Näin teet valtuushakemuksen Suomi.fi-verkkopalvelussa

Joidenkin Katso-palvelua käyttävien yhteisöjen täytyy tehdä ensin valtuushakemus Suomi.fi-verkkopalvelussa, jotta ne voivat siirtyä omatoimiseen valtuuttamiseen Suomi.fi:n valtuudet-palvelussa. Hakemuksella valtuuttaminen on tarkoitettu niille yrityksille ja yhteisöille, joiden tietoja ei ole merkitty kaupparekisteriin, yhdistysrekisteriin tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ). 

Tämä ohje on erityisesti metsäyhtymille, maatalousyhtymille, kiinteistöyhtymille, verotusyhtymille, yhteismetsille, tiekunnille, kalastuskunnille ja jakokunnille sekä kuolinpesille, joilla on Y-tunnus. Ohje soveltuu myös sellaisille yrityksille, yhteisöille ja yhdistyksille, joiden nimenkirjoittajien henkilötunnusta ei ole rekisteröity kaupparekisteriin tai yhdistysrekisteriin.

Suomalaisilla yrityksillä ja yhteisöillä täytyy aina olla Y-tunnus, jotta ne voivat valtuuttaa toisen henkilön tai yrityksen hoitamaan asioita puolestaan.

Lue yksityiskohtaiset ohjeet ja toimi niiden mukaan, jotta saat Suomi.fi-valtuudet kuntoon hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta. 

Valmistaudu, tee hakemus ja anna valtuus

  1. Sopikaa, kenelle yhteisöstä haetaan valtuutusoikeus tai edustajan valtuutusoikeus − eli ketkä yhteisössä hallinnoivat Suomi.fi-valtuuksia ja niiden myöntämistä.

    Jos haet valtuutusoikeutta esimerkiksi itsellesi, sinun täytyy valtuutusoikeuden saatuasi kirjautua Suomi.fi:n valtuudet-palveluun ja antaa siellä omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksia eli asiointivaltuuksia. Voit antaa Suomi.fi-valtuuksia esimerkiksi itsellesi, tilitoimistolle tai oman yhteisön jäsenille.

    Edustajan valtuutusoikeuden voi hakea henkilölle, jonka edustama yritys tai yhteisö on saanut valtuuden toiselta henkilöltä, yritykseltä tai yhteisöltä. Jos haet edustajan valtuutusoikeutta esimerkiksi itsellesi, voit jatkossa 

    • antaa edustamisvaltuuksia toisille henkilöille − edustamisvaltuuden saanut voi hoitaa edustamansa yrityksen tai yhteisön nimissä sen asioita, joka on valtuuttanut yrityksen tai yhteisön
    • pyytää asiointivaltuuksia toisilta yrityksiltä, yhteisöiltä tai henkilöiltä edustamasi tahon nimissä.

    Esimerkki: Yhteisö antaa tilitoimistolle asiointivaltuuden veroasioiden hoitoon. Tilitoimiston talouspäällikölle haetaan edustajan valtuutusoikeus. Talouspäällikkö antaa edustamisvaltuuden tilitoimiston kirjanpitäjille. Tämän jälkeen kirjanpitäjät voivat hoitaa veroasioita tilitoimiston asiakasyhteisön puolesta.

    Huomaa, että pelkän valtuutusoikeuden tai edustajan valtuutusoikeuden perusteella ei voi vielä asioida esimerkiksi OmaVerossa. Asiointiin tarvitaan asiointivaltuus tai edustamisvaltuus.

  2. Kun näitä henkilöitä valtuutetaan, valtuushakemukseen täytyy liittää erilaisia liitteitä sen mukaan, kuka on valtuuttaja.

  3. Selvittäkää, kenellä on yhteisön puolesta nimenkirjoitusoikeus eli ketkä voivat allekirjoittaa valtuushakemuksen.

    Nimenkirjoitusoikeus yhteisön puolesta voi olla myös toisella yrityksellä tai yhteisöllä. Esimerkiksi yhtymän yksi osakas ja siten yksi allekirjoittaja voi olla kuolinpesä. Tässä tapauksessa hakemuksen allekirjoittavat ne, joilla on nimenkirjoitusoikeus kuolinpesän puolesta.

    Tietyissä tilanteissa valtuushakemukseen pitää liittää asiakirja, joka osoittaa, että allekirjoittajalla on oikeus toimia yrityksen tai yhteisön puolesta. Tarkista tarvittavat asiakirjat hakemusohjeesta Suomi.fi:stä

  4. Selvitä, ketkä kaikki tarvitsevat valtuuden ja minkä asioiden hoitamista varten. Huomaa, että valtuutusoikeus tai edustajan valtuutusoikeus pitää hakea kaikille niille valtuusasioille, joita varten on tarve antaa asiointivaltuuksia tai edustamisvaltuuksia. Valtuutusoikeuden tai edustajan valtuutusoikeuden saanut henkilö voi valtuuttaa nämä henkilöt omatoimisesti Suomi.fi-valtuuspalvelussa.

    Vero.fi:stä voit tarkistaa veroasioiden hoitamiseen tarkoitetut Suomi.fi-valtuudet sekä niitä vastaavat Katso-roolit

    Jos olet käyttänyt Katso-tunnistusta ja Katso-valtuuksia myös muissa kuin Verohallinnon asiointipalveluissa, tarkista jokaisen viranomaisen sivuilta, mitä Suomi.fi-valtuuksia tarvitset heidän asiointipalveluihinsa ja eri asioiden hoitamista varten. Kaikki erilaiset Suomi.fi-valtuudet on kuvattu Suomi.fi-sivustolla.

  5. Kerää tarvittavat asiakirjat ennen valtuushakemuksen tekemistä. Esimerkkejä tarvittavista asiakirjoista:

    Yhtymä:

    • asiakirja, josta käy ilmi hakemuksen allekirjoittajien nimenkirjoitusoikeus (esimerkiksi verotuspäätös, josta näkee yhtymän osakkaat)
    • kopio hakemuksen allekirjoittajien suomalaisesta henkilökortista tai passista.

    Y-tunnuksellinen kuolinpesä:

    • kopio perukirjan osakasluettelosta
    • kopio hakemuksen allekirjoittajien suomalaisesta henkilökortista tai passista.

    Yhteismetsä:

    • asiakirja, josta käy ilmi hakemuksen allekirjoittajien nimenkirjoitusoikeus (esimerkiksi pöytäkirjaote, jossa näkyy nimenkirjoituslauseke ja nimenkirjoittajat)
    • kopio hakemuksen allekirjoittajien suomalaisesta henkilökortista tai passista.

    Tiedot muiden yhteisöjen tarvittavista asiakirjoista saat Suomi.fi:n valtuutusohjeesta

Siirry Suomi.fi-verkkopalveluun täyttämään valtuushakemusta (avautuu uuteen ikkunaan) 

Valtuushakemuksessa on 12 vaihetta, jotka pitää käydä läpi ja täyttää.

  1. Hakemuksen vaihe 1/12
    Valtuuttaja − valitse yhteisömuoto, esimerkiksi suomalainen yritys tai yhteisö, jolla Y-tunnus.

  2. Hakemuksen vaihe 1/12
    Valitse, onko edustamasi yhteisö rekisteröity kaupparekisteriin vai ei. Jos vastaat ei, avautuu uusi valintalista. Valitse siitä yhteisömuoto, esimerkiksi yhtymä. Valitse sen jälkeen Seuraava.

    Yhteisvastuullinen pidätysvelvollinen voi olla rekisteröimätön yhtiö, säätiö tai yhdistys.

  3. Hakemuksen vaihe 2/12
    Anna valtuuttavan yhteisön Y-tunnus ja koko nimi.

  4. Hakemuksen vaihe 3/12
    Valitse kohta, joka vastaa edustamasi yrityksen tai yhteisön tilannetta. Jos liiketoiminta on normaalia, valitse Normaali tilanne.

    Valintasi jälkeen avautuu valikko, jossa kysytään, ketkä allekirjoittavat hakemuksen, onko allekirjoittajilla voimassa oleva virallinen henkilöllisyystodistus ja onko joku allekirjoittajista edunvalvonnan alaisena.

  5. Hakemuksen vaihe 3/12
    Valitse, kuka tai ketkä allekirjoittavat hakemuksen. Huomaa, että jos esimerkiksi yhtymän osakkaana on toinen yritys tai yhtymä, valitse allekirjoittajaksi myös toinen eli alempi kohta. Esimerkki: Valitse allekirjoittajaksi molemmat kohdat, jos kolmen osakkaan yhtymän osakkaina on esimerkiksi kaksi henkilöä ja yksi yritys tai kuolinpesä.

    Valitse, millä asiakirjalla allekirjoittajat todistavat henkilöllisyytensä. Voit valita myös useampia vaihtoehtoja sen mukaan, millaisia henkilöllisyystodistuksia yhtymän osakkailla on.

    Jos hakemuksen allekirjoittajalla ei ole voimassa olevaa passia tai henkilökorttia, hänen täytyy käydä todistamassa henkilöllisyytensä  lähimmässä verotoimistossa muun kuvallisen henkilöllisyysasiakirjan avulla (esimerkiksi 1.10.1990 jälkeen myönnetty ajokortti).

    Jos joku yhtymän osakkaista on edunvalvonnan alainen, tällöin hakemuksen allekirjoittaa kyseisen henkilön edunvalvoja.

    Tässä kohdassa kysyttäviä tietoja tarvitaan valtuushakemuksen käsittelyssä ja ne määrittelevät, mitä dokumentteja hakemukseen täytyy liittää.

  6. Hakemuksen vaihe 4/12
    Valitse valtuustyyppi. Esimerkiksi yhtymä, Y-tunnuksellinen kuolinpesä tai yhteismetsä valitsee tässä kohdassa useimmiten valtuustyypiksi valtuutusoikeuden eli yhteisö antaa jollekin henkilölle oikeuden antaa asiointivaltuuksia yhteisön puolesta.

    • Valtuutusoikeus: Valtuutusoikeuden saanut henkilö voi antaa yrityksen tai yhteisön asiointivaltuuksia toisille henkilöille, yrityksille tai yhteisöille. Valtuutusoikeudella voi nähdä niitä yrityksen tai yhteisön antamia valtuuksia, joihin valtuutusoikeudellisella on oikeus. Valtuutusoikeudella ei näe, mitä valtuuksia yritys tai yhteisö on saanut toiselta yritykseltä, yhteisöltä tai henkilöltä.
    • Edustajan valtuutusoikeuden voi hakea henkilölle, jonka edustama yritys tai yhteisö on saanut valtuuden toiselta henkilöltä, yritykseltä tai yhteisöltä. Jos haet edustajan valtuutusoikeutta esimerkiksi itsellesi, voit jatkossa
      • pyytää asiointivaltuuksia toisilta yrityksiltä, yhteisöiltä tai henkilöiltä edustamasi tahon nimissä
      • antaa edustamisvaltuuksia toisille henkilöille − edustamisvaltuuden saanut voi hoitaa edustamansa yrityksen tai yhteisön nimissä sen asioita, joka on valtuuttanut yrityksen tai yhteisön

    Jos haet valtuutusoikeutta esimerkiksi itsellesi, sinun täytyy valtuutusoikeuden saatuasi kirjautua Suomi.fi:n valtuudet-palveluun ja antaa siellä omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksia eli asiointivaltuuksia. Voit antaa Suomi.fi-valtuuksia esimerkiksi itsellesi, tilitoimistolle tai oman yhteisön jäsenille. Vasta asiointivaltuuden antamisen jälkeen pääset hoitamaan veroasioita sähköisesti esimerkiksi OmaVerossa.

  7. Hakemuksen vaihe 5/12
    Valtuutettu − henkilö, jolle annetaan valtuutusoikeus.

    Jatka ohjeiden mukaan seuraavaan vaiheeseen, jossa annat tiedot valtuutetusta.

  8. Hakemuksen vaihe 6/12
    Valtuutetun tiedot − täytä tiedot siitä henkilöstä, joka ryhtyy yhteisön valtuusasioita hoitamaan. Täytä henkilötunnus ja koko nimi. Paina sen jälkeen Lisää valtuutetuksi. Tarvittaessa voit lisätä useita henkilöitä.

    • Tähän kohtaan täytetään useimmiten joku yhtymän, Y-tunnuksellisen kuolinpesän tai yhteismetsän jäsenistä tai osakkaista, joka ryhtyy hoitamaan yhteisön asioita.

    Kun olet lisännyt yhden tai useamman valtuutetun tiedot, jatka seuraavaan vaiheeseen.

  9. Hakemuksen vaihe 7/12
    Valtuusasiat − valitse valtuusasiat, joissa yhtymän valtuusasioita hoitava henkilö voi yhtymän puolesta asioida. Voit etsiä valtuuksia haun avulla käyttämällä esimerkiksi hakusanaa "vero".

    • Veroasiointi yhteisön puolesta: Veroasioiden hoito.
    • Tulorekisteriasiointi yhteisön puolesta OmaVerossa: Palkkatietojen ilmoittaminen ja palkkatietojen katselu.
    • Huomaa, että eri viranomaisten palveluissa on käytössä eri valtuudet. Esimerkiksi Kela-asiointiin tai Tulli-asiointiin on omat valtuudet, jotka pitää tässä määritellä sen mukaan, mitä asioita yhteisön puolesta pitää Voit hakea kaikki yhteisön tarvitsemat valtuusasiat kerralla yhdellä hakemuksella.

    Valitse valtuus klikkaamalla ruutua valtuuden nimen edessä.

  10. Hakemuksen vaihe 7/12
    Valtuuden tarkenne. Useimmiten tarkennetta ei tarvita, mutta mahdollisesta tarkenteen käytöstä päättää valtuushakemuksen tekijä. Tutustu ohjeisiin valtuuden tarkenteesta ja lisää tarkenne valtuuksiin tarvittaessa.

  11. Hakemuksen vaihe 9/12
    Voimassaoloaika − valitse valtuuksien voimassaoloaika.

  12. Hakemuksen vaihe 10/12
    Käsiteltäväksi toimittaminen − voit lähettää hakemuksen sähköisesti, kun olet tunnistautunut palveluun.

    • Kirjaudu sisään esimerkiksi henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla (ohjeen kohta 15). Huomaa, että hakemus pitää lisäksi tulostaa, allekirjoittaa paperinen tulostettu hakemus, skannata hakemus sähköiseen muotoon tai ottaa hakemuksesta valokuva älypuhelimella, liittää hakemus sähköisessä muodossa takaisin hakemukseen ja lähettää tämän jälkeen. Eli vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla ei ole yhtä kuin hakemuksen allekirjoitus.

    Vaihtoehtoisesti voit toimittaa hakemuksen postitse tai viedä sen lähimpään verotoimistoon kaikkien tarvittavien asiakirjojen kanssa.

    Voit saada tässä vaiheessa myös ilmoituksen, että hakemuksen voi toimittaa käsiteltäväksi vain palvelupaikassa käymällä. Saat tiedon palvelupaikoista samalla, kun tulostat tai tallennat hakemuksen allekirjoitettavaksi.

  13. Hakemuksen vaihe 11/12
    Yhteystiedot − täytä yhteystietoihin sähköpostiosoite, johon haluat kuittauksen, kun hakemuksella haettu valtuutusoikeus tai edustajan valtuutusoikeus on rekisteröity.

    • Sähköpostin kautta pyydetään tarvittaessa myös lisätietoja, jos jokin hakemukseen tarvittu dokumentti puuttuu tai hakemus on täytetty puutteellisesti.
  14. Hakemuksen vaihe 12/12
    Hakemuksen tiedot − tarkista yhteenvedosta, että kaikki tiedot ovat oikein.

  15. Hakemuksen vaihe 12/12
    Jos olet valinnut, että lähetät hakemuksen sähköisesti, sinun täytyy tässä vaiheessa tunnistautua sisään henkilökohtaisella vahvalla tunnisteella (esim. pankkitunnukset).

  16. Valitse yhteenvedon oikeasta alanurkasta Tallenna ja siirry lisäämään liitteet tai Siirry tulostamaan hakemus (tämä näkyy, jos olet valinnut, että viet hakemuksen palvelupaikkaan tai lähetät hakemuksen postitse).

  17. Voit tarvittaessa tallentaa hakemuksen keskeneräisenä ja palata tekemään sen loppuun myöhemmin. Voit joutua tallentamaan hakemuksen keskeneräisenä esimerkiksi silloin, jos sinulla ei ole vielä kaikkia tarvittavia liitteitä tai et saa kaikkia allekirjoituksia hakemukseen heti hakemuksen tulostamisen jälkeen.

    Lisää tarvittavat asiakirjat mukaan hakemukseen tässä vaiheessa. Huomaa, että ilman tarvittavia asiakirjoja hakemus voidaan hylätä tai jättää hyväksymättä. Esimerkkejä tarvittavista asiakirjoista:

    Yhtymä:

    • asiakirja, josta käy ilmi allekirjoittajien nimenkirjoitusoikeus (esimerkiksi verotuspäätös, josta näkee yhtymän osakkaat)
    • kopio jokaisen allekirjoittajan suomalaisesta henkilökortista tai passista.

    Kuolinpesä, jolla on Y-tunnus:

    • kopio perukirjan osakasluettelosta
    • kopio jokaisen allekirjoittajan suomalaisesta henkilökortista tai passista.

    Yhteismetsä:

    • asiakirja, josta käy ilmi allekirjoittajien nimenkirjoitusoikeus (esimerkiksi pöytäkirjaote, jossa näkyy nimenkirjoituslauseke ja nimenkirjoittajat)
    • kopio allekirjoittajien suomalaisesta henkilökortista tai passista.

    Tiedot muiden yhteisöjen tarvittavista asiakirjoista saat Suomi.fi:n valtuutusohjeesta

  18. Tulosta hakemus paperille. (Katso kuva 17: Tulosta tai tallenna hakemus (PDF). Kun olet ladannut valtuushakemuksen, voit tulostaa sen.)

    Ota talteen hakemuksen tunnistenumero.

    Pyydä tarvittavia henkilöitä allekirjoittamaan hakemus. Tarvittaessa voitte tehdä näin:

    1. Allekirjoita hakemus ensin itse.
    2. Kopioi allekirjoitettu hakemus.
    3. Lähetä allekirjoitettu hakemus toiselle allekirjoittajalle esimerkiksi sähköpostilla.
    4. Toinen henkilö allekirjoittaa hakemuksen ja sen jälkeen kopioi sen. Hän lähettää kopion edelleen seuraavalle allekirjoittajalle tai takaisin sinulle, jos muita allekirjoittajia ei ole.

    Jos saman hakemuksen allekirjoittaminen ei ole mitenkään mahdollista, voit tulostaa hakemuksesta yhtä monta kappaletta kuin on allekirjoittajia tai lähettää hakemuksen PDF-tiedostona jokaiselle allekirjoittajalle tulostettavaksi. Jokainen laittaa nimensä omaan kopioonsa hakemuksesta, ottaa kuvan allekirjoitetusta hakemuksesta tai skannaa sen ja lähettää sinulle. Toimita kaikki allekirjoitetut hakemukset yhdellä kerralla käsiteltäväksi.

  19. Jos lähetät hakemuksen sähköisesti, toimi näin:

    • Lataa valtuushakemus.
    • Tulosta hakemus.
    • Pyydä allekirjoitukset hakemukseen (kaikkien osakkaiden pitää allekirjoittaa hakemus).
    • Skannaa tai ota valokuva allekirjoitetusta hakemuksesta ja muista liitteistä, jos ne eivät ole vielä sähköisessä muodossa.
    • Siirry Suomi.fi:n sivulle Hakemuksella valtuuttaminen. Vieritä sivua alaspäin, kunnes näet otsikon Omat hakemukset. Valitse sen alta Kirjaudu sisään esimerkiksi henkilökohtaisilla pankkitunnuksillasi. Sen jälkeen pääset täydentämään keskeneräistä hakemustasi.

    Liitä skannattu hakemus ja muut liitteet painamalla Lisää tiedosto (muista liittää mukaan kopiot allekirjoittajien passeista tai kuvallisista henkilökorteista).

  20. Toimita hakemus käsiteltäväksi valitsemallasi tavalla.

  21. Kun valtuushakemus on käsitelty ja hyväksytty, saat siitä tiedon hakemuksessa ilmoittamaasi sähköpostiin.

  1. Kun olet saanut tiedon, että valtuushakemus hyväksytty, voit siirtyä antamaan itse asiointivaltuuksia tai edustamisvaltuuksia yhteisön puolesta.

  2. Jos sinulla ei vielä tässä vaiheessa ole käytössäsi vahvaa henkilökohtaista tunnistusvälinettä, hanki tunnistusväline. Tunnistusvälineitä ovat henkilökohtaiset pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai sähköinen henkilökortti.

    Varmista myös, että jokaisella valtuutetulla on käytössään henkilökohtaiset pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai varmennekortti, joilla voi tunnistautua sähköisiin asiointipalveluihin.

    Lue lisää tunnistautumisesta

  3. Tunnistaudu Suomi.fi:n valtuudet-palveluun esimerkiksi henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla.

  4. Valitse Asioi yrityksen puolesta. Valikosta tulevat näkyviin yhteisöt, joiden puolesta voit asioida (esimerkiksi yhtymä, Y-tunnuksellinen kuolinpesä tai yhteismetsä).

  5. Valitse listalta yhteisö, jonka puolesta haluat asioida.

  6. Valitse Anna valtuus.

    Anna tarvittavat asiointivaltuudet tai edustamisvaltuudet niille henkilöille, jotka asioivat yhteisön puolesta. Jos ryhdyt itse hoitamaan yhteisön asioita, muista valtuuttaa itsesi. Voit valtuuttaa myös esimerkiksi tilitoimiston.

    Esimerkiksi:

    • Veroasiointi yhteisön puolesta Omaverossa: veroasioiden hoito
    • Tulorekisteriasiointi yhteisön puolesta: palkkatietojen ilmoittaminen ja palkkatietojen katselu
    • Huomaa, että eri viranomaisten palveluissa on käytössä eri valtuudet. Esimerkiksi Kela-asiointiin tai Tulli-asiointiin on omat valtuudet.
  7. Valitse valtuuden tyypiksi Asiointivaltuus tai Edustamisvaltuus.

  8. Lisää seuraavassa vaiheessa henkilön tai tilitoimiston tiedot valtuutetuksi kohdasta Lisää henkilö tai Lisää yritys. Kirjoita hakukenttään esimerkiksi tilitoimiston nimi tai Y-tunnus tai henkilön henkilötunnus ja valitse Lisää.

  9. Valitse seuraavassa vaiheessa valtuusasiat eli asiat, joiden hoitamiseen haluat antaa tilitoimistolle tai henkilölle oikeuden. Tarkista valtuusasian kuvauksesta, mitä milläkin valtuudella voi tehdä. Voit etsiä valtuuksia haun avulla täyttämällä esimerkiksi hakusanan "vero". 

  10. Määrittele seuraavassa vaiheessa valtuuden alkamispäivä ja voimassaoloaika. Voit valita joko päättymispäivän tai 1, 5, 15, 20 tai 25 vuotta alkamispäivästä. Voit tarvittaessa mitätöidä valtuuden kesken voimassaoloajan.

  11. Siirry seuraavaan vaiheeseen tarkistamaan, että kaikki valtuuden tiedot ovat oikein ja vahvista valtuus. Saat kuittauksen, että valtuuden vahvistaminen onnistui.

  12. Tämän jälkeen valtuutettu voi kirjautua esimerkiksi OmaVeroon omilla verkkopankkitunnuksillaan. Kun hän valitsee "Asioi yrityksen puolesta", hän pääsee hoitamaan OmaVerossa yhteisön puolesta niitä veroasioita, joihin hän on saanut valtuuden.

    Jos olet valtuuttanut itsesi hoitamaan yhteisön asioita, tarkista valtuuden tekemisen jälkeen, että valtuus toimii. Kirjaudu esimerkiksi OmaVeroon ja valitse "Asioi yrityksen puolesta". Sinun pitäisi nähdä sen yhteisön tiedot, jonka puolesta asiointiin sinulla on valtuudet.