Anmälan av information till inkomstregistret: arbetsgivarens separata anmälan

Anvisningen är avsedd för prestationsbetalare. Anvisningen innehåller en beskrivning av

• de situationer då arbetsgivarens separata anmälan ska lämnas
• när och hur man lämnar in arbetsgivarens separata anmälan
• vilka uppgifter som anmäls med arbetsgivarens separata anmälan
• de situationer då ett hushåll ska lämna in arbetsgivarens separata anmälan.

1 Allmänt om arbetsgivarens separata anmälan

Så gott som alla löneuppgifter som arbetsgivaren eller en annan prestationsbetalare har anmält ska anmälas till inkomstregistret med en anmälan om löneuppgifter. Utöver det ska betalaren vid behov inlämna arbetsgivarens separata anmälan om uppgifter som inte gäller enskilda inkomsttagare.

Med arbetsgivarens separata anmälan anmäler betalaren

• det sammanlagda belopp av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter som betalats under rapporteringsmånaden i fråga och därav eventuellt gjorda avdrag
• uppgiften Ingen lönebetalning, om betalaren är införd i Skatteförvaltningens arbetsgivarregister och inte har betalat några löner alls under månaden i fråga.

Med arbetsgivarens separata anmälan anmäls uppgifterna betalarspecifikt, medan anmälan om löneuppgifter inlämnas separat för varje inkomsttagare. Därmed ska arbetsgivaren inlämna minst två anmälningar till inkomstregistret för varje löneutbetalningsmånad: anmälan om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälan. För varje rapporteringsmånad kan man inlämna arbetsgivarens separata anmälan endast en gång.

Arbetsgivaren ska betala och anmäla arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift på eget initiativ. Uppgiften inlämnas till inkomstregistret månadsvis. Närmare information om betalningen av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift och betalningstiderna finns på Skatteförvaltningens webbplats på adressen skatt.fi.

I beskattningen betraktas en arbetsgivare antingen som en regelbunden eller en tillfällig arbetsgivare. Detta specificerar de uppgifter som ska inlämnas med arbetsgivarens separata anmälan samt tidpunkten då uppgifterna ska inlämnas. För hushållens skyldighet att inlämna arbetsgivarens separata anmälan gäller vissa särskilda bestämmelser som beskrivs i kapitel 6.

Med inkomsttagare avses personer och företag till vilka en prestation betalas.

Tillfällig arbetsgivare och avtalsarbetsgivare är begrepp som används av arbetspensionsförsäkringsbolagen. Med dessa begrepp anges om prestationsbetalaren har slutit ett avtal om pensionsförsäkring med ett arbetspensionsförsäkringsbolag eller inte.

• En tillfällig arbetsgivare (arbetspensionsförsäkring) betalar högst 8 334 euro i löner under sex månader (2017) och har ingen fast anställd personal. En tillfällig arbetsgivare har inget giltigt pensionsförsäkringsavtal med ett arbetspensionsförsäkringsbolag.

• Om en arbetsgivare har en fast anställd arbetstagare eller betalar över 8 334 euro i löner under sex månader (2017), ska arbetsgivaren sluta ett avtal om pensionsförsäkring med ett arbetspensionsförsäkringsbolag. Därmed blir betalaren en avtalsarbetsgivare.

Begreppen tillfällig arbetsgivare och regelbunden arbetsgivare hänför sig till Skatteförvaltningens arbetsgivarregistrering.

• En regelbunden arbetsgivare betalar ut lön regelbundet till två eller flera löntagare eller samtidigt till minst sex löntagare i temporära anställningsförhållanden som är avsedda att vara kortvariga. En arbetsgivare som betalar ut löner regelbundet ska anmäla sig till Skatteförvaltningens arbetsgivarregister innan löneutbetalningarna inleds. En regelbunden arbetsgivare ska inlämna arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret månadsvis.

• En tillfällig arbetsgivare (Skatteförvaltningens arbetsgivarregister) har under skatteåret endast en löntagare i sin tjänst eller högst fem löntagare vars anställningsförhållanden är kortare än ett kalenderår. En arbetsgivare som betalar ut löner tillfälligt är inte skyldig att anmäla sig till arbetsgivarregistret. En tillfällig arbetsgivare ska inlämna arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret endast för de månader då hen betalar ut lön.

En tillfällig arbetsgivare kan emellertid anmäla sig till arbetsgivarregistret om hen så önskar. I så fall behandlas arbetsgivaren som en regelbunden arbetsgivare och arbetsgivarens separata anmälan ska inlämnas för varje månad.

Arbetsgivarregistret är ett offentligt register som upprätthålls av Skatteförvaltningen över arbetsgivare som regelbundet betalar ut löner. Bestämmelser om arbetsgivarregistret finns i lagen om förskottsuppbörd. Ytterligare information om arbetsgivare som betalar ut löner regelbundet eller tillfälligt finns på Skatteförvaltningens webbplats på adressen skatt.fi.

I denna anvisning avses med en hushållsarbetsgivare en fysisk person eller ett dödsbo vars löneutbetalningar inte hänför sig till hushållets närings- eller förvärvsverksamhet. En hushållsarbetsgivare kan vara en tillfällig eller en regelbunden arbetsgivare. Mer detaljerad information om hushållens anmälningsskyldigheter finns i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: hushåll som arbetsgivare (publiceras senare under 2018).

2 Vem ska inlämna arbetsgivarens separata anmälan?

En regelbunden arbetsgivare ska inlämna arbetsgivarens separata anmälan för varje månad. Anmälan ska inlämnas även för de månader då man inte har betalat ut några löner.

En tillfällig arbetsgivare ska inlämna arbetsgivarens separata anmälan endast för löneutbetalningsmånaderna, dvs. för de månader som hen ska även inlämna en anmälan om löneuppgifter för inkomsttagare. En tillfällig arbetsgivare behöver inte inlämna arbetsgivarens separata anmälan för de månader då några löner inte betalas ut.

Om ett hushåll är en arbetsgivare som betalar lön tillfälligt, ska det inlämna arbetsgivarens separata anmälan för löneutbetalningsmånaderna endast då det betalar över 1 500 euro per kalenderår till en och samma inkomsttagare. Om en hushållsarbetsgivare betalar en inkomsttagare 1 500 euro eller mindre under kalenderåret, behöver hen inte betala arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift eller inlämna arbetsgivarens separata anmälan. Se närmare i kapitel 6: När ska ett hushåll lämna in arbetsgivarens separata anmälan?

3 När och hur inlämnar man arbetsgivarens separata anmälan?

Arbetsgivarens separata anmälan inlämnas elektroniskt. Anmälan kan inlämnas till inkomstregistret direkt från löneadministrationssystemet via det tekniska gränssnittet. Anmälan kan också inlämnas i inkomstregistrets e-tjänst antingen genom att ladda upp den som en fil eller genom att mata in uppgifterna för en enskild anmälan med en webblankett. Anmälan kan också inlämnas på webbplatsen Palkka.fi.

Uppgifterna kan inlämnas med en pappersblankett endast av särskilda skäl, t.ex. i situationer där man rimligen inte kan förvänta sig att uppgifter inlämnas elektroniskt, t.ex. när en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utlänning inte har möjlighet att inlämna uppgifter elektroniskt.

Arbetsgivarens separata anmälan ska inlämnas månatligen, senast den femte dagen i den kalendermånad som följer efter löneutbetalningsmånaden. Om anmälan ska inlämnas in på en helgfri lördag eller en helgdag, kan uppgifterna anmälas på den nästföljande vardagen. Om arbetsgivarens separata anmälan inlämnas undantagsvis med en pappersblankett, ska anmälan inlämnas senast den åttonde dagen i den kalendermånad som följer efter löneutbetalningsmånaden.

Om arbetsgivaren stryks ur Skatteförvaltningens arbetsgivarregister, ska arbetsgivarens separata anmälan ännu inlämnas för den löneutbetalningsmånad då registreringen har upphört. Anmälan ska inlämnas även om några löner inte har betalats ut under denna månad.

4 Vilka uppgifter ska anmälas?

Med arbetsgivarens separata anmälan ska man anmäla följande uppgifter:

• uppgifter om prestationsbetalaren, kontaktperson, datum för anmälan och rapporteringsperiod
• tekniska uppgifter om materialet, om uppgifterna inlämnas via det tekniska gränssnittet eller genom att ladda upp dem som en fil i e-tjänsten
• totalbeloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift, om löner har betalats ut
• eventuella avdrag på totalbeloppet av sjukförsäkringsavgiften
• uppgiften Ingen lönebetalning, om några löner inte har betalats ut och prestationsbetalaren är en regelbunden arbetsgivare.

Om man anmäler uppgiften Ingen lönebetalning, ska man även anmäla

• uppgifter om betalarens arbetspensionsförsäkring (pensionsarrangemangnummer och arbetspensionsanstaltens bolagskod)
• uppgifter om betalarens arbetsolycksfallsförsäkringar (arbetsolycksfallsförsäkringsbolagets identifierare och försäkringsnummer), om prestationsbetalaren har flera samtidigt gällande arbetsolycksfallsförsäkringar.

4.1 Rapporteringsperiod

I anmälan ska man specificera den period för vilken uppgifterna anmäls till inkomstregistret. Rapporteringsperiodens kalendermånad och år ska anmälas.

Uppgiften Ingen lönebetalning kan anmälas för sex kalendermånader på förhand. Därför kan det betalningsår som anmäls vara endast antingen det innevarande eller det påföljande året.

Totalbeloppet för arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift och beloppet för avdragen från arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift kan anmälas tidigast en månad före ingången av rapporteringsmånaden. Till exempel uppgifterna för mars kan anmälas tidigast den 1 februari.

4.2 Uppgiften Ingen lönebetalning

Om arbetsgivaren är införd i Skatteförvaltningens arbetsgivarregister dvs. är en regelbunden arbetsgivare och inte har betalat några löner alls under månaden i fråga, ska man anmäla uppgiften Ingen lönebetalning med arbetsgivarens separata anmälan.

Uppgiften anmäls endast om arbetsgivaren inte har betalat ut några prestationer alls under månaden i fråga. T.ex. om arbetsgivaren har endast betalat ut skattefria kostnadsersättningar, t.ex. skattefria kilometerersättningar, ska uppgiften Ingen lönebetalning inte anmälas. Med den separata anmälan anger man beloppet av sjukförsäkringsavgift 0 euro.

Uppgiften Ingen lönebetalning anges separat för varje månad då arbetsgivaren inte har betalat ut några löner. Uppgiften kan anmälas för sex kalendermånader på förhand, om man inte har för avsikt att betala ut löner under det närmaste halvåret. Om man ändå betalar ut löner under denna period, ska man inlämna en ersättande anmälan med korrekta uppgifter för löneutbetalningsmånaden.

När man anmäler uppgiften Ingen lönebetalning, ska man även anmäla uppgifterna om betalarens arbetspensions- och arbetsolycksfallsförsäkring. På basis av dessa uppgifter får arbetspensionsanstalterna och arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen uppgift från inkomstregistret om att betalaren inte betalar ut löner under denna månad.

En tillfällig arbetsgivare (Skatteförvaltningens arbetsgivarregister) som inte betalar ut några löner under månaden behöver inte inlämna arbetsgivarens separata anmälan och därmed inte heller anmäla uppgiften Ingen lönebetalning för månaden i fråga.

Uppgiften Ingen lönebetalning kan inte anmälas separat för en annan underorganisation.

4.3 Arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift (totalt)

Arbetsgivaren ska beräkna och anmäla eurobeloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift med arbetsgivarens separata anmälan, eftersom sjukförsäkringsavgiften är en skatt som betalas på eget initiativ. Arbetsgivaren beräknar beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift på basis av de löner som hen betalat ut under månaden i fråga och anmäler det med arbetsgivarens separata anmälan under punkten Arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift (totalt). Här anmäler man inte totalbeloppet för lönerna.

Om man på basis av de löner och andra prestationer som betalats ut under rapporteringsmånaden inte behöver betala någon sjukförsäkringsavgift, ska arbetsgivaren ange 0 euro på punkten Arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift (totalt). T.ex. då arbetsgivaren under månaden endast har betalat ut skattefria kostnadsersättningar, ska arbetsgivaren ange 0 euro på punkten Arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift (totalt).

Om man med de anmälningar om löneuppgifter som inlämnats under månaden anmäls endast sådan inkomst som inte omfattas av arbetspensionsförsäkringen, behöver arbetsgivaren inte anmäla arbetspensionsanstaltens bolagskod eller pensionsarrangemangnummer med arbetsgivarens separata anmälan. Det är inte fråga om en situation av Ingen lönebetalning, eftersom man har betalat ut inkomster.

Totalbeloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift ska anges i sin helhet. Avdrag från arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift anmäls med sitt eget inkomstslag.

Den egentliga arbetsgivaren anmäler och betalar arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift även för de löner som en ställföreträdande betalare har betalat och för vilka den ställföreträdande betalaren har verkställt förskottsinnehållningen. Löner som en ställföreträdande betalare har betalat ut beaktas i beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift under den månad då den ställföreträdande betalaren har betalat lönen. Se mer detaljerad information i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: prestationer som betalas av en ställföreträdande betalare (publiceras senare på svenska).

4.4 Avdrag från arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift

I vissa situationer kan arbetsgivaren få tillbaka den arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift som hen betalat. En sådan situation uppstår t.ex. om arbetsgivaren har betalat ut lön till en arbetstagare, och arbetsgivaren har samtidigt erhållit pension eller dagpenning som baserar sig på lag eller någon annan förmån som ersättning för inkomstbortfall som beviljats en löntagare. Arbetsgivaren har rätt att från Skatteförvaltningen få tillbaka arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift som arbetsgivaren har betalat till den del sjukförsäkringsavgiften motsvarar den prestation som har betalats till arbetsgivaren. [RP 97/2017]

Betalaren anmäler det belopp av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift som ska dras av med arbetsgivarens separata anmälan under punkten Avdrag från arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift. Beloppet anmäls med den separata anmälan för den månad då avdraget har gjorts. Skyldigheten att betala arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter minskar för denna månad och Skatteförvaltningen återbetalar arbetsgivarens överbetalda sjukförsäkringsavgift inklusive räntor.

Exempel: En arbetsgivare har på basis av lön som hen betalat ut i maj 2020 erhållit en dagpenningsförmån i februari 2021. Arbetsgivaren lämnar en ersättande separat anmälan för maj 2020 och anmäler avdragen under punkten Avdrag från arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift samt den tidigare anmälda uppgiften Arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift (totalt) på nytt.

Betalaren kan om hen så önskar göra avdraget även under den innevarande perioden, dvs. då betalaren får veta om förmånsbeslutet. I så fall minskar beloppet för sjukförsäkringsavgiften för den innevarande perioden, men betalaren får inte någon kompensationsränta som hen skulle få om avdraget riktades retroaktivt på den ursprungliga perioden.

5 Hur korrigerar man arbetsgivarens separata anmälan?

Uppgifterna i arbetsgivarens separata anmälan korrigeras på samma sätt som löneuppgifter som anmälts till inkomstregistret. Korrigeringen beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret, särskilt i kapitel 7, Korrigering av uppgifter i arbetsgivarens separata anmälan.

I anvisningen beskrivs korrigering av uppgifter även i en situation där man märker att inkomsttagaren inte har rätt till den prestation som har betalats till honom/henne och som har anmälts till inkomstregistret (Korrigering av uppgifter i inkomstregistret, kapitel 3.1, Ogrundad förmån). En ogrundad förmån anmäls i regel genom att inlämna en ersättande anmälan med anmälan om löneuppgift för den betalningsdag som inkomsten ursprungligen har anmälts till inkomstregistret. Arbetsgivarens separata anmälan för denna löneutbetalningsmånad ska också korrigeras med en ersättande anmälan, eftersom en ogrundad förmån inte omfattas av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift.

I vissa situationer kan man inte använda sig av ersättande förfarande, utan den tidigare separata anmälan ska makuleras och därefter ska en ny anmälan med korrekta uppgifter inlämnas.

Uppgifter ska korrigeras genom att makulera en tidigare anmälan och göra en ny anmälan i följande situationer:

• korrigering av rapporteringsperioden
• korrigering av prestationsbetalarens kundnummer
• korrigering av en arbetspensionsanstalts bolagskod eller pensionsarrangemangnummer
• korrigering av ett arbetsolycksfallsförsäkringsbolags identifierare eller försäkringsnummer.

6 När ska ett hushåll lämna in arbetsgivarens separata anmälan?

En hushållsarbetsgivare är inte skyldig att verkställa förskottsinnehållning eller att betala arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift, om betalningen till en och samma inkomsttagare inte årligen överstiger 1 500 euro och prestationen inte hänför sig till den av betalaren bedrivna närings- eller annan förvärvsverksamhet (förordningen om förskottsuppbörd, 1124/96). För att ett hushåll som är en tillfällig arbetsgivare (Skatteförvaltningens arbetsgivarregister) inte skulle behöva inlämna tomma (0 euro) arbetsgivarens separata anmälningar i situationer där det inte behöver betala arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift, tillämpas gränsen på 1 500 euro på hushållens anmälningsförfarande.

Om en hushållsarbetsgivare betalar en inkomsttagare 1 500 euro eller mindre under kalenderåret, behöver hen inte betala arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift eller inlämna arbetsgivarens separata anmälan.

Exempel: En hushållsarbetsgivare har betalat en barnskötare 200 euro i lön i mars. Hushållet har inte tidigare betalat lön till samma barnskötare och bedömer att man under kalenderåret kommer att betala högst 1 000 euro i lön till samma barnskötare. Hushållet inlämnar en anmälan om löneuppgifter för mars och anmäler det utbetalda lönebeloppet. Hushållet betalar inte arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift, och behöver därmed inte inlämna arbetsgivarens separata anmälan för mars.

Om hushållet vet redan under den första löneutbetalningsmånaden att den årliga gränsen på 1 500 euro kommer att överskridas, ska hushållet verkställa förskottsinnehållningen och betala arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift på basis av den lön det betalat redan från den första löneutbetalningsmånaden. Hushållet ska inlämna arbetsgivarens separata anmälan för varje löneutbetalningsmånad.

Uppskattningen om det lönebelopp som betalas ut kan ändras under året. Om ett hushåll har bedömt att den lön som under året betalas ut till en och samma inkomsttagare är högst 1 500 euro, har hushållet inte behövt verkställa förskottsinnehållningen på lönen eller betala arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter.

Om man emellertid betalar över 1 500 euro i löner under året, ska förskottsinnehållningen verkställas på lönen från och med att gränsen på 1 500 euro överskrids. Förskottsinnehållning behöver inte verkställas retroaktivt på löner som betalats ut tidigare. Man ska emellertid betala arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift för hela årets lönebelopp.

Arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift som betalas för hela årets lönebelopp kan anmälas som ett totalbelopp i den separata anmälan för den månad då den årliga gränsen på 1 500 euro har överskridits. Några sanktioner påförs inte hushållet för att totalbeloppet för arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift anmäls i sin helhet först under detta skede.

Exempel: En hushållsarbetsgivare betalar en barnskötare 400 euro i lön i november. Hushållet har tidigare betalat barnskötaren sammanlagt 1 200 euro i lön, och därmed överskrids gränsen på 1 500 euro vid löneutbetalningen i november. Hushållet lämnar en anmälan om löneuppgifter för november och anmäler lönebeloppet (400 euro) och den förskottsinnehållning som har verkställts på detta belopp. Hushållet inlämnar arbetsgivarens separata anmälan för november, och anmäler beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift enligt 1 600 euro under Arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift (totalt). Hushållet behöver inte inlämna arbetsgivarens separata anmälan för de tidigare månader då det har betalat ut lön till barnskötaren. Hushållet betalat hela beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift senast den 12 december. Närmare information om betalningen av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift och betalningstiderna finns på Skatteförvaltningens webbplats på adressen skatt.fi. Hushållet inlämnar arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret senast den femte dagen på den kalendermånad som följer efter löneutbetalningsmånaden.