Turvakiellon alaisten tietojen käsittely Verohallinnossa

1 Yleistä

Henkilöasiakas voi pyytää osoite- ja muiden yhteystietojensa salassapitoa eli tietojen luovutusrajoitusta (ns. turvakieltoa) joko maistraatilta tai muilta viranomaisilta, myös Verohallinnolta.

Turvakiellon hakeminen liittyy usein asiakaan hankalaan elämäntilanteeseen, jossa hänellä perusteltu syy suojata omia ja perheensä yhteystietoja turvakiellolla. Verohallinnossa tulee pyrkiä siihen, ettei asiakkaan turvakielto vaikeuta hänen veroasioidensa hoitamista. Tämä tulee ottaa huomioon sekä asiakaspalvelussa että sähköisessä asioinnissa.

Asiakas, joka pyytää Verohallinnolta yhteystietojensa salassapitoa, ohjataan ensisijaisesti hakemaan väestötietojärjestelmään merkittävää turvakieltoa maistraatista. Väestötietojärjestelmään merkitty turvakielto ei ole kaikkia viranomaisia yleisesti velvoittava kieltorekisteri, vaan se suojaa väestötietojärjestelmästä välitettyjä yhteystietoja. Väestötietojärjestelmään merkittynä turvakielto antaa kuitenkin laajan suojan sitä tarvitsevalle, koska Väestörekisterikeskus välittää väestötietojärjestelmään merkityn tiedon turvakiellosta kaikille väestötietoja käyttäville viranomaisille¹.

Verohallinnossa osoite- ja muut yhteystiedot ovat salassa pidettäviä myös verotustietojen julkisuutta ja salassapitoa koskevan lain (1346/1999, jäljempänä verotietolaki) nojalla. Verohallinto ei ole osoitetietopalvelutehtäviä hoitava viranomainen². Näin ollen osoite- ja yhteystietoja voidaan Verohallinnosta luovuttaa vain erikseen laissa säädettyihin tarkoituksiin. Turvakielto lisää asiakkaan suojaa, koska turvakiellon alaisia yhteystietoja ei voida missään tilanteessa luovuttaa yksityisille henkilöille tai muille yksityisille tahoille.

Verohallinnossa käsitellään samalla lailla sekä maistraatin että Verohallinnon myöntämiä turvakieltoja.

Verohallinnolla on oikeus käsitellä turvakiellon alaisia tietoja lakisääteisissä tehtävissään verotuksen toimittamisessa sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmän ylläpitoon liittyvissä tehtävissä.

Turvakiellot vaikuttavat Verohallinnossa sovelluksiin, sähköiseen asiointiin, verotoimistojen asiakaspalveluun ja verotuksen toimittamiseen.
_______________________
¹ Väestörekisterikeskus välittää tiedon turvakiellosta, ei turvakiellon alaisia tietoja
² Tietopyynnön koskiessa pelkästään osoitetietoja voidaan pyyntö siirtää väestötietoviranomaisille
_______________________

2 Väestötietojärjestelmään rekisteröity turvakielto

Henkilö voi pyytää yhteystietojensa suojaamista Maistraatista, jos hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Maistraatti voi tällöin väestötietolain (507/1993) 25 §:n 4 momentin mukaisesti määrätä, ettei henkilön yhteystietoja voida luovuttaa muille kuin viranomaisille (turvakielto).³

Väestötietolain mukaisesti turvakiellon alaisia ovat tieto henkilön kotikunnasta, siellä oleva asuinpaikka, tilapäinen asuinpaikka, postiosoite tai muu vastaava osoite. Väestörekisterikeskus on käytännesäännöissään tulkinnut turvakiellon ulottuvan myös sellaisiin tietoihin, jotka voivat paljastaa tällaiset tiedot kuten kotipaikkatunnus, kunnan osa-alue ja vuodenvaihteen kuntatieto. Turvakiellon alaiseksi tiedoksi saatetaan katsoa myös edellinen kotikuntatieto ja tieto seurakunnasta.⁴

Väestötietojärjestelmään merkitty turvakielto on ensimmäisen kerran voimassa viisi vuotta. Sitä voidaan jatkaa kaksi vuotta kerrallaan.
_______________________
³ Hallitus on antanut esityksen uudesta väestötietolaista. Ehdotuksen mukaisesti turvakiellosta ja sen käsittelystä säädettäisiin ehdotetun lain 36 ja 37 §:ssä. Muutoksena nykyiseen ehdotetaan, että asiakas voisi ilmoittaa väestörekisteriin ns. turvallisen osoitteen, joka voitaisiin luovuttaa viranomaisille (HE 89/2008). Muutosesityksellä ei ole vaikutusta turvakieltoasiakkaan tietojen käsittelyyn Verohallinnossa.
⁴ Väestötietojärjestelmään rekisteröidyn turvakiellon ja sen alaisten tietojen käsittelyn käytännesäännöt (Väestörekisterikeskus 23.4.2002 dnro 522/79/02).
_______________________

3 Verohallinnon myöntämä turvakielto

Henkilö voi pyytää yhteystietojensa salassapitoa Verohallinnolta viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) nojalla. Asiakasta ohjataan kuitenkin ensisijaisesti pyytämään yhteystietojensa kattavaa suojaamista Maistraatista.
 
Julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 31) kohdan mukaisesti henkilö voi pyytää yhteystietojensa salassapitoa, jos hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Julkisuuslain perustelujen (HE 30/1998) mukaan pyynnön vastaanottaneen viranomaisen on selvitettävä, onko tiedon salassa pitämiselle lainkohdassa tarkoitettu perusteltu syy.

Verohallituksen näkemyksen mukaan kieltäytyminen yhteystietojen salassapidosta voinee tulla kysymykseen ainoastaan silloin, kun asiakas ei esitä lainkohdan mukaisia perusteita pyynnölleen. Jos asiakkaalle on jo myönnetty väestötietojärjestelmän turvakielto, joka on merkitty Verohallinnon tietojärjestelmään, ei asiakkaalla pääsääntöisesti ole enää oikeussuojan tarvetta eli tarvetta saada yhteystietojaan salatuksi erillisellä Verohallinnon antamalla päätöksellä.

Lainkohdassa tarkoitettuja yhteystietoja ovat tieto kotikunnasta ja siellä olevasta asuinpaikasta, tieto tilapäisestä asuinpaikasta, salaisesta puhelinnumerosta ja tai muusta puhelinnumerosta ja muu yhteystieto. Muulla yhteystiedolla tarkoitetaan esimerkiksi telefaksi tai sähköpostiosoitetta.

Julkisuuslaissa ei ole asetettu määräaikaa yhteystietojen luovutusrajoitukselle. Asiakas voi pyytää yhteystietojensa salassapitoa ja luovutusrajoitusta määräajaksi. Ellei asiakas itse pyydä luovutusrajoitusta tietyksi ajaksi, se on voimassa toistaiseksi.

4 Turvakiellon alaiset tiedot Verohallinnossa

Kirkkokuntatieto eli tieto siitä, kuuluuko henkilö evankelis-luterilaiseen tai johonkin muuhun kirkkokuntaan, ei ole turvakiellon alainen tieto.

Kun turvakielto on päättynyt, sen ei katsota taannehtivasti koskevan kiellon voimassaoloajan tietojakaan. Turvakiellon päätyttyä Verohallinnolla on kuitenkin 30 päivän pituinen varoaika, ennen kuin turvakiellon alaisten tietojen suoja päättyy.

5 Turvakieltovastuuhenkilöt

Turvakiellon alaisten tietojen päivitys- ja kyselyoikeudet on Verohallinnossa rajattu ja keskitetty verovirastojen turvakieltovastuuhenkilöille. Turvakieltovastuuhenkilöt nimeää veroviraston alueverojohtaja tai hänen määräämänsä henkilö. Turvakielovastuuhenkilön tulee olla luotettava ja vakinaisessa virkasuhteessa Verohallintoon.

Turvakieltovastuuhenkilön tehtävänä on mm.:

• päivittää turvakiellon alaisia tietoja
• tulostaa turvakieltoasiakkaiden tulosteita asiakasrekisteröinnin tulostearkistosta
• postittaa turvakieltoasiakkaiden osoitteettomat tulosteet
• päivittää YTJ:ään turvakieltoasiakkaan ilmoittamat julkiset yhteystiedot

Tiedot viraston turvakieltovastuuhenkilöistä toimitetaan tiedoksi verohallituksen ASI-vastuuhenkilöille.

Jos asiakkaalle ei voida lähettää veropostia iPostina, huolehtivat turvakieltovastuuhenkilöt postin lähettämisestä.

6 Turvakiellon alaisten tietojen käsittely sovelluksissa

Turvakieltoasiakkaiden turvakiellon alaiset tiedot ylläpidetään asiakasrekisteröinnin suorakäyttösovelluksella (asi –suora). Tiedot saa päivittää vain turvakieltopäivittäjän käyttäjäroolilla. Eräpäivityksellä tietoja ei voida päivittää. Muut sovellukset eivät voi päivittää turvakiellon alaisia tietoja.

Jos sovelluksessa käsitellään asiakkaan turvakiellon alaisia yhteystietoja, vastaa sovellus osaltaan näiden tietojen suojaamisesta.

6.1 Turvakiellon alkaminen ja päättyminen Verohallinnon tietojärjestelmissä

Väestötietolain mukaisesta turvakiellosta saadaan tieto Verohallinnon tietojärjestelmiin päivittäin suorasiirtona väestötietojärjestelmästä. Verohallinnon julkisuuslain nojalla myöntämästä turvakiellosta saadaan tieto turvakieltovastuuhenkilön tallettaessa tiedon asiakastietojärjestelmään.

Turvakieltovastuuhenkilö poistaa asiakkaalta viimeisen voimassa olleen kotiosoitteen asiakkaan tai asiakkaan asianhoitajan osoitetiedoista. Turvakieltovastuuhenkilö lähettää asiakkaalle kirjeen, jossa asiakasta pyydetään ilmoittamaan yhteydenotto-osoitteen (ASI tuloste). Asiakasta pyydetään ilmoittamaan yhteydenotto-osoite kahden viikon kuluessa kirjeen saamisesta. Asiakkaan postiosoitteeksi tallennetaan joko hänen ilmoittamansa yhteydenotto-osoite tai maistraatilta pyydetty turvakielto-osoite (menettelyn kuvaus liitteessä 1). Jos asiakas ilmoittaa yhteydenotto-osoitteen myöhemmin, korvaa yhteydenotto-osoite maistraatilta pyydetyn turvakielto-osoitteen. Asiakkaan ilmoittamaa yhteydenotto-osoitetta suojataan samoin kuin maistraatilta pyydettyä turvakielto-osoitetta.

Kirjeessä pyydetään asiakasta myös huolehtimaan voimassa olevan pankkitilitiedon ilmoittamisesta mahdollisten veronpalautusten maksamiseksi.  Verohallinto ei voi luovuttaa turvakiellossa olevana asiakkaan yhteystietoja pankille maksuosoitusten lähettämiseksi. Asiakkaalle kerrotaan myös, että hän voi ottaa yhteyttä Verohallintoon tietojen suojaamiseksi, jos hän on valtuutettuna asianhoitajana, yhtymän osakkaana, elinkeinonharjoittajana, tai hän on ilmoittanut YTJ:ään yhteisön osoitteeksi kotiosoitteensa.

Turvakiellon päättyessä turvakieltovastuuhenkilö poistaa postiosoitteen, jolloin asiakkaan yhteydenotto-osoitteeksi päivittyy väestötietojärjestelmään merkitty osoite. Turvakielto otetaan kuitenkin huomioon 30 päivän ajan ilmoitetusta päättymispäivästä. Turvakieltovastuuhenkilön tulee varmistaa, että asiakkaalle jää voimassa oleva osoite.

Verohallinnon myöntämät turvakiellot ovat pääsääntöisesti toistaiseksi voimassa olevia. Toistaiseksi voimassa oleva turvakielto päättyy asiakkaan kirjallisen ilmoituksen perusteella.

6.2 Suojaaminen ja seuranta

Turvakiellon alaisia asiakkaan yhteystietoja tulee suojata sovelluksissa siten, että tietoja voivat käsitellä vain turvakieltovastuuhenkilöt.

Turvakiellon alaisten tietojen kyselyä ja päivitystä seurataan lokitietojen avulla. Lokitiedoista käy ilmi kenen tietoja on käsitelty, kuka tietoja on käsitellyt sekä käsittelyn ajankohta. Turvakieltolokiin tallentuu tiedot kaikista kyselyistä. Tiedot tallentuvat myös niistä kyselyistä, joissa kyselijä ei ole turvakieltovastuuhenkilö. Lokitietoja säilytetään vähintään viisi vuotta. Turvakieltojen lokitiedostojen valvontaa tehdään tarvittaessa.

6.3 Turvakiellon alaisten tietojen suojaaminen eräissä tilanteissa

Valtuutettu asianhoitaja
Lähtökohtaisesti turvakiellon alaista henkilöä ei tule merkitä valtuutetuksi asianhoitajaksi. Valtuutettu asianhoitaja hoitaa päämiehensä veroasioita ja asianhoitajan yhteystietojen suojaamisesta aiheutuu olennaista haittaa tämän tehtävän hoitamiselle. Näin ollen Verohallintoon saapunut tieto asiakkaan turvakiellosta ei suojaa automaattisesti hänen yhteystietojaan asianhoitajana.

Asiakasta pyydetään huomioimaan tämä ja ottamaan yhteyttä Verohallintoon näiden tietojen suojaamiseksi. Asiakas voi tällöin sopia päämiehensä kanssa asianhoitajasuhteen päättämisestä tai ilmoittaa yhteydenotto-osoitteekseen esimerkiksi poste-restante osoitteen. Tässä yhteydessä asiakkaalle tulee kertoa, ettei Verohallinto suojaa asianhoitajan yhteystietoja vastaavasti kuin muita turvakiellon alaisia yhteystietoja.

Yhtymä
Yhtymän yhteystiedoksi merkitään esimerkiksi kiinteistön osoite. Kiinteistön osoite saattaa olla turvakiellossa olevan yhtymän osakkaan turvakiellon alainen yhteystieto. Yhtymä ei voi olla turvakiellossa eikä Verohallintoon saapunut tieto yhtymän osakkaan turvakiellosta suojaa automaattisesti yhtymälle merkittyä yhteystietoa.

Asiakasta pyydetään huomioimaan tämä ja ottamaan yhteyttä Verohallintoon näiden tietojen suojaamiseksi. Asiakas voi tällöin ilmoittaa yhteydenotto-osoitteeksi esimerkiksi poste-restante osoitteen tai sopia, että yhtymän yhteystiedoksi merkitään muun osakkaan yhteystieto. Tässä yhteydessä asiakkaalle tulee kertoa, ettei Verohallinto suojaa yhtymän yhteystietoja vastaavasti kuin muita asiakkaan turvakiellon alaisia yhteystietoja.

6.4 Sovelluksissa huomioitavia seikkoja

• Turvakiellon alaisten tietojen käsittely on otettava huomioon sovellusten työsuunnitelmissa. Jokainen sovellus huolehtii omalta osaltaan turvakiellon alaisten tietojen suojaamisesta.
• Sovelluksen johtoryhmä vastaa siitä, että järjestelmiä rakennettaessa ja ylläpidettäessä noudatetaan turvakiellon alaisten tietojen osalta Verohallituksen ohjetta. Jos sovelluksella ei ole johtoryhmää, järjestelmäpäälliköt vastaavat turvakiellon alaisten tietojen oikeasta käsittelystä.
• Turvakiellon alaisten tietojen käsittelyssä voi erityisistä syistä olla järjestelmäkohtaisia poikkeamia. Poikkeamista on sovittava erikseen Verohallituksen verotuskeskuksen henkilöverotusyksikön kanssa⁵.
• Turvakiellon alaisia tietoja saa päivittää ja kysellä pääsääntöisesti vain laajat oikeudet omaavat turvakieltovastuuhenkilöt ASI-suorapäivityksellä.
• Turvakiellon alaisia tietoja ei saa päivittää eräpäivityksellä.
• Tietoja ei saa näyttää suorakäyttönäytöillä, oheistulosteilla eikä esikatselunäytöillä. Sovellusten ohjeissa / työmenettelyohjeessa on myös kiellettävä turvakiellon alaisten tietojen kirjoittaminen muistio-teksteihin ja muihin vapaata tekstiä salliviin tauluihin.
• Suorakäyttönäyttöihin on lisättävä asiakkaan osoitetietojen kohdalle turvakiellosta kertova infonäyttö, jossa on seuraava vakioteksti:

• iPostiin ja kaikkiin koneelliseen kuoritukseen meneviin massapostituksiin tulostuu ASI-suorassa turvakieltoasiakkaalla oleva osoite. Esikatselunäytössä ei saa näyttää turvakiellon alaisia tietoja.
• Oheistulosteet tulostetaan osoitteettomina. Turvakieltoasiakkaan oheistulosteiden postittamisesta huolehtivat turvakieltovastuuhenkilöt.
• Sovellusten tulee lokittaa turvakieltolokiin kaikki turvakieltoasiakkaisiin kohdistuvat kyselyt. Tiedot säilytetään 5 vuotta, jonka jälkeen tiedot tulee hävittää.

_______________________
⁵ Yhteydenotto ensin ASI:n sovellustukeen (YHT_ASI SOVELLUSTUKI). ASI esittelee poikkeamispyynnön henkilöverotusyksikölle.
_______________________

7 Verovirastot

Verovirastot vastaavat turvakieltovastuuhenkilöiden nimeämisestä, turvakiellon myöntämisestä, turvakiellon alaisten tietojen päivittämisestä. Turvakieltovastuuhenkilöistä tarkemmin edellä kohdassa 5.
 
7.1 Turvakiellon hakeminen ja päätöksenteko

Turvakieltoa haetaan esittämällä tätä asiaa koskeva pyyntö Verohallinnolle. Toimivalta luovutusrajoituspyyntöjen käsittelyyn on asiakkaan kotikunnan verovirastolla (kotikunta pyynnön esittämishetkellä). Suositeltavaa on, että tehtävä keskitettäisiin virastossa tietylle yksikölle.

Yhteystietojen luovutusrajoitusta koskevaan päätökseen haetaan muutosta hallintolainkäyttölain mukaisesti asiakkaan kotipaikan hallinto-oikeudelta. Päätökseen liitetään valitusosoitus.

7.2 Turvakiellon alaisten tietojen suojaaminen

Verohallinnon tietojärjestelmän lisäksi turvakiellon alaisia tietoja on myös verovirastojen arkistoissa. Tietoja saattaa tulla myös asiakkaan antamien selvityksien yhteydessä.

Turvakiellon alaisten tietojen suojaaminen on tärkeää etenkin tietojen luovutustilanteissa. Jos vastaanottajalla ei ole oikeutta käsitellä turvakiellon alaisia tietoja, tulee tällaiset tiedot peittää. Turvakiellon alaisia tietoja ei saa asiakaan itsensä lisäksi luovuttaa kuin sellaiselle viranomaiselle, joka on antanut riittävän selvityksen turvakiellon alaisten tietojen käytöstä ja suojaamisesta.

7.3 Verotoimistoissa huomioitavia seikkoja

• Turvakieltoasiakkaalla on oikeus nähdä omat turvakiellon alaiset tietonsa.
• Tietojen antamisessa valtakirjalla tulee olla huolellinen. Asianmukaisesti valtuutetulla asiamiehellä (esim. asianajaja tai muu valtuutettu) on yleensä oikeus samoihin tietoihin, kuin asiakkaallakin. Turvakiellon alaisia tietoja ei saa luovuttaa, mikäli valtuutus tai valtuutuksen laajuus on epäselvä.
• Asiakirjaluovutuksissa turvakiellon alaiset tiedot poistetaan silloin kun tietoja luovutetaan muulle kuin viranomaisille⁶. Tämä tarkoittaa myös tilannetta, jolloin tietoja luovutetaan asianosaisaseman perusteella muulle kuin verovelvolliselle itselleen.

  Tietojen poistaminen tarkoittaa, että asiakirjoilta mustataan turvakiellon alaiset tiedot. Turvakiellon alaiset tiedot poistaa asiakirjoilta se henkilö, jonka työtehtäviin ko. asiakaspalvelu kuuluu. Henkilö tarkistaa Ukysystä/Vetystä, onko kyseessä turvakieltoasiakas. Asiakirjapalvelussa ei ole tarvetta tarkistaa, onko osoite sama kuin asiakastietokannassa oleva turvakieltoasiakkaan osoite.

  Turvakiellon alaiset yhteystiedot poistetaan kaikista vanhojenkin verovuosien asiakirjoista, jotka luovutetaan muille kuin turvakieltoasiakkaalle itselleen.

• Turvakieltoasiakas voi muuttaa turvakiellon alaisia osoitetietojaan ainoastaan kirjallisesti. Jos asiakas haluaa tehdä osoitteenmuutoksen verotoimistossa, häntä pyydetään tekemään se kirjallisesti.⁷
• Asiakas ei voi tehdä asiakastietokannan osoitetietoihin muutoksia puhelimitse.
• Tuloverotuksen julkisten tietojen luettelot laaditaan verotuskunnittain⁸. Verohallinto ei voi poistaa turvakiellon alaisen asiakkaan tietoja julkisten tietojen luettelolta. Tuloverotuksen julkisten tietojen otteisiin ei kuitenkaan tulostu verotuskuntatietoa.

_______________________
⁶ Menettelystä turvakiellonalaisten tietojen luovuttamisesta viranomaisille tarkemmin kohdassa 8
⁷ Asiakas kirjoittaa osoitteen lomakkeelle, joka suljetaan kirjekuoreen ja lähetetään turvakieltovastuuhenkilölle
⁸ Tämä koskee myös vanhoja tulo- ja varallisuusverotuksen julkisia tietoja
_______________________

8 Turvakiellon alaiset tiedot verotuksen toimittamisessa

Turvakiellossa olevan asiakkaan asiakastietokantaan merkityt yhteystiedot on tarkoitettu ainoastaan veropostin lähettämistä varten.

Turvakiellossa oleva asiakas ei välttämättä asu turvakiellon alaisessa osoitteessa eikä yhteystieto ole käyttökelpoinen sellaisissa verotukseen liittyvissä tilanteissa, jolloin asiakkaan asumisella on merkitystä. Todellisella asuinosoitteella on merkitystä esimerkiksi kotitalousvähennyksessä, asunnon ja työpaikan matkakulujen selvittämisessä, luovutusvoiton verotuksessa tai ensiasunnon varainsiirtoverovapaudessa.

Turvakieltoasiakkaan verotusta varten tarvittavat asumista koskevat tiedot tulee selvittää ensisijaisesti asiakkaalta itseltään.

Jos asuminen on selvityksen jälkeen epäselvä, voi verovelvollisen asumista koskevia tietoja kysyä maistraatilta. Maistraatti voi luovuttaa turvakiellon alaisen tiedon viranomaiselle, jos viranomainen tarvitsee tietoja lakisääteisiä tehtäviä varten. Maistraatit ratkaisevat asiat tapauskohtaisesti.

Turvakieltoasiakkaan yhteystietoja ei saa hakea postin verkkopalvelun tai muiden ulkoisten kyselyjärjestelmien kautta.

9 Turvakiellot sähköisessä asioinnissa

Turvakiellon alaiset tiedot viedään perusjärjestelmistä sähköisen alustan asiakastietokantaan.

Turvakiellon alaiset tiedot näytetään palvelussa vain omalla tunnuksellaan kirjautuneelle turvakieltoasiakkaalle. Turvakieltoasiakkaalla ei ole mahdollisuutta palvelussa päivittää yhteystietojaan. Turvakiellossa olevan asiakkaan lisäksi vain turvakieltovastuuhenkilöllä on oikeus nähdä turvakiellon alaisia tietoja. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi palveluun kirjautunut virkailija ei voi nähdä asiakkaan suojattuja tietoja.

Turvakieltoasiakkaan tietojen käsittely lokitetaan turvakieltolokille.

Asiakasta tulee informoida palvelussa siitä, että hänen turvakiellon alaisten yhteystietojen käsittely on rajoitettu, vaikka hänellä itsellään on mahdollisuus nähdä tiedot.

10 Turvakiellon alaisten tietojen luovuttaminen

Turvakiellon alaisia tietoja voidaan luovuttaa vain viranomaisille. Yrityksille tai muille yksityisille tahoille turvakiellon alaisia tietoja ei saa antaa. Näin ollen turvakiellon alaisia tietoja ei saa luovuttaa esimerkiksi asianosaisaseman perusteella. 

Tieto siitä, että henkilölle on rekisteröity turvakielto, ei ole juridisesti turvakiellon alainen tieto. Tietoa ei kuitenkaan yleisten tietosuojaperiaatteiden mukaisesti voida luovuttaa, jos se ei ole tarpeellista. Verohallinnosta tieto voidaan antaa perustellusta syystä vain viranomaiselle.

10.1 Luovutusedellytykset

Turvakiellon alaiset tiedot voidaan luovuttaa vain viranomaisen laissa säädettyjä tehtäviä varten. Väestötietojärjestelmän turvakieltoa koskevissa hallituksen esityksen perusteluissa (HE 104/1993) painotetaan sitä, että pelkkä viranomaisasema ei ole riittävä peruste tietojen saantiin, vaan lisäksi tulee edellyttää, että viranomainen tarvitsee kyseisiä tietoja säädöksissä tai määräyksissä asetetun tehtävän tai toimenpiteen suorittamista varten. Tietoja pyytävän viranomaisen on siten annettava selvitys tietojen tarpeellisuudesta. Lisäksi viranomaisen on esitettävä selvitys siitä, miten turvakieltotietojen käyttö ja suojaus järjestetään.

Verohallinnon myöntämiä turvakieltoja voidaan antaa julkisuuslain 29 §:n 2 momentin mukaisesti toiselle viranomaiselle. Tietoja pyytävän viranomaisen on myös julkisuuslain nojalla annettava selvitys, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Turvakieltojen luovuttamisessa Verohallinnossa noudatetaan käytännössä samaa menettelyä väestötietolain ja julkisuuslain mukaisissa turvakielloissa.

Perukirjatietojen luovuttamisen osalta turvakieltoja on käsitelty Verohallituksen perukirjaohjeessa (Verohallituksen ohje nro 786/09/2005).

10.2 Viranomaiselta vaadittava selvitys turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä

Turvakiellon alaisia tietoja vastaanottavan viranomaisen pitää ennen tietojen luovuttamista antaa selvitys tietojen tarpeellisuudesta, tietojen käytöstä ja tietojen suojaamisesta.

Viranomaisilta, jotka pyytävät turvakiellon alaisia tietoja usein⁹, voidaan pyytää eri luovutustilanteet kattava selvitys. Viranomaisen pitää tarvittaessa päivittää selvitystä. Selvityksen antamisen jälkeen viranomaiselle voidaan luovuttaa mm. perukirjan tietoja ilman yhteystietojen peittämistä.

Viranomaisen antama selvitys voi olla vapaamuotoinen. Selvityksen tulee kuitenkin sisältää seuraavat seikat:

• Perusteltu lakisääteinen oikeus ja tarve käsitellä turvakiellon alaisia tietoja
  Viranomaisen tulee selvittää, että turvakiellon alaiset tiedot ovat tarpeellisia viranomaisen lakisääteisissä tehtävissä. Selvityksen arvioinnissa tulee ottaa huomioon se, että turvakiellon alaisten asiakkaiden ajantasaiset osoitetiedot on saatavissa maistraatista.
• Kuvaus siitä miten tietoja käytetään
  Viranomaisen tulee selvittää miten turvakiellon alaisia tietoja käytetään. Selvitys voi olla yleisluontoinen mutta siitä tulee käydä ilmi, että turvakiellon alaisten tietojen käyttö on rajoitettua.
   
• Kuvaus siitä miten turvakiellon alaisia tietoja suojataan
  Viranomaisen ei tarvitse esittää yksityiskohtaista kuvausta suojaamisesta. Riittävää on tieto siitä, että turvakiellon alaisten tietojen katselu ja muu käsittely on rajoitettua sekä että jälkikäteen on selvitettävissä kuka on katsellut tietoja. Viranomaisen järjestelmästä tulee ilmetä, että luovutetut tiedot ovat turvakiellon alaisia.

 _______________________
⁹ Esimerkiksi sosiaalihuollon tai ulosoton viranomainen, joka pyytää tietoja perukirjoilta
_______________________

11 Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ)

Verohallinnon asiakastietokannasta (ASI) siirretään yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tieto turvakiellosta, tieto turvakiellon myöntäneestä viranomaisesta ja turvakiellon loppumispäivämäärästä. YTJ:n tietokannasta poistetaan turvakieltotiedon perusteella asiakkaalta kaikki osoite- ja yhteystiedot.

Turvakieltoasiakkaiden yhteystietojen päivitys YTJ:ssä on suojattu erityisoikeuksilla, joka myönnetään vain Verohallinnon turvakieltovastuuhenkilöille. Ainoastaan turvakieltovastuuhenkilö voi päivittää YTJ:ään asiakkaan haluamat julkiset osoite- ja yhteystiedot.

ASI välittää tiedon turvakiellosta YTJ:lle. Asiakkaan yhteystiedot poistetaan YTJ:stä. Asiakkaan YTJ:ään haluamat julkiset osoite- ja yhteystiedot voi päivittää ainoastaan turvakieltovastuuhenkilö, jolle on myönnetty erilliset päivitysoikeudet. Oikeudet myöntää Verohallinnon pääkäyttäjä.

11.1 Viranomaiskäyttö

Viranomaiskäytössä olevalla YTJ:n operatiivisella puolella, näkyy tieto turvakiellosta. Kaikki YTJ:ssä olevat osoitetiedot ovat tyhjiä, lukuun ottamatta asiakkaan YTJ:ään ilmoittamia julkisia osoite- ja yhteystietoja. Kuntatieto on tyhjätty, mutta Patentti- ja rekisterihallituksen rekistereihin merkitty kuntatieto yritystoiminnan harjoittamispaikasta on nähtävissä. Asiakkaan Verohallinnolle ilmoittamat osoitteenmuutokset eivät välity YTJ:ään.

11.2 Tietopalvelu

YTJ:n julkisessa tietopalvelussa (www.ytj.fi) turvakieltoasiakkailla näytetään vain Patentti- ja rekisterihallituksen rekistereistä saatu tieto yritystoiminnan harjoittamispaikasta (kuntatieto) sekä asiakkaan nimenomaan YTJ:tä varten ilmoittamat julkiset osoite- ja yhteystiedot.

11.3 Turvakieltoasiakkaan yhteystiedon suojaaminen

Asiakas saattaa olla ilmoittanut YTJ:ään yrityksensä osoitteeksi kotiosoitteensa. Julkiseksi ilmoitettu yhteystieto ei automaattisesti poistu YTJ:n tietopalvelusta turvakieltoa merkittäessä.

Asiakasta pyydetään huomioimaan tämä ja ottamaan yhteyttä Verohallintoon. Jos asiakas haluaa suojata tätä julkiseksi ilmoittamaansa yhteystietoa, tulee hänen muuttaa yrityksen osoitteeksi joku muu kuin hänen turvakiellon alainen osoitteensa. Tässä yhteydessä asiakkaalle tulee kertoa, ettei Verohallinto suojaa yrityksen yhteystietoja vastaavasti kuin muita asiakkaan turvakiellon alaisia yhteystietoja.

12 Muut yhteystietojen luovutusrajoitukset viranomaisissa

Asiakkaalla ei ole tässä ohjeessa käsitellyn turvakiellon lisäksi mahdollista saada muita yhteystietojen luovutusrajoituksia Verohallinnon rekistereihin. Luovutusrajoitukset eivät ole tarpeen, koska yhteystiedot ovat verotustietoina salassa pidettäviä ja niitä voidaan luovuttaa vain siten kuin laissa erikseen säädetään. Verohallinto ei siten voi luovuttaa yhteystietoja esimerkiksi suoramarkkinointi- tai sukututkimustarkoitusta varten.

Väestötietojärjestelmä
Henkilöllä on mahdollisuus pyytää väestötietoviranomaisilta turvakiellon lisäksi erilaisia muita tietojen luovutusrajoituksia mm. osoitepalvelukielto, suoramarkkinointikielto, suoramainontakielto, etämyyntikielto, markkina- ja mielipidetutkimuskielto, sukututkimuskielto, henkilömatrikkelikielto. Nämä kiellot eivät vaikuta asiakkaan yhteystietojen käsittelyyn Verohallinnossa tai muussa viranomaisessa.

Ajoneuvoliikennerekisteri
Henkilöllä on mahdollisuus pyytää Ajoneuvohallintokeskukselta ajoneuvoliikennerekisteriin merkittävää osoiteluovutuskieltoa sekä turvakieltoa. Ajoneuvoliikennerekisteriin merkitty turvakielto koskee kaikkia rekisteriin merkittyjä henkilötietoja ja se rajoittaa tietojen käsittelyä mm. Ajoneuvoliikennejärjestelmässä (ATJ). Tämä koskee Verohallinnossa kaikkia ATJ:n käyttäjiä ja rajoittaa mm. tietojen katselua ja tulostamista ATJ:stä. Turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä ATJ:ssä on sovittu Ajoneuvohallintokeskuksen kanssa ja tietojen katselua ja tulostusoikeutta on rajoitettu Verohallinnossa.

13 Lisätietoja

Lisätietoja tästä ohjeesta antaa ylitarkastaja Taito von Konow (etunimi.sukunimi@vero.fi, p. 020 612 4165)

Pääjohtaja Mirjami Laitinen

Ylitarkastaja Taito von Konow