Laskutuspalveluyritysten maksamat matkakustannusten korvaukset ennakkoperinnässä ja tuloverotuksessa

Kannanoton esimerkkejä on päivitetty ja samalla kannanoton tekstiä on paikka paikoin täsmennetty.

Asian kuvaus

Tässä kannanotossa kerrotaan, miten laskutuspalveluyritykset voivat erilaisissa tilanteissa käsitellä matkakustannusten korvauksia ennakkoperinnässä. Kannanotossa selvitetään myös, miten matkakustannusten korvauksia käsitellään työn suorittajan tuloverotuksessa.

Taustaa

Yleistä laskutuspalveluyritysten toiminnasta

Laskutuspalveluyritykset tarjoavat työn suorittajille mahdollisuuden laskuttaa omia asiakkaitaan perustamatta omaa yritystä. Lisäksi laskutuspalveluyritykset hoitavat työn suorittajan puolesta mm. erilaisia verotukseen liittyviä velvollisuuksia ja perivät tästä palkkion.

Työ- ja sosiaalivakuutuslainsäädännössä laskutuspalveluyrityksiä käyttäviä henkilöitä pidetään yleensä yrittäjinä. Verotuksessa laskutuspalveluyritys ja työn suorittaja voivat kuitenkin sopia työtä koskevan suorituksen maksamisesta palkkana, jolloin laskutuspalveluyritys välittää asiakkaan maksaman korvauksen työn suorittajalle palkkana.

Työn suorittaja sopii asiakkaansa kanssa työstä maksettavasta korvauksesta. Kun työn suorittaja laskuttaa asiakasta laskutuspalveluyrityksen kautta, asiakas maksaa laskun työn suorittajan sijaan laskutuspalveluyritykselle. Laskutuspalveluyrityksen työn suorittajalle edelleen maksama korvaus on palkkaa, jos laskutuspalveluyritys ja työn suorittaja ovat sopineet suorituksen maksamisesta palkkana. Jos suorituksen maksamisesta palkkana ei ole sovittu, laskutuspalveluyrityksen työn suorittajalle edelleen maksama suoritus on työkorvausta.  

Työstä maksettavan korvauksen lisäksi laskutuspalveluyritykset saattavat maksaa työn suorittajalle erilaisia matkakustannusten korvauksia kuten kilometrikorvauksia ja päivärahoja. Matkakustannusten korvausten verokohtelu vaihtelee ja tilanteesta riippuen korvaukset voivat olla:

a) verovapaita
b) veronalaisia, mutta ne voidaan maksaa ennakonpidätystä toimittamatta
c) korvausta todellisista kustannuksista ja tilanteesta riippuen verovapaita tai veronalaisia
d) palkkaa.

A. Verovapaat matkakustannusten korvaukset

Verovapaita matkakustannusten korvauksia voi maksaa vain työnantaja. Verovapaita matkakustannusten korvauksia ovat ainoastaan tuloverolain 71 §:ssä tarkoitetut korvaukset, jotka maksetaan sovitun palkan lisäksi ja Verohallinnon verovapaista matkakustannusten korvauksista antaman päätöksen (jäljempänä Verohallinnon kustannuspäätös) mukaisina.

B. Ennakonpidätystä toimittamatta maksettavat matkakustannusten korvaukset

Jos työnantaja ei maksa matkakustannusten korvauksia sovitun palkan lisäksi, se voi kuitenkin yleensä maksaa korvauksia ennakonpidätystä toimittamatta. Tällöin korvaukset ovat työntekijälle veronalaisia. Työntekijä voi vaatia työstä aiheutuneita kustannuksia vähennettäväksi omassa verotuksessaan tulonhankkimiskuluina.

Myös työkorvauksen saajalle voi maksaa matkakustannusten korvauksia ennakonpidätystä toimittamatta, jos korvaus maksetaan matkakustannusten korvausten perusteista ja määristä annetun Verohallinnon kustannuspäätöksen mukaisesti ja luonnolliselle henkilölle. Maksetut korvaukset ovat työkorvauksen saajalle veronalaista tuloa. Näissä tilanteissa työkorvauksen saaja voi vaatia työstä aiheutuneita kustannuksia vähennettäväksi omassa verotuksessaan tulonhankkimiskuluina.

C. Korvaus matkustamisesta aiheutuneista todellisista kustannuksista

Työnantaja voi maksaa työn suorittajalle myös matkustamisesta aiheutuneita todellisia kustannuksia tositteita (esimerkiksi matkalippu) vastaan. Tällaisia kustannuksia työnantaja voi maksaa verovapaasti, jos maksetut korvaukset eivät ylitä kustannusten selvitettyä määrää.

Työkorvauksen saajalle ei voi maksaa todellisia matkakustannuksia verovapaasti. Maksaja voi kuitenkin maksaa luonnolliselle henkilölle ennakonpidätystä toimittamatta liikenteenharjoittajan antaman tositteen tai muun luotettavan selvityksen mukaisen määrän, jonka korvauksen saaja osoittaa matkustamiskustannuksista suorittaneensa. Saaja voi vaatia hänelle aiheutuneita kuluja vähennettäväksi omassa verotuksessaan.

D. Korvaus on palkkaa

Työnantajan maksamat matkakustannusten korvaukset ovat työntekijälle palkkaa silloin, kun niitä maksetaan matkoilta, joilta työntekijä ei ole oikeutettu korvauksiin. Korvaukset ovat palkkaa esimerkki silloin, kun niitä maksetaan asunnon ja varsinaisen työpaikan välisiltä matkoilta. Korvaukset ovat palkkaa myös silloin, kun niitä on maksettu vastoin Verohallinnon kustannuspäätöksen mukaisia aika- ja kilometrirajoja.

Jos matkakustannusten korvauksia on maksettu Verohallinnon kustannuspäätöksen mukaan, mutta suurempina kuin päätöksessä on määrätty verovapaaksi, ylimenevä osa on työntekijän palkkaa.

Matkalasku ja maksajan selvitysvelvollisuus 

Työn suorittajan on esitettävä matkakustannusten korvausten maksajalle matkalasku, josta tulee käydä ilmi muun muassa matkan tarkoitus, kohde, tarvittaessa matkareitti, matkustamistapa, matkan alkamis- ja päättymisajankohdat.

Maksajan on myös selvitettävä, työskenteleekö työn suorittaja varsinaisella työpaikalla vai erityisellä työntekemispaikalla ja onko hän ylipäänsä oikeutettu verovapaisiin matkakustannusten korvauksiin.

Välittömästi työstä aiheutuneiden kustannusten vähentäminen

Työnantaja voi vähentää työstä välittömästi johtuvat kustannukset ennen ennakonpidätyksen toimittamista (ennakkoperintälaki 15 §). Tällaisia kustannuksia ovat työvälineistä sekä valmistus- ja tarveaineista aiheutuneet menot, matka- ja edustusmenot sekä muut palkansaajalle työn suorittamisesta välittömästi aiheutuneet menot.

Kannanotto

A. Palkan lisäksi maksettavat verovapaat matkakustannusten korvaukset

Laskutuspalveluyritys voi maksaa matkakustannusten korvauksia verovapaasti vain, jos laskutuspalveluyritys ja työn suorittaja ovat sopineet työtä koskevan suorituksen maksamisesta palkkana ja korvaus maksetaan sovitun palkan lisäksi. Käytännössä tämä edellyttää, että työn suorittaja ja asiakas ovat sopineet matkakustannusten korvausten maksamisesta palkkion lisäksi ja kustannusten erittely näkyy laskulla.

Jos laskutuspalveluyritys ja työn suorittaja eivät ole sopineet työtä koskevan suorituksen maksamisesta palkkana, laskutuspalveluyrityksen maksama palkkio on työkorvausta, eikä se voi maksaa matkakustannusten korvauksia työn suorittajalle verovapaasti. Laskutuspalveluyrityksen on ilmoitettava matkakustannusten korvaukset tulorekisteriin yhdessä muun palkkion kanssa. Työkorvauksen saaja voi vaatia hänelle aiheutuneita kustannuksia vähennettäväksi omassa tuloverotuksessaan.

B. Ennakonpidätystä toimittamatta maksettavat veronalaiset matkakustannusten korvaukset 

Jos laskutuspalveluyritys ei maksa matkakustannusten korvauksia sovitun palkan lisäksi, se voi kuitenkin yleensä maksaa korvauksia ennakonpidätystä toimittamatta. Tällöin korvaukset ovat työn suorittajalle veronalaisia, mutta tämä voi vaatia hänelle työstä aiheutuneita kustannuksia vähennettäväksi omassa verotuksessaan tulonhankkimiskuluna.

Laskutuspalveluyritys voi maksaa matkakustannusten korvauksia ennakonpidätystä toimittamatta myös työkorvauksen saajalle (vain luonnolliselle henkilölle), jos korvausten perusteet ja määrät ovat Verohallinnon kustannuspäätöksen mukaisia. Maksetut korvaukset ovat saajalleen veronalaisia ja laskutuspalveluyrityksen on ilmoitettava ne tulorekisteriin yhdessä muun palkkion kanssa. Työkorvauksen saaja voi vaatia kustannuksia vähennettäväksi omassa tuloverotuksessaan.

C. Korvaus matkustamisesta aiheutuneista todellisista kustannuksista 

Laskutuspalveluyritys voi maksaa työn suorittajalle matkustamisesta aiheutuneita todellisia kustannuksia (esimerkiksi matkalippu) tositteita vastaan verovapaasti, jos laskutuspalveluyritys ja työn suorittaja ovat sopineet työtä koskevan suorituksen maksamisesta palkkana ja maksetut korvaukset eivät ylitä kustannusten selvitettyä määrää.

Jos laskutuspalveluyritys maksaa palkkion työkorvauksena, se ei voi maksaa työn suorittajalle verovapaasti todellisia matkustamisesta aiheutuneita kustannuksia. Laskutuspalveluyritys voi kuitenkin maksaa todellisia matkustamisesta aiheutuneita kustannuksia ennakonpidätystä toimittamatta, jos maksettu korvaus ei ylitä kustannusten selvitettyä määrää. Työn suorittaja voi tällöin vaatia hänelle aiheutuvia kuluja vähennettäväksi omassa tuloverotuksessaan.

D. Matkakustannusten korvaus veronalaisena palkkana

Jos laskutuspalveluyritys on maksanut matkakustannusten korvauksia vastoin Verohallinnon päätöksen mukaisia edellytyksiä (esimerkiksi aika- ja kilometrirajoja), korvaukset eivät ole miltään osin verovapaita. Korvaukset rinnastetaan tällöin palkkaan ja ne ilmoitetaan palkkana tulorekisteriin.

*) Yksinkertaisuuden vuoksi esimerkissä ei ole huomioitu työn suorittajan mahdollisesti laskuttamaa arvonlisäveroa eikä palkkaan liittyviä työnantajasuorituksia.

johtava veroasiantuntija Tero Määttä

ylitarkastaja Minna Palomäki