Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter

Anvisningen är avsedd för prestationsbetalare. Anvisningen innehåller en beskrivning av

• anmälning av avlönade och oavlönade frånvaron till inkomstregistret
• anmälning av uppgifter om ansökning om FPA-ersättning till inkomstregistret
• korrigering av frånvarouppgifter.

Denna anvisning ersätter den tidigare anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter. Anvisningen har uppdaterats:

• I kapitel 3.6 har anvisningen för den orsakskod för frånvaro som används för anmälan av olovlig frånvaro kompletterats.
• I kapitel 4.6 har anvisningen om den orsakskod för frånvaro som används för anmälan av ledighet för vård av anhörig kompletterats.

Preciseringar av teknisk karaktär har också lagts till i anvisningen. I övrigt motsvarar anvisningens riktlinjer till sitt innehåll den tidigare anvisningen.

1 Frånvaro

Det är frivilligt att anmäla frånvarouppgifter till inkomstregistret. Om frånvarouppgifter anmäls på omfattande sätt i anmälan om löneuppgifter, begär inte uppgiftsanvändarna och inkomsttagarna separata intyg över sådan frånvaro som anmälts på rätt sätt till inkomstregistret av prestationsbetalaren. Uppgiftsanvändarna kan dra nytta av frånvarouppgifter, om de anmäls regelbundet.

De betalda prestationerna anmäls till inkomstregistret antingen som ett totalt belopp (anmälningssätt 1) eller mer specificerat än det obligatoriska anmälningssättet genom att använda de för ändamålet avsedda särskilda kompletterande inkomstslagen (anmälningssätt 2). Anmälningen av frånvarouppgifter anknyter inte till sättet att anmäla penninglöner. Med andra ord är det möjligt att anmäla frivilliga kompletterande frånvarouppgifter, trots att penninglönen anmäls med anmälningssätt 1. På motsvarande sätt kan betalaren låta bli att anmäla frånvarouppgifter, trots att den anmäler penninglöner på specificerat sätt enligt anmälningssätt 2.

Frånvaron anmäls enbart vad gäller inkomsttagare som står i ett anställningsförhållande. Om inkomsttagaren inte står i ett anställningsförhållande eller uppdragsförhållande, anmäls inte frånvaron till inkomstregistret.

Om oklarheter förekommer i de anmälda uppgifterna, begär användarna av uppgifterna i inkomstregistret närmare uppgifter i första hand av den kontaktperson som ansvarar för materialinnehållet, antingen per telefon eller med skyddad e-post. Därför är det viktigt att anmäla e-postadressen för kontaktpersonen för innehållet. Adressen kan vara till exempel en e-postadress för en grupp, vilken läses dagligen och varifrån frågor styrs till den sakkunnige inom den aktuella anmälan.

Uppgifter om en inkomsttagares frånvaro anmäls senast i anmälan för följande löneutbetalningsperiod. Till exempel frånvaron under löneutbetalningsperioden 01/20xx ska alltså anmälas senast med anmälan för löneutbetalningsperioden 02/20xx. På så sätt får användarna av uppgifterna, såsom handläggarna av förmåner, tillgång till frånvarouppgifterna tillräckligt snabbt.

Frånvarouppgifter anmäls enbart för heldagsfrånvaron. Informationsinnehållet i en anmälan till inkomstregistret möjliggör inte att del- eller heltidsfrånvaro avskiljs från varandra. En partiell frånvaro anmäls enbart om en sjukfrånvaro som varat i åtminstone en hel dag börjat mitt under arbetsdagen. Vid behov utreder uppgiftsanvändarna uppgifter som gäller partiell frånvaro från andra ställen ån från inkomstregistret.

Frånvaron som pågår hela dagen och anknyter till utförande av deltidsarbete anmäls inte. Till exempel är det möjligt att komma överens om deltidsarbete till 50 % av arbetstiden på så sätt att arbete utförs på heltid varannan vecka. I så fall anmäls inte de veckor då arbete inte utförs utifrån deltidsarbetet som frånvaro i inkomstregistret. Om en inkomsttagare är till exempel deltidspensionerad, anmäls inte de så kallade pensionsveckorna och inte heller de veckor då inkomsttagaren inte är i arbete som frånvaro. Om en frånvaro som beror på en annan orsak än pension utsträcker sig till en vecka då arbete inte utförs på grund av pensionen, anmäls dock frånvaron normalt. Till exempel kan sjukfrånvaro börja under en arbetsvecka och fortsätta under en pensionsvecka. 

Om en inkomsttagare är borta från arbetet till exempel på grund av rehabilitering, anmäls enbart heldagsfrånvaron i frånvarouppgifterna.

1.1 Anmälningsperiod för frånvaro

Anmälningsperioden för frånvaro är den period för vilken eventuella frånvaron för inkomsttagaren är kända för anmälaren vid anmälningstidpunkten. Betalaren anmäler som startdatum det datum fram till vilket frånvaroperioderna tidigare anmälts (den dag som följer efter den tidigare anmälda tidsperioden antecknas). Som slutdatum anmäls den dag till vilken frånvaron är känd av anmälaren eller i arbetsgivarens system. Anmälningsperioden för frånvaro ska anmälas även då inkomsttagaren inte har varit frånvarande från sitt arbete under anmälningsperioden. På detta sätt får informationsanvändarna kännedom om att det inte har funnits någon frånvaro under denna period.

En frånvaro som överenskommits för en tidpunkt i framtiden, till exempel tiden för faderskapsledighet eller rehabilitering, anmäls i det skede då alla frånvaron som föregår denna också är kända. 

Andra uppgifter som hör till Frånvaro-datagruppen anmäls inte, eftersom inkomsttagaren inte varit borta från sitt arbete en enda arbetsdag.

Startdatumet för en anmälningsperiod för frånvaro ska vara samma eller ett tidigare datum än startdatumet i den tidigare frånvaroperioden för samma anmälan. Slutdatumet för anmälningsperioden för frånvaron ska vara det samma eller ett senare datum än slutdatumet i den senaste frånvaroperioden. Till exempel då en flera månader lång moderskapsledighet anmäls, ska slutdatumet i anmälningsperioden för frånvaron vara samma eller senare än slutdatumet för moderskapsledigheten.

Anmälningsperiod för frånvaro anmäls i varje anmälan om löneuppgifter. Om ändringar inte äger rum i uppgifterna, anmäls samma uppgifter på nytt.

Användarna av uppgifter kan begära precisioner av ansvarspersonen för innehållet, om uppgifterna är motstridiga eller om en anmälningsperiod för frånvaro inte fortsätter oavbrutet från en anmälan till den följande.

Anmälningsperioden för frånvaro kan vara av olika längd för olika anmälningar. Tidsintervallet kan vara överlappande på olika anmälningar, till exempel om en frånvaroperiod är känd långt in i framtiden, och nya anmälningar senare ges för denna (se exemplen 16 och 17 om anmälning av moderskaps- och föräldraledighet). En anmälningsperiod för frånvaro kan överlappa ett tidigare anmält tidsintervall också om den tidigare anmälda frånvaron fortsätter oavbrutet. Tidsintervallet kan börja före 1.1.2019, om den oavbrutna frånvaron som ska anmälas börjat innan denna tid.

Betalaren kan börja anmälningen av frånvaron till inkomstregistret också mitt under kalenderåret. Om anmälningsperioder för frånvaro anmälts och fel upptäcks i dessa senare, ska betalaren rätta de felaktiga uppgifterna. Alla ändrade uppgifter ska rättas, detta påverkas inte av om frånvaron anmälts i den ursprungliga anmälningsperioden eller inte. Om uppgiftsanvändarna behöver frånvaron för den tid då betalaren inte anmält en period av frånvaro till inkomstregistret, utreder användarna dessa från andra ställen. Om betalaren anmält en anmälningsperiod om frånvaro, litar uppgiftsanvändarna på den information som finns i inkomstregistret.

Anmälningsperioden för frånvaro behövs i handläggningen av förmåner. Utifrån tidsintervallet får uppgiftsanvändarna information om för vilken tid frånvarouppgifter anmälts och om frånvaron förekommit under tidsperioden i fråga. 

Om det senare kommer fram att en anmälningsperiod som gäller frånvaro är felaktig, ger betalaren en ersättande anmälan till inkomstregistret. Korrigering av uppgifter beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av anmälningsperioder som gäller frånvaro beskrivs också i kapitel 6.1 i denna anvisning.

2 Frånvaroperioder

En inkomsttagare kan vara borta från arbetet på grund av flera olika orsaker under samma löneutbetalningsperiod. Enbart en orsak anmäls för varje frånvaroperiod. Om frånvaron fortsätter med samma orsak, är det möjligt att med en senare anmälan ange samma begynnelsedag och

Inkomstregistret granskar inte om frånvaroperioden anmälts partiellt eller i sin helhet redan tidigare eller om samma tid ingår i en annan avlönad eller oavlönad frånvaroperiod. Systemen hos uppgiftsanvändarna kan däremot jämföra den anmälda frånvaroperioden mot en tidigare anmäld frånvaroperiod och fråga ytterligare uppgifter av betalaren om uppgifterna är motstridiga. Därtill kan förmånshandläggaren eller inkomsttagaren kontakta betalaren om inexaktheter förekommer i frånvaroperioderna.  

Felaktigt anmälda uppgifter ska rättas med en ersättande anmälan.

Varje oavbrutna frånvaroperiod anmäls separat. En oavbruten frånvaro kan innehålla veckoledighet, men en avlönad och oavlönad period ska anmälas som olika perioder.

Frånvaroperioder utnyttjas i så gott som alla avgöranden om förmåner. I samband med orsakerna till frånvaro har det refererats på vilka förmåner varje anmälan om frånvaro påverkar och vad som särskilt ska beaktas i anmälningen av frånvaro.  

Inverkan av veckoledighet på anmälningen av en frånvaroperiod

En frånvaroperiod anmäls till inkomstregistret på det sätt som inkomsttagaren kommit överens om tillsammans med sin chef om frånvaron, antingen som en period också vad gäller veckoledighet eller separat före och efter veckoledigheten. Anmälningssättet kan inverka på behandlingen av förmånen, om inkomsttagaren ansöker om en förmån också för tiden för veckoledighet, till exempel för lördag utan att handläggarna av förmånerna har information om veckoledighet.

2.1 Startdatum

Som startdatum anmäls startdatumet för varje oavbruten frånvaroperiod. Om orsaken till frånvaron ändras under en oavbruten frånvaro, ska frånvaron anmälas som en egen tidsperiod.

Det är möjligt att det anmäls att frånvaroperioden börjar tidigare än löneutbetalningsperioden och slutar senare än löneutbetalningsperioden. Om en frånvaro som anmälts tidigare fortsätter oavbrutet, anmäls startdatumet för den oavbrutna frånvaron eller kalenderdagen efter det tidigare anmälda slutdatumet som startdatum.

2.2 Slutdatum

Som slutdatum anmäls startdatumet för varje oavbruten frånvaroperiod. Om frånvaron fortsätter tillsvidare, anmäls som slutdatum slutdatumet för arbetsförhållandet eller till exempel kalenderårets sista dag eller en annan dag från och med vilken en ny preciserande anmälan lämnas in om frånvaron.

2.3 Antal frånvarodagar

Som antalet frånvarodagar anmäls det antal arbetsdagar som ingår i frånvaroperioden. Antalet frånvarodagar är en kompletterande tilläggsuppgift som kan anmälas frivilligt. Anmälning av tidsmässiga frånvaroperioder (start- och slutdatum) räcker för största delen av de uppgiftsanvändare som drar nytta av frånvarouppgifter.

3 Oavlönad frånvaro

Betalaren väljer orsaken till den oavlönade frånvaron från värdelistan.

Värdelistan av oavlönade frånvaron 

Kod	Förklaring
1	Sjukdom
2	Partiell sjukfrånvaro
3	Föräldraledighet
4	Särskild graviditetsledighet
5	Rehabilitering
6	Sjukt barn eller tvingande familjeskäl
7	Partiell vårdledighet
8	Utbildning
9	Alterneringsledighet
10	Studieledighet
11	Strejk eller lockout
12	Avbrott i utbud av arbete
13	Tjänstledighet
14	Repetitionsövning
15	Militär- eller civiltjänst
16	Permittering
17	Vårdledighet
99	Annan orsak

Uppgifter om frånvaroorsaker av känslig karaktär anmäls inte till inkomstregistret.

3.1 Oavlönad sjukfrånvaro

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sjukdom eller ett olycksfall är borta från arbetet och lön inte betalas för tiden för frånvaro. Frånvaro på grund av ett arbetsolycksfall kan anmälas enbart som avlönad frånvaro. Om lön inte betalas under frånvaro som orsakats av ett olycksfall i arbetet (t.ex. om arbetsgivaren inte har skyldighet att betala lön för sjuktid på grund av ett olycksfall i arbetet, eftersom lönebetalningsskyldigheten enligt kollektivavtalet upphört), anmäls frånvaron som sjukfrånvaro.

Antingen har ett läkarintyg uppvisats för arbetsgivaren för frånvarotiden eller så är arbetstagaren borta från arbetet med en egen anmälan. Detta påverkar inte anmälningen av frånvaro.

Frånvaron ska fortsätta i åtminstone en full arbetsdag, annars anmäls den inte till inkomstregistret. 

Betalaren anmäler den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat som startdatum. Som startdatum anmäls det datum då inkomsttagaren avlägsnat sig från arbetsplatsen på grund av sjukdom, det vill säga att inkomsttagaren varit i arbete en del av dagen innan insjuknandet. Om lön för ordinarie arbetstid betalas för en avbruten arbetsdag, anmäls den avbrutna arbetsdagen som avlönad frånvaro. En förutsättning är att den frånvaro som ska anmälas fortsätter åtminstone under följande kalenderdag som avlönad eller oavlönad frånvaro. Enskilda sjukfrånvaron som inte varar i en hel arbetsdag anmäls inte till inkomstregistret. Om en inkomsttagare insjuknar då arbetsdagen upphört, anmäler inte betalaren arbetsdagen i fråga som en frånvarodag.

Inom timlönebranscher kan den första dagen vara en oavlönad karensdag, och längden på sjukfrånvaron inverkar på hur den fastställs. I dessa situationer anmäls frånvaron efter att det står klart om karensdagen är avlönad eller inte.

3.2 Oavlönad föräldraledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av graviditetsledighet eller föräldraledighet helt och hållet är borta från sitt arbete i en full arbetsdag utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden. Orsaken väljs också vid anmälning av oavlönad moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet som har börjat före 1.8.2022.

Om kompletteringslön i enlighet med det kollektivavtal som tillämpas inom branschen betalas för tiden för graviditetsledighet eller föräldraledighet (inkomstslag 204, Kompletteringslön för förmånstid), anmäls frånvaron först som oavlönad frånvaro, så att anmälningen av frånvaro inte ska dra ut på tiden.

Betalaren anmäler beloppet på kompletteringslönen med anmälan om löneuppgifter med anmälningssätt 1 eller 2 efter att inkomsttagaren överlämnat förmånsbeslutet till betalaren. I detta sammanhang rättas vid behov tidsperioden för oavlönad frånvaro i den utsträckning som kompletteringsdagpenning betalas för frånvarotiden.

Betalaren anmäler som startdag för frånvaron den hela arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna oavlönade sjukfrånvaro börjat. 

3.3 Oavlönad särskild graviditetsledighet

Orsaken väljs om en gravid inkomsttagare, i en full arbetsdag och utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden, helt och hållet är borta från sitt arbete på grund av en farlig omständighet som anknyter till arbetsuppgifterna eller arbetsförhållandena. Orsaken väljs också vid anmälning av oavlönad särskild moderskapsledighet som har börjat före 1.8.2022. I dessa situationer ska arbetsgivaren alltid lämna in en separat anmälan till FPA, vilken redogör för inkomsttagarens arbetsuppgifter och arbetsförhållanden. Anmälan görs i FPA:s e-tjänst eller med blankett SV96.

Den särskilda graviditetspenning som ska betalas för tiden för oavlönad särskild graviditetsledighet betalas till inkomsttagaren.

Betalaren anmäler som startdatum för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat.

3.4 Oavlönad frånvaro på grund av rehabilitering

Orsaken väljs om inkomsttagaren på heltid är förhindrad från att utföra sitt arbete på grund av deltagande i yrkesinriktad eller medicinsk rehabilitering utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden. Partiell oavlönad rehabiliteringsfrånvaro anmäls inte till inkomstregistret.

Betalaren anmäler som startdatum för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat. 

Rehabiliteringen kan genomföras i flera perioder och perioderna är kända i förväg. Varje rehabiliteringsperiod anmäls dock först då övriga frånvaron är kända fram till det att rehabiliteringsperioden börjar.

3.5 Oavlönad frånvaro på grund av sjukdom hos barn eller ett tvingande familjeskäl

Orsaken väljs om inkomsttagaren är förhindrad från att utföra sitt arbete hela dagen och lön inte betalas till honom eller henne för hela frånvarotiden. Arbetet hindras av någon av följande orsaker:

•  Ett barn under 10 år till inkomsttagaren eller ett annat barn under 10 år som bor i inkomsttagarens hushåll har plötsligt insjuknat.
•  Frånvaron är nödvändig på grund av särskild vård av en familjemedlem eller en annan närstående person till inkomsttagaren.
•  Omedelbar närvaro av inkomsttagaren är nödvändig på grund av en oförutsägbar och tvingande orsak i samband med en sjukdom eller olycka som drabbat hans eller hennes familj.

Betalaren anmäler som startdag för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat. Som heldagsfrånvaro ses en situation där inkomsttagaren varit borta från sitt arbete åtminstone 6 timmar.

3.6 Oavlönad frånvaro på grund av utbildning

Orsaken väljs om orsaken till oavlönad heldagsfrånvaro för inkomsttagaren är en utbildning på order av arbetsgivaren, en utbildning som arbetsmarknadsorganisationernas samarbetsavtal förutsätter eller teoretiska studier som hör till en läroavtalsutbildning utan att lön för frånvarotiden betalas till inkomsttagaren.

3.7 Oavlönad frånvaro på grund av alterneringsledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren och arbetsgivaren ingår ett tidsbundet avtal om alterneringsledighet för inkomsttagaren.

3.8 Oavlönad frånvaro på grund av studieledighet

Orsaken väljs om arbetsgivaren befriat inkomsttagaren från de arbetsuppgifter som hör till hans eller hennes anställningsförhållande för att avlägga studier som uppfyller villkoren i lagen om studieledighet utan att lön betalas till inkomsttagaren under frånvaron.

Orsaken väljs också om studiefrånvaro beviljats för inkomsttagaren.

3.9 Oavlönad frånvaro på grund av strejk eller lockout

Orsaken väljs i följande situationer:

•  Inkomsttagaren avbryter för hela dagen uppgifter som hör till anställningen på grund av en konfliktåtgärd, utan att lön för frånvaron betalas till inkomsttagaren.
•  Arbetsgivaren hindrar en inkomsttagare från att sköta uppgifter som hör till anställningen under en hel dag på grund av en konfliktåtgärd, utan att lön för frånvaron betalas till inkomsttagaren.

3.10 Oavlönad frånvaro på grund av avbrott i utbud av arbete

Orsaken väljs om det är omöjligt för inkomsttagaren att arbeta hela dagen på grund av orsaker som är oberoende av inkomsttagaren, utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvaron.

3.11 Oavlönad tjänstledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är på oavlönad tjänstledighet och orsaken till tjänstledigheten inte finns i listrutan eller orsaken till tjänstledigheten inte är känd, till exempel om inkomsttagaren är tjänstledig för att tjänstgöra för en annan arbetsgivare.

3.12 Oavlönad frånvaro på grund av repetitionsövning

Orsaken väljs om inkomsttagaren deltar i repetitionsövningar utan att arbetsgivaren alls betalar lön för repetitionstiden.

3.13 Oavlönad frånvaro på grund av beväringstjänst eller civiltjänst

Orsaken väljs om inkomsttagaren utför bevärings- eller civiltjänsten.

3.14 Oavlönad permittering

Orsaken väljs om inkomsttagaren permitteras på heltid.

3.15 Oavlönad vårdledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är heldagsvårdledig. Partiell vårdledighet anmäls inte till inkomstregistret om det handlar om frånvaro under en del av dagen. Oavlönad heldagsfrånvaro vid partiell vårdledighet anmäls med orsakskoden vårdledighet. Uppgiftsanvändarna begär vid behov separat en utredning över längden på den partiella vårdledigheten, genomförandesättet eller lönefördelningen.

3.16 Avlönad frånvaro på grund av en annan orsak

Orsaken väljs om orsaken till frånvaron inte finns i listrutan. Som annan orsak anmäls till exempel olovlig frånvaro från arbetet.

4 Avlönad frånvaro

Betalaren väljer orsaken till den avlönade frånvaron från värdelistan.

Värdelistan av avlönade frånvaron

Kod	Förklaring
1	Sjukdom
2	Partiell sjukfrånvaro
3	Föräldraledighet
4	Särskild graviditetsledighet
5	Rehabilitering
6	Sjukt barn eller tvingande familjeskäl
7	Partiell vårdledighet
8	Utbildning
13	Tjänstledighet
14	Repetitionsövning
18	Söckenhelg
19	Pekkasledighet
20	Arbetsolycka
21	Semester
22	Partiell frånvaro på grund av rehabilitering
99	Annan orsak

Anmälan av lön från frånvarotid är alltid obligatoriskt. Det är endast möjligt att skicka FPA:s ersättningsansökan om orsakskoden för frånvaron är 1, 3, 4 eller 5. Det lönebelopp som ska anmälas innefattar penninglön samt naturaförmåner.

Även om orsakskoden för avlönad frånvaro skulle på anmälan vara 1, 3, 4 eller 5, skapas någon förmånsansökan inte automatiskt på grund av den. FPA behandlar anmälan som en ansökan endast om man utöver lönen för frånvarotiden och den korrekta orsakskoden även anmäler Typ av betalningsuppgift på anmälan (se kapitel 5.1).

Uppgifter om frånvaroorsaker av känslig karaktär anmäls inte till inkomstregistret.

4.1 Anmälning av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen

Om man anmäler en avlönad frånvaroperiod för inkomsttagaren, kan betalaren på samma anmälan även anmäla datumet ”Frånvaron fortsätter till” i framtiden. Anmälan av detta datum betyder att betalaren vet att frånvaron kommer att fortsätta efter den period som nu anmälts, och att lön betalas ut för oavbruten frånvaro fram till det datum som anmälts. Lön för frånvarotiden kan emellertid inte ännu anmälas i sin helhet på denna anmälan. Datumet ”Frånvaron fortsätter till” får inte ingå i tiden för den avlönade frånvaro som anmäls. Om den anmälda perioden omfattar hela frånvarotiden, ska datumet ”Frånvaron fortsätter till” inte anmälas. 

FPA använder datumet i de situationer där arbetsgivaren har rätt att få dagpenning som betalas av FPA utifrån ett arbetskontrakt, ett kollektivavtal eller ett annat avtal utan att betalaren kan anmäla den lön som ska betalas för hela frånvaroperioden med samma anmälan. Om datumet anmälts, betalar inte FPA sjukdagpenning för inkomsttagare (orsakskod 1), graviditetspenning eller föräldrapenning (orsakskod 3), särskild graviditetspenning (orsakskod 4) eller rehabiliteringspenning (orsakskod 5) till någon innan den betalare som meddelat datumet anmält den lön för frånvaro som betalats fram till datumet.

Dagpenningen betalas alltid i efterskott.

4.2 Avlönad sjukfrånvaro (FPA: sjukdagpenningsansökan för arbetsgivare)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sjukdom eller arbetsoförmåga som orsakats av ett annat olycksfall än ett olycksfall i arbetet är borta åtminstone en hel dag från arbetet och lön betalas till inkomsttagaren under frånvaron. Denna orsak väljs också då inkomsttagaren varit inblandad i en trafikolycka, offer för misshandel eller ett brott eller då han eller hon drabbats av ett olycksfall under fritiden och lön betalas för frånvarotiden. Olycksfall i arbetet väljs som orsak till frånvaro som orsakats av ett olycksfall i arbetet.

Ett läkarintyg eller ett intyg av en hälsovårdare har överlämnats till arbetsgivaren för frånvarotiden eller så är inkomsttagaren borta från arbetet utifrån en egen anmälan. Detta påverkar inte anmälningen av frånvaro.

Frånvaron ska fortsätta i åtminstone en full arbetsdag, annars anmäls den inte till inkomstregistret.

Typ av betalningsuppgift som anges för FPA:s ansökan om ersättning anmäls endast om man för frånvaroperioden ansöker om sjukdagpenning till arbetsgivaren. Det finns vissa förutsättningar för ansökan om sjukdagpenning, och det är inte motiverat att ansöka om sjukdagpenning för alla avlönade frånvaroperioder (se närmare i kapitel 5). Om man ansöker om sjukdagpenning t.ex. för sådana frånvaroperioder som är kortare än självrisktiden, medför ansökningarna extra arbete för de olika parterna. 

Betalaren anmäler den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat som startdatum. Som startdatum anmäls det datum då inkomsttagaren avlägsnat sig från arbetsplatsen på grund av sjukdom, det vill säga att inkomsttagaren varit i arbete en del av dagen innan insjuknandet. Om lön för ordinarie arbetstid betalas för en avbruten arbetsdag, anmäls den avbrutna arbetsdagen som avlönad frånvaro. En förutsättning är att den frånvaro som ska anmälas fortsätter åtminstone under följande kalenderdag som avlönad eller oavlönad frånvaro. Enskilda sjukfrånvaron som inte varar i en hel arbetsdag anmäls inte till inkomstregistret. Om en inkomsttagare insjuknar då arbetsdagen upphört, anmäler inte betalaren arbetsdagen i fråga som frånvarodag. 

FPA drar inte nytta av information om partiell sjukfrånvaro och det är inte möjligt att ansöka om partiell sjukdagpenning med en anmälan om löneuppgifter.

Om sänkt lön för sjuktid betalas för sjuktiden i enlighet med kollektiv- eller tjänstekollektivavtalet, ska denna lön anmälas till inkomstregistret. Betalaren anmäler lönen antingen med inkomstslaget Partiell lön för sjuktid (anmälningssätt 2) eller Lön totalt (anmälningssätt 1).

Om betalaren anmäler FPA-ansökningsuppgifter i anmälan om löneuppgifter (typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning), ska partiell lön som betalats ut för sjuktiden anmälas som en egen tidsperiod (i exemplet 26.4–30.4), för att beloppet på dagpenningen ska kunna fördelas rätt mellan arbetsgivaren och inkomsttagaren. Om betalaren anmäler partiell lön för sjuktid med anmälningssätt 2, utnyttjar inte FPA informationen om partiell lön för sjuktid som en del av ansökningsinformationen vid handläggningen av arbetsgivarens ansökan.

4.3 Avlönad föräldraledighet (FPA: ansökan om graviditetspenning eller föräldrapenning för arbetsgivare och ansökan om familjeledighetsersättning för arbetsgivare)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av graviditetsledighet eller föräldraledighet helt och hållet är borta från sitt arbete minst i en full arbetsdag och lön betalas för frånvarotiden till inkomsttagaren. Orsaken väljs också vid anmälning av avlönad moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet som har börjat före 1.8.2022.

Om kompletteringslön i enlighet med det kollektivavtal som tillämpas inom branschen betalas för tiden för graviditetsledighet (inkomstslag 204, Kompletteringslön för förmånstid), anmäls frånvaron först som oavlönad frånvaro, så att anmälningen av frånvaro inte ska dra ut på tiden.

Betalaren anmäler beloppet på kompletteringslönen med anmälan om löneuppgifter med anmälningssätt 1 eller 2 efter att inkomsttagaren överlämnat förmånsbeslutet till betalaren. I detta sammanhang rättas vid behov tidsperioden för oavlönad frånvaro i den utsträckning som kompletteringsdagpenning betalas.

4.4 Avlönad särskild graviditetsledighet (FPA: ansökan om särskild graviditetspenning för arbetsgivaren)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sina arbetsuppgifter eller en riskfaktor som anknyter till hans eller hennes arbetsförhållanden är förhindrad från att utföra arbete under åtminstone en hel arbetsdag och lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden. Orsaken väljs också vid anmälning av avlönad särskild moderskapsledighet som har börjat före 1.8.2022. I dessa situationer ska arbetsgivaren alltid lämna in en separat anmälan till FPA, vilken redogör för inkomsttagarens arbetsuppgifter och arbetsförhållanden. Anmälan görs i FPA:s e-tjänst eller med blankett SV96. Om en moderskapsledighet som börjar är känd redan då anmälan görs, anmäls den som en separat frånvaro.

Lön för frånvarotid är en obligatorisk uppgift om särskild graviditetspenning ansöks till arbetsgivaren.

4.5 Avlönad frånvaro på grund av rehabilitering (FPA: ansökan som gäller rehabiliteringspenning för arbetsgivaren)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på heltid är förhindrad från att utföra sitt arbete på grund av deltagande i yrkesinriktad eller medicinsk rehabilitering och arbetsgivaren betalar lön för frånvarotiden. I punkten anges enbart heldagsfrånvaro.

Lön för frånvarotid är en obligatorisk uppgift, om rehabiliteringspenning ansöks till arbetsgivaren.

4.6 Avlönad frånvaro på grund av sjukdom hos barn eller ett tvingande familjeskäl

Orsaken väljs om inkomsttagaren är förhindrad från att utföra sitt arbete hela dagen och lön betalas till honom eller henne för hela frånvarotiden. Arbetet hindras av någon av följande orsaker:

•  Ett barn under 10 år till inkomsttagaren eller ett annat barn under 10 år som bor i inkomsttagarens hushåll har plötsligt insjuknat.
•  Inkomsttagarens frånvaro är nödvändig på grund av särskild vård av en familjemedlem eller en annan närstående person till honom eller henne.
•  Omedelbar närvaro av inkomsttagaren är nödvändig på grund av en oförutsägbar och tvingande orsak i samband med en sjukdom eller olycka som drabbat hans eller hennes familj.

Orsaken väljs även då grunden för frånvaron är ledighet för vård av anhörig i enlighet med arbetsavtalslagen 7 b §.

4.7 Avlönad frånvaro på grund av utbildning

Orsaken väljs om orsaken till inkomsttagarens heldagsfrånvaro är utbildning på order av arbetsgivaren, en utbildning som förutsätts av arbetsmarknadsorganisationernas samarbetsavtal, en yrkesfacksutbildning eller en teoretisk utbildning som hör till en läroavtalsutbildning och lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden.

4.8 Avlönad tjänstledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är på avlönad tjänstledighet och orsaken till tjänstledigheten inte är känd.

4.9 Avlönad frånvaro på grund av repetitionsövning

Orsaken väljs om en inkomsttagare deltar i en repetitionsövning och lön för frånvarotid betalas för denna tid, till exempel differensen mellan reservistlönen och den normala lönen.

4.10 Avlönad frånvaro på grund av söckenhelg

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaron omfattar en söckenhelg, för vilken lön för frånvarotid betalas. Till exempel långfredag och annandag påsk anmäls som söckenhelger om dessa är avlönade lediga dagar.

4.11 Avlönad pekkasledighet

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaro innehåller en avlönad pekkasledighet. Avlönad pekkasledighet är en avlönad frånvaro om ersättning för utjämningsdag betalas till inkomsttagaren.

4.12 Avlönad frånvaro på grund av olycksfall i arbetet

Orsaken väljs om det vid tidpunkten för anmälan är känt att inkomsttagarens frånvaro beror på ett olycksfall i arbetet eller yrkessjukdom och lön för frånvarotid betalas för denna tid. Samma tidsperiod anmäls inte som sjukfrånvaro.

4.13 Avlönad semester

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaron omfattar semesterdagar eller en semesterperiod för vilken semesterlön betalas. Om en inkomsttagare insjuknar under semestern, anmäls den tid då semesterdagarna förbrukas som semestertid. I så fall kan en del av semestertiden vara förenlig med semesterlagen eller så kallad självrisktid för semestern vilken överenskommits i kollektivavtalet, vilken inte leder till att semestern flyttas. Även de extra lediga dagar som kompletterar semestern ska anmälas med orsakskoden Semester för frånvaro.

4.14 Avlönad frånvaro på grund av en annan orsak

Orsaken väljs om orsaken till den avlönade frånvaron inte finns i listrutan. Frånvaron kan vara till exempel ledighet som kumulerats av övertidsarbete, avlönad studieledighet, utbytesledighet eller så kallad saldoledighet.

5 Ansökningar om ersättning av FPA

5.1 Typ av betalningsuppgift

En arbetsgivare kan ansöka om dagpenning från FPA med en anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret. I ansökningar om dagpenning utnyttjar FPA inte uppgiften lön för sjuktid som finns angiven i anmälningar om löneuppgifter i inkomstregistret. FPA behandlar en ansökan om dagpenning för en arbetsgivare i första hand utifrån valet av Typ av betalningsuppgift. FPA kontrollerar dagligen alla anmälningar till inkomstregistret som FPA har fått och skapar ansökningshandlingar av de anmälningar där man som typ av betalningsuppgift för den avlönade frånvaroperioden har angett FPA, ansökan om dagpenning (kodvärde 1) eller FPA, familjeledighetsersättning (kodvärde 2) och där man även har angett de övriga nödvändiga uppgifterna för ansökan. FPA skapar dock ingen ansökningshandling om betalaren lämnar in ansökningsuppgifterna på nytt i oförändrad form med en ersättande anmälan.

Tills vidare kan man inte med anmälan om löneuppgifter i inkomstregistret ansöka om FPA:s arbetsgivares sjukdagpenning, om lönen för sjuktiden betalas ut som lönegaranti. I dessa fall betalas sjukdagpenning inte till arbetsgivaren utan till NTM-centralen.

Om ansökan inte är formellt korrekt, skapar FPA ingen ansökningshandling. Detta kan vara fallet t.ex. då typen av betalningsuppgift är FPA, ansökan om dagpenning (kodvärde 1), men orsaken till frånvaro är partiell vårdledighet (kodvärde 7) eller betalarens identifierare är någon annan än ett FO-nummer eller en personbeteckning.   

En formellt korrekt ansökan som FPA tagit emot och eventuella anknutna formellt korrekta ersättande och makulerade anmälningar visas i pdf-format i FPA:s e-tjänst, såväl för inkomsttagaren som för arbetsgivaren. 

FPA, ansökan om dagpenning, kan väljas som typ av betalningsuppgift om följande villkor är uppfyllda:

• Betalaren har ett FO-nummer.
• Inkomsttagaren har en finländsk personbeteckning
• E-postadressen för kontaktpersonen med ansvar för innehållet har anmälts.
• Första giltighetsdagen för anställningsförhållande är angiven.
• Frånvarotiden ingår i tiden för anställningsförhållandet.
• Avlöningsformen har anmälts.
• Statistikcentralens yrkesklassificering har anmälts som typ av yrkesklass och -beteckning. Om betalaren anmäler typ av yrkesklass och -beteckning enligt Kevas beteckningar, ska även en fri formulerad yrkesbeteckning anmälas.
• Identifierare för yrkesklass eller -beteckning har meddelats.
• En arbetsgivare har rätt att få sjukdagpenning, rehabiliteringspenning, graviditetspenning eller föräldrapenning eller särskild graviditetspenning utifrån kollektiv- eller tjänstekollektivavtalet eller ett annat avtal.
• Tidsperioden för avlönad frånvaro har anmälts och åtminstone en av följande orsakskoder ha anmälts för tidsperioden:
  • sjukdom = ansökan om sjukdagpenning
  • rehabilitering = ansökan om rehabiliteringspenning
  • föräldraledighet = ansökan om graviditetspenning eller föräldrapenning (ledigheter som har börjat före 1.8.2022: ansökan om moderskaps-, faderskaps- eller föräldrapenning)
  • särskild graviditetsledighet = ansökan om särskild graviditetspenning (ledigheter som har börjat före 1.8.2022: ansökan om särskild moderskapspenning)
• Ingen frånvaroperiod får överlappa en annan frånvaroperiod.
• Därtill har arbetsgivaren till FPA anmält:
  • samtycket till att ta emot e-beslut
  • arbetsgivarens kontonummer för betalning av förmånen.

Om kompletteringslön betalas för frånvarotiden, kan dagpenning inte ansökas.

FPA, ansökan om familjeledighetsersättning, kan väljas som typ av betalningsuppgift, om följande villkor är uppfyllda:

• Betalaren har ett FO-nummer.
• Inkomsttagaren är en kvinna.
• Inkomsttagaren har en finländsk personbeteckning
• E-postadressen för kontaktpersonen med ansvar för innehållet har anmälts.
  • föräldraledighet = ansökan om familjeledighetsersättning (även moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet som har börjat före 1.8.2022)
• För inkomsttagaren har tidigare anmälts avlönad moderskapsledighet eller med samma anmälan avlönad graviditetsledighet eller föräldraledighet för adoptivförälder för minst 30 dagar.
• Typ av anställningsförhållande eller procentuell deltid har anmälts.
• Giltighetstiden för inkomsttagarens anställningsförhållande har anmälts som minst 1 år lång och den har fortlöpt i minst 3 månader innan perioden för graviditetspenning eller för föräldrapenning för adoptivförälder börjar.
• Därtill har arbetsgivaren till FPA anmält:
  • samtycket till att ta emot e-beslut
  • arbetsgivarens kontonummer för betalning av familjeledighetsersättningen.

Familjeledighetsersättningen är en engångsersättning, och den kan erhållas endast då arbetsgivaren utifrån kollektiv- eller tjänstekollektivavtal eller arbetsavtal har betalat lön på basis av graviditet eller adoption till sin arbetstagare för minst en månads tid under perioden för graviditetspenning eller för föräldrapenning för adoptivförälder. Den betalda lönen kan också vara kompletteringslön. Se närmare exempel 17. Ansökan om familjeledighetsersättning lämnas in endast en gång, till exempel då lön har betalats ut för minst 30 dagar eller då den sista raten av avlönad graviditetsledighet eller föräldraledighet för adoptivförälder betalas ut. Se närmare exempel 16.

För en frånvaroperiod kan uppgifter för ansökan om ersättning (typ av betalningsuppgift) anges bara en gång. Om samma frånvaroperiod anmäls även med senare anmälningar ska uppgifterna för ansökan om ersättning inte anges på nytt. Om frånvaroperioden eller dess uppgifter för ansökan om ersättning behöver korrigeras ska de korrekta uppgifterna lämnas med en ersättande anmälan. Betalaren korrigerar den anmälan om löneuppgifter där uppgifterna för ansökan om ersättning ursprungligen har angetts.

5.2 Beslut av FPA till en arbetsgivare med FO-nummer

När en arbetsgivare ansöker om förmåner via inkomstregistret, ger FPA sina beslut elektroniskt. En arbetsgivare som har ett FO-nummer kan meddela ett samtycke till att ta emot e-beslut i FPA:s e-tjänst. Ett samtycke är i kraft fram till dess att det återkallas. Samtycket gäller alla beslut om dagpenning som lämnas till arbetsgivaren och beslut om återkrav som hänför sig till dem även om man inte ansöker om förmånerna via inkomstregistret.

5.3 Beslut av FPA till en person som fungerar som arbetsgivare

När en person är verksam som arbetsgivare, skickar FPA besluten om förmåner som betalas till arbetsgivaren till den adress som arbetsgivaren har enligt företags- och organisationsdatasystemet (FODS).

5.4 Behandling av uppgiften Referensnummer för betalningen och Specifikation av betalning

Det referensnummer som anknyter till FPA:s ersättningsansökan får vara högst 20 tecken långt och det får innehålla enbart siffror.

Den specifikation som anknyter till FPA:s ansökan om ersättning får vara högst 29 tecken lång. Specifikationen får innehålla siffror, bokstäver och vanligaste specialtecken (t.ex. - _ & + /).

Den specifikation som anknyter till FPA:s ersättningsansökan är en alternativ uppgift till ett referensnummer. 

Om ansökningar som bildats utifrån flera anmälningar om löneuppgifter till inkomstregistret används i samma förmånsavgörande, och Specifikation av betalning- eller Referensnummer för betalningen-uppgifter anmälts i dessa, använder FPA enbart den uppgift som getts för den senare tidsperioden (Specifikation av betalning eller Referensnummer för betalningen). 

5.5 Betalning av dagpenning till arbetsgivaren

FPA handlägger ansökningar som formellt sett är korrekta (se punkten 5.1). FPA betalar dagpenningen till arbetsgivarens bankkonto. Arbetsgivaren kan anmäla kontonumret i FPA:s e-tjänst.

En person som fungerar som arbetsgivare ska anmäla det bankkonto som ska användas i betalningen av dagpenning till FPA på en pappersblankett, fram till dess att de ändringar som gäller personer som fungerar som arbetsgivare genomförts i FPA:s e-tjänst.

5.6 Tilläggsuppgifter i ersättningsansökan

I tilläggsuppgifterna i ersättningsansökan går det ange fritt formulerad text, som ingår i FPA:s anmälan om dagpenning. Texten kan vara högst 850 tecken lång.

6 Korrigering av frånvarouppgifter

6.1 Korrigering av anmälningsperioden för frånvaro

Om en betalare har anmält en felaktig anmälningsperiod för frånvaro, kan uppgiften korrigeras på olika sätt beroende på huruvida typ av betalningsuppgift har anmälts för frånvaroperioden.

A) Typ av betalningsuppgift har anmälts för frånvaroperioden:

• Betalaren ger en ersättande anmälan där anmälningsperioden för frånvaro rättas och lämnar frånvaroperioderna på nytt, liksom också de uppgifter som tidigare varit korrekta.

B) Typ av betalningsuppgift har inte anmälts för frånvaroperioden, vilket innebär att uppgiften kan korrigeras på två alternativa sätt:

• Betalaren ger en ersättande anmälan där anmälningsperioden för frånvaro rättas och lämnar frånvaroperioderna på nytt, liksom också de uppgifter som tidigare varit korrekta.
• Betalaren ger inte någon ersättande anmälan, utan anmäler anmälningsperioden för frånvaro i följande anmälan på så sätt att den innehåller de dagar för vilka frånvarouppgifter getts på fel sätt i den tidigare anmälan. Den nya anmälningsperioden för frånvaro kan ha en annan längd än den tidigare anmälan (se exempel 21). Om samma tid angetts som anmälningsperiod för frånvaro på flera anmälningar om löneuppgifter, utnyttjar uppgiftsanvändarna enbart den nyaste anmälan.

Korrigering av uppgifter beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

6.2 Korrigering av en frånvaroperiod

6.2.1 En frånvaroperiod är omotiverad

Om en frånvaroperiod anmälts i sin helhet på felaktigt sätt, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men frånvaroperioden, orsaken till frånvaron och eventuella uppgifter om ansökan om FPA-ersättning lämnas inte alls. 

6.2.2 Startdatumet för en frånvaroperiod är felaktigt

Om startdatumet för en frånvaroperiod anmälts på felaktigt sätt, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan där man i övrigt anmäler samma uppgifter, förutom startdatumet som korrigeras till rätt datum.

6.2.3 Slutdatumet för frånvaroperioden är för sent

Om slutdatumet för frånvaroperioden anmälts felaktigt på så sätt att det rätta slutdatumet är tidigare än vad som angetts i anmälan, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men slutdatumet korrigeras till rätt datum.

6.2.4 Slutdatumet för frånvaroperioden är för tidigt

Om slutdatumet för frånvaroperioden anmälts felaktigt på så sätt att det rätta slutdatumet är senare än det som angetts i anmälan, rättar betalaren uppgifterna med ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men slutdatumet korrigeras till rätt datum. Om en frånvaro som anmälts tidigare fortsatt efter anmälningsperioden, kan frånvaron anmälas med följande anmälan (ny anmälan).

6.3 Korrigering av orsaken till frånvaro

Orsaken till frånvaro ska rättas om grunden för frånvaron anmälts felaktigt. En frånvaro kan ha enbart en orsak, och samma frånvarotid kan anmälas med enbart en orsak till frånvaron. Om en inkomsttagare är borta från arbetet på grund av flera orsaker eller om det under frånvaron kommer fram nya orsaker till frånvaron, anmäls till inkomstregistret den orsak utifrån vilken lön i första hand betalas.
Informationen ska rättas till exempel om en frånvaro som anmälts som sjukfrånvaro sist och slutligen orsakats av ett olycksfall i arbetet eller om inkomsttagarens semester ändras på grund av sjukdom, ett olycksfall eller en förlossning och detta framkommer först efter att anmälan sänts.

6.4 Korrigering av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen

Betalaren kan redan på förhand anmäla det uppskattade slutdatumet för frånvaroperioden genom att ange ”Frånvaron fortsätter till” -datumet.

Om ett datum anmälts fel, ska betalaren rätta det i inkomstregistret så fort som möjligt så att FPA inte betalar dagpenning till inkomsttagaren själv för tiden för lönebetalning till arbetsgivaren, och inkomsttagaren inte utan grund måste vänta på betalningen av dagpenningen.

Om ett datum som infaller för tidigt anmälts som ”Frånvaron fortsätter till”-datum (FPA har betalat dagpenningen till inkomsttagaren eller en annan arbetsgivare, kan betalaren rätta misstaget på något av följande sätt:

• Lönen för frånvarotiden anmäls genast antingen för den tid som saknas med en ny anmälan, då ”Frånvaron fortsätter till”-datumet inte alls anmäls.
• Rätt datum anmäls genast med en ny anmälan och på samma gång anmäls en del av lönen för frånvarotiden.

Om det anmälda datumet infaller för tidigt ska det inte korrigeras med en ersättande anmälan, eftersom de löner som saknas alltid ska anmälas med en ny anmälan. Med andra ord behöver ett anmält datum för ”Frånvaron fortsätter till” som infaller för tidigt inte korrigeras med en ersättande anmälan, om löneuppgifterna har anmälts fram till datum för ”Frånvaron fortsätter till”.

Om FPA får anmälan innan dagpenningen betalats till inkomsttagaren eller en annan arbetsgivare utan grunder och utifrån den felaktiga uppgiften, ser FPA över beslutet och ger ett nytt beslut om betalningen. Om anmälan fås efter att dagpenningen betalats, kan beslutet om betalning av dagpenning rättas enbart med tillstånd av inkomsttagaren eller en eventuell arbetsgivare eller så ska korrigering av beslutet ansökas hos en instans för ändringssökande.

Om ett datum som infaller för sent anmälts som ”Frånvaron fortsätter till”-datum (FPA har inte betalat dagpenningen till någon), kan betalaren rätta misstaget på något av följande sätt:

• Datumet rättas genast med en ersättande anmälan.
• Lönen för frånvarotiden anmäls genast antingen för den tid som saknas med en ny anmälan, då ”Frånvaron fortsätter till”-datumet inte alls anmäls.
• Rätt datum anmäls genast med en ny anmälan och på samma gång anmäls en del av lönen för frånvarotiden.

6.5 Korrigering av en FPA-ansökan

Om arbetsgivaren ansöker om sjukdagpenning, föräldradagpenning, rehabiliteringspenning eller familjeledighetsersättning från FPA med en anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret och det efter att anmälan sänts framkommer att det i ansökan fattas uppgifter eller att en uppgift som ska användas i ansökan är felaktig, ska arbetsgivaren rätta uppgifterna med en ersättande anmälan.

Om FPA upptäcker ett misstag eller en motstridig uppgift i en ansökan, sänder FPA en beskrivning av felet per e-post till den e-postadress för kontaktpersonen vilken angetts i anmälan. Om en e-postadress inte finns i anmälan, tar FPA kontakt med arbetsgivarens företrädare via de kontaktuppgifter som anmälts till FODS-tjänst.

En ansökan om dagpenning är formellt felaktig till exempel i följande situationer:

• Orsaken till en avlönad frånvaro är en annan än sjukdom, rehabilitering, föräldraledighet eller särskild graviditetsledighet.
• Flera frånvaroorsaker har anmälts för samma tidsperiod.
• Samma tidsperiod ingår i såväl oavlönad som avlönad frånvaro med samma eller olika orsaker.

FPA bildar ett pdf-dokument av ansökningsuppgifterna, vilket innehåller betalarens anmälningsreferens och versionsnumret.Om arbetsgivaren avlägsnar ansökningsuppgifterna antingen genom att makulera den ursprungliga anmälan eller genom att ge en ersättande anmälan för den anmälan från vilken ansökningsuppgifterna avlägsnats, bildar FPA ett nytt pdf-dokument om den makulerade eller ersättande anmälan,

Det bildade pdf-dokumentet behandlas som en ansökan. Dokumentet visas i FPA:s e-tjänst såväl för inkomsttagaren som för arbetsgivaren.