Turvakiellon alaisten tietojen käsittely Verohallinnossa

Ohjetta Turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä Verohallinnossa (1250/09/2008) on muutettu väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) voimaantulon johdosta. Turvakiellon alaisten tietojen käsittely sovelluksissa ja verotoimistoissa sekä turvakieltovastuuhenkilöiden tehtävät on siirretty itsenäisiksi artikkeleiksi. 

1.Yleistä

Henkilö voi pyytää turvakieltoa Maistraatista tai osoite- ja muiden yhteystietojensa salassapitoa muilta viranomaisilta. Molemmista yhteystietojen suojaa koskevista toimenpiteistä käytetään nimitystä turvakielto. Turvakielto ei voi olla yrityksellä tai yhteisöllä.

Turvakielto liittyy usein henkilön hankalaan elämäntilanteeseen, jossa hänellä on perusteltu syy suojata omia ja perheensä yhteystietoja. Verohallinnon velvoitteena on huolehtia siitä, ettei turvakielto vaikeuta henkilön veroasioiden hoitamista ja turvakiellossa oleva asiakas saa häntä koskevat asiat tiedoksi.

Verohallinnossa kaikkien asiakkaiden osoite- ja muut yhteystiedot ovat verotustietoina salassa pidettäviä (verotustietojen käsittelystä tarkemmin ohjeessa ”Salassapito- ja tietosuojavelvoitteet Verohallinnossa” dnro1935/09/2006). Turvakiellon alaisten tietojen käsittely on suojattu ja turvakielto antaa henkilölle lisäsuojaa tietojen salassapidon lisäksi. Turvakiellon alaiset tiedot on Verohallinnossa luokiteltu suojaustasolle III.

2.Turvakielto ja sen alkaminen

Turvakielto voi olla joko merkitty väestötietojärjestelmään¹ tai viranomaiskohtainen².

_______________________

¹ laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista 661/2009 36 §, jäljempänä väestötietolaki

² laki väestötietojärjestelmästä ja Väestöre  laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 24 §:n 1 mom. 31) kohta, jäljempänä julkisuuslakiisterikeskuksen varmennepalveluista 661/2009 36 §, jäljempänä väestötietolaki

_______________________

Turvakieltoa pyytävä henkilö ohjataan hakemaan väestötietojärjestelmään merkittävää turvakieltoa Maistraatista. Suomessa ei ole kaikkia viranomaisia yleisesti velvoittavaa ”turvakieltorekisteriä”. Väestörekisteriin merkitty turvakielto antaa kuitenkin henkilölle laajan suojan, koska käytännössä kaikki viranomaiset käyttävät väestörekisterin tietoja ja saavat tiedon henkilön turvakiellosta.

2.1 Turvakielto väestötietojärjestelmässä

Väestötietolain 36 §:n mukaisesti henkilölle voidaan merkitä turvakielto väestötietojärjestelmään, jos hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Turvakielto on ensimmäisen kerran voimassa viisi vuotta. Sitä voidaan jatkaa kaksi vuotta kerrallaan. Turvakieltomerkintä on voimassa sen voimassaoloajan loppuun myös henkilön kuollessa.

Väestötietolain mukaisia turvakiellon alaisia tietoja ovat:

”tiedot henkilön, hänen kanssaan samassa taloudessa asuvan puolison tai lapsen kotikunnasta, asuinpaikasta, osoitteesta ja muusta yhteystiedosta sekä lisäksi henkilöiden omistuksessa tai hallinnassa olevasta kiinteistön, rakennuksen ja huoneiston yksilöinti- ja sijaintitiedoista, jos niitä ei voida käsitellä erillään turvakiellon kohteena olevista tiedoista.”

Turvakielto koskee näin myös turvakiellon alaisen henkilön kanssa asuvan puolison tai lapsen yhteystietoja. Turvakiellon ulottaminen henkilön läheisiin tehdään Maistraatissa eikä se aiheuta toimenpiteitä Verohallinnossa.  

Väestörekisterikeskus on käytännesäännöissään tulkinnut turvakiellon ulottuvan myös sellaisiin tietoihin, jotka voivat paljastaa laissa mainitut yhteystiedot. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi kotipaikkatunnus, kunnan osa-alue ja vuodenvaihteen kuntatieto sekä edellinen kotikuntatieto ja tieto seurakunnasta³.

Turvakieltoa hakevalla on mahdollisuus ilmoittaa väestötietojärjestelmään ns. turvallinen osoite (yhteysosoite). Yhteysosoite on merkitty väestötietojärjestelmään vain henkilön tavoittamiseksi⁴. Turvallinen osoite ei ole turvakiellon alainen tieto ja sitä käsitellään Verohallinnossa samalla tavoin kuin muitakin yhteystietoja.

_______________________

³ Väestötietojärjestelmään rekisteröidyn turvakiellon ja sen alaisten tietojen käsittelyn käytännesäännöt (Väestörekisterikeskus 1.3.2010 dnro 86/420/10)

⁴ Väestötietolain siirtymäsäännöksistä johtuen turvallinen yhteystieto voidaan merkitä järjestelmään loppuvuodesta 2011, joten suurella osalla turvakiellon saaneista henkilöistä ei ole tällaista yhteystietoa.

_______________________

2.2 Verohallinnon myöntämä turvakielto

Julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 31) kohdan mukaisesti henkilö voi pyytää yhteystietojensa salassapitoa, jos hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Lain perustelujen (HE 30/1998) mukaan pyynnön vastaanottaneen viranomaisen on selvitettävä, onko tiedon salassa pitämiselle lainkohdassa tarkoitettu perusteltu syy.

Kieltäytyminen yhteystietojen salassapidosta voi tulla kysymykseen ainoastaan silloin, kun henkilö ei esitä lainkohdan mukaisia perusteita pyynnölleen. Jos henkilölle on jo myönnetty väestötietojärjestelmään merkitty turvakielto, ei hänellä pääsääntöisesti ole enää tarvetta saada yhteystietojaan salatuksi erillisellä Verohallinnon antamalla päätöksellä.

Julkisuuslaissa tarkoitettuja turvakiellon alaisia yhteystietoja ovat tieto kotikunnasta ja siellä olevasta asuinpaikasta, tieto tilapäisestä asuinpaikasta, salaisesta puhelinnumerosta ja tai muusta puhelinnumerosta ja muu yhteystieto. Muulla yhteystiedolla tarkoitetaan esimerkiksi faksi tai sähköpostiosoitetta.

Julkisuuslaissa ei ole asetettu määräaikaa yhteystietojen luovutusrajoitukselle. Henkilöä voi pyytää yhteystietojensa salassapitoa ja luovutusrajoitusta määräajaksi. Ellei henkilö itse pyydä luovutusrajoitusta tietyksi ajaksi, se on voimassa toistaiseksi. Toistaiseksi voimassa oleva turvakielto päättyy henkilön kirjallisen ilmoituksen perusteella.

Julkisuuslain turvakieltoa haetaan esittämällä tätä asiaa koskeva hakemus Verohallinnolle. Hakemus siirretään suoraan turvakieltovastuuhenkilön käsiteltäväksi eikä hakemusta kirjata kirjaamossa. Hakemus saattaa sisältää salassa pidettäviä tietoja⁵. Turvakieltovastuuhenkilö käsittelee ja ratkaisee hakemuksen. Henkilöllä on oikeus hakea ratkaisuun muutosta siten kuin hallintoasian muutoksenhausta säädetään.

_______________________

⁵ Esimerkiksi julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 26) kohdan mukaisia tietoja rikoksen uhriksi joutumisesta tai 31) kohdan mukaisia tietoja suojattavasta osoitteesta.

_______________________

2.3 Turvakiellon alkaminen ja päättyminen

Verohallinto saa tiedon väestötietojärjestelmään merkitystä turvakiellosta suorasiirtona. Verohallinnon myöntämä turvakielto merkitään suoraan Verohallinnon asiakasrekisteriin.

Turvakiellon alkaessa henkilön Verohallinnon tiedossa olevat yhteystiedot poistetaan ja hänelle merkitään:

1. henkilön väestötietojärjestelmään ilmoittama turvallinen osoite (henkilöllä on mahdollisuus ilmoitta tällainen yhteystieto turvakieltoa hakiessaan tai sen jälkeen); tai
2. turvallisen osoitteen puuttuessa turvakiellon alainen osoite (henkilön väestötietojärjestelmässä oleva yhteystieto, jota suojataan turvakiellolla)

Henkilölle lähetetään kirje, jossa kerrotaan turvakiellon käsittelystä ja asioista, jotka hänen tulee huomioida turvakiellosta (mm. asianhoitajana toimiminen, pankkitilin ilmoittaminen, yhtymän tai yhtiön osoite). Henkilön väestötietojärjestelmään tekemät osoitteenmuutokset eivät päivity Verohallintoon, vaan henkilöä pyydetään ilmoittamaan yhteystietojen muutoksesta myös Verohallinnolle.

Turvakiellon päättyessä henkilölle päivitetään automaattisesti väestötietojärjestelmässä oleva osoite. Henkilön turvallisuuden varmistamiseksi turvakielto otetaan kuitenkin huomioon 30 päivän ajan turvakiellon päättymisestä.  

3. Turvakiellon alaiset tiedot ja niiden käsittely Verohallinnossa

Henkilöä koskevat muut tiedot eivät ole turvakiellon alaisia. Turvakielto ei siten ulotu sellaisiin tuloja, varallisuutta, vähennyksiä tms. koskeviin verotustietoihin, joista ei ilmene turvakiellon alaisia tietoja. Kirkkokuntatieto, eli tieto siitä kuuluuko henkilö evankelis-luterilaiseen tai johonkin muuhun kirkkokuntaan, ei ole turvakiellon alainen tieto.

Turvakielto koskee myös henkilön omistuksessa tai hallinnassa olevan kiinteistön, rakennuksen ja huoneiston yksilöinti- ja sijaintitietoja, jos niitä ei voida käsitellä erillään turvakiellon kohteena olevista tiedoista. Verohallinnossa turvakiellon alaisen henkilön omistamat tai hallitsemat kiinteistöt ja rakennukset sekä huoneistot ovat salassa pidettäviä verotustietoja. Tiedot saadaan käytännössä Maanmittauslaitokselta ja tietoja käsitellään vain verotuksen toimittamista varten.  Näiden tietojen käsittelyä ei ole rajattu siten kuin turvakiellossa olevan henkilön varsinaisten yhteystietojen käsittelyä.

3.1 Turvakieltovastuuhenkilöt ja vastuu käsittelystä

Turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä vastaa Pääkaupunkiseudun verotoimisto yhdessä Verohallinnon esikunta- ja oikeusyksikön kanssa. Turvakiellossa olevien henkilöiden asiakasrekisteröintitehtävät on keskitetty Pääkaupunkiseudun verotoimistoon ns. turvakieltovastuuhenkilöille⁶. Vastuuhenkilön tulee olla luotettava ja vakinaisessa virkasuhteessa Verohallintoon. Vastuuhenkilön nimeää yksikön päällikkö. Ennen nimeämistä vastuuhenkilölle tehdään turvallisuusselvitys.

Turvakiellossa olevien henkilöiden verotuksen toimittamisessa ei ole erityisjärjestelyitä. Tämä tarkoittaa, että henkilön verotusta toimittava virkailija saattaa joutua käsittelemään myös turvakiellolla suojattuja yhteystietoja silloin, kun se on tarpeen henkilön verotuksen toimittamisessa (esim. matkakuluvähennys- tai kotitalousvähennysasian selvittäminen).

_______________________

⁶ Esimerkiksi julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 26) kohdan mukaisia tietoja rikoVäestötietolain mukaisesti turvakiellon alaisia tietoja saavat käsitellä vain sellaiset, joiden työtehtäviin turvakiellon alaisten tietojen käsittely välittömästi kuuluu.

_______________________

3.2 Suojaaminen ja seuranta

Turvakiellon alaisia tietoja käsittelevät vain sellaiset virkailijat, joiden tehtäviin näiden tietojen käsittely kuuluu (turvakieltovastuuhenkilöt). Tämä toteutetaan mm. käyttöoikeuksilla ja ohjeistuksella. Turvakiellon alaisia yhteystietoja ei saa näyttää muille esim. sovellusten käyttöliittymissä.

Turvakiellon alaisten tietojen käsittelyä seurataan lokitietojen avulla. Lokiin tallentuvat tiedot turvakiellossa olevan henkilön tietojen on käsittelystä. Lokitiedot talletetaan aina, kun turvakiellossa olevan henkilön tietoja käsitellään riippumatta siitä, onko virkailijalla oikeus nähdä henkilön yhteystietoja. Perusteena on se, että henkilön yhteystiedot saattavat ilmetä hänen muista verotustiedoistaan, vaikka virkailija ei näkisi varsinaisia yhteystietoja. Turvakieltolokin tietojen säilytysaika on 5 vuotta. Valvontaa tehdään tarvittaessa.

Verohallinnon tietojärjestelmän lisäksi turvakiellon alaisia tietoja on myös asiakirjoilla. Manuaalisesti säilytettävät asiakirjat suojataan samoin kuin muut salassa pidettäviä verotustietoja sisältävät asiakirjat.

Sähköisissä asiointipalveluissa sovelletaan samoja suojaamisen periaatteita. Palvelut on tehty siten, että henkilö itse näkee omat turvakiellon alaisetkin yhteystietonsa.

3.3 Turvakielto verotuksen toimittamisessa

Turvakiellossa olevan henkilön asiakastietokantaan merkityt yhteystiedot on tarkoitettu ainoastaan veropostin lähettämistä varten.

Turvakiellossa oleva henkilö ei välttämättä asu asiakastietokantaan merkityssä osoitteessa eikä yhteystieto ole käyttökelpoinen sellaisissa verotukseen liittyvissä tilanteissa, joissa henkilön asumisella on merkitystä. Todellisella asuinosoitteella on merkitystä esimerkiksi kotitalousvähennyksessä, asunnon ja työpaikan matkakulujen selvittämisessä, luovutusvoiton verotuksessa tai en-siasunnon varainsiirtoverovapaudessa.

Turvakiellossa olevan henkilön verotusta varten tarvittavat asumistiedot pitää selvittää henkilöltä itseltään tai pyytää turvakieltovastuuhenkilöä selvittämään tiedon väestötietojärjestelmästä. Turvakiellossa olevan henkilön yhteystietoja ei saa hakea postin verkkopalvelun tai muiden ulkoisten kyselyjärjestelmien kautta.

3.4 Turvakiellossa oleva henkilö asianhoitajana tai yhtymän osakkaana

Turvakiellossa olevaa henkilöä ei saa merkitä valtuutetuksi asianhoitajaksi. Valtuutettu asianhoitaja hoitaa päämiehensä veroasioita ja asianhoitajan yhteystietojen suojaamisesta aiheutuu olennaista haittaa tämän tehtävän hoitamiselle. Asianhoitajana toimivan yhteystietoa ei suojata siten kuin turvakiellossa olevan henkilön muita yhteystietoja.

Kiinteistöyhtymän yhteystiedoksi merkitään esimerkiksi kiinteistön osoite. Kiinteistön osoite saattaa olla turvakiellossa olevan yhtymän osakkaan turvakiellon alainen yhteystieto. Yhtymä ei voi olla turvakiellossa eikä Verohallintoon saapunut tieto yhtymän osakkaan turvakiellosta suojaa automaattisesti yhtymälle merkittyä yhteystietoa.

Henkilöä pyydetään huomioimaan nämä tilanteet ja ottamaan yhteyttä Verohallintoon. Asiakkaalla on mahdollisuus ilmoittaa postiosoitteeksi jokin turvallinen osoite. Asianhoitajatilanteessa henkilön tulee myös arvioida, onko hänen turvallista toimia asianhoitajana. Yhtymän osalta yhteystiedoksi voidaan merkitä myös jonkin toisen osakkaan yhteystieto.

3.5 Turvakiellon alainen yhteystieto yritys- ja yhteisötietojärjestelmän tietopalvelussa

Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) julkisessa tietopalvelussa (www.ytj.fii) turvakiellossa olevalla henkilöllä näytetään vain Patentti- ja rekisterihallituksen rekistereistä saatu tieto yritystoiminnan harjoittamispaikasta (kuntatieto) sekä asiakkaan nimenomaisesti YTJ:tä varten ilmoittamat julkiset osoite- ja yhteystiedot. Turvakiellon kannalta ongelmallista on, jos asiakas on ilmoittanut yrityksensä osoitteeksi kotiosoitteensa. Tämä yhteystieto ei poistu automaattisesti turvakiellon alkaessa.

Henkilöä pyydetään huomioimaan tämä ja ottamaan yhteyttä Verohallintoon. Jos henkilö haluaa suojata tätä julkiseksi ilmoittamaansa yhteystietoa, tulee hänen muuttaa yrityksen osoitteeksi joku muu kuin hänen turvakiellon alainen osoitteensa.

3.6 Turvakiellon alaisten tietojen luovuttaminen

Väestötietolain mukaisesti väestötietojärjestelmään merkittyjä turvakiellon alaisia tietoja ei saa luovuttaa edelleen, ellei laissa toisin säädetä. Verohallinto ei luovuta väestötietojärjestelmästä saatuja turvakiellon alaisia tietoja edelleen. Poikkeuksena ovat perukirjat, jotka voidaan luovuttaa mustaamattomana, jos tietojen luovutuksensaajana oleva viranomainen on antanut selvityksen suojaamisesta. Lisätietoja Verohallinnon ohjeessa perukirjojen luovuttamisesta nro 786/09/2005.

Verohallinnon myöntämän turvakiellon alaisia tietoja voidaan antaa julkisuuslain 29 §:n 2 momentin mukaisesti toiselle viranomaiselle. Tietoja pyytävän viranomaisen on annettava selvitys, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. Yrityksille tai muille yksityisille tahoille turvakiellon alaisia tietoja ei saa antaa. Näin ollen turvakiellon alaisia tietoja ei saa luovuttaa, vaikka henkilöllä olisi asianosaisena oikeus saada salassa pidettäviä verotustietoja. Asianosaisella ei ole julkisuuslain 11 §:n 2 mom. 1) kohdan mukaisesti tiedonsaantioikeutta sellaiseen asiakirjaan, jonka antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yksityistä etua.  

Viranomaisen antama selvitys voi olla vapaamuotoinen. Selvityksen tulee kuitenkin sisältää seuraavat seikat:

• Perusteltu lakisääteinen oikeus ja tarve käsitellä turvakiellon alaisia tietoja
  Selvitys tarpeellisuudesta viranomaisen lakisääteisissä tehtävissä (henkilöiden ajantasaiset osoitetiedot on saatavissa väestötietojärjestelmästä).
• Kuvaus siitä miten tietoja käytetään
  Yleisluontoinen selvitys, josta käy ilmi, että turvakiellon alaisten tietojen käyttö on rajoitettua.   
• Kuvaus siitä miten turvakiellon alaisia tietoja suojataan
  Selvitys tietojen käsittelyn rajoittamisesta ja suojaamisesta.

Tieto siitä, että henkilölle on rekisteröity turvakielto, ei ole juridisesti turvakiellon alainen tieto. Tieto on kuitenkin verotustietona salassa pidettävä. Verohallinnosta tieto voidaan antaa perustellusta syystä vain viranomaiselle, joilla on laissa säädetty oikeus saada salassa pidettäviä verotustietoja.

4. Muut yhteystietojen luovutusrajoitukset

Henkilöllä ei ole turvakiellon lisäksi mahdollista saada Verohallinnon rekistereihin muita yhteystietojen luovutusrajoituksia⁷. Luovutusrajoitukset eivät ole tarpeen, koska yhteystiedot ovat verotustietoina salassa pidettäviä ja niitä voidaan luovuttaa vain siten kuin laissa erikseen säädetään. Verohallinto ei siten voi luovuttaa yhteystietoja esimerkiksi suoramarkkinointi- tai sukututkimustarkoitusta varten.

Ajoneuvoliikennerekisteriin merkittyjen turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä Verohallinnossa on sovittu Liikenteen turvallisuusviraston (TraFi) kanssa erikseen.

_______________________

⁷ Esimerkiksi väestötietolain luovutusrajoitukset (lisätietoa www.vrk.fi) ja ajoneuvoliikennerekisteriin merkittävä turvakielto (lisätietoja www.trafi.fi). Näillä rajoituksilla ei ole vaikutusta Verohallinnossa.

_______________________

5. Lisätietoja

Lisätietoja tästä ohjeesta antaa ylitarkastaja Taito von Konow tai ylitarkastaja Helena Hynynen.

Pääjohtaja Mirjami Laitinen

Ylitarkastaja Taito von Konow