Arvonlisäveron palauttaminen suomalaiselle elinkeinonharjoittajalle muissa EU-maissa

Suomessa toimiva arvonlisäverovelvollinen yritys tekee 1.1.2010 alkaen arvonlisäveron ulkomaalaispalautushakemuksensa toiseen EU-maahan Verohallinnon ylläpitämässä verkkopalvelussa: ALVEU -palvelussa. Palvelu avautui tammikuun alussa 2010.

Uusi sähköinen hakumenettely koskee 31.12.2009 jälkeen tehtyjä hakemuksia. Hakemus voi siten koskea vuoden 2009 verollisia hankintoja. Hakemus on tehtävä viimeistään yhdeksän (9) kuukauden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, johon kuuluvaa ajanjaksoa hakemus koskee. Vuotta 2009 koskevan hakemuksen viimeinen jättöpäivä on siis 30.9.2010 (Määräaikaa vuoden 2009 hakemuksen jättämiselle pidennettiin 31.3.2011 saakka).

Paperista hakemuslomaketta ei voi 1.1.2010 alkaen enää käyttää. Muutos perustuu direktiiviin 2008/9/EY.

Yritys jättää hakemuksensa Verohallinnon ALVEU -palvelun kautta. Palveluun kirjaudutaan Katso -tunnisteella. Yksityinen elinkeinonharjoittaja voi kirjautua palveluun myös tunnistus.fi -palvelun kautta verkkopankkitunnuksilla tai sirullisella henkilökortilla.

Arvonlisäveron palauttamisen perusteet

Kuka ei voi käyttää ALVEU -palvelua?

Hakemuksen jättämisen yhteydessä Verohallinto tarkistaa yrityksen arvonlisäverovelvollisuuden voimassaolon ja välittää tiedon hakemuksen yhteydessä toiseen EU-maahan. Todistusta liiketoiminnan laadusta ei enää liitetä hakemukseen.

Jos yrityksen kotipaikka on Ahvenanmaa, ei ALVEU -palvelua voi käyttää. Sen sijaan ahvenmaalainen yritys voi hakea arvonlisäveron palautusta muista EU-maista käyttäen ns. 13. direktiivin (86/560/EY) menettelyä. Hakemus tehdään palautusmaan lomakkeella ja siihen liitetään mukaan todistus arvonlisäverovelvollisuudesta sekä alkuperäiset laskut. Todistuksen arvonlisäverovelvollisuudesta voi pyytää Maarianhaminan verotoimistosta.

Oikeus arvonlisäveron palautukseen

Suomessa arvonlisäverovelvolliseksi rekisteröity elinkeinonharjoittaja, joka ostaa tavaroita tai palveluja toisesta EU-maasta voi saada ostomaasta hankkimiensa tavaroiden ja palvelujen ostohintaan sisältyvän arvonlisäveron hakemuksesta takaisin. Myös tavaran maahantuonnin yhteydessä maksettu vero voidaan palauttaa.

Suomalaiset elinkeinonharjoittajat ovat oikeutettuja arvonlisäveron palautukseen toisesta EU-maasta ostetuista tavaroista ja palveluista sekä toiseen EU-maahan maahantuoduista tavaroista edellyttäen, että:

• elinkeinonharjoittaja ei ole rekisteröitynyt alv-velvolliseksi eikä elinkeinonharjoittajalla ole velvollisuutta rekisteröityä alv-velvolliseksi kyseisessä valtiossa;
• elinkeinonharjoittajalla ei ole kiinteää toimipaikkaa eikä taloudellisen toimintansa kotipaikkaa kyseisessä valtiossa;
• elinkeinonharjoittaja ei ole harjoittanut kyseisessä valtiossa yhtään kyseisessä valtiossa suoritetuksi katsottavaa tavaroiden luovutusta tai palvelujen suoritusta, kuin seuraavassa lueteltuja:
  • kuljetuspalveluja ja niiden liitännäispalveluja, jotka on vapautettu verosta (direktiivin 2006/112/EY) nojalla
  • sellaisia palveluja, joissa sovelletaan ns. käännettyä verovelvollisuutta, jolloin palvelujen ostaja on arvonlisäverovelvollinen

Hankinnat ovat palautuskelpoisia, jos:

• hankinta liittyy yrityksen Suomessa harjoittamaan liiketoimintaan, joka kyseisessä EU-maassa harjoitettuna olisi aiheuttanut verovelvollisuuden tai oikeuttanut palautukseen; tai
• hankinta liittyy sellaiseen suomalaisen kyseisessä EU-maassa harjoittamaan tavaroiden ja palvelujen myyntiin, josta ostaja on arvonlisäverovelvollinen.

Palautusoikeus vastaa laajuudeltaan kyseisessä valtiossa arvonlisäverovelvollisten yritysten vähennysoikeuksia.

Jos yritys harjoittaa Suomessa sekä sellaista tavaran tai palvelun myyntiä, joka verollista että sellaista, joka on verotonta, hän saa edellä esitetyn mukaisesta palautettavasta verosta enintään verolliseen tavaran tai palvelun myyntiin liittyvän osuuden (Direktiivi 2008/9/EY 6. artikla).

Matkatoimistopalveluihin sovellettavan marginaaliverotuksesta vuoksi suomalainen matkanjärjestäjä/matkatoimisto, ei saa palautusta palveluista ja tavaroista, jotka hän on ostanut omissa nimissään muilta elinkeinonharjoittajilta toisissa EU-maissa välittömästi matkustajan hyväksi.

Yleistä palautusmenettelystä

Hakemus on tehtävä viimeistään yhdeksän (9) kuukauden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, johon kuuluvaa ajanjaksoa hakemus koskee. Hakemuksen viimeinen jättöpäivä on 30.9.

Pienin palautettava määrä on 50 euroa koko kalenterivuodelta ja 400 euroa neljännesvuodelta tai vastaavat määrät palautusmaan kansallisena valuuttana.

Hakemusjakson on oltava saman kalenterivuoden sisällä vähintään kolmen perättäisen kuukauden mittainen jakso. Mahdolliset muut hakemusjaksoon liittyvät rajoitteet on syytä selvittää palautusmaan veroviranomaiselta.

Yritys voi käyttää asiamiestä. Tällöin hakemukseen on liitettävä valtakirja, joka yksilöi tarkasti asiamiehen toimivallat. Koska palautusmailla on erilaisia vaatimuksia liittyen asiamiehen oikeuteen toimia palautuksen vastaanottajana, asia on syytä selvittää palautusmaan veroviranomaiselta.

Palautusmaan veroviranomaiset voivat vaatia vähintään 250 euron polttoainelaskut ja vähintään 1 000 euron muut laskut tai vastaavan suuruiset laskut kansallisessa valuutassa liitettäväksi skannattuina hakemukseen.

Esimerkiksi Ruotsiin ja Itävaltaan tehtäviin hakemuksiin ei liitetä laskuja tai tuontiasiakirjoja.

Kuljetusliikkeen polttoainetankkaukset, jotka maksettu kotimaisen polttoaineyhtiön maksukortilla

Arvonlisäverotuksessa vähennyksen saa tehdä arvonlisäverovelvollisen myyjän antamasta laskusta/kuitista.

Ennen arvonlisäverotuksen uusien laskutussäännösten voimaantuloa 1.1.2004 palautusmaat yleensä hyväksyivät ulkomaalaispalautuksen hakijan kotimaan polttoaineyhtiön koontilaskuista kun siitä kävi ilmi että polttoaine oli tankattu ao. palautusmaassa eli varsinaisten myyjien antamia tai polttoaineasemalta tulostettuja kuitteja ei tarvinnut liittää hakemukseen. Laskutussäännökset, jotka tulivat voimaan EU-maissa, ns. laskutusdirektiivillä 1.1.2004 muuttivat käytäntöä. Tästä huolimatta useat palautusmaat hyväksyivät palautuksen edelleen joko pelkästään koontilaskun perusteella tai siten, että siihen oli liitetty kuitit mukaan.

1.1.2010 alkaen laskuja ei enää liitetä hakemukseen, joten palautusmaalla ei ole paperista asiakirjaa josta se voisi tarkistaa missä maassa hankinta on tehty. Palautusdirektiivissä 2008/9/EY säädetään mm. että hakemuksessa on ilmoitettava tavaroiden luovuttajan tai palveluiden suorittajan arvonlisäverotunniste tai verorekisterinumero, jonka palautusjäsenvaltio on myöntänyt arvonlisäverodirektiivin 2006/112/EY 239 ja 240 artiklan säännösten mukaisesti, ei kuitenkaan tuonnin ollessa kyseessä.

Edellä mainitun vuoksi sähköisessä järjestelmässä palautusta ei voi hakea suomalaisen polttoaineyhtiön antamasta koontilaskusta vaan hakemuksessa on eriteltävä ulkomaisten polttoaineen myyjien antamat kuitit tai polttoaineautomaatista tulostetut tositteet

Tarkempia tietoja

EU:n komissio on Internet-sivuillaan julkaissut asiakirjan “Vademecum for the electronic refund procedure to taxable persons not established in the member state of refund but established in another member state”. Linkki asiakirjaan löytyy Vero.fi –sivuilla (Vero.fi > Yritys- ja yhteisöasiakkaat > Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö > Arvonlisäverotus > Ulkomaalaispalautus).

Tarkempia tietoja kunkin EU-maan palautusmenettelystä tulee olemaan saatavilla kyseisen maan veroviranomaisen Internet-sivuilta. Vero.fi-sivuilla on linkit muiden EU-maiden veroviranomaisten sivuille.

Edellä mainitusta Vademecumista tai palautusmaiden veroviranomaisten Internet-sivuilta on hyvä tarkistaa esimerkiksi asiointikieli, rahayksikkö, koodit, joilla tavaroiden ja palveluiden laatu ilmoitetaan, mahdolliset rajoitukset vuosittaiseen hakemusten määrään, asiamiehen toimivallat sekä täytyykö laskuja skannata hakemuksen liitteeksi.

Palautushakemus

Hakemus katsotaan tehdyksi ainoastaan siinä tapauksessa, että on annettu kaikki sen EU-maan, josta palautusta haetaan, direktiivin 2008/9/EY 8, 9 ja 11 artiklan perusteella edellyttämät tiedot. Artiklassa 8 säädetään mitä tietoja annetaan hakijasta ja laskuista. Artiklassa 9 säädetään miten hankinnat yksilöidään (koodit). Artiklassa 11 säädetään millä tavalla kuvataan liiketoiminta, jota varten hankinnat on tehty.

Hakemuksen jättäminen Verohallinnon ALVEU -palvelussa

Tunnistautuminen

ALVEU -palvelun käyttö edellyttää Katso -tunnistetta ja siihen liitettyä VERO – Ulkomaalaispalautushakija-roolia. Yksityinen elinkeinonharjoittaja, joka tekee hakemuksen itse, voi kirjautua ALVEU -palveluun tunnistus.fi-palvelun kautta verkkopankkitunnuksillaan tai sähköisellä kortilla. Tunnistautuminen ja kirjautuminen ALVEU -palveluun tapahtuu Vero.fi -sivulta Asioi verkossa > ALVEU-palvelu (www.vero.fi/alveu).

Jos palautusmaan veroviranomainen hyväksyy asiamiehen käytön, voi yritys valtuuttaa hänet tekemään palautushakemuksen puolestaan ALVEU -palvelussa. Asiamiehen valtuuttaminen tapahtuu Katso -palvelussa. Palautusmaan veroviranomaisen Internet -sivuilla olevasta ohjeesta voi tarkistaa mitkä ovat edellytykset asiamiehen käytölle.

ALVEU -palvelu on tarkoitettu ja suunniteltu asiakaskohtaiseksi (hakijakohtaiseksi). Palvelu ei siis luo asiakasta asiamiehen tietojen alle. Myös siinä tapauksessa, että asiamies hoitaa palautushakemuksen tekemisen yrityksen puolesta, on Asiakastiedoissa ehdottomasti ilmoitettava yrityksen omat yhteystiedot eli yrityksen sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Kohdassa ei ole sallittua ilmoittaa asiamiehen tietoja.

Hakemuksen tekeminen

Hakemuksen tekeminen ALVEU -palvelussa käsittää neljä vaihetta.

Vaihe 1: Asiakastiedot

Tunnistautumisvaiheen perusteella muodostuneet tiedot:

• Y-tunnus, nimi, kotimaa

Tiedot, jotka annetaan kun tehdään ensimmäistä hakemusta ALVEU-palvelussa:

• Sähköpostiosoite
• Katuosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Puhelinnumero
• Liiketoiminnan laatu: Yritys ilmoittaa NACE-koodeilla (TOL 2008 toimialaluokitus perustuu EU:n toimialaluokitukseen NACE Rev.2.) mitä tarkoitusta varten hakemuksella olevat tavarat ja palvelut on hankittu. Yrityksen toimialakoodi löytyy mm. YTJ:stä, jolloin siellä olevasta 5-numeroisesta koodista jätetään pois viimeinen numero.

Seuraavalla kerralla edellä mainitut tiedot ovat esitäytettyinä ja muokattavissa.

Vaihe 2: Hakemuksen perustiedot - Luo uusi hakemus

Hakemustiedot:

• Hakemusjakso
• Valitaan EU-maa, josta palautusta haetaan
• Valitaan asiointikieli, jolla vapaamuotoiset tekstit kirjoitetaan. Palvelu tarjoaa ao. palautusmaan hyväksymät kielet

Kuvaus liiketoiminnasta jota varten hankinnat on tehty:

• Toiminnan laatu. Tässä voidaan täsmentää aiemmin vaiheessa 1 Asiakastiedot annettua liiketoiminnan laatua.Tässä eritellään vielä tarkemmin, mitä tarkoitusta varten hankinnat on tehty. Valitaan liiketoimintaa kuvaava NACE-koodi.
• Kohdassa ”Ilmoitamme, että yllämainittuna ajanjaksona EU-maassa, josta palautusta haetaan…” valinta tehdään rastittamallasi annetuista kolmesta vaihtoehdosta:
  • Jos yritys ei ole hakemusjakson aikana toimittanut tavaroita tai suorittanut palveluita maassa josta palautusta haetaan, rastitetaan ensimmäinen vaihtoehto. Esimerkiksi yrityksen työn tekijä ollut työ-, kongressi- tai seminaarimatkoilla ao. maassa. Hakemus sisältää yleensä hotellilaskuja, taksimatkoja, auton vuokrausta.
  • Jos yritys on toimittanut tavaroita tai suorittanut vain sellaisia palveluita, joista vastaanottaja on verovelvollinen, rastitetaan keskimmäinen vaihtoehto. Tällöin ostaja on käännetyn verovelvollisuuden nojalla ollut velvollinen suorittamaan veron myyjän eli palautusta hake van yrityksen puolesta.
  • Jos yritys on suorittanut vain verottomaksi säädettyjä kuljetuspalveluita tai niiden liitännäispalveluita maassa josta palautusta haetaan, rastitetaan viimeinen vaihtoehto. Hankinnat ovat yleensä polttoainetta, joka on tankattu ajoneuvoyhdistelmään.

Asiamiestiedot:

Nämä tiedot annetaan vain siinä tapauksessa että yritys käyttää asiamiestä ja että palautusmaa hyväksyy asiamiehen käytön.

• Tunnistetieto ja –tyyppi
  • Tunnistetyyppi:
    • arvonlisäverotunniste: Valitaan, jos asiamiehellä on Y-tunnus ja on arvonlisäverovelvollinen Suomessa. Valitaan myös silloin, jos asiamies on ulkomainen yritys, ja sillä on kotimaassaan arvonlisäverotunniste.
    • verorekisterinumero: Valitaan, jos asiamies on ulkomaalainen, jolla ei ole kotimaassaan arvonlisäverotunnistetta.
    • muu tunniste: Valitaan, jos asiamiehellä on Y-tunnus mutta ei ole arvonlisäverovelvollinen Suomessa tai jos asiamies on yksityishenkilö.
  • Nimi
  • Kotimaa
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka

Pankkiyhteys EU-maassa:

Tässä ilmoitetaan se pankkiyhteys, jolle arvonlisäveron ulkomaalaispalautus pyydetään maksettavaksi.

• Tilinomistajan nimi
• Tilinomistajan rooli
• oma tili
• asiamiehen tili, jos palautusmaa hyväksyy palautuksen maksamisen asiamiehen tilille
• IBAN-tilinumer
• BIC-tunnus
• Tilin rahayksikkö

Vaihe 2: Hakemuksen perustiedot - Valitse muutettava hakemus

Tässä vaiheessa valitaan hakemusluettelosta sellainen, jo lähetetty tai keskeneräiseksi tallennettu hakemus, jonka tietoja halutaan muuttaa.

Palautushakemuksen muodostaa siinä eritellyt laskut. Tämän vuoksi jo lähetettyyn hakemukseen ei voi lisätä uusia laskuja. Jos laskuja on unohtunut, niistä on tehtävä uusi hakemus, tällöin on otettava huomioon palautuksen minimäärä (50 euroa/ 400 euroa) ja salliiko palautusmaa useimpia hakemuksia samalta ajanjaksolta.

Eräitä jo lähetettyyn hakemukseen tallennettuja laskun tietoja voi sen sijaan muuttaa. Esimerkiksi korjataan virheellinen hankintaa kuvaava koodi. Laskun numeroa ja päivämäärää ei kuitenkaan voi muuttaa. Myös yksittäisen laskun poistaminen jo lähetetystä hakemuksesta on mahdollista. Jos hakemukseen on tallennettu virheellisiä laskuja ne voi siis poistaa. Muokatun hakemuksen uusi versio lähtee palautusmaahan Lähetä tiedot näppäimellä. Palautusmaan veroviranomainen käsittelee alkuperäisen ja versioidun hakemuksen oman menettelytapansa mukaisesti.

Tiettyä hakemusta voi etsiä antamalla siitä seuraavia tietoja:

• Hakemusjakso
• EU-maa, josta palautusta haetaan
• Hakemusnumero

Määräaika täydellisen hakemuksen jättämiselle on 30.9. Jos määräajan jälkeen huomataan, että hakemuksesta puuttuu tietoja tai niissä on korjattavaa, ALVEU -palvelu sallii hakemuksen täydentämisen ja korjaamisen mutta se, ottaako palautusmaa huomioon tämän uuden version hakemuksesta jää palautusmaan harkintaan.

Vaihe 3: Laskujen ja tuontiasiakirjojen erittely

1. Lisää lasku tai tuontiasiakirja
Järjestelmä antaa automaattisesti jokaiselle laskulle/tuontiasiakirjalle järjestysnumeron.

Annetaan seuraavat tiedot:

• Laskun tai tuontiasiakirjan numero
• Laskun numerolla tarkoitetaan ulkomaalaisen myyjän laskulle/tositteelle antamaa numeroa. Tässä ei esimerkiksi voi ilmoittaa suomalaisen polttoaineyhtiön koontilaskun numeroa vaan jokainen ulkomaalaisen polttoainemyyjän kuitti on eriteltävä erikseen.
• Laskun tai tuontiasiakirjan päivämäärä
• Jos Ruotsiin tehtävä hakemus kohdistuu vuodelle 2009 sisältää ennakkolaskun, joka on päivätty vuonna 2008 eikä laskusta ole aiemmin haettu palautusta, ja lasku on maksettu vuonna 2009, merkitään laskun päiväyksen sijaan vuodelle 2009 kohdistuva maksupäivä.
• Kuvaus tuontiasiakirjan tunnistetiedoista valitulla asiointikielellä
  • Jos tuontiasiakirjassa ei ole numeroa, tuontiasiakirjasta on annettava kuvaus valitulla asiointikielellä

2. Lisää erittelytiedot
Esitäytetyt tiedot ovat edellisessä kohdassa annetut tiedot.

Annetaan seuraavat tiedot:

• Sisältääkö lasku vain kevennetyt laskumerkinnät
  • Jos lasku sisältää vain kevennetyt laskumerkinnät, valitaan Kyllä -vaihtoehto
• Myyjän nimi, myyjän arvonlisäverotunniste tai verorekisterinumero, maa, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka.
• Jos hakemus tehdään Ruotsiin voi niiden kevennettyjen laskujen osalta, joista ei käy ilmi ruotsalaisen myyjän osoitetta, kohdassa osoite ilmoittaa ”unknown” (ei tiedossa).
• Öresundin siltamaksuihin sisältyvästä arvonlisäverosta palautushakemus tehdään Ruotsiin riippumatta siitä, onko laskuttaja ruotsalainen vai tanskalainen.
• Ostettujen tavaroiden tai palvelujen laatu (koodi ja alakoodi) tai kuvaus tavaroiden/palveluiden laadusta valitulla asiointikielellä
  • Palvelu tarjoaa valittavaksi vain ne koodit, jotka asianomaisessa palautusmaassa ovat käytössä.
• Hinta ilman veroa
• Arvonlisäveron määrä
• Vähennykseen oikeuttava osuus %:na
  Tässä kohdassa ilmoitetaan se osuus hankinnasta, joka on käytetty yrityksen vähennyskelpoiseen toimintaan. Jos vain osa hankinnasta on käytetty vähennyskelpoiseen toimintaan, vain tämä osuus oikeuttaa palautukseen. Luku voi olla välillä 0,01-99,99. Jos koko hankinta on tullut vähennyskelpoiseen käyttöön, voi kohdan jättää täyttämättä. Palvelu katsoo tyhjäksi jätetyn kohdan tarkoittavan 100 %:n vähennyskelpoisuutta.

Liitetiedostona laskut ja asiamiesvaltakirja ja Valitse liitetiedosto

Liitetiedoston tai jos liitetiedostoja on useampia, suurin sallittu yhteenlaskettu koko on 5MB. Jos tämä koko ylittyy, on tarkistettava kyseisen palautusmaan ohjeista tai em. Vademecumista miten palautusmaan veroviranomainen haluaa, että menetellään.

• Tiedoston nimi
• Tiedoston tyyppi
  • Sallitut tiedoston tyypit ovat: Tiff, Jpeg ja Pdf, joista Pdf on suositeltavin.
• Tiedoston sisällön kuvaus

Vaihe 4: Hakemustietojen lähettäminen

Palvelu on koostanut yhteenvedon annetuista hakemustiedoista. Jos ilmenee korjattavaa, voidaan vielä palata muuttamaan annettuja tietoja.

Huom! Hakemus katsotaan tehdyksi ainoastaan siinä tapauksessa, että on annettu kaikki sen EU-maan, josta palautusta haetaan, direktiivin 2008/9/EC 8 (tiedot hakijasta ja laskuista), 9 (hankinnan koodit) ja 11 (koodi jolla kuvataan liiketoimintaa, jota varten hankinnat on tehty) artiklan perusteella edellyttämät tiedot.

Kun palautushakemus on lähetetty Verohallintoon, Verohallinto lähettää viipymättä kuittauksen onnistuneesta hakemuksen vastaanottamisesta. Tämän jälkeen Verohallinto välittää hakemuksen palautusmaahan.

Jos yrityksen arvonlisäverovelvollisuus ei ole ollut voimassa hakemusajanjakson aikana, Verohallinto ei toimita palautushakemusta toiseen EU-maahan ja yritys saa ilmoituksen tästä. Lisäksi Verohallinto antaa valituskelpoisen päätöksen kirjeitse.

Mitä muuta ALVEU -palvelussa?

Vaihe 1: Asiakastiedot -sivulla on linkki Viestit, johon sijoitetaan luettavaksi palautusmaan lähettämät vastaanottotodistukset ja tekemät päätökset siinä tapauksessa, että kyseinen palautusmaa antaa ne tiedoksi tällä tavalla. Koska moni palautusmaa antaa vastaanottotodistuksen ja eräät palautusmaat myös päätöksen tiedoksi vain siten, että se sijoitetaan sijoittautumisvaltion portaaliin, kannattaa aika ajoin käydä Viestit osiossa tarkistamassa, onko siellä saapuneita viestejä. Näin varmistetaan, ettei muutoksenhakuaikaa menetetä.

Vaiheissa 2 ja 3 on sivun alalaidassa painike Tallennus ja keskeytys. Hakemuksen tekeminen voidaan keskeyttää ja tallentaa keskeneräiseksi. Hakemuksen tekemistä voidaan jatkaa myöhemmin. Kun palataan takaisin ALVEU -palveluun jatkamaan kyseisen hakemuksen tekemistä, löytyy se siirtymällä ensin vaiheessa 1 sivun alalaidasta Muuta aiempaa hakemusta -painikkeen kautta vaiheeseen 2 Hakemuksen perustiedot - Valitse muutettava hakemus. Antamalla tällä sivulla hakuehdoksi esimerkiksi EU-maan, jota kyseinen keskeneräinen hakemus koskee, saadaan hakutuloksena kaikki kyseiseen EU-maahan tehdyt keskeneräiset hakemukset.

Palvelussa voi selailla ja katsella jo lähetettyjä hakemuksia. Kannattaa kuitenkin olla tarkkana, ettei lähetä tai tallenna niitä keskeneräiseksi. Jo lähetettyjä hakemuksia pääsee selailemaan, kun Vaihe 1: Asiakastiedot -sivun alareunassa klikataan Muuta aiempaa hakemusta -painiketta. Avautuu sivu jossa näkyy siihen mennessä tehdyt hakemukset. Hakemuksen sisään pääsee Muokkaa-toiminnolla. Avautuu sivu Vaihe 2: Hakemuksen perustiedot. Hakemukseen tallennettuja laskuja pääse katsomaan kun sivun alalaidassa klikataan Jatka laskujen ja tuontiasiakirjojen erittelyyn -painiketta. Laskut ovat luettelona.

Useimmilla sivuilla on Tulostusversio-painike, josta voi tulostaa paperiversion kyseisen sivun tiedoista.

Hakemuksen käsittely palautusmaassa

Palautusmaa vastaanottaa palautushakemuksen ja lähettää ilmoituksen hakemuksen vastaanottamisesta. Tapa, jolla palautusmaan veroviranomainen ilmoittaa, että se on vastaanottanut hakemuksen, vaihtelee. Veroviranomainen voi lähettää ilmoituksen vastaanottamisesta sähköpostitse palautushakemuksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen, sähköisesti Suomen Verohallinnon kautta tai postitse kirjeenä. On myös mahdollista, että veroviranomainen lähettää sekä sähköpostin että sähköisen viestin, jolloin vastaanotosta tulee kaksi ilmoitusta. Jos palautusmaan veroviranomainen lähettää vastaanottoilmoituksen sähköisesti Verohallinnolle, Verohallinto sijoittaa ilmoituksen luettavaksi ALVEU -palveluun. Jos vastaanottoilmoitusta ei kuulu, on asiaa tiedusteltava palautusmaan viranomaiselta.

Hakemuksen käsittelyaika on 4-8 kuukautta hakemuksen saapumisesta palautusmaahan. Hakemuksen saapumispäivä on se päivä, jolloin palautusmaa vastaanotti hakemuksen. Jos veroviranomaisen ei tarvitse pyytää lisätietoja, on päätös tehtävä neljän kuukauden kuluessa. Jos taas lisätietoja kysytään, on päätös tehtävä 6–8 kuukauden kuluessa hakemuksen saapumisesta. Jos annetut määräajat ylittyvät, veroviranomaisen on maksettava palautukselle korkoa. Palautusmaan veroviranomaisella on mahdollisuus tehdä myös osittainen palautuspäätös. Tällöin palautus maksetaan osissa.

Tietoa ulkomaalaispalautusmenettelystä

Hakemusmenettelystä saa lisätietoja Uudenmaan Yritysverotoimistosta.

Uudenmaan yritysverotoimisto

Käyntiosoite: Opastinsilta 12 C, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 34, 00052 VERO
www.vero.fi/alveu
Puhelin +358 20 697 063
Telefax +358 9 7311 4895

Koska menettelyt ja lainsäädäntö vaihtelevat eri EU-maissa, löytyvät jokaisen palautusmaan ohjeet kunkin EU-maan veroviranomaisen omilta internetsivuilta.

Vero.fi -sivuilla on linkit muiden EU-maiden veroviranomaisten sivuille.

EU:n komissio on Internet-sivuillaan julkaissut asiakirjan “Vademecum for the electronic refund procedure to taxable persons not established in the member state of refund but established in another member state”. Komissio on kerännyt tietoa kustakin EU-maasta heidän palautusmenettelystään ja palautusviranomaisen yhteystiedot. Linkki asiakirjaan löytyy Vero.fi –sivuilla (Vero.fi > Yritys- ja yhteisöasiakkaat > Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö > Arvonlisäverotus > Ulkomaalaispalautus).

EU-komissio on Internet-sivuillaan julkaissut myös dokumentin “Value added taxation in the Member States of the European Community”, josta löytyvät mm. ohjeet kevennetyistä laskumerkinnöistä EU-maittain. 

Liite

Usein kysyttyjä kysymyksiä ALVEU -palvelussa

K: Laskuja syötettäessä valittavien koodien tekstit eivät näy kokonaan, vaikka fonttikokoa muuttaisi (ainakaan Internet Explorer 8:a käytettäessä).

V: Valitettavasti valintalistan koko on rajoitettu maksimiinsa. Teksti tulee kyllä näkyviin kokonaisuudessaan valintalistan alapuolelle, kun sen valitsee “Lisää” -linkillä

K: Joidenkin maiden laskuja syötettäessä tulee ilmoitus, että kyseinen maa vaatii hankinnan kuvaavan koodin muodossa x.y.z, mutta koodeja ei ole kuin yksi. Näin esim. Ruotsin hakemukseen koodilla ”6. Majoitus”. Alakoodeja ei ole, vaikka ohjelma ilmoittaa että ne tarvitaan.

V: Kyseessä on huomautusilmoitus, sillä kyseinen jäsenvaltio käyttää joko alakoodeja tai pääkoodeja riippuen numerosta. Jos alakoodi esiintyy, niin silloin on suositeltavaa käyttää tässä kohdassa tarkentavia alakoodeja.

K: Jos ALVEU-palveluun on samanaikaisesti kirjautunut useita henkilöitä samoilla KATSO -tunnuksilla, voiko tämä aiheuttaa ongelmia? Onko kirjautumisten määrää samoilla tunnuksilla rajoitettu?

V: Ei aiheudu muuta ongelmaa, kuin että tiedot voivat muuttua toisen tietämättä. Sillä samanaikaisesti kirjautuneet henkilöt voivat muuttaa tietoja palvelussa, mutta aina viimeksi tehty muutos tulee voimaan asiakas- ja hakemustietoihin.

K: Onko valtuutuksen antajalla pääsy asiamiehen/agentin tekemiin hakemuksiin? Jos on, voiko hän muuttaa hakemuksen tietoja?

V: Kyllä on, ja hän voi myös muuttaa hakemuksen tietoja. Hakemuksen tiedot ovat asiakaskohtaisia, eivät asiamieskohtaisia eli valtuutuksen antaja näkee kaikkien asiamiestensä tekemät hakemukset.

K: Mitä tapahtuu asiakkaan peruessa asiamiehelle/agentille antamansa valtuutuksen? Katoavatko keskeneräiset tallennetut hakemukset? Jos asiakas antaa valtuutuksen uudelle asiamiehelle, siirtyykö tallennettu hakemus uuden asiamiehen tietoihin?

V: Jos valtuutus perutaan, eivät keskeneräiset tallennetut hakemukset katoa. Uusi asiamies näkee kaikki edelliset hakemukset, koska hakemuksen tiedot ovat asiakaskohtaisia, eivät asiamieskohtaisia.

K: Mitä jos asiakas peruu asiamiehelle/agentille antamansa valtuutuksen hakemuksen ollessa käsittelyssä? Voiko mahdollinen uusi asiamies tällöin muuttaa jo lähetetyn hakemuksen tietoja? Tuleeko päätös tehdystä hakemuksesta silti vanhalle asiamiehelle, joka alkuperäisen hakemuksen on tehnyt?

V: Jos valtuutus perutaan kesken hakemuksen käsittelyn, kun asiamies on ALVEU -palveluun kirjautunut, ei sessiota katkaista kesken. Hakemuksen päätös tulee siihen osoitteeseen, joka on hakemuksessa ilmoitettu.

K: Voiko asiakas antaa useammalle asiamiehelle/agentille samanaikaisesti valtuutuksen tehdä palautushakemuksia heidän puolestaan ALVEU -palvelussa?

V: Kyllä voi.

K: Voiko asiakas itse tehdä hakemuksia ALVEU -palvelussa silloin, kun asiamiehen/agentin valtuutus on voimassa?

V: Kyllä voi.

K: Miten arvonlisäveroa voi hakea palautettavaksi toisesta EU-maasta, jos veron palautuksen kohteena oleva hankinta on suoritettu ennen oman yritystoiminnan ja arvonlisävelvollisuuden alkamista? Kyseistä hankintaa käsitellään yrityksen kirjanpidossa alkuvarastovähennykseen oikeuttavana hankintana.

V: Palautusmenettelyn lähtökohtana on, että hakija on arvonlisäverovelvollinen hakemusjaksona. Jos hakijan arvonlisäverovelvollisuus on lain edellyttämää, eli hän on ilmoittautunut arvonlisäverovelvolliseksi, voi hakija pyytää verotoimistoa aikaistamaan arvonlisäverovelvollisuuden aloitusajankohtaa. Tämä edellyttää myös kausiveroilmoitusten antamista aikaistetun ajankohdan ajalta. Jos hakija taas on vapaaehtoisesti hakeutunut arvonlisäverorekisteriin ei arvonlisäverovelvollisuuden ajankohtaa voi aikaistaa (arvonlisäverolain 173 § 2 mom.) eikä palautusta näin ollen voi hakea.

K: Olen syöttämässä laskujen tietoja hakemuksen vaiheessa 3/4. Saan syötettyä kaikki tiedot, mutta kun yritän tallentaa tiedot OK-painikkeella valittu ostettujen tavaroiden tai palvelujen laatu valinta häviää, jonka seurauksena en saa tietoja tallennettua vaan siitä tulee virheilmoitus.

V: Voisiko olla niin että olet unohtanut painaa alavetovalikon vieressä olevaa Lisää -nappulaa? Lisää -nappulaa on painettava, jotta tavaroiden ja/tai palvelujen laatu tallentuu laskun erittelylle.

K: Olisi hienoa, jos laskulistan saisi tallennettua ALVEU-palveluun sähköiseen muotoon tiedostona.

V: Verohallinto on tiedostanut asian ja on mahdollista, että toiminto saadaan käyttöön tulevaisuudessa. Tiedostonsiirto voi olla mahdollinen alkuvuonna 2011.

K: Kun useita saman myyjäyrityksen laskuja tallennetaan peräkkäin, eikö vanha tieto voisi jäädä pohjaksi, jotta ei tarvitsisi jokaista laskua tallentaa alusta asti?

V: Tämä voi helpottua jos tulevaisuudessa laskuerittelyn voi jättää tiedostona. Tiedostonsiirto voi olla mahdollinen alkuvuonna 2011.
Keino, joka voi hiukan nopeuttaa laskutietojen syöttämistä ALVEU -palveluun on se, että tallennatte ensin Wordiin nuo toistuvat tiedot ja sieltä Kopioi - Liitä toiminnolla siirrätte ne ALVEU -palveluun laskujen erittelytietoihin. Tällä tavalla välttyy ainakin kaiken kirjoittamiselta aina uudelleen ja uudelleen

K: Yritykseni on ostanut Itävallasta 2007 loppupuolella koneen, jonka myytiin eteenpäin Itävallassa. Onko mahdollista saada taantuvasti ALV-palautus ko. kaupasta?

V: Arvonlisäveron ulkomaalaispalautusta on haettava ostoa seuraavana kalenterivuotena. Viimeinen hakemuksen jättöpäivä vuoden 2007 ostolle on täten ollut 30.6.2008. Jotkut maat sallivat kuitenkin ensimmäiselle hakemukselle pidemmän hakemusajan, joten pyydämme ottamaan yhteyttä Itävallan veroviranomaiseen.

K: Käytimme aikaisemmin asiamiestä/agenttia hakiessamme ulkomaan arvonlisäveroja neljännesvuosittain takaisin. Voidaanko jatkossa tehdä hakemus välittömästi kunkin laskun saavuttua?

V: Palautusta haetaan edelleen vähintään kolmen kuukauden jaksoissa.

K: Mitä tapahtuu sellaisten maiden hakemuksille, joissa ei vielä ole toimivaa portaalia?

V: Jos tarkoitatte sitä, että olette lähettämässä hakemusta sellaiseen EU-maahan, jonka portaali ei ole valmis: Se, että palautusmaan omille yrityksille tarkoitettu portaali ole vielä valmis, ei ole merkitystä kun suomalainen yritys tekee hakemuksen ao. maahan. Voitte tehdä hakemuksen, lähettää sen Verohallintoon ja Verohallinto lähettää sen eteenpäin palautusmaahan.

K: Verohallinnon ohjeistuksessa todetaan, että jo lähetettyyn hakemukseen ei voi lisätä laskuja, mutta niitä voi poistaa sieltä. Miten tämä käytännössä tapahtuu; jos hakemuksesta poistetaan tositteita, lähetetäänkö se uudelleen palautusvaltion viranomaisille?

V: Jos haluatte poistaa laskuja jo lähetetystä hakemuksesta, menkää ALVEU -palveluun ja valitkaa Vaiheessa 1: Asiakastiedot sivun vasemmasta alalaidasta “Muuta aiempaa hakemusta”. Sen jälkeen valitkaa hakemus, josta haluatte laskuja poistaa. Edetkää vaiheeseen 3: Laskujen ja tuontiasiakirjojen erittely -sivulle, jossa näette luettelon hakemukseen liittämistänne laskuista. Menkää sen laskun kohdalle, jonka haluatte poistaa ja klikatkaa sen kohdalla Poista-painiketta. Palvelu kysyy teiltä vielä varmistuksen jonka kuittaatte. Tämän jälkeen kyseistä laskua ei enää näy luettelossa. Kun olette poistanut kaikki haluamanne laskut siirtykää hakemuksen lähettämiseen. Saatte yhteenvedon hakemustiedoista ja on syytä tarkistaa, että laskujen poistamisen jälkeen laskujen lukumäärä ja palautettavaksi haettu määrä on siinä oikein. Tämän jälkeen, jos kaikki on mielestänne oikein, voitte painaa Lähetä-painiketta, jonka jälkeen saatte vahvistuksen siitä että Verohallinto on vastaanottanut ilmoittamanne tiedot. Verohallinto välittää hakemuksenne edelleen palautusjäsenvaltion veroviranomaiselle.

K: Järjestelmä tarkistaa asiakkaan (hakijan) arvonlisäverotunnisteen voimassaolon hakemusta lähetettäessä, jonka vuoksi todistusta liiketoiminnan luonteesta ei enää tarvita. Mitä tapahtuu siinä tapauksessa, että asiakkaan arvonlisäverotunniste on ollut olemassa hakemuskauden aikana, mutta ei enää hakemusta tehtäessä ole voimassa esim. sulautumisesta tai liiketoiminnan loppumisesta johtuen? Eikö hakemuksen tekeminen tällöin ole mahdollista?

V: Järjestelmä tarkistaa, että asiakas on ollut hakemusjakson aikana arvonlisäverovelvollinen. Esimerkkinne mukainen asiakas voi siis tehdä hakemuksen.

K: Voiko miinusmerkkisiä hyvityslaskuja liittää hakemukseen?

V: Hyvityslaskujen lisääminen hakemukseen on mahdollista. Ne eritellään vaiheessa 3 miinusmerkkisinä.

K: Mitä jos tavaran/palvelun laatukoodia valittaessa ei ”tuotelistalta” löydykään sopivaa koodia?

V: Valittavissanne on kyseisen palautusmaan osalta juuri ne koodit jotka kyseinen maa on ilmoittanut hyväksyvänsä. Verohallinto ei valitettavasti voi tuohon listaan vaikuttaa, koska se on peräisin EU-komission asetuksesta, josta nuo maakohtaiset listat poimitaan ALVEU -palveluun.

K: Hakemusvaiheessa 3 puhutaan ostettujen palvelujen koodista ja alakoodista. Mistä löydän kyseiset koodit, ovatko ne maakohtaisia?

V: Järjestelmä tarjoaa vaiheessa 3 juuri ne ostettujen palveluiden koodit/alakoodit valittaviksenne, jotka ovat tuossa kyseisessä maassa käytössä.

K: Kelpaako englannin kieli kaikkiin maihin?

V: Kun olette vaiheessa 2 “Hakemuksen perustiedot” valinnut maan, esim. Puola, josta palautusta haette, tarjoaa järjestelmä valittavaksenne asiointikielen niistä vaihtoehdoista, jotka kyseinen maa hyväksyy.

K: Missä voi selailla jo tehtyjä hakemuksia ilman että on tekemässä muutosta?

V: Palvelua ei alunperin oltu tarkoitettu muuhun kuin hakemusten lähettämiseen.
Palvelussa voi toki selailla ja katsella jo lähetettyjä hakemuksiaan ihan vapaasti, kunhan ei vain lähetä niitä tai tallenna keskeneräiseksi.

Selailemaan jo lähetettyjä hakemuksia pääsee, kun Vaihe 1: Asiakastiedot -sivun alareunassa klikataan Muuta aiempaa hakemusta-painiketta. Avautuu sivu jossa näette siihen mennessä tekemänne hakemukset. Hakemuksen sisään pääsee muokkaa-toiminnolla. Avautuu sivu Vaihe 2: Hakemuksen perustiedot. Jos haluatte nähdä hakemukselle tallentamanne laskut, klikataan sivun alalaidassa olevaa Jatka laskujen ja tuontiasiakirjojen erittelyyn -painiketta. Avautuu sivu jossa hakemukseen liittämänne laskut ovat luettelossa. Kun tällä tavalla menee vain selailemaan jo lähetettyjä hakemuksiaan, niin on tosiaan vain muistettava, että ei tee tallennusta eikä suorita hakemuksen lähettämistä.

K: Haen palautusta Saksasta. Pitääkö kuitteja laittaa liitetiedostona mukaan? Onko siinä joku euroraja?

V: Palautusmaan veroviranomaiset voivat vaatia vähintään 250 euron (veron peruste) polttoainelaskut ja vähintään 1 000 euron (veron peruste) muut laskut tai vastaavan suuruiset laskut kansallisessa valuutassa liitettäväksi skannattuina hakemukseen.

Eli kaikkia laskuja ei siis välttämättä hakemukseen tarvitse liittää. Koska menettelyt ja lainsäädäntö vaihtelevat eri EU-maissa, kannattaa tutustua myös kunkin palautusmaan omiin ohjeisiin kyseisen maan veroviranomaisen internetsivuilla. Tai jos ohjetta ei löydy ottamalla yhteyttä ao. maan veroviranomaiseen.

EU-komissio on julkaissut Internet-sivuillaan asiakirjan “Vademecum for the electronic refund procedure to taxable persons not established in the member state of refund but established in another member state”, joka sisältää kunkin EU-maan osalta vastauksia hakemusmenettelyn yksityiskohtiin liittyen. Linkki asiakirjaan löytyy Vero.fi –sivuilla (Vero.fi > Yritys- ja yhteisöasiakkaat > Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö > Arvonlisäverotus > Ulkomaalaispalautus).

K: Mitä jos laskulla on useita rivejä, eli se koostuu erilaisista tavaroista/palveluista? Kun on antanut lasku päivämäärän ja numeron niin sitten pitäisi saada valita vaikka viisi eri riviä ko. laskulle?

V: Yksittäisellä laskulla olevien ”rivien” erittely tapahtuu ALVEU -palvelun vaiheessa 3, jossa ensin syötätte laskun erittelytiedot. Sen jälkeen valitsette ”ostettujen tavaroiden ja palvelujen laatu”- kohdassa olevasta pudotusvalikosta jokaista em. laskun ”riviä” vastaavan koodin ja aina ”lisää”-painiketta klikkaamalla saatte ne alapuolella olevalle luettelolle näkyviin. Sen jälkeen syötätte kyseisen laskun osalta vielä nuo rahatiedot eli hinta ilman veroa, arvonlisäveron määrä, palautettavaksi haettu määrä, rahayksikkö.

K: Emme ole saaneet vastaanottotodistusta palautusmaasta?

V: Pyydämme kysymään suoraan palautusmaan veroviranomaiseen.

K: Miksi joistakin hakemuksista on tullut vain viesti ALVEU -palvelun “Viestit” -osioon ja joistakin vain sähköposti, joistakin molemmat?

V: Palautusmaat ovat itse valinneet tapansa vastaanottotodistuksen antamis- ja toimittamistavasta, joita on kolme. Veroviranomainen voi lähettää ilmoituksen vastaanottamisesta sähköpostitse palautushakemuksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen, sähköisesti Suomen Verohallinnon kautta tai postitse kirjeenä. On myös mahdollista, että veroviranomainen lähettää sekä sähköpostin että sähköisen viestin, jolloin vastaanotosta tulee kaksi ilmoitusta. Jos palautusmaan veroviranomainen lähettää vastaanottoilmoituksen sähköisesti Verohallinnolle, Verohallinto sijoittaa ilmoituksen luettavaksi ALVEU -palveluun.

K: Voimmeko luottaa siihen, jos ALVEU palvelun “Viestit” -osioon tulee suomenkielinen vahvistus, on hakemus tällöin mennyt perille palautusmaahan?

V: Kyllä vahvistukseen voi luottaa. Kaikista palautusmaista ei tule sähköpostilla erillistä vahvistusta vaan jotkut maat lähettävät vastaanottotodistuksen ainoastaan Suomen Verohallinnolle ja Verohallinto sijoittaa todistuksen ALVEU -palveluun asiakkaan nähtäville.

K: Mitä voi tehdä jos liitetiedoston koko on liian suuri?

V: Ensin on tarkistettava, ettei ole sisällyttänyt tarpeettomasti laskuja ja tällä tavalla poistamalla pienentää kokoa. Jos tämä ei auta, tarkistakaa palautusmaan veroviranomaiselta miten on meneteltävä.

K: Miten sellaiset kuitit eritellään Ruotsiin tehtävässä hakemuksessa, joista ei käy ilmi esim. myyjän osoitetta. Näitä ovat usein mm. pysäköintimaksukuitit.

V: Näiden tositteiden osalta voitte käyttää Ruotsiin tehtävässä hakemuksessa erittelyssä merkintä ”unknown” niiden osoitetietojen kohdalla, joita kuitilla ei ole mainittu.

(Aiemmin Verohallinnon julkaisu 203)