Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter om ett anställningsförhållande

Denna anvisning behandlar anmälan av uppgifter om ett anställningsförhållande till inkomstregistret. Anmälan av frånvarouppgifter i anknytning till ett anställningsförhållande beskrivs i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter. Anmälan av information till inkomstregistret beskrivs allmänt på sidan Anmälan av uppgifter till inkomstregistret.

1 Uppgifter om ett anställningsförhållande i inkomstregistret

Många uppgifter som gäller anställningsförhållanden anmäls till inkomstregistret. Största delen av dessa uppgifter är kompletterande uppgifter som är frivilliga att anmäla. En del av uppgifterna är obligatoriska vid vissa former av anställningsförhållanden eller i vissa situationer. Uppgifter om ett anställningsförhållande anmäls till inkomstregistret med anmälan om löneuppgifter. En anmälan om löneuppgifter får innehålla enbart en orsak till avslutande av anställningsförhållande och en registreringsgrund enligt det valda kodsystemet.

Uppgifter om ett anställningsförhållande ska helst anmälas till inkomstregistret i så omfattande grad som möjligt, så att alla informationsanvändare som får uppgifter ur registret kan använda dem med önskad precision. Om en anmälare av uppgifter inte har alla frivilliga uppgifter om en inkomsttagares anställningsförhållande, rekommenderas det att de uppgifter som är kända anmäls. Om uppgifter om ett anställningsförhållande inte anmäls till inkomstregistret eller om uppgifterna är bristfälliga, kan det vara nödvändigt att den som använder uppgifterna separat begär nödvändiga uppgifter av prestationsbetalaren. En informationsanvändare får information som gäller anställningsförhållanden efter att inkomstregistret tagits i drift enbart i det fallet att uppgifter om inkomsttagaren anmälts till inkomstregistret 1.1.2019 eller därefter.

2 Anställningsförhållande

Ett anställningsförhållande är ett juridiskt förhållande mellan en arbetsgivare och en anställd. Enligt Ordlistan för löneadministrationen utgörs anställningsförhållanden av såväl arbetsförhållanden som tjänsteförhållanden. Begreppet ”anställningsförhållande” är bredare i pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL): Anställningsförhållanden enligt OffPL utgörs av arbets- och tjänsteförhållanden, men också av uppdrag, förtroendeuppdrag och -uppgifter samt avtal som ingåtts med närståendevårdare och familjevårdare. Som anställningsförhållande anmäls till inkomstregistret också en sådan atypisk och kortvarig anställning som nödvändigtvis inte är föremål för ett skriftligt arbetsavtal, till exempel anställning av en barnskötare eller renoverare.

I anställningsförhållande: ja/nej. Utifrån ett Ja-val får en informationsanvändare information om att inkomsttagaren står i anställningsförhållande till den organisation där arbetet utförts. Nej-alternativet väljs om man betalar prestationer som grundar sig på ett annat avtal än anställningsförhållandet till inkomsttagaren för löneutbetalningsperioden. Med valet Nej anmäler prestationsbetalaren att inkomsttagaren inte står i anställningsförhållande till prestationsbetalarens organisation.

Pensionsförsäkrare använder inte Ja-/Nej-alternativet i uppgiften I anställningsförhållande, utan de drar nytta av de uppgifter om anställningsförhållandets giltighetstider vilka getts i anmälan om löneuppgifter. Om det handlar om uppdrag som försäkrats enligt OffPL, förtroendeuppdrag eller -uppgifter eller närstående- eller familjevårdare, väljer prestationsbetalaren Nej som I anställningsförhållande-uppgift, trots att det ur OffPL:s synvinkel handlar om ett anställningsförhållande. Uppgiften anmäls för andra informationsanvändares än pensionsförsäkrares behov.

I anställningsförhållande-uppgiften är av betydelse till exempel då socialförsäkringsavgifter fastställs och då det avgörs huruvida inkomsttagaren har rätt till den ansökta förmånen. Existensen av ett anställningsförhållande påverkar så gott som alla förmåner.

Om en arbetstagare permitteras, anmäls uppgifterna om anställningsförhållandet enligt överenskommelsen i arbetskontraktet eller i handlingen om tjänsteutnämning. Med andra ord påverkar inte permittering de uppgifter om ett anställningsförhållande vilka ska anmälas.

I anställningsförhållande-uppgiften är en kompletterande uppgift i inkomstregistret, det vill säga att det är frivilligt för prestationsbetalaren att anmäla den.

3 Kollektivavtal som ska tillämpas på anställningsförhållandet

Kollektivavtal är ett avtal som en eller flera arbetsgivare eller registrerade arbetsgivarföreningar ingår med en eller flera registrerade arbetstagarföreningar avseende de villkor som ska iakttas i anställningsförhållandena.

Det kollektivavtalskodsystem som ska tillämpas i inkomstregistret baserar sig på Social- och hälsovårdsministeriets register över allmänt och normalt bindande kollektivavtal. Ett kollektivavtal är allmänt bindande, det vill säga riksomfattande, då de som är anställda hos arbetsgivare som undertecknat avtalet omfattar minst hälften av branschens arbetskraft.

Det kollektivavtal som ska tillämpas på anställningsförhållandet väljs från värdelistan. Om det kollektivavtal som ska tillämpas inte finns i värdelistan, antecknas koden 194 Annat kollektivavtal under punkten. Om branschen saknar ett riksomfattande kollektivavtal, väljs 195 Branschen saknar riksomfattande kollektivavtal.

Kollektivavtalskoder finns i dokumentet Koduppsättningar.

Det kollektivavtal som ska tillämpas på anställningsförhållandet är en kompletterande uppgift i inkomstregistret, det vill säga att det är frivilligt för prestationsbetalaren att anmäla den.

4 Inkomsttagarens verksamhetsställe

Inkomsttagarens verksamhetsställe är det ställe där inkomsttagaren arbetar och där inkomsttagarens egentliga arbetsplats finns. Prestationsbetalaren anmäler det verksamhetsställe där inkomsttagaren i huvudsak arbetar. Om inkomsttagaren arbetar på flera verksamhetsställen, anmäls namnet på det verksamhetsställe där han eller hon arbetat mest.

Vad gäller verksamhetsstället kan antingen det 9-siffriga arbetsställets signum (kod för verksamhetsstället) eller adressen anmälas. Prestationsbetalaren får koden för verksamhetsstället från Statistikcentralens företags- och arbetsställeregistret. Det rekommenderas att man förutom koden för verksamhetsstället anmäler också adressen för inkomsttagarens verksamhetsställe.

Vad gäller adressen för inkomsttagarens verksamhetsställe anmäls

• gatuadress
• postnummer
• postanstalt.

Om adressen för inkomsttagarens verksamhetsställe är utomlands, anmäls därtill

• landskod med två bokstäver
• landets namn, om 99 anmälts som landskod (okänd).

En lista över landskoderna finns till exempel på adressen https://www.stat.fi/meta/luokitukset/valtio/001-2012/index_sv.html.

Inkomsttagarens verksamhetsställe är en kompletterande uppgift i inkomstregistret, det vill säga att det är frivilligt för prestationsbetalaren att anmäla den.

5 Typ av anställningsförhållande

Typen av anställningsförhållande beskriver om inkomsttagarens anställningsförhållande är på hel- eller deltid.

Någon av följande typer av anställningsförhållande ska väljas:

• Heltid, då arbetstagarens arbetstid utgörs av den maximiarbetstid för en heltidsanställd vilken tillämpas inom branschen. I de flesta fall har maximiarbetstiden överenskommits i kollektivavtalet. Om inte något kollektivavtal tillämpas på anställningsförhållandet, anses maximitiden för en heltidsanställd vara maximiarbetstiden enligt arbetstidslagen, det vill säga 40 timmar i veckan.
• Deltid, då arbetstagarens arbetstid är kortare än den maximiarbetstid som överenskommits antingen i det kollektivavtal som tillämpas inom branschen (maximiarbetstiden för en heltidsanställd) eller i arbetstidslagen (40 timmar per vecka).
• Uppgiften är inte tillgänglig, då information om heltids- eller deltidsanställning inte är tillgänglig.

Exempel 1. En arbetstagare arbetar då han inkallas till arbete. Det har fastställts att hans arbetstid är 0–40 timmar per vecka. Som typ av anställningsförhållande anmäls ”uppgiften är inte tillgänglig”, eftersom arbetstagaren inte har regelbunden arbetstid utifrån vilken arbetstiden tydligt kan anses vara hel- eller deltidsarbete.

Typ av anställningsförhållande är en kompletterande uppgift i inkomstregistret, det vill säga att det är frivilligt för prestationsbetalaren att anmäla den. 

6 Anställningsförhållandets längd

Anställningsförhållandets längd beskriver om inkomsttagarens anställningsförhållande gäller tills vidare eller för viss tid.

Som längd på anställningsförhållande väljs något av följande:

• Tills vidare, om anställningsförhållandet är i kraft tills vidare, om slutdatumet för anställningen inte fastställts i arbetsavtalet eller handlingen om tjänsteutnämning.
• Viss tid, om slutdatumet överenskommits i arbetskontraktet eller i handlingen om tjänsteutnämning. Det anmäls att ett anställningsförhållande är tidsbundet också då anställningsförhållandet avgränsats till den tid då en viss arbetsuppgift utförs.

Anställningsförhållandets längd är en kompletterande uppgift i inkomstregistret, det vill säga att det är frivilligt för prestationsbetalaren att anmäla den.

7 Procentuell deltid

Deltidsarbete är arbete där en anställds arbetstid är kortare än den ordinarie arbetstiden för en motsvarande heltidsanställd. Procentuell deltid utgörs av arbetsmängden för en person i förhållande till den arbetstid för en heltidsanställd vilken tillämpas inom branschen. Deltidsarbete kan bero till exempel på karaktären på ett arbetsavtal, permittering, partiell vårdledighet eller deltidspension.

Som procentuell deltid anmäls den arbetstid som överenskommits i arbetsavtalet eller i handlingen om tjänsteutnämning. Om en inkomsttagare har ett anställningsförhållande på deltid, ska man i punkten anteckna den procentuella andel som den deltidsanställde är i arbete jämfört med den ordinarie arbetstiden för en heltidsanställd vilken tillämpas inom branschen, till exempel 75 % eller 50 %.

När en inkomsttagare arbetar på heltid är det möjligt att anmäla att deltidsprocenten är 100. Om ”heltid” anmälts som typ av anställningsförhållande, förmodar en användare av uppgifterna i inkomstregistret att deltidsprocenten är 100 trots att procenten inte anmälts separat. Om deltid anmälts som typ av anställningsförhållande, ska deltidsprocenten alltid anmälas.

Deltidsarbete kan utföras antingen dagligen eller mer sällan, till exempel varannan vecka. Uppgifterna i inkomstregistret ger inte informationsanvändarna information om hur det överenskommits att deltidsarbetet ska utföras.

8 Ordinarie avtalad veckoarbetstid 

Den ordinarie veckoarbetstiden för inkomsttagaren kan variera efter det kollektivavtal eller tjänstekollektivavtal som tillämpas. Den kan till exempel ordnas enligt en viss längd under en period på högst 52 veckor.

Som ordinarie avtalad veckoarbetstid anmäls det antal timmar som överenskommits i arbetskontraktet eller i handlingen om tjänsteutnämning och som utgör inkomsttagarens arbetstid per vecka. När veckoarbetstiden varierar, lämnas denna punkt tom. Den ordinarie avtalade veckoarbetstiden är en kompletterande uppgift i inkomstregistret, det vill säga att det är frivilligt för prestationsbetalaren att anmäla den.

9 Avlöningsform

Avlöningsformen beskriver grunden för inkomsttagarens lön. Lönen kan basera sig på månadslön, timlön eller ackordslön. Samma anställningsförhållande kan omfatta flera olika avlöningsformer. Som avlöningsform anmäls den form som överenskommits i arbetskontraktet eller i handlingen om tjänsteutnämning.

Ett eller flera av följande alternativ ska väljas som avlöningsform:

• Månadslön, då lönen baserar sig på månadslön.
• Timlön, då lönen baserar sig på det utförda antalet arbetstimmar och timpriset.
  • Ackordslön, då det handlar om prestationslön, som betalas ut på basis av utförande av en på förhand avtalad arbetshelhet. Ackordslön väljs också då lönen omfattar provisionslön eller annan prestationsbaserad lön.

Som avlöningsform är det möjligt att välja flera alternativ, om den lön som ska anmälas innehåller olika avlöningsformer.

Till exempel i arbetskontraktet för en försäljningsrepresentant är det möjligt att det överenskommits att lönen består av såväl en månadslön som en provisionslön. I så fall anmäls i inkomstregistret månadslönen och ackordslön, som omfattar provisionslön, som avlöningsform.

Avlöningsformen är en kompletterande uppgift i inkomstregistret, det vill säga att det är frivilligt för prestationsbetalaren att anmäla den.

10 Anställningsförhållandets giltighet

Anställningsförhållandets giltighet avser tiden mellan anställningsförhållandets startdatum och slutdatum. Giltighetstiden kan anmälas vad gäller anställnings- och tjänsteförhållanden och andra former av anställningsförhållanden enligt OffPL (uppdrag, förtroendeuppgifter och -uppdrag samt avtal för närstående- och familjevårdare). Med denna uppgift utreder användarna av uppgifterna i inkomstregistret till exempel inkomsttagarens rätt till en förmån. Om anställningsförhållandets giltighet anmälts till inkomstregistret, begärs inte denna uppgift längre separat av prestationsbetalaren.

Vad gäller anställningsförhållanden som försäkrats enligt OffPL och anställningsförhållanden hos Finlands Bank är det obligatoriskt att anmäla anställningsförhållandets giltighet. I övriga fall är anställningsförhållandets giltighet en kompletterande uppgift.

10.1 Start- och slutdatum för anställningsförhållandet

Som startdatum för anställningsförhållandet anmäls startdatumet för ett oavbrutet anställningsförhållande. Startdatumet ändras inte till exempel då en visstidsanställning ändras. Ett anställningsförhållande anmäls inte som oavbrutet om arbetsgivaren slås samman med en annan (t.ex. vid fusion) eller om pensionsskyddet byts. Ett anställningsförhållande anses vara oavbrutet då det pågår utan en enda dags avbrott. Om ett anställningsförhållande fortsätter utan avbrott, anmäls samma startdatum för anställningsförhållandet på alla anmälningar om inkomsttagarens löneuppgifter.

Ett anställningsförhållande som försäkrats enligt OffPL kan börja tidigast från början av den månad som följer efter den månad då personen uppnår den fastställda minimiåldersgränsen för försäkringsskyldigheten. Anställningsförhållandet upphör senast i slutet av den månad då personen uppnår den övre åldersgränsen. Anställningsförhållandet avbryts då pensionsskyddet upphör eller ändras.

Flera giltighetstider för ett anställningsförhållande kan förekomma under samma löneperiod. Ett anställningsförhållande som börjar i framtiden kan anmälas till inkomstregistret tidigast 45 dagar innan det börjar.

Anställningsförhållandets slutdatum anges om anställningsförhållandet är tidsbundet. Slutdatumet anmäls genast då det är känt av prestationsbetalaren. Om slutdatumet för en visstidsanställning är känt redan då anställningsförhållandet börjar, anmäls slutdatumet redan då uppgifterna om anställningsförhållandet anmäls för första gången. Som visstidsanställning ses också ett anställningsförhållande som överenskommits att upphöra då en viss på förhand överenskommen uppgift utförts. I så fall anmäls slutdatumet för anställningsförhållandet genast då det är känt.

Slutdatumet för ett anställningsförhållande anmäls också då slutdatumet för ett anställningsförhållande som gäller tills vidare är känt eller då anställningsförhållandet upphört.

Om orsaken till avslutandet av anställningsförhållandet anmälts, ska slutdatumet alltid anmälas.

10.1.1 Inkomsttagare som kallas in till arbete vid behov eller som har korta anställningsförhållanden

Vad gäller inkomsttagare som kallas in vid behov, med ett anställningsförhållande som gäller tills vidare, kan uppgifterna om anställningsförhållandet anmälas på något av följande sätt:

• Alla arbetsperioder för en inkomsttagare under löneutbetalningsperioden anmäls med en anmälan om löneuppgifter med separata giltighetstider på anställningsförhållandet.

Exempel 2: En inkomsttagares löneutbetalningsperiod är 1.1–31.1. Lönen för det sista anställningsförhållandet (31.1–5.2.), vilken förvärvats 31.1, ingår inte i löneutbetalningen för denna löneutbetalningsperiod. I det fallet anmäls som anställningsförhållande giltighetstiden för övriga anställningsförhållanden under löneutbetalningsperioden i fråga, men inte anställningsförhållandet 31.1–5.2, som anmäls i anmälan för följande löneperiod. Vad gäller lönetilläggen är det inte av betydelse med vilken löneutbetalningsperiod de betalas och anmäls. Det rekommenderas att intjäningstiden, det vill säga intjänandeperioden, anmäls för alla inkomstslag.

• En visstidsanställning för en inkomsttagare anmäls som oavbruten giltighetstid så länge som anställningsförhållandet fortsätter. I så fall anmäls de exakta arbetsperioderna med uppgiften ”Arbetsperioder i Finland”.

Exempel 3. En inkomsttagare har ett anställningsförhållande som är i kraft 1.11–30.11 och inkomsttagaren har kallats in till jobb 5–8.11, 10–12.11, 13–18.11 och 28–30.11. Man anmäler att anställningsförhållandets giltighetstid är 1.11–30.11 och de faktiska arbetsdagarna anmäls som arbetsperiod i Finland.

I enlighet med anvisningarna ovan anmäls också inkomsttagarens återkommande korta anställningsförhållanden. I så fall förutsätter OffPL att registreringsgrunden av anställningsförhållandena är densamma. Korta återkommande anställningsförhållanden kan också anmälas med separata anmälningar om löneuppgifter.

10.1.2 Parallella OffPL-anställningsförhållanden

Om en inkomsttagare har flera parallella anställningsförhållanden, vars registreringsgrund är densamma, kan de anmälas med samma anmälan om löneuppgifter. Som startdatum för giltighetstiden anmäls i så fall det tidigaste startdatumet för de parallella giltiga anställningsförhållandena och det senaste slutdatumet. I sådana fall ska personen under hela den anmälda tiden ha ett gällande anställningsförhållande utan avbrott på ens en dag hos arbetsgivaren i fråga eller en underorganisation. Parallella anställningsförhållanden kan också anmälas som separata anmälningar om löneuppgifter.

Om parallella anställningsförhållanden har olika yrkesbeteckningar, anmäls det huvudsakliga yrket. Om inkomsttagaren arbetar lika mycket i de olika uppgifterna, väljer prestationsbetalaren ett av yrkena som det huvudsakliga yrket. Om en inkomsttagare har flera återkommande anställningsförhållanden, anmäls de exakta arbetsperioderna som ”Arbetsperioder i Finland”-uppgifter. Dessa uppgifter överförs inte till bruk för pensionsförsäkrarna.

Om registreringsgrunden för parallella OffPL-anställningsförhållanden inte är den samma, ska uppgifterna anmälas som separata anmälningar om löneuppgifter.

10.2 Orsak till avslutande av anställningsförhållande

Orsaken till avslutande av anställningsförhållande anmäls enligt det valda kodsystemet.

Kevas koder är pensionsskyddspecifika koder som administreras av Keva, med en kod för ett avlutat anställningsförhållande för varje pensionsskydd. Kodsystem för olika pensionsskydd finns på Kevas webbplats på adressen www.keva.fi.

Finlands Banks koder är koder som administreras av Finlands Bank.

Inkomstregistrets koder, är koder som administreras av inkomstregistret. Dessa koder är tillgängliga för alla prestationsbetalare. Värdena i de koder som administreras av inkomstregistret är de följande:

Om inkomstregistrets koder används, ska något av följande alternativ väljas som orsak till avslutande av anställningsförhållandet:

• Uppsägning på eget initiativ, då arbetstagaren själv avslutar sitt anställningsförhållande.
  • Annan orsak, om det i koderna inte finns ett lämpligt alternativ för anställningsförhållandets slut. En annan orsak kan vara till exempel en anställds död.
  • Personrelaterad orsak, om den anställde med eget förfarande orsakat att anställningsförhållandet upphört. Sådana kan vara till exempel försummelse av arbetsuppgifterna eller arbete i berusat tillstånd.
  • Produktionsorsaker och ekonomiska orsaker, då anställningsförhållandet upphör av produktionsorsaker och ekonomiska orsaker.
  • Gemensam överenskommelse om avslutande av anställningsförhållandet, då arbetsgivaren och arbetstagaren tillsammans kommer överens om att avsluta anställningsförhållandet och dess villkor.
  • Pensionering, då anställningsförhållandet upphör då en anställd går i ålderspension. I så fall rekommenderas det att anmäla också intjäningsperioderna för inkomstslagen.
    • Avslutande av tidsbundet anställningsförhållande, då slutdatumet för anställningsförhållandet överenskommits i arbetskontraktet eller i handlingen om tjänsteutnämning. Avslutande av tidsbundet anställningsförhållande anmäls som orsak till avslutande av anställningsförhållande, då anställningsförhållandet avgränsats att pågå under den tid då en viss arbetsuppgift utförs, till exempel fram till dess att byggarbetet på en byggarbetsplats slutförts.

Om ett anställningsförhållande avslutas utifrån ålderspension, är orsaken till avslutandet en obligatorisk uppgift för alla prestationsbetalare.

De arbetsgivare som omfattas av pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) och Finlands Bank ska i sina anmälningar för pensionsförsäkrarnas behov använda egna pensionsskyddspecifika koder för orsakerna för avslutandet av ett anställningsförhållande. Orsaken till avslutandet är en obligatorisk uppgift om slutdatumet angetts och det handlar om ett anställningsförhållande som försäkrats enligt OffPL eller om ett anställningsförhållande hos Finlands Bank.

Värden enligt det kodsystem som inkomstregistret administrerar överförs varken till OffPL-försäkrare eller till Finlands Bank. Det rekommenderas dock att arbetsgivarna i fråga om sina anmälningar också ger värden enligt det kodsystem som inkomstregistret administrerar, så att övriga informationsanvändare kan dra nytta av dessa.

Uppgifter om orsaken till avslutande av anställningsförhållande behövs till exempel då inkomsttagarens rätt till förmånen avgörs.

11 Exempel på anmälan av uppgifter om ett anställningsförhållande

Anställningsförhållandet för en inkomsttagare är under löneutbetalningsperioden 1–30.11.20xx till en början en deltidsanställning som är tidsbunden. Deltidsprocenten är 64,94, då den arbetstid som ska tillämpas för en heltidsanställd är 38,5 timmar inom branschen. Följaktligen är den ordinarie veckoarbetstiden för deltidsarbete 25 timmar. Avlöningsformen är månadslön. Anställningsförhållandet började 15.2.20xx och visstidsanställningen upphör 31.12.20xx. Löneutbetalningsdagen är den 20:e i månaden.

Anställningsförhållandet ändras från och med 16.11.20xx. Anställningsförhållandet ändras till en heltidsanställning som gäller tillsvidare. Avlöningsformen förblir oförändrad som månadslön.

Prestationsbetalaren anmäler uppgifter om anställningsförhållandet till inkomstregistret enligt följande:

Anmälan 1:

De arbetsgivare som omfattas av OffPL och Finlands Bank ska i sina anmälningar använda egna pensionsskyddspecifika koder för orsakerna för avslutandet av ett anställningsförhållande.

När uppgifterna om ett anställningsförhållande ändras, anmäler prestationsbetalaren uppgifterna till inkomstregistret med en annan anmälan:

Anmälan 2: