Verohallinnon päätös työnantajan ja suorituksen maksajan muistiinpanovelvollisuudesta

Tällä päätöksellä kumotaan Verohallinnon antama päätös ilmoittamisvelvollisuudesta ja muistiinpanoista (1560/2016) 5 luku.

---

Verohallinto on oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä annetun lain (768/2016) 27 §:n 4 momentin ja 28 §:n 4 momentin nojalla päättänyt:

Työnantajan ja suorituksen maksajan muistiinpanovelvollisuus

1 §

Suorituksen maksajan muistiinpanot

Muistiinpanot on laadittava siten, että niistä käyvät riittävästi eriteltyinä selville ennakkoperintälain (1118/1996) 13 §:n mukaiset palkat ja muut ennakonpidätyksen alaiset suoritukset.

2 §

Palkkakortti

Työnantajan tulee pitää jokaisesta palkansaajasta kalenterivuosittain palkkakorttia. Palkkakorttia voidaan pitää myös siten, että siinä tarvittavat tiedot voi koota yhteen. Palkkakortista käyvät selville seuraavat tiedot:

1. palkansaajan etu- ja sukunimi, henkilötunnus ja osoite;
2. ennakonpidätystä koskevat määräykset;
3. aika, jolta palkka on maksettu päivämäärineen;
4. rahapalkan määrä;
5. luontoisedun raha-arvo;
6. ennen ennakonpidätyksen toimittamista palkasta vähennetty määrä;
7. palkan määrä, josta ennakonpidätys on toimitettava;
8. ennakonpidätyksen määrä;
9. ennakkoperintälain 15 §:ssä tarkoitettujen työstä johtuvien kustannusten korvausten maksettu määrä.

Edellä 1 momentin 3-9 kohdassa tarkoitetut tiedot merkitään palkanmaksuittain.
Palkkakorttiin tai sen liitteeseen on merkittävä luontoisedun laatu ja laskentaperuste sekä palkansaajan edusta työnantajalle maksama määrä, ennakkoperintälain 15 §:n mukaan maksetun korvauksen laatu ja peruste sekä sanotun pykälän perusteella palkasta vähennetyn määrän laatu ja peruste.

Kalenterivuoden päätyttyä on palkkakorttiin merkittävä 1 momentin 4-9 kohdassa tarkoitettujen määrien vuosittaiset yhteismäärät.

Silloinkin kun palkasta ei ole toimitettava ennakonpidätystä, on palkkakorttiin tai sen liitteeseen merkittävä 1, 3 ja 4 momentissa tarkoitetut tiedot.

3 §

Palkkakortti ulkomailla suoritetusta työstä

Jos palkka on maksettu ulkomailla suoritetusta työstä ja palkasta ei tuloverolain (1535/1992) 77 §:n perusteella ole toimitettava ennakonpidätystä tai se on toimitettava vain osasta palkkaa, palkkakorttiin tai sen liitteeseen on merkittävä 2 §:n 1, 3 ja 4 momentissa tarkoitetut tiedot sekä:

1. valtio, jossa on työskennelty;
2. työntekopaikkakunta;
3. ulkomailla oleskelun kesto kussakin valtiossa; sekä
4. oleskelun aikana tapahtuneet Suomessa käynnit.

Jos palkansaaja työskentelee lähetettynä työntekijänä tai muutoin ulkomailla sairausvakuutuslain (1224/2004) 18 luvun 16 ja 18 §:ssä tarkoitetulla tavalla, palkkakorttiin tai sen liitteeseen merkitään 1 momentissa tarkoitettujen tietojen lisäksi se sairausvakuutuslain 18 luvun 18 §:ssä tarkoitettu vakuutuspalkka, jota ulkomaan työssä pidetään eläkepalkkaan luettavan työansion ja eläkemaksun perusteena.

4 §

Palkkakortin muuttuneet tiedot

Jos 2 §:n 1 ja 3 momentissa tarkoitettujen tietojen perusteita on muutettu tai tietoja on muutoin korjattu, on alkuperäinen tieto säilytettävä ja uusi tieto sekä ajankohta, josta alkaen sitä sovelletaan, merkittävä palkkakorttiin tai sen liitteeseen.

5 §

Palkkalista ja palkkasuoritusten yhdistelmä

Säännöllisesti palkkaa maksavan työnantajan tulee laatia palkanmaksuittain palkkalista, josta palkansaajittain käyvät selville:

1. palkansaajan nimi;
2. palkanmaksukausi;
3. palkanmaksupäivä;
4. rahapalkan määrä;
5. luontoisedun raha-arvo;
6. edellä 3 §:n 2 momentissa tarkoitettu vakuutuspalkka;
7. ennen ennakonpidätyksen toimittamista palkasta vähennetty määrä;
8. palkan määrä, josta ennakonpidätys on toimitettava;
9. ennakonpidätyksen määrä;
10. ennakkoperintälain 15 §:ssä tarkoitettujen työstä johtuvien kustannusten korvausten määrä;
11. palkasta ennakonpidätyksen toimittamisen jälkeen vähennetty määrä;
12. palkansaajalle maksettu tai tilille merkitty määrä.

Palkkalistaan on merkittävä myös 1 momentin 4-12 kohdassa tarkoitettujen määrien yhteismäärät.

Työnantajan on laadittava palkkalistoista ja muista kalenterikuukauden aikana tapahtuneista palkkasuorituksista yhdistelmä, josta käy ilmi oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä annetun lain 16 §:ssä tarkoitettuun veroilmoitukseen merkityt tiedot.

Työnantajan on merkittävä myös työnantajan sairausvakuutusmaksu 3 momentissa tarkoitettuun yhdistelmään siten kuin palkkasuorituksen merkitsemisestä säädetään.

6 §

Lähdeveron perimiseen velvollisen muistiinpanot

Lähdeveron perimiseen velvollisen on tehtävä rajoitetusti verovelvollisen tulon verottamisesta annetun lain mukaisista suorituksista muistiinpanot.
Suorituksen maksajan tulee pitää jokaisesta palkan tai muun lähdeveron alaisen suorituksen saajasta kalenterivuosittain yhtenäistä luetteloa, josta käyvät selville seuraavat tiedot:

1. suorituksen saajan täydellinen nimi, ammatti tai toimi, syntymäaika ja mahdollinen virallinen tunnistetieto kotivaltiossa sekä osoite kotivaltiossa ja Suomessa;
2. ähdeveroprosentti suorituslajeittain;
3. aika, jolta palkka tai muu suoritus on maksettu;
4. rahana maksetun palkan tai muun suorituksen määrä;
5. luontoisedun raha-arvo;
6. palkasta rajoitetusti verovelvollisen tulon verottamisesta annetun lain 6 §:n tai kansainvälisen sopimuksen määräyksen perusteella lähdeveroa perittäessä tehdyt vähennykset;
7. määrä, josta lähdevero on peritty;
8. lähdeveron määrä;
9. työntekijältä perityn työeläkemaksun, työttömyysvakuutusmaksun sekä sairausvakuutuksen sairaanhoito- ja päivärahamaksun määrä; sekä
10. päivärahat ja tositteiden perusteella suoritettujen korvausten määrät.

Edellä 2 momentin 3-10 kohdassa tarkoitetut tiedot merkitään maksusuorituksittain. Kalenterivuoden päätyttyä on luetteloon merkittävä 2 momentin 4-10 kohdassa tarkoitettujen suoritusten tai määrien vuosittaiset yhteismäärät jokaisesta suorituksesta ja määrästä erikseen.

Tiedot on merkittävä luetteloon silloinkin kun lähdeveroa ei ole peritty.

7 §

Kirjausketju

Palkka ja muut kirjaukset on merkittävä muistiinpanoihin siten, että kirjausten yhteys palkkalistasta palkkakorttiin sekä Verohallinnolle maksettavaan määrään ja annettaviin ilmoituksiin on vaikeuksitta todettavissa.

Mitä tässä päätöksessä säädetään palkkasuorituksen merkitsemisestä muistiinpanoihin, koskee soveltuvin osin myös työnantajan sairausvakuutusmaksua.

8 §

Koneellisten tietovälineiden hyväksikäyttö

Mitä kirjanpitolaissa säädetään tai sen nojalla määrätään koneellisten tietovälineiden hyväksikäytöstä, koskee palkkakirjanpitoa ja soveltuvin osin myös muistiinpanoja. Verohallinnon kehotuksesta palkkakirjanpito on saatettava välittömästi työnantajan kustannuksella selväkieliseen kirjalliseen muotoon. Palkkakirjanpidon verotarkastus voidaan suorittaa myös elektronisia välineitä käyttäen.

9 §

Palkkakirjanpitoa koskevien säännösten soveltaminen

Mitä tässä luvussa säädetään työnantajasta ja palkansaajasta koskee soveltuvin osin myös muuta suorituksen maksajaa ja saajaa.
Mitä tässä luvussa määrätään palkka tai muun suorituksen merkitsemisestä muistiinpanoihin, koskee soveltuvin osin myös työnantajan sairausvakuutusmaksua.

Voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan 1 päivänä marraskuuta 2017.

Tällä päätöksellä kumotaan Verohallinnon antama päätös ilmoittamisvelvollisuudesta ja muistiinpanoista (1560/2016) 5 luku.

Työnantajan ja suorituksen maksajan verovuotta 2018 edeltäneiltä verovuosilta pitämiin muistiinpanoihin ja niiden säilyttämiseen sekä tositteiden säilyttämiseen sovelletaan aikaisemmin voimassa olleita säännöksiä.

Helsingissä 16 päivänä elokuuta 2017

pääjohtaja Pekka Ruuhonen

johtava lakimies Kari Aaltonen