Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palkkatietoilmoituksen pakolliset ja täydentävät tiedot
- Antopäivä
- 13.3.2018
- Diaarinumero
- A34/200/2018
- Voimassaolo
- 13.3.2018 - 1.11.2018
Ohje on tarkoitettu suoritusten maksajille. Ohjeessa kuvataan tulorekisterin palkkatietoilmoituksella annettavat pakolliset tiedot ja vapaaehtoisesti annettavat täydentävät tiedot. Osa pakollisista tiedoista pitää antaa jokaisella ilmoituksella ja osa tietyissä tilanteissa, esimerkiksi kun maksetaan tiettyä suoritusta. Osa tiedoista on täydentäviä lisätietoja, joiden ilmoittaminen on maksajalle vapaaehtoista.
Pakollisten ja täydentävien tietojen sisältö kuvataan yleisellä tasolla. Tietojen ilmoittamista käsitellään muissakin tulorekisterin yksityiskohtaisissa ohjeissa. Tulolajien selitteet kuvataan Dokumentaatio-sivulla dokumentissa Tulolajien ja tuloista vähennettävien erien selitteet.
Tässä ohjeessa käsitellään vain palkkatietoilmoituksen tietoja. Maksajan pitää lisäksi tietyissä tilanteissa antaa työnantajan erillisilmoitus. Työnantajan erillisilmoituksen antaminen kuvataan ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työnantajan erillisilmoitus.
Ohjetta päivitetty 17.4.2018: Lisätty luvun 1.3.2 taulukkoon siitä puuttuneet tulolajit 329, 331 ja 361
1 Säännönmukaisesti annettavat pakolliset tiedot
Säännönmukaisesti annettavat pakolliset tiedot vastaavat vuosi-ilmoitustietoja, jotka Verohallinto, työeläkelaitokset, Työttömyysvakuutusrahasto ja työtapaturmavakuutusyhtiöt ennen vuotta 2019 keräävät. Näiden pakollisten tietojen perusteella ainakin edellä mainitut sosiaalivakuuttajat voivat luopua palkkoihin liittyvistä vuosi-ilmoituksista. Verohallinto voi luopua vuosi-ilmoitusten lisäksi työnantajasuoritusten oma-aloitteisista veroilmoituksista.
Alla kuvataan säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja.
1.1 Palkkatietoilmoituksen tunnistetiedot ja aineiston tekniset tiedot
Osa palkkatietoilmoituksen tiedoista pitää antaa jokaisella ilmoituksella. Tällaisia pakollisia tunnistetietoja ovat esimerkiksi
- palkanmaksukausi
- palkanmaksupäivä tai muu ilmoituspäivä
- aineiston tekniset tiedot.
Aineiston tekniset tiedot pitää ilmoittaa silloin, kun tiedot ilmoitetaan teknisen rajapinnan kautta tai lataamalla ne tiedostona. Teknisiä tietoja ovat esimerkiksi
- aineistotyyppi
- aineiston muodostamishetki
- tietolähde
- maksajan aineistoviite
- aineiston omistaja
- aineiston muodostaja
- aineiston lähettäjä
- virheellisten ilmoitusten käsittelyn ohjaus
- aineiston yhteyshenkilö.
1.2 Palkkatietoilmoituksen yksilöinti- ja yhteystiedot
Ilmoituksella pitää yksilöidä suorituksen maksaja ja tulonsaaja joko
- asiakastunnisteella tai sen puuttuessa
- muiden tunnistetietojen avulla.
Suorituksen maksajasta annetaan ensisijaisesti suomalainen asiakastunniste (esimerkiksi Y-tunnus tai henkilötunnus). Jos maksajalla ei ole suomalaista asiakastunnistetta, annetaan ulkomainen tunniste. Tällöin pitää antaa myös tarkentavia yksilöinti- ja yhteystietoja, kuten maksajan nimi ja osoitetiedot. Vastaavat tiedot on annettava myös silloin, kun suorituksen maksaja on tilapäinen työnantaja.
Vastaavasti myös tulonsaaja yksilöidään ensisijaisesti suomalaisella asiakastunnisteella. Jos tulonsaajalla ei ole suomalaista asiakastunnistetta, annetaan ulkomainen tunniste. Tällöin on annettava myös henkilön tai yrityksen nimi ja osoitetiedot. Jos tulonsaaja on luonnollinen henkilö, ilmoitetaan myös syntymäaika ja sukupuoli. Jos tulonsaajalla on sekä suomalainen että ulkomainen tunniste, ilmoitetaan molemmat tunnisteet.
1.3 Tulolajit
Tulorekisteriin ilmoitetaan palkat ja muut suoritukset tulolajien avulla. Jokaisella tulolajilla on oma koodiarvonsa. Palkkatietoilmoituksella käytössä olevat tulolajit on ryhmitelty seuraavasti:
- 100-sarjan tulolajit – maksetut rahapalkat yhteissummana
- Rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso, ns. ilmoitustapa 1
- 200-sarjan tulolajit – maksetut rahapalkat eriteltyinä
- Rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso, ns. ilmoitustapa 2
- Vaihtoehtoinen tapa ilmoittaa palkat
- 200-sarjan tulolajit sisältyvät 100-sarjan tuloihin
- 300-sarjan tulolajit – erikseen ilmoitettavat tulolajit
- Tulot eivät sisälly 100-sarjan tulolajeihin
- 400-sarjan tulolajit – tuloista vähennettävät erät
Osa palkkatietoilmoituksella käytössä olevista tulolajeista on säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja silloin, kun kyseisiä tuloja maksetaan. Luokittelu vastaa tulotietojärjestelmästä annetun lain 6 §:ssä säädettyjä tietoja. Säännönmukaisesti annettavat tiedot ovat sellaisia, joita jokin tulorekisterin tiedon käyttäjistä tarvitsee lakisääteisten tehtävien hoitamisessa. Nämä tehtävät koskettavat kaikkia tulonsaajia, esimerkiksi verotuksen tai sosiaalivakuuttamisen kautta.
Työnantajat ja muut suoritusten maksajat ovat ilman eri pyyntöä velvollisia antamaan pakolliset tulolajit silloin, kun kyseistä tuloa maksetaan.
Tulolajien ilmoittaminen eritellysti, suuremmalla tarkkuudella (ilmoitustapa 2), on vapaaehtoista. Rahapalkat on aina ilmoitettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen, vaikka ne ilmoitettaisiin eritellysti täydentäviä tulolajeja käyttämällä (ilmoitustapa 2). Jos tulotiedot ilmoitetaan laajemmalla tarkkuudella, tiedon käyttäjien ei tarvitse pyytää lisätietoja suorituksen maksajalta. Täydentäviä tulolajeja kuvataan kappaleessa 2.1. Täydentävät tulolajit.
Seuraavissa luvuissa kuvataan säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tulolajeja.
1.3.1 Rahapalkat
Maksetut rahapalkat ilmoitetaan joko yhteissummana tai eritellysti. Ilmoittaja valitsee, kumpaa tapaa hän ilmoituksella käyttää.
Suorituksen maksajan pitää ilmoittaa maksamansa rahapalkat vähintään yhteissummana (ns. ilmoitustapa 1). Tämä on rahapalkkojen ilmoittamisen minimitaso. Halutessaan maksaja voi eritellä maksamansa rahapalkat tarkemmin täydentävillä tulolajeilla (ns. ilmoitustapa 2), jolloin rahapalkkojen yhteissummaa ei ilmoiteta.
Jos suorituksen maksaja käyttää ilmoittamisessa yhteissummaa, ilmoitetaan tiedot alla olevilla tulolajeilla:
Ilmoitustapa 1 (ns. rahapalkkojen ilmoittamisen suppea tarkkuustaso)
| Koodi* | Tulolajin nimi |
| 101 | Palkka yhteissumma |
| 102 | Palkkasumma, joka on työeläkevakuutusmaksun alainen |
| 103 | Palkkasumma, joka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen |
| 104 | Palkkasumma, joka on sairausvakuutusmaksun alainen |
| 105 | Palkkasumma, joka on työttömyysvakuutusmaksun alainen |
| 106 | Palkkasumma, joka on työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen |
*Tulolajin nimen edessä oleva koodi on palkkatietoilmoituksella käytössä oleva tulolajin koodiarvo.
Maksaja valitsee vain yhden ilmoitustavan. Jos maksetut rahapalkat ilmoitetaan suppealla tarkkuustasolla ilmoitustavalla 1, ei samalla ilmoituksella saa ilmoittaa palkkoja laajemmalla tarkkuustasolla ilmoitustavalla 2 tai päinvastoin. Ilmoitustapoja voi kuitenkin vaihdella eri ilmoituksilla.
Suositus on ilmoittaa maksetut palkat eritellysti, laajemmalla tarkkuustasolla. Silloin tietoja pystytään hyödyntämään muun muassa etuuskäsittelyssä ja asiakasmaksujen määräämisessä sekä tilastoinnin tarpeisiin. Rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso kuvataan lyhyesti tämän ohjeen kappaleessa 2.1 Täydentävät tulolajit.
Ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät kuvataan esimerkkien avulla tarkemmin kahta eri tapaa ilmoittaa maksetut rahapalkat. Tulolajien selitteet kuvataan Dokumentaatio-sivulla dokumentissa Tulolajien ja tuloista vähennettävien erien selitteet.
1.3.2 Erikseen ilmoitettavat tulolajit
Rahana maksettujen palkkojen lisäksi maksajan on ilmoitettava tietyt tulot erikseen, jos niitä maksetaan. Nämä erikseen ilmoitettavat tulot eivät sisälly rahapalkkojen ilmoittamiseen (ilmoitustavat 1 ja 2). Erikseen ilmoitettavat tulolajit vastaavat pääosin niitä suorituslajeja, jotka nykyisin eritellään Verohallinnolle annettavissa ilmoituksissa.
Erikseen ilmoitettavat tulolajit ovat sellaisia tuloja, joista tiedon käyttäjät tai osa heistä tarvitsee tiedot eriteltyinä. Tällaisia tulotietoja ovat alla luetellut tulolajit:
| Koodi | Tulolajin nimi | Koodi | Tulolajin nimi |
| 302 | Asuntolainan korkoetu | 332 | Pääomatuloa oleva suoritus |
| 304 | Autoetu | 335 | Sovittelijan kulukorvaus |
| 308 | Hallintoelimen jäsenyydestä maksettu palkkio |
336 | Työkorvaus |
| 309 | Henkilöstörahastosta nostettu rahasto-osuus ja ylijäämä (veronalainen 80%) |
337 | Työnantajakohtaisen sairaskassan maksama täydennyspäiväraha |
| 310 | Henkilöstölle annettu rahalahja | 338 | Työnantajan maksama eläke |
| 311 | Kilometrikorvaus (verovapaa) | 339 | Työpanokseen perustuva osinko tai ylijäämä (palkka) |
| 312 | Kunnaneläinlääkärin toimenpidepalkkio |
340 | Työpanokseen perustuva osinko tai ylijäämä (työkorvaus) |
| 313 | Käyttökorvaus ansiotuloa | 341 | Työsuhdematkalipun verovapaa osuus |
| 314 | Käyttökorvaus pääomatuloa | 342 | Työsuhdematkalipun palkaksi katsottu osuus |
| 315 | Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu |
343 | Työsuhdeoptio |
| 316 | Muu veronalainen ansiotulo | 350 | Urheilijarahastoon siirretty palkka |
| 319 | Omaishoitajan palkkio | 351 | Urheilijarahastosta maksettu palkka |
| 320 | Osakepalkkio | 352 | Vakuutuspalkka |
| 321 | Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) |
353 | Veronalainen kustannusten korvaus |
| 322 | Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan työeläkevakuutusmaksun |
354 | Yksityisen hoidon tuen kuntalisä |
| 323 | Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan työttömyysvakuutusmaksun |
355 | Yksityisen hoidon tuki (palkka) |
| 324 | Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun |
356 | Yksityisen hoidon tuki (työkorvaus) |
| 325 | Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksun |
357 | Yleishyödyllisen yhteisön maksama kilometrikorvaus |
| 327 | Perhehoitajan kustannusten korvaus | 358 | Yleishyödyllisen yhteisön maksama päiväraha |
| 328 | Perhehoitajan palkkio | 359 | Perusteeton etu |
| 329 | Perhepäivähoitajan kustannusten korvaus | 361 | Työsuhdeoptio, jonka merkintähinta on luovutusajankohtana alhaisempi kuin markkinahinta |
| 331 | Päiväraha |
1.3.3 Palkasta vähennettävät erät
Alla mainitut palkasta vähennettävät erät ovat pakollisia tietoja:
| Koodi | Tulolajin nimi |
| 401 | Autoedusta peritty korvaus |
| 402 | Ennakonpidätys |
| 403 | Luottamushenkilömaksu |
| 404 | Lähdevero |
| 405 | Lähdeverovähennys |
| 407 | Muista luontaiseduista peritty korvaus |
| 408 | Nettopalkasta vähennettävä muu erä |
| 410 | Työnantajan maksaman kollektiivisen lisäeläkevakuutuksen maksu |
| 411 | Työnantajan maksaman kollektiivisen lisäeläkevakuutuksen työntekijältä peritty osuus |
| 412 | Työntekijän sairausvakuutusmaksu |
| 413 | Työntekijän työeläkevakuutusmaksu |
| 414 | Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu |
| 415 | Työsuhdematkalipusta peritty korvaus |
| 418 | Vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksu |
| 419 | Vähennys ennen ennakonpidätystä |
Palkasta vähennettävien erien ilmoittamista kuvataan ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät.
1.4 Muut säännönmukaisesti annettavat tiedot
Edellä on kuvattu palkkatietoilmoituksen tulolajeihin liittyviä pakollisia tietoja. Palkkatietoilmoituksella on muitakin tietoja, jotka on annettava tiettyjen laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä. Nämä tiedot koskevat esimerkiksi maksajaa, tulonsaajaa tai maksettua suoritusta.
Maksajasta ilmoitetaan
- maksajan tyyppi, jos maksaja on
- kotitalous
- tilapäinen työnantaja
- julkisyhteisö
- ulkomainen työnantaja
- ulkomainen konserniyhtiö
- valtio
- valtion liikelaitos tai erillishallinnollinen valtion laitos
- tieto maksajan aliorganisaatiosta, jos maksajalla on Kevan ilmoittajakoodiston mukainen aliorganisaatio
- maksajan aliorganisaatio: virastotunniste, jos suorituksen maksajana on valtion virasto
- sijaismaksajan antamat tiedot varsinaisesta työnantajasta, jos maksaja toimii sijaismaksajana – vastaavasti varsinaisen työnantajan pitää ilmoittaa sijaismaksajan maksamat palkat, joista työnantaja maksaa sosiaalivakuutusmaksut.
Tulonsaajasta ilmoitetaan
- tulonsaajan lisätiedot, eli seuraavat tiedot, jos ne koskettavat tulonsaajaa:
- osaomistaja-tieto, jos tulonsaaja on työttömyysturvalain (1290/2002) mukainen osaomistaja
- avainhenkilö
- ulkomailla asuva vuokratyöntekijä
- rajakunnassa työskentelevä henkilö
- ulkomailla työskentelevä henkilö
- urheilija
- esiintyvä taiteilija
- tulonsaaja on oleskellut Suomessa enintään 183 päivää verosopimuksessa tarkoitettuna ajanjaksona
- työnantaja maksaa työntekijän puolesta verot (nettopalkkasopimus)
- tieto siitä, jos tulonsaaja on rajoitetusti verovelvollinen sekä lisäksi
- asuinvaltio
- asuinvaltion verotunniste (TIN), jos tunniste on käytössä rajoitetusti verovelvollisen asuinvaltiossa
- yhteystiedot asuinvaltiossa.
- tieto siitä, jos rajoitetusti verovelvolliselle maksetusta suorituksesta on toimitettu ennakonpidätys lähdeveron perimisen sijasta.
Tulonsaajan palvelussuhteesta ilmoitetaan
- tieto siitä, jos palvelussuhde päätetään vanhuuseläkkeelle siirtymisen perusteella
- palvelussuhteen voimassaolo, jos kyseessä on JuEL:n (julkisten alojen eläkelain) mukaan vakuutettu palvelussuhde tai Suomen Pankin palvelussuhde
- palvelussuhteen päättymisen syy, jos kyseessä on JuEL:n mukaan vakuutettu palvelussuhde tai Suomen Pankin palvelussuhde
- ammattiluokka ja muut ammattia koskeva tiedot, jos tulonsaajalla on työtapaturma- ja ammattitautivakuutus tai kyseessä on JuEL:n mukaan vakuutettu palvelussuhde tai Suomen Pankin palvelussuhde
- rekisteröinnin peruste, jos kyseessä on JuEL:n mukaan vakuutettu palvelussuhde tai Suomen Pankin palvelussuhde.
Vakuuttamisesta ilmoitetaan
- työeläkelaitoksen yhtiötunnus ja eläkejärjestelynumero, jos tulonsaaja on työeläkevakuutettu
- työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusnumero ja yhtiön tunniste, jos työnantajalla on samanaikaisesti voimassa useita työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksia
- tieto työeläkevakuutuksesta,eli tieto, onko henkilö vakuutettu työntekijän eläkelakien mukaan vai yrittäjän eläkelakien mukaan
- vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tieto, jos työnantajalla ei ole velvollisuutta vakuuttaa tulonsaajaa tai tulonsaaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin
- tulolajiin liittyvä vakuuttamistiedon tyyppi -tieto, jos tulosta maksetut sosiaalivakuutusmaksut poikkeavat tulolajille määritellystä oletuksesta.
Maksetusta tulosta ilmoitetaan
- tieto siitä, jos maksettu suoritus on ollut perusteetonta etua
- tulon takaisinperintää koskevat tiedot
- tieto siitä, jos tulo on maksettu merityötulona ja cross-trade-aika, jos tulonsaajalla on oikeus cross-trade-vähennykseen.
Kansainvälisestä työskentelystä ilmoitetaan
- tieto siitä, soveltuuko kuuden kuukauden sääntö
- työskentelypäivien lukumäärä, jos tulo on maksettu rajoitetusti verovelvolliselle vuokratyöntekijälle
- ulkomaan työskentelyn tiedot. Ilmoitettavat pakolliset tiedot vaihtelevat sen mukaan, mistä ilmoituksesta (lomaketyypistä) on kyse (NT1, NT2, työnantajan ilmoitus Suomessa oleskelujaksoista ja vuokratyöntekijän aloittamisilmoitus):
- edustajan tiedot
- tieto siitä, jos edustaja ilmoittaa tiedot työnantajan puolesta
- suomalaisen työn teettäjän tiedot
- toimeksiantajan tiedot
- työskentelyvaltio
- oleskeluajat Suomessa
- työskentelyaika Suomessa ja vuokratyöntekijän työskentelypäivien lukumäärä
- työskentelyjaksot ulkomailla
- oleskelujaksot työskentelyvaltiossa
- tieto siitä, onko työskentelyvaltiolla oikeus verottaa palkkaa
- tieto siitä, rasittaako palkka työskentelyvaltiossa olevan kiinteän toimipaikan tulosta
- arvio vuokratyöntekijän palkasta.
1.5 Milloin pakolliset tiedot pitää ilmoittaa?
Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin pääsäännön mukaan viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Jos ilmoituksen määräpäivä on arkilauantai tai pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä.
Suorituksen maksupäivällä tarkoitetaan sitä päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä, esimerkiksi nostettavissa tulonsaajan tililtä. Lakiin kirjattu viiden kalenteripäivän määräaika koskee pakollisia tietoja (laki tulotietojärjestelmästä 6 § ja 8 §).
Tähän määräaikaan on laissa nimetty tiettyjä poikkeuksia, jotka liittyvät tiettyjen tietojen ilmoittamiseen ja ilmoituskanaviin sekä siihen, mikä taho tiedot ilmoittaa. Tietojen ilmoittamisen määräajoista ja niiden poikkeuksista kerrotaan tarkemmin sivulla Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin.
2 Täydentävät tiedot
Tulorekisteriin voi ilmoittaa pakollisten tietojen lisäksi täydentäviä tietoja. Täydentävien tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin on suorituksen maksajalle vapaaehtoista. Kaikki täydentävät tiedot ovat kuitenkin sellaisia, jotka suorituksen maksajan pitää lain nojalla pyynnöstä antaa tiedon käyttäjille. Täydentävät tiedot ovat välttämättömiä esimerkiksi tulonsaajan lakisääteisten etuuksien tai asiakasmaksujen toimeenpanossa tai muiden tiedon käyttäjien tehtävien hoitamisessa. Tietoja käytetään esimerkiksi sosiaalivakuuttamisen tarpeisiin.
Kyse on lisätiedoista, jotka suurimmaksi osaksi saadaan yritysten palkkahallinnon tietojärjestelmistä. Tiedot liittyvät lähes poikkeuksetta johonkin pakollisesti ilmoitettavaan tulotietoon. Täydentävät tiedot täsmentävät säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja, jotka eivät muutoin ole riittäviä esimerkiksi lakisääteisten etuuksien toimeenpanossa.
Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja voi verrata siihen, miten vastaavat tiedot pitää nykyisin ilmoittaa. Suorituksen maksajan on nykyisin annettava tulorekisterin pakollisia tietoja vastaavat tiedot oma-aloitteisesti kaikista tulonsaajista. Tulorekisterin täydentäviä tietoja vastaavat tiedot taas on nykyisin annettava pyydettäessä, ja ainoastaan niiltä tulonsaajilta, joita koskeva asia tulee hoidettavaksi jollakin tiedon käyttäjällä. Joitakin täydentäviä tietoja käytetään toisia tietoja useammin.
Tulorekisteriin käyttöönoton myötä suorituksen maksajalla on mahdollisuus ilmoittaa täydentäviä tietoja oma-aloitteisesti tiedon käyttäjien tarpeisiin. Tällä taataan se, etteivät tiedon käyttäjät pyydä tietoja myöhemmin suorituksen maksajalta erikseen. Täydentävien tietojen ilmoittamisen hyötyjä kuvataan luvussa 3.
Osa täydentävistä tiedoista on yksittäisiä tulolajeja ja osa on erillisiä tietokokonaisuuksia. Suositus on, että täydentävät tulolajit ja muut täydentävät lisätiedot annettaisiin mahdollisimman kattavasti, jolloin kaikki tulorekisteristä tietoja saavat tiedon käyttäjät voivat hyödyntää tietoja tarvitsemallaan tarkkuudella. Tällöin yhden ilmoituksen periaate toteutuu, ja rekisterissä olevia tietoja ei tarvitse pyytää suorituksen maksajalta tai tulonsaajalta jälkikäteen.
Täydentävät tiedot kuvataan seuraavissa luvuissa.
2.1 Täydentävät tulolajit
2.1.1 Rahapalkat
Maksetut rahapalkat ovat säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja, jotka on ilmoitettava tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa maksusta. Halutessaan maksaja voi ilmoittaa maksamansa rahapalkat pakollista summatasoa eritellymmin. Suorituksen maksaja voi ilmoittaa tulotiedot tarkemmalle tasolle eriteltynä, kuin mihin hänellä olisi velvollisuus ilmoittaessaan säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja (ns. rahapalkkojen ilmoitustapa 2).
Suorituksen maksajan on ilmoitettava maksamansa rahapalkat vähintään yhteissummana (ilmoitustapa 1, katso edellä kohta 1.3.1) Pakollisena ilmoitettava palkkatulon yhteissumma ei sellaisenaan riitä useissa etuuskäsittelyyn liittyvissä tilanteissa. Etuuskäsittelyssä tarvitaan eriteltyjä tietoja esimerkiksi tulonsaajalle maksetuista luentopalkkioista, lomarahoista, erilaisista olosuhdelisistä, ylityökorvauksista ja työajantasauskorvauksista, jotka kaikki sisältyvät pakollisena ilmoitettavaan palkan yhteissummaan (ns. ilmoitustapa 1).
Suorituksen maksaja voi halutessaan ilmoittaa rahapalkat tulorekisteriin eriteltyinä, jolloin osa tiedon käyttäjistä voi hyödyntää tietoja toiminnassaan suoraan, esimerkiksi etuuskäsittelyssä tai asiakasmaksujen määräämisessä. Niille tiedon käyttäjille, jotka eivät tarvitse tietoja eriteltyinä, tulonsaajan palkka on eriteltyjen tietojen yhteissumma. Maksajan ei tarvitse erikseen ilmoittaa palkan yhteissummaa. Tällöin suorituksen maksajalla on käytössään alla luetellut tulolajit.
Ilmoitustapa 2 (ns. rahapalkkojen ilmoittamisen laaja tarkkuustaso)
| Koodi | Tulolajin nimi | Koodi | Tulolajin nimi |
| 201 | Aikapalkka | 219 | Sairausajan osapalkka |
| 202 | Aloitepalkkio | 220 | Provisiopalkka |
| 203 | Bonuspalkka | 221 | Sunnuntaityökorvaus |
| 204 | Etuusajalta maksettu täydennyspalkka | 222 | Synteettinen optio |
| 205 | Hätätyökorvaus | 223 | Tulospalkkio |
| 206 | Iltatyökorvaus | 224 | Työaikapankin rahakorvaus |
| 207 | Iltavuorolisä | 225 | Työajantasauskorvaus |
| 208 | Irtisanomisajan korvaus | 226 | Työsuhteeseen perustuva osakeanti |
| 209 | Kilometrikorvaus (veronalainen) | 227 | Urakkapalkka |
| 210 | Kokouspalkkio | 229 | Vahingonkorvaus päättämistilanteissa |
| 211 | Lauantaityökorvaus | 230 | Varallaolokorvaus |
| 212 | Lisätyökorvaus | 231 | Vapaaehtoinen korvaus päättämistilanteessa |
| 213 | Lomaraha | 232 | Viikkolepokorvaus |
| 214 | Luentopalkkio | 233 | Voittopalkkio |
| 215 | Luottamustoimipalkkio | 234 | Vuosilomakorvaus |
| 216 | Muu maksettu lisä | 235 | Ylityökorvaus |
| 217 | Odotusajan korvaus | 236 | Yötyökorvaus |
| 218 | Olosuhdelisä | 237 | Yövuorolisä |
Vaikka suorituksen maksaja erittelisikin maksamansa rahapalkat ilmoitustapa 2:n mukaisesti, kyse on säännönmukaisesti ilmoitettavista pakollisista tiedoista, jotka maksajan on annettava viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Vain erittelyn tarkkuus on vapaaehtoinen.
Rahapalkkojen ilmoitustavoilla ei ole yhteyttä vapaaehtoisesti ilmoitettaviin muihin täydentäviin lisätietoihin. Ilmoitustapa 1:llä rahapalkat ilmoittava työnantaja voi siis samalla ilmoituksella ilmoittaa muita täydentäviä lisätietoja, esimerkiksi poissaolotietoja tai tulolajien ansaintakausia.
Vastaavasti ilmoitustapaa 2 käyttävä työnantaja voi halutessaan jättää muut täydentävät lisätiedot antamatta.
Tulonsaajalle maksetun suorituksen yhteissumma muodostuu ilmoitustapa 1:n TAI ilmoitustapa 2:n palkoista JA tämän lisäksi erikseen ilmoitettavista tulolajeista (katso luku 1.3).
Kaksi eri tapaa ilmoittaa maksetut rahapalkat kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät.
2.1.2 Erikseen ilmoitettavat tulolajit
Erikseen ilmoitettavia, säännönmukaisesti annettavia tulolajeja on kuvattu edellä kappaleessa 1.3.2. Myös osassa erikseen ilmoitettavista tulolajeista voi olla vaihtoehtoisia tapoja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin. Tällaisia tulolajeja ovat seuraavat tulolajit:
| Koodi | Tulolajin nimi |
| 301 | Asuntoetu |
| 303 | Ateriakorvaus |
| 326 | Palkkio työsuhdekeksinnöstä |
| 330 | Puhelinetu |
| 334 | Ravintoetu |
Luontoisedut (asunto-, ravinto-, puhelin- ja muut luontoisedut) on ilmoitettava vähintään yhteissummana Muu luontoisetu -tulolajilla. Yhteissumman lisäksi on eriteltävä, mitä luontoisetuja ilmoitettu yhteissumma sisältää. Erittely tehdään Edun tyyppi -tiedon avulla.
Osa luontoiseduista on sellaisia, että maksaja voi halutessaan ilmoittaa tiedot kyseistä etua koskevilla omilla tulolajeilla. Tällaisia tulolajeja ovat
- asuntoetu
- puhelinetu
- ravintoetu.
Jos maksaja ilmoittaa edellä mainitut luontoisedut erillisillä tulolajeilla, niitä ei ilmoiteta yhteissummana tulolajilla Muu luontoisetu. Näiden kolmen luontoisedun ilmoittamisen tapa ei liity rahapalkkojen ilmoitustapaan. Vaikka työnantaja ilmoittaisi rahapalkat yhteissummana, voi nämä luontoisedut eritellä omilla tulolajeillaan tai toisinpäin.
Autoetu ja työsuhdematkalippu on aina eriteltävä ja ilmoitettava omilla tulolajeillaan. Aihetta kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: luontoisedut ja kustannusten korvaukset.
Verovapaat päivärahat on ilmoitettava vähintään yhteissummana erikseen ilmoitettavalla tulolajilla Päiväraha. Päiväraha-tulolajilla ilmoitetaan verovapaiden päivärahojen ja ateriakorvausten yhteismäärä. Lisäksi on ilmoitettava, mitä päivärahoja summa sisältää. Päivärahan tyyppi voi olla
- ateriakorvaus
- kokopäiväraha
- osapäiväraha
- ulkomaan päiväraha.
Päiväraha-tulolajilla ilmoitetaan maksettujen päivärahojen yhteissumma ja Päivärahan tyyppi -tiedon avulla eritellään, mitä edellä mainitusta neljästä tyypistä tulolajin summa sisältää.
Maksaja voi halutessaan ilmoittaa ateriakorvauksen erillisellä tulolajilla. Jos ateriakorvaus ilmoitetaan omalla tulolajillaan, sitä ei ilmoiteta Päiväraha-tulolajin yhteissummassa. Aihetta kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: luontoisedut ja kustannusten korvaukset.
Palkkio työsuhdekeksinnöstä voidaan ilmoittaa joko omalla tulolajillaan tai käyttökorvauksena tai palkkana riippuen siitä, pidetäänkö palkkiota vastikkeena työstä eli kuuluuko tulonsaajan työsopimuksessa sovittuihin työtehtäviin keksiminen. Tulolaji kuvataan tarkemmin Dokumentaatio-sivulla ohjeessa Tulolajien ja tuloista vähennettävien erien selitteet.
2.1.3 Palkasta vähennettävät erät
Alla mainittujen palkasta vähennettävien erien ilmoittaminen on vapaaehtoista:
| Koodi | Tulolajin nimi |
| 406 | Maksettava palkka |
| 409 | Nettopalkka |
| 416 | Ulkomaille maksettu vero |
| 417 | Ulosmittaus |
2.2 Muut täydentävät lisätiedot
Alla luetellut lisätiedot täydentävät palkkatietoilmoituksen säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja:
Maksajaan liittyviä lisätietoja ovat
- tieto maksajan aliorganisaatiosta, jos maksaja käyttää maksajan omaa aliorganisaation tunnistetta
- asiointikieli
- maksajan tyyppi, jos maksaja on erityisjärjestö.
Tulonsaajaan liittyviä lisätietoja ovat
- tulonsaajan toimipaikka
- tulonsaajan aliorganisaatio
- tulonsaajan lisätiedot, eli tieto siitä, jos tulonsaaja on
- osakasasemassa maksajaan
- valtion työllisyysmäärärahoilla työllistetty
- yhteisö.
Poissaoloja koskevia tietoja ovat
- poissaolojen ilmoitusjakso
- palkallista poissaoloa koskevat tiedot
- poissaolojakso
- poissaolopäivien lukumäärä
- poissaolon syy
- palkan määrä palkallisen poissaolon ajalta
- arvioitu päivämäärä, johon asti poissaolo jatkuu
- korvaushakemustiedot Kelaa varten
- palkatonta poissaoloa koskevat tiedot
- poissaolojakso
- poissaolopäivien lukumäärä
- poissaolon syy.
Palvelussuhdetta koskevia tietoja ovat
- tieto siitä, onko tulonsaaja palvelussuhteessa
- palvelussuhteeseen sovellettava työehtosopimus
- palvelussuhteen tyyppi
- palvelussuhteen kesto
- palvelussuhteen päättymisen syytä koskevat tiedot
- jos kyseessä on JuEL:n mukaan vakuutettu palvelussuhde tai Suomen Pankin palvelussuhde, tieto on pakollinen
- palkkauksen muoto
- osa-aikaisuusprosentti
- säännöllinen sovittu viikkotyöaika
- vapaamuotoinen ammattinimike.
Vakuuttamiseen liittyviä tietoja ovat
- sosiaaliturvaa koskeva todistus
- työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusnumero ja yhtiötunnus
- tieto on pakollinen, jos työnantaja on vakuuttanut työntekijänsä usealla vakuutuksella
- työeläkelaitosta varten annettava maksun viitenumero ja maksun tarkenne.
Maksettuun tuloon liittyviä tietoja ovat
- tulojen ansaintakaudet
- tieto siitä, jos suoritus on maksettu muuna kuin rahana
- tieto siitä, jos maksettu suoritus on kertaluonteinen
- palkan yksikköä koskevat tiedot
- yksikkö: tunti, päivä, viikko, jakso
- yksikön hinta
- yksikön lukumäärä
- takaisinperityn tulon alkuperäinen maksupäivä ja siitä maksuhetkellä toimitettu ennakonpidätys
- tulojen nostettavissaolojaksot, jos tulo on merityötuloa
Kansainväliseen työskentelyyn liittyviä tietoja ovat
- työskentelyajat Suomessa silloin, kun ei ole kyse vuokratyöntekijöistä
- osoite työskentelyvaltiossa
- työskentelypaikkakunta
- rahapalkka kuukaudessa
- muut korvaukset ja edut.
2.3 Milloin täydentävät tiedot pitää ilmoittaa?
Laissa säädetty viiden kalenteripäivän määräaika ilmoittamiselle koskee vain pakollisia tietoja. Täydentävien lisätietojen ilmoittamiselle ei ole erikseen säädetty määräaikaa. Tiedon käyttäjät kuitenkin tarvitsevat täydentäviä lisätietoja yleensä samaan aikaan kuin muita, tulorekisteriin ilmoitettavia pakollisia tietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tietyt palvelussuhdetiedot. Siksi suositellaan, että tiedot annettaisiin samanaikaisesti säännönmukaisesti ilmoitettavien pakollisten tietojen kanssa, jos tietojen antaminen samassa rytmissä on mahdollista.
Joitakin täydentäviä tietoja ei välttämättä tiedetä vielä kuluvan palkkakauden aikana. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi poissaolotiedot, jos palkka maksetaan esimerkiksi kesken palkkakauden. Poissaolotiedoista suositellaan, että edellisen palkkakauden poissaolot ilmoitettaisiin viimeistään kuluvan palkkakauden ilmoituksella. Tällöin tieto ilmoitetaan riittävän nopeasti tiedon käyttäjien tarpeisiin. Aihetta kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissaolotiedot .
Jos suorituksen maksaja ei kohtuudella pysty tai muutoin halua ilmoittaa täydentäviä tietoja ajantasaisesti tulorekisteriin, tiedon käyttäjät voivat joutua kysymään suorituksen maksajalta tietoja myöhemmin erikseen. Tällöin maksaja voi ilmoittaa tiedot myöhemmin tulorekisteriin, korjata tulorekisterissä olevia tietoja tai ilmoittaa täydentävät tiedot tietojen käyttäjälle nykyiseen tapaan, esimerkiksi erillisellä palkkatodistuksella.
Vaikka rahapalkat ilmoitettaisiin eritellysti täydentäviä tulolajeja käyttämällä (ilmoitustapa 2), palkkatiedot on aina ilmoitettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.
3 Täydentävät tiedot – mitä hyötyä niiden ilmoittamisesta on?
3.1 Mihin pakollisia tietoja käytetään?
Edellä luvussa 1 on kuvattu säännönmukaisesti annettavia pakollisia tietoja. Vastaavasti luvussa 2 on kuvattu vapaaehtoisesti annettavia täydentäviä tietoja.
Jos suorituksen maksaja ilmoittaa palkat ilmoitustavan 1 mukaisesti rahapalkkojen ilmoittamisen suppeammalla tarkkuustasolla, eikä muita täydentäviä lisätietoja anneta, tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella toimitetut tiedot korvaavat seuraavat nykyiset vuosi- ja kuukausi-ilmoitustietovirrat:
- Palkkasummailmoitus
- Annettu vuosittain Työttömyysvakuutusrahastolle.
- Palkkailmoitus
- Annettu vuosittain työtapaturmavakuutusyhtiölle.
- Vuosi-ilmoitus tai kuukausi-ilmoitus
- Annettu vuosittain tai kuukausittain työeläkelaitokselle.
- Työnantajan tai suorituksen maksajan vuosi-ilmoitus (lomake 7801 ja tietuekuvaus VSPSERIE) sekä siihen liittyvät muut tietovirrat
- Palkansaajan kustannusten korvaukset (VSPSKUST)
- Työnantajan tai suorituksen maksajan vuosi-ilmoitus, saajakohtainen erittely ilman kustannusten korvauksia (VSPSERIK) ja
- Työnantajan vuosi-ilmoituksen maksajakohtaiset yhteenvetotiedot (VSPSVYHT)
- Annettu vuosittain Verohallinnolle.
- Rajoitetusti verovelvollisen vuosi-ilmoitus (lomake 7809 ja tietuekuvaus VSRAERIE)
- Annetaan vuosittain Verohallinnolle.
- Verovuonna 2019 koskee palkkojen A-alkuisia ja R-alkuisia suorituslajeja, paitsi etuuksia koskevat suorituslajit (AE ja RE)
- Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista, työnantajasuoritusten tiedot (lomake 4001 ja tietuekuvaus VSRTASKV)
- Annetaan kuukausittain Verohallinnolle.
- Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista, muiden oma-aloitteisten verojen tiedot, veron tunnus 25 ”Ennakonpidätys osakeyhtiöltä, osuuskunnalta tai muulta yhteisöltä” (lomake 4001 ja tietuekuvaus VSRMUUKV)
- Annetaan kuukausittain Verohallinnolle.
- Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista, muiden oma-aloitteisten verojen tiedot, veron tunnus 69 ”Lähdevero koroista ja rojalteista (rajoitetusti verovelvollisilta rajoitetusti verovelvollisille maksettujen käyttökorvausten osalta (lomake 4001 ja tietuekuvaus VSRMUUKV)
- Annetaan kuukausittain Verohallinnolle.
- Kansainvälistä verotusta koskevat ilmoitukset:
- Vuokratyönantajan aloittamisilmoitus (6147a)
- Ilmoitus ulkomaanpalkasta, jonka ennakonpidätyksessä on sovellettu kuuden kuukauden sääntöä, ns. ulkomaantyön tarkkailuilmoitus (5053a)
- NT1, ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamisesta Suomessa, kun työ tehdään muussa pohjoismaassa (6134a)
- NT2, ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamatta jättämisestä Suomessa – ulkomaantyö (5052a)
- Annettu Verohallinnolle.
3.2 Mitä tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot eivät korvaa?
Tulorekisterin palkkatietoilmoitus ei korvaa
- työnantajan palkkalaskelmaa
- Tilastokeskukselle tai työmarkkinajärjestöille annettavia, tiettyjä työnantajan tilastollisia velvoitteita (tilastointivelvoitteet eivät koske kaikkia suorituksen maksajia).
Palkkatietoilmoituksen ulkopuolelle jäävät myös seuraavat tiedot:
- ammattiyhdistysjäsenmaksut ja työttömyyskassamaksut
- puolueelle suoraan maksettavat luottamushenkilömaksut
- suurin osa pääomatuloista, kuten korot ja osingot
- arkaluonteiset poissaolon syytiedot:
- Tartuntatauti ja kudosten luovutus poissaolon perusteena on rajattu tulorekisterin ulkopuolelle, jotta tulonsaajan tietosuoja on turvattu.
- Tartuntatautietuus ja luovutuspäiväraha haetaan jatkossakin kuten nykyisin, suoraan Kelalta.
Tulonsaaja hakee jatkossakin etuuksia samaan tapaan kuin ennenkin, mutta periaate on, että tulotiedot saadaan tulorekisteristä.
Tulorekisteri koskee vain tietojen ilmoittamista eikä se vaikuta suorituksen maksajan maksamisen velvoitteisiin tai rahavirtoihin. Myös tulorekisteriaikana suorituksen maksajan pitää maksaa esimerkiksi oma-aloitteiset verot Verohallinnolle, työeläkevakuutusmaksut eläkelaitokselle, työttömyysvakuutusmaksut Työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksut tapaturmavakuutusyhtiölle.
Tulorekisterin tiedon käyttäjinä on vain rajattu joukko viranomaisia ja muita tiedon käyttäjiä. Näin ollen tulorekisterin ulkopuolelle jäävät muun muassa vapaaehtoisten vakuutusten tiedon tarpeet, esimerkiksi jos tarvitaan tietoja sairauskuluvakuutukseen. Tietoja voidaan luovuttaa tulorekisteristä vain lakisääteisten työtapaturmien ja liikennevakuutuksen korvauskäsittelyyn ja muihin lakisääteisten vakuutusten hoitamiseen liittyviin tehtäviin.
3.3 Mitä hyötyä täydentävien tietojen ilmoittamisesta on?
Täydentävät tulolajit ja muut täydentävät lisätiedot ovat välttämättömiä tietoja osalle tiedon käyttäjistä esimerkiksi etuuden myöntämisen tai maksamisen perusteeksi. Jos työnantaja ilmoittaa täydentävät tiedot samassa yhteydessä maksamiensa palkkojen kanssa, hänen ei tarvitsee ilmoittaa tietoja moneen kertaan eri tahoille. Alla kuvataan kunkin tiedon käyttäjän menettelyä ja täydentävien tietojen antamisesta saatavia hyötyjä.
ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus)
KEHA-keskus tulee hyödyntämään tulorekisteristä saatuja tietoja maksaessaan valtionavustuksia (muun muassa palkkatukea). Ilmoitustapa 1:llä ilmoitetut tulotiedot eivät ole riittävällä tasolla KEHA-keskuksen tarpeisiin. Tällöin KEHA-keskus joutuu kysymään työnantajalta lisätietoja, esimerkiksi mistä maksettu rahapalkka koostuu (erittely), mikä on palkkauksen muoto, palvelussuhteen tyyppi ja kesto, palvelussuhteen päättymisen syy ja palkattomat poissaolot. Kun suorituksen maksaja ilmoittaa rahapalkat ilmoitustapa 2:n mukaisena ja antaa myös täydentävät lisätiedot, KEHA-keskuksen ei tarvitse erikseen pyytää työnantajilta lisäselvityksiä tulotiedoista ja palvelussuhteen tiedoista. Pakollisten ja vapaaehtoisten tietojen antaminen mahdollisimman kattavasti sujuvoittaa palkkatuen maksatusta ja mahdollisesti voi vapauttaa työnantajat kokonaan maksatuksen hakemisesta.
Kela
Jos tietosisällössä olevat Kelan korvaushakemustiedot annetaan, ne korvaavat päivärahojen osalta työnantajan hakemuksen (Y17). Työnantajalta ei tarvita muuta hakemusta, mutta nykyisen sairausvakuutuslain voimassa ollessa työnantaja tai henkilöasiakas voi lisäksi erikseen hakea päivärahan määräytymistä hakemuksessa esitetyillä työtuloilla (niin sanotut 6 kuukauden työtulot). Jos tulonmaksaja tai henkilöasiakas hakee päivärahaa niin sanotuilla esitetyillä työtuloilla, Kela pyytää tarvittavat tuloselvitykset niiltä tulonmaksajilta, joiden palveluksessa henkilö on ollut sinä aikana, jolta esitetyt työtulot ratkaisuun tarvitaan.
Koulutusrahasto
Jos tulorekisteriin on ilmoitettu palkkatiedot vain ilmoitustapa 1:n mukaisesti yhteissummana, Koulutusrahasto ei pysty käyttämään tietoa etuuskäsittelytyössä. Yhteissumma voi sisältää tuloeriä, joita Koulutusrahasto ei voi huomioida palkanmäärittelyssä eikä aikuiskoulutustuen määrän sovittelussa.
Jos tulotieto on annettu ilmoitustapa 1:n mukaisena yhteissummana, Koulutusrahasto joutuu pyytämään yhteissummasta palkkaerittelyn, josta näkyy, mitä eriä palkkana on maksettu. Koulutusrahaston on selvitettävä ilmoitustapa 2:n mukaiset tiedot sekä täydentäviä lisätietoja, kuten
- palvelussuhdetiedot (onko palvelussuhde toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen)
- opintovapaatieto
- tiedot palkattomista ja osapalkkaisista poissaoloista.
Koulutusrahasto joutuu kysymään lisätietoja kaikissa tilanteissa, kun palkkatiedoille on etuus-käsittelytyössä tarvetta.
Jos suorituksen maksaja ilmoittaa tulotiedot ilmoitustapa 2:n mukaisena ilman, että antaa samalla muita täydentäviä tulotietoja, aikuiskoulutustukihakemuksen käsittelyyn ja päätöksen antamiseen ilmoitustapa 2:n tiedot eivät riitä. Palkanmäärittelyssä tulotietoja ei voida käyttää ilman lisätietoja, koska ilmoitustapa 2:n mukaan annetuista tiedoista ei käy ilmi, onko henkilöllä ollut esimerkiksi osapalkkaisia poissaoloja viimeisimpien 12 kuukauden aikana, jolta ajalta palkanmäärittely tehdään.
Aikuiskoulutustuen myöntäminen edellyttää, että etuuden hakijalla on voimassaoleva päätoiminen palvelussuhde. Päätoimiseksi katsotaan palvelussuhde, jossa viikkotyöaika on vähintään 18 tuntia. Jos etuuden hakijan säännöllinen viikkotyöaika on alle 18 tuntia viikossa, mutta hakija on tosiasiallisesti työskennellyt enemmän, tarvitsee rahasto etuuskäsittelyä varten tiedot hakijan toteutuneista työtunneista opintovapaata edeltäneiltä 12 kuukaudelta. Tulorekisterin tietoja voidaan ainakin tuntipalkkaisten henkilöiden kohdalla hyödyntää tältä osin. Tämä edellyttää kuitenkin, että rekisteriin on joka kuukausi 12 kuukauden ajalta ilmoitettu tuntipalkka, yksikköhinta sekä ansaintakausi. Tällaiset tilanteet voivat realisoitua niiden etuuden hakijoiden kohdalla, joilla on niin sanottu nollatuntisopimus tai osa-aikainen työsopimus, jossa viikkotuntien määrä on alhainen, mutta työntekijä on todellisuudessa tehnyt enemmän työtunteja.
Ilmoitustapa 2:lla annetut tulotiedot voivat olla hyödynnettävissä myös palkanmäärittelyssä, mutta se edellyttää, että joka kuukausi on käytetty tätä ilmoitustapaa. Mikäli tiedot on jonain kuukautena ilmoitettu eri tavalla, tietoja ei voitaisi palkanmäärittelyssä käyttää.
Kunnat
Kunnat tarvitsevat tiedot ilmoitustapa 2:n tarkkuudella, koska kaikkia tulolajeja ei oteta asiakasmaksua määriteltäessä huomioon. Muista täydentävistä lisätiedoista tarvitaan ainakin ansaintakausia. Jos näitä tietoja ei ilmoiteta tulorekisteriin, tietoja joudutaan kysymään asiakkaalta.
Tilastokeskus
Palkka- ja työvoimakustannustilastojen osalta vapaaehtoisten tietojen ilmoittaminen vapauttaa maksajia (yrityksiä) Tilastokeskuksen lisätiedonkeruilta.
Jos Tilastokeskus saa vain pakollisesti ilmoitettavat tiedot, Tilastokeskus joutuu ylläpitämään omia täydentäviä rinnakkaistiedonkeruita useammassa tilastossa (tulonjakotilasto, työssäkäyntitilasto, palkkatilasto). Vapaaehtoisesti ilmoitettavia täydentäviä tietoja käytetään virallisen tilaston tuottamiseksi.
Lisäksi Tilastokeskuksen kannalta on hankalaa, jos maksajat ilmoittavat vapaaehtoisia tietoja satunnaisesti – joinain kuukausina vapaaehtoiset tiedot ovat ilmoituksessa, toisena kuukautena ei. Tilastokeskuksen pitää järjestää puuttuvien tietojen osalta täydentäviä tiedonkeruita ja tällaisessa tilanteessa tiedonkeruita on vaikea kohdentaa. Näin ollen on tärkeää, että myös vapaaehtoiset tiedot ilmoitettaisiin laajasti.
Tässä tapauksessa Tilastokeskuksen (TK) ylläpidettäviä tiedonkeruita ovat esimerkiksi:
- TK:n ammattinimiketiedonkeruu (selkokielinen ammattinimi)
- TK:n toimipaikkatiedonkeruut (julkinen ja yksityinen sektori)
- TK:n yksityisen sektorin kuukausipalkkatiedonkeruu
- TK:n yksityisen sektorin tuntipalkkatiedonkeruu
- TK:n kuntasektorin kuukausipalkkatiedonkeruu
- TK:n kuntasektorin tuntipalkkatiedonkeruu
- Tulonjakotilaston puolelta muita hallinnollisia aineistoja.
Erityisesti Tilastokeskus tarvitsee maksetut rahapalkat ilmoitustapa 2:n mukaisena, palvelussuhteen koko- ja osa-aikaisuuteen liittyvät tiedot, ammattiluokat ja tulonsaajan toimipaikkaa koskevat tiedot.
TVR
Työttömyysvakuutusrahastolle riittää ilmoitustapa 1:n mukainen erittely palkkasummatiedosta työttömyysvakuutusmaksun määräämistä varten. Täydentävien tietojen antamisella saatetaan välttää lisätietojen kysymisen tarve ilmoitustapaan 1 verrattuna. Täydentävistä tiedoista tarvittavia tietoja ovat muun muassa:
- asiointikieli
- osaomistaja-tieto
- sosiaaliturvaa koskeva todistus (A1-todistus)
- palvelussuhteessa: kyllä/ei
- kansainväliset tilanteet – vapaaehtoiset tiedot.
Työeläkeala
Työeläkeala ei välttämättä tarvitse tulotietoja ilmoitustapa 2:n tarkkuudella, vaikka ne auttavat epäselvien tapausten selvittämisessä. Tietoja käytetään esimerkiksi työsuhteen ja yrittäjyyden rajanvedossa, eläkkeen perusteena olevan työansion arvioinnissa, eläkeoikeuden tutkimisessa, työansion kohdentamisessa, kokoaikatyön arvioinnissa ja vakuuttamisen valvonnassa. Tarvittavia tietoja ovat erityisesti
- asiointikieli
- tieto siitä, onko tulonsaaja palvelussuhteessa maksajaan
- tieto palvelussuhteen tyypistä
- palvelussuhteen kesto
- palkkauksen muoto
- sovellettava työehtosopimus
- tulonsaajan osakasasema
- ansaintakausi
- sosiaaliturvaa koskeva todistus (A1-todistus)
- nostettavissaoloaika, jos tulo on merityötuloa
- kansainväliset tilanteet – vapaaehtoiset tiedot
- poissaolotiedot.
Työsuojelu
Ilmoitustapa 2:n mukaisesti ilmoitettujen tietojen ja muiden täydentävien lisätietojen avulla voidaan arvioida muun muassa työsuhteen vähimmäisehtojen toteutumista palkkauksen osalta. Jos maksaja ilmoittaa täydentäviä tietoja, tietojen antaminen vähentää työnantajaan kohdistuvia kyselyjä ja lisäselvittelyä. Lisäksi jos tiedot on ilmoitettu kattavasti ja työsuhteen vähimmäisehdot toteutuvat (suhteessa vertailutietoon), ei välttämättä tarvitse suorittaa valvontatoimenpiteitä työsuhteen vähimmäisehtojen osalta (palkkaus). Täydentävien tietojen antaminen johtaa kyselyiden vähenemiseen, jolloin myös tarkastustoiminta nopeutuu ja tehostuu, kun tarkastajalla on etukäteistietoa valvontakohteesta. Systemaattisesti ja kattavasti toimitetut laajat palkkatiedot voivat olla hyödyksi palkka- tai syrjintäasian selvittelyssä.
Tapaturmavakuuttajat
Ilmoitustapa 1:n tiedot eivät riitä silloin, kun työtapaturmayhtiö on maksamassa työntekijälle ansionmenetyskorvausta työtapaturman tai ammattitaudin aiheuttaman työkyvyttömyyden johdosta.
Korvauksen määrittämisessä tarvitaan tietoja, jotka sisältyvät vain ilmoitustapaan 2 tai ovat muita täydentäviä lisätietoja. Jos työntekijä on työkyvytön sen jälkeen, kun työtapaturmasta on kulunut 28 päivää, ansionmenetyskorvauksen perusteena käytetään vuosityöansiota. Vuosityöansion laskennassa tarvitaan tieto työntekijälle maksetusta lomarahasta. Lisäksi otetaan huomioon esimerkiksi poissaolojen vaikutus työansioihin.
Jos suorituksen maksaja on käyttänyt ilmoitustapaa 1, tiedot maksetusta lomarahasta sekä mahdollisista palkattomista poissaoloista ja näiden syistä kysytään työnantajalta. Vuosityöansiossa otetaan huomioon myös erillistehtävään perustuvat suoritukset. Siten esimerkiksi muussa kuin palvelussuhteessa maksettu kokouspalkkio kysytään erikseen suorituksen maksajalta, koska se sisältyy vain ilmoitustapaan 2.
Jos suorituksen maksaja ilmoittaa maksetut suoritukset ilmoitustapa 2:n mukaisella tarkkuudella sekä antaa tarvittavat muut täydentävät lisätiedot, ansionmenetyskorvauksen maksaminen saattaa hoitua tulorekisteristä saatavien tietojen avulla ilman, että työnantajalta tai muulta suorituksen maksajalta joudutaan erikseen kysymään näitä tietoja. Ilmoitustavasta riippumatta työnantajan on annettava työtapaturmasta ja ammattitaudista tapaturmayhtiölle työtapaturma- ja ammattitautilain mukainen vahinkotapahtumailmoitus.
Tapaturmavakuuttajat tarvitsevat erityisesti seuraavia tietoja:
- tieto siitä, onko tulonsaaja palvelussuhteessa maksajaan
- palvelussuhteen tyyppi
- palvelussuhteen kesto
- palkkauksen muoto
- sovellettava työehtosopimus
- tulonsaajan osakasasema
- ansaintakausi
- poissaolotiedot
- palkanlisät ja niiden ansaintakaudet.
Työttömyyskassat
Ansaintaperusteisessa järjestelmässä ilmoitustapa 1:llä ilmoitetut tulotiedot eivät ole riittävällä tasolla työttömyyskassojen tarpeisiin. Jollei ilmoitustapa 2:n täydentäviä tulolajeja ja muita täydentäviä lisätietoja anneta, työttömyyskassat joutuvat kysymään esimerkiksi seuraavia lisätietoja:
- palvelussuhteen tyyppi (kokoaikainen/osa-aikainen)
- palvelusuhteen kesto
- palkkauksen muoto
- palvelussuhteen päättymisen syy
- palkanlisät ja niiden ansaintakaudet
- työsuhteen päättymiseen liittyvät korvaukset
- palkattoman poissaolon ajanjakso
- osa palkattomien poissaolojen syistä.
Jos tietoja ei anneta ilmoitustapa 2:n tarkkuudella eikä samalla anneta muita täydentäviä lisätietoja, työttömyyskassat joutuvat edelleen pyytämään palkkatodistuksia työnantajalta päivärahan laskemista varten.
Verohallinto
Verohallinnolle rahapalkkojen ilmoitustapa 1 on riittävä tarkkuus. Ilmoitustapa 2 ei ole Verohallinnon kannalta välttämättä tarpeellinen. Verohallinto ei pääsääntöisesti käytä täydentäviä lisätietoja. Verohallinto tarvitsee palkkatietoilmoituksen pakollisten tietojen lisäksi myös työnantajan erillisilmoituksen tiedot, jotka kuvataan ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työnantajan erillisilmoitus.
4 Pakolliset ja täydentävät tiedot taulukossa
| PAKOLLISET TIEDOT | TÄYDENTÄVÄT TIEDOT |
| Aineiston tekniset tiedot ja muut tiedot | |
|
|
| Yksilöinti- ja yhteystiedot | |
|
Ilmoituksella on yksilöitävä suorituksen maksaja ja tulonsaaja joko
Jos tulonsaajalla ei ole suomalaista asiakastunnistetta, tiedot ilmoitetaan ulkomaisella tunnisteella. Tällöin on annettava myös
Jos maksajalla ei ole suomalaista asiakastunnistetta, tiedot ilmoitetaan ulkomaisella tunnisteella. Tällöin on annettava myös
|
|
| Maksajan tiedot | |
|
|
| Tulonsaajan tiedot | |
|
|
| Tulonsaajan palvelussuhteen tiedot | |
|
|
| Vakuuttamisen tiedot | |
|
|
| Maksettuun tuloon liittyvät tiedot | |
|
|
| Kansainväliseen työskentelyyn liittyvät tiedot | |
|
|
| Poissaolotiedot | |
|
|
| Tulolajit | |
| Rahapalkat | Rahapalkat |
|
|
| Erikseen ilmoitettavat tulolajit | Erikseen ilmoitettavat tulolajit |
|
|
| Palkasta vähennettävät erät | Palkasta vähennettävät erät |
|
|
| Tulolajeihin liittyvät lisätiedot | |
|
|