Anmälan av information till inkomstregistret: penninglöner och poster som ska dras av från lönen

I denna anvisning beskrivs

• lönebegreppet
• de två sätten att anmäla penninglöner till inkomstregistret
• avskiljandet av lön och arbetsinkomst i inkomstregistret
• tidsfristerna för anmälan av penninglöner
• anmälan av poster som ska dras av från lönen.

Denna anvisning ersätter den tidigare anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: penninglöner och poster som ska dras av från lönen. Följande ändringar och kompletteringar har gjorts i anvisningen:

• I förteckningen i kapitel 1.3 har man lagt till två inkomstslag där grunderna för socialförsäkringsavgifter kan variera.
• I kapitel 1.3 har anvisningarna om användningen av inkomstslaget Annat betalt tillägg (216) preciserats, lika så anvisningarna om hur man anmäler en ersättning som betalas för extra lediga dagar som kompletterar semestern. Vidare har anvisningarna om hur OffPL-förvärvsinkomst ska anmälas i samma situation.
• Det tidigare kapitlet om utsatta tider för att anmäla uppgifter har överförts till den nya anvisningen Löner: Anmälan av information till inkomstregistret.
• Det nya inkomstslaget som tas i bruk från början av 2021, Ersättning för cykelförmån (420), har lagts till i kapitel 2.

I övrigt motsvarar anvisningens riktlinjer till sitt innehåll den tidigare anvisningen.

De i exemplen nämnda socialförsäkringsavgifterna för arbetstagare och arbetsgivare har beräknats med de procentsatser som gäller 2021.

1 Anmälan av penninglön

1.1 Lönebegreppet

Lön är vederlag som ska betalas eller som enligt överenskommelse ska betalas för arbete som utförts inom ramen för ett anställningsförhållande (arbets- eller tjänsteförhållande) eller utifrån ett direktörsavtal. Enligt pensionslagen för den offentliga sektorn ses uppdrag, förtroendeuppgifter och förtroendeuppdrag vilka ska försäkras och uppdrag som närståendevårdare och familjevårdare som anställningsförhållanden under vissa förutsättningar. Lagstiftningen om olycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring innehåller också försäkringsbestämmelser för vissa grupper med tanke på olycksfall och yrkessjukdomar. Enligt dessa är det möjligt att grupperna i fråga försäkras på samma sätt som personer som står i anställningsförhållande, men detta innebär inte att de som hör till dessa grupper har ett anställningsförhållande.

Inkomstbegreppen i den lagstiftning som informationsanvändarna av inkomstregistret tillämpar avviker ofta från varandra, varför lönebegreppet inte är det samma hos varje informationsanvändare. En del informationsanvändare använder termen arbetsinkomst för lön. För en del informationsanvändare är lönebegreppet bredare än för andra.

Ur skattelagstiftningens synvinkel är lön ett bredare begrepp än till exempel arbetsinkomst, som utgör grund för arbetspensions- eller arbetslöshetsförsäkring. I beskattningen kan också annat vederlag som betalats för arbete inom ramen för ett anställningsförhållande ses som lön. Skillnaden kan också uppstå på grund av att en del informationsanvändare fastställer inkomsten enligt betalningstidpunkten och en del enligt intjäningstidpunkten.

Termerna lön och arbetsinkomst kan av ovan nämnda orsaker inte i alla brukssammanhang användas som synonymer till varandra. Närmare anvisningar om tolkningen av lönebegreppet fås från Skatteförvaltningens, försäkringsbolagets och Sysselsättningsfondens webbsidor eller genom att kontakta aktörerna i fråga.

1.2 Två sätt att anmäla utbetalda penninglöner

Den anmälan om löneuppgifter som ska ges till inkomstregistret ersätter flera olika anmälningar som tidigare getts till informationsanvändarna. Eftersom inkomstbegreppen är olika hos informationsanvändarna, rekommenderas det att prestationsbetalarna anmäler penninglöner på specificerat sätt (anmälningssätt 2). Penninglöner ska dock anmälas åtminstone som ett totalbelopp (anmälningssätt 1).

Specificerad anmälan av penninglöner (s.k. anmälningssätt 2)

• Betalaren använder separata, kompletterande inkomstslag. Den anmälda lönen består i så fall av de anmälda inkomsterna, då betalaren inte behöver räkna ihop inkomsterna.
• När uppgifterna anmäls med kompletterande inkomstslag (38 stycken), kan alla aktörer som använder uppgifter i inkomstregistret dra nytta av uppgifterna i sin verksamhet.
• Uppgifter enligt anmälningssätt 2 ska ges inom samma tidsfrist som obligatoriska uppgifter.

Anmälan av penninglöner som ett totalbelopp (s.k. anmälningssätt 1)

• Betalaren anmäler penninglönerna som ett totalbelopp.
• Om lönerna anmäls som ett totalbelopp, kan en del av informationsanvändarna bli tvungna att begära närmare uppgifter, eftersom uppgifterna inte är tillräckligt noggranna för alla användare om de anmäls på begränsat sätt. Till exempel FPA behöver närmare uppgifter om penninglöner då den beviljar sjukdagpenning eller föräldraledighetspenning.

Anmälningssätt 1 och anmälningssätt 2 kan inte användas samtidigt på samma anmälan. Anmälningssätten kan dock ändras i olika anmälningar.

Nedan finns exempel på anmälan av uppgifter. I exemplen anges inte alla obligatoriska uppgifter, utan endast de uppgifter som behövs för att behandla ärendet.

När anmälningssätt 2 används, bildas inkomsttagarens lön av totalbeloppet på de anmälda inkomstslagen. Betalaren behöver inte meddela totalbeloppet på de anmälda inkomstslagen.

1.3 Specifikation av arbetsinkomst och lön i anmälan

Ovan beskrivs hur en del informationsanvändare har ett bredare inkomstbegrepp än andra. Även termerna för inkomst avviker från varandra; en del använder arbetsinkomst och en del lön. Med anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret kan en betalare på samma gång anmäla de inkomster som ligger till grund för avgifterna till olika socialförsäkringsanstalter, även om beloppet på inkomsterna varierar.

Anmälningssätt 1 för penninglöner (inkomstslag Lön totalt (101)) omfattar det sammanlagda beloppet på löner och arbetsinkomster som är underställda de olika socialförsäkringsavgifterna för arbetsgivare och arbetstagare (arbetspensionsförsäkringsavgifter, sjukförsäkringsavgifter, arbetslöshetsförsäkringspremier samt försäkringspremier för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring).

• Om en viss del av en prestation som betalas ut inte utgör vederlag som betalats för arbetet och följaktligen inte utgör grund för någon av ovan nämnda socialförsäkringsavgifter, ska det i inkomstslaget Lön totalt, genom att använda uppgiftsgruppen Försäkringsuppgiftens typ, antecknas att inkomsten inte omfattas av försäkringsavgiften i fråga.
• Därtill anmäler betalaren separat den del av inkomsten, som ligger till grund för socialförsäkringsavgiften i fråga genom att använda de underinkomstslag som anknyter till anmälningssätt 1:
  • Lönesumma som omfattas av socialförsäkringsavgifter (103)
  • Lönesumma som omfattas av arbetspensionsförsäkringsavgiften (102)
  • Lönesumma som omfattas av sjukförsäkringsavgiften (104)
  • Lönesumma som omfattas av arbetslöshetsförsäkringsavgiften (105)
  • Lönesumma som omfattas av arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringsavgiften (106).

Om den anmälda inkomsten inte i någon utsträckning är underställd socialförsäkringsavgifter, anmäler betalaren med hjälp av Försäkringsuppgiftens typ att beloppet inte är underställt socialförsäkringsavgifter. I så fall behöver inte betalaren bekräfta informationen om alla olika socialförsäkringsavgifter genom att använda underinkomstslagen.

Om den utbetalda prestationen enbart partiellt är oförenlig med det förvalda värdet för inkomstslaget, anges separata uppgifter om inkomstslaget för de prestationer som avviker från det förvalda värdet.

Det ska också beaktas att till exempel arbetspensionslagen för den offentliga sektorn, vad gäller arbetspensionsförsäkring, avviker från lagen för pension om arbetstagare bland annat i fråga om mötesarvoden, föreläsningsarvoden, förtroendeuppdrag och förtroendeuppgifter.

I de kompletterande inkomstslagen i anmälningssätt 2 för löner, finns det förvald information om huruvida inkomstslaget omfattas av socialförsäkringsavgifter eller inte. Vad gäller vissa inkomstslag kan det förvalda värdet ändras vid behov. Information om inkomstslagen och de förvalda värdena för dessa finns på webbsidan Inkomstslag för löner.

Grunderna för socialförsäkringsavgifter kan beroende på situationen, trots att utbetalningen görs av samma betalare, variera inom följande inkomstslag:

• initiativarvode (202)
• arvode för medlemskap i förvaltningsorgan (308)
• penninggåva till personalen (310)
• kilometerersättning (skattepliktig) (209)
• mötesarvode (210)
• föreläsningsarvode (214)
• arvode för förtroendeuppdrag (215)
• annat betalt tillägg (216)
• annan skattepliktig förmån till personalen (315)
• övriga naturaförmåner (317)
• ersättning för andra naturaförmåner (407)
• lön totalt (101)
• arvode för arbetstagares uppfinning (326)
• aktiepremie (320)
• dellön för sjuktiden (219)
• arbetsersättning (336)
• aktieemission som grundar sig på arbetsförhållande (226)
• försäkringslön (352)
• vinstarvode (233) och
• avdrag före förskottsinnehållning (419).

Uppgiften Försäkringsuppgiftens typ för inkomstslaget Annat betalt tillägg (216) används till exempel om arbetsgivaren betalar dagtraktamente till arbetstagaren utifrån ett kollektivavtal på lättare grunder än Skatteförvaltningens beslut. Det anmäls så att de rätta uppgifterna om Försäkringsuppgiftens typ fogas till inkomstslaget. Då är inkomsten inte underställd arbetspensionsförsäkringsavgift, arbetslöshetsförsäkringspremie eller försäkringspremie för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, men omfattas av sjukförsäkringsavgiften.

På grund av en ändring av semesterlagen som trätt i kraft 1.4.2019 har en arbetstagare dessutom rätt att för de extra lediga dagar som kompletterar semestern få en ersättning som motsvarar den ordinarie eller genomsnittliga lönen, om den semester hen har förtjänat blir kortare än 24 dagar på grund av frånvaro orsakad av långvarig sjukdom eller medicinsk rehabilitering (7 a § i semesterlagen). Ersättning för extra lediga dagar som kompletterar semestern anmäls med inkomstslaget Annat betalt tillägg (216). Ersättningen är underställd sjukförsäkringsavgiften, men inte av övriga socialförsäkringspremier. Eftersom det förvalda värdet i inkomstslaget Annat betalt tillägg (216) är att inkomsten är underställd socialförsäkringsavgifter, antecknas som uppgifter om Försäkringsuppgiftens typ för inkomstslaget huruvida inkomsten är underställd arbetspensionsförsäkrings-, arbetslöshets-, arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringsavgifter: Nej. Ersättning för kompletterande lediga dagar kan inte anmälas med inkomstslaget Semesterersättning(234) eftersom detta inkomstslag omfattas av socialförsäkringsavgifter och uppgifter om försäkringen inte kan ändras i detta inkomstslag.

Anmälan om ersättning för extra lediga dagar som kompletterar semestern ska göras när ersättningen betalas. Ersättningen ska alltid anmälas på samma sätt oavsett om ersättning betalas för extra lediga dagar under anställningsförhållandet eller om ersättning betalas för de extra lediga dagar när anställningsförhållandet upphör. Om lön betalas utöver ersättningen, är lönen normal förvärvsinkomst som ligger till grund för socialförsäkringsavgifter. Därför ska den ersättning som betalas för de extra lediga dagarna kunna åtskiljas från lönen. När personen har semester, anmäls den lön som betalats till personen till inkomstregistret på vanligt sätt. Som orsakskod för frånvaro anges Semester.

På vissa inkomsttagare som försäkrats i enlighet med pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) tillämpas kollektivavtal där man avtalat om att extra lediga dagar som kompletterar semester är semesterdagar. Då ska bestämmelserna om semester tillämpas som sådana. De extra lediga dagarna anmäls som normal semester, till exempel med inkomstslaget Tidlön (201) och ersättningen för de extra lediga dagarna är underställd arbetspensionsförsäkringsavgiften.

Försäkringsuppgiftens typ, som anknyter till ovan nämnda inkomstslag, beskrivs därtill i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter i anslutning till försäkrande.

2 Anmälan av poster som ska dras av från lönen

I samma anmälan kan flera inkomstslag anmälas för samma inkomsttagare. Även om flera inkomstslag anmäls, kan de poster som ska dras av från lönen anmälas som ett totalbelopp som gäller alla inkomstslag.

Förutom penninglöner, ska vissa prestationer anmälas separat, med egna inkomstslag, om prestationerna i fråga utbetalas. Till exempel naturaförmåner och skattefria kostnadsersättningar utgör inkomstslag som ska anmälas separat. Det totala belopp som betalats till inkomsttagaren bildas av löner enligt anmälningssätt 1 eller 2 OCH därtill av inkomstposter som anmäls separat SAMT av poster som ska dras av från inkomsten.

Anmälan av inkomstslag som ska anmälas separat, såsom naturaförmåner och kostnadsersättningar, beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: naturaförmåner och kostnadsersättningar och Anmälan av information till inkomstregistret: belöning av arbetstagare, prestationer som ska betalas till företagare och andra specialsituationer.

Uppgifter om poster som ska dras av från lönen ska ges med samma anmälan som för penninglöner enligt anmälningssätt 1 (lön totalt) eller anmälningssätt 2 (kompletterande inkomstslag) samt som för inkomstslag som ska anmälas särskilt (1 och 2). Uppgifterna om en och samma betalningshändelse ska anmälas till inkomstregistret som en helhet. Utöver de inkomster som betalas ut ska man på samma gång anmäla poster som dras av från inkomsten samt de tilläggsuppgifter om inkomsttagaren och betalaren som behövs. Betalningsprestationen, posterna som ska dras av och tilläggsuppgifterna om inkomsttagaren och betalaren kan inte fördelas på olika anmälningar. När alla uppgifter som hänför sig till en och samma betalningshändelse anmäls som en helhet, får informationsanvändarna de uppgifter de behöver på rätt sätt och behöver inte begära tilläggsutredningar av prestationsbetalaren. I vissa undantagssituationer styr inkomstregistret betalaren att använda två olika anmälningar så att informationsanvändarna även i dessa situationer får de uppgifter de behöver på rätt sätt. I dessa fall ska alla uppgifter som hänför sig till betalningshändelsen, såsom tilläggsuppgifter om inkomsttagaren och betalaren, anges på båda anmälningarna.

Poster som ska dras av från lönen är

• ersättning för bilförmån (401)
• Förskottsinnehållning (402)
• avgift för förtroendevald (403)
• Källskatt (404)
• Källskatteavdrag (405)
• ersättning för andra naturaförmåner (407)
• övriga poster som ska dras av från nettolönen (408)
• andel av kollektiv tilläggspensionsförsäkringsavgift som betalats av arbetsgivaren och som debiteras arbetstagaren (411)
• arbetstagarens sjukförsäkringsavgift (412)
• arbetspensionsförsäkringsavgift för arbetstagare (413)
• arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringsavgift (414)
• ersättning för personalbiljett (415)
• skatt som betalats till utlandet (416)
• utmätning (417)
• försäkringsavgift för en individuell, frivillig pensionsförsäkring (418)
• avdrag före förskottsinnehållning (419)
• ersättning för cykelförmån (420).

Om inkomsttagaren försäkrats enligt pensionslagen för den offentliga sektorn, är det möjligt att med samma anmälan om löneuppgifter anmäla enbart de inkomstslag som anmälts utifrån samma registrering. Närmare uppgifter om registrering av anställningsförhållanden finns i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter om ett anställningsförhållande.