Anmälan av information till inkomstregistret: obligatoriska och kompletterande uppgifter i anmälan om löneuppgifter
- Har getts
- 23.12.2019
- Diarienummer
- VH/6313/00.01.00/2019
- Giltighet
- 23.12.2019 - 31.12.2020
Anvisningen är avsedd för prestationsbetalare. Anvisningen beskriver de obligatoriska uppgifter och frivilliga, kompletterande uppgifter som anmäls till inkomstregistret med anmälan om löneuppgifter. En del av de obligatoriska uppgifterna ska lämnas i varje anmälan och en del endast i vissa situationer, exempelvis vid betalning av en viss prestation. En del av uppgifterna är kompletterande uppgifter. Anmälan av dessa är frivillig för betalaren.
Innehållet av de obligatoriska och frivilliga uppgifterna beskrivs på en allmän nivå. Anmälan av uppgifter behandlas även i inkomstregistrets andra detaljerade anvisningar. Förklaringar på inkomstslag beskrivs på webbsidan Inkomstslag för löner.
Denna anvisning handlar enbart om uppgifter i anmälan om löneuppgifter. I vissa situationer ska betalaren även lämna arbetsgivarens separata anmälan. Dessa beskrivs i anvisningen Anmälan av uppgifter till inkomstregistret: arbetsgivarens separata anmälan.
Denna anvisning ersätter den tidigare anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: obligatoriska och kompletterande uppgifter i anmälan om löneuppgifter. Till kapitel 1 har man lagt till anvisningar om anmälan av uppgifterna som en helhet. I kapitel 3.3 har man preciserat vilka uppgifter som ska anmälas till Sysselsättningsfonden, Statistikcentralen och arbetspensionsbranschen. Till anvisningen har man även lagt till de uppgifter som lagts till i datainnehållet för 2020. I övrigt motsvarar anvisningen till sitt innehåll den tidigare anvisningen.
1 Obligatoriska uppgifter som ska lämnas in regelbundet
Obligatoriska uppgifter som ska lämnas in regelbundet motsvarar de årsanmälningsuppgifter som Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna, Sysselsättningsfonden och arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen innan 2019 har samlar in. På basis av de obligatoriska uppgifterna har åtminstone ovannämnda socialförsäkrare slopat nuvarande årsanmälningar relaterade till löner. Skatteförvaltningen har utöver årsanmälan dessutom slopat skattedeklarationerna av arbetsgivarprestationer på eget initiativ.
Uppgifterna om en betalningshändelse ska anmälas till inkomstregistret som en helhet. Utöver de inkomster som betalas ut ska man på samma gång anmäla även poster som dras av från inkomsterna samt de tilläggsuppgifter om inkomsttagaren och betalaren som behövs. Betalningsprestationen, poster som dras av samt tilläggsuppgifter om inkomsttagaren och betalaren kan inte fördelas på olika anmälningar. När alla uppgifter som hänför sig till betalningshändelsen anmäls som en helhet, får informationsanvändarna uppgifterna som de behöver korrekt och de behöver inte begära tilläggsutredningar av prestationsbetalaren. I vissa undantagssituationer styr inkomstregistret anmälaren till användning av två separata anmälningar så att informationsanvändarna även i dessa situationer erhåller korrekta uppgifter. Alla uppgifter som hänför sig till betalningshändelsen, såsom tilläggsuppgifter om inkomsttagaren och betalaren, ska i dessa fall anmälas på båda anmälningarna.
Obligatoriska uppgifter som ska lämnas in regelbundet beskrivs nedan.
1.1 Identifieringsuppgifterna för anmälan om löneuppgifter och tekniska uppgifter om materialet
En del av uppgifterna i anmälan om löneuppgifter ska lämnas med varje anmälan. Sådana obligatoriska identifieringsuppgifter är exempelvis
- löneutbetalningsperiod
- lönebetalningsdag eller annan anmälningsdag
- materialets tekniska uppgifter.
Materialets tekniska uppgifter är obligatoriska när uppgifterna anmäls via det tekniska gränssnittet eller genom att ladda upp dem som filer. Tekniska uppgifter är exempelvis
- materialtyp
- tidpunkten då materialet bildades
- datakälla
- betalarens materialreferens
- materialets ägare
- materialets skapare
- materialets avsändare
- kontroll av processeringen av felaktiga anmälningar
- kontaktperson för materialet.
1.2 Identifierings- och kontaktuppgifter i anmälan om löneuppgifter
På anmälan ska prestationsbetalaren och inkomsttagaren identifieras antingen med
- ett kundnummer eller i avsaknad av kundnummer
- med andra identifieringsuppgifter.
För prestationsbetalaren anges i första hand ett finländskt kundnummer (t.ex. FO-nummer eller personbeteckning). Om betalaren inte har ett finländskt kundnummer, anges en utländsk identifierare. I dessa fall ska även specificerande identifierings- och kontaktuppgifter anges, t.ex. betalarens namn- och adressuppgifter. Dessa uppgifter ska lämnas också då prestationsbetalaren är en tillfällig arbetsgivare.
På motsvarande sätt identifieras också inkomsttagaren i första hand med ett finländskt kundnummer. Om inkomsttagaren saknar finländskt kundnummer, ska en utländsk identifierare anges. I dessa fall ska även personens eller företagets namn och adressuppgifter anges. Om inkomsttagarens är en fysisk person, ska även födelsetid och kön anges. Om betalaren har både finländsk och utländsk identifierare, ska bägge anges.
1.3 Inkomstslag
Löner och andra prestationer anmäls till inkomstregistret enligt inkomstslag. Varje inkomstslag har sin egen kod. De inkomstslag som används i anmälan om löneuppgifter har grupperats på följande sätt:
- Inkomstslagen i 100-serien – betalda penninglöner som ett totalbelopp
- Mindre noggrannhetsnivå för anmälan av penninglöner, s.k. anmälningssätt 1
- Inkomstslagen i 200-serien – betalda penninglöner specificerade
- Större noggrannhetsnivå för anmälan av penninglöner, s.k. anmälningssätt 2
- Ett alternativt sätt att anmäla lönerna
- Inkomstslagen i 200-serien ingår i inkomsterna i 100-serien
- Inkomstslagen i 300-serien – inkomstslag som anmäls separat
- Inkomsterna ingår inte i inkomstslagen i 100-serien
- Inkomstslagen i 400-serien – poster som ska dras av från inkomsterna
En del av de inkomstslag som används i anmälan om löneuppgifter är obligatoriska uppgifter som ska anmälas regelbundet, om dessa inkomster utbetalas. Klassificeringen motsvarar det som föreskrivs i 6 § i lagen om inkomstdatasystemet. Uppgifter som ska anmälas regelbundet är sådana som någon av inkomstregistrets informationsanvändare behöver i skötseln av sina lagstadgade uppgifter. Dessa uppgifter berör alla inkomsttagare t.ex. genom beskattningen eller socialförsäkringen.
Arbetsgivare och övriga prestationsbetalare är utan separat begäran skyldiga att anmäla de obligatoriska inkomstslagen om sådana inkomster utbetalas.
Anmälan av inkomstslagen specificerat med större noggrannhet (anmälningssätt 2) är frivillig. Penninglönerna ska alltid anmälas senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen, även om de anmäls specificerat med kompletterande inkomstslag (anmälningssätt 2). Om inkomstuppgifterna anmäls med större noggrannhet, behöver informationsanvändare inte i regel be om tilläggsuppgifter av prestationsbetalaren. Löneförskott kan anmälas inom samma tidsfrist som lön som betalas ut senare under samma löneutbetalningsperiod förutsatt att lönerna betalas ut under samma kalendermånad. Vidare kan en registrerad förening anmäla engångsprestationer på högst 200 euro till inkomstregistret varje månad senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter betalningsdagen. De kompletterande inkomstslagen beskrivs i kapitel 2.1. Kompletterande inkomstslag.
De obligatoriska inkomstslag som ska anmälas regelbundet beskrivs i de följande kapitlen.
1.3.1 Penninglöner
Betalda penninglöner anmäls antingen som ett totalbelopp eller specificerat. Uppgiftslämnaren väljer det anmälningssätt som används.
Prestationsbetalaren ska anmäla de penninglöner som hen utbetalt åtminstone som ett totalbelopp (s.k. anmälningssätt 1). Detta är miniminivån för anmälan av penninglöner. Betalaren kan om hen så önskar specificera de betalda penninglönerna mer noggrant med kompletterande inkomstslag (s.k. anmälningssätt 2), varvid totalbeloppet av penninglönerna inte ska anmälas.
Om prestationsbetalaren använder penninglönerna som ett totalbelopp, ska uppgifterna anmälas för följande inkomstslag:
Anmälningssätt 1 (mindre noggrannhetsnivå för anmälan av penninglöner)
| Kod* | Inkomstslagets namn |
|---|---|
| 101 | Lön totalt |
| 102 | Lönesumma som omfattas av arbetspensionsförsäkringsavgiften |
| 103 | Lönesumma som omfattas av socialförsäkringsavgifter |
| 104 | Lönesumma som omfattas av sjukförsäkringsavgiften |
| 105 | Lönesumma som omfattas av arbetslöshetsförsäkringsavgiften |
| 106 | Lönesumma som omfattas av arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringsavgiften |
Koden framför inkomstslagets namn är ett kodvärde för inkomstslaget som används på anmälan om löneuppgifter.
Betalaren ska välja endast ett anmälningssätt. Om de betalda penninglönerna med mindre noggrannhet enligt anmälningssätt 1, kan penninglöner inte anmälas med större noggrannhet enligt anmälningssätt 2 på samma anmälan eller tvärtom. Anmälningssätten kan emellertid variera mellan olika anmälningar.
Rekommendationen är att anmäla de betalda lönerna specificerat, med större noggrannhet. Då kan uppgifterna nyttjas bl.a. i förmånshanteringen och fastställandet av klientavgifter samt för statistikföringsbehov. Den större noggrannhetsnivån vid anmälan av penninglöner beskrivs kort i denna anvisnings kapitel 2.1 Kompletterande inkomstslag.
I anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: penninglöner och poster som ska dras av från lönen beskrivs de två sätten att anmäla betalda penninglöner närmare med hjälp av exempel. Förklaringar på inkomstslag beskrivs på webbsidan Inkomstslag för löner.
1.3.2 Inkomstslag som anmäls separat
Förutom löner som betalats i pengar ska betalaren anmäla vissa inkomster separat, om de betalas. Dessa inkomster som ska anmälas separat ingår inte i anmälan av penninglöner (anmälningssätten 1 och 2). De inkomstslag som ska anmälas separat motsvarar huvudsakligen de prestationsslag som har tidigare specificerats i anmälningar till Skatteförvaltningen.
Inkomstslag som anmäls separat är inkomster för vilka informationsanvändare eller en del av dem behöver få specificerade uppgifter. Sådana inkomstuppgifter avser följande inkomstslag:
| Kod |
Inkomstslagets namn |
Kod |
Inkomstslagets namn |
|---|---|---|---|
|
302 |
Ränteförmån för bostadslån |
332 |
Prestation i form av kapitalinkomst |
|
304 |
Bilförmån |
335 |
Kostnadsersättning för medlare |
|
308 |
Arvode för medlemskap i förvaltningsorgan |
336 |
Arbetsersättning |
|
309 |
Fondandel och överskott som tagits ut ur en personalfond (skattepliktig till 80 %) |
337 |
Kompletteringsdagpenning som betalats av en arbetsgivarspecifik sjukkassa |
|
310 |
Penninggåva till personalen |
338 |
Pension som arbetsgivaren betalat ut |
|
311 |
Kilometerersättning (skattefri) |
339 |
Dividend eller överskott (lön) som baserar sig på arbetsinsats |
|
312 |
Åtgärdsarvode för kommunal veterinär |
340 |
Dividend eller överskott (arbetsersättning) som baserar sig på arbetsinsats |
|
313 |
Bruksersättning som förvärvsinkomst |
341 |
Skattefri andel av personalbiljett |
|
314 |
Bruksersättning som kapitalinkomst |
342 |
Andel av personalbiljett som betraktas som lön |
|
315 |
Annan skattepliktig förmån till personalen |
343 |
Anställningsoption |
|
316 |
Övriga skattepliktiga förvärvsinkomster |
350 |
Lön som överförs till en idrottsfond |
|
319 |
Arvode för närståendevårdare |
351 |
Lön från en idrottsfond |
|
320 |
Aktiepremie |
352 |
Försäkringslön |
|
321 |
Lön som betalats av ställföreträdande betalare för vilken arbetsgivaren betalar arbetsgivarens socialförsäkringsavgifter (arbetspensions-, sjuk-, arbetslöshets- samt arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringsavgift) |
353 |
Skattepliktig kostnadsersättning |
|
322 |
Lön som ställföreträdande betalare betalat och för vilken arbetsgivaren betalar arbetsgivarens arbetspensionsförsäkringsavgift |
354 |
Kommuntillägg till stöd för privat vård |
|
323 |
Lön som ställföreträdande betalare betalat och för vilken arbetsgivaren betalar arbetsgivarens arbetslöshetsförsäkringsavgift |
355 |
Stöd för privat vård (lön) |
|
324 |
Lön som ställföreträdande betalare betalat och för vilken arbetsgivaren betalar arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringsavgift |
356 |
Stöd för privat vård (arbetsersättning) |
|
325 |
Lön som ställföreträdande betalare betalat och för vilken arbetsgivaren betalar arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift |
357 |
Kilometerersättning som betalats ut av ett allmännyttigt samfund |
|
327 |
Kostnadsersättning för familjevårdare |
358 |
Dagtraktamente som betalats ut av ett allmännyttigt samfund |
|
328 |
Arvode för familjevårdare |
359 |
Ogrundad förmån |
|
329 |
Kostnadsersättning för familjedagvårdare |
361 |
Anställningsoption vars teckningspris är lägre än marknadspriset vid överlåtelsetidpunkten |
|
331 |
Dagtraktamente |
|
|
1.3.3 Poster som ska dras av från lönen
Följande poster som ska dras av från lönen är obligatoriska uppgifter:
|
Kod |
Inkomstslagets namn |
|---|---|
|
401 |
Ersättning för bilförmån |
|
402 |
Förskottsinnehållning |
|
403 |
Avgift för förtroendevald |
|
404 |
Källskatt |
|
405 |
Källskatteavdrag |
|
407 |
Ersättning för andra naturaförmåner |
|
410 |
Kollektiv tilläggspensionsförsäkringsavgift som betalats av arbetsgivaren |
|
411 |
Andel av kollektiv tilläggspensionsförsäkringsavgift som betalats av arbetsgivaren och som debiteras arbetstagaren |
|
412 |
Arbetstagarens sjukförsäkringsavgift |
|
413 |
Arbetspensionsförsäkringsavgift för arbetstagare |
|
414 |
Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringsavgift |
|
415 |
Ersättning för personalbiljett |
|
418 |
Försäkringsavgift för en individuell, frivillig pensionsförsäkring |
|
419 |
Avdrag före förskottsinnehållning |
Anmälan av poster som ska dras av från lönen beskrivs i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: penninglöner och poster som ska dras av från lönen.
1.4 Övriga uppgifter som ska anmälas regelbundet
Obligatoriska uppgifter som hänför sig till inkomstslagen på anmälan om löneuppgifter har beskrivits ovan. På anmälan om löneuppgifter finns även andra uppgifter som ska lämnas när vissa lagstadgade förutsättningar uppfylls. Uppgifterna hänför sig t.ex. till betalaren, inkomsttagaren eller en betald prestation.
Om betalaren ska följande uppgifter anmälas:
- typ av betalare, om betalaren är
- ett hushåll
- en tillfällig arbetsgivare
- ett offentligt samfund
- en utländsk arbetsgivare
- ett utländskt koncernbolag
- staten
- ett statligt affärsverk eller en statlig inrättning med separat förvaltning
- uppgift om betalarens underorganisation, om betalaren enligt Kevas anmälarkoder har en underorganisation
- betalarens underorganisation: myndighetskod, om prestationen betalas av en statlig myndighet
- uppgifter som en ställföreträdande betalare har lämnat om den egentliga arbetsgivaren, om betalaren fungerar som en ställföreträdande betalare – på motsvarande sätt ska den egentliga arbetsgivaren anmäla löner som betalats av en ställföreträdande betalare på vilka arbetsgivaren betalar socialförsäkringsavgifterna.
Om inkomsttagaren ska följande uppgifter anmälas:
- tilläggsuppgifter om inkomsttagaren, dvs. följande uppgifter, om inkomsttagaren berörs av dem:
- uppgift om delägarskap, om inkomsttagaren är delägare enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002)
- nyckelperson
- hyrd arbetstagare som bor utomlands
- person som arbetar i en gränskommun
- person som arbetar utomlands
- idrottare
- uppträdande artist
- inkomsttagaren har vistats högst 183 dagar i Finland under den tidsperiod som avses i skatteavtalet
- arbetsgivaren betalar skatterna för arbetstagarens räkning (nettolöneavtal)
- samfund
- företagare, ingen FöPL- eller LFöPL-försäkringsskyldighet
- person som arbetar på Ålands landskapsfärja
- uppgift om att arbetstagaren är begränsat skattskyldig samt
- hemviststat
- hemviststatens skattenummer (TIN), om numret används i den begränsat skattskyldigas hemviststat
- kontaktuppgifterna i hemviststaten.
- uppgift om eventuell verkställd förskottsinnehållning på prestation som betalats till en begränsat skattskyldig person i stället för källskatt.
Om inkomsttagarens anställningsförhållande ska följande uppgifter anmälas:
- uppgift om avslutande av anställningsförhållandet p.g.a. ålderspension
- anställningsförhållandets giltighet för anställningsförhållanden som försäkrats enligt OffPL (pensionslagen för den offentliga sektorn) eller anställningsförhållanden hos Finlands Bank
- orsaken för avslutande av anställningsförhållandet som försäkrats enligt OffPL eller anställningsförhållanden hos Finlands Bank
- yrkesklass och övriga uppgifter som hänför sig till yrket, om inkomsttagaren har en arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring eller det är fråga om ett anställningsförhållande som försäkrats enligt OffPL eller SjPL eller ett anställningsförhållande hos Finlands Bank
- grunden för registreringen för anställningsförhållanden som försäkrats enligt OffPL eller anställningsförhållanden hos Finlands Bank.
Om försäkringar ska följande uppgifter anmälas:
- arbetspensionsanstaltens bolagskod och pensionsarrangemangsnummer, om inkomsttagaren har en arbetspensionsförsäkring
- försäkringsnummer och bolagskod för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringen (FO-nummer), om arbetsgivaren har flera giltiga arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringar
- uppgift om arbetspensionsförsäkringen, uppgift om personen är försäkrad enligt lagarna om pension för arbetstagare eller enligt lagarna om pension för företagare
- uppgift om typ av undantagssituation för försäkring, om arbetsgivaren inte är skyldig att försäkra inkomsttagaren eller inkomsttagaren inte omfattas av tillämpningsområdet för Finlands socialskydd
- uppgift om försäkringsuppgiftens typ som hänför sig till inkomstslag, om socialförsäkringsavgifterna för inkomsten avviker från det förvalda värdet för inkomstslaget.
Om den betalda inkomsten ska följande uppgifter anmälas:
- eventuell uppgift om att den betalda prestationen har utgjort en ogrundad förmån
- uppgifter om återkrav av inkomsten
- eventuell uppgift om att inkomsten har betalats som sjöarbetsinkomst och cross-trade-tiden, om inkomsttagaren är berättigad till ett cross-trade-avdrag.
För internationellt arbete ska följande uppgifter anmälas:
- uppgift om tillämpligheten av sexmånadersregeln
- antalet arbetsdagar, om inkomsten har betalats till en begränsat skattskyldig hyrd arbetstagare
- uppgifterna om arbetet i utlandet. Vilka uppgifter som är obligatoriska varierar beroende på vilken anmälan (blankettyp) det är fråga om (NT1, NT2, arbetsgivarens anmälan om vistelseperioder i Finland och etableringsanmälan för hyrd arbetstagare):
- uppgifter om representanten
- uppgift om att representanten anmäler uppgifterna för arbetsgivarens räkning
- uppgifter om den finländska uppdragsgivaren
- uppgifter om uppdragsgivaren
- arbetsstaten
- vistelsetiderna i Finland
- arbetstiden i Finland och antalet arbetsdagar för den hyrda arbetstagaren
- arbetsperioderna i utlandet
- vistelseperioderna i arbetsstaten
- uppgift om arbetsstatens rätt att beskatta lönen
- uppgift om lönen belastar resultatet för arbetsgivarens fasta driftställe i arbetsstaten
- uppskattning om den hyrda arbetstagarens lön.
1.5 När ska de obligatoriska uppgifterna anmälas?
Enligt huvudregeln ska uppgifterna anmälas till inkomstregistret senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. Om anmälan ska lämnas in på en helgfri lördag eller en helgdag, kan uppgifterna anmälas på den nästföljande vardagen.
Med betalningsdag avses den dag då betalningen är tillgänglig för inkomsttagaren, t.ex. på inkomsttagarens konto. Den i lagen inskrivna tidsfristen på fem dagar gäller obligatoriska uppgifter (6 § och 8 § i lagen om inkomstdatasystemet).
Lagen innehåller vissa avvikelser till denna tidsfrist. Avvikelserna hänför sig till anmälan av vissa uppgifter, anmälningskanalerna samt vem som ska lämna uppgifterna. Närmare information om tidsfristerna för anmälningar och avvikelserna till dem finns på sidan Tidsfrister för anmälan.
2 Kompletterande uppgifter
Till inkomstregistret kan man utöver obligatoriska uppgifter även anmäla kompletterade uppgifter. Det är frivilligt för prestationsbetalaren att anmäla kompletterande uppgifter till inkomstregistret. Samtliga kompletterande uppgifter är emellertid sådana som prestationsbetalaren enligt lag ska lämna på begäran till informationsanvändarna. De kompletterande uppgifterna är nödvändiga exempelvis för verkställande av inkomsttagarens lagstadgade förmåner eller inkomstbundna klientavgifter eller för att informationsanvändare ska kunna sköta sina övriga uppgifter. Uppgifterna används t.ex. för socialförsäkringens behov.
Kompletterade uppgifter är tilläggsuppgifter som till största delen är tillgängliga via datasystemen i företagens löneadministration. Uppgifterna hänför sig så gott som alltid till någon obligatorisk inkomstuppgift. De kompletterande uppgifterna preciserar de obligatoriska uppgifter som inte i sig är tillräckliga t.ex. vid verkställandet av lagstadgade förmåner.
Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret kan jämföras med hur motsvarande uppgifter i nuläget ska anmälas. För närvarande ska prestationsbetalaren lämna in uppgifter som motsvarar inkomstregistrets obligatoriska uppgifter på eget initiativ om alla inkomsttagare. De uppgifter som motsvarar inkomstregistrets kompletterande uppgifter ska i nuläget lämnas på begäran och endast om de inkomsttagare vars ärenden ska handläggas av någon av informationsanvändarna. Vissa kompletterande uppgifter används oftare än andra.
Genom införandet av inkomstregistret kan prestationsbetalaren anmäla kompletterande uppgifter på eget initiativ för informationsanvändarnas behov. Med detta behöver uppgiftsanvändarna inte be prestationsbetalaren om kompletterande uppgifter separat vid ett senare skede. Fördelarna med anmälan av kompletterande uppgifter beskrivs i kapitel 3.
En del av de kompletterande uppgifterna avser enskilda inkomstslag och en del uppgiftshelheter. Det rekommenderas att kompletterande inkomstslag och övriga kompletterande tilläggsuppgifter anges på ett så heltäckande sätt som möjligt, så att alla informationsanvändare kan utnyttja uppgifterna så precist som de behöver. Därmed förverkligas principen om en anmälan, och man behöver inte i efterhand be prestationsbetalaren eller inkomsttagaren om de uppgifter som finns i registret.
De kompletterande uppgifterna beskrivs i följande kapitel.
2.1 Kompletterande inkomstslag
2.1.1 Penninglöner
Betalda penninglöner är obligatoriska uppgifter som ska regelbundet anmälas till inkomstregistret inom fem kalenderdagar från betalningsdagen. Betalaren kan om hen så önskar anmäla de betalda penninglönerna mer specificerat än enligt den obligatoriska miniminivån. Prestationsbetalaren kan anmäla inkomstuppgifterna mer noggrant specificerade än vad hen är skyldig till vid anmälan av obligatoriska uppgifter som ska anmälas regelbundet (s.k. anmälningssätt 2 för penninglöner).
Prestationsbetalaren ska anmäla de betalda penninglönerna åtminstone som ett totalbelopp (anmälningssätt 1, se punkt 1.3.1 ovan). Totalbeloppet för penninglönerna räcker inte alltid till som sådant vid olika situationer som hänför sig till handläggning av förmåner. Vid handläggningen av förmåner behövs specificerade uppgifter t.ex. om föreläsningsarvoden, semesterpenningar, olika förhållandetillägg, övertidsersättningar och ersättningar för arbetstidsutjämning som betalats till inkomsttagaren och som ingår i totalbeloppet av den lön som ska anmälas (s.k. anmälningssätt 1).
Prestationsbetalaren kan om den så önskar anmäla penninglönerna specificerade till inkomstregistret, varvid en del av informationsanvändarna kan utnyttja uppgifterna direkt i sin verksamhet t.ex. I förmånshandläggningen eller fastställandet av klientavgifter. För de informationsanvändare som inte behöver specificerade uppgifter är inkomsttagarens lön totalbeloppet av de specificerade uppgifterna. Betalaren behöver inte anmäla totalbeloppet av lönen separat. I dessa fall använder prestationsbetalaren de inkomstslag som listats nedan.
Anmälningssätt 2 (s.k. större noggrannhetsnivå för anmälan av penninglöner)
|
Kod |
Inkomstslagets namn |
Kod |
Inkomstslagets namn |
|---|---|---|---|
|
201 |
Tidlön |
219 |
Dellön för sjuktiden |
|
202 |
Initiativarvode |
220 |
Provisionslön |
|
203 |
Bonuslön |
221 |
Ersättning för söndagsarbete |
|
204 |
Kompletteringslön för förmånstid |
222 |
Syntetisk option |
|
205 |
Ersättning för nödarbete |
223 |
Resultatpremie |
|
206 |
Kvällsersättning |
224 |
Penningersättning från arbetstidsbank |
|
207 |
Kvällsskiftstillägg |
225 |
Ersättning för arbetstidsutjämning |
|
208 |
Ersättning för uppsägningstid |
226 |
Aktieemission som grundar sig på arbetsförhållande |
|
209 |
Kilometerersättning (skattepliktig) |
227 |
Ackordslön |
|
210 |
Mötesarvode |
229 |
Skadestånd vid avslutande av ett anställningsförhållande |
|
211 |
Ersättning för lördagsarbete |
230 |
Beredskapsersättning |
|
212 |
Ersättning för mertidsarbete |
231 |
Frivillig ersättning vid avslutande av ett anställningsförhållande |
|
213 |
Semesterpenning |
232 |
Ersättning för veckovila |
|
214 |
Föreläsningsarvode |
233 |
Vinstarvode |
|
215 |
Arvode för förtroendeuppdrag |
234 |
Semesterersättning |
|
216 |
Annat betalt tillägg |
235 |
Övertidsersättning |
|
217 |
Lön för väntetid |
236 |
Nattersättning |
|
218 |
Miljötillägg |
237 |
Nattskiftstillägg |
Även om prestationsbetalaren skulle specificera de betalda penninglönerna enligt anmälningssätt 2, är det fortfarande fråga om obligatoriska uppgifter som betalaren ska regelbundet anmäla inom fem kalenderdagar från betalningsdagen. Frivilligheten gäller endast specifikationens noggrannhet.
Anmälningssättet för penninglöner har inget samband med övriga kompletterande tilläggsuppgifter. En arbetsgivare som anmäler penninglönerna med anmälningssätt 1 kan alltså anmäla övriga kompletterande tilläggsuppgifter som t.ex. frånvarouppgifter eller intjäningsperioderna för de olika inkomstslagen med samma anmälan. På motsvarande sätt kan en arbetsgivare som använder anmälningssätt 2 lämna ut de övriga kompletterande tilläggsuppgifterna om hen så önskar.
Totalbelopp som betalats till inkomsttagaren bildas av löner enligt anmälningssätt 1 ELLER anmälningssätt 2 OCH därtill av inkomstslag som anmäls separat (se kapitel 1.3).
De två olika sätten att anmäla betalda penninglöner beskrivs mer detaljerat i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: penninglöner och poster som ska dras av från lönen.
2.1.2 Inkomstslag som anmäls separat
Inkomstslag som ska regelbundet anmälas separat har beskrivits i kapitel 1.3.2 ovan. Även en del inkomstslag som anmäls separat kan ha alternativa anmälningssätt. Sådana inkomstslag är följande:
|
Kod |
Inkomstslagets namn |
|---|---|
|
301 |
Bostadsförmån |
|
303 |
Måltidsersättning |
|
326 |
Arvode för arbetstagares uppfinning |
|
330 |
Telefonförmån |
|
334 |
Kostförmån |
Naturaförmåner (bostads-, kost-, telefon- och övriga naturaförmåner) ska anmälas åtminstone som ett totalbelopp med inkomstslaget Övriga naturaförmåner. Utöver totalbeloppet ska man specificera naturaförmånerna i det totala beloppet. Specifikationen görs med hjälp uppgiften Typ av förmån.
En del naturaförmåner kan betalaren anmäla med egna inkomstslag för förmånerna i fråga. Sådana inkomstslag är
- 301 bostadsförmån
- 330 telefonförmån
- 334 kostförmån.
Om betalaren anger ovannämnda naturaförmåner med separata inkomstslag, ska de inte anmälas som ett totalbelopp med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317). Anmälningssättet för dessa tre naturaförmåner har inget samband med anmälningssättet av penninglöner. Även om arbetsgivaren skulle anmäla penninglönerna som ett totalbelopp, kan dessa naturaförmåner specificeras med sina egna inkomstslag och tvärtom.
En bilförmån och en personalbiljett ska alltid specificeras och anmälas med sina egna inkomstslag. Frågan beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: naturaförmåner och kostnadsersättningar.
Skattefria dagtraktamenten ska anmälas åtminstone som ett totalbelopp med inkomstslaget Dagtraktamenten (331) som anmäls separat. Med inkomstslaget Dagtraktamente anmäls det totala beloppet av skattefria dagtraktamenten och måltidsersättningar. Man ska även anmäla vilka dagtraktamenten som ingår i totalbeloppet. Typer av dagtraktamente kan vara
- måltidsersättning
- heldagstraktamente
- partiellt dagtraktamente
- utlandsdagtraktamente.
Med inkomstslaget dagtraktamente anmäls totalbeloppet av betalda dagtraktamenten och med hjälp av uppgiften Typ av dagtraktamente specificerar man vilka av de fyra ovannämnda typerna inkomstslagets belopp innehåller.
Betalaren kan anmäla måltidsersättningar med ett separat inkomstslag om hen så önskar. Om måltidsersättningar anmäls med eget inkomstslag, ska de inte ingå i totalbeloppet av inkomstslaget Dagtraktamenten (331). Frågan beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: naturaförmåner och kostnadsersättningar.
Arvode för arbetstagares uppfinning kan anmälas antingen med sitt eget inkomstslag, som bruksavgift eller som lön beroende på om arvodet avses som vederlag för arbete, dvs. om uppfinningar enligt arbetsavtalet ingår i inkomsttagarens arbetsuppgifter. Inkomstslaget beskrivs närmare på webbsidan Inkomstslag för löner.
2.1.3 Poster som ska dras av från lönen
Det är frivilligt att anmäla följande poster som ska dras av från lönen:
|
Kod |
Inkomstslagets namn |
|---|---|
|
406 |
Lön som ska betalas ut |
|
408 |
Övriga poster som ska dras av från nettolönen |
|
409 |
Nettolön |
|
416 |
Skatt som betalats till utlandet |
|
417 |
Utmätning |
2.2 Övriga kompletterande tilläggsuppgifter
De tilläggsuppgifter som listas nedan kompletterar de obligatoriska uppgifter som ska anmälas regelbundet:
Tilläggsuppgifter som hänför sig till betalaren:
- uppgift om betalarens underorganisation, om betalaren använder sin egen kod för underorganisationen
- kontaktspråk
- typ av betalare, om betalaren är en specialorganisation.
Tilläggsuppgifter som hänför sig till inkomsttagaren:
- inkomsttagarens verksamhetsställe
- inkomsttagarens underorganisation
- tilläggsuppgifter om inkomsttagaren, dvs. en uppgift om att inkomsttagaren är
- i delägarställning visavi betalaren
- sysselsatt med statens sysselsättningsanslag.
Uppgifter som hänför sig till frånvaro:
- anmälningsperiod för frånvaro
- uppgifter om avlönad frånvaro
- frånvaroperiod
- antalet frånvarodagar
- orsak till frånvaro
- lönebeloppet för avlönad frånvaro
- uppskattat datum som frånvaron fortsätter till
- uppgifter om ersättningsansökan för FPA
- uppgifter om oavlönad frånvaro
- frånvaroperiod
- antalet frånvarodagar
- orsak till frånvaro.
Uppgifter som hänför sig till anställningsförhållandet:
- uppgift om inkomsttagaren står i ett anställningsförhållande
- kollektivavtal som tillämpas på anställningsförhållandet
- typ av anställningsförhållande
- anställningsförhållandets längd
- uppgifter om orsak för avslutanade av anställningsförhållandet
- uppgiften är obligatorisk, om det är fråga om ett anställningsförhållande som försäkrats enligt OffPL eller ett anställningsförhållande hos Finlands Bank
- avlöningsform
- deltidsprocent
- ordinarie avtalad veckoarbetstid
- fritt formulerad yrkesbenämning.
Uppgifter som hänför sig till försäkring:
- intyg över socialskydd
- försäkringsnummer och bolagskod för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringen
- uppgiften är obligatorisk, om arbetsgivaren har försäkrat sina arbetstagare med flera försäkringar
- referensnummer för betalningen och betalningsspecifikation för arbetspensionsanstalten.
Uppgifter som hänför sig till betald inkomst:
- intjäningsperioderna för inkomsterna
- uppgift om att prestationen har betalats i annan form än pengar
- uppgift om att den betalda prestationen är av engångsnatur
- uppgifter som hänför sig till löneenhet
- enhet: timme, dag, vecka, period
- enhetspris
- antalet enheter
- ursprunglig betalningsdag för inkomst som återkrävts och förskottsinnehållning eller källskatt som verkställts vid betalningstidpunkten
- inkomsternas uttagsperioder, om inkomsten avser sjöarbetsinkomst.
Uppgifter som hänför sig till internationellt arbete:
- arbetsperioderna i Finland, om det inte är fråga om hyrda arbetstagare
- adress i arbetsstaten
- arbetsort
- penninglön i månaden
- övriga ersättningar och förmåner.
2.3 När ska de kompletterande uppgifterna anmälas?
Den lagstadgade tidsfristen på fem dagar för anmälan gäller endast obligatoriska uppgifter. För anmälan om kompletterande tilläggsuppgifter har någon separat tidsfrist inte fastställts. Informationsanvändarna behöver emellertid kompletterande tilläggsuppgifter i regel samtidigt med övriga, obligatoriska uppgifter som anmäls till inkomstregistret. Sådana uppgifter är till exempel vissa uppgifter om anställningsförhållandet. Därför rekommenderas att dessa uppgifter ska om möjligt inlämnas med samma cykel som obligatoriska uppgifter.
Alla kompletterande uppgifter är inte alltid kända under en pågående löneperiod. Sådana uppgifter är t.ex. frånvarouppgifter, om lönen betalas mitt under löneperioden. Om frånvarouppgifter rekommenderas att frånvaro under föregående löneperiod anmäls senast med anmälan för den pågående löneperioden. På så sätt anmäls informationen tillräckligt snabbt för användarnas behov. Frågan beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter.
Om prestationsbetalaren inte rimligen kan eller annars inte vill anmäla kompletterande, uppdaterade uppgifter till inkomstregistret, kan informationsanvändare behöva be prestationsbetalaren om uppgifterna vid ett senare skede. I dessa fall kan betalaren anmäla uppgifterna senare till inkomstregistret, korrigera uppgifter som redan finns i inkomstregistret eller anmäla de kompletterande uppgifterna till informationsanvändarna på samma sätt som hittills, t.ex. med ett separat löneintyg.
Även om penninglönerna skulle anmälas specificerade med kompletterande inkomstslag (anmälningssätt 2), ska löneuppgifterna alltid anmälas senast den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. Tidsfristen för anmälan avviker från huvudregeln, om man anmäler löneförskott eller en engångsprestation på högst 200 euro som en registrerad förening har betalat. Dessa behandlas mer ingående i anvisningen Anmälan av uppgifter till inkomstregistret: penninglöner och poster som dras av från lönen
3 Kompletterande uppgifter – vilka är fördelarna med att anmäla dem?
3.1 Hur används de obligatoriska uppgifterna?
Obligatoriska uppgifter som ska lämnas in regelbundet har beskrivits ovan i kapitel 1. Kompletterande uppgifter som kan lämnas in frivilligt har beskrivits i kapitel 2.
Om betalaren anmäler penninglöner med mindre noggrannhet enligt anmälningssätt 1 och inte anger några andra kompletterande tilläggsuppgifter, ersätter de uppgifter som anmälts till inkomstregistret med en anmälan om löneuppgifter följande tidigare uppgiftsflöden i års- och månadsanmälningar:
- Anmälan om lönesumma
- Getts årligen till Sysselsättningsfonden.
- Löneanmälan
- Getts årligen till arbetsolycksfallsbolaget.
- Års- eller månadsanmälan
- Getts årligen eller månatligen till arbetspensionsanstalten.
- Arbetsgivarens eller prestationsbetalarens årsanmälan (blankett 7801 och postbeskrivning VSPSERIE) samt övriga uppgiftsflöden som hänför sig till dem
- Kostnadsersättningar till löntagare (VSPSKUST)
- Arbetsgivarens eller prestationsbetalarens årsanmälan, specifikation enligt mottagare utan kostnadsersättningar (VSPSERIK) och
- Arbetsgivarens betalarspecifika, sammanfattade uppgifter i årsanmälan (VSPSVYHT)
- Ges årligen till Skatteförvaltningen.
- Årsanmälan för begränsat skattskyldiga (blankett 7809 och postbeskrivning VSRAERIE)
- Ges årligen till Skatteförvaltningen.
- Gäller under skatteåret 2019 prestationsslag för löner som börjar med A och R, dock inte prestationsslag för förmåner (AE och RE)
- Skattedeklaration om skatter på eget initiativ, uppgifter om arbetsgivarens betalningar (blankett 4001 och postbeskrivning VSRTASKV)
- Ges månatligen eller enligt en förlängd skatteperiod till Skatteförvaltningen.
- Skattedeklaration som gäller skatter på eget initiativ, uppgifter om övriga skatter på eget initiativ, skattekod 25 ”Förskottsinnehållning från aktiebolag, andelslag eller annat samfund” (blankett 4001 och postbeskrivning VSRMUUKV)
- Ges månatligen till Skatteförvaltningen.
- Skattedeklaration om skatter på eget initiativ, uppgifter om övriga skatter på eget initiativ, skattekod 69 ”Källskatt på ränta och royaltyer” (prestationer som betalats av begränsat skattskyldiga till begränsat skattskyldiga vad gäller utbetalning av engångsersättningar” (blankett 4001r och postbeskrivning VSRMUUKV)
- Ges månatligen eller enligt en förlängd skatteperiod till Skatteförvaltningen.
- Anmälningar som hänför sig till internationell beskattning:
- Anmälan om uthyrd arbetstagare, med arbetsgivare och lönebetalare utomlands (6147a)
- Anmälan om lön utan förskottsinnehållning pga. sexmånadersregeln eller skatteavtal, s.k. kontrollanmälan om utlandsarbete (5053a)
- NT1, anmälan om att förskottsinnehållning verkställs i Finland då arbetet utförs i ett annat nordiskt land (6134a)
- NT2, anmälan om att förskottsinnehållning inte verkställs i Finland - arbete utomlands (5052a).
- Getts till Skatteförvaltningen.
3.2 Vilka uppgifter ersätts inte med uppgifter som anmäls till inkomstregistret?
Anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret ersätter inte
- arbetsgivarens lönespecifikationer
- Alla arbetsgivarens statistiska skyldigheter gentemot Statistikcentralen eller arbetsmarknadsorganisationer (statistiska skyldigheter gäller inte alla prestationsbetalare).
Anmälan om löneuppgifter omfattar inte heller t.ex. följande uppgifter:
- fackföreningsavgifter och medlemsavgifter för arbetslöshetskassorna
- förtroendepersonsavgifter som betalas direkt till partier
- största delen av kapitalinkomsterna, såsom räntor och dividender
- känsliga uppgifter om frånvaroorsaker:
- Infektionssjukdomar och vävnadsdonationer har som frånvaroorsaker lämnats utanför inkomstregistret för att säkra inkomsttagarnas dataskydd.
- Förmån vid smittsam sjukdom och donationsdagpenning ska även framöver ansökas direkt hos FPA.
Inkomsttagarna ska även i framtiden ansöka om förmåner på samma sätt som tidigare, men principen är att inkomstuppgifterna är tillgängliga i inkomstregistret.
Inkomstregistret gäller endast anmälan av uppgifter och påverkar inte prestationsbetalarnas betalningsskyldigheter eller kassaflöden. Även när inkomstregistret har tagits i bruk ska prestationsbetalarna betala t.ex. skatter som betalas på eget initiativ till Skatteförvaltningen, arbetspensionsförsäkringsavgift till pensionsanstalterna, arbetslöshetsförsäkringspremie till Sysselsättningsfonden och försäkringspremie för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring till olycksfallsförsäkringsbolaget.
Endast ett begränsat antal myndigheter och andra informationsanvändare har tillgång till inkomstregistret. Således svarar inkomstregistret inte på informationsbehoven om frivilliga försäkringar, t.ex. om uppgifter behövs för såsom sjukkostnadsförsäkringen. Uppgifter i inkomstregistret kan endast lämnas ut till lagstadgad behandling av arbetsolyckor och ersättningshandläggning hos trafikförsäkringen samt till andra uppgifter relaterade till lagstadgade försäkringar.
3.3 Vilka är fördelarna med att anmäla kompletterande uppgifter?
Kompletterande inkomstslag och övriga kompletterande tilläggsuppgifter är nödvändiga uppgifter för en del av informationsanvändare som grund för beviljandet eller betalningen av förmåner. Om arbetsgivaren anmäler kompletterande uppgifter samtidigt som hen anmäler de betalda lönerna, behöver uppgifterna inte lämnas flera gånger till de olika aktörerna. Nedan beskrivs förfarandena för de olika informationsanvändarna och fördelarna med att anmäla kompletterande uppgifter.
Utvecklings- och förvaltningscentret för NTM-centralerna och arbets- och näringsbyråerna (KEHA-centret)
KEHA-centret kommer att utnyttja uppgifter från inkomstregistret vid betalning av statsbidrag (bl.a. lönesubventioner). Inkomstuppgifter som anmälts med anmälningssätt 1 räcker inte till KEHA-centrets behov. KEHA-centret blir därmed tvunget att be arbetsgivaren om tilläggsuppgifter, t.ex. vad den betalda penninglönen består av (specifikation) samt uppgifter om avlöningsform, typ och längd av anställningsförhållandet, orsak för avslutande av anställningsförhållandet och oavlönad frånvaro. När prestationsbetalaren anmäler penninglönerna i enlighet med anmälningssätt 2 och lämnar även kompletterande tilläggsuppgifter, behöver KEHA-centret inte separat be om tilläggsutredningar om löneuppgifterna eller uppgifter om anställningsförhållandet. Genom att lämna så uttömmande obligatoriska och frivilliga uppgifter som möjligt förenklas betalningen av lönesubventioner och kan eventuellt helt fria arbetsgivarna från att ansöka om utbetalningar.
FPA
FPA utnyttjar uppgifter från inkomstregistret i stor omfattning vid handläggningen av alla de förmåner där förvärvsinkomster, anställningsförhållanden eller frånvaro påverkar beviljandet av förmånen eller förmånsbeloppet. De obligatoriska uppgifterna är i regel inte tillräckliga vid handläggningen av grundläggande utkomststöd, bostadsbidrag och arbetslöshetsförmåner, men genom att anmäla de frivilliga uppgifterna kan arbetsgivaren undvika att behöva lämna i separata intyg om inkomsterna. De viktigaste frivilliga uppgifterna är uppgifterna om anställningsförhållandet, intjäningsperioder som avviker från löneutbetalningsperioden samt oavlönade frånvaroperioder.
Med frivilliga uppgifter kan man även ansöka om sjukdagpenning, föräldrapenning, särskild moderskapspenning, rehabiliteringsstöd och familjeledighetsersättning för arbetsgivaren. Om dessa förmåner ansöks via inkomstregistret, ska avsändaren försäkra sig om att arbetsgivaren först har informerat FPA om sitt samtycke till mottagning av elektroniska beslut. Vidare ombeds avsändaren av uppgiftsfilen att försäkra sig om att anmälan innehåller alla uppgifter som behövs för ansökan. Läs mer i FPA:s anvisning.
Ansökan om förmåner via inkomstregistret ersätter för dagpenningar arbetsgivares ansökan (Y17r) och för familjeledighetsersättningar ansökan (SV18r). Om arbetsgivaren eller inkomsttagaren ansöker om FPA:s fastställande av dagpenning med s.k. inkomster som anmälts i ansökan, kontrollerar FPA om de uppgifter om inkomster som behövs finns i inkomstregistret. Om uppgifter behövs om löneinkomster som förvärvats före 1.1.2019 eller uppgifter om inkomster har inte från detta datum anmälts till inkomstregistret tillräckligt noggrant, ber FPA om de uppgifter som saknas av ansökningarna av arbetsgivaren eller den som ansöker om förmån i samband med handläggningen av ansökan.
Om FPA inte av det anmälda lönebeloppet kan avgöra om personen har arbetat heltid, kan man behöva för att utreda om arbetsvillkoret uppfyllts behöva be den som betalar ut lönen om en separat redogörelse om arbetstiden per kalendervecka. Anmälan av uppgifter om typ av anställningsförhållande (deltidsarbete m.m.) och oavlönade frånvaroperioder skulle i de flesta fall undanröja behovet av tilläggsutredningar.
De specificerande uppgifterna om deltidsarbete, oavlönade frånvaroperioder och lön för sjukdomstiden underlättar handläggningen av förmånsansökningar av de kunder som ansöker om jämkad arbetslöshetsersättning som komplettering till sin lön.
Sysselsättningsfonden
För Sysselsättningsfonden räcker det att löner specificeras enligt anmälningssätt 1 för att fastställa arbetslöshetsförsäkringspremien. Vid handläggningen av förmånsansökningar kan Sysselsättningsfonden emellertid inte utnyttja löneuppgifter som anmälts endast enligt anmälningssätt 1. Totalbeloppet kan innehålla inkomstposter som Sysselsättningsfonden inte kan beakta vid fastställandet av lönen eller jämkningen av beloppet av vuxenutbildningsstöd. Genom anmälan av kompletterande uppgifter kan man undvika behovet av tilläggsuppgifter i kontrollen jämfört med anmälningssätt 1.
För fastställandet av arbetslöshetsförsäkringspremien behövs bl.a. följande kompletterande uppgifter:
- kontaktspråk
- anställningsförhållande: ja/nej
- internationella situationer – frivilliga uppgifter
Sysselsättningsfonden behöver uppgiften om delägarskap, om inkomsttagaren är delägare enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002). Uppgiften om delägarskap är viktig för att arbetslöshetsförsäkringspremier ska kunna fastställas korrekt. Företagets delägare betalar en lägre arbetslöshetsförsäkringspremie än arbetstagare.
För handläggningen av förmånsansökan behöver Sysselsättningsfonden be om en lönespecifikation om totalbeloppet enligt anmälningssätt 1 där man ser vilka rater som har betalats ut som lön. Sysselsättningsfonden ska utreda uppgifterna enligt anmälningssätt 2 och kompletterande tilläggsuppgifter, såsom
- uppgifter om anställningsförhållandet (om det gäller tills vidare eller för viss tid),
- uppgift om studieledighet
- uppgifter om oavlönad och delavlönad frånvaro.
Sysselsättningsfonden behöver be om tilläggsuppgifter i alla situationer där löneuppgifter behövs vid handläggning av förmånsansökningarna.
Om betalaren anger inkomstuppgifterna enligt anmälningssätt 2 utan andra kompletterande inkomstuppgifter, räcker de inte till för att handlägga ansökan om vuxenutbildningsstöd. I fastställandet av lönen kan inkomstuppgifterna inte användas utan tilläggsuppgifter, eftersom det av uppgifterna enligt anmälningssätt 2 inte framgår om personen t.ex. haft delavlönad frånvaro under de senaste 12 månaderna utifrån vilka lönen fastställs.
Beviljande av vuxenutbildningsstöd förutsätter att sökanden har ett gällande anställningsförhållande som huvudsyssla. Ett anställningsförhållande betraktas som huvudsyssla, om arbetstiden per vecka är minst 18 timmar. Om sökandens ordinarie arbetstid per vecka är mindre än 18 timmar, men sökanden de facto arbetat mer, behöver fonden för handläggningen av förmåner uppgifter om sökandens faktiska arbetstimmar för 12 månader före studieledigheten. Uppgifterna i inkomstregistret kan åtminstone när det gäller timavlönade personer utnyttjas på denna punkt. Detta förutsätter dock att man till registret varje månad under 12 månader anmält timlön, enhetspris och intjäningsperiod. Sådana situationer kan realiseras för sökande som har ett s.k. nolltimmesavtal eller deltidsavtal, där antalet timmar per vecka är lågt men där arbetstagaren de facto haft fler arbetstimmar.
Inkomstuppgifter enligt anmälningssätt 2 kan utnyttjas även i fastställandet av lönen, men detta förutsätter att man för varje månad använt detta anmälningssätt. Om uppgifterna för någon månad anmälts på annat sätt, kan de inte användas för att fastställa lönen.
Kommunerna
Kommunerna behöver uppgifterna på noggrannhetsnivån enligt anmälningssätt 2, eftersom alla inkomstslag inte beaktas vid fastställandet av klientavgifter. Av de övriga kompletterande tilläggsuppgifterna behövs åtminstone uppgifter om intjäningsperioder. Om dessa uppgifter inte anmäls till inkomstregistret, blir man tvungen att fråga klienten om dem.
Statistikcentralen
När det gäller statistik över löner och arbetskraftskostnader befriar anmälan av frivilliga uppgifter betalare (företag) från Statistikcentralens insamling av tilläggsuppgifter.
Om Statistikcentralen endast får obligatoriska uppgifter, måste Statistikcentralen fortsätta med sina egna kompletterande insamlingar för flera statistiska sammanställningar (inkomstfördelningsstatistik, arbetsstatistik, lönestatistik). Frivilliga kompletterande uppgifter används för upprättandet av officiell statistik.
Dessutom är det besvärligt för Statistikcentralen om betalarna anmäler frivilliga uppgifter sporadiskt, dvs. inte under alla månader. För de uppgifter som saknas måste Statistikcentralen ordna kompletterande insamlingar av uppgifter, och i sådana situationer blir inriktningen av informationsinsamlingen en utmaning. Därför är det viktigt att även frivilliga uppgifter anmäls allmänt.
I detta fall omfattar Statistikcentralens informationsinsamlingar bl.a.:
- insamling av yrkesbeteckningar (yrkesbeteckning på klarspråk)
- insamling av uppgifter om verksamhetsställen (offentliga och privata sektorn)
- insamling av uppgifter om månadslöner inom privata sektorn
- insamling av uppgifter om timlöner inom privata sektorn
- insamling av uppgifter om månadslöner inom kommunsektorn
- insamling av uppgifter om timlöner inom kommunsektorn
- Övriga administrativa material för inkomstfördelningsstatistik
Statistikcentralen behöver i synnerhet följande uppgifter:
- betalda penninglöner enligt anmälningssätt 2
- intjäningsperioderna för inkomsterna
- fritt formulerad yrkesbenämning
- uppgifter om inkomsttagarens verksamhetsställe
- uppgift om heltids- eller deltidsanställning
- procentuell andel av deltid
- avlöningsform
- typ av anställningsförhållande
- ordinarie avtalad veckoarbetstid
- antalet avlönade frånvarodagar, orsakerna till frånvaro och lönebeloppet
- antalet oavlönade frånvarodagar och orsakerna till frånvaro
- uppgifter som hänför sig till löneenheten.
Arbetslöshetsförsäkringsfonden
För Arbetslöshetsförsäkringsfonden räcker det att löner specificeras enligt anmälningssätt 1 för att fastställa arbetslöshetsförsäkringspremien. Genom anmälan om kompletterande uppgifter kan man undvika behovet av tilläggsuppgifter i kontrollen jämfört med anmälningssätt 1. Av de kompletterande uppgifterna behövs bl.a.:
- kontaktspråk
- uppgift om delägarskap
- intyg över socialskydd (A1-intyg)
- i anställningsförhållande: ja/nej
- internationella situationer – frivilliga uppgifter.
Arbetspensionsbranschen
Det är inte nödvändigt för arbetspensionsbranschen att ha tillgång till inkomstuppgifterna i enlighet med anmälningssätt 2, men det skulle hjälpa vid utredningar av oklara fall. Uppgifterna används t.ex. vid gränsdragningen mellan ett arbetsförhållande och entreprenörskap, bedömning av den arbetsinkomst som ligger till grund för pensionen, utredning av pensionsrätt, riktning av arbetsinkomster, bedömning av heltidsarbete och övervakning av försäkringar. Uppgifter som särskilt behövs är
- betalarens födelsedatum och kontaktspråk, om betalarens identifierare är någon annan än ett FO-nummer eller en finländsk personbeteckning
- inkomsttagarens födelsedatum och kön, om inkomsttagarens identifierare är någon annan än en finländsk personbeteckning
- betalarens gatuadress eller postbox och postnummer, om det är fråga om en tillfällig arbetsgivare.
Arbetarskydd
Med hjälp av uppgifter som anmälts enligt anmälningssätt 2 och övriga kompletterande tilläggsuppgifter kan man bl.a. bedöma om minimivillkoren för anställningsförhållandet uppfylls när det gäller avlöningen. Om betalaren anger kompletterande uppgifter minskar detta förfrågningarna och tilläggsutredningarna relaterade till arbetsgivaren. Om uppgifterna dessutom har angetts på ett heltäckande sätt och minimivillkoren för anställningsförhållandet uppfylls (i relation till jämförelseuppgiften), behöver övervakningsåtgärder inte nödvändigtvis vidtas för minimivillkoren för anställningsförhållandet (avlöning). Anmälan av kompletterande uppgifter leder till att förfrågningarna minskar, och därmed blir även övervakningsarbetet snabbare och effektivare när inspektören har förhandsinformation om övervakningsobjektet. Systematiska och omfattande löneuppgifter kan vara till nytta i utredningar av löne- eller diskrimineringsärenden.
Olycksfallsförsäkringsbolag
Uppgifterna enligt anmälningssätt 1 räcker inte när ett arbetsolycksfallsförsäkringsbolag ska betala ersättning för inkomstbortfall till en arbetstagare på grund av arbetsoförmåga som orsakats av en arbetsolycka eller yrkessjukdom.
Vid fastställandet av ersättningsbeloppet behövs uppgifter som endast ingår i anmälningssätt 2 eller är andra kompletterande tilläggsuppgifter. Om arbetstagaren är arbetsoförmögen när det gått 28 dagar från arbetsolyckan, används årsarbetsinkomsten som grund för ersättningen för inkomstbortfallet. Vid beräkningen av årsarbetsinkomsten behövs information om semesterpenning som betalats till arbetstagaren. Dessutom beaktas t.ex. hur frånvaro har påverkat arbetsinkomsten.
Om betalaren har använt anmälningssätt 1, ombes arbetsgivaren lämna uppgifter om betald semesterpenning och eventuell oavlönad frånvaro samt orsakerna till den. I årsarbetsinkomsten beaktas även prestationer som baseras på icke-relaterad aktivitet. Därmed frågar man separat om mötesarvoden som betalats för en person som inte står i ett anställningsförhållande till betalaren, eftersom de endast ingår i anmälningssätt 2.
Om betalaren anmäler betalningarna på noggrannhetsnivån enligt anmälningssätt 2 och anger övriga kompletterande tilläggsuppgifter, kan betalningen av ersättningen för inkomstbortfallet skötas med hjälp av uppgifterna i inkomstregistret utan att man behöver kontakta arbetsgivaren eller en annan betalare. Oberoende av anmälningssättet ska arbetsgivaren enligt lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar lämna in en skadefallsanmälan om ett arbetsolycksfall och en yrkessjukdom till olycksfallsförsäkringsbolaget.
Olycksfallsförsäkringsbolag behöver i synnerhet följande uppgifter:
- uppgift om inkomsttagaren står i ett anställningsförhållande till betalaren
- typ av anställningsförhållande
- anställningsförhållandets längd
- avlöningsform
- tillämpligt kollektivavtal
- inkomsttagarens delägarställning
- intjäningsperiod
- frånvarouppgifter
- lönetillägg och intjäningsperioder.
Arbetslöshetskassorna
I det intjäningsbaserade systemet uppfyller inkomstuppgifterna enligt anmälningssätt 1 inte arbetslöshetskassornas behov. Om kompletterande inkomstslag enligt anmälningssätt 2 och övriga kompletterande tilläggsuppgifter inte anges måste arbetslöshetskassorna be om tilläggsuppgifter, t.ex.
- anställningsförhållandets form (heltid/deltid),
- anställningsförhållandets längd
- avlöningsform
- orsak för avslutande av anställningsförhållandet
- lönetillägg och deras intjäningsperioder
- ersättningar med anledning av att en anställning avslutas
- period för oavlönad frånvaro
- en del av orsakerna till oavlönad frånvaro.
Om uppgifterna inte anges enligt noggrannhetsnivån för anmälningssätt 2 och övriga kompletterande tilläggsuppgifter inte anges heller, måste arbetslöshetskassorna fortfarande be om löneintyg av arbetsgivaren för att beräkna dagpenningen.
Skatteförvaltningen
För Skatteförvaltningen är anmälningssätt 1 tillräcklig. Anmälningssätt 2 är inte nödvändig för Skatteförvaltningen. Skatteförvaltningen använder i regel inte kompletterande tilläggsuppgifter. Utöver de obligatoriska uppgifterna på anmälan om löneuppgifter behöver Skatteförvaltningen även uppgifterna i arbetsgivarens separata anmälan. Dessa beskrivs i anvisningen Anmälan av uppgifter till inkomstregistret: arbetsgivarens separata anmälan.
4 Obligatoriska och kompletterande uppgifter i tabellform
| OBLIGATORISKA UPPGIFTER | KOMPLETTERANDE UPPGIFTER |
|---|---|
|
Materialets tekniska uppgifter och övriga uppgifter |
|
|
|
|
Specifikations- och kontaktuppgifter |
|
|
På anmälan ska prestationsbetalaren och inkomsttagaren identifieras antingen med
Om inkomsttagaren saknar ett finländskt kundnummer anges uppgifterna med en utländsk identifierare. Då ska man även ange
Om betalaren saknar ett finländskt kundnummer anges uppgifterna med en utländsk identifierare. Då ska man även ange
Om betalaren har både en finländsk och utländsk identifierare, ska bägge anges. |
|
|
Uppgifter om betalaren |
|
|
|
|
Uppgifter om inkomsttagaren |
|
|
|
|
Uppgifter om inkomsttagarens anställningsförhållande |
|
|
|
|
Uppgifter om försäkringar |
|
|
|
|
Uppgifter som hänför sig till betald inkomst |
|
|
|
|
Uppgifter relaterade till internationellt arbete |
|
|
|
|
Frånvarouppgifter |
|
|
|
| Inkomstslag | |
|
|
|
Inkomstslag som anmäls separat |
|
|
|
|
Poster som ska dras av från lönen |
|
|
|
|
Tilläggsuppgifter som hänför sig till inkomstslagen |
|
|
|