Välfärdsområdena anmäler löner och förmåner som de betalat ut till inkomstregistret
Till inkomstregistret anmäler välfärdsområdet
- löner, naturaförmåner och andra ersättningar som det betalat ut till arbetstagare
- förmåner och pensions som det betalat ut.
Välfärdsområdena kan också tillsammans bilda en välfärdssammanslutning. Sammanslutningen anmäler uppgifterna till inkomstregistret på samma sätt som välfärdsområdet.
Välfärdsområdena kan dra nytta av de inkomstuppgifter som fås ur inkomstregistret i sitt beslutsfattande. En separat överenskommelse om inledande av utnyttjandet av uppgifter görs med inkomstregistret.
Läs mer om uppgiftstillstånd för informationsanvändare
Gör så här när du anmäler uppgifter för välfärdsområdets räkning
Kontrollera i följande anvisningar hur uppgifter ska anmälas till inkomstregistret:
Om du anmäler uppgifter som gäller välfärdsområdet till inkomstregistret via ett gränssnitt, behöver du åtkomst till gränssnittet och ett certifikat. Certifikat beviljas enligt användningsändamål: om du anmäler både löner och förmåner ska du beställa två separata certifikat.
Hur gör jag en gränssnittsansökan och beställer certifikat?
Löner, naturaförmåner och andra prestationer som välfärdsområdet har betalat till arbetstagare ska du anmäla till inkomstregistret med en anmälan om löneuppgifter. Anmäl uppgifterna separat för varje person och betalning.
Förmåner som välfärdsområdet har betalat ska du anmäla med en anmälan om förmånsuppgifter. Med anmälan om förmånsuppgifter anmäls exempelvis pensioner, dagpenningar för civiltjänstgörare och olika bidrag som välfärdsområdet har betalat.
Innan du kan göra en anmälan om förmånsuppgifter på välfärdsområdets vägnar ska representanten för välfärdsområdet bekräfta välfärdsområdet som anmälare av förmånsuppgifter i inkomstregistrets e-tjänst. Detta ska göras endast en gång.
Hur bekräftar jag min organisation som anmälare av förmånsuppgifter?
Läs mer om förmåner som ska anmälas till inkomstregistret
Om välfärdsområdet anmäler uppgifter i inkomstregistrets e-tjänst, ska de personer som lämnar in anmälningar beviljas behövliga befogenheter.
Eftersom det handlar om ett välfärdsområde, befullmäktigas personerna med en ansökan. När befogenheterna är i ordning, är det möjligt att logga in i tjänsten med personliga nätbankskoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.
Använd välfärdsområdets FO-nummer vid anmälan
I början av år 2023 överfördes ansvaret för att organisera social- och hälsovården och räddningsväsendets tjänster från kommunerna till de nya välfärdsområdena. På samma gång övergick personal från kommunerna och samkommunerna till att vara arbetstagare inom välfärdsområdena.
När en arbetstagare har övergått till att tjänstgöra för välfärdsområdet, ska välfärdsområdets FO-nummer och pensionsarrangemangsnummer användas i anmälningen av löner. Om det finns flera försäkringar, ska också arbetsolycksfallsförsäkringens försäkringsnummer uppges. Kommunens tidigare pensionsarrangemangsnummer och arbetsolycksfallsförsäkringsnummer kan inte användas.
Kommunen rättar uppgifter som den anmält tidigare
Om du upptäcker fel eller brister i de uppgifter som anmälts före år 2023, ska tidigare anmälningar som lämnats in med kommunens eller samkommunens FO-nummer korrigeras. Använd de pensionsarrangemangsnummer och arbetsolycksfallsförsäkringsnummer för kommunen vilka gällde på utbetalningsdagen i den ursprungliga anmälan. Välfärdsområdet kan inte korrigera de uppgifter som kommunen lämnat.
Välfärdsområdet betalar inkomster som flutit in före år 2023
Välfärdsområdet kan till arbetstagaren betala övertidsersättning eller andra tillägg som flutit in då arbetstagaren fortfarande arbetade i kommunens eller samkommunens tjänst. I så fall är välfärdsområdet betalare och den ursprungliga anmälan rättas inte. Välfärdsområdet lämnar in en anmälan enligt utbetalningsdagen om en utbetald prestation och meddelar den period för vilken inkomsten flutit in som intjäningsperiod för inkomsten. Intjäningsperioden kan med andra ord också gälla den tid då arbetstagaren ännu var anställd hos kommunen.
När betalaren är ett välfärdsområde ska du ange välfärdsområdets pensionsarrangemangsnummer i anmälan. Använd välfärdsområdets pensionsarrangemangsnummer även om arbetstagaren inte har övergått till anställning hos välfärdsområdet. Anmäl i dessa fall giltighetstiden för anställningsförhållandet som den giltighetstid som gäller för anställningsförhållandet i kommunen eller samkommunen.
Välfärdsområdet anmäler också de lönefordringar som det betalat ut på grund av löneharmoniseringen till inkomstregistret enligt betalningsdagen. Om det till intjäningsperioden för lönefordran hänförs en frånvaroperiod, för vilken kommunen eller samkommunen redan tidigare har ansökt om dagpenning, lämnas uppgifter om ansökan om FPA-ersättning inte för frånvaroperioden.
Kommunen anmäler en prestation till för högt belopp som en ogrundad förmån
Om en kommun eller samkommun betalat för mycket till en arbetstagare, ska den rätta anmälan för den ursprungliga utbetalningsdagen och anteckna den överbetalda andelen som en ogrundad förmån. I den ersättande anmälan ska man använda de pensionsarrangemangsnummer och arbetsolycksfallsförsäkringsnummer för kommunen vilka gällde på utbetalningsdagen i den ursprungliga anmälan.
Återkrav anmäls då en prestation till för högt belopp betalas tillbaka
När en arbetstagare betalat tillbaka en prestation till för högt belopp, anmäls återkravet med anmälan för den löneutbetalningsperiod under vilken prestationen till för högt belopp betalats tillbaka. Om ett välfärdsområde återkräver en prestation som kommunen tidigare betalt, anmäl återkravet med välfärdsområdets FO-nummer. Uppge det pensionsarrangemangsnummer och det nummer på en eventuell arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring vilket gällde på återkravsdagen i anmälan.
Försök dock göra återkrav som gäller prestationer som kommunen gjort innan ansvaret för anordnandet överförs till välfärdsområdena. Då anmäls såväl den ogrundade förmånen som återbetalningen med kommunens FO-nummer.
Om välfärdsområdet återkräver en prestation till för högt belopp som kommunen eller samkommunen gjort, ska det alltid göras som bruttoindrivning. Nettoåterkrav får inte tillämpas.
Läs mer om korrigering av uppgifter och behandling av prestationer till för högt belopp
Bytet av arbetsgivare avbryter anställningsförhållandet i anmälan till inkomstregistret
När personalen övergår från kommunen eller samkommunen till att vara arbetstagare för välfärdsområdet, anmäls inte anställningsförhållandet till inkomstregistret som ett oavbrutet förhållande.
Välfärdsområdet uppger som startdag för anställningsförhållandet den dag då arbetstagarna har övergått till välfärdsområdets tjänst, det vill säga 1.1.2023. Uppge i anmälan välfärdsområdets pensionsarrangemangsnummer och koden för en underorganisation till en utbetalare enligt Kevas anmälarkoder. Båda ska vara giltigt på den angivna startdagen för anställningsförhållandet och lönedagen.
På motsvarande sätt meddelar kommunen eller samkommunen att anställningsförhållandet har upphört den 31.12.2022 och uppger också kommunens eller samkommunens pensionsarrangemangsnummer i anmälan.
Om en arbetstagare är på oavlönad ledighet när hen övergår till välfärdsområdet, ska välfärdsområdet anmäla uppgifterna om anställningsförhållandet till inkomstregistret från och med 1.1.2023 genom att lämna in en anmälan om löneuppgifter utan förvärv.
Det rekommenderas också att anmälan om löneuppgifter innehåller uppgifter om arbetstagarnas arbetsställen i de nya välfärdsområdena.
Läs mer om anmälning av uppgifter om ett anställningsförhållande
Kommunen anmäler och rättar tidigare frånvarouppgifter
Om du anmäler frånvarouppgifter för arbetstagarna för tiden före övergången till anställning hos välfärdsområdet, ska kommunens eller samkommunens FO-nummer användas. Om det är nödvändigt att rätta uppgifter om anställningsförhållandet eller frånvaron under denna tid, rättas uppgifterna med kommunens eller samkommunens FO-nummer.
Observera att tidigare frånvarouppgifter och lönebeloppet för frånvarotiden inte ska korrigeras när välfärdsområdet betalar tilläggsprestationer på grund av löneharmoniseringen.
Läs mer om anmälning av uppgifter om frånvaro
Välfärdsområdet som ställföreträdande betalare: löner till en personlig assistent
Välfärdsområdena ansvarar även i fortsättningen för handikappservicen, till exempel för anordnandet av personlig assistans. Om välfärdsområdet betalar ut lön till en personlig assistent ur egna medel för den assisterade personens räkning, fungerar välfärdsområdet som ställföreträdande betalare. Välfärdsområdet ska till inkomstregistret anmäla uppgifter om de löner som det betalat ut som ställföreträdande betalare.
Ofta sköter en ställföreträdande betalare på den assisterade personens vägnar även andra arbetsgivarskyldigheter, såsom anmälningar för den egentliga arbetsgivaren, arbetsgivarens separata anmälningar och socialförsäkringsavgifter.
För att välfärdsområdet ska kunna sköta dessa ärenden, ska den få en fullmakt av den assisterade personen. Trots bemyndigandet kvarstår skyldigheten att betala sjukförsäkringspremier fortfarande för den assisterade personen. För att kunna betala sjukförsäkringspremier behöver välfärdsområdet referensen för betalning av skatter på eget initiativ för den assisterade personen.
Läs mer om anmälningar av ställföreträdande betalare och den egentliga arbetsgivaren
Välfärdsområdet betalar ut olika arvoden
Välfärdsområdena ska anmäla de arvoden som de betalat ut till inkomstregistret, såsom arbetsersättningar, mötesarvoden och kostnadsersättningar. Om utbetalaren av en arbetsersättning omfattas av pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL), ska den betala arbetspensionsförsäkringsavgiften för arbetstagare utifrån ett uppdragsavtal med en enskild person, om inkomsttagaren inte har en försäkring enligt lagen om pension för företagare. Uppgifterna ska anmälas till inkomstregistret och det spelar ingen roll om inkomsttagaren är införd i förskottsuppbördsregistret.
Också familje- och närståendevårdsverksamheten överförs till välfärdsområdena. Pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) omfattar de familjevårdare som ingått uppdragsavtal med välfärdsområdet.
Läs mer om anmälning av olika arvoden och kostnadsersättningar.
I Kevas anvisningar om inkomstregistret finns mer information om arvoden för familje- och närståendevård, arbetsersättningar för försäkrade enligt OffPL och om försäkring av olika arvoden för förtroendeuppdrag.