Seloste henkilötietojen käsittelystä positiivisessa luottotietorekisterissä ja asiakaspalvelussa

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus), 12–14 artikla

Positiivinen luottotietorekisteri on valtakunnallinen luottotietoja sisältävä rekisteri, jonka tarkoituksena on varmistaa luottotietojen saatavuus positiivisesta luottotietorekisteristä annetussa laissa (739/2022) säädettyihin käyttötarkoituksiin.

Positiivisen luottotietorekisterin rekisterinpitäjä on Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö. Tulorekisteriyksikkö ja Verohallinto ovat kuitenkin yhteisrekisterinpitäjiä positiivista luottotietorekisteriä koskevan tietojärjestelmän teknisen ylläpidon, toimivuuden, tietoturvallisuuden ja kehittämisen osalta. Tulorekisteriyksikkö vastaa henkilötietojen ja niihin liittyvien luottotietojen ja muiden tietojen vastaanottamisesta, säilyttämisestä ja luovuttamisesta sekä muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta.

Positiivisessa luottotietorekisterissä käsitellään luonnollisten henkilöiden yksilöinti- ja yhteystietoja, elinkeinonharjoittajien ilmoittamia yhteyshenkilöiden henkilötietoja, asiakaspalvelussa kerättyjä henkilötietoja ja puhelutallenteita sekä positiivisen luottotietorekisterin verkkosivujen havainto- ja palautelomakkeilla kerättyjä henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä	Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö PL 325, 00052 VERO Käyntiosoite: Vääksyntie 4, Helsinki
Henkilötietojen käsittelijät	Pilvialustan toimittajana on Microsoft. Varmennepalvelun toimittajana on Digia Oyj. Asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöpalvelutoimittajana on Tietoevry Oyj. Sovellushallinnan palveluissa käytetään seuraavia toimijoita: Innofactor Software Oy, Gofore Oyj, Gofore Verify Oy ja Advania Finland Oy. Sovellushallinnassa henkilötietoja käsitellään palvelunhallintajärjestelmässä, jonka toimittajana on ServiceNow. Digitointipalvelujen toimittajana on Posti Messaging Oy
Verohallinnon tietosuojavastaava	Noora Kontro Hanna-Mari Korva PL 325, 00052 VERO Valtakunnallinen puhelinvaihde: 029 512 000
Rekisteröidyt	1) Väestötietojärjestelmän tiedot Rekisteröityjä ovat väestötietojärjestelmään merkityt Suomen kansalaiset ja Suomessa asuvat ulkomaalaiset. 2) Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän tiedot Rekisteröityjä ovat yritys- ja yhteisötietojärjestelmään sisältyvät yksityiset elinkeinonharjoittajat. 3) Elinkeinonharjoittajien yhteyshenkilöiden tiedot Rekisteröityjä ovat elinkeinonharjoittajien ilmoittamat yhteyshenkilöt. Kun elinkeinonharjoittaja ilmoittautuu tiedon ilmoittajaksi positiiviseen luottotietorekisteriin, se voi ilmoittaa seuraavat yhteyshenkilöt: ilmoittautumisen yhteyshenkilö yhteyshenkilö sisällöllisissä asioissa yhteyshenkilö teknisissä asioissa varmenteen tekninen yhteyshenkilö Kun elinkeinonharjoittaja hakee positiivisen luottotietorekisterin tietolupaa Tulorekisteriyksiköltä, se voi ilmoittaa seuraavat yhteyshenkilöt: tietolupahakemuksen yhteyshenkilö yhteyshenkilö sisällöllisissä asioissa yhteyshenkilö teknisissä asioissa varmenteen tekninen yhteyshenkilö tietoturvallisuuden vastuuhenkilö tietosuojan vastuuhenkilö laskutuksen yhteyshenkilö Lisäksi elinkeinonharjoittajan ilmoittaman päätöksen tiedoksianto-osoitteen yhteydessä voi olla henkilötietoja. 4) Asiakaspalvelussa kerätyt henkilötiedot Rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka ovat ottaneet yhteyttä positiivisen luottotietorekisterin asiakaspalveluun. 5) Havainto- ja palautelomakkeilla kerätyt henkilötiedot Rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka ovat lähettäneet positiivisen luottotietorekisterin verkkosivuilla olevan havainto- tai palautelomakkeen.
Käsiteltävät henkilötiedot	1) Väestötietojärjestelmän tiedot Positiivisessa luottotietorekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi tunnistetiedot, kuten henkilötunnus tai ulkomainen henkilönumero osoitteet turvakielto äidinkieli ja asiointikieli Tiedot on saatu tulotietojärjestelmästä, josta ne on luovutettu positiiviseen luottotietorekisteriin tulotietojärjestelmästä annetun lain (53/2018) 13 a §:n perusteella. Tulotietojärjestelmään tiedot on tallennettu väestötietojärjestelmästä. Tulorekisteriyksiköllä on oikeus päivittää tietojaan väestötietojärjestelmästä ja tarkistaa luonnollisen henkilön henkilötiedot niiden oikeellisuuden toteamiseksi. 2) Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän tiedot Positiivisessa luottotietorekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: yksilöintitiedot (Y-tunnus ja henkilötunnus) osoitteet asiointikieli Tiedot on saatu tulotietojärjestelmästä, josta ne on luovutettu positiiviseen luottotietorekisteriin tulotietojärjestelmästä annetun lain (53/2018) 13 a §:n perusteella. Tulotietojärjestelmään tiedot on tallennettu yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Tulorekisteriyksiköllä on oikeus päivittää ja tarkistaa positiivisen luottotietorekisterin sisältämiä ilmoitusvelvollisen tietoja kaupparekisteristä ja yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. 3) Elinkeinonharjoittajien yhteyshenkilöiden tiedot Positiivisessa luottotietorekisterissä käsitellään seuraavia yhteyshenkilöiden henkilötietoja: nimi puhelinnumero osoite laskutusosoite sähköpostiosoite Tiedot on saatu elinkeinonharjoittajilta, jotka ovat ilmoittautuneet tiedon ilmoittajiksi positiiviseen luottotietorekisteriin, hakeneet positiivisen luottotietorekisterin tietolupaa Tulorekisteriyksiköltä tai päivittäneet yhteyshenkilöiden tietoja ilmoittautumisen tai tietolupahakemuksen jälkeen. 4) Asiakaspalvelussa kerätyt henkilötiedot Yhteydenotot asiakaspalveluun kirjataan positiiviseen luottotietorekisteriin, jos asiakas on tunnistettu ja yhteydenotto edellyttää asiakkaan asian tarkempaa selvittämistä. Tällöin positiivisessa luottotietorekisterissä käsitellään tarvittaessa asiakkaan yksilöinti- ja yhteystietoja sekä muita asian selvittämisen kannalta välttämättömiä tietoja, kuten asian kuvaus. Tiedot on saatu henkilöiltä, jotka ovat ottaneet yhteyttä positiivisen luottotietorekisterin asiakaspalveluun. Puhelut positiivisen luottotietorekisterin asiakaspalveluun tallennetaan. Puheluista tallennetaan puhelun alku- ja loppuaika, soittajan numero ja vastaajan nimi sekä äänitallenne. Puhelun tallentamisesta ilmoitetaan asiakkaalle puhelun aluksi. 5) Havainto- ja palautelomakkeilla kerätyt henkilötiedot Positiivisessa luottotietorekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi organisaatio Y-tunnus sähköpostiosoite puhelinnumero Tiedot on saatu henkilöiltä, jotka ovat lähettäneet positiivisen luottotietorekisterin verkkosivuilla olevan havainto- tai palautelomakkeen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	1) Väestötietojärjestelmän tiedot Käsittelyn tarkoituksena on positiivisen luottotietorekisterin tietojen oikeellisuuden varmistaminen ja muiden Verohallinnon Tulorekisteriyksikölle positiivisesta luottotietorekisteristä annetussa laissa säädettyjen tehtävien hoitaminen. 2) Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän tiedot Käsittelyn tarkoituksena on positiivisen luottotietorekisterin tietojen oikeellisuuden varmistaminen ja muiden Verohallinnon Tulorekisteriyksikölle positiivisesta luottotietorekisteristä annetussa laissa säädettyjen tehtävien hoitaminen. 3) Elinkeinonharjoittajien yhteyshenkilöiden tiedot Käsittelyn tarkoituksena on ilmoittautumisten ja tietolupahakemusten ratkaiseminen, positiivisen luottotietorekisterin ilmoittamiseen ja tietojen hyödyntämiseen liittyvä yhteydenpito, luottotietorekisteriotteiden laskutus sekä rajapintayhteyksiin liittyvien toimien suorittaminen. 4) Asiakaspalvelussa kerätyt henkilötiedot Käsittelyn tarkoituksena on asiakkaiden neuvonta, virheiden selvittely ja palautteisiin vastaaminen. Puhelutallenteita käytetään puhelujen sisällön todentamiseen jälkikäteen ja asiakaspalvelun laadun varmistamiseen. 5) Havainto- ja palautelomakkeilla kerätyt henkilötiedot Käsittelyn tarkoituksena on havaintojen käsittely ja palautteisiin vastaaminen.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste	Väestötietojärjestelmän, yritys- ja yhteisötietojärjestelmän ja elinkeinonharjoittajien yhteyshenkilöiden tietojen käsittely perustuu seuraaviin lainkohtiin: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite) Laki positiivisesta luottotietorekisteristä (739/2022) Asiakaspalvelussa kerättyjen henkilötietojen ja havainto- ja palautelomakkeilla kerättyjen henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin lainkohtiin: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), 6 artikla 1 kohdan e alakohta (yleistä etua koskeva tehtävä tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö)
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot kolmansiin maihin	Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Positiiviseen luottotietorekisteriin talletetut tiedot ovat ilmoitusvelvollisen nimeä ja yritys- ja yhteisötunnusta tai ulkomaista organisaatiotunnistetta lukuun ottamatta salassa pidettäviä. Ilmoitusvelvollisten nimeä ja yritys- ja yhteisötunnusta tai ulkomaista organisaatiotunnistetta lukuun ottamatta tietoja positiivisesta luottotietorekisteristä saadaan luovuttaa ainoastaan positiivisesta luottotietorekisteristä annetussa laissa säädettyihin käyttötarkoituksiin sekä julkisuuslain 11 ja 12 §:ssä sekä 26 §:n 3 momentissa ja 29 §:n 1 momentin 3 ja 4 kohdassa säädettyihin käyttötarkoituksiin. Tulorekisteriyksikkö voi saattaa ilmoitusvelvollisen nimen ja yritys- ja yhteisötunnuksen tai ulkomaisen organisaatiotunnisteen yleisesti saataville sähköisen tietoverkon kautta. Henkilötietoja voidaan kuitenkin hakea sähköisen tietoverkon kautta vain yksittäisinä hakuina. Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Microsoftilla voi kuitenkin poikkeuksellisissa yksittäistapauksissa olla pääsy henkilötietoihin tuki- ja ylläpitotoimien yhteydessä. Tiedonsiirroissa tietosuoja-asetuksen mukaisena siirtoperusteena toimii 45 artiklan 1 kohdan mukainen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös (Adequacy decision for the EU-US Data Privacy Framework, C(2023) 4745 final) tai tarvittaessa Euroopan komission julkaisemat vakiosopimuslausekkeet.
Henkilötietojen poistamisen määräajat	Verohallinnon tulorekisteriyksikkö säilyttää tiedot Verohallinnon tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti niin kauan kuin ne ovat Tulorekisteriyksikön lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi tarpeen. Luonnollisten henkilöiden yksilöinti- ja yhteystiedot poistetaan viimeistään kymmenen vuoden kuluttua sen vuoden päättymisestä, jona luonnollinen henkilö on kuollut tai julistettu kuolleeksi. Elinkeinonharjoittajien ilmoittamien yhteyshenkilöiden tiedot poistetaan viimeistään, kun yhteyshenkilö vaihtuu tai elinkeinonharjoittajan ilmoittautuminen tai tietolupa positiiviseen luottotietorekisteriin päättyy. Puhelutallenteita säilytetään enintään kuusi kuukautta. Havainto- ja palautelomakkeita säilytetään sovellushallinnan palvelunhallintajärjestelmässä enintään kaksi vuotta.
Rekisteröidyn oikeudet ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle	Oikeus saada tutustua tietoihin Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista, joita rekisterinpitäjä käsittelee. Jos haluat tutustua omiin tietoihisi, ole yhteydessä positiivisen luottotietorekisterin asiakaspalveluun. Oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Elinkeinonharjoittajan edustaja voi päivittää yhteyshenkilöiden tietoja positiivisen luottotietorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Jos huomaat henkilötiedoissasi virheen ja haluat tehdä oikaisupyynnön, ole yhteydessä positiivisen luottotietorekisterin asiakaspalveluun. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröityä koskevien tietojen käsittelyä esimerkiksi silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, että rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. Jos haluat pyytää käsittelyn rajoittamista, ole yhteydessä positiivisen luottotietorekisterin asiakaspalveluun. Oikeus vastustaa käsittelyä Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos hänellä on siihen jokin henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvä erityinen peruste ja jos henkilötietojen käsittely ei perustu Tulorekisteriyksikön lakisääteisen velvoitteen hoitamiseen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti. Tällöin rekisterinpitäjä saa käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja vain, jos käsittelyyn on sellainen huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia. Jos haluat vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että tietojasi ei käsiteltäisi lainkaan, ole yhteydessä positiivisen luottotietorekisterin asiakaspalveluun. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojensa käsittelystä. Lisätietoja ja ohjeet valituksen tekemiseen löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Sivu on viimeksi päivitetty 29.9.2023