Tietojen käsittely ja tietosuoja Verohallinnossa

Henkilötietojen käsittely Verohallinnossa

Verohallinnon tehtävänä on verotuksen toimittaminen, verovalvonta, verojen ja maksujen kanto, perintä ja tilitys sekä veronsaajien oikeudenvalvonta. Verohallinnon on myös edistettävä oikeaa ja yhdenmukaista verotusta sekä kehitettävä Verohallinnon palvelukykyä.

Verotuksen toimittamista varten Verohallinto kerää, tallettaa ja käsittelee henkilötietoja sen mukaan kuin eri verolaeissa säädetään mm. tuloverotusta, kiinteistöverotusta, perintö- ja lahjaverotusta, varainsiirtoverotusta, arvonlisäverotusta, autoverotusta ja valmisteverotusta varten.

Verohallinto on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) tarkoittama rekisterinpitäjä.

Autoverotuksessa ja valmisteverotuksessa Verohallinto ja Tulli ovat lakisääteisten tehtäviensä mukaisesti niiden autoverotusta ja valmisteverotusta koskevien henkilörekisterien rekisterinpitäjinä, jotka on otettu käyttöön ennen 1.1.2017. Tulli vastaa tietojärjestelmien teknisenä ylläpitäjänä rekisterien toimivuudesta ja tietoturvallisuudesta.

Verohallinto saa verotusta varten tietoja verovelvolliselta itseltään. Henkilöasiakkaat täydentävät esitäytettyä veroilmoitusta ja antavat muita selvityksiä verotusta varten.

Verohallinto saa verotusta varten tietoja myös laissa tiedonantovelvollisiksi säädetyiltä tahoilta. Tiedonantovelvollisia ovat esimerkiksi työnantajat, eläkkeenmaksajat, luotto- ja rahoituslaitokset, arvopaperivälittäjät sekä eri viranomaiset. Verohallinto voi myös yksittäistapauksittain pyytää tiedonantovelvollisilta tietoja verotusta varten. Esimerkiksi verotarkastuksen ja muutoksenhaun yhteydessä tietoja voidaan pyytää luottolaitoksilta ja eri viranomaisilta verotusmenettelylain (1558/1995) 19 §:n ja 20 §:n nojalla.

Verohallinto saa käyttää ja käsitellä tiettyä verotusasiaa varten saamiaan ja laatimiaan verotustietoja muidenkin Verohallinnosta annetun lain (503/2010) 2 §:n mukaisten tehtävien suorittamiseksi.

Verohallinnolla on verotusmenettelylain 26 §:n ja oma-aloitteisten verojen menettelylain (768/2016) 9 §:n nojalla oikeus tutkia verovelvollisilta ja sivullisilta saatuja tietoja ja selvitykset tavalla, joka asian laatu, laajuus, verovelvollisten yhdenmukainen kohtelu ja verovalvonnan tarpeet huomioon ottaen on perusteltua. Tämä tutkiminen suunnitellaan riskiarvioinnin perusteella ja tarkoittaa tietojen yhdistämistä ja käsittelyä analytiikan menetelmin. Verohallinnossa ei ole kuitenkaan yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettua automaattista päätöksentekoa.

Verotustietojen osalta henkilötietojen säilytysaika määräytyy verotusta koskevien muutoksenhakuaikojen ja muutoksenhakuprosessin sekä perintätoimenpiteiden vaatiman ajan perusteella. Säilytysaika on 10 vuotta sen verovuoden päättymisestä, jota tieto tai asiakirja koskee. Säilytysaikoihin voi tulla poikkeuksia muutoksenhaun, verojen perinnän tai verorikosasian käsittelystä, joiden johdosta yksittäisessä asiassa säilytysaika voi olla pitempi. Verotustietoja arkistoidaan myös yleisen edun mukaisesti, jolloin noudatetaan Arkistolaitoksen seulontapäätösten mukaista säilytysaikaa.

Verohallinnon tietosuojavastaavana toimii johtava asiantuntija Helena Hynynen ja varahenkilönä erityisasiantuntija Taito von Konow.

Verotuksen tietojärjestelmä ja muu käsittely

Verotuksen tietojärjestelmä 

Verotuksen toimittamista varten annetut ja laaditut henkilötiedot talletetaan Verohallinnon tietojärjestelmään.

Harmaan talouden selvitysyksikkö

Veronumerorekisteri

Verohallinto rekisteröi rakennusalalla työskentelevät henkilöt rakennusalan veronumerorekisteriin, johon merkitään nimi, suomalainen henkilötunnus ja veronumero.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rakennusalalla toimivien henkilöiden henkilötunnisteen oikeellisuuden valvonta sekä työnantajan ja työntekijän verotukseen liittyvien velvollisuuksien valvonta.

Väestörekisteriin liittyvät tehtävät

Verohallinnon tehtävänä on rekisteröidä väestötietojärjestelmään tilapäisesti Suomessa oleskelevan ulkomaalaisen henkilön henkilötunnuksen antamista varten tarvittavia tietoja (Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista 661/2009, 22§).

Lisätietoja väestörekisterissä olevien henkilötietojen käsittelystä: www.vrk.fi.

Tietojen salassapito ja julkisuus

Verotustiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä. Salassapito koskee kaikkea verotusta varten annettua ja laadittua tietoa kuten veroilmoituksia, verotarkastuskertomuksia, valitusasiakirjoja liitteineen ja lisäselvityksineen sekä työnantajien, eläkelaitosten ja muiden tiedonantovelvollisten verotusta varten antamia tietoja. Asianosaisella itsellään on oikeus saada tieto oman verotuksensa perusteista.

Julkisia ovat ainoastaan laissa erikseen luetellut asiakirjat ja rekisterit. Julkisia ovat mm. tuloverotuksen julkisten tietojen luettelo, kiinteistöverotuksen julkiset tiedot, ennakkoperintärekisteri ja arvonlisäverovelvollisten rekisteri sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä. Tarkemmat säännökset sisältyvät lakiin verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta (1346/1999) sekä yritys- ja yhteisötietolakiin (244/2001).

Autoverotuksessa ja valmisteverotuksessa sovelletaan omia erityissäännöksiä. Autoverolain (1482/1994) 86:n § mukaan autoverotuksessa ja valmisteverolain (1469/1994) 66 §:n mukaan valmisteverotuksessa annetut tai esitetyt tiedot on pidettävä salassa. Autoverolain 87 §:ssä ja valmisteverolain 67 §:ssä säädetään liiketoimien ja muiden verotusta koskevien tietojen vaitiolovelvollisuudesta.

Yleisen vähittäismyyntiarvon perusteella verotettuja ajoneuvoja koskevat verotuspäätökset ovat julkisia laissa säädetyin poikkeuksin. Veroviranomaisen hallussa olevat käytetyn ajoneuvon arvoa koskevat tiedot ovat julkisia, jos tietoa on käytetty ajoneuvon verotuksessa.

Henkilötietojen vastaanottajat

Verotustietoja luovutetaan laissa säädettyihin käyttötarkoituksiin viranomaisille ja julkisyhteisöille. Tietoja annetaan mm. Kansaneläkelaitokselle, muille eläkelaitoksille sekä poliisi-, tulli- ja ulosottoviranomaisille.

Verotustiedot annetaan henkilötietojen käsittelijälle silloin, kun käsittelijä suorittaa tehtäviä Verohallinnon toimeksiannosta mm. verohallintolain 2 b §:n mukaisissa tehtävissä, kuten ilmoitusten ja muiden asiakirjojen vastaanotto ja lajittelu, asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen tallentaminen sekä Verohallinnon lähettämien asiakirjojen tulostaminen ja laittaminen kuoriin.

Verotustietoja voidaan antaa Verohallinnon luvalla myös tieteellistä tutkimusta, tilastointia sekä viranomaisten suunnittelu- ja selvitystyötä varten.

Tietoja siirretään Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle vero- ja tietojenvaihtosopimusten nojalla: Voimassa olevat verosopimukset 

Erityiset henkilötietojen ryhmät

Verohallinnossa käsitellään yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietojen ryhmiä ja 10 artiklassa tarkoitettuja tietoja rikostuomioista ja rikkomuksista. Näitä ovat invaliditeettiprosenttia, kirkkokuntaa ja ammattiyhdistyksen jäsenmaksuja koskevat tiedot. Lisäksi verotuksen tietojärjestelmässä on yksittäistapauksissa terveydentilaa koskevia tietoja sekä vero- ja muita rikoksia koskevia tietoja.

Suojausperiaatteet

Verohallinto on valtion viranomaisena velvoitettu noudattamaan hyvää tiedonkäsittelytapaa, tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun asetuksen mukaista korotettua tietoturvatasoa sekä rekisterinpitäjänä yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaisia suojaustoimenpiteitä. Verohallinnon tietojärjestelmien turvallisuus on auditoitu.

Verotustiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu kulunvalvontaan, henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksien rajaukseen.

Tietojen katselu- ja muuttamisoikeudet on rajattu henkilöstön tehtävien mukaisesti, ja katselu ja muuttaminen kirjataan.

Tietojen oikeellisuus varmistetaan tietojärjestelmien koneellisilla ja manuaalisilla kontrolleilla tietojenkäsittelyn eri vaiheissa.

Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla ja fyysisillä turvamenettelyillä. Rekisteriin liittyvät paperilla olevat tiedot on suojattu kulunvalvonnalla ja lukituilla arkistoilla.

Pääsy omiin tietoihin

Jokaisella on oikeus saada asianosaisena tieto omaa verotustaan koskevista asiakirjoista.

Tietosuoja-asetuksen mukaan jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisterinpitäjä käsittelee. Henkilöllä on oikeus saada pääsy näihin tietoihin.

Verohallinnossa pyyntö tehdään kirjallisesti.

Tiedon korjaaminen

Verotukseen haetaan muutosta käyttämällä verotuksen muutoksenhakukeinoja, esimerkiksi tekemällä oikaisuvaatimus verotuksen oikaisulautakunnalle tai valittamalla hallinto-oikeuteen.

Jos rekisterissä on virheellinen tieto, johon ei voida hakea muutosta verolaeissa säädetyin oikaisu- ja muutoksenhakukeinoin tai korjata hallintolain nojalla, voi tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä pyytää tietosuojaa koskevan sääntelyn nojalla Verohallinnolta.

Lisää tietoa verotus- ja henkilötietojen käsittelystä Verohallinnossa