20. Varamenettely siirron vastaanottamisessa

Tätä varamenettelyä koskevaa ohjetta sovelletaan vain seuraavissa tilanteissa:

  • sähköinen EMCS-järjestelmä ei ole ollut käytössä lähettäjämaassa tuotteiden lähettämisajankohtana eikä sitä ole saatu käyttöön ennen Suomessa tapahtuvaa vastaanottoraportointia
  • vastaanottaja ei voi antaa sähköistä vastaanottoraporttia Suomessa viiden arkipäivän kuluessa tuotteiden vastaanotosta järjestelmän ollessa epäkunnossa
  • huomioitavaa on, että yrityksen oman tietojärjestelmän suunnitellut tai suunnittelemattomat käyttökatkokset (huoltotoimenpiteet, häiriötilanteet) eivät anna oikeutta varamenettelyn käyttöön

Ennen varamenettelyn aloittamista vastaanottaja voi tarvittaessa varmistaa EMCS-ryhmältä, onko EMCS pois käytöstä ja varamenettely sallittu.

Lähettäjämaan järjestelmä ei ollut käytössä lähetysajankohtana

Jos EMCS-järjestelmä ei ole ollut käytettävissä tuotteiden lähettämisajankohtana, lähettäjä on liittänyt lähetyksen mukaan paperisen asiakirjan, ja myös vastaanoton raportointi tapahtuu varamenettelyä käyttäen. Jos järjestelmä saadaan käyttöön lähetyksen ollessa vielä matkalla ja lähettäjä luo siitä sähköisen hallinnollisen asiakirjan (e-AD), tulee tästä tieto vastaanottajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Vastaanottoraportointi tapahtuu sähköisesti, edellyttäen, että Suomen EMCS-järjestelmä on käytössä. 

Suomen järjestelmä ei ole käytössä tuotteet vastaanotettaessa

Jos tuotteet on siirretty EMCS-järjestelmässä ja Suomen EMCS-järjestelmä on ollut vain vähän aikaa pois käytöstä, voi vastaanottaja yleensä odottaa että EMCS toimii, ja tehdä vastaanottoraportin suoraan EMCS-järjestelmään.

Jos EMCS-järjestelmän käyttökatkos on kestänyt pidemmän aikaa, annetaan vastaanottoraportti aina varamenettelyä käyttäen.

Vastaanottaja voi tiedustella käyttökatkon arvioitua kestoa EMCS-ryhmältä. Vastaanottajan on myös tarvittaessa varmistettava EMCS-ryhmältä, edellyttääkö käyttökatkos varamenettelyn käyttämistä vai tehdäänkö vastaanottoraportti vasta EMCS-järjestelmään.

Vastaanottoraportin korvaava paperiasiakirja

Kun tuotteiden vastaanotto joudutaan raportoimaan käyttäen varamenettelyä, on vastaanottajan laadittava paperinen asiakirja, jossa on samat tiedot kuin vastaanottoraportissa ja jossa todistetaan, että siirto on päättynyt.

Vastaanottaja voi halutessaan käyttää lomaketta EMCS-varamenettely vastaanottoraportti.

Korvaavassa asiakirjassa vaadittavat tiedot ovat:

  • vastaanottoraportin hyväksymispäivä ja -aika (viranomainen merkitsee nämä)
  • e-AD:n ARC-koodi
  • e-AD:n versionumero
  • vastaanottajan tunnistetiedot (valmisteveronumero)
  • vastaanottajan nimi- ja osoitetiedot (mukaan lukien postinumero ja –toimipaikka)
  • tuotteiden luovutuspaikka
  • luovutuspaikan tunnistenumero (valmisteveronumero)
  • luovutuspaikan toimijan nimi- ja osoitetiedot (mukaan lukien postinumero ja –toimipaikka)
  • määrätoimipaikan viitenumero (viranomaiskoodi)
  • tuotteiden saapumispäivä
  • merkintä lähetyksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä kokonaan tai osittain
  • luettelo tuotteista, jotka on hyväksytty (määrä, laji jne)
  • luettelo tuotteista, jotka on hylätty (määrä, laji jne)
  • syy hylkäykseen kokonaan tai osittain tai hyväksymiseen poikkeuksin

Vastaanottaja toimittaa asianmukaisesti täyttämänsä paperisen asiakirjan EMCS-ryhmälle sähköpostitse (emcs(a)vero.fi). Verohallinto lähettää jäljennöksen paperiasiakirjasta lähettäjämaan toimivaltaisille viranomaisille lähetyksen päättämistä varten.

Tärkeää: jos vastaanottaja on antanut sähköisen vastaanottoraportin korvaavan paperisen asiakirjan joko lähettäjämaan tai Suomen EMCS-järjestelmän toimimattomuuden vuoksi, hänen on sen lisäksi aina annettava sähköinen vastaanottoraportti kun:

  • lähettäjämaan EMCS-järjestelmä on saatu jälleen käyttöön ja lähettäjä on tehnyt e-AD:n
  • Suomen EMCS-järjestelmä on saatu jälleen käyttöön ja vastaanottaja saa sähköpostiinsa ilmoituksen e-AD:n saapumisesta

EMCS-tuki

Puh. 029 497 154  (ma–pe, klo 9–16.15, heinäkuu 9–15)
Sähköposti: emcs(a)vero.fi

Tullin Sähköinen palvelukeskus (Verohallinnon virka-ajan ulkopuolella)
Puh. 029 552 07