Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter

Har getts
27.12.2023
Diarienummer
VH/6574/00.01.00/2023
Giltighet
1.1.2024 - 31.12.2024

Anvisningen är avsedd för prestationsbetalare. Anvisningen innehåller en beskrivning av

  • anmälning av avlönade och oavlönade frånvaron till inkomstregistret
  • anmälning av uppgifter om ansökning om FPA-ersättning till inkomstregistret
  • korrigering av frånvarouppgifter.

Denna anvisning ersätter den tidigare anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter. Anvisningen har uppdaterats:

  • Ett exempel om anmälan av frånvarouppgifter för deltidsanställda har fogats till kapitel 1.
  • I kapitel 2 och 2.3 har anvisningarna för anmälan av frånvaroperioder preciserats.
  • I kapitel 4.1 har anvisningen Frånvaron fortsätter till preciserats.
  • I kapitel 4.3 har anvisningarna i exempel 17 preciserats.
  • I kapitel 4.5 har anvisningarna för ansökan om rehabiliteringspenning preciserats.
  • I kapitel 5.5 har anvisningen om handledning i situationer där arbetsgivaren är en privatperson kompletterats.
  • I kapitel 5.6 har anvisningen för anmälan om ytterligare information om ersättningsansökan kompletterats.
  • I kapitel 6.2 har anvisningen för situationer där frånvaron innehåller uppgifter om ansökan om ersättning av FPA kompletterats.
  • I kapitel 6.4 anvisningen för korrigering av uppgifter i Frånvaron fortsätter till, och nya underkapitel och exempel har lagts till.
  • Ett nytt kapitel 6.5 om korrigering av uppgifter i Lönebelopp för avlönad frånvaro har lagts till.
  • I kapitel 6.6 har anvisningarna för korrigering av FPA-ansökan kompletterats.
  • Exemplens numrering har uppdaterats

Preciseringar av teknisk karaktär har också lagts till i anvisningen. I övrigt motsvarar anvisningens riktlinjer till sitt innehåll den tidigare anvisningen.

1 Frånvaro

Det är frivilligt att anmäla frånvarouppgifter till inkomstregistret. Om frånvarouppgifter anmäls på omfattande sätt i anmälan om löneuppgifter, begär inte uppgiftsanvändarna och inkomsttagarna separata intyg över sådan frånvaro som anmälts på rätt sätt till inkomstregistret av prestationsbetalaren. Uppgiftsanvändarna kan dra nytta av frånvarouppgifter, om de anmäls regelbundet.

De betalda prestationerna anmäls till inkomstregistret antingen som ett totalt belopp (anmälningssätt 1) eller mer specificerat än det obligatoriska anmälningssättet genom att använda de för ändamålet avsedda särskilda kompletterande inkomstslagen (anmälningssätt 2). Anmälningen av frånvarouppgifter anknyter inte till sättet att anmäla penninglöner. Med andra ord är det möjligt att anmäla frivilliga kompletterande frånvarouppgifter, trots att penninglönen anmäls med anmälningssätt 1. På motsvarande sätt kan betalaren låta bli att anmäla frånvarouppgifter, trots att den anmäler penninglöner på specificerat sätt enligt anmälningssätt 2.

Frånvaron anmäls enbart vad gäller inkomsttagare som står i ett anställningsförhållande. Om inkomsttagaren inte står i ett anställningsförhållande eller uppdragsförhållande, anmäls inte frånvaron till inkomstregistret.

Om oklarheter förekommer i de anmälda uppgifterna, begär användarna av uppgifterna i inkomstregistret närmare uppgifter i första hand av den kontaktperson som ansvarar för materialinnehållet, antingen per telefon eller med skyddad e-post. Därför är det viktigt att anmäla e-postadressen för kontaktpersonen för innehållet. Adressen kan vara till exempel en e-postadress för en grupp, vilken läses dagligen och varifrån frågor styrs till den sakkunnige inom den aktuella anmälan.

Uppgifter om en inkomsttagares frånvaro anmäls senast i anmälan för följande löneutbetalningsperiod. Till exempel frånvaron under löneutbetalningsperioden 01/20xx ska alltså anmälas senast med anmälan för löneutbetalningsperioden 02/20xx. På så sätt får användarna av uppgifterna, såsom handläggarna av förmåner, tillgång till frånvarouppgifterna tillräckligt snabbt.

Frånvarouppgifter anmäls enbart för heldagsfrånvaron. Informationsinnehållet i en anmälan till inkomstregistret möjliggör inte att del- eller heltidsfrånvaro avskiljs från varandra. En partiell frånvaro anmäls enbart om en sjukfrånvaro som varat i åtminstone en hel dag börjat mitt under arbetsdagen. Vid behov utreder uppgiftsanvändarna uppgifter som gäller partiell frånvaro från andra ställen ån från inkomstregistret.

Frånvaron som pågår hela dagen och anknyter till utförande av deltidsarbete anmäls inte. Till exempel är det möjligt att komma överens om deltidsarbete till 50 % av arbetstiden på så sätt att arbete utförs på heltid varannan vecka. I så fall anmäls inte de veckor då arbete inte utförs utifrån deltidsarbetet som frånvaro i inkomstregistret. Om en inkomsttagare är till exempel deltidspensionerad, anmäls inte de så kallade pensionsveckorna och inte heller de veckor då inkomsttagaren inte är i arbete som frånvaro. Om en frånvaro som beror på en annan orsak än pension utsträcker sig till en vecka då arbete inte utförs på grund av pensionen, anmäls dock frånvaron normalt. Till exempel kan sjukfrånvaro börja under en arbetsvecka och fortsätta under en pensionsvecka. 

Om en inkomsttagare är borta från arbetet till exempel på grund av rehabilitering, anmäls enbart heldagsfrånvaron i frånvarouppgifterna.

Exempel 1: En deltidsanställd arbetstagare arbetar tre dagar i veckan. Hens lön är 100 euro per arbetsdag. Arbetstagaren har varit sjukledig 2–6.10. Hen borde ha arbetat måndagen 2.10 samt torsdagen och fredagen 5–6.10. Arbetstagarens lön för frånvarodagarna är 300 euro.

Arbetsgivaren anmäler de olika perioderna för avlönad frånvaro på följande sätt:

Exempel 1, tabell 1/1
AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 2.10.20xx

Slutdatum 2.10.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 100.00

Startdatum: 5.10.20xx

Slutdatum 6.10.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 200.00

1.1 Anmälningsperiod för frånvaro

Anmälningsperioden för frånvaro är den period för vilken eventuella frånvaron för inkomsttagaren är kända för anmälaren vid anmälningstidpunkten. Betalaren anmäler som startdatum det datum fram till vilket frånvaroperioderna tidigare anmälts (den dag som följer efter den tidigare anmälda tidsperioden antecknas). Betalaren kan som startdatum även ange det datum som ingår i den tidigare anmälda anmälningsperioden (se exemplen 15 a, 15 b och 16). Som slutdatum anmäls den dag till vilken frånvaron är känd av anmälaren eller i arbetsgivarens system. Anmälningsperioden för frånvaro ska anmälas även då inkomsttagaren inte har varit frånvarande från sitt arbete under anmälningsperioden. På detta sätt får informationsanvändarna kännedom om att det inte har funnits någon frånvaro under denna period.

En frånvaro som överenskommits för en tidpunkt i framtiden, till exempel tiden för faderskapsledighet eller rehabilitering, anmäls i det skede då alla frånvaron som föregår denna också är kända.

Exempel 2: Anmälningsperioden för frånvaro, inte en enda frånvarodag

I anmälarorganisationen antecknar cheferna inkomsttagarnas frånvaro i arbetsgivarens system i regel senast på den dag som följer efter frånvaron. När löneuppgifterna för anställda med månadslön anmäls till inkomstregistret till exempel för september 10.9.20xx, har frånvaron antecknats i arbetsgivarens system åtminstone fram till 8.9.20xx. Frånvaron i augusti har anmälts till inkomstregistret fram till 8.8.20xx i anmälan om löneuppgifter för augusti. I så fall anges i anmälan om löneuppgifter för september 9.8.20xx som startdatum och 8.9.20xx som slutdatum i anmälningsperioden för frånvaro.

Exempel 2, tabell 1/1
FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.8.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 8.9.20xx

Andra uppgifter som hör till Frånvaro-datagruppen anmäls inte, eftersom inkomsttagaren inte varit borta från sitt arbete en enda arbetsdag.

Exempel 3: Anmälningsperiod för frånvaro, en sjukdag (jfr. exempel 2)

Inkomsttagaren har varit sjuk 15.8 och fått sjuklön för denna dag.

Exempel 3, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN

Typ av identifierare: FO-nummer

Identifierare: 1234567-8

KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning 

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.8.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 8.9.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 15.8.20xx

Slutdatum: 15.8.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

Startdatumet för en anmälningsperiod för frånvaro ska vara samma eller ett tidigare datum än startdatumet i den tidigare frånvaroperioden för samma anmälan. Slutdatumet för anmälningsperioden för frånvaron ska vara det samma eller ett senare datum än slutdatumet i den senaste frånvaroperioden. Till exempel då en flera månader lång moderskapsledighet anmäls, ska slutdatumet i anmälningsperioden för frånvaron vara samma eller senare än slutdatumet för moderskapsledigheten.

Anmälningsperiod för frånvaro anmäls i varje anmälan om löneuppgifter. Om ändringar inte äger rum i uppgifterna, anmäls samma uppgifter på nytt.

Användarna av uppgifter kan begära precisioner av ansvarspersonen för innehållet, om uppgifterna är motstridiga eller om en anmälningsperiod för frånvaro inte fortsätter oavbrutet från en anmälan till den följande.

Anmälningsperioden för frånvaro kan vara av olika längd för olika anmälningar. Tidsintervallet kan vara överlappande på olika anmälningar, till exempel om en frånvaroperiod är känd långt in i framtiden, och nya anmälningar senare ges för denna (se exemplen 17 och 18 om anmälning av moderskaps- och föräldraledighet). En anmälningsperiod för frånvaro kan överlappa ett tidigare anmält tidsintervall också om den tidigare anmälda frånvaron fortsätter oavbrutet. Tidsintervallet kan börja före 1.1.2019, om den oavbrutna frånvaron som ska anmälas börjat innan denna tid.

Betalaren kan börja anmälningen av frånvaron till inkomstregistret också mitt under kalenderåret. Om anmälningsperioder för frånvaro anmälts och fel upptäcks i dessa senare, ska betalaren rätta de felaktiga uppgifterna. Alla ändrade uppgifter ska rättas, detta påverkas inte av om frånvaron anmälts i den ursprungliga anmälningsperioden eller inte. Om uppgiftsanvändarna behöver frånvaron för den tid då betalaren inte anmält en period av frånvaro till inkomstregistret, utreder användarna dessa från andra ställen. Om betalaren anmält en anmälningsperiod om frånvaro, litar uppgiftsanvändarna på den information som finns i inkomstregistret.

Exempel 4: En inkomsttagare har varit permitterad på heltid från och med 15.8 och vid anmälningstidpunkten av permitteringen är det känt att den pågår fram till 15.10.

Exempel 4, tabell 1/1
FRÅNVARO 

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.8.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 15.10.20xx

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 15.8.20xx

Slutdatumet är 15.10.20xx

Orsak till frånvaro: Permittering

Anmälningsperioden för frånvaro behövs i handläggningen av förmåner. Utifrån tidsintervallet får uppgiftsanvändarna information om för vilken tid frånvarouppgifter anmälts och om frånvaron förekommit under tidsperioden i fråga. 

Om det senare kommer fram att en anmälningsperiod som gäller frånvaro är felaktig, ger betalaren en ersättande anmälan till inkomstregistret. Korrigering av uppgifter beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av anmälningsperioder som gäller frånvaro beskrivs också i kapitel 6.1 i denna anvisning.

2 Frånvaroperioder

En frånvaroperiod kan vara oavlönad eller avlönad. En inkomsttagare kan vara borta från arbetet på grund av flera olika orsaker under samma löneutbetalningsperiod. Enbart en orsak till frånvaro anmäls för varje frånvaroperiod. Om frånvaron fortsätter med samma orsak, är det möjligt att med en senare anmälan ange samma begynnelsedag och Om FPA:s ersättningsansökan fogas till en avlönad frånvaroperiod, anges frånvaroperioden endast för den tid för vilken ansökan inte har lämnats.

Inkomstregistret granskar inte om frånvaroperioden anmälts partiellt eller i sin helhet redan tidigare eller om samma tid ingår i en annan avlönad eller oavlönad frånvaroperiod.

Varje oavbrutna frånvaroperiod anmäls separat. En oavbruten frånvaro kan innehålla veckoledighet, men en avlönad och oavlönad period ska anmälas som olika perioder.

Frånvaroperioder utnyttjas i så gott som alla avgöranden om förmåner. I samband med orsakerna till frånvaro har det refererats på vilka förmåner varje anmälan om frånvaro påverkar och vad som särskilt ska beaktas i anmälningen av frånvaro.

Felaktigt anmälda uppgifter ska rättas med en ersättande anmälan.

Inverkan av veckoledighet på anmälningen av en frånvaroperiod

En frånvaroperiod anmäls till inkomstregistret på det sätt som inkomsttagaren kommit överens om tillsammans med sin chef om frånvaron, antingen som en period också vad gäller veckoledighet eller separat före och efter veckoledigheten. Anmälningssättet kan inverka på behandlingen av förmånen, om inkomsttagaren ansöker om en förmån också för tiden för veckoledighet, till exempel för lördag utan att handläggarna av förmånerna har information om veckoledighet.

Exempel 5: Anmälning av frånvaro för tiden för veckoledighet 

En inkomsttagare arbetar från måndag till fredag (5 dagar per vecka) och är borta från jobbet på fredag och måndag på grund av att barnet är sjukt. Frånvaron anmäls som oavbruten frånvaro och som orsak anges ”Sjukt barn eller tvingande familjeskäl”. Om en inkomsttagare ansöker om specialvårdspenning, kan den beviljas också lördagar som faller bort.

Exempel 5, tabell 1/1
FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.8.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 10.9.20xx

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 15.8.20xx

Slutdatumet är 18.8.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukt barn eller tvingande familjeskäl

2.1 Startdatum

Som startdatum anmäls startdatumet för varje oavbruten frånvaroperiod. Om orsaken till frånvaron ändras under en oavbruten frånvaro, ska frånvaron anmälas som en egen tidsperiod.

Det är möjligt att det anmäls att frånvaroperioden börjar tidigare än löneutbetalningsperioden och slutar senare än löneutbetalningsperioden. Om en frånvaro som anmälts tidigare fortsätter oavbrutet, anmäls startdatumet för den oavbrutna frånvaron eller kalenderdagen efter det tidigare anmälda slutdatumet som startdatum.

2.2 Slutdatum

Som slutdatum anmäls startdatumet för varje oavbruten frånvaroperiod. Om frånvaron fortsätter tillsvidare, anmäls som slutdatum slutdatumet för arbetsförhållandet eller till exempel kalenderårets sista dag eller en annan dag från och med vilken en ny preciserande anmälan lämnas in om frånvaron.

2.3 Antalet arbetsdagar under frånvaroperioden

Som antalet frånvarodagar anmäls det antal arbetsdagar som ingår i frånvaroperioden.Antalet omfattar följande arbetsdagar:

  • inkomsttagaren har varit frånvarande hela dagen och fått lön
  • inkomsttagaren har varit frånvarande en del av dagen på grund av partiell vårdledighet eller rehabilitering

Antalet frånvarodagar är en kompletterande tilläggsuppgift som kan anmälas frivilligt. Anmälning av tidsmässiga frånvaroperioder (start- och slutdatum) räcker för största delen av de uppgiftsanvändare som drar nytta av frånvarouppgifter.

3 Oavlönad frånvaro

Betalaren väljer orsaken till den oavlönade frånvaron från värdelistan.

Värdelistan av oavlönade frånvaron 
Kod Förklaring
1 Sjukdom
2 Partiell sjukfrånvaro
3 Föräldraledighet
4 Särskild graviditetsledighet
5 Rehabilitering
6 Sjukt barn eller tvingande familjeskäl
7 Partiell vårdledighet
8 Utbildning
9 Alterneringsledighet
10 Studieledighet
11 Strejk eller lockout
12 Avbrott i utbud av arbete
13 Tjänstledighet
14 Repetitionsövning
15 Militär- eller civiltjänst
16 Permittering
17 Vårdledighet
99 Annan orsak

Uppgifter om frånvaroorsaker av känslig karaktär anmäls inte till inkomstregistret.

3.1 Oavlönad sjukfrånvaro

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sjukdom eller ett olycksfall är borta från arbetet och lön inte betalas för tiden för frånvaro. Frånvaro på grund av ett arbetsolycksfall kan anmälas enbart som avlönad frånvaro. Om lön inte betalas under frånvaro som orsakats av ett olycksfall i arbetet (t.ex. om arbetsgivaren inte har skyldighet att betala lön för sjuktid på grund av ett olycksfall i arbetet, eftersom lönebetalningsskyldigheten enligt kollektivavtalet upphört), anmäls frånvaron som sjukfrånvaro.

Antingen har ett läkarintyg uppvisats för arbetsgivaren för frånvarotiden eller så är arbetstagaren borta från arbetet med en egen anmälan. Detta påverkar inte anmälningen av frånvaro.

Frånvaron ska fortsätta i åtminstone en full arbetsdag, annars anmäls den inte till inkomstregistret. 

Betalaren anmäler den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat som startdatum. Som startdatum anmäls det datum då inkomsttagaren avlägsnat sig från arbetsplatsen på grund av sjukdom, det vill säga att inkomsttagaren varit i arbete en del av dagen innan insjuknandet. Om lön för ordinarie arbetstid betalas för en avbruten arbetsdag, anmäls den avbrutna arbetsdagen som avlönad frånvaro. En förutsättning är att den frånvaro som ska anmälas fortsätter åtminstone under följande kalenderdag som avlönad eller oavlönad frånvaro. Enskilda sjukfrånvaron som inte varar i en hel arbetsdag anmäls inte till inkomstregistret. Om en inkomsttagare insjuknar då arbetsdagen upphört, anmäler inte betalaren arbetsdagen i fråga som en frånvarodag.

Inom timlönebranscher kan den första dagen vara en oavlönad karensdag, och längden på sjukfrånvaron inverkar på hur den fastställs. I dessa situationer anmäls frånvaron efter att det står klart om karensdagen är avlönad eller inte.

Exempel 6: Anmälan om oavlönad sjukfrånvaroperiod 

  • En inkomsttagare underrättar sin chef om en sjukdom och går hem mitt under arbetsdagen måndag 13.5 och meddelar att han är borta på grund av sjukdomen fram till torsdag 16.5. Inkomsttagaren uppsöker läkare fredag 17.5 och överlämnar ett läkarintyg om arbetsoförmåga för tiden 17.5–26.5. 
  •  Betalaren anmäler sjukfrånvaron till inkomstregistret för tiden 13.5–26.5 och periodiserar frånvaron i avlönad och oavlönad frånvaro beroende på för vilken tid arbetsgivaren betalare lön för sjuktid. 
  • Arbetstagaren återgår till arbetet måndag 27.5 och fortsätter att jobba fram till tisdag 4.6 då han insjuknar på nytt och överlämnar ett läkarintyg för tiden onsdag 5.6 till onsdag 12.6. Därefter återgår han till arbetet torsdag 13.6.
  • Arbetsgivaren betalare inte längre lön för frånvarotiden, men däremot lön för insjuknandedagen. Betalaren anmäler en avlönad sjukfrånvaro till inkomstregistret för insjuknandedagen 4.6 och en oavlönad sjukfrånvaro för tiden 5.6–12.6. 
Exempel 6, tabell 1/1
FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.4.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 12.6.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 13.5.20xx

Slutdatumet är 22.5.20xx

Startdatum: 4.6.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

Slutdatumet är 4.6.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 23.5.20xx

Slutdatumet är 26.5.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

Startdatum: 5.6.20xx

Slutdatumet är 12.6.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

3.2 Oavlönad föräldraledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av graviditetsledighet eller föräldraledighet helt och hållet är borta från sitt arbete i en full arbetsdag utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden. Orsaken väljs också vid anmälning av oavlönad moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet som har börjat före 1.8.2022.

Om kompletteringslön i enlighet med det kollektivavtal som tillämpas inom branschen betalas för tiden för graviditetsledighet eller föräldraledighet (inkomstslag 204, Kompletteringslön för förmånstid), anmäls frånvaron först som oavlönad frånvaro, så att anmälningen av frånvaro inte ska dra ut på tiden.

Betalaren anmäler beloppet på kompletteringslönen med anmälan om löneuppgifter med anmälningssätt 1 eller 2 efter att inkomsttagaren överlämnat förmånsbeslutet till betalaren. I detta sammanhang rättas vid behov tidsperioden för oavlönad frånvaro i den utsträckning som kompletteringsdagpenning betalas för frånvarotiden.

Betalaren anmäler som startdag för frånvaron den hela arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna oavlönade sjukfrånvaro börjat

Exempel 7: Anmälning av oavlönad föräldraledighet

En inkomsttagare anmäler att hen håller föräldraledighet 26.9.20xx–15.10.20xx. Betalaren anmäler föräldraledigheten i den anmälan som ges då frånvaron fram till föräldraledigheten är känd av betalaren. Uppgifterna lämnas på samma sätt också vid anmälning av oavlönad moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet som har börjat före 1.8.2022.

Exempel 7, tabell 1/1
FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 1.9.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 31.10.20xx

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 26.9.20xx

Slutdatumet är 15.10.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

FPA använder informationen om oavlönad föräldraledighet i behandlingen av en ansökan om föräldradagpenning. Dagpenningen betalas till inkomsttagaren själv för frånvarotiden.

3.3 Oavlönad särskild graviditetsledighet

Orsaken väljs om en gravid inkomsttagare, i en full arbetsdag och utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden, helt och hållet är borta från sitt arbete på grund av en farlig omständighet som anknyter till arbetsuppgifterna eller arbetsförhållandena. Orsaken väljs också vid anmälning av oavlönad särskild moderskapsledighet som har börjat före 1.8.2022. I dessa situationer ska arbetsgivaren alltid lämna in en separat anmälan till FPA, vilken redogör för inkomsttagarens arbetsuppgifter och arbetsförhållanden. Anmälan görs i FPA:s e-tjänst eller med blankett SV96.

Den särskilda graviditetspenning som ska betalas för tiden för oavlönad särskild graviditetsledighet betalas till inkomsttagaren.

Betalaren anmäler som startdatum för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat.

Exempel 8: Anmälning av oavlönad särskild graviditetsledighet

Ett kemiskt ämne, strålning, en smittsam sjukdom eller en annan motsvarande omständighet anknyter till inkomsttagarens arbetsuppgifter eller arbetsförhållanden och äventyrar inkomsttagarens eller fostrets hälsa, utan att arbetsgivaren kan erbjuda annat arbete för de normala arbetsdagarna (intyg SV 96). En inkomsttagare inleder särskild graviditetsledighet 22.8, men är på semester 29.8–4.9. Frånvaron anmäls som tre perioder. Uppgifterna lämnas på samma sätt också vid anmälning av oavlönad särskild moderskapsledighet som har börjat före 1.8.2022.

Exempel 8, tabell 1/1
FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 1.8.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 30.9.20xx

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 22.8.20xx

Slutdatumet är 28.8.20xx

Orsak till frånvaro: Särskild graviditetsledighet

Startdatum: 5.9.20xx

Slutdatum: 30.9.20xx

Orsak till frånvaro: Särskild graviditetsledighet

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 29.8.20xx

Slutdatum: 4.9.20xx

Orsak till frånvaro: Semester

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 450.00

3.4 Oavlönad frånvaro på grund av rehabilitering

Orsaken väljs om inkomsttagaren på heltid är förhindrad från att utföra sitt arbete på grund av deltagande i yrkesinriktad eller medicinsk rehabilitering utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden. Partiell oavlönad rehabiliteringsfrånvaro anmäls inte till inkomstregistret.

Betalaren anmäler som startdatum för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat. 

Exempel 9: Anmälning av oavlönad rehabiliteringsfrånvaro

En inkomsttagare deltar i en rehabiliteringskurs, som genomförs i tre perioder. Betalaren anmäler tiden 23.5.20xx–30.6.20xx för den första perioden. De följande perioderna (12.10.–17.10.20xx och 1.2.–5.2.20xx) anmäls först då alla andra eventuella frånvaron är kända fram till dess att dessa börjar.

Exempel 9, tabell 1/1
FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.5.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 30.6.20xx

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 23.5.20xx

Slutdatumet är 30.6.20xx

Orsak till frånvaro: Rehabilitering

Rehabiliteringen kan genomföras i flera perioder och perioderna är kända i förväg. Varje rehabiliteringsperiod anmäls dock först då övriga frånvaron är kända fram till det att rehabiliteringsperioden börjar.

3.5 Oavlönad frånvaro på grund av sjukdom hos barn eller ett tvingande familjeskäl

Orsaken väljs om inkomsttagaren är förhindrad från att utföra sitt arbete hela dagen och lön inte betalas till honom eller henne för hela frånvarotiden. Arbetet hindras av någon av följande orsaker:

  •  Ett barn under 10 år till inkomsttagaren eller ett annat barn under 10 år som bor i inkomsttagarens hushåll har plötsligt insjuknat.
  •  Frånvaron är nödvändig på grund av särskild vård av en familjemedlem eller en annan närstående person till inkomsttagaren.
  •  Omedelbar närvaro av inkomsttagaren är nödvändig på grund av en oförutsägbar och tvingande orsak i samband med en sjukdom eller olycka som drabbat hans eller hennes familj.

Betalaren anmäler som startdag för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat. Som heldagsfrånvaro ses en situation där inkomsttagaren varit borta från sitt arbete åtminstone 6 timmar.

Exempel 10: Oavlönad frånvaro, då inkomsttagaren är borta från arbetet på grund av vård av ett sjukt barn 

Exempel 10, tabell 1/1
FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.4.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 30.6.20xx

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 23.5.20xx

Slutdatumet är 30.6.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukt barn eller tvingande familjeskäl

3.6 Oavlönad frånvaro på grund av utbildning

Orsaken väljs om orsaken till oavlönad heldagsfrånvaro för inkomsttagaren är en utbildning på order av arbetsgivaren, en utbildning som arbetsmarknadsorganisationernas samarbetsavtal förutsätter eller teoretiska studier som hör till en läroavtalsutbildning utan att lön för frånvarotiden betalas till inkomsttagaren.

3.7 Oavlönad frånvaro på grund av alterneringsledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren och arbetsgivaren ingår ett tidsbundet avtal om alterneringsledighet för inkomsttagaren.

Exempel 11: Anmälning av alterneringsledighet till inkomstregistret 

Exempel 11, tabell 1/1
FRÅNVARO

Startdatum för anmälningen av frånvaron: 9.3.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 31.10.20xx

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 1.4.20xx

Slutdatumet är 31.10.20xx

Orsak till frånvaro: Alterneringsledighet

3.8 Oavlönad frånvaro på grund av studieledighet

Orsaken väljs om arbetsgivaren befriat inkomsttagaren från de arbetsuppgifter som hör till hans eller hennes anställningsförhållande för att avlägga studier som uppfyller villkoren i lagen om studieledighet utan att lön betalas till inkomsttagaren under frånvaron.

Orsaken väljs också om studiefrånvaro beviljats för inkomsttagaren.

3.9 Oavlönad frånvaro på grund av strejk eller lockout

Orsaken väljs i följande situationer:

  •  Inkomsttagaren avbryter för hela dagen uppgifter som hör till anställningen på grund av en konfliktåtgärd, utan att lön för frånvaron betalas till inkomsttagaren.
  •  Arbetsgivaren hindrar en inkomsttagare från att sköta uppgifter som hör till anställningen under en hel dag på grund av en konfliktåtgärd, utan att lön för frånvaron betalas till inkomsttagaren.

3.10 Oavlönad frånvaro på grund av avbrott i utbud av arbete

Orsaken väljs om det är omöjligt för inkomsttagaren att arbeta hela dagen på grund av orsaker som är oberoende av inkomsttagaren, utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvaron.

3.11 Oavlönad tjänstledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är på oavlönad tjänstledighet och orsaken till tjänstledigheten inte finns i listrutan eller orsaken till tjänstledigheten inte är känd, till exempel om inkomsttagaren är tjänstledig för att tjänstgöra för en annan arbetsgivare.

3.12 Oavlönad frånvaro på grund av repetitionsövning

Orsaken väljs om inkomsttagaren deltar i repetitionsövningar utan att arbetsgivaren alls betalar lön för repetitionstiden.

3.13 Oavlönad frånvaro på grund av beväringstjänst eller civiltjänst

Orsaken väljs om inkomsttagaren utför bevärings- eller civiltjänsten.

3.14 Oavlönad permittering

Orsaken väljs om inkomsttagaren permitteras på heltid.

3.15 Oavlönad vårdledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är heldagsvårdledig. Partiell vårdledighet anmäls inte till inkomstregistret om det handlar om frånvaro under en del av dagen. Oavlönad heldagsfrånvaro vid partiell vårdledighet anmäls med orsakskoden vårdledighet. Uppgiftsanvändarna begär vid behov separat en utredning över längden på den partiella vårdledigheten, genomförandesättet eller lönefördelningen.

3.16 Avlönad frånvaro på grund av en annan orsak

Orsaken väljs om orsaken till frånvaron inte finns i listrutan. Som annan orsak anmäls till exempel olovlig frånvaro från arbetet.

4 Avlönad frånvaro

Betalaren väljer orsaken till den avlönade frånvaron från värdelistan.

Värdelistan av avlönade frånvaron
Kod Förklaring
1 Sjukdom
2 Partiell sjukfrånvaro
3 Föräldraledighet
4 Särskild graviditetsledighet
5 Rehabilitering
6 Sjukt barn eller tvingande familjeskäl
7 Partiell vårdledighet
8 Utbildning
13 Tjänstledighet
14 Repetitionsövning
18 Söckenhelg 
19 Pekkasledighet
20 Arbetsolycka
21 Semester
22 Partiell frånvaro på grund av rehabilitering
99 Annan orsak

Anmälan av lön från frånvarotid är alltid obligatoriskt. Det lönebelopp som ska anmälas innefattar penninglön samt naturaförmåner.

Det är endast möjligt att skicka FPA:s ersättningsansökan om orsakskoden för frånvaron är 1, 3, 4 eller 5.

Även om orsakskoden för avlönad frånvaro skulle på anmälan vara 1, 3, 4 eller 5, skapas någon förmånsansökan inte automatiskt på grund av den. FPA behandlar anmälan som en ansökan endast om man utöver lönen för frånvarotiden och den korrekta orsakskoden även anmäler Typ av betalningsuppgift på anmälan (se kapitel 5.1).

Uppgifter om frånvaroorsaker av känslig karaktär anmäls inte till inkomstregistret.

4.1 Anmälning av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen

Betalare kan anmäla dag då den avlönade frånvaroperioden upphör i ”Frånvaron fortsätter till”. Anmälan av datum innebär att betalaren vet att frånvaron kommer att fortsätta som avlönad. Som uppgift anmäls den sista dagen för vilken lön betalas under frånvaron. Därefter kan frånvaron fortsätta oavlönad. Dagen anmäls när bägge av de följande villkoren uppfylls:

  • den avlönade frånvaron fortsätter utan avbrott till den aktuella dagen
  • mer löner anmäls för frånvarotiden senare.

Dagen anmäls inte i ”Frånvaron fortsätter till”, om den lön som betalas för frånvarotiden anmäls i sin helhet.

Om man för tiden för avlönad frånvaro gör FPA:s ersättningsansökan (Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning), använder FPA uppgiften för att utreda betalningsmottagaren.

  • FPA betalar dagpenning till arbetsgivaren fram till den dag som angetts i ”Frånvaron fortsätter till”.
  • FPA betalar dagpenning till inkomsttagaren efter den dag som angetts i ”Frånvaron fortsätter till”, om rätten till förmånen fortsätter.

Dagpenningen betalas alltid i efterskott.

Exempel 12: Anmälning av ”Frånvaron fortsätter till”-datum

En inkomsttagare har överlämnat ett läkarintyg över arbetsoförmåga 10.8.20xx–15.10.20xx och beloppet på lönen för sjuktid kan anmälas enbart för augusti. Som datum anmäls det datum fram till vilket det är känt att den avlönade tiden åtminstone fortsätter. 

  • Tidigare har en lön för sjuktid anmälts till inkomstregistret för tiden 10.8–31.8 och 30.9 har anmälts som ”Frånvaron fortsätter till”-datum.
  • FPA har fått uppgifterna från inkomstregistret och 12.8 gett ett avgörande om sjukdagpenning för tiden 22.8–15.10 utifrån de ansökningsuppgifter som arbetsgivaren anmält till inkomstregistret och de framlagda läkarutlåtandena. I samband med beslutet har dagpenningen betalats till arbetsgivaren fram till 31.8. I beslutet har det meddelats att ett nytt beslut senare ges för tiden 1.9–30.9 vad gäller fördelningen av förmånen mellan arbetsgivaren och inkomsttagaren.I samband med löneuppgifterna för september anmäls lön för sjuktid för tiden 1.9–30.9 och på samma gång anmäls 15.10 som ”Frånvaron fortsätter till”-datum, eftersom det framgått att partiell lön betalas för hela frånvaron till inkomsttagaren.
  • FPA får information om anmälan om löneuppgifter för september och granskar 2.10 det tidigare inlämnade beslutet om sjukdagpenning om betalning av dagpenning. I samband med beslutet betalas dagpenning till arbetsgivaren 1.9–30.9. I beslutet meddelas det att ett nytt beslut senare ges för tiden 1.10–15.10 vad gäller fördelningen av dagpenningen mellan arbetsgivaren och inkomsttagaren.
Exempel 12, tabell 1/1
FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 10.8.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 15.10.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 1.9.20xx

Slutdatum: 30.9.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 2050.25

Frånvaron fortsätter till: 15.10.20xx

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

Korrigering av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen beskrivs i punkt 6.4.

4.2 Avlönad sjukfrånvaro (FPA: sjukdagpenningsansökan för arbetsgivare)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sjukdom eller arbetsoförmåga som orsakats av ett annat olycksfall än ett olycksfall i arbetet är borta åtminstone en hel dag från arbetet och lön betalas till inkomsttagaren under frånvaron. Denna orsak väljs också då inkomsttagaren varit inblandad i en trafikolycka, offer för misshandel eller ett brott eller då han eller hon drabbats av ett olycksfall under fritiden och lön betalas för frånvarotiden. Olycksfall i arbetet väljs som orsak till frånvaro som orsakats av ett olycksfall i arbetet.

Ett läkarintyg eller ett intyg av en hälsovårdare har överlämnats till arbetsgivaren för frånvarotiden eller så är inkomsttagaren borta från arbetet utifrån en egen anmälan. Detta påverkar inte anmälningen av frånvaro.

Frånvaron ska fortsätta i åtminstone en full arbetsdag, annars anmäls den inte till inkomstregistret.

Typ av betalningsuppgift som anges för FPA:s ansökan om ersättning anmäls endast om man för frånvaroperioden ansöker om sjukdagpenning till arbetsgivaren. Det finns vissa förutsättningar för ansökan om sjukdagpenning, och det är inte motiverat att ansöka om sjukdagpenning för alla avlönade frånvaroperioder (se närmare i kapitel 5). Om man ansöker om sjukdagpenning t.ex. för sådana frånvaroperioder som är kortare än självrisktiden, medför ansökningarna extra arbete för de olika parterna. 

Betalaren anmäler den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat som startdatum. Som startdatum anmäls det datum då inkomsttagaren avlägsnat sig från arbetsplatsen på grund av sjukdom, det vill säga att inkomsttagaren varit i arbete en del av dagen innan insjuknandet. Om lön för ordinarie arbetstid betalas för en avbruten arbetsdag, anmäls den avbrutna arbetsdagen som avlönad frånvaro. En förutsättning är att den frånvaro som ska anmälas fortsätter åtminstone under följande kalenderdag som avlönad eller oavlönad frånvaro. Enskilda sjukfrånvaron som inte varar i en hel arbetsdag anmäls inte till inkomstregistret. Om en inkomsttagare insjuknar då arbetsdagen upphört, anmäler inte betalaren arbetsdagen i fråga som frånvarodag. 

FPA drar inte nytta av information om partiell sjukfrånvaro och det är inte möjligt att ansöka om partiell sjukdagpenning med en anmälan om löneuppgifter.

Exempel 13: Anmälning av avlönad sjukfrånvaro utan FPA-ansökan

Exempel 13, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: FO-nummer
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning 

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: Personbeteckning
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Deltid

Avlöningsform: Timlön

Anställningsförhållandets giltighetstid:

Startdatum: 1.2.2018

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1 (Statistikcentralens yrkesklassificering)

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 71150

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 2 (Kevas beteckningar)

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 81850

Yrkesbeteckning: Timmerman

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.3.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 23.4.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 10.3.20xx

Slutdatum: 13.3.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 300.00

Exempel 14: Ansökan om sjukdagpenning, lön för frånvarotiden anmäls på en gång

Exempel 14, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: FO-nummer
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning 

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: Personbeteckning
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Heltid

Avlöningsform: Timlön

Anställningsförhållandets giltighetstid:

Startdatum: 1.2.20xx

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 71150

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 2

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 81850

Yrkesbeteckning: Timmerman

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.3.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 15.4.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 31.3.20xx

Slutdatum: 15.4.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 2050.25

Frånvaron fortsätter till: -

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

Exempel 15 a: Ansökan om sjukdagpenning då löneutbetalningen för frånvaron anmäls med två anmälningar (första anmälan)

Ett läkarintyg har lämnats in till FPA fram till 30.4.20xx. Inkomsttagaren har inte andra anställningsförhållanden.

Exempel 15 a, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: 1234567-8
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning  

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: 010101-9000
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Heltid

Avlöningsform: Månadslön  

Anställningsförhållandets giltighetstid:

Startdatum: 1.2.20xx

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 52220

Yrkesbeteckning: Butikschef

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.3.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 30.4.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 31.3.20xx

Slutdatum: 15.4.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukdom

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 2050.25

Frånvaron fortsätter till: 30.4.20xx

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

FPA ger ett beslut om sjukdagpenning för tiden 31.3–30.4.20xx till arbetsgivaren och inkomsttagaren.

Beslutet redogör för att dagpenning betalas fram till 15.4.20xx och hur dagpenningen fördelas mellan arbetsgivaren och inkomsttagaren.

Ett nytt beslut meddelas om utbetalningen av dagpenning från och med 16.4.20xx efter att inkomstregistret mottagit en anmälan om lön för sjuktid och en ansökan om dagpenning från FPA från och med 16.4.20xx.

Exempel 15 b: Ansökan om sjukdagpenning då löneutbetalningen för frånvarotiden anmäls med två anmälningar och lönen för frånvarotiden delvis är partiell lön (andra anmälan)

Exempel 15 b, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: FO-nummer
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning 

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: Personbeteckning
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Heltid

Avlöningsform: Månadslön

Anställningsförhållandets giltighetstid

Startdatum: 1.2.2018

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 52220

Yrkesbeteckning: Frukt- och grönsavdelningsansvarig

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 16.4.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 30.4.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 16.4.20xx

Slutdatum: 25.4.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukfrånvaro

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 1280.00

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

Startdatum: 26.4.20xx

Slutdatum: 30.4.20xx

Orsak till frånvaro: Sjukfrånvaro

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 425.00

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

Om sänkt lön för sjuktid betalas för sjuktiden i enlighet med kollektiv- eller tjänstekollektivavtalet, ska denna lön anmälas till inkomstregistret. Betalaren anmäler lönen antingen med inkomstslaget Partiell lön för sjuktid (anmälningssätt 2) eller Lön totalt (anmälningssätt 1).

Om betalaren anmäler FPA-ansökningsuppgifter i anmälan om löneuppgifter (typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning), ska partiell lön som betalats ut för sjuktiden anmälas som en egen tidsperiod (i exemplet 26.4–30.4), för att beloppet på dagpenningen ska kunna fördelas rätt mellan arbetsgivaren och inkomsttagaren. Om betalaren anmäler partiell lön för sjuktid med anmälningssätt 2, utnyttjar inte FPA informationen om partiell lön för sjuktid som en del av ansökningsinformationen vid handläggningen av arbetsgivarens ansökan.

4.3 Avlönad föräldraledighet (FPA: ansökan om graviditetspenning eller föräldrapenning för arbetsgivare och ansökan om familjeledighetsersättning för arbetsgivare)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av graviditetsledighet eller föräldraledighet helt och hållet är borta från sitt arbete minst i en full arbetsdag och lön betalas för frånvarotiden till inkomsttagaren. Orsaken väljs också vid anmälning av avlönad moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet som har börjat före 1.8.2022.

Exempel 16: Arbetsgivaren ansöker om föräldradagpenning för graviditetsledighets- eller föräldraledighetstid (första anmälan)

I detta exempel anmäls lönerna enligt löneutbetalningsperiod (kalendermånad) och enbart 3 frånvarodagar ingår i den första anmälan. Anmälaren har redan då den första anmälan ges information om fram till vilket datum lön betalas för graviditetsledighets- och föräldraledighetstiden. Uppgifterna anmäls på samma sätt också vid ansökan om föräldradagpenning för sådan avlönad moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighetstid som har börjat före 1.8.2022.

Exempel 16, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: FO-nummer
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning 

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: Personbeteckning
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Heltid

Ordinarie avtalad veckoarbetstid: 37,25

Avlöningsform: Månadslön

Anställningsförhållandets giltighetstid:

Startdatum: 1.2.20xx

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 52220

Yrkesbeteckning: Frukt- och grönsavdelningsansvarig

FRÅNVARO 

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 1.1.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 25.9.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 29.1.20xx

Slutdatum: 31.1.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 350.25

Frånvaron fortsätter till: 25.4.20xx

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 26.4.20xx

Slutdatum: 25.9.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Exempel 16 a. Arbetsgivaren ansöker om föräldradagpenning för enskilda föräldraledighetsdagar

I detta exempel har en arbetstagare avtalat om att vara föräldraledig en dag i veckan i 13 veckors tid. Lönerna anmälas enligt löneutbetalningsperiod (enligt kalendermånad). Arbetsgivaren ansöker om föräldradagpenning med de anmälningar där avlönad föräldraledighetsdag ingår i anmälningsperioden för frånvaro. Alla föräldraledighetsdagar kan anmälas i samma anmälan, eller också kan de anmälas till exempel enligt löneutbetalningsperiod. 

Exempel 16 a, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: FO-nummer
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning 

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: Personbeteckning
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Heltid

Ordinarie avtalad veckoarbetstid: 37,25

Avlöningsform: Månadslön

Anställningsförhållandets giltighetstid:

Startdatum: 1.2.20xx

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 52220

Yrkesbeteckning: Frukt- och grönsavdelningsansvarig

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 1.10.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 31.10.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 3.10.20xx

Slutdatum: 3.10.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 116.75

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

Startdatum: 10.10.20xx

Slutdatum: 10.10.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 116.75

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

Startdatum: 17.10.20xx

Slutdatum: 17.10.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 116.75

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

Startdatum: 24.10.20xx

Slutdatum: 24.10.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 116.75

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

Startdatum: 31.10.20xx

Slutdatum: 31.10.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 116.75

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

Exempel 17: Arbetsgivaren ansöker om föräldradagpenning och familjeledighetsersättning för graviditetsledighetstid (andra anmälan), då lönerna anmäls enligt löneutbetalningsperiod (enligt kalendermånad)

Ansökan om familjeledighetsersättning lämnas in endast en gång, till exempel då lön har betalats ut för minst 30 dagar eller då den sista raten av avlönad graviditetsledighet eller föräldraledighet för adoptivförälder betalas ut.

Uppgifterna anmäls på samma sätt också vid ansökan om moderskapspenning för sådan avlönad moderskapsledighetstid som har börjat före 1.8.2022.

Exempel 17, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: FO-nummer
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning 

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: Personbeteckning
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Heltid

Ordinarie avtalad veckoarbetstid: 37,25

Avlöningsform: Månadslön

Anställningsförhållandets giltighetstid:

Startdatum: 1.2.20xx

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 52220

Yrkesbeteckning: Frukt- och grönsavdelningsansvarig

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 1.1.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 25.9.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 29.1.20xx

Slutdatum: 31.1.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 350.25

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

Startdatum: 1.2.20xx

Slutdatum: 28.2.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 2842.00

Frånvaron fortsätter till: 25.4.20xx

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Typ av betalningsuppgift: FPA, familjeledighetsersättning

Specifikation av betalning: 01001110001000

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 26.4.20xx

Slutdatum: 25.9.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Om kompletteringslön i enlighet med det kollektivavtal som tillämpas inom branschen betalas för tiden för graviditetsledighet (inkomstslag 204, Kompletteringslön för förmånstid), anmäls frånvaron först som oavlönad frånvaro, så att anmälningen av frånvaro inte ska dra ut på tiden.

Betalaren anmäler beloppet på kompletteringslönen med anmälan om löneuppgifter med anmälningssätt 1 eller 2 efter att inkomsttagaren överlämnat förmånsbeslutet till betalaren. I detta sammanhang rättas vid behov tidsperioden för oavlönad frånvaro i den utsträckning som kompletteringsdagpenning betalas.

Exempel 18 a. Anmälning av graviditetsledighet och föräldraledighet, då kompletteringslön betalas till inkomsttagaren (första anmälan)

Uppgifterna lämnas på samma sätt också vid anmälning av föräldraledighet som har börjat före 1.8.2022.

Exempel 18 a, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: FO-nummer
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning 

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: Personbeteckning
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Heltid

Ordinarie avtalad veckoarbetstid: 40

Avlöningsform: Månadslön

Anställningsförhållandets giltighetstid:

Startdatum: 1.2.20xx

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 57180

Yrkesbeteckning: Farmaceut

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 1.1.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 25.9.20xx

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 29.1.20xx

Slutdatum: 25.9.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Exempel 18 b. Rättelse av en frånvarouppgift i en situation med kompletteringslön (ersättande anmälan)

En ersättande anmälan ges då inkomsttagaren till arbetsgivaren överlämnat beslutet om föräldradagpenning och kompletteringslön betalas till inkomsttagaren. I exemplet återstår inte kompletteringslön att betala för graviditetspenningstiden (40 vardagar) och inte heller för de 16 första vardagarna av föräldrapenningstiden, eftersom beloppet av dagpenningen under den tiden är 90 % av en trehundradel av årsinkomsterna. Observera att antalet vardagar ska räknas separat för varje kalenderår. Antalet vardagar under samma tidsperiod varierar under olika kalenderår.

Exempel 18 b, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: FO-nummer
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning  

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: Personbeteckning
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Heltid

Ordinarie avtalad veckoarbetstid: 40

Avlöningsform: Månadslön

Anställningsförhållandets giltighetstid:

Startdatum: 1.2.20xx

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 57180

Yrkesbeteckning: Farmaceut

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 1.1.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 25.9.20xx

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 29.1.20xx

Slutdatum: 4.4.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Startdatum: 26.4.20xx

Slutdatum: 25.9.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 5.4.20xx

Slutdatum: 25.4.20xx

Orsak till frånvaro: Föräldraledighet

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 1575.00

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

FPA behandlar uppgifterna i anmälan som en del av betalarens och inkomsttagarens ansökan om moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighetspenning.

4.4 Avlönad särskild graviditetsledighet (FPA: ansökan om särskild graviditetspenning för arbetsgivaren)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sina arbetsuppgifter eller en riskfaktor som anknyter till hans eller hennes arbetsförhållanden är förhindrad från att utföra arbete under åtminstone en hel arbetsdag och lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden. Orsaken väljs också vid anmälning av avlönad särskild moderskapsledighet som har börjat före 1.8.2022. I dessa situationer ska arbetsgivaren alltid lämna in en separat anmälan till FPA, vilken redogör för inkomsttagarens arbetsuppgifter och arbetsförhållanden. Anmälan görs i FPA:s e-tjänst eller med blankett SV96. Om en moderskapsledighet som börjar är känd redan då anmälan görs, anmäls den som en separat frånvaro.

Lön för frånvarotid är en obligatorisk uppgift om särskild graviditetspenning ansöks till arbetsgivaren.

Exempel 19: Arbetsgivaren ansöker om föräldradagpenning för särskild graviditetsledighetstid

Exempel 19, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: FO-nummer
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning 

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: Personbeteckning
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Heltid

Ordinarie avtalad veckoarbetstid: 37,25

Avlöningsform: Månadslön

Anställningsförhållandets giltighetstid:

Startdatum: 1.2.20xx

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1

Identifierare för yrkeskategorin eller yrkesbeteckningen: 31410

Yrkesbeteckning: Bioanalytiker

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.12.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 30.4.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 12.12.20xx

Slutdatum: 31.1.20xx

Orsak till frånvaro: Särskild graviditetsledighet

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 2530.00

Frånvaron fortsätter till: 15.3.20xx

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

OAVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 16.3.20xx

Slutdatum: 30.4.20xx

Orsak till frånvaro: Särskild graviditetsledighet

FPA behandlar uppgifterna i anmälan som en del av ansökan om särskild moderskapspenning.

För att behandla ansökan behövs också en av arbetsgivaren ifylld anmälan om arbetsförhållandena och frånvaron från arbetet, vilken arbetsgivaren kan göra i FPA:s e-tjänst eller på blanketten SV96.

4.5 Avlönad frånvaro på grund av rehabilitering (FPA: ansökan som gäller rehabiliteringspenning för arbetsgivaren)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på heltid är förhindrad från att utföra sitt arbete på grund av deltagande i yrkesinriktad eller medicinsk rehabilitering och arbetsgivaren betalar lön för frånvarotiden. I punkten anges enbart heldagsfrånvaro.

Lön för frånvarotid är en obligatorisk uppgift, om rehabiliteringspenning ansöks till arbetsgivaren.

Exempel 20: En arbetsgivare ansöker om rehabiliteringspenning

Exempel 20, tabell 1/1
UPPGIFTER OM BETALAREN
Identifierare: FO-nummer
KONTAKTPERSONER FÖR MATERIALET

Namn: Löneberäkning 

Telefonnummer: 0401111111

E-postadress: osasto1.palkat@firma.com

Ansvarsområde: Innehållet

UPPGIFTER OM INKOMSTTAGAREN
Identifierare: Personbeteckning
UPPGIFTER OM ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDET

Typ av anställningsförhållande: Heltid

Ordinarie avtalad veckoarbetstid: 40

Avlöningsform: Månadslön

Anställningsförhållandets giltighetstid:

Startdatum: 1.2.20xx

Slutdatum: -

YRKESKLASS ELLER -BETECKNING

Typ av yrkesklass eller beteckningar: 1

Identifierare för yrkesklass eller yrkesbeteckningen: 72110

Yrkesbeteckning: Formgivare

FRÅNVARO

Startdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 9.12.20xx

Slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron: 8.1.20xx

AVLÖNAD FRÅNVARO

Startdatum: 10.12.20xx

Slutdatum: 15.12.20xx

Orsak till frånvaro: Rehabilitering

Lönebelopp för avlönad frånvaro: 1510.00

Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning

Specifikation av betalning: 01001110001000

FPA behandlar uppgifterna i anmälan som en del av ansökan om rehabiliteringspenning. För utbetalning av rehabiliteringspenning krävs ett intyg över deltagande som inkomsttagaren ska lämna till FPA. Ta del av FPA:s anvisning Ansökan om rehabiliteringspenning till arbetsgivaren.

4.6 Avlönad frånvaro på grund av sjukdom hos barn eller ett tvingande familjeskäl

Orsaken väljs om inkomsttagaren är förhindrad från att utföra sitt arbete hela dagen och lön betalas till honom eller henne för hela frånvarotiden. Arbetet hindras av någon av följande orsaker:

  •  Ett barn under 10 år till inkomsttagaren eller ett annat barn under 10 år som bor i inkomsttagarens hushåll har plötsligt insjuknat.
  •  Inkomsttagarens frånvaro är nödvändig på grund av särskild vård av en familjemedlem eller en annan närstående person till honom eller henne.
  •  Omedelbar närvaro av inkomsttagaren är nödvändig på grund av en oförutsägbar och tvingande orsak i samband med en sjukdom eller olycka som drabbat hans eller hennes familj.

Orsaken väljs även då grunden för frånvaron är ledighet för vård av anhörig i enlighet med arbetsavtalslagen 7 b §.

4.7 Avlönad frånvaro på grund av utbildning

Orsaken väljs om orsaken till inkomsttagarens heldagsfrånvaro är utbildning på order av arbetsgivaren, en utbildning som förutsätts av arbetsmarknadsorganisationernas samarbetsavtal, en yrkesfacksutbildning eller en teoretisk utbildning som hör till en läroavtalsutbildning och lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden.

4.8 Avlönad tjänstledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är på avlönad tjänstledighet och orsaken till tjänstledigheten inte är känd.

4.9 Avlönad frånvaro på grund av repetitionsövning

Orsaken väljs om en inkomsttagare deltar i en repetitionsövning och lön för frånvarotid betalas för denna tid, till exempel differensen mellan reservistlönen och den normala lönen.

4.10 Avlönad frånvaro på grund av söckenhelg

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaron omfattar en söckenhelg, för vilken lön för frånvarotid betalas. Till exempel långfredag och annandag påsk anmäls som söckenhelger om dessa är avlönade lediga dagar.

4.11 Avlönad pekkasledighet

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaro innehåller en avlönad pekkasledighet. Avlönad pekkasledighet är en avlönad frånvaro om ersättning för utjämningsdag betalas till inkomsttagaren.

4.12 Avlönad frånvaro på grund av olycksfall i arbetet

Orsaken väljs om det vid tidpunkten för anmälan är känt att inkomsttagarens frånvaro beror på ett olycksfall i arbetet eller yrkessjukdom och lön för frånvarotid betalas för denna tid. Samma tidsperiod anmäls inte som sjukfrånvaro.

4.13 Avlönad semester

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaron omfattar semesterdagar eller en semesterperiod för vilken semesterlön betalas. Om en inkomsttagare insjuknar under semestern, anmäls den tid då semesterdagarna förbrukas som semestertid. I så fall kan en del av semestertiden vara förenlig med semesterlagen eller så kallad självrisktid för semestern vilken överenskommits i kollektivavtalet, vilken inte leder till att semestern flyttas. Även de extra lediga dagar som kompletterar semestern ska anmälas med orsakskoden Semester för frånvaro.

4.14 Avlönad frånvaro på grund av en annan orsak

Orsaken väljs om orsaken till den avlönade frånvaron inte finns i listrutan. Frånvaron kan vara till exempel ledighet som kumulerats av övertidsarbete, avlönad studieledighet, utbytesledighet eller så kallad saldoledighet.

5 Ansökningar om ersättning av FPA

5.1 Typ av betalningsuppgift

En arbetsgivare kan ansöka om dagpenning från FPA med en anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret. I ansökningar om dagpenning utnyttjar FPA inte uppgiften lön för sjuktid som finns angiven i anmälningar om löneuppgifter i inkomstregistret. FPA behandlar en ansökan om dagpenning för en arbetsgivare i första hand utifrån valet av Typ av betalningsuppgift. FPA kontrollerar dagligen alla anmälningar till inkomstregistret som FPA har fått och skapar ansökningshandlingar av de anmälningar där man som typ av betalningsuppgift för den avlönade frånvaroperioden har angett FPA, ansökan om dagpenning (kodvärde 1) eller FPA, familjeledighetsersättning (kodvärde 2) och där man även har angett de övriga nödvändiga uppgifterna för ansökan. FPA skapar dock ingen ansökningshandling om betalaren lämnar in ansökningsuppgifterna på nytt i oförändrad form med en ersättande anmälan.

För en frånvaroperiod kan uppgifter för ansökan om ersättning (typ av betalningsuppgift) anges bara en gång. Om samma frånvaroperiod anmäls även med senare anmälningar ska uppgifterna för ansökan om ersättning inte anges på nytt. Om frånvaroperioden eller dess uppgifter för ansökan om ersättning behöver korrigeras ska de korrekta uppgifterna lämnas med en ersättande anmälan. Betalaren korrigerar den anmälan om löneuppgifter där uppgifterna för ansökan om ersättning ursprungligen har angetts.Tills vidare kan man inte med anmälan om löneuppgifter i inkomstregistret ansöka om FPA:s arbetsgivares sjukdagpenning, om lönen för sjuktiden betalas ut som lönegaranti. I dessa fall betalas sjukdagpenning inte till arbetsgivaren utan till NTM-centralen.

Om ansökan inte är formellt korrekt, skapar FPA ingen ansökningshandling. Detta kan vara fallet t.ex. då typen av betalningsuppgift är FPA, ansökan om dagpenning (kodvärde 1), men orsaken till frånvaro är partiell vårdledighet (kodvärde 7) eller betalarens identifierare är någon annan än ett FO-nummer eller en personbeteckning.

En formellt korrekt ansökan som FPA tagit emot och eventuella anknutna formellt korrekta ersättande och makulerade anmälningar visas i pdf-format i FPA:s e-tjänst, såväl för inkomsttagaren som för arbetsgivaren.

FPA, ansökan om dagpenning, kan väljas som typ av betalningsuppgift om följande villkor är uppfyllda:

  • Betalaren har ett FO-nummer.
  • Inkomsttagaren har en finländsk personbeteckning
  • E-postadressen för kontaktpersonen med ansvar för innehållet har anmälts.
  • Första giltighetsdagen för anställningsförhållande är angiven.
  • Den avlönade frånvarotiden ingår i tiden för anställningsförhållandet.
  • Avlöningsformen har anmälts.
  • Statistikcentralens yrkesklassificering har anmälts som typ av yrkesklass och -beteckning. Om betalaren anmäler typ av yrkesklass och -beteckning enligt Kevas beteckningar, ska även en fri formulerad yrkesbeteckning anmälas.
  • Identifierare för yrkesklass eller -beteckning har meddelats.
  • En arbetsgivare har rätt att få sjukdagpenning, rehabiliteringspenning, graviditetspenning eller föräldrapenning eller särskild graviditetspenning utifrån kollektiv- eller tjänstekollektivavtalet eller ett annat avtal.
  • Tidsperioden för avlönad frånvaro har anmälts och en av följande orsakskoder ha anmälts för tidsperioden:
    • sjukdom = ansökan om sjukdagpenning
    • rehabilitering = ansökan om rehabiliteringspenning
    • föräldraledighet = ansökan om graviditetspenning eller föräldrapenning (ledigheter som har börjat före 1.8.2022: ansökan om moderskaps-, faderskaps- eller föräldrapenning)
    • särskild graviditetsledighet = ansökan om särskild graviditetspenning (ledigheter som har börjat före 1.8.2022: ansökan om särskild moderskapspenning)
  • Ingen frånvaroperiod får överlappa en annan frånvaroperiod.
  • Därtill har arbetsgivaren till FPA e-tjänst för arbetsgivare anmält:
    • samtycket till att ta emot e-beslut
    • arbetsgivarens kontonummer för betalning av förmånen.

Om kompletteringslön betalas för frånvarotiden, kan dagpenning inte ansökas.

FPA, ansökan om familjeledighetsersättning, kan väljas som typ av betalningsuppgift, om följande villkor är uppfyllda:

  • Betalaren har ett FO-nummer.
  • Inkomsttagaren är en kvinna.
  • Inkomsttagaren har en finländsk personbeteckning
  • E-postadressen för kontaktpersonen med ansvar för innehållet har anmälts.
  • Tidsperioden för frånvaro har anmälts och följande orsakskod för frånvaro har anmälts för tidsperioden: 
    • föräldraledighet = ansökan om familjeledighetsersättning (även moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet som har börjat före 1.8.2022)
  • För inkomsttagaren har tidigare anmälts avlönad moderskapsledighet eller med samma anmälan avlönad graviditetsledighet eller föräldraledighet för adoptivförälder för minst 30 dagar.
  • Typ av anställningsförhållande eller procentuell deltid har anmälts.
  • Giltighetstiden för inkomsttagarens anställningsförhållande har anmälts som minst 1 år lång och den har fortlöpt i minst 3 månader innan perioden för graviditetspenning eller för föräldrapenning för adoptivförälder börjar.
  • Därtill har arbetsgivaren till FPA e-tjänst för arbetsgivare anmält:
    • samtycket till att ta emot e-beslut
    • arbetsgivarens kontonummer för betalning av familjeledighetsersättningen.

Familjeledighetsersättningen är en engångsersättning, och den kan erhållas endast då arbetsgivaren utifrån kollektiv- eller tjänstekollektivavtal eller arbetsavtal har betalat lön på basis av graviditet eller adoption till sin arbetstagare för minst en månads tid under perioden för graviditetspenning eller för föräldrapenning för adoptivförälder. Den betalda lönen kan också vara kompletteringslön. Se närmare exempel 18. Ansökan om familjeledighetsersättning lämnas in endast en gång, till exempel då lön har betalats ut för minst 30 dagar eller då den sista raten av avlönad graviditetsledighet eller föräldraledighet för adoptivförälder betalas ut. Se närmare exempel 17.

5.2 Beslut av FPA till en arbetsgivare med FO-nummer

När en arbetsgivare ansöker om förmåner via inkomstregistret, ger FPA sina beslut elektroniskt. En arbetsgivare som har ett FO-nummer kan meddela ett samtycke till att ta emot e-beslut i FPA:s e-tjänst. Ett samtycke är i kraft fram till dess att det återkallas. Samtycket gäller alla beslut om dagpenning som lämnas till arbetsgivaren och beslut om återkrav som hänför sig till dem även om man inte ansöker om förmånerna via inkomstregistret.

FPA meddelar per e-post när det finns minst ett elektroniskt beslut i FPA:s e-tjänst. FPA sänder fortfarande kundbreven per post, till exempel begäran om tilläggsutredning och hörandebrev, såsom samtycke till rättelse av ett beslut. FPA postar i regel dessa brev till arbetsgivarens adress som fås ur företags- och organisationsdatasystemet (FODS).

5.3 Beslut av FPA till en person som fungerar som arbetsgivare

När en person är verksam som arbetsgivare, skickar FPA besluten om förmåner som betalas till arbetsgivaren till den adress som arbetsgivaren har enligt företags- och organisationsdatasystemet (FODS).

5.4 Behandling av uppgiften Referensnummer för betalningen och Specifikation av betalning

Det referensnummer som anknyter till FPA:s ersättningsansökan får vara högst 20 tecken långt och det får innehålla enbart siffror.

Den specifikation som anknyter till FPA:s ansökan om ersättning får vara högst 29 tecken lång. Specifikationen får innehålla siffror, bokstäver och vanligaste specialtecken (t.ex. - _ & + /).

Den specifikation som anknyter till FPA:s ersättningsansökan är en alternativ uppgift till ett referensnummer. 

Om ansökningar som bildats utifrån flera anmälningar om löneuppgifter till inkomstregistret används i samma förmånsavgörande, och Specifikation av betalning- eller Referensnummer för betalningen-uppgifter anmälts i dessa, använder FPA enbart den uppgift som getts för den senare tidsperioden (Specifikation av betalning eller Referensnummer för betalningen). 

5.5 Betalning av dagpenning till arbetsgivaren

FPA handlägger ansökningar som formellt sett är korrekta (se punkten 5.1). FPA betalar dagpenningen till arbetsgivarens bankkonto. Arbetsgivaren kan anmäla kontonumret i FPA:s e-tjänst.

En privatperson som fungerar som arbetsgivare ska anmäla det bankkonto som ska användas i betalningen av dagpenning till FPA på en pappersblankett Y122.

5.6 Tilläggsuppgifter i ersättningsansökan

I tilläggsuppgifterna i ersättningsansökan går det ange fritt formulerad text, som ingår i FPA:s anmälan om dagpenning. Texten kan vara högst 850 tecken lång. I ytterligare information ska man inte ange uppgifter som redan angetts i ansökan på nytt.

6 Korrigering av frånvarouppgifter

6.1 Korrigering av anmälningsperioden för frånvaro

Om en betalare har anmält en felaktig anmälningsperiod för frånvaro, kan uppgiften korrigeras på olika sätt beroende på huruvida typ av betalningsuppgift har anmälts för frånvaroperioden.

A) Typ av betalningsuppgift har anmälts för frånvaroperioden:

  • Betalaren ger en ersättande anmälan där anmälningsperioden för frånvaro rättas och lämnar frånvaroperioderna på nytt, liksom också de uppgifter som tidigare varit korrekta.

B) Typ av betalningsuppgift har inte anmälts för frånvaroperioden, vilket innebär att uppgiften kan korrigeras på två alternativa sätt:

  • Betalaren ger en ersättande anmälan där anmälningsperioden för frånvaro rättas och lämnar frånvaroperioderna på nytt, liksom också de uppgifter som tidigare varit korrekta.
  • Betalaren ger inte någon ersättande anmälan, utan anmäler anmälningsperioden för frånvaro i följande anmälan på så sätt att den innehåller de dagar för vilka frånvarouppgifter getts på fel sätt i den tidigare anmälan. Den nya anmälningsperioden för frånvaro kan ha en annan längd än den tidigare anmälan (se exempel 22). Om samma tid angetts som anmälningsperiod för frånvaro på flera anmälningar om löneuppgifter, utnyttjar uppgiftsanvändarna enbart den nyaste anmälan.

Exempel 21: En anmälningsperiod för frånvaro har tidigare getts med olika anmälningar för tiderna 15.1–14.2 och 15.2–14.3, utan att någon frånvaro angetts i dessa anmälningar.

I april framkommer det att inkomsttagaren på grund av sjukdom varit borta från sitt arbete 13.2–14.3 och fått full lön för denna tid. Om lönen för sjuktid är samma som den tidigare anmälda penninglönen, är det möjligt att i en ny anmälan meddela en anmälningsperiod för frånvaro för tiden 13.2–14.3 eller 15.1–14.3 och på samma gång anmäla den avlönade frånvaro som tidigare inte meddelats för tiden 13.2–14.3.

Korrigering av uppgifter beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

6.2 Korrigering av en frånvaroperiod

Ta del av anvisningarna för korrigering av en FPA-ansökan i kapitel 6.6, om FPA-ansökan om ersättning har fogats till frånvarouppgiften.

6.2.1 En frånvaroperiod är omotiverad

Om en frånvaroperiod anmälts i sin helhet på felaktigt sätt, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men frånvaroperioden, orsaken till frånvaron och eventuella uppgifter om ansökan om FPA-ersättning lämnas inte alls. 

6.2.2 Startdatumet för en frånvaroperiod är felaktigt

Om startdatumet för en frånvaroperiod anmälts på felaktigt sätt, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan där man i övrigt anmäler samma uppgifter, förutom startdatumet som korrigeras till rätt datum.

6.2.3 Slutdatumet för frånvaroperioden är för sent

Om slutdatumet för frånvaroperioden anmälts felaktigt på så sätt att det rätta slutdatumet är tidigare än vad som angetts i anmälan, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men slutdatumet korrigeras till rätt datum.

6.2.4 Slutdatumet för frånvaroperioden är för tidigt

Om slutdatumet för frånvaroperioden anmälts felaktigt på så sätt att det rätta slutdatumet är senare än det som angetts i anmälan, rättar betalaren uppgifterna med ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men slutdatumet korrigeras till rätt datum. Om en frånvaro som anmälts tidigare fortsatt efter anmälningsperioden, kan frånvaron anmälas med följande anmälan (ny anmälan).

6.3 Korrigering av orsaken till frånvaro

Orsaken till frånvaro ska rättas om grunden för frånvaron anmälts felaktigt. En frånvaro kan ha enbart en orsak, och samma frånvarotid kan anmälas med enbart en orsak till frånvaron. Om en inkomsttagare är borta från arbetet på grund av flera orsaker eller om det under frånvaron kommer fram nya orsaker till frånvaron, anmäls till inkomstregistret den orsak utifrån vilken lön i första hand betalas.

Informationen ska rättas till exempel om en frånvaro som anmälts som sjukfrånvaro sist och slutligen orsakats av ett olycksfall i arbetet eller om inkomsttagarens semester ändras på grund av sjukdom, ett olycksfall eller en förlossning och detta framkommer först efter att anmälan sänts.

Exempel 22: Vad gäller anmälningsperioden 1.4–30.4 har oavlönad frånvaro på grund av sjukdom hos barn eller ett tvingande familjeskäl anmälts för en inkomsttagare för tiden 14.4– 17.4.

Efter att anmälan sänts framkommer det att inkomsttagaren drabbats av ett olycksfall under fritiden 15.4 och därför är han berättigad till lön för sjuktid för tiden 15.4–25.4. Den frånvaroperiod som tidigare anmälts och orsaken till frånvaron ska rättas i inkomstregistret.

Frånvarouppgiften kan rättas på två sätt. Betalaren kan på nytt anmäla anmälningsperioden för frånvaro från och med 14.4 fram till dess att frånvaron är känd. I så fall anmäls en avlönad frånvaro för tiden 14.4–14.4. (orsak: sjukdom hos barn och tvingande familjeskäl) och en avlönad sjukfrånvaro för tiden 15.4 –25.4. Alternativt kan betalaren ge en ersättande anmälan, i vilken rätta frånvarouppgifter ges för anmälningsperioden för frånvaro 1.4–30.4.

6.4 Korrigering av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen

Betalaren ska korrigera fel i ”Frånvaron fortsätter till” genast när felet upptäcks, så att FPA inte betalar dagpenning utan grund för den tid då arbetsgivaren betalar lön. Anmälan av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen beskrivs i kapitel 4.1.

6.4.1 Ett datum som infaller för sent ska korrigeras med ersättande anmälan

Om datumet i ”Frånvaron fortsätter till” infaller för sent ska uppgiften korrigeras med ersättande anmälan. Korrigering av andra frånvarouppgifter beskrivs i kapitel 6.1–6.3 i denna anvisning och i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

Exempel 23: Datum som anmälts för ”Frånvaron fortsätter till” infaller för tidigt korrigeras med en ersättande anmälan om löneuppgifter

Betalaren har anmält en avlönad sjukfrånvaro och den betalda lönen för tiden 1.9–30.9. Som datum i ”Frånvaron fortsätter till” har angetts 15.10. Utifrån uppgifterna bildas en ansökan om sjukdagpenning till FPA. FPA fattar beslut utifrån ansökan och läkarintyget 1.9 och betalar dagpenning till inkomsttagaren från och med 16.10.

Senare framgår att lönen endast betalades till 30.9. Betalaren har alltså angett ett datum som infaller för sent i ”Frånvaron fortsätter till”.

Betalaren korrigerar uppgiften med en ersättande anmälan och raderar den felaktiga uppgiften i ”Frånvaron fortsätter till”.

FPA fattar ett nytt beslut enligt vilket dagpenning betalas till inkomsttagaren från och med 1.10.

6.4.2 Datum som infaller för tidigt och löneuppgifter som saknas korrigeras i en ny anmälan

Om datumet i ”Frånvaron fortsätter till” infaller för tidigt korrigeras uppgiften i en ny anmälan. Samtidigt anmäls alltid också de löneuppgifter som saknas för den aktuella perioden, dvs. betalda prestationer.

Om den lön som betalas för frånvarotiden anmäls i sin helhet i den nya anmälan, anges inget datum i ”Frånvaron fortsätter till”, se kapitel 4.1.

Exempel 24: Datum som anmälts för ”Frånvaron fortsätter till” infaller för tidigt och löneuppgifter som saknas korrigeras med en ny anmälan

Arbetsgivaren ansöker om sjukdagpenning. Arbetstagaren har uppvisat läkarintyg för perioden 1 april–30 juni. Arbetsgivaren ansöker på den första anmälan om löneuppgifter om dagpenning för perioden 1 april–30 april och anger felaktigt datum 16 maj för ”Frånvaron fortsätter till”.

Arbetsgivaren lämnar en fortsättningsansökan, det vill säga lämnar en ny anmälan om löneuppgifter 5 maj och ansöker om dagpenning för perioden 1 maj–31 maj. På den nya anmälan anges 30 juni som datum för ”Frånvaron fortsätter till”.

Om arbetsgivaren inte hade lämnat den nya anmälan om löneuppgifter i tid, skulle FPA ha betalat sjukdagpenning till arbetstagaren från och med 17.5.

Exempel 25: ”Frånvaron fortsätter till” anmäls inte i den nya anmälan om löneuppgifter, eftersom de betalda lönerna anmäls för hela perioden

En betalare har anmält avlönad frånvaro för perioden 1.9.–30.9 och anger datumet 9.12 i ”Frånvaron fortsätter till”.

I den nya anmälan anmäler betalaren lönerna för perioden 1.10–31.10. Betalaren låter bli att ange uppgifter i ”Frånvaron fortsätter till”, eftersom inkomsttagaren har återvänt till arbetet 1.11.

Att man låter bli att anmäla uppgiften ”Frånvaron fortsätter till” innebär att lön inte kommer att betalas senare för den anmälda frånvaroperioden.

6.5 Korrigering av lönebelopp för avlönad frånvaro

Om betalaren har anmält den lön som betalats för frånvarotiden felaktigt och samtidigt lämnat en ersättningsansökan till FPA (typ av betalningsuppgift 1 eller 2), ska uppgiften om lönebelopp korrigeras med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges det totala lönebeloppet för den avlönade frånvaroperioden även om det skulle vara fråga om en tilläggsprestation som betalats senare (t.ex. retroaktiv löneförhöjning).

Om lönebeloppet i anmälan varit felaktig, ska betalaren korrigera anmälan enligt anvisningarna för felaktiga löner, se anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret, kapitel 2 och 3.

6.6 Korrigering av en FPA-ansökan

En arbetsgivare kan ansöka om sjukdagpenning, föräldradagpenning,särskild graviditetsdagpenning, rehabiliteringspenning eller familjeledighetsersättning från FPA med en anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret och om det efter att anmälan sänts framkommer att det i ansökan fattas uppgifter eller att en uppgift som ska användas i ansökan är felaktig, ska arbetsgivaren rätta uppgifterna med en ersättande anmälan. En felaktig anmälan ska inte makuleras utom i undantagssituationer som beskrivs i kapitel 6 i Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

Om FPA upptäcker ett misstag eller en motstridig uppgift i en ansökan, sänder FPA en beskrivning av felet per e-post till den e-postadress för kontaktpersonen vilken angetts i anmälan. En ansökan om dagpenning är formellt felaktig till exempel i följande situationer:

  • Orsaken till en avlönad frånvaro är en annan än sjukdom, rehabilitering, föräldraledighet eller särskild graviditetsledighet.
  • Flera frånvaroorsaker har anmälts för samma tidsperiod.
  • Samma tidsperiod ingår i såväl oavlönad som avlönad frånvaro med samma eller olika orsaker.

FPA bildar ett pdf-dokument av ansökningsuppgifterna, vilket innehåller betalarens anmälningsreferens och versionsnumret. Om arbetsgivaren avlägsnar ansökningsuppgifterna antingen genom att makulera den ursprungliga anmälan eller genom att ge en ersättande anmälan för den anmälan från vilken ansökningsuppgifterna avlägsnats, bildar FPA ett nytt pdf-dokument om den makulerade eller ersättande anmälan.

Det bildade pdf-dokumentet behandlas som en ansökan. Dokumentet visas i FPA:s e-tjänst såväl för inkomsttagaren som för arbetsgivaren.

Sidan har senast uppdaterats 27.12.2023