joissakin tilanteissa pyytää Verohallinnolta tietoja tilapäisesti Suomessa oleskelevan ulkomaalaisen rekisteröintiasiakirjoista. Väestötietojärjestelmää koskevan lain 29 §:n 2 kohdassa tarkoitettuja viranomaisia voivat olla muun muassa poliisiviranomaiset tai Maahanmuuttovirasto.

Tietojen ja jäljennösten antaminen rekisteröintiasiakirjoista muille viranomaisille kuin Väestörekisterikeskukselle ja maistraateille tulee arvioida yhteistyössä Verohallinnon oikeusyksikön ja neuvontaa antavien maistraattien kanssa. Näissä tilanteissa tietojen luovutukseen tulee sovellettavaksi paitsi asianomaista viranomaista koskeva erityislainsäädäntö myös muun muassa väestötietojärjestelmää koskevan lain 4 luvun ja henkilötietolain 2-4 luvun säännökset.

Verohallinto ei voi antaa atk:n avulla ylläpidetystä väestötietojärjestelmästä otteita viranomaisille. Otetta pyytävä viranomainen tulee ohjata maistraattiin tai siirtää Verohallinnolle tullut otetta koskeva tietopyyntö maistraatille.

4.5. Tietojen antaminen muille tahoille

Jos Verohallinnon hallussa olevista rekisteröintiasiakirjoista pyytää tietoja muu kuin asianosainen, esimerkiksi rekisteröidyn ulkomaan kansalaisen työnantaja, median edustaja tai yksityinen henkilö, tulee oikeus tietojen saamiseen arvioida yhteistyössä Verohallinnon oikeusyksikön ja neuvontaa antavien maistraattien kanssa.

4.6. Menettely tietoja luovutettaessa

4.6.1. Tietopyyntö

Väestötietojärjestelmän tietojen luovuttamista koskevat pyynnöt on lain mukaan tehtävä kirjallisesti. Tietopyyntö voidaan tehdä myös muulla turvallisella ja luotettavalla tavalla, jos kysymys on esimerkiksi yksittäistä henkilöä koskevan otteen tai jäljennöksen antamisesta. Muulla luotettavalla ja turvallisella tavalla tarkoitetaan esimerkiksi asiakaskäynnin yhteydessä tai puhelimitse tehtyä suullista pyyntöä, jolloin pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan esimerkiksi henkilötodistuksesta tai puhelimessa tehtyjen kontrollikysymysten avulla (ks. VTVPL 50 § 1 momentti ja HE 89/2008 vp, s. 115-116).

Väestötietojärjestelmän tietoja pyydettäessä on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Tietojen luovuttamista koskevasta hakemuksesta on myös tehtävä kirjallinen päätös. Jos väestötietojärjestelmän tiedoista pyydetään yksittäistä henkilöä koskeva ote tai jäljennös, ei luovutuksesta pääsääntöisesti tarvitse tehdä kirjallista päätöstä. Lain mukaan päätös on kuitenkin tehtävä tarvittaessa kirjallisesti. Kirjallisen päätöksen tekeminen voi olla tarpeellista asian käsittelyyn, yksityiselämän ja henkilötietojen suojaan tai hakijan oikeusturvaan liittyvien seikkojen johdosta (ks. VTVPL 50 § 2 ja 3 momentti sekä HE 89/2008 vp, s. 116).

Väestötietojärjestelmää koskevan lain 50 §:n 3 momentin mukaan tietojen luovutus on kirjattava tarkoituksenmukaisella tavalla silloinkin, kun asiassa ei tehdä kirjallista päätöstä. Kirjattavia tietoja ovat luovutettujen tietojen kohde, käyttötarkoitus ja luovutusajankohta sekä tietojen tilaajaa tai käyttäjää koskevat tiedot.  Verohallinnossa tietoja ei merkitä erilliseen diaariin, vaan kirjalliset tietopyynnöt arkistoidaan ja niihin merkitään tietojen luovutusajankohta. Suulliset tietopyynnöt merkitään väestötietojärjestelmän tietopyynnöt -lomakkeelle, Väestötietojärjestelmän rekisteröintiasiakirjoja koskevat tietopyynnöt (pdf).

Väestörekisterikeskus ja maistraatit samoin kuin asianosainen eli Verohallinnon rekisteröimä ulkomaan kansalainen voivat tehdä rekisteröintiasiakirjoja koskevan tietopyynnön puhelimitse tai kirjallisesti. Väestörekisterikeskuksen, maistraattien ja asianosaisten tietopyynnöistä ei tarvitse tehdä kirjallista päätöstä, mutta tietojen luovutus merkitään väestötietojärjestelmän tietopyynnöt -lomakkeelle,Väestötietojärjestelmän rekisteröintiasiakirjoja koskevat tietopyynnöt (pdf).

Muiden viranomaisten ja yksityisten tahojen tulee tehdä väestötietojärjestelmän tietoja koskevat pyyntönsä kirjallisesti ja luovutuksesta on tehtävä tarvittaessa kirjallinen päätös. Verohallinnon oikeusyksikkö ja neuvoa antavat maistraatit ohjaavat tarvittaessa päätöksen tekemisessä.

Väestötietojärjestelmän tiedot on luovutettava tietoturvallisella tavalla.

4.7. Tietopalvelun ja arkistoinnin keskittäminen Pääkaupunkiseudun verotoimistoon

Pääkaupunkiseudun verotoimiston tehtävänä on vastata rekisteröintiasiakirjoja koskeviin tietopyyntöihin. Pääkaupunkiseudun verotoimisto myös arkistoi keskitetysti väestötietojärjestelmään kuuluvat alkuperäiset asiakirjat. Väestötietojärjestelmän rekisteröintiasiakirjoja koskevat tietopyynnöt tulee ohjata ja tarvittaessa siirtää Pääkaupunkiseudun verotoimistolle.

Rekisteröintiasiakirjat muutetaan sähköiseen muotoon skannaamalla asiakirjat kuviksi rekisteröinnin suorittaneessa verotoimistossa. PDF-muotoiset kuvat tallennetaan asiakasrekisteröinnin käyttöarkistoon (Rekisteröintihakemus/ Muu hakemus/ VTJ), josta Pääkaupunkiseudun verotoimisto saa asiakirjat välittömästi käyttöönsä.

Alkuperäiset rekisteröintiasiakirjat siirretään Pääkaupunkiseudun verotoimistoon arkistoitavaksi. Asiakirjojen siirto arkistointia varten tehdään hakemusmääristä riippuen vähintään kahden viikon välein.

5. Eräitä henkilötietolain soveltamiseen liittyviä seikkoja

Väestötietojärjestelmään sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan ensisijaisesti väestötietolain säännöksiä ja täydentävästi yleislakina henkilötietolakia (VTVPL 2 §).

5.1. Rekisterinpito

Väestörekisterikeskus ja maistraatit toimivat väestötietojärjestelmän päävastuullisina rekisterinpitäjinä (VTVPL 4 §). Verohallinnolle on säädetty laissa maistraattien kanssa rinnakkainen ja rajoitettu toimivalta päättää Suomessa oleskelevan ulkomaan kansalaisen tietojen tallettamisesta väestötietojärjestelmään sekä eräistä muista rekisteröintiin liittyvistä väestötietojärjestelmän rekisterinpitotehtävistä. Verohallinto muun muassa antaa otteita rekisteröidylle henkilölle sekä luovuttaa jäljennöksiä rekisteröintiasiakirjoista. Verohallinto myös vastaa rekisteröintiasiakirjojen arkistoinnista. Arkistoidut rekisteröintiasiakirjat ovat osa väestötietojärjestelmää (ks. VTVPL 3 ja 22 §).

5.2. Tietojen virheettömyys ja tietojen korjaaminen

VTVPL 22 §:n mukaan Verohallinto vastaa väestötietojärjestelmään tallettamistaan tiedoista. Maistraatti vastaa Verohallinnon väestötietojärjestelmään tallettamia tietoja koskevien korjausten tallettamisesta väestötietojärjestelmään (väestötietojärjestelmästä annetun asetuksen 44 §:n 1 momentin 3 kohta). Korjaamismenettely on ohjattu Verohallinnon työmenettelyohjeessa 1.3.2013.

5.3. Omien tietojen tarkastusoikeus

Väestötietojärjestelmään rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus henkilötietolain 26 §:n nojalla tarkistaa omat henkilötietonsa väestötietojärjestelmästä (ks. ohjeet www.vrk.fi). Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkastaa häntä itseään koskevat tiedot Verohallinnon hallussa olevista rekisteröintiasiakirjoista.

5.4. Informointi

Rekisteröinti-ilmoituksen jättäviä henkilöitä on informoitava henkilötietolain 24 §:n mukaisesti rekisterinpitäjästä ja tämän edustajasta, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta sekä siitä, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan. Nämä tiedot ilmenevät väestötietojärjestelmän rekisteriselosteesta (vrk.fi).

Henkilöitä on informoitava myös rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä kuten omien tietojen tarkastusoikeudesta, kielto-oikeudesta sekä oikeudesta vaatia virheellisiä tietoja korjattavaksi. Kielto-oikeutta koskevat ohjeet ovat saatavilla www.vrk.fi.

6. Rekisteröinti-ilmoituksella annettavat verotustiedot

Rekisteröinti-ilmoituslomakkeen toisella sivulla annetaan tietoja verotuksen toimittamista varten. Tiedot koskevat työntekijöiden työskentelyä ja oleskelun kestoa sekä työnantajaa. Nämä tiedot ovat salassa pidettäviä verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999, jäljempänä verotietolaki) 1 ja 4 §:n nojalla. Näihin verotustietoihin sovelletaan verotietolain säännöksiä sekä Verohallinnon ohjeita salassa pidettävien verotustietojen käsittelystä ja luovuttamisesta.

Maistraateilla on oikeus saada väestötietojärjestelmän rekisterinpitäjänä käyttöönsä Verohallinnolle annetut rekisteröinti-ilmoitukset liitteineen. Sen sijaan salassa pidettäviä verotustietoja ei voida maistraateille luovuttaa, ellei laissa nimenomaisesti erikseen tällaisesta tiedonsaantioikeudesta säädetä.

Rekisteröinti-ilmoitusten verotustiedot ovat osa verotuksen tietojärjestelmää ja niihin sovelletaan Verohallinnon henkilörekistereitä koskevia säännöksiä ja ohjeita.  

Pääjohtaja Pekka Ruuhonen

Johtava asiantuntija Helena Hynynen

Lisätietoja antavat:

Väestötietojärjestelmän tietojen luovuttamiseen liittyvissä kysymyksissä neuvontaa antavat

• Verohallinnon oikeusyksikkö
• Itä-Uudenmaan ja Kaakkois-Suomen maistraatit