Tietojen korjaaminen tulorekisterissä

Ohje on tarkoitettu suorituksen maksajille, jotka korjaavat tulorekisteriin ilmoittamiaan palkkatietoja. Ohjeessa kuvataan

• tulorekisterin palkkatietoilmoituksen ja työnantajan erillisilmoituksen korjaaminen
• liikasuorituksen ja muun perusteettoman edun ilmoittaminen
• takaisinperityn suorituksen ilmoittaminen.

Ohjeessa on esimerkkejä tietojen korjaamisesta eri tapauksissa. Esimerkeissä ei ole huomioitu kaikkia ilmoituksella annettavia pakollisia tietoja, vaan ainoastaan korjaamisen kannalta olennaiset tiedot.

Tämä ohje korvaa aikaisemman Tietojen korjaaminen tulorekisterissä -nimisen ohjeen. Ohjeen tekstejä ja esimerkkejä on selkeytetty. Ohjeeseen on lisätty uusia kappaleita lukuun 3.1. Muutoin ohjeen linjaukset vastaavat sisällöltään aikaisempaa ohjetta.

Ohjetta täydennetään myöhemmin etuustietojen korjaamisen ohjeilla.

1 Tietojen korjaaminen tulorekisterissä

1.1 Miten tietoja korjataan?

Suorituksen maksaja on vastuussa tulorekisteriin tallennettavaksi antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta. Jos tulorekisterissä oleva virheellinen tieto perustuu suorituksen maksajan ilmoitukseen, maksajalla on velvollisuus korjata ilmoittamansa virheellinen tieto. Jos tulonsaaja huomaa tulorekisterin palkkatietoilmoituksella häntä koskevan virheellisen tiedon, tulonsaajan on tehtävä korjausvaatimus asianomaiselle suorituksen maksajalle.

Tulorekisterin tiedot korjataan korvaavalla menettelyllä. Tämä tarkoittaa, että alkuperäistä ilmoitusta korjataan siten, että ilmoituksen kaikki tiedot annetaan uudelleen, ja ilmoituksella annetaan uusien ja muuttuneiden tietojen lisäksi alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot. Korvaava ilmoitus tehdään samalle maksupäivälle kuin alkuperäinen ilmoitus.

Maksajan lähettämä aineisto voi sisältää useiden tulonsaajien palkkatietoilmoituksia. Ilmoituksella tarkoitetaan yhden tulonsaajan yhden maksukerran tietoja. Jos aineistossa on virheellisiä ilmoituksia, koko aineistoa ei toimiteta uudelleen. Vain virheelliset ilmoitukset on korjattava. Virheettömiä ilmoituksia ei tarvitse antaa uudelleen.

Tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja voidaan ylläpitää ja korjata niin kauan, kuin niitä tulorekisterissä säilytetään. Tiedot säilytetään tulotietojärjestelmässä 10 vuotta tiedon tallentamisvuotta seuraavan vuoden alusta lukien. Tämä vastaa pääsääntöisesti sitä aikaa, jonka työnantajat ovat velvollisia säilyttämään palkka- ja muun kirjanpitonsa. Tulorekisteriin ilmoittaminen ei korvaa työnantajan kirjanpidon tai muun materiaalin säilyttämisvelvollisuutta. On kuitenkin syytä huomata, että osa tiedon käyttäjistä voi olla oikeutettuja saamaan tulorekisterin tietoja kymmentä vuotta lyhyemmältä ajalta, esimerkiksi muutoksenhakua koskevien määräaikojen tai etuuksien määräämisessä huomioitavan ajankohdan vuoksi.

Suorituksen maksaja voi myös mitätöidä eli poistaa aiemmin antamansa ilmoituksen tai useita ilmoituksia sisältävän aineiston. Tietyissä tapauksissa tiedot pitää korjata siten, että maksaja mitätöi aikaisemman ilmoituksen ja antaa sen jälkeen uuden oikeilla tiedoilla. Tietojen mitätöinti kuvataan luvussa 5. Luvussa 6 kuvataan tapaukset, joissa ei voi käyttää korvaavaa ilmoitusta, vaan aikaisemmat tiedot pitää ensin mitätöidä.

Tulorekisteriin ilmoitetaan 1.1.2019 ja sen jälkeen maksetut suoritukset sekä näihin tietoihin tehtävät korjaukset (katso luku 1.7. Miten korjataan ennen vuotta 2019 annettuja tietoja?).

1.2 Milloin korjaus pitää tehdä?

Suorituksen maksajan on korjattava antamansa virheellinen ilmoitus ilman aiheetonta viivytystä. Tämä tarkoittaa, että virheellinen ilmoitus on korjattava heti, kun virhe huomataan. Korjausta ei saa siten jättää esimerkiksi seuraavaan palkka-ajoon. Tulorekisterin ilmoittamisen määräajat eivät koske tietojen korjaamista. Kaikkien suorituksen maksajien, niin kotitalouksien kuin paperi-ilmoittajienkin, on korjattava virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Ilman aiheetonta viivästystä tarkoittaa, että tiedot on korjattava siinä ajassa, kuin sitä ilmoittajan näkökulmasta voidaan kohtuudella edellyttää.

Tieto perusteettomasta edusta on annettava ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa sen jälkeen, kun perusteeton etu on havaittu. Perusteettomalla edulla tarkoitetaan aiheettomasti maksettua suoritusta tai etua, johon tulonsaaja ei ole oikeutettu. Perusteeton etu syntyy esimerkiksi silloin, kun suoritus maksetaan väärin perustein, väärälle henkilölle tai väärän suuruisena. Jos seuraava palkka-ajo tapahtuu kuukauden kuluessa perusteettoman edun havaitsemisesta, maksaja voi toimittaa tiedon perusteettomasta edusta tämän palkka-ajon yhteydessä.

Tiedot takaisin maksetuista määristä annetaan viimeistään 5. kalenteripäivänä sen päivän jälkeen, jona on saatu tieto takaisin perityn määrän maksamisesta, sen maksajasta ja siitä, mihin perusteettomaan etuun maksu liittyy. 5 päivän määräaika alkaa siitä, kun saapunut maksu on reskontrassa ja palkanlaskennassa yhdistetty tulonsaajalta perittyyn tuloon.

Jos maksukuukaudelle annettuja tietoja korjataan vasta maksukuukautta seuraavan kuukauden 8. päivän jälkeen, seurauksena voi tietyissä tilanteissa olla sanktio. Seuraamusmaksujen määräytymistä kuvataan tarkemmin ohjeessa Tulotietojen ilmoittamisen laiminlyönnistä määrättävät maksut (julkaistaan loppuvuonna 2018).

1.3 Mitkä tiedot pitää korjata?

Kaikki ilmoituksen tiedoissa olevat virheet on korjattava. Tämä koskee niin tulorekisteriin tallennettavia tulotietoja ja muita pakollisia tietoja (laki tulotietojärjestelmästä 6 §), pakollisesti annettavia yksilöinti- ja yhteystietoja (8 §) kuin myös täydentäviä lisätietoja (7 §). Näin ollen esimerkiksi täydentävinä tietoina annetut poissaolotiedot ja palvelussuhdetiedot on korjattava oikeiksi, jos niissä on virheitä.

Ilmoituksen korjaamisen kannalta ei ole merkitystä sillä, onko esimerkiksi rahapalkat ilmoitettu tulorekisterin ilmoitustapa 1:llä vai ilmoitustapa 2:lla.

1.4 Miten korjaus kohdistetaan oikeaan ilmoitukseen?

Tulonsaajalla voi olla samalta maksajalta useita voimassaolevia palkkatietoilmoituksia, joissa on sama palkanmaksukausi ja -päivä. Jos maksaja valitsee toimenpiteen tyypiksi "Uusi ilmoitus", ilmoitus ei korvaa aiemmin annettua ilmoitusta, vaikka palkanmaksukausi ja -päivä olisivat samat. Kun aiemmin annettua ilmoitusta halutaan korjata, valitaan toimenpiteen tyypiksi "Korvaava ilmoitus". Tietojen korjaamisessa käytetään ilmoitusviitteitä, joilla korjaus tai mitätöinti kohdennetaan oikeaan ilmoitukseen.

1.4.1 Tulorekisterin ilmoitusviite

Maksaja saa aina uuden ilmoituksen antamisen yhteydessä tulorekisterin muodostaman ilmoitusviitteen, jolla myöhemmän korjauksen voi kohdentaa oikeaan ilmoitukseen. Jos uusi ilmoitus toimitetaan teknisen rajapinnan tai latauspalvelun kautta, tulorekisteri palauttaa ilmoitusviitteen suorituksen maksajalle käsittelypalautteessa. Jos taas uusi ilmoitus annetaan sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella, tulorekisteri lisää tulorekisterin ilmoitusviitteen ilmoitukseen. 

1.4.2 Maksajan ilmoitusviite

Jos maksaja ei voi tai halua käyttää tulorekisterin muodostamaa ilmoitusviitettä, korjaamiseen voi käyttää maksajan ilmoitusviitettä. Maksaja voi muodostaa tämän viitteen itse ja sen on oltava jokaisella ilmoituksella yksilöllinen. Viitteen muodostamisessa voi käyttää esimerkiksi numeroita ja kirjaimia. Viitteessä sallitut merkit on kuvattu dokumentissa "Tietojen toimittaminen - Skeemat - Palkkatietoilmoitus", kohdassa 1.2. Merkistö. Viitteen pituus on kuvattu kohdassa 2.12 Palvelun tiedot. Maksajan palkanlaskentajärjestelmä voi muodostaa viitteen automaattisesti tai järjestelmätoteutuksesta riippuen palkanlaskentajärjestelmä voi pyytää käyttäjää antamaan viitteen manuaalisesti.

Maksajan pitää muodostaa maksajan ilmoitusviite silloin, kun käytetään teknistä rajapintaa tai latauspalvelua ja uusi ilmoitus toimitetaan tulorekisteriin ensimmäisen kerran. Jos uusi ilmoitus annetaan sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella tai paperilomakkeella ja jos maksaja ei itse anna maksajan ilmoitusviitettä, tulorekisteri muodostaa annetulle ilmoitukselle tarvittavan viitteen. Jos tiedot on poikkeuksellisesti toimitettu tulorekisteriin paperilomakkeella, suorituksen maksajalle lähetetään ilmoitusviite joko kirjeenä tai sähköisesti viestipalvelun kautta, jos suorituksen maksaja on valinnut viestipalvelun yhteydenottotavakseen.

1.4.3 Ilmoituksen versionumero

Tulorekisteri antaa uudelle palkkatietoilmoitukselle versionumeron 1 ja korvaavalle ilmoitukselle yhtä suuremman versionumeron kuin mikä oli korvattavalla ilmoituksella. Jos tiedot toimitetaan teknisen rajapinnan tai latauspalvelun kautta, tulorekisteri palauttaa versionumeron lähettäjälle aineiston käsittelypalautteessa. Maksaja ei voi itse antaa ensimmäiselle, ns. "uudelle ilmoitukselle" versionumeroa.

Versionumeron käyttö korjaamisessa ei ole pakollista, mutta se on suositeltavaa. Korvaavalla ilmoituksella annetaan se versionumero, johon korjaus halutaan kohdistaa. Näin varmistetaan, että korjaaminen tai mitätöinti kohdistuu oikeaan ilmoitukseen. Jos versionumeroa ei käytetä, tulorekisteri kohdistaa toimenpiteen aina ilmoituksen viimeisimpään versioon. Kun korvaamisen kohdistamisessa käytetään versionumeroa, voidaan varmistaa, että toisessa prosessissa mahdollisesti tehtyjä muutoksia ei tahattomasti ylikirjoiteta.

1.5 Vaikuttaako ilmoitustapa tai -kanava korjaamiseen?

Suorituksen maksaja valitsee, ilmoittaako hän maksamansa rahapalkat yhteissummana (rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso, ns. ilmoitustapa 1) vai täydentävillä tulolajeilla (rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso, ns. ilmoitustapa 2). Rahapalkat pitää ilmoittaa vähintään ilmoitustavalla 1. Ilmoittaminen kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät.

Korjaamisen kannalta ei ole merkitystä, kumpaa ilmoitustapaa on käytetty. Merkitystä ei ole myöskään sillä, onko täydentäviä lisätietoja annettu. Virheelliset tiedot on aina korjattava. Tämän ohjeen esimerkeissä käsitellään molemmilla ilmoitustavoilla annettujen tietojen korjaamista.

Myöskään ilmoituskanava ei vaikuta ilmoituksen korjaamiseen. Esimerkiksi teknisen rajapinnan kautta annettuja ilmoituksia voi korjata sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella, tai tiedostona ladattuja ilmoituksia voi korjata teknisen rajapinnan kautta.

1.6 Mitä ilmoituksia tulorekisterin korjaamismenettely koskee?

Ohjetta sovelletaan palkkatietoilmoituksen ja työnantajan erillisilmoituksen tietojen korjaamiseen. Useimmat ohjeen esimerkeistä koskevat palkkatietoilmoituksen korjaamista. Työnantajan erillisilmoituksen korjaamista käsitellään erikseen luvussa 7.

Jos palkkatietoilmoituksen tulotiedot muuttuvat siten, että maksettavan työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä samalla muuttuu, suorituksen maksajan on korjattava myös antamaansa työnantajan erillisilmoitusta, jolla työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä ilmoitetaan.

1.7 Miten korjataan ennen vuotta 2019 annettuja tietoja?

Tulorekisteriin ilmoitetaan 1.1.2019 ja sen jälkeen maksetut suoritukset sekä näihin tuloihin tehtävät korjaukset. Jos vuonna 2019 tai sen jälkeen korjataan ennen vuotta 2019 maksettujen suoritusten tietoja, näitä korjauksia ei ilmoiteta tulorekisteriin. Aikaisemmin kuin 1.1.2019 maksettuja suorituksia koskevien tietojen korjaukset tehdään suoraan kullekin tietoa käyttävälle taholle.

Sitä vastoin 1.1.2019 tai sen jälkeen takaisin perityt suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin, vaikka alkuperäinen tulo olisikin maksettu ennen vuotta 2019.

2 Virheellisten tietojen korjaaminen

Ilmoituksen korjaaminen voi johtua maksamisen tai ilmoittamisen virheestä. Maksamisen virheellä tarkoitetaan tilanteita, joissa ilmoitus on oikein, mutta tulo on maksettu liian pienenä tai suurena. Ilmoittamisen virhe on kyseessä esimerkiksi silloin, kun tulo on maksettu oikein, mutta se on ilmoitettu tulorekisteriin väärin, esimerkiksi näppäilyvirheen vuoksi. Ilmoittamisen virheestä on kyse myös silloin, jos pakolliseksi säädetty tieto on ilmoitettu väärin tai unohdettu ilmoittaa.

Luvussa 2.3 kuvataan tarkemmin ennakonpidätyksen oikaisemista ja luvussa 2.4 negatiivisten lukujen ilmoittamista.

2.1 Ilmoittamisen virheiden korjaaminen

Ilmoittamisen virhetilanteissa alkuperäinen tieto on korjattava oikeaksi tai puuttunut tieto lisättävä korvaavalla ilmoituksella antamalla kaikki ilmoituksen tiedot uudelleen, myös alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot.

2.1.1 Tulo on ilmoitettu esimerkiksi näppäilyvirheen vuoksi väärin

Jos annettu ilmoitus on ollut virheellinen esimerkiksi näppäilyvirheen vuoksi, alkuperäinen tieto on korjattava oikeaksi korvaavalla ilmoituksella antamalla kaikki ilmoituksen tiedot uudelleen, myös alkuperäisellä ilmoituksella oikein olleet tiedot.

2.1.2 Tulo on ilmoitettu väärällä tulolajilla

Ilmoittamisen virheestä on kyse myös silloin, kun maksetun suorituksen määrä on oikein, mutta se on ilmoitettu tulorekisteriin väärällä tulolajilla.

2.1.3 Pakollinen tieto on jäänyt ilmoittamatta

Ilmoitus on korjattava myös silloin, jos pakolliseksi säädetty tieto on unohdettu ilmoittaa tai se on ilmoitettu väärin. Tällaisia pakollisia tietoja ovat esimerkiksi tieto rajoitetusti verovelvollisesta tulonsaajasta tai osaomistajasta, jos tulonsaaja on työttömyysturvalain (1290/2002) mukainen osaomistaja. Vastaavasti, jos tulolajin vakuuttamistieto on ilmoitettu väärin tai unohdettu ilmoittaa, tiedot on korjattava.

Tällöinkin ilmoitus korjataan korvaavalla ilmoituksella antamalla kaikki tiedot uudelleen. Ilmoitukselle lisätään puuttunut tieto.

2.1.4 Korjatun tiedon korjaaminen

Maksajalle voi tulla tarve korjata antamaansa ilmoitusta useita kertoja. Korjaamiskertojen määrää ei ole rajoitettu. Korvaavalla ilmoituksella on tällöinkin annettava kaikki aiemman ilmoituksen oikein olleet tiedot uudelleen.

2.1.5 Muut ilmoittamisen korjaustarpeet

Ilmoitusta saatetaan joutua korjaamaan muustakin syystä kuin virheen vuoksi. Työskentelyolosuhde tai verovelvollisuusasema saattaa muuttua, ja alkuperäistä ilmoitusta on korjattava korvaavalla menettelyllä taannehtivasti. Jos esimerkiksi ulkomaisen tulonsaajan työskentelyaikaa pidennetään siten, että rajoitetusti verovelvollisesta henkilöstä tulee yleisesti verovelvollinen, tiedot pitää korjata.

Kansainvälisten tietojen korjaamista kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: kansainväliset tilanteet. 

2.2 Maksamisen virheiden korjaaminen

Maksamisen virhetilanteissa ilmoitus on oikein, mutta tulo on maksettu liian pienenä tai suurena. Maksamisen virheen voi korjata eri tavoin, ja aina ei tarvitse antaa korvaavaa ilmoitusta.

2.2.1. Tulo on maksettu liian pienenä, korjataan lisämaksulla

Jos tulonsaajalle on maksettu palkkaa liian vähän, esimerkiksi unohdettu maksaa ylityökorvauksia, alkuperäistä ilmoitusta ei korjata. Tällöin annetaan uusi ilmoitus sille maksupäivälle, jolloin unohtunut suoritus maksetaan.

2.2.2. Tulo on maksettu liian suurena

Liikasuoritusten ilmoittaminen ja takaisinperintä kuvataan luvuissa 3 ja 4. 

2.3 Ennakonpidätyksen oikaiseminen

Toimitetun ennakonpidätyksen määrä voi olla virheellinen esimerkiksi laskuvirheen tai väärän pidätysprosentin käyttämisen vuoksi. Suorituksen maksaja voi tietyin edellytyksin oikaista toimittamaansa ennakonpidätystä riippumatta virheen syystä. Ennakonpidätys on saatettu toimittaa liian suurena tai liian pienenä.

2.3.1 Liian suurena toimitetun ennakonpidätyksen oikaiseminen

Jos suorituksen maksaja on toimittanut liikaa ennakonpidätystä, hän voi oikaista virheen alentamalla ennakonpidätystä, joka toimitetaan myöhemmin saman kalenterivuoden aikana maksettavasta suorituksesta (EPL 19 §:n 1 momentti). Ennakonpidätyksen oikaiseminen perustuu suorituksen maksajan vapaaehtoisuuteen ja oikaisu voidaan tehdä riippumatta virheen syystä.

Suorituksen maksaja voi korjata liian suurena toimittamaansa ennakonpidätystä silloinkin, kun ei enää maksa samalle saajalle suorituksia saman kalenterivuoden aikana. Tällöin suorituksen maksaja palauttaa liikapidätyksen suorituksen saajalle ja vähentää saman määrän Verohallinnolle maksettavasta ennakonpidätysten yhteismäärästä. Liikapidätys on palautettava saman kalenterivuoden aikana.

2.3.2 Liian pienenä toimitetun ennakonpidätyksen oikaiseminen

Jos ennakonpidätys on jäänyt osaksi tai kokonaan toimittamatta, suorituksen maksaja voi oma-aloitteisesti oikaista virheen korottamalla ennakonpidätystä, joka toimitetaan myöhemmin saman kalenterivuoden aikana maksettavasta suorituksesta. Ennakonpidätystä ei kuitenkaan saa korottaa enempää kuin 10 prosentilla kyseisellä kerralla muutoin maksettavasta määrästä, ellei suorituksen saaja anna suostumustaan suurempaan korotukseen (EPL 19 §).

Suorituksen maksaja ilmoittaa tulorekisteriin ennakonpidätyksen sen suuruisena, kuin se on toimitettu.

2.4 Negatiivisten lukujen ilmoittaminen

Tyypillisesti tulorekisterissä ei voi korjata tulolajeja käyttämällä negatiivisia eli miinusmerkkisiä lukuja. Väärin ilmoitettu tai maksettu tulo korjataan antamalla korvaava ilmoitus, jolla kerrotaan tulon oikea määrä tai muuttunut luonne, esimerkiksi maksetun tulon muuttuminen perusteettomaksi eduksi. Lisäksi tulon takaisinperintä ilmoitetaan omana tietoryhmänään.

Tulorekisterissä on kuitenkin poikkeuksellisia tilanteita, joissa ennakonpidätys, lähdevero ja työntekijältä perityt sosiaalivakuutusmaksut voivat olla negatiivisia lukuja. Tavallisesti ennakonpidätystä ei ilmoiteta negatiivisena lukuna. Usein työntekijämaksujen, ennakonpidätyksen ja lähdeveron määrä voidaan korjata oikeaksi perimällä tulonsaajalle myöhemmin maksettavasta tulosta alhaisempi työntekijältä perittävien maksujen ja verojen määrä. Tällöin ei ole tarvetta käyttää negatiivisia lukuja (katso luku 4.2. Nettoperintä ja luvussa kuvatut esimerkit).

Poikkeuksellisesti negatiivisia lukuja voi esiintyä esimerkiksi silloin, jos työsuhde on jo päättynyt ja tulonsaajalta on toimitettu ennakonpidätys tai peritty työntekijän sosiaalivakuutusmaksut liian suurena. Suorituksen maksaja voi korjata liian suurena toimittamaansa ennakonpidätystä silloinkin, kun ei enää maksa samalle saajalle suorituksia saman kalenterivuoden aikana. Tällöin suorituksen maksaja palauttaa esimerkiksi ennakonpidätyksen liikapidätyksen suorituksen saajalle ja ilmoittaa palauttamansa määrän negatiivisena lukuna palkkatietoilmoituksella. Liikapidätys on palautettava ennen kalenterivuoden päättymistä. Vastaavalla tavalla voidaan korjata työntekijän sosiaalivakuutusmaksut (katso korjaamisesta tarkemmin Ennakonpidätyksen oikaiseminen luvussa 2.3. ja Työntekijän sosiaalivakuutusmaksujen oikaiseminen luvussa 3.2.).

Palkasta vähennettävissä erissä on alla mainitut tulolajit, jotka poikkeuksellisesti voivat olla negatiivisia:

• 402 Ennakonpidätys
• 404 Lähdevero
• 412 Työntekijän sairausvakuutusmaksu
• 413 Työntekijän työeläkevakuutusmaksu
• 414 Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu

On huomattava, että takaisinperittyä summaa ei voi korjata ilmoittamalla negatiivisen luvun alkuperäiselle palkkakaudelle tai alentamalla alkuperäisen palkkakauden tulon määrää. Takaisinperintä ilmoitetaan antamalla tulolajiin liitettävä Takaisinperintä-tieto sekä takaisinperintään liittyvät lisätiedot sillä palkanmaksukaudella, jolloin tulonsaaja maksaa liikasuorituksen takaisin.

2.5 Rahapalkkojen kahden eri ilmoitustavan tietojen korjaaminen

Suorituksen maksajan on ilmoitettava maksamansa rahapalkat vähintään yhteissummana (rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso, ns. ilmoitustapa 1). Halutessaan maksaja voi ilmoittaa maksamansa rahapalkat pakollista ilmoitustapaa eritellymmin käyttämällä siihen tarkoitettuja täydentäviä tulolajeja (rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso, ns. ilmoitustapa 2). Kahta eri ilmoitustapaa kuvataan ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät.

Ilmoitustapaa 1 ja ilmoitustapaa 2 ei voi yhdistää samalla ilmoituksella. Sen sijaan suorituksen maksaja voi vaihdella ilmoitustapoja eri ilmoituksilla. Maksaja voi halutessaan muuttaa ilmoitustapaa ilmoitusta korjatessaan. Sille ei ole estettä, että maksaja muuttaisi korvaavalla ilmoituksella aiemmin annetun ilmoitustapa 1:n palkat ilmoitustapa 2:n palkoiksi ja päinvastoin. Tällöin on huolehdittava, että sosiaalivakuutusmaksut ilmoitetaan korvaavalla ilmoituksella oikein, ja tulolajien vakuuttamistietojen oletusarvot otetaan huomioon.

3 Väärin perustein maksetun suorituksen ilmoittaminen ja takautuva korjaus

Kaikki rahana maksetut, veronalaiset suoritukset voivat muuttua perusteettomiksi eduiksi, jos tulonsaajalla ei ole oikeutta hänelle maksettuun tuloon. Sellaiset tulot, joissa tulonsaaja voi saada liikasuorituksen, korjataan antamalla korvaavalla ilmoituksella tulon oikea määrä ja merkitsemällä maksettu liikasuoritus perusteettomaksi eduksi. Perusteetonta etua käsitellään kappaleessa 3.1.

Osa tulorekisterissa käytettävistä tulolajeista ovat sellaisia, ettei niihin voida tulon luonteen vuoksi liittää Perusteeton etu -tietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi muuna kuin rahana maksetut edut, kuten luontoisedut. Luontoiseduilla on tietty Verohallinnon päätöksen mukainen arvo ja jos maksaja on ilmoittanut arvon väärin, hänen tulee korjata edun määrä oikeaksi korvaavalla ilmoituksella ilman Perusteeton etu -tietoa. Näitä tietoja, jotka korjataan alkuperäiselle palkanmaksukaudelle ilman Perusteeton etu -tietoa, käsitellään luvussa 3.1.3.

Lisäksi on olemassa joitakin tulolajeja, joiden korjaaminen tehdään seuraavalla ilmoituksella. Näitä tulolajeja käsitellään luvussa 3.1.4.

3.1 Perusteeton etu

Joissain tilanteissa tulonsaajalla ei ole oikeutta hänelle maksettuun ja tulorekisteriin ilmoitettuun suoritukseen. Perusteeton etu syntyy esimerkiksi silloin, kun suoritus on maksettu väärin perustein, väärälle henkilölle tai väärän suuruisena.

Tieto perusteettomasta edusta on annettava ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa sen jälkeen, kun perusteeton etu on havaittu.

Perusteeton etu ilmoitetaan silloin, kun suorituksen maksaja erikseen perii liikaa maksetun summan takaisin tulonsaajalta. Jos liikasuoritus korjataan seuraavissa palkanmaksuissa bruttopalkasta vähennettävänä ennakkopalkkana tai muuna vastaava suorituksena, voidaan tietojen korjaaminen periaatteessa tehdä siten, että myöhemmin maksettavasta suorituksesta ilmoitetaan tulorekisteriin vain tulonsaajalle tuolloin tosiasiallisesti maksettu bruttomäärä, josta on vähennetty ennakkosuoritus (katso 4.8. Liikasuorituksen käsittely ennakkopalkkana). On kuitenkin huomattava, että liikasuorituksen käsittelyä ennakkopalkkana ei suositella, koska se voi vääristää tulonsaajalle maksettavan etuuden määrää tai pahimmillaan vaikuttaa koko etuuden saamiseen. Jos liikasuoritus kuitataan bruttopalkasta, osa tiedon käyttäjistä voi joutua pyytämään tietoja maksetuista summista maksajalta erikseen. Lisäksi etuuden perusteena käytetään väärää tuloa.

Perusteettoman edun ilmoitus on annettava aina, kun perusteettoman edun maksaminen johtaa sen perimiseen erikseen takaisin tulonsaajalta. Lisäksi suositellaan, että perusteettoman edun ilmoitus muutoinkin annettaisiin aina, kun liikasuoritusta ei voida kokonaan korjata heti seuraavan palkanmaksun yhteydessä.

Tulonsaajalle maksettu perusteeton etu on verotettavaa tuloa, mutta se ei ole eläkkeen perusteena olevaa tuloa. Tämän vuoksi työeläketurvan toimeenpanossa on pystyttävä erottelemaan tällaiset suoritukset riippumatta siitä, onko suorituksen maksaja perinyt niitä takaisin tulonsaajalta. Vastaavalla tavalla perusteeton etu ei ole muidenkaan sosiaalivakuutusmaksujen, kuten työttömyys- tai työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen.

Suoritus voidaan periä takaisin bruttosummasta tai tulonsaajalle voidaan lähettää maksupyyntö. Suoritus voidaan periä takaisin myös nettona. Joskus liikaa maksettu suoritus voi kuitenkin olla riidanalainen tai esimerkiksi työsopimuslain taikka työehtosopimuksen määräykset voivat estää palkan takaisinperinnän. Tällöinkin maksettu liikasuoritus on ilmoitettava tulorekisteriin. Takaisinperintää käsitellään luvussa 4.

Perusteeton etu ilmoitetaan kahdella eri tavalla riippuen siitä, onko tulo jo ehditty ilmoittaa tulorekisteriin muuna tulona vai huomataanko maksettu perusteeton etu ennen ilmoituksen lähettämistä.

3.1.1. Liikasuoritus huomataan ennen ilmoituksen lähettämistä

Jos liikasuoritus huomataan ennen ilmoituksen lähettämistä, käytetään erillistä Perusteeton etu -tulolajia. Kyseistä tulolajia käytetään vain, jos aiheettomasti maksettu suoritus havaitaan ennen ensimmäisen ilmoituksen lähettämistä, eikä tuloa ole aiemmin ilmoitettu muuna tulona tulorekisteriin.

3.1.2. Liikasuoritus on ehditty jo ilmoittaa tulorekisteriin

Yleensä liikasuoritukset huomataan vasta myöhemmin, kun tulo on jo ilmoitettu muuna tulona tulorekisteriin. Tällöin alkuperäinen ilmoitus korjataan korvaavalla menettelyllä. Jos perusteeton etu on aiemmin ilmoitettu virheellisesti muuna tulona tulorekisterin, tieto on korjattava oikeaksi antamalla

• aiemmin ilmoitettu tulolaji (esimerkiksi Aikapalkka) sekä
• sen yhteydessä annettava erillinen Perusteeton etu -tieto. 

Erillistä Perusteeton etu -tulolajia ei tällöin käytetä, vaan aiemmin ilmoitettuun suoritukseen liitetään erillinen tulolajiin kytkettävä Perusteeton etu -tieto.

Ilmoituksen korjaamisen kannalta merkitystä ei ole sillä, muuttuuko perusteettomaksi eduksi koko maksettu suoritus vai vain osa siitä. Jos koko suoritus muuttuu perusteettomaksi eduksi, suorituksen maksaja korjaa aiemman ilmoituksen korvaavalla ilmoituksella.

Ilmoituksen korjaamisen kannalta merkitystä ei ole sillä, onko tiedot ilmoitettu tulorekisterin rahapalkkojen ilmoitustapa 1:llä (ns. rahapalkkojen ilmoittamisen suppea taso) tai ilmoitustapa 2:lla (rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso). Korjausmenettely on samanlainen, ilmoitettiin tiedot kummalla tahansa tavalla.

Ilmoitustapa 1:ssä on muistettava ilmoittaa myös tuloon liittyvät alatulolajit toteutuneen tilanteen mukaisesti, jos sosiaalivakuutusmaksujen alainen ansio poikkeaa Palkka yhteissumma -tulolajilla ilmoitetuista tuloista.

Jos maksetussa palkkasummassa on tuloeriä, jotka eivät ole sosiaalivakuutusmaksujen alaisia, ilmoitustapa 1:n korjauksessa on ilmoitettava myös ilmoituksella olleet alatulolajit (esimerkiksi palkkasumma, joka on työnantajan sosiaalivakuutusmaksujen alainen) toteutuneen tilanteen mukaisesti. Vastaavasti on muistettava ilmoittaa tulolajiin liittyvä Vakuuttamistiedon tyyppi -tieto toteutuneen tilanteen mukaisesti. 

3.1.3. Milloin tiedot korjataan alkuperäiselle kaudelle ilman Perusteeton etu -tietoa?

Sellaiset 300-sarjan tulolajit, jotka eivät ole tulonsaajalle tosiasiassa maksettua tuloa, korjataan alkuperäiselle palkanmaksukaudelle ilmoittamalla oikea tulon määrä ilman Perusteeton etu -tietoa. Tällaisia tulolajeja ovat muun muassa 

• Varsinaisen työnantajan ilmoittamat sijaismaksajan maksamien suoritusten tulolajit (koodiarvot 321–325): Jos sijaismaksaja on maksanut tulonsaajalle liikasuorituksen, sijaismaksaja korjaa antamansa ilmoituksen ja merkitsee liikasuorituksen perusteettomaksi eduksi. Tällöin varsinaisen työnantajan on korjattava antamansa ilmoitus ja ilmoitettava oikea tulon määrä ilman Perusteeton etu -tietoa.
• Luontoisedut ja muut kuin rahana annetut edut: (koodiarvot 301, 302, 304, 315, 317, 330, 334, 341, 342): Luontoisedut eivät voi olla perusteettomia etuja, koska henkilöllä on ollut etu käytössään, eikä kyse ole maksamisen virheestä (ns. liikamaksu). Suoritus on voitu ilmoittaa virheellisenä tulorekisteriin, mutta etu on joka tapauksessa ollut tulonsaajalla oikean suuruisena käytössään. Tällöin virheellinen ilmoitus korjataan korvaavalla ilmoituksella oikean suuruiseksi ilman Perusteeton etu -tietoa. 
• Kunnaneläinlääkärin toimenpidepalkkio (koodiarvo 312) ja
• Vakuutuspalkka (koodiarvo 352): Kunnaneläinlääkärin toimenpidepalkkio ja vakuutuspalkka eivät ole tulonsaajalle tosiasiassa maksettua rahaa, eivätkä ne näin ollen voi olla liikasuoritusta, johon voitaisiin liittää Perusteeton etu -tieto. Jos tieto on ilmoitettu virheellisenä tulorekisteriin, tieto korjataan korvaavalla ilmoituksella ilmoittamalla tulon oikea määrä ilman Perusteeton etu -tietoa. 
• Lisäksi luonteeltaan sellaisia suorituksia, joihin ei voi liittyä perusteetonta etua, ovat Työsuhdeoptio (koodiarvo 343) ja Työsuhdeoptio, jonka merkintähinta on luovutusajankohtana alhaisempi kuin markkinahinta (koodiarvo 361).
• Edellä mainittujen muuna kuin rahana maksettujen etujen lisäksi myöskään verovapaat kustannusten korvaukset (koodiarvot 303, 311, 331, 357, 358) eivät pohjimmiltaan voi olla perusteetonta etua. Kustannusten korvaus ei voi itsessään olla perusteetonta etua, mutta se voi muuttua verovapaista matkakustannusten korvauksista annetun Verohallinnon päätöksen arvojen ylittävissä maksutilanteissa toiseksi tulolajiksi (esimerkiksi palkaksi), joka voi olla perusteetonta etua. Jos tulonsaajalle maksetaan kustannusten korvauksia yli Verohallinnon päätöksessä vahvistettujen arvojen, ilmoitus on korjattava korvaavalla menettelyllä merkitsemällä liikasuoritus veronalaiseksi tuloksi (esimerkiksi palkaksi, joka voi olla perusteetonta etua)

Esimerkki 30: Palkansaajalle on maksettu verovapaita päivärahoja 5 päivältä á 42 euroa eli 210 euroa. Hänelle olisi pitänyt maksaa vain 3 päivältä eli on maksettu liikaa 84 euroa. Korvaavalla ilmoituksella verovapaina päivärahoina on ilmoitettava oikea määrä eli 126 euroa. Loppu on liikasuoritusta (perusteetonta etua). Koska päivärahat ovat verovapaa tulolaji ja perusteettomasti maksettu liikasuoritus on veronalaista tuloa, liikasuoritus on ilmoitettava jollain veronalaisella tulolajilla, esimerkiksi Aikapalkka - Perusteeton etu. Vaikka korvaavalla ilmoituksella ennakonpidätyksen alainen palkka suurenee, ennakonpidätys ilmoitetaan perityn määräisenä, samoin myös työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksu. Työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä ei tämän osalta muutu eli erillisilmoitusta ei tarvitse korjata. Kustannusten korvaus itsessään ei siten voi olla perusteetonta etua, mutta se muuttuu Verohallinnon päätöksen arvojen ylittävissä maksutilanteissa toiseksi tulolajiksi (palkaksi), joka voi olla perusteetonta etua.

Tulolajit ja niiden selitteet on kuvattu dokumentissa "Tulolajien ja tuloista vähennettävien erien selitteet".

3.1.4. Milloin tiedot korjataan seuraavalla ilmoituksella?

Perusteeton etu -tietoa ei voi luontevasti olla 400-sarjan tulolajien tuloista vähennettävissä erissä ja muissa maksuissa, kuten ennakonpidätyksessä, ulosmittauksessa tai luontoiseduista perityissä korvauksissa. Luontoiseduista perityt korvaukset ilmoitetaan sen mukaisesti, mitä on peritty. Perityt korvaukset ilmoitetaan, kun korvaus on peritty. Vastaavalla tavalla toimitetut ennakonpidätykset ja perityt lähdeverot ilmoitetaan perityn määräisenä ja jos maksaja oikaisee määriä, ilmoitetaan oikaistut määrät silloin, kun ne on oikaistu.

Tulolajit ja niiden selitteet on kuvattu dokumentissa "Tulolajien ja tuloista vähennettävien erien selitteet".

3.2 Työntekijän sosiaalivakuutusmaksujen oikaiseminen

3.2.1 Työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksun oikaiseminen

Työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksun oikaistaan eri tavalla kuin ennakonpidätys, lähdevero ja työntekijän sairausvakuutusmaksu. Suosituksena on, että liian suurena peritty työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksu korjataan samalla ilmoituksella, jolla perusteeton etu ilmoitetaan, vaikka työntekijämaksuja ei vielä olisikaan tosiasiallisesti hyvitetty tulonsaajalle.

Jos työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut on oikaistu jo perusteettoman edun ilmoituksella, hyvitystä tai alennusta ei enää toistamiseen ilmoiteta tulorekisteriin siinä vaiheessa, kun maksaja hyvittää määrän tulonsaajalle.

Vaihtoehtoinen tapa korjata työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut on oikaista ne sillä ilmoituksella, jolla ilmoitetaan liikasuorituksen takaisinperintä.

Työntekijän sairausvakuutusmaksun oikaisu kuvataan luvussa 3.2.2. Ennakonpidätyksen oikaisua kuvataan luvussa 2.3.

Liian suurena perityn maksun oikaiseminen

Jos työntekijältä on peritty liikaa työntekijän työeläke- tai työttömyysvakuutusmaksuja, työnantaja voi maksaa työntekijälle liikapidätyksen takaisin tai alentaa tulonsaajan myöhemmän palkkakauden työntekijämaksuja vastaavasti. Näin voi käydä esimerkiksi takaisinperintätilanteissa tai sen vuoksi, että tulo muuttuu sellaiseksi, joka ei ole sosiaalivakuutusmaksujen perusteena.

Jos liian suurena perittyä työntekijämaksua ei voida alentaa tulonsaajan myöhemmän palkkakauden työntekijämaksuista, eikä maksaja ole alentanut määrää jo perusteettomasta edusta antamallaan ilmoituksella tai takaisinperintäilmoituksella, liikapidätys voidaan maksaa tulonsaajalle takaisin ja summa ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella negatiivisena lukuna.

Yleensä työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksujen oikaisu ilmoitetaan sen palkkakauden ilmoituksella, jolla tulon korjaus tehdään, esimerkiksi sillä ilmoituksella, jolla korjataan maksettu liikasuoritus perusteettomaksi eduksi. Korvaavalla ilmoituksella käytetään samoja laskennan perusteita kuin alkuperäisellä ilmoituksella, esimerkiksi alkuperäistä maksuprosenttia.

Työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksun oikaisu voidaan tehdä myös sillä ilmoituksella, jolla ilmoitetaan liikasuorituksen takaisinperintä, eli ilmoituksella, joka annetaan silloin, kun tulonsaaja on maksanut liikasuorituksen takaisin. Tämä on mahdollista vain, jos maksut oikaistaan saman kalenterivuoden aikana. Jos oikaisu tapahtuu kyseisen kalenterivuoden jälkeen, työntekijämaksujen oikaisu on tehtävä ilmoituksella, jolla ilmoitetaan perusteeton etu.

Suositus on, että työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksujen oikaisu tehdään aina sillä ilmoituksella, jolla perusteeton etu ilmoitetaan. Perusteettoman edun ilmoittamista ja työntekijämaksujen oikaisemista kuvataan tarkemmin esimerkkien avulla luvussa 3.1 Perusteeton etu. 

Liian pienenä perityn maksun oikaiseminen

Joissain tilanteissa laki rajoittaa työnantajaa perimästä liian pienenä perittyjä maksuja tulonsaajalta myöhemmissä palkanmaksuissa. Esimerkiksi jos työntekijän työeläke- tai työttömyysvakuutusmaksu on ilmeisen virheen vuoksi jäänyt palkanmaksun yhteydessä pidättämättä, työnantaja voi periä pidättämättä jääneen maksun kahden seuraavan palkanmaksun yhteydessä, mutta ei enää sen jälkeen.

Oikaisutilanteissa maksaja ilmoittaa tulorekisteriin tulonsaajalta perimänsä summan. 

3.2.2 Työntekijän sairausvakuutusmaksun oikaiseminen

Kun tulonsaaja on yleisesti verovelvollinen, työntekijän sairausvakuutusmaksu sisältyy aina ennakonpidätykseen. Yleisesti verovelvollisen tulonsaajan sairausvakuutusmaksua ei siis ilmoiteta tulorekisteriin erikseen.

Jos rajoitetusti verovelvollinen työntekijä kuuluu Suomen sosiaaliturvan piiriin, rajoitetusti verovelvollisen sairausvakuutusmaksu on perittävä erikseen lähdeveron lisäksi, ellei rajoitetusti verovelvollinen ole hakeutunut verotusmenettelystä annetun lain mukaiseen verotukseen, jolloin sairausvakuutusmaksu sisältyy ennakonpidätykseen tai ennakkoveroon. Jos sairausvakuutusmaksu on peritty erikseen ja maksettu tulo tai osa siitä muuttuu perusteettomaksi eduksi, sairausvakuutusmaksun oikaisu tehdään samalla ilmoituksella, jolla ilmoitetaan tulon takaisinperintä. Toisin kuin työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksun oikaiseminen, sairausvakuutusmaksun oikaisu voidaan tehdä vasta, kun tulo peritään takaisin.

Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: kansainväliset tilanteet -ohjeessa on kuvattu tietojen korjaamismenettely, kun rajoitetusti verovelvolliselta tulonsaajalta on peritty lähdevero ja sairausvakuutusmaksut, mutta tulonsaaja muuttuu yleisesti verovelvolliseksi henkilöksi, jolloin aiemmin lähdeverona ja työntekijän sairausvakuutusmaksuna ilmoitetut tiedot ilmoitetaan korvaavalla menettelyllä ennakonpidätyksenä.

4 Maksetun suorituksen takaisinperintä

4.1 Yleistä palkkojen ja muiden suoritusten takaisinperinnästä

Kun tulonsaaja maksaa aiheettomasti maksetun perusteettoman edun tai muun suorituksen takaisin suorituksen maksajalle, tieto takaisinmaksusta on ilmoitettava tulorekisteriin. Takaisinperittyä summaa ei korjata alkuperäiselle ilmoitukselle, vaan takaisinperitty summa ilmoitetaan sen palkkakauden ilmoituksella, jolloin tulo peritään takaisin. Toimenpiteen tyypiksi merkitään ”Uusi ilmoitus”. 

Takaisinperittävästä tulosta annetaan seuraavat tiedot:

• Tulolaji 
• Takaisinperintä – Kyllä
• Takaisinperitty summa
• Takaisinperintäpäivä
• Takaisinperittyyn määrään kohdistuva ennakonpidätys (jos nettoperintä)
• Alkuperäinen palkanmaksukausi

Lisäksi takaisinperittävästä tulosta voidaan antaa täydentävinä tietoina seuraavat tiedot:

• Takaisinperityn tulon ansaintajakso 
• Alkuperäinen palkanmaksupäivä 

Suoritus voidaan periä takaisin bruttona (ns. bruttoperintä) tai nettona (ns. nettoperintä). 
Yleisimmät bruttoperinnän tavat ovat: 

• Tulonsaajalle lähetetään lasku, jonka tulonsaaja maksaa.
• Liikasuoritus peritään tulonsaajan nettopalkasta (koko liikasuorituksen määrä peritään verojen ja työntekijämaksujen jälkeen sellaisenaan tulonsaajan nettopalkasta).
• Liikasuoritus kuitataan myöhemmästä tulonsaajalle maksettavasta suorituksesta alentamalla esimerkiksi bruttopalkan määrää (ns. ennakkopalkkana käsittely, jonka käyttämistä ei suositella).

Nettoperinnässä tulonsaajalta peritään summa nettona, eli summasta vähennetään ennakonpidätys ennen perintää. Jos takaisinperintä tehdään nettona, ilmoitetaan työntekijältä takaisinperittyyn summaan kohdistuva ennakonpidätys kohdassa ”Takaisinperittyyn määrään kohdistuva ennakonpidätys”. Kyseistä kohtaa käytettäessä ennakonpidätystä ei ilmoiteta negatiivisena. Kohdassa ilmoitettu ennakonpidätyksen määrä otetaan huomioon maksajan alkuperäisen palkanmaksukuukauden ennakonpidätysvelvoitteessa.

Kun tulotieto korjataan perusteettomaksi eduksi, suorituksen maksajan on korjattava ilmoittamaansa työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärää työnantajan erillisilmoituksella. Vaikka työntekijän työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksu voidaan oikaista jo perusteettomasta edusta annetulla korvaavalla ilmoituksella, ennakonpidätyksen korjaus voidaan tehdä vasta sen jälkeen, kun liikasuoritus on peritty tulonsaajalta.

Tässä luvussa kuvataan esimerkkien avulla, miten tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin, jos suoritus peritään bruttona tai nettona. Lisäksi kuvataan, miten ilmoitetaan, jos liikasuoritusta käsitellään tulonsaajalle maksettuna ennakkopalkkana.

4.2 Nettoperintä

Nettoperintä tarkoittaa, että suorituksen maksaja perii tulonsaajalta liikasuorituksen, josta on ensin vähentänyt ennakonpidätyksen osuuden. Maksaja vähentää kyseisen ennakonpidätyksen muista Verohallinnolle tilitettävistä veroista.

Tulo voidaan periä tulonsaajalta nettona, jos tulo maksetaan takaisin samana vuonna tai seuraavan vuoden alussa. Tällöin edellisen vuoden verotus ei ole vielä valmistunut, eikä tuloa ole siten luettu verotuksessa tulonsaajan hyväksi. Verohallinto kohdistaa ennakonpidätyksen korjauksen alkuperäisen maksukuukauden ennakonpidätysvelvoitteisiin. Jos takaisinperintä tapahtuu palkanmaksuvuotta seuraavana vuonna niin myöhään, ettei oikaisua voida ottaa huomioon maksuvuoden avoinna olevassa verotuksessa, pitää summa periä takaisin bruttona (katso luku 4.3 Bruttoperintä). Suorituksen maksajan on varmistettava Verohallinnosta, onko verotus jo valmistunut. Jos näin on, nettoperintä ei ole enää mahdollinen.

Kun tulo peritään nettona, ja takaisinperittyyn määrään kohdistuva ennakonpidätys ilmoitetaan erikseen, suorituksen maksajan työnantajavelvoitteena oleva ennakonpidätyksen määrä kyseiseltä kaudelta alenee. Lisäksi Verohallinto alentaa tiedon perusteella vastaavasti ennakonpidätyksen määrää, joka on aiemmin luettu tulonsaajan hyväksi. Takaisinperittyyn tuloon kohdistuva ennakonpidätys ilmoitetaan sen suuruisena kuin ennakonpidätys alun perin toimitettiin liikasuorituksesta. Vaikka ennakonpidätysprosentti olisi liikasuorituksen maksun jälkeen muuttunut, sillä ei ole merkitystä.  

Vaikka tulo peritään nettona, takaisinperitty liikasuorituksen määrä ilmoitetaan tulorekisteriin liikasuorituksen suuruisena. Takaisinperittyyn määrään kohdistuva ennakonpidätys ilmoitetaan omana tietonaan, eikä takaisinperityn tulon määrästä vähennetä ennakonpidätystä.

4.3 Bruttoperintä

Bruttoperintä tarkoittaa, että tulonsaajalta peritään liikasuoritus takaisin bruttomääräisenä, eli samansuuruisena, kuin suoritus on maksettu tulonsaajalle. Perittävä määrä sisältää ennakonpidätyksen. Bruttoperinnässä suorituksen maksaja voi lähettää tulonsaajalle esimerkiksi laskun tai periä liikasuorituksen myöhemmin tulonsaajalle maksettavasta nettopalkasta.

Bruttoperintä laskulla tai muulla maksuvaateella voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun tulonsaajalle ei makseta enää palkkaa tai muita suorituksia. Tällöin suorituksen maksaja ei voi kuitata tai periä tuloa takaisin myöhemmin maksettavasta suorituksesta, vaan tulo on perittävä tulonsaajalta takaisin bruttona. Tulonsaajan on maksettava liikasuoritus sellaisenaan takaisin suorituksen maksajalle.

Bruttoperintä tulee kyseeseen myös silloin, kun liikasuoritus, esimerkiksi palkka, peritään takaisin palkanmaksuvuoden verotuksen päättymisen jälkeen, jolloin tulonsaajaa on jo verotettu palkasta ja palkasta toimitettu ennakonpidätys ja työntekijältä perityt sosiaalivakuutusmaksut on luettu hänen hyväkseen verotuksessa. Tällöin suorituksen maksaja ei voi periä suoritusta enää takaisin nettona.

Vastaavasti bruttoperintä tulee kyseeseen silloin, kun suorituksen maksaja perii liikasuorituksen tulonsaajalle myöhemmin maksettavasta nettopalkasta. On huomattavaa, että työsopimuslaissa (55/2001) on rajoitettu työnantajan kuittausoikeutta tietyissä tilanteissa.

Jos tulo peritään tulonsaajalta takaisin bruttona, suorituksen maksaja ei vähennä takaisinperittävästä suorituksesta toimitettuja ennakonpidätyksiä. Palkan takaisinmaksu alentaa tulonsaajan verotuksessa veron määrää. Kun tulonsaaja on maksanut liikasuorituksen takaisin ja suorituksen maksaja on ilmoittanut takaisinmaksun tulorekisteriin, Verohallinto ottaa takaisinperinnän huomioon tulonsaajan verotuksessa alentamalla vastaavalta osin tulonsaajan tulon määrää. Verohallinto ottaa takaisinperityn tulon määrän huomioon verotuksessa, jos henkilön kyseisen vuoden verotus ei ole vielä valmistunut. Jos takaisinperintä tapahtuu myöhemmin, tulonsaajan tulee tehdä oikaisuvaatimus verotuksen oikaisulautakunnalle.

Takaisinperinnän ilmoittamisen kannalta ei ole merkitystä sillä, onko tiedot ilmoitettu tulorekisterin rahapalkkojen ilmoitustapa 1:llä (ns. rahapalkkojen ilmoittamisen suppea taso) tai ilmoitustapa 2:lla (rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso). Ilmoitusmenettely on samankaltainen, ilmoitettiin tiedot kummalla tahansa tavalla.

Ilmoitustapa 1:ssä on muistettava ilmoittaa takaisinperinnän kohdistuminen myös alatulolajeilla ilmoitettuihin työansioihin. Lisäksi on muistettava ilmoittaa takaisinperittyyn tuloon liittyvä Vakuuttamistiedon tyyppi -tieto toteutuneen tilanteen mukaisesti.

4.4 Takaisinperitty summa sisältää useita tulolajeja

Jossain tilanteissa takaisinperitty tulo voi sisältää useita eri tulolajeja, esimerkiksi aikapalkkaa, ylityökorvausta ja lomarahaa, joista on toimitettu yksi yhteinen ennakonpidätys. Näissä tilanteissa takaisinperityt tulolajit on ilmoitettava erikseen, mutta takaisinperittyyn määrään kohdistuvan ennakonpidätyksen voi ilmoittaa yhteissummana. Vastaavalla tavalla liikasuorituksesta perityt työntekijämaksut voi vähentää muista työntekijämaksuista.

4.5 Summa peritään takaisin useassa erässä

Liikasuoritus voidaan periä takaisin tulonsaajalta useassa erässä. Maksaja ilmoittaa takaisinperintä-tietona sen osuuden tulosta, joka kyseisellä kerralla peritään takaisin. Kokonaissummaa ei ilmoiteta. Kun virhe huomataan, alkuperäinen ilmoitus korjataan korvaavalla ilmoituksella ja merkitään koko liikasuoritus perusteettomaksi eduksi. Sen sijaan takaisinperintä ilmoitetaan sen palkkakauden ilmoituksella, jona tulo peritään takaisin.

4.6 Liikasuoritus on maksettu pidemmältä ajalta ja peritään osissa

Liikasuoritus on voitu maksaa tulonsaajalle useamman palkkakauden aikana, ennen kuin virhe huomataan. Takaisinperinnän lisätiedoissa ilmoitetaan se aiempi palkkakausi ja maksupäivä, jolloin tulo alunperin maksettiin tulonsaajalle.

4.7 Liikasuoritus on maksettu pidemmältä ajalta ja peritään takaisin kerralla

Liikasuoritus on saatettu maksaa tulonsaajalle pidemmältä ajalta, mutta tulo peritään takaisin kerralla. Näissä tilanteissa suorituksen maksajan on takaisinperintäilmoituksella eriteltävä, mikä osuus takaisinperittävästä tulosta on maksettu minkäkin palkkakauden aikana.

4.8 Liikasuorituksen käsittely ennakkopalkkana

Suorituksen maksaja voi myös korjata maksamansa liikasuorituksen ilman, että suoritusta käsiteltäisiin perusteettomana etuna. Tällöin maksaja käsittelee suoritusta aiemmin maksettuna ennakkopalkkana tai muuna vastaavana eränä. Maksaja vähentää liikasuorituksen myöhemmin maksettavasta suorituksesta. 

Tällaisessa tapauksessa tulorekisteriin ilmoitetaan vain tulonsaajalle tuolloin tosiasiallisesti maksettu määrä, josta on vähennetty kyseinen suoritus. Menettelyä ei suositella, koska se voi vääristää tulonsaajalle maksettavan etuuden määrää tai pahimmillaan vaikuttaa koko etuuden saamiseen. Jos liikasuoritus kuitataan bruttopalkasta, osa tiedon käyttäjistä voi joutua pyytämään tietoja maksetuista summista maksajalta erikseen. Lisäksi etuuden perusteena käytetään väärää tuloa.

Jos liikasuoritusta ei voida kokonaan korjata heti seuraavan palkanmaksun yhteydessä, suositellaan, että näissä tilanteissa annettaisiin perusteettoman edun ilmoitus (katso luku 3 Väärin perustein maksetun suorituksen ilmoittaminen ja takautuva korjaus). Lisäksi perusteettoman edun ilmoitus on annettava aina, kun perusteettoman edun maksaminen johtaa sen perimiseen erikseen takaisin tulonsaajalta.

Tulorekisterin suosittelema tapa ilmoittaa liikasuorituksen tiedot kuvataan luvussa 3.1.

4.9 Perusteeton etu ja takaisinperintä samalla ilmoituksella

Edellä on kuvattu perusteettoman edun ja takaisinperinnän ilmoittamista. Samalla ilmoituksella voidaan ilmoittaa kyseiseen palkkakauteen kohdistuva perusteeton etu ja saman palkkakauden aikana takaisin perityt tulot. Koska perusteeton etu pitää ilmoittaa tulorekisteriin kuukauden kuluessa sen havaitsemisesta, voi tulla tilanteita, joissa maksettu perusteeton etu ehditään periä saman palkkakauden aikana takaisin. Näissäkin tilanteissa perusteeton etu on ilmoitettava.

5 Tietojen mitätöinti

Tietojen mitätöimisellä tarkoitetaan tiedon poistamista tulorekisteristä. Maksaja voi poistaa antamansa aineiston tai ilmoituksen kokonaan, jos se on ollut virheellinen.

Kun ilmoitus mitätöidään, aiemmin annettu ilmoitus poistetaan. Poisto kohdennetaan oikeaan ilmoitukseen tulorekisterin ilmoitusviitteellä tai suorituksen maksajan ilmoitusviitteellä.

Tiedot poistetaan eri tavalla eri ilmoituskanavissa. Jos ilmoitus poistetaan sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella tai paperilomakkeella, poistettavan ilmoituksen tiedot annetaan palkkatietoilmoituksella tai työnantajan erillisilmoituksella sen mukaan, kummasta ilmoituksesta on kyse. Sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella avataan aiemmin annettu ilmoitus ja valitaan "Poista". Vastaavasti paperilomakkeella valitaan toimenpiteen tyypiksi "Ilmoituksen mitätöinti".

Jos tiedot annetaan teknisen rajapinnan tai latauspalvelun kautta, aineiston ja ilmoituksen mitätöintiä ei tehdä samalla palkkatietoilmoituksella tai työnantajan erillisilmoituksella, jolla uudet ja korvaavat ilmoitukset annetaan. Mitätöinti on eriytetty omaksi aineistotyypikseen. Jos aineiston tyyppinä on palkkatietoilmoitusten mitätöiminen tai työnantajan erillisilmoitusten mitätöiminen, annetaan seuraavat tiedot:

• aineiston omistajan (maksajan) tunniste
• maksajan ilmoitusviite tai 
• tulorekisterin ilmoitusviite. 

Lisäksi voidaan antaa ilmoituksen versionumero. Versionumero on vapaaehtoisesti annettava, täydentävä lisätieto.

Koko aineiston mitätöimisessä käytetään kyseisen aineiston aineistoviitettä.

 6 Tietojen korjaaminen mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus

Vaikka tietojen korjaaminen tulorekisterissä yleensä tehdään korvaavalla ilmoituksella, on kuitenkin tilanteita, joissa ei voi käyttää korvaavaa menettelyä, vaan aiemmin annettu ilmoitus on mitätöitävä ja sen jälkeen annettava uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla.

Tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus seuraavissa tilanteissa:

• Maksupäivän korjaus
• Palkanmaksukauden korjaus
• Suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus
• Sijaismaksaja-tietoryhmän varsinaisen työnantajan asiakastunnisteiden korjaus
• Tulonsaajan syntymäajan korjaus
• Eläkejärjestelynumeron korjaus
• Työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus
• Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset: 
  • Ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti ja 
  • Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tietojen muutokset taannehtivasti.

Jos korjaus tehdään paperilomakkeella, merkitään ilmoitukseen toimenpiteen tyypiksi ”Ilmoituksen mitätöinti”. Jos tiedot korjataan sähköisen asiointipalvelun kautta, suorituksen maksaja voi avata aiemmin antamansa ilmoituksen ja poistaa sen. Jos tiedot ilmoitetaan teknisen rajapinnan tai latauspalvelun kautta, suorituksen maksaja antaa mitätöinti-ilmoituksella tarvittavat tiedot (katso luku 5). Tämän jälkeen suorituksen maksajan on annettava uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla.

6.1 Maksupäivän ja palkanmaksukauden korjaaminen

Jos suorituksen maksupäivä tai palkanmaksukausi on ollut virheellinen, tietoa ei voi korjata korvaavalla ilmoituksella kyseiselle maksupäivälle. Aiemmin annettu ilmoitus on mitätöitävä ja sen jälkeen on annettava uusi ilmoitus, jossa maksupäivä ja palkanmaksukausi ilmoitetaan oikein.

Jos lähetetyn aineiston kaikissa ilmoituksissa on ollut virheellinen maksupäivä tai palkanmaksukausi, voidaan koko aineisto mitätöidä käyttämällä joko tulorekisterin muodostamaa aineistoviitettä tai maksajan omaa aineistoviitettä.

6.2 Asiakastunnisteiden, eläkejärjestelynumeron ja vakuutusnumeroiden korjaaminen

Jos tulonsaajan tai maksajan yksilöintitietona käytetty asiakastunniste on ilmoitettu tulorekisteriin virheellisenä, tiedot on korjattava mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus ja antamalla tämän jälkeen uusi ilmoitus.

Menettely koskee seuraavien tietojen korjaamista:

• Suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus
• Sijaismaksaja-tietoryhmän varsinaisen työnantajan asiakastunnisteiden korjaus
• Tulonsaajan syntymäajan korjaus
• Eläkejärjestelynumeron korjaus
• Työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.

Jos ulkomainen henkilö saa myöhemmin suomalaisen henkilötunnuksen, ilmoitetaan henkilötunnus muutosta seuraavalla ilmoituksella. Vastaavasti, jos henkilön sukupuoli muuttuu, ilmoitetaan uusi tunniste muutosta seuraavalla ilmoituksella. Tällöin aiempia ilmoituksia ei tarvitse korjata. Ulkomaisilla tulonsaajilla ja maksajilla myös ulkomainen asiakastunniste on edelleenkin ilmoitettava.

Menettely tiedon korjaamisessa, katso luvun 6.1. esimerkki 30.

6.3 Vakuuttamisen poikkeustilanne -tietojen korjaaminen

Jos tulonsaajan vakuuttamisvelvollisuus on ilmoitettu virheellisesti tai olosuhde myöhemmin muuttuu, tiedot on korjattava mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus ja antamalla tämän jälkeen uusi ilmoitus. Korjaaminen koskee seuraavia tietoja:

• Ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti ja
• Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tietojen muutokset taannehtivasti.

Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tiedon korjaukset koskevat tilannetta, jossa tulonsaajan tulo on alun perin ilmoitettu sosiaalivakuutusmaksujen alaisena ja myöhemmin huomataan, että tulonsaajalle maksetun tulon osalta ei olisikaan ollut vakuuttamisvelvollisuutta tai tulonsaaja ei kuulukaan Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin. Tässä tapauksessa alkuperäinen ilmoitus on mitätöitävä ja annettava tämän jälkeen uusi ilmoitus, jossa on oikeat Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tiedot. Edellä kuvatulla tavalla on meneteltävä, jotta tieto saadaan välitettyä myös virheellisen ilmoitustiedon saaneille sosiaalivakuuttajille oikein.

Tiedot on korjattava yllä kuvatulla tavalla myös silloin, kun alun perin on ilmoitettu, ettei tulonsaaja kuulu Suomen sosiaaliturvaan tai tulonsaajan osalta ei ole vakuuttamisvelvollisuutta ja myöhemmin huomataan, että tulo olisi pitänyt ilmoittaa sosiaalivakuutusmaksujen alaisena. 

7 Työnantajan erillisilmoituksen tietojen korjaaminen

7.1 Yleistä työnantajan erillisilmoituksen korjaamisesta

Jos työnantajan erillisilmoituksen tiedoissa on ollut virhe, suorituksen maksajan on korjattava antamansa tiedot oikeiksi. Työnantajan erillisilmoitus korjataan samalla tavalla kuin palkkatietoilmoitus. Virheellinen ilmoitus korjataan oikeaksi korvaavalla ilmoituksella. Se tarkoittaa, että suorituksen maksaja korjaa virheellisen tiedon oikeaksi ja ilmoittaa kaikki muutkin ilmoituksen tiedot uudelleen, myös oikein olleet tiedot.

Työnantajan erillisilmoituksen korjaus kohdistetaan oikeaan ilmoitukseen tulorekisterin ilmoitusviitteen tai maksajan oman ilmoitusviitteen avulla (katso ilmoitusviitteistä tarkemmin luku 1.4. Miten korjaus kohdistetaan oikeaan ilmoitukseen?).

Maksaja voi halutessaan tehdä vähennyksen myös kuluvana kautena, eli silloin, kun maksaja saa tiedon etuuspäätöksestä. Tällöin kuluvan kauden sairausvakuutusmaksun määrä pienenee, mutta maksaja ei saa hyvityskorkoa, jonka saisi, jos vähennys kohdistettaisiin takautuvasti alkuperäiselle kaudelle.

Jos palkkatietoilmoituksen tulotiedot muuttuvat siten, että maksettavan työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä samalla muuttuu, suorituksen maksajan on korjattava myös antamaansa työnantajan erillisilmoitusta. Tällainen on tilanne esimerkiksi silloin, kun maksettu palkka muuttuu perusteettomaksi eduksi. Suoritus ei tällöin ole enää sairausvakuutusmaksun alainen. Kaikki ilmoituksen tiedot on annettava uudelleen, myös oikein olleet tiedot.

7.2 Tietojen korjaaminen mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus

Työnantajan erillisilmoituksen korjaamisessa on tunnistettu tiettyjä virheiden korjaamistilanteita, joissa ei voi käyttää korvaavaa menettelyä, vaan aiemmin annettu ilmoitus on mitätöitävä ja sen jälkeen annettava uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla.

Tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus seuraavissa tilanteissa:

• Kohdekauden korjaus
• Suorituksen maksajan asiakastunnisteiden korjaus
• Eläkejärjestelynumeron korjaus
• Työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus

Työnantajan erillisilmoituksen tietojen antaminen kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työnantajan erillisilmoitus.